公文寫作基本知識培訓(xùn)

1、公文寫作基本知識培訓(xùn)人事企管部 2011年3月23日公文寫作培訓(xùn)內(nèi)容2344培訓(xùn)的目的公文的定義公文的種類公文的概念的區(qū)分公文的規(guī)范要求 培訓(xùn)目的1.了解公文的基本知識；2.掌握工作中常用公文寫作基本技巧；3.規(guī)范公文格式要求；4.提升公文寫作能力。公文的定義 公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。 而對于集團(tuán)則是實(shí)施管理和對外進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的過程中，是貫徹集團(tuán)發(fā)展目標(biāo)、開展經(jīng)營業(yè)務(wù)，頒布規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文類型常

2、見的公文類型： 1.命令；2.決定；3.公告；4.通告； 5.通知； 6.通報(bào)； 7.議案；8.報(bào)告； 9.請示；10.批復(fù)；11.意見;12.函;13.會(huì)議紀(jì)要日常常用文稿： 1.計(jì)劃；2.總結(jié)；3.述職報(bào)告等公文的類型發(fā)文：指本單位向外單位發(fā)出的文件。收文：指由外單位發(fā)送來本單位的文件。內(nèi)部文件：限于單位內(nèi)部制發(fā)、運(yùn)行和使用的文件。上行文：指下級機(jī)關(guān)、單位向隸屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位報(bào)送的公文。平行文：指同級或者不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間的行文。下行文：指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位對所屬的下級機(jī)關(guān)單位的行文。公文的類型公文的類型公文的概念與區(qū)分用途: 適用于對重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員

3、，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等。(總公司）結(jié)構(gòu): 由標(biāo)題、成文時(shí)間、主送部門、正文、制發(fā)部門幾大部分組。寫作要求: 內(nèi)容合法、符合實(shí)際、結(jié)構(gòu)合理、文字精煉。分類與撰寫要點(diǎn): 對重要事項(xiàng)作出處理或安排的決定：重點(diǎn)突出、事實(shí)準(zhǔn)確、入情理、概括簡要。 對重大行動(dòng)作出安排的決定：首先講清形勢；其次闡明政策、原則、措施和步驟；最后要層次分明，詞語嚴(yán)謹(jǐn)、莊重肯定。 規(guī)定重要管理原則、辦法的決定：按條款形式安排內(nèi)容，重點(diǎn)寫明應(yīng)當(dāng)做什么和怎樣做，詞語莊重準(zhǔn)確，語氣堅(jiān)決肯定。決定用途: 用于下達(dá)指示、布置工作、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見等具體問題都可以用通知。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)可用通知，平行機(jī)關(guān)之間有

4、時(shí)也可以用通知。 種類和適用范圍 1、指示性通知：明確交代政策依據(jù)及行文目的，并說明工作任務(wù)與執(zhí)行要求。 2、知照性通知：將說明的事項(xiàng)簡要周密地交待清楚，不必議論評價(jià)和闡發(fā)意義。 3、轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知：兩種寫法：1以簡要文字寫明所轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、標(biāo)題與轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的原則要求。2結(jié)合實(shí)際，對受文單位提出如何貫徹執(zhí)行的指示性意見。 4、發(fā)布規(guī)章的通知：需說明印發(fā)意義和施行要求。通知公文的概念與區(qū)分會(huì)議通知一般有三種形式：（1）、一般性會(huì)議，寫明名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)即可。（2）、內(nèi)容比較復(fù)雜的會(huì)議，要寫清名稱、期限、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、與會(huì)范圍、準(zhǔn)備事項(xiàng)與注意事項(xiàng)、入場憑證、聯(lián)系單位、聯(lián)系

5、人、聯(lián)系電話號碼等。（3）、隆重會(huì)議，在會(huì)議通知之后，還應(yīng)附上會(huì)議日程安排和相關(guān)資料。公文的概念與區(qū)分通知用途：是下級向上級請求指示或批準(zhǔn)的呈請性公文。特點(diǎn)：1、使用比較廣泛的上行文。 2、屬于要求領(lǐng)導(dǎo)必須予以回復(fù)的公文。 3、內(nèi)容屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)處理或難以處理的問題事項(xiàng)。 4、表達(dá)方式上采用敘述和說明，忌用議論。結(jié)構(gòu): 由標(biāo)題、主送部門、正文、附件、制發(fā)部門與成文時(shí)間六部分組成。要求: 觀點(diǎn)鮮明，理由具體；層次清楚，表述明確。 主題集中，一文一事；選擇主送，忌送多頭。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)

6、際、合理、明確、簡要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。請示公文的概念與區(qū)分用途:用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況與要求有關(guān)單位共同執(zhí)行的議定事項(xiàng)。特點(diǎn):1、制成于會(huì)議后期或會(huì)議結(jié)束之后。 2、具有一定的約束力，要求與會(huì)單位或下屬單位予以遵守或執(zhí)行。 3、具有知照性、參考性、規(guī)定性、協(xié)議性、指導(dǎo)性等多種性質(zhì)。 4、結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、成文時(shí)間、正文三部分構(gòu)成。 分類:會(huì)議紀(jì)要可分為例會(huì)、專題性會(huì)議、座談會(huì)、現(xiàn)場會(huì)等。 寫法:專題會(huì)議用歸納敘述法；例會(huì)用分條列項(xiàng)法；座談會(huì)先概括后分述發(fā)言。專題

