《會展項目策劃與組織》教學課件-模塊三-會展項目相關活動策劃

1、會展項目策劃與組織START目錄模塊一 會展項目概述模塊二 會展項目立項策劃模塊三 會展項目相關活動策劃模塊四 會展項目營銷與招展招商策劃模塊五 會展項目計劃與控制模塊六 會展項目團隊建設模塊七 會展項目實施與現(xiàn)場管理模塊八 會展項目風險識別與應對模塊九 會展項目收尾與評估模塊三 會展項目相關活動策劃任務一 認識會展項目相關活動任務二 展中會議策劃任務三 了解會展項目中常見的活動會展項目相關活動的含義和形式展會相關活動的策劃原則會展項目相關活動的含義和形式會展項目相關活動的含義會展相關活動是指辦展期間，為營造現(xiàn)場氣氛、吸引在場人士或豐富會展功能而舉辦的各種活動。一般情況下，只要場地條件允許，多

2、與展會在同一地點舉辦，這樣既有利于發(fā)揮相關活動的作用，也有利于資源共享。任務一 認識會展項目相關活動任務二 展中會議策劃會展項目相關活動的形式會展項目相關活動可分為禮賓活動、交流活動、貿易活動、表演活動和娛樂活動等，各類相關活動的常見形式和作用如表3-1-1所示。表3-1-1 會展項目相關活動的常見形式及作用任務一 認識會展項目相關活動類型常見形式作 用禮賓活動開幕式 提升展會檔次 進行宣傳推廣，擴大展會影響力 為參與展會的各方提供拓展人脈的平臺 鼓舞展會參與人員的士氣閉幕式招待酒會領導會見交流活動行業(yè)會議 為展會參與者架設橋梁，增進他們之間的友誼，促進行業(yè)信息交流 進一步豐富和完善展會的基本

3、功能 提高展會品質，提升展會檔次，擴大展會影響力專業(yè)研討會技術交流會學術報告會培訓論壇比賽評獎觀眾參與性活動詳情表格見書本第80頁展會相關活動的策劃原則展會相關活動能夠吸引潛在參展商和潛在觀眾、活躍現(xiàn)場氣氛、豐富展會功能，并不是所有展會相關活動都能起到積極作用。展會相關活動的策劃要遵循以下原則：1、主題與形式應符合展會的需要。展會相關活動的策劃不能脫離展會參與者的需求，內容不能脫離展會的主題。否則，相關活動不僅會與展會脫節(jié)，還可能與展會形成“爭搶觀眾”的內部競爭，甚至還會擾亂展會現(xiàn)場秩序，給展會帶來安全隱患。任務一 認識會展項目相關活動任務一 認識會展項目相關活動2、在不影響企業(yè)展出和觀眾參觀

4、的前提下活躍展會現(xiàn)場氣氛。如果展會現(xiàn)場氣氛過于熱烈，到會的無效觀眾太多，會干擾觀眾參觀和企業(yè)商談，從而對展出效果產(chǎn)生不利影響。3、能進一步豐富和完善展會的基本功能。隨著會展行業(yè)的發(fā)展，參展商和觀眾的需求越來越多樣化。對于差異化的需求往往很難僅憑展會一一實現(xiàn)，因此，內容豐富、形式多樣的展會相關活動就起到了豐富和完善展會功能的作用。4、有助于展會吸引更多的潛在參展商和觀眾。展會必須有一定數(shù)量的參展商和觀眾，這是一個展會賴以生存的基礎，也是一個展會進一步發(fā)展的根本。展會期間舉辦會議和豐富多彩的相關活動，可對一些企業(yè)和觀眾形成一定吸引力，促使他們前來參展和參觀。展會相關活動的策劃原則常見的展中會議展中

5、會議策劃的流程及內容常見的展中會議任務二 展中會議策劃展中會議是展覽相關活動中最為常見的類型，主辦機構通常也十分重視“以會帶展，以展帶會”。會議的種類繁多。最為常見的展中會議有專業(yè)研討會、技術交流會、行業(yè)會議、產(chǎn)品發(fā)布會和投資洽談會。專業(yè)研討會策劃要點確立會議目標選擇會議議題選擇會議議題一般來說，舉辦專業(yè)研討會最主要的目標是為參與者理清思路、拓寬視野，加深他們對行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢的了解。由于專業(yè)研討會涉及的議題往往具有較強的理論性，且與社會的宏觀發(fā)展緊密聯(lián)系，所以，會議的主講人必須具有權威性。研討會的觀眾范圍十分廣泛，任何對會議主題感興趣的人士都可以參加。觀眾可以選擇旁聽，也可以在特定的會

