河南科技大學(xué)行政公文擬制常見(jiàn)問(wèn)題解析

1、 河南科技大學(xué)行政公文擬制常見(jiàn)問(wèn)題解析為解決我校目前行政公文擬制中存在的一些問(wèn)題，進(jìn)一步推進(jìn)我校公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，現(xiàn)就常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行梳理并解析如下：一、標(biāo)題公文標(biāo)題由發(fā)文部門名稱、事由、文種三部分組成，要準(zhǔn)確、扼要地概括公文的主要內(nèi)容。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不準(zhǔn)確1. 名稱不完整、順序顛倒。 例如：關(guān)于河南科技大學(xué)XXXX的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的通知解析：“河南科技大學(xué)”是發(fā)文機(jī)關(guān)，應(yīng)作為標(biāo)題的第一部分，“關(guān)于”二字應(yīng)放在事由“XXXX”之前。2. 名稱表述錯(cuò)誤。例如：河南科技大學(xué)XX處/河科大關(guān)于XXXX的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的通知解析：學(xué)

2、校層面的發(fā)文必須是“河南科技大學(xué)”。3.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱缺失。例如：關(guān)于XXXXX的請(qǐng)示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示解析：公文標(biāo)題不能省略，必須要有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱。（二）內(nèi)容不準(zhǔn)確，不夠概括1.冗長(zhǎng)啰嗦，對(duì)事由表述不夠簡(jiǎn)潔、完整。例如：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于加強(qiáng)XXXX管理創(chuàng)新、XXXX管理制度、做好XXXX管理工作有關(guān)問(wèn)題的通知（2）河南科技大學(xué)關(guān)于在校學(xué)生XXX等四名學(xué)生XXXX的請(qǐng)示應(yīng)為：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于加強(qiáng)XXXX管理等有關(guān)工作的通知（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXX等四名在校學(xué)生XXXX的請(qǐng)示解析:（1）“XXXX”作為事由主體，說(shuō)一個(gè)即可。（2）“在校學(xué)生”與“學(xué)生”重復(fù)、啰嗦。

3、2. 文不對(duì)題、題不對(duì)文，標(biāo)題與正文不符，不能涵蓋公文的內(nèi)容。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于做好節(jié)日期間XX安全有關(guān)工作的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于做好節(jié)日期間安全、XX、XX等工作的通知解析：文內(nèi)除講XX安全工作外，還講了其他工作。3. 語(yǔ)法錯(cuò)誤。（1）介詞使用不規(guī)范。有的標(biāo)題在發(fā)文機(jī)關(guān)后缺少介詞“關(guān)于”，有的出現(xiàn)多個(gè)“關(guān)于”，有的則重復(fù)使用介詞“關(guān)于在”、“關(guān)于對(duì)”等。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于對(duì)XXXX修改意見(jiàn)的報(bào)告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX修改意見(jiàn)的報(bào)告或河南科技大學(xué)對(duì)XXXX修改意見(jiàn)的報(bào)告解析：“關(guān)于”、“對(duì)”都是表對(duì)象、范圍的介詞，與詞或詞組組成介詞結(jié)構(gòu)，后面加“的”置于文種前；二者意義相

4、近，一般不連用。（2）搭配不當(dāng)，語(yǔ)義不全。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于開(kāi)展XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于開(kāi)展XXXX活動(dòng)/工作的請(qǐng)示解析：動(dòng)詞“開(kāi)展”后應(yīng)有相應(yīng)的賓語(yǔ)，即“開(kāi)展活動(dòng)”或“開(kāi)展工作”。4.語(yǔ)義重復(fù)。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求/申請(qǐng)/請(qǐng)求批準(zhǔn)XXXX的請(qǐng)示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示解析：文種“請(qǐng)示”即“請(qǐng)求批示”之意，所以應(yīng)將“請(qǐng)求”“申請(qǐng)”“請(qǐng)求批準(zhǔn)”去掉。（三）文種誤用黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（2012年版，以下簡(jiǎn)稱條例）規(guī)定的公文種類共15種，我校常用的有：通知、請(qǐng)示、報(bào)告、決定和函5種。對(duì)于文種的選擇，應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來(lái)確定，不

5、得混淆、錯(cuò)誤使用。1.文種缺失，非規(guī)定文種。例如：河南科技大學(xué)XXXX活動(dòng)實(shí)施方案應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于印發(fā)的通知解析：未選用15個(gè)法定文種，而使用總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)等。2. 文種混用。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示或河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的報(bào)告解析：“請(qǐng)示”與“報(bào)告”為不同文種，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容確定選用其一。3. 文種錯(cuò)用。例如：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于辦理XXXX的報(bào)告（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)為：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于辦理 XXXX的請(qǐng)示（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的報(bào)告解析：請(qǐng)示和報(bào)告都是上

6、行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個(gè)不同的文種。請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”(辦法)，上級(jí)對(duì)于請(qǐng)示必須有答復(fù)，必須事前行文；而報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”(辦法)，不需要上級(jí)作出答復(fù)，可事中行文，也可事后行文。例（1）為事前向上級(jí)請(qǐng)求指示，需要批準(zhǔn)，應(yīng)為“請(qǐng)示”；例（2）是對(duì)工作情況的匯報(bào)，應(yīng)為“報(bào)告”。（四）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范規(guī)章制度全稱外不加書名號(hào)而使用引號(hào)；或者不是法規(guī)或規(guī)章全稱卻加書名號(hào)。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于的報(bào)告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX工作總結(jié)的報(bào)告（五）公文標(biāo)題排列形式不夠美觀有的排成“金字塔形”、“長(zhǎng)方形”、“沙漏形”等；有

