xs記錄與文件保管規(guī)則草

1、xs 實(shí)業(yè)保管規(guī)則第一條目的本規(guī)則就 xs 實(shí)業(yè)發(fā)展（下稱：xs 實(shí)業(yè)）在從事業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活保管事宜作出規(guī)定。目的在于規(guī)范xs 實(shí)業(yè)全體動(dòng)過程中與之相關(guān)的員工根據(jù)法律上、稅務(wù)上或業(yè)務(wù)上的要求必須保管的進(jìn)行恰當(dāng)?shù)谋９埽岳?xs 實(shí)業(yè)對(duì)未來(lái)發(fā)展或未知事項(xiàng)作出合理的判斷提供依據(jù)。第二條“”“保管”的定義本規(guī)則所述“”，是指在員工在從事經(jīng)營(yíng)過程各中各環(huán)節(jié)所發(fā)生的紙質(zhì)或媒介形式（包括紙張形式及于磁盤、電腦、驅(qū)動(dòng)器、計(jì)算機(jī)用磁帶、共有服務(wù)器或縮微膠片等媒介中的電子數(shù)據(jù)）開展業(yè)務(wù)時(shí)制作、使用、發(fā)送或接收的所有文件、資料及往來(lái)溝通的。該有關(guān)亦不論員工個(gè)人住所等保管場(chǎng)所的不同。本規(guī)則所述“保管”，是對(duì)按照公司經(jīng)

2、營(yíng)業(yè)務(wù)上及適用法律上或稅務(wù)上要求的期間內(nèi)，必須對(duì)進(jìn)行保存賦予的時(shí)間或期限。關(guān)于保管期間，請(qǐng)遵循本規(guī)則附件 1 的規(guī)定執(zhí)行。如按有關(guān)或公司其他制度規(guī)定某，同時(shí)適用多個(gè)保管期間，在適用的期間內(nèi)，應(yīng)按照最長(zhǎng)的期間對(duì)予以保管?！胺缮系谋９堋奔粗赴凑展緦l(fā)生的或應(yīng)對(duì)部門的指示保管。第三條適用范圍本規(guī)則適用于 xs 實(shí)業(yè)的所有董事、各級(jí)職員及普通員工（以下統(tǒng)稱“xs 員工”）。第四條保管期間、對(duì)象規(guī)定保管期間xs 實(shí)業(yè)公司應(yīng)至少應(yīng)對(duì)下述對(duì)像在規(guī)定的保管期間內(nèi)對(duì)進(jìn)行保管。但，法律規(guī)定了長(zhǎng)期或短期的保管義務(wù)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先適用法律規(guī)定的保管期間。.有關(guān)公司設(shè)立的章程、有關(guān)公司登記的文件、等保管期間：.公司的重要

3、規(guī)定重要的公司規(guī)定或類似規(guī)定的文件（例如：包括行為規(guī)范準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)規(guī)定、財(cái)務(wù)規(guī)定、決策規(guī)定、就業(yè)規(guī)則等，及對(duì)相關(guān)職員發(fā)出的通知）保管期間：（根據(jù)部門決定）.有關(guān)宣傳的稿及相關(guān)的主要保存期間：（根據(jù)部門決定）.重要會(huì)議及決策及決策（含 e-股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)議等重要會(huì)議的會(huì)議決策）保存期間：本年度結(jié)束起的 10 年.法律上的合同、權(quán)利證明、向行政機(jī)關(guān)提交的文件、有關(guān)和解、免責(zé)、或的提交文件、行政命令及與此相關(guān)的重要聯(lián)絡(luò)保管期間：.有關(guān)會(huì)計(jì)、稅務(wù)及轉(zhuǎn)讓定價(jià)稅制的保管期間：遵循索尼株式會(huì)社會(huì)計(jì)部及各地區(qū)稅務(wù)擔(dān)當(dāng)部門的指示.草稿、筆記等文件的草稿、商談或的、日程、留言、電子郵件及其附件保管期間：即

4、使該等并無(wú)必要予以保管，個(gè)人也可基于自己的判斷予以保管。保管對(duì)像示例：各xs 實(shí)業(yè)公司至少在進(jìn)行對(duì)象。保管時(shí)應(yīng)包括下表所列示例信為保存種類示例公司宣傳、公司及外部的宣傳（原稿、介紹資料、）活動(dòng)與產(chǎn)品或服務(wù)的經(jīng)銷商或供應(yīng)商間的聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)計(jì)劃、中期計(jì)劃、產(chǎn)品計(jì)劃、組織圖、業(yè)務(wù)分擔(dān)雇用時(shí)的雇用條件、培訓(xùn)（招聘、簡(jiǎn)歷、面試、有關(guān)備忘錄、協(xié)議）雇用期中的（勞動(dòng)合同、工資、補(bǔ)貼、職務(wù)履歷、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、工作）雇用結(jié)束后的（解雇通知、協(xié)議）有關(guān)開發(fā)和技術(shù)的規(guī)格書、BOM 表）（設(shè)計(jì)圖、培訓(xùn)資料、有關(guān)產(chǎn)品檢查和測(cè)試的（測(cè)試報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、安全性測(cè)試、測(cè)定、零或原材料收貨檢查）質(zhì)量管理產(chǎn)線實(shí)績(jī)）（批量判定、估、生供應(yīng)

