有效的會(huì)議管理(521)課件

1、有效的會(huì)議管理俞波大 綱主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任；會(huì)前的準(zhǔn)備工作；會(huì)議中的反饋技巧；會(huì)議記錄；會(huì)后跟進(jìn)；會(huì)議面面觀；成功會(huì)議的五種策略；主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任；參會(huì)者的守則與責(zé)任；如何處理會(huì)議中的沖突；主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛；按照會(huì)議議程進(jìn)行；正確總結(jié)討論內(nèi)容；引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；幫助與會(huì)者理清不假思索的想法；尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況；減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論；保持中立態(tài)度；主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)：聽完陳述后，就沒詞了；向雙方之一表示贊同；阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談；認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題；建議舉行一個(gè)你

2、可能不是主持人的求估方法會(huì)議；引導(dǎo)雙方攻擊你；縮小問題的嚴(yán)重性；換話題（如要求幫助解決你自己的問題）；當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒；參會(huì)者十大守則1、會(huì)前充分準(zhǔn)備；2、會(huì)中積極投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見；3、以解決問題為己任；4、開放的心態(tài)，摒除部門之見；5、盡可能的獲取信息；6、耐心聆聽，尊重他人的意見；7、勇于發(fā)言，言之有物；8、不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊；9、避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言；10、會(huì)后總結(jié)參會(huì)者的責(zé)任時(shí)間參會(huì)者責(zé)任會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題；依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料；記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)；做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備；會(huì)中傾聽他人的意見；積極發(fā)表自己的見解；關(guān)注正在討論的事項(xiàng)

3、；與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的；會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果；還有哪些事情未完成；分配給自己的任務(wù)如何完成；請(qǐng)將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。(1)營(yíng)造和諧氣氛(2)積極發(fā)表自己的見解(3)尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況(4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料(5)根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題(6)保持中立態(tài)度主持人責(zé)任與會(huì)者責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突沖突的二維模式 合作：滿足對(duì)方的要求決斷：滿足自己的要求決斷不決斷不合作合作競(jìng)爭(zhēng)（暴力）妥協(xié)協(xié)作遷就（適應(yīng)）回避暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴

4、君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)；準(zhǔn)備工作的作用；會(huì)前準(zhǔn)備工作核對(duì)單；主持人的準(zhǔn)備工作；無(wú)需開會(huì)的“五個(gè)如果” 如果你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄亂）沒什么特別的事情要討論還有比開會(huì)更好的方法已經(jīng)按慣例每周例會(huì)會(huì)議成本太大必須開會(huì)

5、的“五個(gè)如果” 如果給小組委派任務(wù)要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作必須把信息同時(shí)傳遞給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)準(zhǔn)備工作的作用 準(zhǔn)備工作的作用：選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲桨?；使與會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循；清楚的告知與會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)；節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突； 5W1HWhy：會(huì)議的目的；What：討論的話題；Who：參加者（確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備）When：日期及開始/結(jié)束時(shí)間Where：地點(diǎn)及設(shè)備How：規(guī)章制度，如：準(zhǔn)時(shí)、關(guān)閉手機(jī)等會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單 1、了解會(huì)議的目的2、是否一定要開會(huì)3、確定會(huì)議的形式4、安排會(huì)議的議程5、決定會(huì)議的時(shí)間6、確定會(huì)議的主持人7、決定會(huì)議的地點(diǎn)8、

6、研究會(huì)場(chǎng)如何布置9、確定出席人數(shù)10、安排出席者座位11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12、是否安排交通工具13、是否安排與會(huì)者住宿14、是否發(fā)出了會(huì)議通知15、確定視聽教材16、確定輔助教材17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19、確定自己人的相關(guān)資料20、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知容易忽略因素了解與會(huì)人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣；了解與會(huì)人員中有沒有人吃素，要為這些人單獨(dú)做準(zhǔn)備；了解是否有外賓出席會(huì)議，是否需要配備翻譯人員；了解是否有媒體字者出席會(huì)議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位；與會(huì)者超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“U”字型；如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室型；5-7人的會(huì)議

