秘書學(xué)學(xué)生版2

1、第五章秘書的培養(yǎng) 第一節(jié)基層秘書隊伍的現(xiàn)狀 “八多” “五少” “八多” 1，“雜事多” 2，“會務(wù)多” 3，“寫得多” 4，“信訪多”5，“身體出故障的多”6, “招聘的多”7， “兼職的多”8， “工作變動的多” “五少” 1，“業(yè)務(wù)培訓(xùn)少” 2，“綜合水嚴(yán)高的少”3，“辯證思維能力強的少”4，“提拔升職的少”5，“工資福利少” 第二節(jié)秘書的培養(yǎng)一、培養(yǎng)目標(biāo)(把秘書培養(yǎng)成什么樣的人才？) 二、培養(yǎng)途徑 （怎么培養(yǎng)？）培養(yǎng)目標(biāo) 1，秀才型人才2，通才型人才3，通才一專才型人才4，專才型人才 5，管理型人才 培養(yǎng)途徑 秘書培養(yǎng)有自我培養(yǎng)和外界培養(yǎng)兩種途徑。自我培養(yǎng)是秘書成才的內(nèi)在因素，外界培養(yǎng)

2、則是秘書能力發(fā)展的外部條件，它們相互依存，彼此影響，缺一不可。1，自我培養(yǎng) ：秘書自我培養(yǎng)最關(guān)鍵的是職業(yè)能力培養(yǎng)。2，外界培養(yǎng) ：外界培養(yǎng)包括教育和環(huán)境兩個方面。 外界培養(yǎng) 之 教育主要指學(xué)校教育、繼續(xù)教育乃至終身教育。全日制高校秘書專業(yè)的課程設(shè)置，目前存在著“三多三少”：理論課程太多，應(yīng)用課程太少；文史課程太多，行業(yè)的專業(yè)課程太少；課堂教學(xué)太多，社會實踐太少。對在職秘書來說，繼續(xù)教育是主要培養(yǎng)途徑。 如何進行繼續(xù)教育（4點）(I)從實際出發(fā)，根據(jù)本單位秘書人員的工作需要、文化程 度等情況，按照不同專業(yè)、不同層次的要求，有針對性地開辦不同類型的培訓(xùn)班。 (2)所學(xué)課程要具體實用，基本原則是干什

3、么，學(xué)什么；缺 什么，補什么，不求全面高深，但求學(xué)得進，用得上，回單位后能促進工作。如何進行繼續(xù)教育（4點）(3)培訓(xùn)形式靈活多樣，不拘泥形式，既可集中一段時間實 行崗位培訓(xùn)，又可安排若干單位時間請有關(guān)行家作專題報告，在條件許可時，可派中青年秘書到大專院校進修。 ( 4)學(xué)習(xí)重要法規(guī)和操作技能，可采用生動活潑的形式，如 進行關(guān)于某種法規(guī)的知識競賽、打字比賽等。小點1997年，國家制定了國家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書）和國家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書） ；1998年6月，國家勞動和社會保障局首次進行秘書職業(yè)資格考試；一年2次；秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程是目前中國內(nèi)地秘書職業(yè)技能培訓(xùn)和鑒定的指定教材。外界培養(yǎng)

4、之 環(huán)境主要是指秘書直接生活在其中、與其發(fā)生直接而密切關(guān)系的秘書部門，也即若干秘書人員結(jié)合成的群體。秘書人員最好能工作在一個優(yōu)化群體中。優(yōu)化群體是指按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同的專長、學(xué)歷、年齡、性格、性別的人科學(xué)組合起來的集體。在這個集體中，各種人員配備齊全，而且比例適 中，這樣，才能適應(yīng)不同層次、不同工作種類、不同場合的需要，充分發(fā)揮各人某方面的優(yōu)勢，避開某方面的不足，不但可以形成良好的群體效應(yīng)，而且能使每個成員各盡其才，心情舒暢。 領(lǐng)導(dǎo)對秘書的態(tài)度在秘書的工作環(huán)境中，領(lǐng)導(dǎo)對秘書的態(tài)度如何，怎樣使用秘 書，對秘書的成長起著舉足輕重的作用。因為，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與 領(lǐng)導(dǎo)使用秘書，處于矛盾的對立統(tǒng)

5、一體中，這里既存在秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的問題，也存在領(lǐng)導(dǎo)如何使用秘書的問題，領(lǐng)導(dǎo)要尊重秘書的獨立人格，關(guān)心他們的疾苦；在使用上，要既合理又大膽。秘書遇到的領(lǐng)導(dǎo)，大致有三種類型：一是開明型、二是依賴型、三是包辦 型。 開明型，嚴(yán) 格要求但不求全責(zé)備，大膽使用但不放任自流。與這類領(lǐng)導(dǎo)共事，由于得到較多鍛煉機會，一大批富于主動 性、創(chuàng)造性的秘書脫穎而出 。依賴型，事無巨細都依靠秘書去做，結(jié)果秘書疲于奔命，更談不上抽出時間來學(xué)習(xí)新東西，進步緩慢。包辦型， 在這種領(lǐng)導(dǎo)手下的秘書，因為被冷落而自尊心受損，因為 有勁無處使而壓抑才能，更談不上提高效率。在這三種類型中，開明型領(lǐng)導(dǎo)對秘書的成長起積極的促進作用，最為秘

6、書所歡迎。 秘書培養(yǎng)的重要性1、解決現(xiàn)有基層秘書隊伍的落后現(xiàn)狀2、加強秘書隊伍建設(shè)3、更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為中央及地方各部門服務(wù)、為人民群眾服務(wù)。第六章 秘書機構(gòu)的設(shè)置 第一節(jié)秘書機構(gòu)設(shè)置的原則 第二節(jié)各級各類秘書機構(gòu) 第三節(jié)秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 第一節(jié) 秘書機構(gòu)設(shè)置的原則 秘書機構(gòu)即秘書部門，也就是秘書人員在其中從事秘書工作的 地方。 秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)。它雖然不承擔(dān)任何具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，都要由秘書機構(gòu)承擔(dān)。而且，由于它所處的樞紐地位，使它成為除機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機構(gòu)。（性質(zhì)） 秘書機構(gòu)秘書機構(gòu)指各級各類機關(guān)、單位中的辦公廳(室)或秘書廳、處、科

7、、股等，有些在名稱上雖不叫秘書機構(gòu)但實際從事秘書工作 的，也屬秘書機構(gòu)。秘書機構(gòu)有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構(gòu)不僅指各級負責(zé)綜合性工作的辦公廳，而且包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門；狹義的秘書機構(gòu)，僅指各級辦公廳(室)中的秘書部門。 秘書機構(gòu)的設(shè)置總原則要適應(yīng)機關(guān)或單位管理工作的實際需要。具體體現(xiàn)在以下三個方面：1 .凡獨立單位必須設(shè)置秘書機構(gòu) 2 .秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡、合理高效的要求（詳下）3 .秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng) （詳下）2 .秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡、合理高效的要求所謂精簡，一指人員要精干，人數(shù)不能過多；二

