XXXX年檔案管理培訓(xùn)(共45張)

1、南玻集團(tuán)2015年檔案管理工作培訓(xùn)總論1理論3實(shí)踐2規(guī)則Page 3檔案管理工作收集鑒定分類(lèi)裝訂排列上架打印目錄、貼背脊著錄蓋章填寫(xiě)檔號(hào)保管提供利用裝盒檔 案 管 理 工 作 流 程 收 集 整 理 利 用檔 案 分 類(lèi)文書(shū)檔案基建檔案設(shè)備檔案專(zhuān)門(mén)證照合同檔案光盤(pán)檔案照片檔案文書(shū)檔案的收集與整理歸檔文件的來(lái)源，包括但不限于：?jiǎn)挝粌?nèi)部形成的文件集團(tuán)下發(fā)的文件政府部門(mén)針對(duì)本單位發(fā)文需要本單位執(zhí)行的文件及公司參與合作的項(xiàng)目，合作單位按要求向本單位提交的文件文書(shū)檔案的收集與整理收集時(shí)間：公司發(fā)文月度歸檔或季度歸檔政府批文隨時(shí)歸檔零散合同隨時(shí)歸檔，或定期歸檔各種請(qǐng)示、報(bào)告按照其編號(hào)要求各部門(mén)兼職檔案員定

2、期歸檔文書(shū)檔案的收集與整理檔章格式： 文書(shū)檔案檔章格式 科技檔案檔案章格式文書(shū)檔案的收集與整理檔章格式： 文書(shū)檔案 單位代號(hào)文件形成年度保管期限代號(hào)一般為三位自然數(shù)保管期限：永久、30年、10年代 號(hào)：Y、30、10；件 號(hào)：一個(gè)年度一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)，從1排起。文書(shū)檔案的收集與整理需要說(shuō)明的問(wèn)題： 保管期限的劃分：對(duì)照本公司歸檔文件分類(lèi)、保管期限表 將本公司的重要文件、集團(tuán)下發(fā)的跟本公司有關(guān)的人事任命定為永久，其余文件全部保存10年。按照文件原編號(hào)或發(fā)文時(shí)間順序排序即可。文書(shū)檔案的收集與整理裝盒、排架：1.裝盒：按文件順序進(jìn)行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個(gè)問(wèn)題（或類(lèi)別）僅有幾份文件也裝為

3、一盒。 特別注意：裝盒時(shí)一定要按照件號(hào)的順序排放，不要把里面的文件放錯(cuò)，借閱后也要放回原位，否則以后查找起來(lái)就會(huì)查找不到。2.背脊：填寫(xiě)年度、保管期限和起止件號(hào)。 3.排架：按年度從檔案柜最上層排起，保管期限永久和30年的可以一起排架，10年的則另排一架。文書(shū)檔案的收集與整理重要文件的整理重要文件：政府針對(duì)本公司的發(fā)文等整理方式：原件可單獨(dú)存放，但要注意：1.單獨(dú)存放需有目錄，編順序號(hào)；2.復(fù)印件按原整理方式著錄；3.著錄的備注里注明原件的存放處?；ㄎ募氖占驼砬捌谖募┕み^(guò)程文件竣工文件竣工驗(yàn)收文件圖紙 決策立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù) 可行性研究報(bào)告及批復(fù) 環(huán)評(píng)報(bào)告及批復(fù) 關(guān)于立項(xiàng)的會(huì)

4、議紀(jì)要建設(shè)用地文件：選址申請(qǐng)及規(guī)劃意見(jiàn)書(shū) 拆遷安置意見(jiàn)協(xié)議、方案 建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件 國(guó)有土地使用證基建文件的收集和整理前期文件開(kāi)工文件：建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件 建設(shè)工程施工許可證及其附件 工程質(zhì)量安全監(jiān)督注冊(cè)登記勘察設(shè)計(jì)文件：建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)） 審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn) 有關(guān)部門(mén)對(duì)于設(shè)計(jì)方案的審查意見(jiàn) 消防設(shè)計(jì)審核意見(jiàn)施工圖審圖審查報(bào)告基建文件的收集和整理前期文件合同文件：勘察招投標(biāo)文件及合同 設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及合同 監(jiān)理招投標(biāo)文件及合同施工招投標(biāo)文件及合同：以合同為主線，將施工過(guò)程中產(chǎn)生的一個(gè)標(biāo)段的招標(biāo)、議標(biāo)資料、定標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)單位的投標(biāo)書(shū)、合同、施工資料（竣工資料）