6、議環(huán)節(jié)中參與話題討論。專業(yè)研討會一般傾向于選擇具有理論性和前瞻性的話題，經(jīng)過研討后，取得一些具有啟發(fā)性和借鑒意義的開放性成果。任務二 展中會議策劃選擇會議主題由于技術交流會的主要內容是進行技術交流和傳播，會議主題既要與技術問題密切相關，又要能反映當前技術的發(fā)展方向，還應通俗易懂，以便一般技術人員學習和理解。準備會場設施設備由于一些新技術需要通過特定的設施設備才能呈現(xiàn)，因此，需要提前與主講人進行溝通，將其所需要的特殊設備和儀器提前存放在會場，以便工作人員進行安裝和調試。由于技術交流會的主角一般是企業(yè)，且觀眾參會的目的性很強，因此，技術交流會往往會向有關企業(yè)及參會人員收取一定費用，這是技術交流會的

7、主要經(jīng)費來源，企業(yè)贊助一般較少。落實主講人和觀眾技術交流會的主講人應能夠回答觀眾提出的專業(yè)問題，這樣才能讓觀眾產(chǎn)生信任感。技術交流會的觀眾一般是企業(yè)的技術骨干或技術研究員，具有相同的技術背景可讓會議的交流和討論更專業(yè)、更順暢。任務二 展中會議策劃技術交流會策劃要點籌集會議經(jīng)費任務二 展中會議策劃1、選擇主題和議題：首先，行業(yè)會議的主題和議題應具備行業(yè)特征、關注行業(yè)發(fā)展，并具有前瞻性和總結性。其次，行業(yè)會議的主題和議題應具有吸引力。2、確定地點、時間和規(guī)模：行業(yè)會議的舉辦地點一般不固定，根據(jù)每年的實際情況變化。舉辦時間通常相對固定，多選擇在年初或年末，一般為25天，最長不超過6天，除非會議后還有

8、其他活動安排。規(guī)模一般在400人以下，較大規(guī)模的行業(yè)會議可能達上千人。3、落實會議參與人員：行業(yè)會議的主講人一般是政府主管部門、行業(yè)協(xié)會、科研機構和業(yè)界名人等，由主辦單位負責確定和邀請。行業(yè)會議的觀眾基本都是行業(yè)內的企業(yè)員工。有些影響力大的行業(yè)會議，其觀眾大多是企業(yè)的高層管理者。為了擴大輻射范圍，會專門邀請新聞媒體記者到會旁聽，并進行現(xiàn)場采訪。4、安排會議議程：由于行業(yè)會議一般有政府主管部門領導和行業(yè)協(xié)會領導出席，在會議議程安排上，通常會增加領導致辭環(huán)節(jié)。有時還會在會前或會后安排新聞媒體記者對相關領導進行單獨采訪。行業(yè)會議策劃要點行業(yè)會議策劃要點05準備會議資料舉辦行業(yè)會議需要準備的資料有邀請

9、函、會議議程、會前新聞稿、會議紀要、會議總結、會后新聞稿等。另外，還需要為出席行業(yè)會議的領導準備發(fā)言辭和相關新聞稿。06確定會議召開方式行業(yè)會議的召開方式多且靈活，主要根據(jù)會議的主題和議題而定。07籌集會議經(jīng)費行業(yè)會議的資金來源與普通會議基本相同，其中，企業(yè)贊助日益成為行業(yè)會議重要的資金來源。任務二 展中會議策劃產(chǎn)品發(fā)布會1明確會議目的主要內容是發(fā)布新產(chǎn)品的有關信息或宣傳推廣新產(chǎn)品，為新產(chǎn)品的上市造勢。是為了通過新聞效應，獲取消費者對產(chǎn)品的反饋，以便更好地將產(chǎn)品推向市場。2確定會議形式由于產(chǎn)品發(fā)布會所發(fā)布的新產(chǎn)品通常具有新穎性和一定的新聞價值，因此，產(chǎn)品發(fā)布會適合采用新聞發(fā)布會的形式進行組織實

