提升工作效率技巧教材(30張)課件

1、提升工作效率技巧講師：李薛2017年4月工作效率決定個(gè)人成敗 為什么很多人感覺自己工作很盡力， 卻沒有達(dá)到預(yù)期的效果或者收效甚微？ 為什么有的人工作很輕松， 而且卻能保質(zhì)保量地完成工作？ 那么，什么是工作效率呢？ 工作效率就是指工作產(chǎn)出與投入之比，通俗地講就是在進(jìn)行某任務(wù)時(shí)，取得的成績(jī)與所用時(shí)間、精力、金錢等比值。 產(chǎn)出大于投入，就是正效率 產(chǎn)出小于投入，就是負(fù)效率 一天動(dòng)物園管理員發(fā)現(xiàn)袋鼠從籠子里跑出來了,于是開會(huì)討論,一致認(rèn)為是籠子的高度過低.所以他們決定將籠子的高度由原來的10米加高到20米.結(jié)果第二天他們發(fā)現(xiàn)袋鼠還是跑到外面來,所以他們又決定再將高度加高到30米. 沒想到隔天居然又看到

2、袋鼠全跑到外面,于是管理員大為緊張,決定一不做二步休,將籠子的高度加高到100米. 一天長(zhǎng)頸鹿和幾只袋鼠們?cè)陂e聊,“你們看,這些人會(huì)不會(huì)再繼續(xù)加高你們的籠子?”長(zhǎng)頸鹿問. “很難講?！?袋鼠說：“如果他們?cè)倮^續(xù)忘記關(guān)門的話！” 討論： 我們從這個(gè)故事中學(xué)到了什么？故 事提高個(gè)人工作效率巧干勝于苦干【案例】人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8: 30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招

3、聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的

4、，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17:00。已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會(huì)說“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。樂于做熟悉和

5、喜歡做的事，對(duì)棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。你是否同時(shí)進(jìn)行著多項(xiàng)工作，但似乎無法全部完成？你是否每晚回家的時(shí)候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？你是否覺得總是沒有時(shí)間運(yùn)動(dòng)或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？心里的聲音常常對(duì)您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”每件事情都想依預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，但每次都無法準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)完成，陷于惡性循環(huán)中。常常把事情延到最后，使自己在時(shí)間上沒有變通的彈性。活 動(dòng) 我的工作清單找出什么事情才最重要當(dāng)明白什么事情最重要，要確保將自己的時(shí)間和精力放在“最應(yīng)該做的事情”上，并切實(shí)執(zhí)行。 什么事情最重要？組織的戰(zhàn)略遠(yuǎn)景和目標(biāo)個(gè)人的工作表現(xiàn)和成績(jī)更接近自己的人

6、生目標(biāo)講述一個(gè)造成您工作效率低的因素或一個(gè)您想克服的造成低工作效率的壞習(xí)慣主要困難將任務(wù)過分簡(jiǎn)化，低估完成任務(wù)所需時(shí)間，同時(shí)應(yīng)付所有事務(wù)，結(jié)果 卻一事無成把事情復(fù)雜化，為了一項(xiàng)不太重要的決定，把3-5人牽涉其中做事欠缺效率，別人曾給你意見，說你原本可以更快更好地完成某項(xiàng) 任務(wù)未能有效利用資源和支持，有多少次認(rèn)為自己做會(huì)更好更快而謝絕他 人的幫助任務(wù)清單上有太多不大重要的事項(xiàng)，沒有考慮任務(wù)的重要性便接受額 外的任務(wù)或責(zé)任。就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，學(xué)習(xí)與工作并存，只有在工作中不斷學(xué)習(xí)的人才不會(huì)被職場(chǎng)所淘汰。工作壓力大、任務(wù)繁重，如何提高工作效率呢？提升工作效率技巧案例：有益的忠告 查爾斯.M.斯瓦伯,就

7、是那個(gè)巴布斯雷漢姆鋼鐵公司經(jīng)營成世界上最大的獨(dú)立鋼鐵生產(chǎn)公司的英雄,曾經(jīng)在一次晚宴上向一個(gè)叫愛威.李的管理顧問提出了一個(gè)挑釁性的問題:”請(qǐng)告訴我怎樣才能用同樣的時(shí)間干更多的事情,如果你講得有道理,你要多少錢都行.“ 不久,斯瓦伯給愛威.李寄了一張3.5萬美元的支票.后來他說那是他有生以來最有益的一堂課. 案例 愛威.李遞給他一本空白便簽說:每天晚上寫出明天你要干的事,然后按他們的重要性編碼.早晨就開始干第一件事,直到完成.接著開始干第二件事,第三件 如果你沒能完成所有的項(xiàng)目,不要憂慮.如果你這種辦法不靈,別的方法也白費(fèi).不信,請(qǐng)你試試看.“ 每天的計(jì)劃時(shí)間如同在使用杠桿來撬重物,四兩撥千斤,代