7、，安排成圓桌型；主持人的準(zhǔn)備工作 主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作：設(shè)定溝通目標(biāo)；制定行動(dòng)計(jì)劃；預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)；進(jìn)行SWOT分析；SWOT分析 Strength優(yōu) 勢(shì)Threat威 脅Weakness劣 勢(shì)Opportunity機(jī) 會(huì)自身環(huán)境會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種方式；反饋的兩種類型；反饋時(shí)的特征；反饋的兩種方式 反饋的兩種方式：團(tuán)隊(duì)反饋，即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家反饋；一對(duì)一反饋，即一對(duì)一反饋是一個(gè)人給另一個(gè)人反饋。這種反饋方式比較困難；反饋的兩種類型 正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表?yè)P(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)

8、、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋反饋時(shí)的特征 反饋時(shí)的特征：要描述，不要判斷；側(cè)重表現(xiàn)，而非性格；要有所特指；如何接受反饋 如何接受反饋：做一下深呼吸，保持冷靜；仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來(lái)看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭(zhēng)論。整理你聽到的，然后決定你同意什么。要開明，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。要包容，不要獨(dú)斷專橫。要平等，不要有優(yōu)越感。會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能；誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者；對(duì)會(huì)議記錄的幾個(gè)建議；會(huì)議記錄者的功能 會(huì)議記錄者的功能：1.

9、重要性僅次于主持人；2.記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序；3.協(xié)助主持人總結(jié)與歸納；4.觀察預(yù)防；誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者 會(huì)議記錄者應(yīng)具有的才能：反應(yīng)快；寫字快；知識(shí)面廣；記憶力強(qiáng)；組織能力強(qiáng)；傾聽能力強(qiáng)；總結(jié)能力強(qiáng)；重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。 會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。 要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。對(duì)會(huì)議記錄的幾個(gè)建議 會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過(guò)程中所達(dá)成的各種共識(shí)(要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤)。有哪些證據(jù)支持次議案的通過(guò)，及反對(duì)意見

10、如何。分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，記錄與會(huì)者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤。通過(guò)此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。會(huì)后跟進(jìn)參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)；主持人的會(huì)后跟進(jìn)；主持人及參會(huì)者的自我評(píng)定；如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量；參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) 參會(huì)者注意：拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記；分析一下會(huì)議的過(guò)程，分析一下各個(gè)不同與會(huì)者對(duì)同一問

11、題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)；考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案；會(huì)議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會(huì)議精神貫徹進(jìn)下一步的工作中去；主持人的會(huì)后跟進(jìn) 主持人的會(huì)后跟進(jìn)：請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表；針對(duì)評(píng)估意見做出改進(jìn)措施；聯(lián)絡(luò)缺席的同事，詢問缺席的原因如有需要，討論有關(guān)項(xiàng)目；跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會(huì)議；如有需要，找高層協(xié)助，這是一種捷徑，充分利用高層的權(quán)威性，往往能夠起到事半功倍的效果；如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會(huì)議，而用公文報(bào)告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道；會(huì)議之后檢討得失；主持人及參會(huì)者的自我評(píng)定 具體表現(xiàn) 是否存在以下問題（1）別的員工

12、曾誤會(huì)我的意思 有 無(wú)（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題 有 無(wú)（3）如果主持一個(gè)會(huì)議，我會(huì)讓參會(huì)人員先了解會(huì)議內(nèi)容 有 無(wú)（4）面對(duì)一些人說(shuō)話時(shí)我很緊張 有 無(wú)（5）在會(huì)上，總是只有我一個(gè)人說(shuō)話，沒有成員參與 有 無(wú)（6）談話結(jié)束時(shí)，我會(huì)問員工是否明白我的意思 有 無(wú)（7）我分派工作后他們從不提問 有 無(wú)（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人 有 無(wú)（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會(huì)事先考慮 有 無(wú)（10）我總是會(huì)問：大家還有什么問題嗎？ 有 無(wú)如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量 只有必要時(shí)才開會(huì)。召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。制訂出色的會(huì)議議程并事先分發(fā)。時(shí)間