8、指機構(gòu)內(nèi)部層次要少，不搞內(nèi)部的“少而全”；所謂合理，是指實際工作是否需要，即以每項具體工作都有人負責(zé)，每個人的工作量不至過大或過小為宜；所謂高效，包括四方面內(nèi)容（詳下）高效一是能在必要的時間內(nèi)完成所規(guī)定的各項工作；二是能以最少的工作量換取最大的成果；三是能很好的吸取過去的經(jīng)驗教訓(xùn)，并在業(yè)務(wù)上不斷創(chuàng)新；四是能協(xié)調(diào)內(nèi)部的行動，并及時適應(yīng)外部的變化。3、秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)由于所屬機關(guān)的工作性質(zhì)不同，故秘書機構(gòu)的工作側(cè)重點和具體職責(zé)不盡相同，有一定的特殊性。一般說來，權(quán)力機關(guān)的秘書機構(gòu)側(cè)重于決策的貫徹實施；監(jiān)察機關(guān)的秘書機構(gòu)側(cè)重于法紀(jì)原則的檢查落實；管理機關(guān)的秘書機構(gòu)側(cè)重于政策、

9、法令的推行；業(yè)務(wù)機關(guān)的秘書機構(gòu)側(cè)重于專業(yè)實際。第二節(jié) 各級各類秘書機構(gòu) 一、各級秘書機構(gòu)（指黨政機關(guān)的） 1 .中央機關(guān)的秘書機構(gòu) ：中共中央、國務(wù)院均設(shè)辦公廳。中共中央不設(shè)正副秘書長，但設(shè)辦公廳正副主任；國務(wù)院設(shè)正副秘書長，但辦公廳不設(shè)主任，而由秘書長直接領(lǐng)導(dǎo)。中央機關(guān)分別采用分理制與綜理制的形式設(shè)置下屬機構(gòu)。 2 .省、市、縣級的秘書機構(gòu)：同樣采取分理制和綜理制的形式設(shè)置下屬機構(gòu)。黨、政機關(guān)實行分理制； 人大、政協(xié)實行綜理制。 3 .基層單位的秘書機構(gòu) 通常只設(shè)辦公室，不再下設(shè)科或組。分理制所謂分理制，就是采用分部門辦公的形式。這樣，秘書機構(gòu)就是整個機關(guān)中的一個部門。中共中央、國務(wù)院實行的

10、是分理制。所謂綜理制，就是采用不分部門辦公的形式，由秘書機構(gòu)綜合管理領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一切日常工作。全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)常委會實行的是綜理制。其他各類秘書機構(gòu) 1.人民解放軍的秘書機構(gòu): 人民解放軍的秘書機構(gòu)有著科學(xué)的、嚴(yán)密的編制體制，一般可分為：首長秘書機構(gòu)、機關(guān)秘書機構(gòu)和會議秘書機構(gòu)。 2，企事業(yè)單位的秘書機構(gòu) ： 企事業(yè)單位一般是參照同等級黨政機關(guān)的編制形式，結(jié)合本單位的實際情況設(shè)置秘書機構(gòu)。 3，民主黨派和人民團體的秘書機構(gòu) ：一般實行秘書長綜理制。 4，臨時秘書機構(gòu) 臨時秘書機構(gòu) 是指各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實際工作需要時所設(shè)置的非常設(shè)秘設(shè)性秘書班子，主要有兩種：一是為臨時性領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)服務(wù)

11、的秘書機構(gòu)。如 “抗洪救災(zāi)指揮部”、“女足賽籌委會”等二是為各種重要會議服務(wù)的秘書機構(gòu)。 如各級黨代會、人代會、政協(xié)會議，常在大會主席團領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)秘書處，由秘書長統(tǒng)管秘書處及會 務(wù)、保衛(wèi)等工作。 第三節(jié) 秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 1.秘書機構(gòu)只直接對所屬機關(guān)負責(zé)秘書機構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機構(gòu)， 不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，即 秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機構(gòu)之間存在相對的封閉性。 2，秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系 雖然秘書機構(gòu)之間存在一定的封閉性，但仍有一些縱向和橫向的聯(lián)系，縱向聯(lián)系表現(xiàn)為上級秘書機構(gòu)有義務(wù)對下級秘書機構(gòu)進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)；橫向聯(lián)系表現(xiàn)為秘書機構(gòu)之間

12、就一些共性問題或業(yè)務(wù)問題，相互交流經(jīng)驗，展開對秘書學(xué)教學(xué)和秘書工作的研究。第三編 秘書工作概說 第七章 中國秘書工作的沿革 第八章 新時期的秘書工作 第九章 秘書工作的管理 第十章 港臺及國外的秘書工作 第七章 中國秘書工作的沿革 第一節(jié) 先秦至清末的秘書工作 第二節(jié) 民主革命時期的秘書工作 第三節(jié) 中華人民共和國 成立后的秘書工作 第一節(jié) 先秦至清末的秘書工作 一、先秦 秘書工作起源于何時，有兩種說法，一種認為起源于遠古的黃帝時代，一種認為起源于夏代的奴隸社會。前者認為，黃帝有史官，而史官的出現(xiàn)，是秘書工作起源的一個標(biāo)志，后者認為，秘書工作的產(chǎn)生有兩個先決條件：一是文字的出現(xiàn)，二是階級與國家

13、的出現(xiàn)，而這兩個條件都源于夏代。先秦的秘書工作夏商兩代，“太史寮”掌管神事、教育、秘書部門太史之下還有內(nèi)史、御史、宗伯等秘書官。內(nèi)史掌管策命卿大夫之事，御史掌管檔案，宗伯掌管祭祀禮儀等事務(wù)。秘書工作起源標(biāo)志史官公務(wù)文書：殷商時期的甲骨公文“秘書”一詞的演變1、指宮禁中秘藏之書。 2、指讖緯圖篆。3、指官職名稱。4、指官署名稱。5、現(xiàn)今意義上的秘書。 戰(zhàn)國時期君主的秘書有御史、主書、御書、尚書、掌書等不同的稱呼。左徒是戰(zhàn)國時楚國設(shè)置，有人說它相當(dāng)于現(xiàn)代的秘書長。屈原曾為楚懷王左徒。二、秦漢 御史大夫一方面是全國最高監(jiān)察長官， 另一方面是秦的副丞相，相當(dāng)于皇帝的秘書長. 地方機構(gòu)設(shè)郡縣兩級，郡守與

14、縣令、縣長之下都有丞，類似今天的辦公室主任。 西漢初年尚書臺發(fā)展成為皇帝的機要秘書處，尚書令實際成為皇帝身邊的高級秘書，經(jīng)常參與國家的重大決策。 漢代從中央到各郡縣地方官府都設(shè)有主簿一職，是主管文書與簿籍之官，類似今天的辦公廳(室)主任。三、魏晉南北朝 “秘書”這個詞作為一種官職名稱最早始于東漢桓帝初設(shè)的秘書監(jiān)，到曹操為魏王時，把秘書監(jiān)改為秘書令，實際上是魏王的秘書長。 四、隋唐 唐前期武則天執(zhí)政時，設(shè)置匭使院。匭使院可以說是 中國封建王朝中最早受理來信的機構(gòu)，類似今天的信訪工作部門 五、宋元 樞密院長官之下設(shè)有屬官都承旨、副都承旨，有人說相當(dāng)于現(xiàn)在的軍委秘書長。宋代還承唐制成果，形成了一文一