8、價(jià)很小,10-15分鐘,但收益是整個(gè)一天的有序與高效. 1、在睡覺前寫下第二天要做的事情 很多人喜歡早上起來寫下今天要做的事情。但是這樣做只是一個(gè)適應(yīng)性的計(jì)劃，因?yàn)榻裉炱鋵?shí)已經(jīng)開始了，在你睜眼的那一刻。打仗的士兵不會(huì)在第二天早上才裝滿彈藥，這樣不用打也輸定了。所以，如果你能夠在前天晚上就做一個(gè)第二天任務(wù)列表，那么當(dāng)你醒來的時(shí)候，就會(huì)有目的性的奔跑了，回頭看看你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多人還傻傻的在原地寫著”今天工作計(jì)劃”這個(gè)你昨天就必須搞定的東西。如果你的策略更高明一點(diǎn)，也許你可以試著挑戰(zhàn)為下一周的事情作安排。 你的辦公桌上放了些什么保持桌面整潔，只留正在做的事情和需要處理的文件；經(jīng)常要用的物品應(yīng)容易取用；每

9、一件物品應(yīng)擺放在固定的位置，不再需要的東西應(yīng)堅(jiān)決扔掉；每天下班回家前，要整理好辦公桌，使第二天的工作有個(gè)好的開始；及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)。2、保持辦公環(huán)境整潔道具：鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問：如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會(huì)按怎 樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？小實(shí)驗(yàn)緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)

10、酬有趣的活動(dòng)3、分清事件輕重緩急處理活 動(dòng) 我的工作清單 （按輕重緩急列表）12345案例 小李是一家房地產(chǎn)公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。當(dāng)他正努力完成一個(gè)同事交給的工作時(shí)，另一個(gè)同事又打斷她，交給她一項(xiàng)更緊急的工作。她是應(yīng)該停下手頭工作去滿足第二個(gè)人的要求呢，還是應(yīng)該繼續(xù)完成第一項(xiàng)工作，滿足第一個(gè)人的要求呢？不管怎樣，總會(huì)有一個(gè)人對(duì)她不滿。當(dāng)她向上司求助時(shí)，已經(jīng)作好了辭職的準(zhǔn)備，但最后還是決定試試上司的建議。 現(xiàn)在小李在她的桌子旁放了一個(gè)白板，板上寫著每個(gè)人的要求。當(dāng)同事有緊急要求時(shí)，他們自己向與之“沖突”的人解釋，獲得優(yōu)先處理權(quán)。既然整個(gè)團(tuán)隊(duì)都看到了她的工作安排，小李可以將與每個(gè)

11、人相關(guān)的工作列為最優(yōu)先。很快，由于各人的要求是公開的，需緊急處理的工作便大大減少了。4、排除外界干擾 告訴你的同事你此刻很忙，這樣他們就不會(huì)打擾你了。當(dāng)你在做重要工作的時(shí)候，最好暫時(shí)關(guān)掉電腦屏幕、把手機(jī)打成震動(dòng)，這樣你就不會(huì)因?yàn)闊o聊的電話、QQ、微信等等而分心了。讓自己安心坐在椅子上，直到你能夠完成工作。 當(dāng)一項(xiàng)工作很無聊的時(shí)候，我們大腦總是會(huì)找一些讓我們分心的理由來阻止我們完成工作。它會(huì)不斷暗示你“去刷個(gè)朋友圈吧，去看個(gè)小說吧或者干其他無關(guān)的事情?！边@一點(diǎn)，我相信是很多人的通病，這也不能怪我們：因?yàn)檫@是大腦的生理結(jié)構(gòu)決定的。我們能做的事就是暗示自己要“淡定”，然后堅(jiān)持下去。我們會(huì)為戰(zhàn)勝自己而

