會計檔案整理方法培訓講義

1、 HYPERLINK /版會計檔案整理方藹法講義八一、會計檔案概稗念艾會計檔案是指會澳計憑證、會計帳敖簿和財務(wù)報告等捌會計核算專業(yè)材敖料，是記錄和反敖映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)扒的重要史料和證背據(jù)。（財政部和拔國家檔案局財會柏字扒19983百2邦號會計檔案管爸理辦法第五條氨）皚二、會計檔案的百內(nèi)容與歸檔范圍胺1半、會計憑證類：敖原始憑證，記帳柏憑證，匯總憑證半，其他會計憑證哀；伴2隘、會計帳簿類：鞍總帳，明細帳，半日記帳，固定資埃產(chǎn)卡片，輔助帳搬簿，其他會計帳笆簿；奧3氨、財務(wù)報告類：壩月、季、板年度財務(wù)報告，邦包括會計報表、胺附表、附注及文芭字說明，其他財盎務(wù)報告。板4翱、其他類：銀行搬存款余額調(diào)節(jié)表按

2、，銀行對帳單，笆其他應(yīng)當保存的鞍會計核算專業(yè)資藹料，會計檔案移按交清冊，會計檔半案保管清冊，會俺計檔案銷毀清冊安。襖暗注：實行會計電愛算化的單位，哀打印出的紙質(zhì)會半計檔案、埃有關(guān)的電子數(shù)據(jù)懊和相應(yīng)軟件資骯料也應(yīng)歸檔。三、歸檔時間吧當年形成的會計拔材料，翱由財務(wù)會計部門隘的專（兼）職人扮員在次年第一季埃度內(nèi)按立卷要求巴分類整理裝訂，班在財務(wù)會計部門翱保管一年后，由敗會計部門編制移芭交清冊，向本單扮位綜合檔案室移澳交統(tǒng)一保管。四、保管期限案會計檔案保管期捌限分為永久、定版期兩類。定期保昂管期限分為巴3安年、巴5背年、哀10搬年、藹15敗年、柏25板年爸5吧類。靶各類會計檔案的搬保管期限參照下氨表所

3、列保管期限笆執(zhí)行昂序號骯檔案名稱凹保管期限芭備注骯一靶 傲會計憑證類骯1吧原始憑證襖1白5俺年矮2靶記賬憑證奧1瓣5邦年骯3八匯總憑證搬1頒5昂年八二矮會計賬簿類笆4傲總賬壩1艾5搬年捌包括日記賬笆5埃明細賬把1案5半年拌6隘日記賬隘1吧5芭年斑現(xiàn)金和銀行存款安日記凹賬壩2辦5翱年皚7敖固定資產(chǎn)卡片疤固定資產(chǎn)報廢清翱理后保愛管八5把年拔8愛輔助賬簿安1拜5叭年半三隘財務(wù)報告類暗包括各級主管部叭門匯總財務(wù)報告爸9百月、季度財務(wù)報挨告澳3霸年扳包括文字分析背10唉年度財務(wù)報告敗永久辦包括文字分析班四敖其他類半11拌會計移交清冊拌1鞍5隘年擺12澳會計檔案保管清昂冊八永久皚13矮會計檔案銷毀清骯冊扒

4、永久熬14矮銀行余額調(diào)節(jié)表艾5藹年絆15吧銀行對賬單爸5昂年敗五、會計檔案分俺類斑通常情況下一個凹全宗中會計檔案班為一級類目奧（哎9壩或愛k巴j澳），不同單位的巴會計部門有不同扒的分類方法，一敗般常用的有以下八兩種：柏（一）年哀度絆拜斑形式（名稱叭）敖伴按保管期限分類法罷。即把一個單位隘形成的會計檔案氨首先按年度分開癌，再把一個年度矮的會計檔案按財敗務(wù)報告、賬簿、岸憑證、其他材料邦四種形式分為四拔大類，在四大類邦內(nèi)按永久、敖25擺年、哀15伴年、唉10鞍年、俺5盎年的順序排列。澳這種分類方法簡骯便易行，分類與澳保管統(tǒng)一，便于哎查找和利用，適盎用于單位預(yù)算會按計、企業(yè)會計，愛是應(yīng)用廣泛的一拜種分

5、類方法。鞍（二）形式（名翱稱艾）埃唉耙年挨度唉搬頒保管期限分類法哀。即把全部會計岸檔案分成財務(wù)報懊告、賬簿、憑證捌、其他材料四大笆類，在四大類內(nèi)叭按年度排列，每案一年度內(nèi)按保管笆期限長短依次排鞍列。這種分類方案法實現(xiàn)了同一形瓣式會計檔案的集艾中排列，方便查敗找利用，適用于板形成會計檔案數(shù)岸量不多的基層小矮型單位。皚六、會計檔案整翱理擺1俺、會計憑證類：哎憑證一般按月整哀理，按憑證號順挨序排列，憑證封扮面要寫清楚憑證半起止號和總張數(shù)瓣。奧裝訂時要摘除憑皚證內(nèi)的金屬物（扒如釘書釘、大頭稗針等），加上會矮計憑證封面和封白底，在左上伴角跋“半兩孔一芭線凹”扳或左搬側(cè)癌“皚三孔一靶線翱”扳線繩裝訂，再封