15、事制，公義折疊制，統(tǒng)一用紙制，擬寫、謄寫制，用印，貼黃和引黃制等十種制度。 六、明清 明朝中央秘書機構(gòu)主要有內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)、文書房等。 朱元璋是為內(nèi)閣之始。內(nèi)閣設(shè)有中書科、制敕房、誥敕房三個專職秘書部門。 清朝中央秘書機構(gòu)經(jīng)歷了從內(nèi)三院到內(nèi)閣，從內(nèi)閣到軍機處的演變過程。 軍機處作為皇帝的機要秘書處，有如下特點：被皇帝嚴(yán)格控制 人員精干 擬旨迅捷 高度保密 清地方官衙中除了有公職秘書官吏外，主官普遍自行聘用幕僚，作為私人秘書。這類人員早在戰(zhàn)國時期就已出現(xiàn)，到清代已充滿地方官衙，又稱幕友、幕賓、幕客、師爺、西席等等。隨著對幕僚需求量的增多，民間一些地方開設(shè)了專門培養(yǎng)幕僚的私學(xué)，稱“幕館

16、”，相當(dāng)于現(xiàn)在的秘書學(xué)校。 了解和研究先秦至清末的秘書工作時，應(yīng)當(dāng)注意 第一，中國歷代職官的名稱、起源，職掌權(quán)限的變遷，官階、人員的增減等極為復(fù)雜，歷代反復(fù)變革。 第二，由于古代官職的職責(zé)范圍與現(xiàn)代有所不同，因此，當(dāng)我們把某個機構(gòu)比為秘書機構(gòu)，把某個職位比為秘書職位時，可能有些牽強。 第三，了解過去，是為了更好地把握現(xiàn)在和展望未來。 第二節(jié)民主革命時期的秘書工作 南京臨時政府于1912年1月頒布的第一個公文程式條例規(guī)定，新政權(quán)使用令、咨、呈、示、狀五種公文。這個條例廢除了歷代封建王朝所使用的制詔誥敕、章表書奏等帶有封建色彩的公文名稱，擺脫了“天子圣明”、“君尊臣卑”的束縛，表現(xiàn)了資產(chǎn)階級反對封

17、建主義、追求平等的民主思想。（意義） 第三節(jié) 中華人民共和國成立后的秘書工作 從1951年到1985年30多年間，開了三次全國性的秘書長會議。1985年，召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形勢下如何更好地發(fā)揮秘書部門的參謀、助手作用問題。 1990年，第四次全國秘書長會議，這次會議明確提出要把信息調(diào)研和督促檢查作為今后秘書工作的重點， 第八章 新時期的秘書工作 第一節(jié)秘書工作的特點 第二節(jié)秘書工作的指導(dǎo)思想和原則 第三節(jié)秘書工作的任務(wù)和作用 第一節(jié) 秘書工作的特點（5）一、政治性 中國內(nèi)地的公務(wù)秘書工作具有很強的政治性。這種政治性主要表現(xiàn)為： 1設(shè)立公務(wù)秘書是出于政治決策的

18、需要2公務(wù)秘書的工作任務(wù)是由黨和國家或上級領(lǐng)導(dǎo)部門用法規(guī)條文明確提出并予以規(guī)范的。 3公務(wù)秘書開展工作，通常采用的是政治的方法與行政的方法。4公務(wù)秘書的組織形式一般存在于秘書群體之中，而這又是由一定的法規(guī)規(guī)定與編制決定的。5公務(wù)秘書在選拔條件上也有明顯的政治性要求。】 二、輔助性 秘書機構(gòu)不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作具有輔助性，它表現(xiàn)在：1所有的秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴大或延伸到哪里. 2 秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；3秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和

19、指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是。 秘書工作的輔助性與其他機構(gòu)輔助性的區(qū)別輔助領(lǐng)導(dǎo)的職能不限于秘書機構(gòu)，如職能機構(gòu)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)提供資料和建議，但它們 多限于該部門的業(yè)務(wù)范圍；下級機構(gòu)也經(jīng)常向上級領(lǐng)導(dǎo)反映情況和提出意見，但也僅能從本部門的角度出發(fā)；而秘書機構(gòu)的輔助，則要立足于本單位的全局，要在強烈的戰(zhàn)略意識指導(dǎo)下想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，提供全方位、全過程的輔助。 三、被動性 秘書工作的輔助地位決定了它的被動性。主要表現(xiàn)在：1雖然它也有自己的工作計劃、安排，但總的來說要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來安排；2秘書機構(gòu)作為樞紐性機構(gòu)，來往的公文、信件、電話都要經(jīng)過這里，單位的大小事務(wù)，凡是無

20、法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，都要由它承擔(dān)。但這些秘書工作的被動性，并不意味著秘書工作是消極的、無所作為的，關(guān)鍵是秘書人員要充分發(fā)揮主觀能動性，努力在被動中爭取主動。這就要求他們能認真分析、研究秘書工作規(guī)律，抓住規(guī)律性，采取對策，爭取工作上的主動；主動提出工作建議，經(jīng)常對下一步工作進行一些預(yù)測，及早提出工作中可能出現(xiàn)的問題，在宏觀預(yù)測和超前一步上多下工夫。 四、綜合性 秘書工作的綜合性，是由秘書機構(gòu)的綜合性決定的。 秘書機構(gòu)屬綜合性機構(gòu)，這就需要站在全局性的立場上，觀察和思考問題，具備較強的綜合能力。秘書機構(gòu)作為溝通上下左右的部門，各方平衡、各項工作都離不開它,要把這些工作做得好、做得快，同樣要

21、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合處理。 秘書工作的綜合性，隨著現(xiàn)代化管理進程的加快而顯得更加突出?，F(xiàn)代化管理要求條理化、信息化和最優(yōu)化。這些綜合性工作，都需要秘書去做。 五、事務(wù)性 秘書是辦事的，事務(wù)工作的量很大，而且各項工作內(nèi)容都非常具體。秘書工作辛苦，與其事務(wù)性分不開。 秘書工作的事務(wù)性與政治性是對立統(tǒng)一的。從整體上看，中國內(nèi)地的公務(wù)秘書工作有很強的政治性，但就局部而言，政治性工作往往或多或少地帶有事務(wù)性。只有搞好事務(wù)工作，才能使單位職能正常發(fā)揮；只有搞好事務(wù)工作，才能使單位領(lǐng)導(dǎo)人從事務(wù)中擺脫出來，更高效地進行領(lǐng)導(dǎo)。因此，秘書人員要充分認識事務(wù)性的意義，踏踏實實做好每件不顯眼的工作。 第二節(jié)秘書工作的指導(dǎo)思

22、想和原則 指導(dǎo)思想：圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好“三服務(wù)”，即為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。最直接的且最主要的是為黨中央領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為人民服務(wù)包含三層意思:一，從根本宗旨看，為人民服務(wù)是堅定不移的；二 ，有相當(dāng)一部分秘書工作，直接面對群眾，與人民群眾的利益息息相關(guān);三，為領(lǐng)導(dǎo)和為平行或下級單位服務(wù)同為人民服務(wù)是一致的。 秘書工作方式和工作方法的四個方面的轉(zhuǎn)變 第一，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策;第二，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；第三，從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；第四，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。 秘書工作的原則一、準(zhǔn)確。秘書工