10、施。任務二 展中會議策劃產(chǎn)品發(fā)布會3確?，F(xiàn)場效果產(chǎn)品發(fā)布會的目的決定了其對會議的展示功能有較高的要求。產(chǎn)品發(fā)布會往往十分注重會議的環(huán)境布置。4了解觀眾需求產(chǎn)品發(fā)布會的觀眾來源廣泛，他們往往希望從產(chǎn)品發(fā)布會上獲取最新的產(chǎn)品信息，了解產(chǎn)品的發(fā)展趨勢。任務二 展中會議策劃投資洽談會策劃要點1精選投資項目潛在投資者除了關心投資項目本身外，對項目所在地的投資環(huán)境也十分關注，為了吸引投資者，取得他們的信任，有關政府部門要做好政策說明和解釋工作。任務二 預防與管理會展項目風險投資項目是投資洽談會的主角，在選擇投資項目時，既要結合引資地的實際需要，選擇具有一定發(fā)展前景的項目，又要符合潛在投資者的需求。2做好投

11、資環(huán)境介紹和相關政策說明PART 3對投資方進行資質審定在滿足投資方要求的同時，也要對投資方資質進行仔細審定，以免在投資過程中出現(xiàn)欺詐行為。做好招商方和投資方的配對服務洽談會的本質是一種貿易配對服務，即將項目招商方和有資質、有需求的投資方進行配對，并在平等、自愿的基礎上，促成雙方達成交易。PART 4投資洽談會策劃要點任務二 識別與管理會展項目關系人展中會議策劃的流程及內容會議策劃的一般流程如下：確定會議主題落實會議經(jīng)費和贊助準備會議方案落實會議主講人員組織會議觀眾布置會議現(xiàn)場制訂會議危機管理方案召開會議會后總結。會議策劃的內容包括：會議目標、會議主題和議題、會議參加對象、會議發(fā)言、會議規(guī)模、

12、會議選址、會議時間、會議方式、會議議程、會議日程、會議程序、會議公關與宣傳、會議預算和會議實施等。任務二 展中會議策劃PART 1會議目標會議目標是說明組織者舉辦會議所要完成的具體任務，解決為什么開會這一核心問題。確定了會議目標，方可確定與會人員范圍、會議的類型、會議議程、會議預算等其他要素。會議主題和議題會議主題是會議目標的轉化，是會議主要內容的高度概括，也是會議的靈魂所在。確定會議的主題和議題，是安排好會議議程、提高會議質量的關鍵所在。PART 2展中會議策劃的流程及內容任務二 展中會議策劃展中會議策劃的流程及內容3、會議參加對象：邀請是否得當將關系到會議形象的樹立和會議目標的順利實現(xiàn)，因

13、此要特別慎重。主要有以下4種：領導確定02規(guī)則確定03協(xié)商確定04選舉確定由會議組織者和領導者根據(jù)會議的目的、性質、議題來確定。由會議發(fā)起者、主辦者或成員之間根據(jù)會議的目的和議題，通過平等協(xié)商來確定。由法律、法規(guī)、會議組織章程、議事規(guī)則等來確定。根據(jù)一定的方法，通過選舉程序來確定。任務二 展中會議策劃PART 4會議發(fā)言高質量的發(fā)言不僅有助于推進會議進程，豐富會議內容，還能樹立與會者的良好形象。在會議開始前，發(fā)言者應做好準備，準備發(fā)言稿或發(fā)言提綱。會議規(guī)模會議規(guī)模即參加會議的人數(shù)，一般將會議分為小型會議、中型會議、大型會議和特大型會議。會議規(guī)模對會場大小的選擇、會議飯店的預訂等有著重要的影響。

