工作效率與時間管理(1)

1、工作效率與時間管理精品資料網(wǎng).1 德國 埃森州立大學 ULUM 研究院 DID 工業(yè)設計博士 德國國家行銷指導經(jīng)營管理學會 SUPD 研修認証 日本電通廣告行銷創(chuàng)意激盪 POPAS 海外訓練研習認証 美國商業(yè)經(jīng)營管理協(xié)會 AMA 研習認証 全球商業(yè)競爭力組織 I . C . M . A 認証 G. I. M 資格 （亞洲六位之一） 美國商業(yè)管理教育協(xié)會 A. A. B. E 商業(yè)競爭戰(zhàn)略研究員 (臺灣)企業(yè)經(jīng)營管理顧問協(xié)會 教委會主委 (臺灣)產(chǎn)品科技昇級協(xié)會 秘書長 全國企業(yè)競爭力發(fā)展機構(gòu) 首席顧問 首席資深講師 臺北市兩岸四地文教經(jīng)貿(mào)交流協(xié)會 常務理事 上海市政府中小企業(yè)服務中心 整體企業(yè)

2、競爭力規(guī)劃顧問 新加坡生產(chǎn)力中心 SPC 資深輔導顧問 (臺灣)經(jīng)濟部中小企業(yè)產(chǎn)業(yè)顧問團 資深輔導顧問 加拿大國立皇家大學（RRU）企研所 MBA教授 國務院全國市長講座 G. I. M主講師 福建省閩西南五市企業(yè)協(xié)作網(wǎng) 企業(yè)顧問團 首席顧問 中國國際商務諮詢顧問師評價委員會( IBCAC) 評審委員 講師：左 鳳 山 精品資料網(wǎng).2清人文嘉今日歌今日復今日， 今日何其少今日又不為， 此事何時了人生百年幾今日，今日不為真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事為君聊賦今日詩，努力請從今日始精品資料網(wǎng).3魯迅用“分”來計算時間的人比用“時”來計算時間的人時間多5倍 精品資料網(wǎng).4朱自清 洗手的時候，日

3、子從水盆里過去，吃飯的時候，日子從飯碗里過去，默默時便從茫然的雙眼前過去，我覺察它去的匆匆了，伸出手遮掩時，他又遮掩著從手邊過去，天黑時，我躺在床上，它便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過去了，等我睜開眼睛和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩面嘆息，但是新來的日子因而又開始嘆息地散過去了 精品資料網(wǎng).5壹. 時間的真諦(一).時間管理的意義席勒說：時間的步伐有三種：未來姍姍來遲，現(xiàn)在像箭一般飛逝，過去永遠靜立不動。美國管理學會主席吉姆海斯說：一個人可以學會更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時間里使自己更加富有成效。陶淵明說： 盛年不再來，一日難再晨，及時宜自勉，歲月不待人。 精品資料網(wǎng)

4、.6 我國諺語作出了對時間最準確的結(jié)論 一寸光陰一寸金寸金難買寸光陰 在某些情況下，時間資源所獲得的收益比資本和勞動力兩項資源所能獲得的收益要大得多、重要得多！ 精品資料網(wǎng).7(二).時間與生命價值生命的意義不在于長度，而在于是否有深度 如果我們用心去經(jīng)營，把每一個時段將會很有價值的產(chǎn)生效率，也就是在你的一生成就中產(chǎn)生關(guān)鍵力量，這就是時間的價值，也是有深度的時間觀 時間對每個人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事無成，區(qū)別在于時間的利用率不同 精品資料網(wǎng).8時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以存儲時間不可以增減但時間可以管理時間效率本身是無法管理的，因為它只是個行為模式，換句話說效率與時間

5、的管理就是生活模式的實踐 精品資料網(wǎng).9時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應用世界管理大師彼德.杜拉克精品資料網(wǎng).10想體會一年有多少價值想體會一月有多少價值去問失敗重修的學生去問不幸早產(chǎn)的母親想體會一周有多少價值去問定期周刊的編輯想體會一小時有多少價值去問等待相距的戀人想體會一分鐘有多少價值想體會一秒鐘有多少價值去問錯過火車的旅人去問死里逃生的幸運人想體會一毫秒有多少價值去問錯失金牌的運動員精品資料網(wǎng).11(三).不同的民族有不同的態(tài)度中國人比較隨性，大而化之，例如喜宴遲到 、工作時隨性；興致來了就特別有勁、加班 、干