23、作的準(zhǔn)確性，在很大程度上保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性，保障了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進行。 二、迅速。迅速是對秘書工作效率的要求，指辦文辦事等講究時效，要用最少的時間、最小的花費，取得最佳的效果。 三、保密。保密既是對秘書人員的要求，又是秘書工作的原則。但要明確，保密是做好秘書工作的手段，而不是秘書工作的目的。 要注意處理好保密與應(yīng)用的關(guān)系，并在實踐中妥善地加以解決。 第三節(jié)秘書工作的任務(wù)和作用 秘書工作有廣義和狹義之分。廣義的秘書工作，包括辦公廳系統(tǒng)所屬的全部工作；狹義的秘書工作，僅指辦公廳秘書處管轄的工作，偏重于文字機要和調(diào)研工作。本書所論述的，是廣義的秘書工作。 小點秘書工作的任務(wù)，有一個歷史發(fā)展的過程

24、，以1985年為界，前以輔助性、服務(wù)性、事務(wù)性為主，后以發(fā)揮參謀、助手作用為主。一、秘書工作的任務(wù) (一）輔助決策工作 (二)日常程序化工作 (三)協(xié)調(diào)工作 (四)領(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦的工作 一、輔助決策工作 其內(nèi)容包括四方面:一是在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，協(xié)助他們進行調(diào)查研究，摸清情況，收集各方面的信息，為決策作準(zhǔn)備;二是協(xié)同有關(guān)職能部門提出一個或幾個方案，撰擬決策文稿，供領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇；三是在領(lǐng)導(dǎo)決策確定后，將決策形成文件，并通過各種形式下達；四是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。 秘書機構(gòu)在輔助決策過程中作用的大小，既取決于它是否主動工作，又取決于領(lǐng)導(dǎo)對它的信任程度。此外，還與秘書人員自身能力有關(guān)。

25、 (二)日常程序化工作 日常程序化工作包括: 1，文書處理和撰制 2，調(diào)查研究3，信息工作 4，文書立卷和檔案管理工作5，會務(wù)工作 6，信訪工作7，督查工作 8，印信工作9，行政事務(wù)管理 10，機要保密工作 進行調(diào)查研究，要堅持以下三點 1 堅持調(diào)查研究的客觀性。2 堅持調(diào)查研究的動態(tài)性。3 堅持調(diào)查研究的全面性。 秘書機構(gòu)協(xié)調(diào)工作的重點秘書機構(gòu)協(xié)調(diào)工作的重點是：1、政策協(xié)調(diào)、2、關(guān)系協(xié)調(diào)、3、工作節(jié)奏協(xié)調(diào)4、社會協(xié)調(diào) （四個方面） 領(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦的任務(wù)這類工作是經(jīng)常性的，但多帶有突發(fā)性，有自然方面的，有社會方面的,如果處理不好，就會打亂領(lǐng)導(dǎo)正常的工作秩序，因此這些工作很重要，要求秘書有較高的

26、政策水平、較強的應(yīng)變能力和周密的組織能力等。秘書工作任務(wù)的四個“強化” 在以上十幾項秘書工作任務(wù)中，在內(nèi)容上有所側(cè)重，即四個“強化”：輔助決策的強化、信息工作的強化、協(xié)調(diào)工作的強化、督查工作的強化。 二、秘書工作的作用 一、領(lǐng)導(dǎo)助手的作用（本質(zhì)作用）二、領(lǐng)導(dǎo)參謀的作用 三、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用四、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行信息反饋的耳目作用五、領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的門面作用 秘書機發(fā)揮參謀作用，是有限度的這是因為：1、就中國內(nèi)地現(xiàn)行體制而言，公務(wù)秘書除秘書長外，均未能進入決策層，沒有表決權(quán)，故對重大的決策問題難以發(fā)揮其參謀作用；2、就秘書人員自身水平而言，大多是通才型而非專家型，缺乏對某一專門領(lǐng)域參與決策的能力

27、，一般只能起到中介性的參謀作用。樞紐作用怎么理解“秘書部門是集散地，是開關(guān)，是橋梁”P90這句話說的就是秘書工作的樞紐作用。該作用從縱向上看，是做好承上啟下、上傳下達的工作；從橫向上看，是做好單位各職能部門的協(xié)調(diào)平衡工作。所以有學(xué)者會認為第九章秘書工作的管理 第一節(jié) 評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)第二節(jié) 秘書工作管理的內(nèi)容第三節(jié) 辦公室主任的工作藝術(shù)第一節(jié)評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn) 有效性是評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)。 秘書工作的有效性是一個綜合指標(biāo)，它包括效益與效率兩部分。效益是對質(zhì)方面的要求，效率是對量方面的要求。秘書工作主要是辦事，秘書工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上,因此時間的控制則是提高效率的必要途徑。 辦事效率

28、低之原因一、扯皮 二、怕負責(zé)任或不負責(zé)任三、傳遞環(huán)節(jié)多，關(guān)卡多，文來文往，枉費時日 四、門難進，臉難看，話難聽，事難辦。辦事扯皮有以下表現(xiàn) 1、解決問題的客觀條件已經(jīng)具備，只是因為少數(shù)人反對，而長期得不到解決。2、已經(jīng)正式作出了決定，只是由于觸及到某個部門、單位、地區(qū)的利益，有人就找各種借口不執(zhí)行，由此而造成相互扯皮。 3、業(yè)務(wù)上左右互不銜接，促使矛盾復(fù)雜化。 4、一件有利可圖的事多頭插手，造成你中有我，我中有你，互不相讓，形成對峙局面。 辦事扯皮有以下表現(xiàn)5、同一個機關(guān)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示，前后不銜接，或內(nèi)涵外延有矛盾，下面各取所需，各執(zhí)一端，造成扯皮。 這種文件發(fā)到下面，想要解決的矛盾不

29、但不能解決，還會帶來更多 的矛盾,這種文件的負面作用叫作“內(nèi)耗”。 6、獨家經(jīng)營思想作祟，不能容忍競爭。你要干我就利用行政職能想辦法擠你，直到把你擠垮,擠不垮就長期扯皮. 表現(xiàn)之七，上級業(yè)務(wù)部門干涉下級政府的決定造成扯皮。 第二節(jié)秘書工作管理的內(nèi)容， 秘書工作的管理模式是“三化”建設(shè)，“三化”即規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。秘書工作管理包括兩個方面，一是對秘書人員的管理，二是對秘書工作的管理。秘書工作管理模式三化1、規(guī)范化，是指各項秘書工作程序、工作方法，都符合約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，故規(guī)范化也就是標(biāo)準(zhǔn)化。（基礎(chǔ)）2、制度化，是指在各項秘書工作中，大家都要共同遵守一定的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)

30、章制度辦事。（保證）3、科學(xué)化，是指要遵循秘書工作的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進行工作，已取得最佳效果。（目標(biāo)）一、秘書人員管理 1，建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書規(guī)范 2,實行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制. 所謂崗位目標(biāo)管理，是按照定性定量定時的原則，把各個崗位 的工作目標(biāo)分解成具體指標(biāo)，并換算成分?jǐn)?shù)，按百分制定出考核標(biāo)準(zhǔn)，分崗位考核，兌現(xiàn)獎懲。 3，完善秘書職業(yè)資格鑒定工作,實行秘書職業(yè)資格鑒定后，邁開了秘書走向職業(yè)化的第一步?！?6個職業(yè)之一】二、秘書工作管理1 .設(shè)置合理而有效的組織機構(gòu)2 .推行工作標(biāo)準(zhǔn)化3 .逐步實現(xiàn)辦公自動化二、秘書工作管理 （3）1，設(shè)置合理而有效的組織機構(gòu) 。要設(shè)置合理而有