14、PART 5展中會議策劃的流程及內容任務二 展中會議策劃展中會議策劃的流程及內容任務二 展中會議策劃會議選址會議選址應根據(jù)會議的內容、性質、預算和規(guī)模等情況而定。還需考慮費用情況，以及舉辦地的交通情況、會議歷史、住宿條件、安全保衛(wèi)條件、服務設施條件、附近景點狀況等。會議時間包括會議的召開時間，也包括整個會議所需的時間和分會議所需的時間。會議時間的擬定要注意與會人員的時間安排，力求合理、緊湊。會議方式技術的發(fā)展推動了會議方式的發(fā)展和更新，現(xiàn)在，許多企業(yè)都已開始采用“虛擬會議”或“遠程會議”形式，這使得遠距離溝通更為方便和通暢，也在一定程度上節(jié)約了成本，提高了效率。2016年G20峰會花落杭州 三

15、大理由告訴你為什么是這里2015年11月，習近平主席在二十國領導人峰會上宣布，2016年G20峰會花落杭州。主要有以下三大理由。1中國傳統(tǒng)文化的名片2發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟3外交上扮演過重要角色民間交流一直是國家友好的重要基礎，旅游則是一種最佳的民間交流形式。杭州作為中國民間外交的重要力量，逐漸登上了世界的舞臺。作為著名的旅游城市，杭州率先實踐了“旅游外交”。會議議程：是對會議已確定的議題，或者會議要解決和處理的問題進行先后次序安排的會務文書。任務二 展中會議策劃1、會議議程的順序會議議程的順序并無定式，應根據(jù)會議的需要進行安排，可先主后次，也可先次后主，或根據(jù)事項的既定順序安排。應遵循以下原則：首

16、先，一定要按議題的輕重緩急編排；其次，要合理分配時間，每個議題所需時間須做準確估算；最后，要將議題順序事先通知與會者，以便他們做好準備。2、會議議程的內容大中型會議的議程一般包括開幕式、領導發(fā)言、議題介紹、自由討論、總結發(fā)言、閉幕式等，可根據(jù)實際需要進行增添或刪減。3、會議議程的書面結構任務二 展中會議策劃會議議程的書面結構包括標題、題注和正文。標題：由“會議名稱+議程”組成，如“展覽公司辦公會議議程”。題注：應在標題下方的圓括號內注明該會議的舉辦日期，如（2004年3月1721日）。正文：簡要說明會議每項議題和活動的順序，并用序號標注，句末一般不用標點符號。會議日程：也是會議實務性文件之一，

17、是把會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間進行具體安排。它不僅包括會議議程的全部活動，還包括其他輔助活動。既可以采用文字形式，也可以采用表格形式。任務二 展中會議策劃會議日程的編排原則會議日程的安排既要貫徹精簡、高效的原則，又要科學合理，做到緊中有松，勞逸結合。會議日程的書面結構會議日程的編制要明確具體，使人一目了然，其書面結構包括標題、正文和落款。標題：由會議名稱加上“日程”“日程安排”或“日程表”組成。正文：有表格式和日期式兩種。表格式日程如表3-2-1所示；日期式是按日期來排列會議各項活動的。落款：一般為會議秘書處，也可省略。任務二 展中會議策劃日期時 間活 動地 點2月7日全天參會人員報到酒

18、店 11:3013:30午餐酒店餐廳 17:3020:30晚餐酒店餐廳2月8日06:3008:30早餐酒店餐廳 08:4012:00乘坐磁懸浮列車磁懸浮站 參觀工廠（1）上海工廠 12:3012:50午餐自助餐廳 15:0018:00參觀工廠（2）上海工廠 乘坐磁懸浮列車磁懸浮站 18:3020:00晚餐酒店餐廳表3-2-1 全國經(jīng)銷商大會日程安排詳情表格見書本第91頁大會秘書處2019年2月1日會議程序是指某一會議或會議中某一項活動的詳細步驟。會議程序可以讓與會者詳細了解會議活動的內容、時間和順序，同時也是會議主持人掌握會議流程的依據(jù)。書面結構包括標題、題注、正文和落款。標題：由會議或活動全

19、稱加上“程序”或“順序表”組成。題注：標明會議的基本信息。正文：可用序號標引，詳細、明確地列出各項具體活動的步驟和細節(jié)；也可用時間來標引，以便控制各項活動的時間。落款：一般為會議秘書處，也可省略。任務二 展中會議策劃會議程序會議公關會議的公關對象即參加會議的人員，包括會議貢獻者和會議影響者。會議貢獻者包括會議的發(fā)言人、支持者及服務人員。會議影響者包括傾聽會議的人、受會議結果影響的人，以及利用會議實現(xiàn)自身目的的人。會議組織者必須明確會議貢獻者和會議影響者分別是誰，屬于哪一個層次，他們的需求是什么。只有確定了公關對象，才能更好地開展公關活動。任務二 展中會議策劃會議預算：預算是一種將資源分配給特定