5、結(jié)算資料（以及施工過(guò)程中的工程聯(lián)系函、工程簽證）一起排列、組卷 落標(biāo)書(shū)不用組卷，以標(biāo)段為主線一起打包（包括招標(biāo)圖紙） 基建文件的收集和整理施工過(guò)程文件：工程聯(lián)系函、變更通知書(shū)、工程簽證單施工過(guò)程文件收集：注意檢查工程資料員相關(guān)資料存放是否規(guī)范相關(guān)結(jié)算資料的規(guī)范系統(tǒng)基建文件的收集和整理施工過(guò)程文件竣工文件：1.施工單位提交的文件 2.三算書(shū)基建文件的收集和整理竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收申請(qǐng)表 工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要 工程竣工驗(yàn)收整改意見(jiàn) 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 建筑工程室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告 消防工程驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū) 環(huán)保驗(yàn)收合格證 污水排放許可證 注：如竣工資料不多，可以與前期資料中的部分一起組卷基建文件的收

6、集和整理工程建設(shè)資料收集時(shí)就注意的問(wèn)題： 1.注意相關(guān)電子文件的收集（合同、招投標(biāo)文件、竣工圖） 2.預(yù)立卷基建文件的收集和整理施工圖、竣工圖:施工設(shè)計(jì)圖由設(shè)計(jì)單位提供：應(yīng)將全套施工圖、目錄及電子版收集到檔案室，后頒發(fā)；竣工圖：一般由施工單位提供；對(duì)照施工圖來(lái)收集竣工圖，以保證齊全完整?；ㄎ募氖占驼?基建檔案整理原則：即尊重文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管利用，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 基建文件的收集和整理施工資料：由施工單位進(jìn)行整理組卷，建設(shè)單位匯總。監(jiān)理資料：由監(jiān)理單位進(jìn)行整理組卷，建設(shè)單位匯總建設(shè)單位：對(duì)前期文件和竣工驗(yàn)收文件整理組卷 匯總施工文件和監(jiān)理文件基建文件

7、的收集和整理整理分類(lèi)：一級(jí)類(lèi)目為基建檔案，代號(hào)為04 二級(jí)類(lèi)目為項(xiàng)目 三級(jí)類(lèi)目為案卷基建文件的收集和整理圖紙：施工圖與竣工圖一起排在所有文字資料之后，按單體工程、專(zhuān)業(yè)組卷?；ㄎ募氖占驼砭韮?nèi)文件整理： 1.卷內(nèi)文件一般按照文件間的聯(lián)系、時(shí)間順序、施工順序排列。 2.文字資料與文書(shū)檔案相同，一般的正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后。建議：請(qǐng)示和批復(fù)分別著錄。 基建文件的收集和整理3.對(duì)于圖紙 有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號(hào)排列； 沒(méi)有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖，即按圖紙類(lèi)別序號(hào)排列。 如果某些專(zhuān)業(yè)的圖紙較少，可以幾個(gè)專(zhuān)業(yè)的圖紙組成一卷，卷內(nèi)排完一個(gè)專(zhuān)業(yè)，