31、效的組織機構(gòu)，首先要從秘書部門的整體目標(biāo)出發(fā)，把它要擔(dān)負的各項工作分解成若干基本要素，對其要達到 的質(zhì)與量的要求進行科學(xué)的分析，對每項工作的操作方法和時間制定出明確的標(biāo)準(zhǔn)。然后，要將相互間密切關(guān)聯(lián)的部分，或按內(nèi) 容性質(zhì)，或按表現(xiàn)形式，進行合理的綜合和平衡，組成若干條專業(yè) 化的流水作業(yè)線,再形成環(huán)流渠道。二、秘書工作管理2 .推行工作標(biāo)準(zhǔn)化，其含義是：為了使各項行政工作和管理活動合 理化、規(guī)范化和科學(xué)化而制定的有關(guān)統(tǒng)一尺度和共同準(zhǔn)則的總稱。3.逐步實現(xiàn)辦公自動化. 要從根本上提高秘書工作的效率，還要不斷改進工作的技術(shù)和手段，逐步實現(xiàn)辦公自動化第三節(jié)辦公室主任的工作藝術(shù)一、對自己定位要準(zhǔn)二、對各方

32、協(xié)調(diào)要巧三、對落實抓住不放四、對環(huán)境保持清醒 第三節(jié)辦公室主任的工作藝術(shù) 一、對自己定位要準(zhǔn) 。1，做平平常常的百姓 2，過平平淡淡的生活 3，處平平靜靜的心態(tài) 4，干平平凡凡的工作 5，留清清白白的名聲 二、對各方協(xié)調(diào)要巧 。1，防止簡單化 2，防止庸俗化 3，防止商品化 4，防止自由化 三、對落實抓住不放 。1，必須從轉(zhuǎn)變觀念抓起2，必須從領(lǐng)導(dǎo)自身抓起 3，必須從解決實際問題抓起 4，必須從督促檢查抓起。 四、對環(huán)境保持清醒 第十二章會務(wù)安排 會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，如，廠長辦公會、職工大會等;二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機構(gòu)或組織，如全國人民代表

33、大會、中國人民政治協(xié)商會議等。這里是指第一種。第一節(jié) 會議的種類和作用第二節(jié) 會務(wù)工作的內(nèi)容 第三節(jié) 提高會議效率 一、 會議的種類（7種劃分標(biāo)準(zhǔn)） ( I)按規(guī)模分，有大型會議、中型會議，小型會議。(2)按級別分，有中央級、省市級、縣級會議直至居民小組會議。(3)按機密分，有公開會議、內(nèi)部會議、機密會議(4)按參加者身份分，有黨員會議、民主黨派和無黨派人士會議、干部會議、群眾會議。(5)按國內(nèi)還是國外分，有本國會議、國際會議(6)按與會的國家數(shù)目分，有雙邊會議、多邊會議 會議的種類 (7)按性質(zhì)分，有以下6種：立法性會議（這是權(quán)力機構(gòu)的會議，如各級人民代表大會）黨務(wù)性會議（這是政黨內(nèi)部召集的

34、會議，如黨的各級代表大會，它具有政策性強、有一定范圍限制的特點，某些會議還有一定的機密性）行政性會議（這是各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位召開的執(zhí)行性、工作性會議，如企業(yè)的行政會議）業(yè)務(wù)性會議（這是各經(jīng)濟部門、科技、文化、教育、衛(wèi)生、藝術(shù)等領(lǐng)域召開的專業(yè)性會議，如商業(yè)的供貨會、科技的展覽會 、高等院?；蚩蒲袉挝坏膶W(xué)術(shù)討論會、文藝單位的匯報會等）群眾性會議（這是非官方、非專業(yè)性的表達群眾意愿的會議，如群眾團體召開的慶祝會、紀(jì)念會和抗議集會等） 交際性會議（這是旨在增進了解、發(fā)展友誼的會議，如文藝晚會、交誼舞會、聯(lián)歡會、茶話會等） 商業(yè)公司的會議種類 (1)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)會議。 包括定期經(jīng)理會議、特別的經(jīng)理

35、會議、年度股東會議、公司董事會議等；(2 )涉外業(yè)務(wù)會議。 它邀請的范圍不同，且名目繁多，包括 復(fù)雜的業(yè)務(wù)會議到半業(yè)務(wù)半社交的聚會。 會議形式所謂電子會議，是指采用某種通信手段，在各種電子設(shè)備的支持下舉行的本地或異地的會議。電子會議的分類1、電子會議從距離上分為本地和遠程兩種。2、本地會議又分為兩種：有一個主會場幾個分會場的會議，有若干個會場的會議。3、從支持設(shè)備看，電子會議又分為電話會議、電視會議和計算機會議三種。電子會議的不足之處 1、無法目睹別人的反應(yīng)表情，而這些無聲的反應(yīng)常常是決定生意成功與否的重要因素。2、若主持會議的人掌握不當(dāng)，則會使電子會議變成一連串無聊的獨白。3、電子會議的成本

36、往往比傳統(tǒng)會議高。 會議的作用 1、實施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具 2、貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的必要手段 3、貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法 4、會議還有宣傳教育作用、研討作用、表達思想感情作用 第二節(jié) 會務(wù)工作的內(nèi)容會議期間的秘書工作，又叫會務(wù)工作。所謂會務(wù)工作，是指從會議籌備到善后的一系列工作。會務(wù)工作的總要求是:充分準(zhǔn)備，嚴(yán)密組織，服務(wù)周到，確保安全就會務(wù)工作的時間來劃分，可分為準(zhǔn)備階段、會議進行階段和會議結(jié)束階段。 會議的準(zhǔn)備工作 1，安排議題，確定步驟 ；2，擬定與會人員范圍或名單 3，辦理會議報批手續(xù) 4，發(fā)會議通知 5，準(zhǔn)備會議文件和材料 6，選擇和布置會場

37、 7、排列座次 8、辦妥后勤服務(wù)事宜9、做好新聞發(fā)布工作 10、進行全面的會前檢查 1、安排議題，確定步驟安排議題前，先要收集和篩選。收集議題，有三條渠道，一是單位領(lǐng)導(dǎo)同志批示交辦的或指定有關(guān)部門匯報的問題;二是下級單位提請討論決定的問題;三是上級領(lǐng)導(dǎo)下達指示，需要各部門貫徹執(zhí)行的問題。對收集的議題要進行篩選，并后備議題，以便見機插入討論。安排議題須注意，一是要討論同類性質(zhì)的問題，不能把屬于不同體系、互不聯(lián)系的問題同時拿到會議上來；二是按輕重緩急程度，重要的、緊急的問題先討論;三是把保密性較強的議題放在會議后面。這樣安排了議題后，要送秘書部門負責(zé)審核，再由領(lǐng)導(dǎo)審定。安排好議題后，還要確定議程、