5、商信息（供應(yīng)商、供應(yīng)商、質(zhì)量、監(jiān)查）（CE 標(biāo)志、EMI）有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)遵循情況的事業(yè)所的環(huán)境（現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境評(píng)估、環(huán)境負(fù)荷評(píng)估、廢棄物管理、特別廢棄物的）化學(xué)物質(zhì)和有害物質(zhì)的管理者、監(jiān)視特別環(huán)境下的作業(yè)（高空作業(yè)、高熱作業(yè)）活動(dòng)業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃人事采購(gòu)、開發(fā)、制造環(huán)境、健康、安全第四條責(zé)任在任何情況下，xs 員工均不得為妨礙正在進(jìn)行中的或合理判斷將發(fā)生的事件，或?yàn)槎惚鼙挥糜谠摶蛐姓鴮⒂枰詮U棄、變更或銷毀。上述行為可能對(duì) xs 員工個(gè)人及 xs 實(shí)業(yè)整體造成損害，可或許承擔(dān)想關(guān)責(zé)任（包括刑事）。發(fā)生或預(yù)計(jì)將要發(fā)生時(shí)， xs 實(shí)業(yè)有關(guān)部門（一般情況或下，公司應(yīng)設(shè)法務(wù)部門或請(qǐng)法務(wù)顧問） “應(yīng)對(duì)部門”

6、(*1)）應(yīng)迅速?zèng)Q定應(yīng)或行政涉*公司時(shí)，相關(guān)(*1)應(yīng)對(duì)部門應(yīng)立即明確各自的責(zé)任并在此基礎(chǔ)上作出指示。銷售、市場(chǎng)有關(guān)顧客事故、事故、事故統(tǒng)計(jì)市場(chǎng)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)分析、市場(chǎng)（海報(bào)、商業(yè)、廣播）有關(guān)產(chǎn)品的資料（數(shù)據(jù)表、規(guī)格、目錄、手冊(cè)）促銷資料（經(jīng)銷手冊(cè)、銷售店用手冊(cè)、培訓(xùn)資料、POP）產(chǎn)品或服務(wù)網(wǎng)頁(yè)的截屏銷售活動(dòng)（銷售額、銷售額分析）顧客的（信件、詢問、聯(lián)絡(luò)）產(chǎn)品保修、保修期內(nèi)的服務(wù)、保修期外的服務(wù)修理用的零信息（修理用的零列表、價(jià)格表、庫(kù)存信息）服務(wù)資料（服務(wù)手冊(cè)、運(yùn)用手冊(cè)、技術(shù)指南）指示 xs 員工保管必要的。，xs予保管的種類。應(yīng)對(duì)部門員工應(yīng)按照應(yīng)對(duì)部門的指示保管xs 員工在認(rèn)識(shí)到可能發(fā)生或行查

7、時(shí)，亦應(yīng)與 xs 實(shí)業(yè)公司的應(yīng)對(duì)部門取得聯(lián)系，并遵循應(yīng)對(duì)部門的指示，對(duì)所有屬于法律上的保管對(duì)象的相關(guān)不作廢棄或變更處理。作為法律上的保管對(duì)象的以電子數(shù)據(jù)形式于信息系統(tǒng)或其端口時(shí)，負(fù)責(zé)該信息系統(tǒng)或端口的管理工作的部門，應(yīng)就的保管、檢索及以恰當(dāng)?shù)姆绞奖９艿仁马?xiàng)協(xié)助應(yīng)對(duì)部門。第五條的管理、保管期間整理：根據(jù)本規(guī)則的規(guī)定應(yīng)予以保管的，在保管期間內(nèi)，應(yīng)根據(jù)其目的進(jìn)行恰當(dāng)?shù)卣?、以容易檢索的方式予以保管。對(duì)國(guó)家有專門規(guī)定的方式、保管期間的應(yīng)根據(jù)必要制作整理成易于檢索的標(biāo)題或或移交專門存檔。，xs 員工的上司，應(yīng)根據(jù)、離職移交：對(duì)即將退離職調(diào)崗的必要，令離職調(diào)崗或指示其他確認(rèn)其在離職調(diào)崗前負(fù)責(zé)保管的（包括于

8、服務(wù)器或個(gè)人電腦硬盤內(nèi)的電子數(shù)據(jù)及紙張文件等），其中（1）是否按照本規(guī)則的規(guī)定得以保管。對(duì)于退職曾保管的應(yīng)移交應(yīng)對(duì)部門保管；（2）屬業(yè)務(wù)上必需的應(yīng)移交其他 xs 員工或其上司保管；，應(yīng)予以適當(dāng)?shù)膹U棄處理。屬法律上的保管對(duì)象的或尚在保管期間內(nèi)的（3）已屆滿保管期間的不適用廢棄對(duì)于無(wú)適用的保管期間的或保管期間已屆滿的，除屬于法律上的保管對(duì)象或業(yè)務(wù)上的必要的情況外，可予以廢棄。予以廢棄處理，有以下優(yōu)點(diǎn)：（1）通過對(duì)對(duì)予以適當(dāng)整數(shù)量控制在管理能力范圍內(nèi)，能有效地查找到信息；（2）可理、將減少誤用陳舊信息的風(fēng)險(xiǎn)；（3）可削減保管費(fèi)用、防止因保管大量狀況。因此，提倡xs 員工對(duì)滿足以下所有條件的而造成的予以廢棄處理。（a）不屬于法律上的保管對(duì)象的（b）無(wú)適用的保管期間的或保管期間已屆滿的（c）業(yè)務(wù)上無(wú)保管必要的保管的費(fèi)用，提倡xs 員工對(duì)照上述標(biāo)為節(jié)托外部公司進(jìn)行。比如xs 員準(zhǔn)，定期探討是否有必要繼續(xù)保管委托外部公司保管的工在得知發(fā)生了或合理判斷將發(fā)生或的情況下，應(yīng)在立即聯(lián)系應(yīng)對(duì)部門的同時(shí)，按照法務(wù)部的指示，對(duì)相關(guān)不做廢棄或變更處理。、保管的安全僅為故障恢復(fù)防止