12、感到自豪的！一年實(shí)際投入到工作中的時(shí)間？溫馨提示：一年365天，52周，104天周末11天法定節(jié)假日春節(jié)放假1個(gè)月，相當(dāng)于公司春節(jié)年假多放16天上班時(shí)間：8：00-12：00；14:30-18:00相當(dāng)于一天上班7.5小時(shí)年工作日：365天-104天-11天-16天234天年實(shí)際工作日：234天7.5小時(shí)/24小時(shí)=73天月實(shí)際工作日：73天12月6天5、把有限的工作時(shí)間充分利用起來在有限的工作時(shí)間里就應(yīng)該工作，而不應(yīng)該去做一些與工作無關(guān)的事情。珍惜時(shí)間是為了創(chuàng)造更大的價(jià)值，要珍惜自己的時(shí)間，同時(shí)也要珍惜別人的時(shí)間。6、尋求他人的幫助 有時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己做的工作可能是其他員工已經(jīng)做過的。有時(shí)

13、查找一些資料，辛辛苦苦查找到了，結(jié)果發(fā)現(xiàn)另一位員工以前已經(jīng)查找過了，如果當(dāng)初向他咨詢，就不必費(fèi)這么大的勁了。將員工的工作成果共享，是一個(gè)很重要的問題。特別是對(duì)于員工較多的公司，這一點(diǎn)尤其顯得重要。管理者可以利用部門內(nèi)部的辦公例會(huì)讓大家介紹各自的工作情況；另外，對(duì)一些工作成果資料要妥善的分類和保管，這些都能達(dá)到工作成果共享的目的。 有時(shí)我們會(huì)面臨一些難題，如果您陷在一個(gè)思路中，可能會(huì)空耗時(shí)間，這時(shí)不妨同他人溝通一下，聽聽別人的見解，或許有更多的解決思路。 如果遇到難題就一籌莫展，那就是在浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)復(fù)雜的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以尋求他人的協(xié)助，或暫時(shí)擱置。等經(jīng)過醞釀之后有了思路

14、再做，有些難題可能在你放松思考的時(shí)候會(huì)迎刃而解。 謝 謝46凡事不要說我不會(huì)或不可能，因?yàn)槟愀具€沒有去做！47成功不是靠夢(mèng)想和希望，而是靠努力和實(shí)踐48只有在天空最暗的時(shí)候，才可以看到天上的星星49上帝說：你要什么便取什么，但是要付出相當(dāng)?shù)拇鷥r(jià)50現(xiàn)在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移動(dòng)。51寧可辛苦一陣子，不要苦一輩子52為成功找方法，不為失敗找借口53不斷反思自己的弱點(diǎn)，是讓自己獲得更好成功的優(yōu)良習(xí)慣。54垃圾桶哲學(xué)：別人不要做的事，我揀來做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝決定，活的方式由自己決定！57成功是動(dòng)詞，不是名詞！28、年輕是我們拼搏的籌碼，不是供

15、我們揮霍的資本。59、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。60、身體發(fā)膚，受之父母，不敢毀傷，孝之始也； 立身行道，揚(yáng)名於后世，以顯父母，孝之終也。孝經(jīng)61、不積跬步，無以致千里；不積小流，無以成江海。荀子勸學(xué)篇62、孩子：請(qǐng)高看自己一眼，你是最棒的！63、路雖遠(yuǎn)行則將至，事雖難做則必成！64、活魚會(huì)逆水而上，死魚才會(huì)隨波逐流。65、怕苦的人苦一輩子，不怕苦的人苦一陣子。66、有價(jià)值的人不是看你能擺平多少人，而是看你能幫助多少人。67、不可能的事是想出來的，可能的事是做出來的。68、找不到路不是沒有路，路在腳下。69、幸福源自積德，福報(bào)來自行善。70、盲目的戀愛以微笑開始，以淚滴告終。71、真正值錢的是分文不用的甜甜的微笑。72、前面是堵墻，用微笑面對(duì)，就變成一座橋。73、自尊，偉大的人格力量；自愛，維護(hù)名譽(yù)的金盾。74、今天學(xué)習(xí)不努力，明天努力找工作。75、懂得回報(bào)愛，是邁向成熟的第一步。76、讀懂責(zé)任，讀懂使命，讀懂感恩方為懂事。77、不要只會(huì)吃奶，要學(xué)會(huì)吃干糧，尤其是粗茶淡飯。78、技藝創(chuàng)造價(jià)值，本領(lǐng)改變命運(yùn)。79、憑本領(lǐng)瀟