6、勁十足，感覺很重要日本人分秒必爭，可以相同的一件事做十幾 年，但其態(tài)度嚴謹，一就是一，二就是二， 非常執(zhí)著，只有公司，沒有個人美國人是契約式的工作精神，訂好游戲規(guī)則 就依規(guī)則進行，下班時間一到，立即消失， 不見人影，非常注重個人德國人、印尼人 拉丁系人（意大利、法國、西班牙、葡萄牙）精品資料網(wǎng).12(四).時間運用誤區(qū)管理時間的經(jīng)驗法則墨菲定律： 任何事情都不像它表面所見的那么簡單 每件事情做起來都比想象中要耗時間 某些事情的出錯是無可避免的 工作永遠太多而時間永遠太少 又譬如80/20定律告訴我們，常常是20的關(guān) 鍵努力產(chǎn)生80的績效。有80的工作時間與付出 是浪費的。公司80的業(yè)務來自20

7、的客戶，80 可以用的資料集中在20的檔案中，80的電話來 自認識的20的人。因此，這些20就是掌握關(guān)鍵 。例如你的工作可能十幾項或二十項，但關(guān)鍵的工 作可能只有三、四項精品資料網(wǎng).13主管人員時間管理的迷思 能者多勞，有事找他準沒錯（變相懲罰了時間高手） 最活躍的管理人員完成的工作最多 推遲決策（仔細思考）會提高品質(zhì)與績效 授權(quán)可以節(jié)省時間（所托得人才會有效果） 自己去干，工作會完成的更好（不敢授權(quán)） 效率取代效能，只知 do the thing right 而非 do the right thing 工作越辛苦，完成的工作就越多 只要去做，就會有績效 每天累慘才算工作有績效精品資料網(wǎng).14

8、我同情那些疲勞不堪毫無事務組織的殉職者只贊揚他們的責任心 克拉倫斯蘭德爾精品資料網(wǎng).15貳.時間管理重要的觀念(一).時間的投資與花費 有人曾統(tǒng)計過，一個活到72歲的美國人 一生的時間分配： 睡覺21年 工作14年 個人衛(wèi)生7年 吃飯6年 旅游6年 排隊5年 學習4年 開會3年 打電話2年 找東西1年 其他3年 精品資料網(wǎng).16 使用金錢有兩種方式 當費用花掉、當投資理財，同樣時間 也是如利用金錢一樣，將固定收入做有效分配 ，把時間當金錢的比喻投資，雖然時間不會回 顧，但對有限的時間也能轉(zhuǎn)化為內(nèi)在價值。轉(zhuǎn)化時間的投資觀念知識，經(jīng)驗，能力成就 精品資料網(wǎng).17 一周總時間：24 7 168hr

9、扣掉睡覺、吃飯 70h (每天10hr) 還有98hr在作什么？生產(chǎn)、休閑、打發(fā)時間 統(tǒng)計每周用在生產(chǎn)的時間，8hr 5日 40hr 據(jù)統(tǒng)計40hr中扣除莫名其妙的浪費(感覺很忙)， 剩下真正工作有效的時間只有60， 亦即 40hr 60 24hr 你的成就、經(jīng)驗、能力主要來源就來自于此24小 時（每周）人生成就奠基主要看 20至30歲 每年約有52周，亦即 24hr 52周 1248hr 一生中你最主要的時間 1248hr 10年 12480 hr精品資料網(wǎng).18 每月工資與時間投資價值公式 （每小時價值工資） 每月工資 40hr （每分鐘價值工資） （每小時價值工資） 60分 讓我們算一下