13、是寶貴的，開會(huì)是要花錢的;準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。經(jīng)常加以歸納,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。注意力集中在政策和行動(dòng)上,別讓意外事件讓你陷入困境。會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。會(huì)議成功只有用結(jié)果來(lái)衡量。注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L(zhǎng)的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題。會(huì)議面面觀會(huì)議的意義；會(huì)議的目的；會(huì)議的種類；會(huì)議的頻率；會(huì)議成本計(jì)算；會(huì)議的意義 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式 會(huì)議好創(chuàng)意新點(diǎn)子甲乙丙想法3想法2想法1會(huì)議的目的 會(huì)議的目的：開展有效的溝通；傳達(dá)資訊；監(jiān)督員工，協(xié)調(diào)矛盾；達(dá)成協(xié)議與解決問題

14、；資源共享；開發(fā)創(chuàng)意；開展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決辦法確定行動(dòng)綱領(lǐng)想出新點(diǎn)子衡量問題的輕重緩急評(píng)議新點(diǎn)子資源共享利

15、用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。會(huì)議的種類 按人數(shù)分類 按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 面對(duì)面會(huì)議 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 電話會(huì)議 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 視頻會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議 集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議4.一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本計(jì)算 1.會(huì)議的時(shí)間成本時(shí)間成本=參加

16、會(huì)議人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的會(huì)議時(shí)間+會(huì)議秘書工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）；金錢成本=時(shí)間成本 與會(huì)人員平均小時(shí)薪水；會(huì)議成本計(jì)算 2.直接會(huì)議成本直接的會(huì)議成本= 會(huì)議設(shè)施費(fèi)用 + 會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)用 + 差旅費(fèi) + 食宿費(fèi) + 文件準(zhǔn)備費(fèi)用會(huì)議成本計(jì)算 3.效率損失成本效率損失的3種情況：不能及時(shí)解決自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)；不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失生意；不能及時(shí)處理客戶投訴而得罪客戶；成功會(huì)議的五種策略如何做開場(chǎng)白；如何分配發(fā)言時(shí)間；如何掌握議事進(jìn)度；如何達(dá)成決議決策方式；如何圓滿結(jié)束會(huì)議；如何做開場(chǎng)白 如何做開場(chǎng)白：定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨

17、；內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等；程序：概述會(huì)議進(jìn)行程序；提供與討論者有關(guān)的資訊、規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)會(huì)議議程設(shè)計(jì)的意見；如何分配發(fā)言時(shí)間 會(huì)議中往往是主持人說(shuō)話最多，這是為什么？一次會(huì)議，一般存在以下情況，只有80%的時(shí)間真正在開會(huì)；15%的時(shí)間大家沉默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。那么，如何能更有效的分配發(fā)言時(shí)間？會(huì)議主持人在會(huì)議中所占的發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下原因：原因一，對(duì)議題較熟原因二，地位高，聲音大原因三，負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任一次會(huì)議真正用與開會(huì)的時(shí)間只有80%，如果平均分給每個(gè)人，每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間就很少了，如果主持人滔滔不絕，其他人就沒有機(jī)會(huì)說(shuō)話了。我們建議

18、主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20/80； 要盡量保證每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間均等； 盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍；如何掌握議事進(jìn)度 掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語(yǔ)言方式與非語(yǔ)言方式。 1語(yǔ)言方式2非語(yǔ)言方式如何達(dá)成協(xié)議決策方式 彼德德魯克決議法用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)；列舉或圖示各提案并開始討論之；客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)；估計(jì)各提案之獲益率；評(píng)估有無(wú)采集更多參考資料的需要；征求反對(duì)意見；以中立角度檢視正反意見；尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同；對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚屯讌f(xié)；確認(rèn)議事結(jié)果；組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。權(quán)威決策無(wú)異議決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策4種群體決策4種團(tuán)隊(duì)決策法1、頭腦風(fēng)暴法3、易地思考法4、思維轉(zhuǎn)換法