6、皚粘裝訂線，并在奧封粘處騎縫加蓋澳裝訂人印章，以扳示負責。襖2背、會計財簿類：扮可以維護原來的奧賬冊分類?？傎~暗、明細賬太薄的澳賬冊相近的科目藹可以合并，太厚捌的賬冊可以分開白裝訂。現(xiàn)金日記跋賬、銀行日記賬擺是訂本式的一般背不要拆開訂，維挨護原狀就行。絆訂本式賬簿中的隘空白帳頁要保留扳，保持其原來面皚目，對有字的帳白頁依次編寫頁號襖?；铐撌交蚩ㄆ迨劫~簿應(yīng)去掉帳唉夾，抽出空白頁熬，應(yīng)保留已設(shè)置氨會計科目但無業(yè)疤務(wù)發(fā)生的帳頁，辦對已記帳的帳頁熬依次編寫頁號。吧3巴、財務(wù)報告類：按年度財務(wù)報告（斑包括年度會計報版表、附表、附注澳及文字說明）要翱單獨組卷，永久頒保管。月度、季八度統(tǒng)計報表一年案一卷。

7、財務(wù)報表斑太少的，年報、鞍月、季報合一組扒卷的，保管期限吧從長為永久。岸4藹、其他類：會計跋檔案保管清冊抄翱寫好時作為查找芭目錄和移交目錄愛放在外面用，待辦保管期限滿后與扮會計檔案銷毀清芭冊一起裝訂成冊伴歸檔，永久保存罷。會計移交清冊白由會計裝訂在當懊年的會計檔案內(nèi)胺，可以和報表一挨起裝訂。靶報表和賬冊的整拔理要與其他檔案昂一樣編寫頁號，胺編頁號，只編有斑文字的頁面，正拌面編在右上角，氨背面編在左上角翱。抄寫卷內(nèi)目錄巴，裝訂，寫封面絆，填寫卷內(nèi)備考氨表。憑證不需要霸編寫頁號，也不笆用抄寫卷內(nèi)目錄癌。排列編號藹會計檔案盎的排列編號方法瓣很多，常用的有藹：凹一是年度流水編盎號法，一年的會癌計檔案按

8、財務(wù)報佰告、會計賬簿、辦會計憑證和其他伴類的順序排列，昂其中會計憑證按埃形成時間順序排八列、會計賬簿案耙卷按保管期限長半短結(jié)合賬簿科目哀順序排列、財務(wù)俺報告和其他類按擺保管期限長短排搬列，一年的全部愛會計檔案編一個唉大流水號（案卷絆號）。版二是形式流水編跋號法，按會計憑熬證、會計賬簿、扮財務(wù)報告和其他八四種形式分開排哀列，各編一個流罷水號（案卷號）辦，每年延續(xù)上一靶年度的案卷號分挨別編制四個案卷艾流水號。扮三、搬“阿年、限、巴類伴”百的排列編號方法疤。這一方法就是埃以每一年度的會啊計檔案為一單元白。將每個案卷按凹不同保管期限，壩從永久到三年依氨次排列，然后將斑同一保管期限的柏案卷分類排列，昂最

9、后以第一哎卷叭“頒永扳久岸”皚卷傲為啊1笆號，接下去案是斑2拜號，按順序編制岸目錄號，這些號捌碼也作為案卷號跋。這種方法適用昂于一般的企業(yè)、版單位。用這種排拔列編號方法，不隘僅簡便易行，便頒于案卷按期移交半檔案部門，而且埃較好地保持了會藹計檔案的歷史和奧內(nèi)容的聯(lián)系，避班免因到期案卷被案銷毀而出現(xiàn)排列癌號的中斷挨或把“岸無藹頭俺”般的現(xiàn)象。（較實案用）吧四、永久卷大流班水與定期搬卷昂“鞍年、限、跋類背”辦相結(jié)合的排列編翱號方法。這一方唉法就是將當年安的俺“芭永拌久邦”俺卷熬 襖中按時礙間先過去、后現(xiàn)把在順序排列，用邦大流水方法編號耙，即首卷巴為絆“埃1阿號壩”把，以后各卷按順佰序編下去。其余扳定

10、期卷，仍以每澳一年度為一單元唉，按上阿述傲“背年、限、哎類阿”辦方式排列編號。胺企業(yè)會計檔案艾用拔9啊或邦K哎J擺作為一級類號，拌歸檔號依次寫類熬號、年度、案卷盎號，如耙9骯壩2002-1,跋 KJ2002叭-1罷,傲一年一個流水號跋。哀如采用形式流水唉編號法的，歸檔稗號應(yīng)為901-1,般 KJ01-稗1半。D = 20、30、40單 位 統(tǒng) 一 ：mm比 例 ：1：2圖A3(d) 會計檔案盒脊格式笆封面填寫：第一骯行寫立檔單位全盎稱；第二行寫案藹卷標題，一般寫拜作者、年度、報艾表、賬冊名稱，柏如扳“挨廠一九九八年度把現(xiàn)金日記斑賬懊”翱 卷內(nèi)目錄藹順序號岸責任者跋文號盎題巴耙名暗日期熬頁號八備注斑氨跋鞍壩暗昂備考表拔說明：骯安佰立拔 擺卷挨 板人：澳立卷時間稗：瓣版年柏哀月愛跋日跋檢壩 扳查爸 捌人：皚檢查時間案：背唉年哎襖月盎巴日案卷目錄八案卷號胺類別巴題斑 板佰名罷起止時間案保管期限澳卷內(nèi)張數(shù)壩備注翱柏頒挨襖暗巴背七、會計檔案銷唉毀頒按會計檔案管按理辦法第十條盎執(zhí)行。俺銷毀審批表模式扒：擺經(jīng)鑒定后，清出埃無保存價值的報佰表柏 瓣卷（冊），帳簿跋 敖卷（冊），憑證皚 伴卷（冊）應(yīng)予以壩銷毀，請審批。藹 瓣 半 斑 笆 白鑒定領(lǐng)導小組負奧責人（簽名）皚 按 愛 翱 奧年案 礙月啊 藹日芭 俺 搬 澳 跋 懊主管負責人（簽艾名）