10、時間工資帳 ?精品資料網(wǎng).19(二).造成時間浪費的重要因素一.浪費時間的案例 電話又響了，急事的、請示的、投訴的、朋友聊 天的都是不得不接的電話。可是，手頭上正 在寫的一個計劃，一個上午了，還沒寫幾個字 會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果，東一句 西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇 大論、表揚與自我表揚；有的人開了半天會，還 不知來干什么；還有的，把開會當休息，閉目養(yǎng) 神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧 整天就如救火車、哪里有火情就馬上趕到哪里。 可是這里也救火、那里也救火，天天忙救火，就 沒有時間靜下來想想，”火災”是從哪里來的？精品資料網(wǎng).20二.中階主管常發(fā)生浪費時間的情形 做事

11、無輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置 ，終日埋頭于無關(guān)重要的事務上 喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風，浪費 自己的時間 對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整 天被埋在事務性的工作里 上司不定期的召見使中層經(jīng) 理的時間具有很大的隨意性 對自己熟悉和喜歡的事情盡 快做完，對于棘手的事情拖 延進行，只有通過加班完成 精品資料網(wǎng).21精品資料網(wǎng).22三.一般浪費時間的情形缺乏明確的目標拖延缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多，而且有頭無尾缺乏條理與整潔不懂授權(quán)不會拒絕別人的請求倉促決策懶惰與心理消極行動緩慢作事拖拉 會議冗長 不速之客闖入 話干擾 經(jīng)常加班加點 窮于應付突發(fā)事件漫談、聊天 交待不清，事情做錯 不

12、敢拍板，等指示 考慮事情過于復雜 管事必親躬 完美主義辦事 憑記憶辦事 主辦人員遲到精品資料網(wǎng).23參. 事務特性與時間管理分析(一).時間管理象限座標圖精品資料網(wǎng).24象限 既重要又急迫 危機處理、三點半、老板象限 很重要但不那么急 預算、企劃、目標、健檢進行象限 不重要但急迫 電話、會議、不速之客、臨時被指派象限 不重要又不急迫 閑聊、逛街、連續(xù)劇、倒垃圾精品資料網(wǎng).25拖延是造成工作無效，因為原擺在第二象限的重要事，原本可以從容有序的完成，但因姑息、拖延而變成第一象限，造成第一象限壓力太大，許多事情因急迫、壓力乃草草了事(品質(zhì)、效率下降)，再加上第三象限把時間消耗掉了，每天忙到好不容易喘

13、一口氣，又往第四象限偷懶，如此惡性循環(huán)，也就造成我們都感到時間不夠用，覺得好忙好忙，但又忙的沒有結(jié)果、沒有效率。拖延偷懶精品資料網(wǎng).26(二).浪費時間的錯誤的決定方式一般人大部分是以 1342 處理事情時間觀念稍為好的次序是1324既重要又急迫 不重要但急迫 不重要又不急迫 很重要但不那么急既重要又急迫 不重要但急迫 很重要但不那么急 不重要又不急迫精品資料網(wǎng).27(三).時間管理下的正確決定方式成功者會抓第象限提早完成，時間管理優(yōu)先順序： 1234重要緊急的事馬上做，例如考試、趕三點半和急病求醫(yī)等，做完之后檢討是不是能預防 以后不要發(fā)生的這么突然，因為太 常發(fā)生，壓力太大，對健康很傷。第1

14、優(yōu)先是重要且緊急的事第2優(yōu)先是重要但較不緊急的事第3優(yōu)先較不重要但卻緊急的事第4優(yōu)先較不重要且并不緊急的例行工作真正能作好時間管理的模式精品資料網(wǎng).28 其次是做重要而不緊急的事，這類事情影響深遠，如做身體 健康檢查和學習新知識、新技能等，這類事情的效益是中長 期的，如果一再拖延，會變成重要又緊急的事，所以應該擬 定具體目標和化整為零的計劃，按時完成。 第三是緊急但不重要的事，如沒有事先約的訪客或打來閑聊 的電話，則長話短說，或每天留些空白時間來處理這類的事 ，或以替代方式處理。 最后一類是不重要也不緊急的事，如閑逛街或閑聊或無目的 看電視等等，偶而為之，但限時結(jié)束；或者提升層次，逛街 提升為