20、活動的數(shù)字性計劃。在會議籌備過程中，會議預算決定了整個會議的選址、規(guī)模、規(guī)格、活動方式等諸多要素。任務二 展中會議策劃會議預算的類型會議預算大體分為收入預算和成本預算。收入預算是收入預測的一種特定類型，是對會議未來收入額的規(guī)劃。成本預算是指列出會議主辦方為實現(xiàn)目標而開展的主要活動，并將費用額度分配給這些活動的行為。會議預算表的一般格式如表3-2-2所示。編制會議預算的依據(jù)編制會議預算的依據(jù)主要包括：主辦方和承辦方的利潤目標、上一年同類會議的預算情況及會議評估報告、最近的會議市場情況、公司在會議方面的政策和策略、公司外部環(huán)境的變化情況等。任務二 展中會議策劃表3-2-2 會議預算表 費用名目占總

21、收入比例金額總計收入預算參會費 贊助費 廣告收入 冠名權費 發(fā)言費 其他相關收入 成本預算場地租金 會場設施及布置費用 宣傳推廣費 主講人及嘉賓接待費 資料印刷費 辦公及人員費用 稅費 其他不可預測費用 利潤：會議實施任務二 展中會議策劃會議實施主要包括以下內容：會議召開前的會場檢查，會場的迎賓、引導，會場秩序的維持，提供周到的會場服務，做好攝影、拍照工作，做好會議記錄等。開幕式比賽評獎活動表演活動公眾人物見面會開幕式任務三 熟悉會展項目生命周期開幕式是國內外大型會展項目的主要禮儀程序之一，其主要內容是邀請國家領導、國家相關部門負責人或當?shù)仡I導人和嘉賓出席開幕儀式，在重要領導發(fā)表講話后，宣布此

22、次展會正式開始。開幕式一般比較隆重，會吸引大量媒體記者和觀眾的注意，因此，對于展會本身及參展商而言，開幕式是絕佳的宣傳推廣平臺，也可為參展各方提供拓展人脈的機會。開幕式的策劃要尤其慎重，以保證活動順利進行。任務三 熟悉會展項目生命周期開幕大廳內外的布置要提前完成，并進行安檢。確定禮儀人員、接待人員的分工及任務。提前檢查、調試音響設備，確定播音員和樂隊人選。確定領導和嘉賓的排序并務必核準其姓名、性別及職務。開幕式注意事項 確定致辭人、剪彩人的次序和站位。準備領導參加開幕式時要佩戴的鮮花或貴賓標志。確定開幕式的流程。開幕式的一般流程如下：主持人宣布開幕式開始、領導嘉賓致辭、一位或多位領導宣布展會開

23、始、樂隊演奏曲目。 開幕式的時間最好控制在半小時左右，不宜超過1小時。開幕式后，領導及嘉賓通常會率先前往展館參觀。因此，要提前勘察，規(guī)劃好參觀路線，安排人員陪同前往，并準備簡要介紹。任務三 熟悉會展項目生命周期1、 成立專家評審團負責比賽的評比工作。評審團的成員要有公信力和影響力，在該行業(yè)或領域內有一定身份及地位。評審過程須嚴格按照賽事規(guī)則操作，讓參賽者和觀眾充分了解，使他們對比賽結果心悅誠服。2、確定比賽結果的揭曉方式。一方面，可提前公示比賽結果的揭曉時間，以聚焦各界的關注；另一方面，可設計充滿懸念的揭曉流程，以提升大家的期待值，也能更好地宣傳推廣參賽作品和參賽選手。比賽評獎活動是吸引社會各界關注、增強會展號召力、提升會展品牌價值的重要形式。在策劃比賽評獎活動時，其內容題材可豐富多樣，形式可靈活多變，但一般都要做好以下幾項工作：比賽評獎活動3、明確比賽范圍、規(guī)則和評獎方法。這些賽事條件須向