38、程序、日程，也即會議步驟。 2，擬定與會人員范圍或名單擬定辦法大致有以下五種： (1)有固定成員的例會，如五套班子會議 ，由于與會人員是固定的，只需根據(jù)議題的需要，另擬列席人員。(2)擔(dān)任一定職務(wù)的人參加的會議，如省政府召開的廳局長 會議， 其會議名稱已確定了與會對象，只要按單位名單發(fā)通知就行。(3)與會代表須通過選舉或推舉產(chǎn)生的會議，如全國人民代 表大會，秘書人員要提出一個關(guān)于代表產(chǎn)生的范圍、代表的名額分配、代表的條件等建議。(4)由單位指派出席人的會議，如一些巡回報告會，要按會議的規(guī)模制發(fā)聽講證，根據(jù)需要給有關(guān)單位分發(fā)聽講證，有時提出聽講者的條件。(5)各種協(xié)商會、座談會、茶話會、宴會等，

39、對與會者包括 特邀代表有一定的要求3，辦理會議報批手續(xù) 有些會議須經(jīng)上級或有關(guān)主管部門批準(zhǔn)才能召開。前些凡需報批的會議，要在請示中將開會的理由、會議的議題、會期、地點、參加人數(shù)和人員職別、會議經(jīng)費和準(zhǔn)備等情況寫清楚。末批準(zhǔn)前不得先發(fā)會議通知，更不得先開會后報批。 4，發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日 期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號。發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。 用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制

40、精美、設(shè)計獨特的請柬。5，準(zhǔn)備會議文件和材料 會議文件和材料是指領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿或工作報告、會議須知、日程表、編組名單等。講話文件和材料應(yīng)裝在資料袋里，在與會人員報到時分發(fā)。有保密性的文件、材料，要登記簽收。 6，選擇和布置會場 選擇會場，要結(jié)合開會人數(shù)和會議內(nèi)容來綜合考慮，要求：大小適中、地點適中、附屬設(shè)施齊全，某些會議還要有汽車停車場； 會場選定后，接著是布置。不同的會議，要求有不同的會場氣氛。人民代表大會會場須隆重莊嚴(yán)，慶祝大會會場要喜慶熱烈，紀(jì)念性會議會場要肅穆典雅，座談會會場要和諧親切。 布置會場涉及主席臺、會場形式（包括座位)、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施(包括會標(biāo)、會徽、標(biāo)語等）日本秘書

41、部門對會場和桌椅的布置有如下四種類型：(1) 圓桌式、方桌式。適合于召開15 20人的小型會議。 (2)“口”字型。適合于出席會議的人較多。(3) V字型。擺成V字型要注意主席位置，要有黑板或銀幕。 (4) 教室型。召開發(fā)布會或以說明情況、傳達事情為目的的會議，或者是群眾大會，人數(shù)眾多時。 7、排列座次 座次包括主席臺座次和其他與會者座次。主席臺：主席臺座次，目前中國內(nèi)地的慣例是：前排人員的職務(wù)高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。 座次排列主要有以下幾種辦法： 按漢字筆畫排列。按地理位置排列。 按行業(yè)系統(tǒng)排列。 8、辦妥后勤服務(wù)事宜后勤服務(wù)包括會議的物資、資金，與會人員的住宿、膳食以及交通、

42、醫(yī)療等工作。9.做好新聞發(fā)布上作 有些重要的、大型的會議，要做好新聞發(fā)布工作。10，進行全面的會前檢查會前檢查是落實各項會議準(zhǔn)備工作、保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。 檢查的重點是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場 布置和安全保衛(wèi)作等。二、會議期間的工作這時秘書工作的中心任務(wù)是，掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議沿著既定的目標(biāo)進行。1，搞好簽到工作 2，熱情接待會議成員 3，傳接電話 4，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進程 5，擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報6，調(diào)派車輛 三、會議的善后工

43、作 1，送別與會人員2，處理遺忘的物品3，完善會務(wù)工作4，寄感謝信5，打印會議記錄6，開總結(jié)會 第三節(jié) 提高會議效率 一、從付出代價的角度評估會議效率 計算會議成本的方法是：會議成本等于每小時平均工資的3倍2 X開會人數(shù)會議時間(小時)。 會議評估可以采用以下公式及其解釋見書（P160）。二、提高會議效率文山會海的產(chǎn)生，既有體制方面的原因，又有思想觀念、工作作風(fēng)方面的原因，需要進行綜合治理才能克服。1、建立并會套開、會議審批等制度，嚴(yán)格控制各類會議 2、強化文件把關(guān)、分流機制，大力精簡各類文件簡報3、推行領(lǐng)導(dǎo)活動呈批制，盡量減少領(lǐng)導(dǎo)同志事務(wù)性活動4、強化督促檢查和領(lǐng)導(dǎo)帶動機制，確保減少文山會海

44、工作取得明顯成效 第十三章 調(diào)查研究 第一節(jié) 調(diào)查研究在秘書工作中的作用 第二節(jié) 秘書調(diào)查研究的特點和內(nèi)容 第三節(jié) 秘書須知的調(diào)查研究知識第一節(jié) 調(diào)查研究在秘書工作中的作用 1調(diào)查研究是秘書人員的重要職責(zé) 2調(diào)查研究是秘書人員做好各項秘書工作的基礎(chǔ) 3調(diào)查研究是秘書人員輔助決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 4調(diào)查研究是秘書人員堅持群眾路線，切實改進作風(fēng)的有效方式 5調(diào)查研究是提高秘書人員工作能力的必要途徑 第二節(jié)秘書調(diào)查研究的特點和內(nèi)容 一、秘書調(diào)查研究的特點 1.切合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2.突擊性 3.與信息、督查工作相結(jié)合 4.與基層建立定點聯(lián)系 秘書部門的調(diào)研與調(diào)研部門的調(diào)研之異同 秘書部門的調(diào)查研究和調(diào)研部

45、門的調(diào)查研究都是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，但它們又有各自的個性。一是工作重點不同，調(diào)查研究只是秘書部門的一項工作，但卻是調(diào)研部門的主要工作；二是調(diào)查研究內(nèi)容不同，秘書部門的調(diào)查研究主要結(jié)合日常工作，調(diào)研部門的調(diào)查研究內(nèi)容與政策密切相關(guān)；三是對調(diào)研成果的要求不同，秘書部門的調(diào)研成果，一般沒有十分具體的要求，但對調(diào)研部門，卻要以調(diào)研成果是否優(yōu)異以及被領(lǐng)導(dǎo)決策采納的程度，作為衡量其工作成績大小的依據(jù)。 秘書部門調(diào)研與學(xué)術(shù)機構(gòu)調(diào)研之異同秘書部門的調(diào)查研究與學(xué)術(shù)機構(gòu)的調(diào)查研究，區(qū)別也很明顯。學(xué)術(shù)研究機構(gòu)的調(diào)查研究大多是為各專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)理論發(fā)展服務(wù)，因而帶有很強的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性，這與秘 書部門的調(diào)查研究注重應(yīng)用