8、再排另一個(gè)專(zhuān)業(yè)。 案卷題名要注明XX項(xiàng)目YY及YY（YY為專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)）圖紙，如一期基建項(xiàng)目水電及道路管網(wǎng)竣工圖?；ㄎ募氖占驼硌b訂：7 案卷裝訂7.1 案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。7.2 以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章 科技檔案案卷構(gòu)成一般要求（2008）基建文件的收集和整理著錄：其項(xiàng)目大體與文書(shū)檔案相同，關(guān)于項(xiàng)目、案卷及卷內(nèi)文件著錄會(huì)在檔案管理系統(tǒng)操作中講解 注意：案卷題名基建案卷題名一般由項(xiàng)目名稱(chēng)、文件材料類(lèi)別、文件材 料名稱(chēng)三部分組成。題名要確切，能夠反應(yīng)本卷中所含文件的內(nèi)容。 不允許使用，如：“投標(biāo)資料一”“投標(biāo)資料二”正確為： 一期廠房裝修招投標(biāo)資料；

9、 二期均化庫(kù)建設(shè)竣工圖等。基建文件的收集和整理基建檔號(hào)章格式為其中：分類(lèi)號(hào)指基建檔案的一級(jí)類(lèi)目代號(hào) 及項(xiàng)目號(hào)的組合一般為: 04.01 基建文件的收集和整理收集時(shí)注意：檔案人員參與設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收電子文件的收集（包括說(shuō)明書(shū)的電子版、隨機(jī)的U盤(pán)、光盤(pán)等）設(shè)備檔案的收集和整理采購(gòu)階段 （1）購(gòu)買(mǎi)儀器設(shè)備的審批文件； （2）招投標(biāo)資料； （3）協(xié)議、合同； （4）談判備忘錄、附錄、附件 設(shè)備檔案的收集和整理各階段產(chǎn)生的文件開(kāi)箱階段裝箱單、開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠合格證書(shū)、出廠精度檢驗(yàn)單；圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)；開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠文件；運(yùn)單、發(fā)票設(shè)備檔案的收集和整理各階

10、段產(chǎn)生的文件安裝、調(diào)試階段（1） 安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；（2） 試車(chē)、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；（3） 存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；（4） 安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備檔案的收集和整理各階段產(chǎn)生的文件運(yùn)行維修、更新改造及報(bào)廢階段 （1） 維修記錄； （2） 設(shè)備事故分析記錄及處理結(jié)果； （3） 更新改造請(qǐng)示及批復(fù)； （4） 改造過(guò)程中形成的圖樣； （5） 報(bào)廢技術(shù)鑒定書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)設(shè)備檔案的收集和整理各階段產(chǎn)生的文件確定大類(lèi)的劃分: 工程玻璃：先分工序再按線來(lái)分，如切割、剛化 浮法玻璃：冷端、熱端、公用工程等 特種設(shè)備的檢測(cè)資料可以單獨(dú)作為一個(gè)項(xiàng)目大類(lèi)內(nèi)劃分： 合同（

11、包括相關(guān)文件） 技術(shù)資料（包括隨機(jī)資料、圖樣）設(shè)備檔案的收集和整理整理組卷：按照文件之間的聯(lián)系進(jìn)行組卷 單臺(tái)套設(shè)備 （如公用設(shè)備中的叉車(chē)等，一臺(tái)套為一卷） 設(shè)備檔案的收集和整理整理實(shí)物檔案檔號(hào)全宗號(hào)類(lèi)目號(hào)（一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目）順序號(hào) CSG01SW1001第1件實(shí)物（順序號(hào)）牌匾類(lèi)代號(hào)（二級(jí)類(lèi)目）實(shí)物類(lèi)代號(hào)（一級(jí)類(lèi)目）集團(tuán)總部代號(hào)（全宗號(hào)）合同檔案管理合同檔案的件： 一份合同與合同請(qǐng)示、合同會(huì)簽單組成一件； 如需要招投標(biāo)的較復(fù)雜的合同，可以將其它招、投、定標(biāo)資料裝訂成一卷，卷內(nèi)文件目錄一起裝訂，但按件在合同檔案里著錄，著錄以合同為準(zhǔn)。 合同檔案管理合同檔案類(lèi)別：基建合同 設(shè)備合同 采購(gòu)合同 銷(xiāo)售合同 管理合同同一類(lèi)別的合同，按年度分開(kāi)，按件歸檔 公司成