15、對流行的觀察或人的觀察，閑聊提升為討論或主題交 流，看電視提升為有目的的新信息的接收。精品資料網(wǎng).29肆. 轉(zhuǎn)變時間價值觀念的方法(一).自我心靈思想重建方法心靈思想重建是在主導個人價值觀系統(tǒng)的建立，來正確評估并決定你的目標、方向(你的夢想)將想法具體化，訂定達成目標的行動方案與期限有貫徹到底的堅強決心具體目標行動方案行動期限堅強決心個人價值觀系統(tǒng)精品資料網(wǎng).30(二).自我行為習慣轉(zhuǎn)化方法行為習慣轉(zhuǎn)化是在建立立刻去做的行動力確定工作的優(yōu)先順序能時常自我檢討改進(三).自我目標計劃操作方法 目標計劃操作是在厘清目標清單確定自己人生的階段方向作一份平日常浪費時間的檢討表，隨時提醒自己精品資料網(wǎng).

16、31伍. 時間管理控制因素及技巧(一).時間管理效率的改善方法一.克服拖延的的習慣 由重要的事情開始著手工作 建立時間運用計劃表 培養(yǎng)時間價值的意識 加快工作的節(jié)奏感 日本人就把快食、快便、快便、快行、快思、快說的六快之人，稱為人中之杰一旦開始，不要因懶而借故停止從最糟的浪費時間項目開始改善詳細的工作階段計劃時間浪費發(fā)生不可找借口任何工作應設定截止期限精品資料網(wǎng).32二.提高生產(chǎn)力 在一天最有效率的時段中，作計劃中最重要的事每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習慣；專注工作焦點，專心工作 要有堅忍毅力，一氣呵成；一次處理完才不會浪費時間 同一類的事情最好一次把它做完 把

17、零碎時間用來從事零碎的工作 觀察每天因被干擾而形成的時間段 工作中斷時，要有回去工作的驅(qū)動力 要有完成工作、結(jié)束工作的強制力：不要每件事都只作 一半而無結(jié)果 表現(xiàn)出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會提高 應設定完成工作的期限精品資料網(wǎng).33(二).主管人員的時間管理方法一.授權(quán) 懂得分工授權(quán)，明白下屬可以幫您處理許多煩瑣事務，花很 多時間處理小事情是非常不明智的 要培養(yǎng)下屬成為有解決事務能力的人 要教導部屬，如何做所交辦的工作，以免出錯重來 凡事不拖拉，今日事今天畢，讓下屬知道您的習慣 要向外界爭取資源協(xié)助您 要為下屬形成一些習慣和程序，讓他們知道什么時候該做什 么和不做的后果，根本不需要您的催

18、促 避免令自己成為浪費部屬時間的主要因素二.善用節(jié)省時間的工具 通訊電話、電郵、傳真、語音系統(tǒng)，運用辦公自動化設備 交通工具 電腦檔案管理 利用記事本、通訊錄、臺歷等有助于您有計劃地利用時間精品資料網(wǎng).34三.討論與會談 話要說在前面，任何討論要先向?qū)Ψ阶鲿r間的暗示 在拒絕別人的時候，附以理由并提供其他途徑 要避免開頭的無聊題外話 您與下屬或上司的溝通，要弄清楚您主題是什么 注意時間尾數(shù)：開會訂在 4：00時， 不如訂在4：15 ，則遲到的時間會減 少。另外應事先訂好散會時間 盡量將不緊急性的電話集中，打電話 前先準備好有關(guān)的資料 籌備會議之前，是否先探尋取代會議的各種可行途徑 開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能精品資料網(wǎng).35四.計劃與生產(chǎn)力 明訂目標及日程計劃，列出重要度與完成期限， 避免拖延 每天(挪15分鐘安排)有效日計劃，確認 每天所能完成的最大能量 列出工作項目排出優(yōu)先順序，排定行事歷 將待完成的事項，寫在隨時可見的地方 確實執(zhí)行，主動排除干擾 當日因故未能完成事項，應優(yōu)先轉(zhuǎn)載次日清單 將較