7、會(huì)概括成若干層次，按小標(biāo)題分項(xiàng)敘述。座談會(huì)先按邏輯關(guān)系分列問題，再按發(fā)言順序分別敘述。例會(huì)按討論順序整理紀(jì)要。各類紀(jì)要均要明確會(huì)議期望，要求或號召。會(huì)議紀(jì)要公文的概念與區(qū)分把握六要點(diǎn) : 1、何時(shí)何地何組織機(jī)構(gòu)開了何種會(huì)； 2、參加會(huì)議人員名單（分正式和列席）； 3、會(huì)議主持人是誰； 4、研究通過或形成了哪些決議、決定； 5、有何安排部署； 6、會(huì)議記錄人。 7、會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章，不標(biāo)識主送機(jī)關(guān)。寫作要求: 真實(shí)準(zhǔn)確，主持簽發(fā)；突出重點(diǎn)，簡明精煉；層次分明，條理清楚。公文的概念與區(qū)分會(huì)議紀(jì)要文頭部分：又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度和份號等項(xiàng)內(nèi)容，位于公文首頁上端

8、，一般占A4型公文紙的三分之一或五分之二的面積。主文部分：是公文最主要的部分，其格式包括標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、簽署、成文時(shí)間和印章等內(nèi)容。文尾部分：包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印數(shù)、附注和頁碼等內(nèi)容。公文的規(guī)范要求發(fā)文字號：是指某一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)發(fā)文總號中的實(shí)際順序號，位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空兩行處，間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。 發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號三部分組成。如“山科院字2006 14號”，表示是山東省科學(xué)院在2006年度內(nèi)發(fā)的第14號文。 發(fā)文字號中的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫，不能省略，括號必須用六角括號。文件名稱

9、：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加”文件”兩字組成，如“省人民政府文件”、“ 市商業(yè)局文件” 。秘密等級：分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三個(gè)等級，秘密等級標(biāo)注在版心右上角第一行，兩字之間空一格。如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和保密期限，則頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，秘密標(biāo)識為。前標(biāo)密級，后寫保密期限，如“機(jī)密5年”。公文的規(guī)范要求文頭部分緊急程度：分為“特急”、“急件”。頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字之間空一字。如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，則緊急程度標(biāo)識在第二行。份號：又稱份數(shù)序號，是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。一般件不印份號，絕密、機(jī)密公文要印份號，按號登記分法給收件人。如需標(biāo)識公

10、文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在版心左上角第一行。公文的規(guī)范要求文頭部分標(biāo)題：標(biāo)題一般不加書名號，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。有時(shí)可以省略除文種以外的一個(gè)或兩個(gè)部分，一般使用“關(guān)于”這個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。題注：即注釋、說明標(biāo)題的文字。它位于標(biāo)題之下，主送機(jī)關(guān)之上，一般用來注明法規(guī)性文件或經(jīng)過討論通過文件的法律程序、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。有的題注用括號括住，有的用破折號標(biāo)識。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)。寫在正文之前，標(biāo)題之下，頂格寫，尾加冒號。如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)，應(yīng)按其性質(zhì)、級別或慣例一次排列，中間用頓號（類間用逗號）斷開。正文：一般分為開頭、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分，正文內(nèi)容較多

11、，涉及到分段分層時(shí)應(yīng)遵循以下序碼順序：一、（一）、1.、發(fā)文機(jī)關(guān)：是公文的作者或發(fā)出單位，要寫全稱或規(guī)范化簡稱。公文的規(guī)范要求主文部分附件：公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。附件必須寫所附內(nèi)容的標(biāo)題或名稱，附件若不止一件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件寫在正文下一行，左空兩字，“附件”后加冒號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)還需標(biāo)識序號，附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。簽署：簽署在發(fā)文機(jī)關(guān)位置、領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱后空一格書寫。成文時(shí)間：以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過的公文，以通過日

12、期為準(zhǔn)。成文時(shí)間應(yīng)用漢字將年月日標(biāo)齊，“零”要寫為“”。一般位于正文尾發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下一行右側(cè)。會(huì)議通過的文件，則標(biāo)在公文標(biāo)題下。印章：公文，除了會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章要蓋得合乎規(guī)范，上不壓正文，下要壓年月日。公文的規(guī)范要求主文部分主題詞抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)的書寫應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，如有多個(gè)抄送機(jī)關(guān)，可按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系情況依次排列。其位置是在主題詞下，印發(fā)機(jī)關(guān)之上，左空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù) 附注 用于說明其他項(xiàng)目不便說明的事項(xiàng)，如說明有關(guān)引文的出處，解釋有關(guān)名詞術(shù)語。發(fā)至級限有時(shí)也以附注的

13、形式來說明?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。附注應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注，位置居左空2字，在成文時(shí)間下一行。頁碼 即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。公文的規(guī)范要求文尾部分1、主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞或詞組，其主要作用在于方便電腦的存儲(chǔ)和文件檢索。根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第十條規(guī)定：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。 2、主題詞的位置在抄送機(jī)關(guān)上方。標(biāo)引主題詞需要使用主題詞表。標(biāo)引主題詞要注意三點(diǎn)：、要掌握選詞原則。選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語，一份文件的主題詞一般不超過5個(gè)。其標(biāo)引順尋是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文種的詞。各個(gè)主題詞之間空一格，不寫標(biāo)點(diǎn)符號。如國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知，先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上文中名稱“通知”。、要使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的國務(wù)院公文主題詞表（1997年12月修訂），由15類104