46、性有很大的不同。 二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 1、圍繞領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)各個時期的中心工作開展調(diào)查研究 2、為貫徹執(zhí)行各項方針政策而進行調(diào)查研究 3、為起草政策性文件、重要報告以及其他文稿而進行調(diào)查研究 4、為解決突發(fā)性事件和傾向性、苗頭性問題進行調(diào)查研究 5、對一些容易被遺漏的問題進行調(diào)查研究 第三節(jié)秘書須知的調(diào)查研究知識 一、社會調(diào)查的基本類型 按調(diào)查對象的范圍，可分為全面調(diào)查和非全面調(diào)查(最基本)；按調(diào)查時間，可分為一次性調(diào)查、經(jīng)常性調(diào)查和追蹤調(diào)查；按調(diào)查地域，可分為地區(qū)性調(diào)查、全國性調(diào)查、國際性調(diào)查、大城市調(diào)查、小城鎮(zhèn)調(diào)查、農(nóng)村調(diào)查按調(diào)查目的，可分為應(yīng)用性調(diào)查和學(xué)術(shù)性調(diào)查；按調(diào)查內(nèi)容，可分為綜合性調(diào)

47、查、專題性調(diào)查；按調(diào)查方式，可分為直接調(diào)查和間接調(diào)查1，全面調(diào)查 全面調(diào)查也就是普遍調(diào)查(簡稱普查)，是對調(diào)查對象的全部單位無一例外地逐個進行的調(diào)查。普查有宏觀、中觀和微觀之分。 例如，人口普查。 普查的優(yōu)點是：調(diào)查資料具有全面性和準(zhǔn)確性，是了解國情、 省情、市情、縣情的重要方法.但工作量大、花費大、組織工作復(fù)雜，只能一般性地了解概況，難以具體深入地進行研究，只適于對有關(guān)全局性的基本情況進行調(diào)查。秘書部門一般不組織這類調(diào)查。 2 .非全面調(diào)查 非全面調(diào)查是對調(diào)查對象總體中一部分單位所進行的調(diào)查，它分為典型調(diào)查、重點調(diào)查、個別調(diào)查、抽樣調(diào)查等。 （1）典型調(diào)查。是從調(diào)查對象中選擇具有代表性的部分

48、或單位，通過對它們的調(diào)查來認識同類社會現(xiàn)象的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的方法。 典型調(diào)查的優(yōu)點是：調(diào)查人員較少，花費的財力、物力較?。?便于進行深入而細致的調(diào)查;便于把調(diào) 查和研究結(jié)合起來，有利于揭示事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，有利于探索解決社會問題的道路和方法。 因此它在社會生活的各個方面的應(yīng)用十分普遍。 (2)重點調(diào)查。重點調(diào)查是從調(diào)查對象總體中選取一部分重點單位所進行的調(diào)查。 重點調(diào)查的優(yōu)點是：調(diào)查的單位不多、花費不大，卻能掌握到對全局有決定性影響的情況，因此它的使用亦相當(dāng)廣泛。 (3)個別調(diào)查。個別調(diào)查也稱個案調(diào)查，是指為了解決某一問題，對特定的人物或事件所進行的調(diào)查，如對某一人物的調(diào)查、 對某一糾紛

49、的調(diào)查、對某一案件的調(diào)查。秘書部門對突發(fā)性事件或事故的調(diào)查，屬于個別調(diào)查。 ( 4)抽樣調(diào)查。抽樣調(diào)查是從調(diào)查對象的總體中按照隨機原則抽取一部分單位作為樣本，并以對樣本進行調(diào)查和統(tǒng)計的結(jié)果來推斷總體的方法。 按隨機原則抽取樣本，叫隨機抽樣，它是抽樣的主要方法。隨機抽樣的具體方法，主要有簡單隨機抽樣、等距隨機抽樣、類型隨機抽樣、整群隨機抽樣、多段隨機抽樣五種。 非隨機抽樣又叫立意抽樣。它與隨機抽樣相反， 是按調(diào)查者的主觀愿望抽取樣本。常用的方法有任意抽樣、判斷抽樣、配額抽樣三種。 抽樣調(diào)查實際上是一種普遍調(diào)查和典型調(diào)查相結(jié)合的形式。 二、社會調(diào)查的基本方法 大體分為兩類：一類是搜集材料的方法，一

50、類是研究材料的方法。 1，搜集材料的方法：主要是感性認識方法，包括文獻調(diào)查法、實地觀察法、口頭訪問調(diào)查法、問卷調(diào)查法、民意測驗法、集體訪談法、德爾菲法、實驗調(diào)查法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)研法等。 2，研究材料的方法主要是對搜集的感性材料進行思維加工的理性認識方法，它包括以統(tǒng)計分析為主要內(nèi)容的數(shù)學(xué)方法，以及比較和 分類、歸納和演繹等邏輯方法。 當(dāng)今社會調(diào)查的新趨勢 調(diào)查范圍日益擴大化，調(diào)查內(nèi)容日益多樣化，調(diào)查方法日益科學(xué)化，調(diào)查組織日益網(wǎng)絡(luò)化，調(diào)查人員日益專業(yè)化等。秘書人員只有適應(yīng)這種變化，不斷提高調(diào)查研究水平，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。 十四章 信息工作 第一節(jié) 信息概述 第二節(jié) 信息工作在秘書工作中的作用

51、第三節(jié) 秘書信息工作的基本要求和程序 信息同消息、情報、知識、資料的關(guān)系 既有聯(lián)系又有所區(qū)別。當(dāng)消息指包含某種內(nèi)容和意義的音信時，它與信息相近，但人們通常把它看成是新聞學(xué)上的一種體裁。信息是消息 的內(nèi)核，消息是信息的外殼。情報與信息細分起釆，亦有不同。情報一般是指 通過某種秘密手段取得的信息。信息的范圍比情報廣，情報與信息是局部與全局、部分與整體的關(guān)系。情報是信息，信息卻不一定是情報。知識與信息的關(guān)系，知識是信息的一部分。知識是信息，但信息不一 定是知識。資料通常指書報、期刊，可以看成是信息物化后的一種存在形式，資料中可能蘊藏著大量的信息，成為獲取信息的原料，也可能不包含信息。 二、信息的主要

52、特征 1、客觀性 2、傳遞性(也叫傳輸性)3、時效性 4、共享性5、開發(fā)性 三、信息的作用 1、信息是人類社會發(fā)展所必需的重要資源2、信息是決策的基礎(chǔ)3、信息是科學(xué)研究的指路明燈和保障 第二節(jié) 信息工作在秘書工作中的作用 信息工作是圍繞信息進行的一系列工作，包括對信息進行收集、整理、傳遞、利用和儲存等程序。1 .信息工作是秘書部門輔助決策的一項重要工作2.信息工作是秘書部門的一項重要業(yè)務(wù) 3 .信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面 領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息的三種渠道 1、親自獲取。即通過聽取匯報，閱讀文件、蹲點調(diào)查、視察等親身實踐活動獲取。2、由秘書部門或?qū)ｉT的信息機構(gòu)、信息人員收集提供。3、由職能部門提供

53、。 由于秘書部門是綜合部門，因而掌握的信息比較全面、系統(tǒng)，能較靈敏可靠地反映各方面的動態(tài)，并可從中形成自己的觀點、看法。因此是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的重要渠道?？梢哉f，信息工作是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項重要工作。 信息工作是秘書部門的一項重要業(yè)務(wù) 這可從兩方面來理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看，它是單位的樞紐部門，其位置決定了它必然成為聯(lián)系上下左右、溝通四面八方的信息集散地。二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策必須依靠信息外，辦文辦事和聯(lián)系各方，也必須依靠信息。 信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面 信息工作的加強，給秘書部門注入了活力，使辦公室工作以信息為軸心，實行一 條龍作業(yè)。信息工作還使辦公室

54、工作效率明顯提高。這些都說明，高質(zhì)量的信息工作有力地促進了秘書工作的改革，有利于開創(chuàng)秘書工作的新局面。 第三節(jié) 秘書信息工作的基本要求和程序 一、秘書信息工作的基本要求 準(zhǔn)確、及時、適用。 二、秘書信息工作的程序 1，信息的收集 2，信息的整理 3，信息的傳遞4，信息的利用和儲存 秘書收集的信息的特點 1、領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況和大局相關(guān)。2、秘書人員要為變換著的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)者的臨時索要等突發(fā)性任務(wù)作好信息資料準(zhǔn)備。3、秘書人員收集儲存的信息資料大多具有長期的使用價值 信息收集的方式一是傳統(tǒng)式收集，如通過文 件、會議以及電話等

55、口頭傳達，收集上級的信息;通過下級機構(gòu)的口頭匯報和書面材料，收集下級的信息等。 二是開拓式收集，即在傳統(tǒng)式收集的基礎(chǔ)上，組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)，從信息網(wǎng)絡(luò)獲取信息。 信息收集的方法 1、閱讀法2、從廣播電視、電話與會議上捕捉信息3、調(diào)查法4、交換法5、網(wǎng)上調(diào)查法。 信息的整理是整個信息工作的核心 (1)篩選。篩選的第一步工作是剔除虛假信息、失效信息和無效信息，篩選的第二步工作是挑選出有價值的信息。在黨政部門，有價值的信息包括：全局性信息、突發(fā)性信息、方向性信息、反饋性信息、預(yù)測性信息。(2)加工。信息加工是指將篩選出來的信息進行提煉，使其具有較高質(zhì)量。信息加工分為兩個層次，一是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和

56、各地各部門提供的信息進行初步加工，這類信息稱為基礎(chǔ)性信息；二是對各種基礎(chǔ)性信息進行提煉，提出有一定深度的信息，這類信息稱為高層次信息。信息加工能力是秘書人員必備的能力，也是區(qū)別事務(wù)型秘書與開拓型秘書的主要界限。加工信息須從三方面著手： 充實內(nèi)容、綜合分析、提出意見 (3)編寫。是信息整理的最后步驟 信息傳遞的途徑、方式、要求 途徑：單通道傳遞、多通道傳遞 信息傳遞的方式：口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f、電訊傳遞 信息傳遞的要求：迅速、準(zhǔn)確、保密 信息(指信息資料)的儲存 信息儲存分兩種：1、秘書部門的信息儲存，2、秘書人員的信息儲存。秘書部門的信息儲存，主要有以下幾項工作：分類一一對各種信息按一定的規(guī)則進

57、行類別劃分；著錄一一對具體的信息資料進行如實的記載；建立儲存檢索系統(tǒng)一一使源源而來的信息根據(jù)這個系統(tǒng)歸類存放，需要時按類查找；保管一一加強信息資料入庫的存放和保護 第十五章 協(xié)調(diào)工作 協(xié)調(diào)就是溝通信息，通報情況,解決矛盾。 第一節(jié) 協(xié)調(diào)工作在秘書工作中的作用 第二節(jié) 秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容 第三節(jié) 秘書協(xié)調(diào)工作的原則 第一節(jié) 協(xié)調(diào)工作在秘書工作中的作用 一、協(xié)調(diào)是秘書部門的一項基本任務(wù) 從秘書部門與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系看，任何領(lǐng)導(dǎo)者都須通過為其服務(wù)的秘書部門和其他部門來進行協(xié)調(diào)工作；從秘書工作的指導(dǎo)思想看，做好“三服務(wù)”，離不開協(xié)調(diào)；從秘書部門所處的位置看，秘書部門處于各職能部門以及決策層與執(zhí)行層的中介，這

58、種中介位置不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調(diào)職能，而且為發(fā)揮協(xié)調(diào)作用提供了有利條件。二、協(xié)調(diào)推動秘書工作向深度和廣度發(fā)展協(xié)調(diào)工作促使秘書人員去處理許多過去從未接觸過的新問題，增長了他們的才干，帶動秘書工作向深度和廣度發(fā)展。 第二節(jié)秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容 一、從協(xié)調(diào)的對象劃分1、領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系2.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系3 .本單位內(nèi)各部門之間的關(guān)系4，本單位與外單位之間的關(guān)系 二、從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分 1、項目協(xié)調(diào) 2、上作計劃協(xié)調(diào)3、 公文協(xié)調(diào) 4、會議協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系 領(lǐng)導(dǎo)之間在決策過程中的意見分歧有三種情況。 一種是領(lǐng)導(dǎo)成員之間因各自所處的職位不同、分管工作不同、認識問題的角度不同等而產(chǎn)生

59、的意見分歧，對此，秘書不要輕易表示肯定一方或否定一方的意見，不要卷入領(lǐng)導(dǎo)的爭論 之中。 另一種是有的領(lǐng)導(dǎo)理論水平不高，對一些方針、政策學(xué)習(xí)不夠，發(fā)表的某些“不同意見”明顯偏離政策規(guī)定，遇到這種情況，秘書人員應(yīng)采取“暗中相助”的方法，將中央或上級的有關(guān)政策規(guī)定等資料秘密地提供給這些領(lǐng)導(dǎo)，使其在不失顏面的情況下自行放棄原來意見。還有一 種是有的領(lǐng)導(dǎo)深入基層較少，調(diào)查研究不多，討論時“想當(dāng)然”地發(fā)表看法，導(dǎo)致意見分歧，秘書人員應(yīng)發(fā)揮自己掌握情況較多、對決策內(nèi)容較熟悉的優(yōu)勢，利用會后的時間主動找這些領(lǐng)導(dǎo)交談匯報有關(guān)情況，幫其體面地“下臺階”。秘書協(xié)調(diào)工作也有不少難處。一是由于秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)成員的下級，

60、所以要特別注意方式方法；二是由于領(lǐng)導(dǎo)成員之間的誤解、隔閡、分歧和矛盾，往往比較隱蔽，因此，秘書只能以隱對隱，言在彼而意在此，采取含蓄的方法； 三是容易遭到某些領(lǐng)導(dǎo)成員誤解，有時甚至要冒些風(fēng)險。 會議協(xié)調(diào) 1、會議的時間、地點和出席列席人員的協(xié)調(diào)。 2、會議議題的協(xié)調(diào)。 3、會議紀(jì)要的協(xié)調(diào)。 4、決定事項落實的協(xié)調(diào)。 第三節(jié)秘書協(xié)調(diào)工作的原則 一、從屬原則 二、分層負責(zé)原則 三、政策原則 四、及時原則 五、調(diào)查研究原則 堅持政策原則并不排斥協(xié)調(diào)的靈活性政策本身也是一種協(xié) 調(diào)，沒有一成不變的政策，只有與客觀實際緊密結(jié)合的政策才是正確的政策。協(xié)調(diào)的靈活性主要指在政策規(guī)定的一定幅度之內(nèi)變通處理問題，對