7、的標(biāo)題在回行時(shí)詞義不完整。例如：應(yīng)為：二、主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)作為公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）主送機(jī)關(guān)缺失。我校公文一般要有主送機(jī)關(guān)。頂格，后加冒號(hào)。（二）主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范。主要為：未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；未嚴(yán)格分類排序、隨意使用統(tǒng)稱。例如：1.省人社廳；2.校屬單位；應(yīng)為：1. 河南省人力資源和社會(huì)保障廳/省人力資源社會(huì)保障廳；2.校屬各單位/校屬有關(guān)單位。（三）多頭主送向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。例如：主送“河南省教育廳、河南省人力資源與社會(huì)保障廳、河南省機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公

8、室”應(yīng)為：主送“河南省教育廳”，抄送“河南省人力資源與社會(huì)保障廳”，“河南省機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室”。（四）主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)主送上級(jí)機(jī)關(guān)“XXXX廳”的公文，錯(cuò)誤主送給其辦公室。例如：“河南省教育廳發(fā)展規(guī)劃處”/“河南省教育廳辦公室”；應(yīng)為：“河南省教育廳”。三、正文公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）格式不規(guī)范按照規(guī)定，正文用仿宋三號(hào)字，行間距28磅。1.字體未采用規(guī)定字體。2.行間距未調(diào)整。3.自然段之間空一行，多此一舉。4.結(jié)構(gòu)層次誤用。例如：（1）采用“（一）”、“”、“（1）”、“1.”；（2）除“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”外，還用“第一、第二”、“A、B、C”

9、、“、”等。應(yīng)為：解析：（1）屬于越級(jí)使用；（2）屬于層次過(guò)多、序號(hào)過(guò)細(xì)。（二）文字表述不規(guī)范1.文字錯(cuò)誤。包括：多字、漏字、錯(cuò)字、不規(guī)范字。例如：“簽訂”寫為“簽定”；“報(bào)道”寫為“報(bào)導(dǎo)”；“廳委辦”寫為“廳位辦”。2.用詞不準(zhǔn)確，不規(guī)范。例如：截止截至；臺(tái)帳臺(tái)賬；制訂制定；其它其他。解析：語(yǔ)義相近的詞，應(yīng)準(zhǔn)確把握其細(xì)微差別，根據(jù)文件內(nèi)容準(zhǔn)確使用。3.語(yǔ)法表述錯(cuò)誤。（1）句子成分缺失。例如：“加大XXXX工作。”應(yīng)為“加大XXXX工作力度?！苯馕觯骸凹哟蟆笔侵^語(yǔ)，后面都是定語(yǔ)，整個(gè)句子少賓語(yǔ)，所以應(yīng)加上“力度”兩字作賓語(yǔ)。（2）搭配錯(cuò)誤。例如：“發(fā)揚(yáng)黨員的模范帶頭作用”應(yīng)為：“發(fā)揮黨員的模范

10、帶頭作用”解析：“作用”是不能“發(fā)揚(yáng)”的，應(yīng)該為“發(fā)揮”。4.字詞句拖沓重復(fù)。例如：上一段講到“我校與XXXX大學(xué)達(dá)成了合作意向，每學(xué)期XXXX”，下一段又說(shuō)“我校與XXXX大學(xué)達(dá)成了合作意向，每年XXXX”。應(yīng)為：在合適的位置說(shuō)明“我校與XXXX大學(xué)達(dá)成了合作意向，每學(xué)期XXXX”即可。解析：公文語(yǔ)言表達(dá)要簡(jiǎn)潔、明晰，勿重復(fù)。5.口頭表達(dá)與書面表達(dá)的誤用。例如：講到年份時(shí)，口語(yǔ)有時(shí)為圖方便，會(huì)說(shuō)“04年”（讀成“零四年”），但公文就要寫完整，寫成“2004年”，否則容易造成歧義。5.前后表述不一致。例如：前面說(shuō)的是“獲獎(jiǎng)單位有2個(gè)”，后面又說(shuō)“對(duì)獲獎(jiǎng)的12家單位獎(jiǎng)勵(lì)”。解析：對(duì)于公文內(nèi)出現(xiàn)兩

11、次以上的名稱、數(shù)量等要嚴(yán)格對(duì)應(yīng)，保持一致。6.年代表述錯(cuò)誤。例如：“合校以來(lái)”；“合校多少年”應(yīng)為：“河南科技大學(xué)成立以來(lái)”（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范1. 序號(hào)之后使用頓號(hào)。與正文中表述的內(nèi)容連接在一起，易使人誤解。例如：“一、二十年代”；“二、三步驟”應(yīng)為：“一、于/在二十年代”；“二、分為/共三大步驟”2. 層次序號(hào)中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。例如：“（一）、”、“1、”、“（1）、”。應(yīng)為：“（一）”、“1.”、“（1）”。3. 表示概數(shù)不應(yīng)用頓號(hào)隔開(kāi)。例如：“六、七十年代”應(yīng)為：“六七十年代”4.頓號(hào)與逗號(hào)混用。5.逗號(hào)與句號(hào)混用。6.方括號(hào)與六角括號(hào)混用。7.書名號(hào)與引號(hào)混用。（四）數(shù)字使

12、用不規(guī)范1.阿拉伯?dāng)?shù)字使用不規(guī)范。例如：“我校約有三分之二的學(xué)生使用了XXXX?！睉?yīng)為：“我校約有2/3的學(xué)生使用了XXXX?！苯馕觯汗闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。2.小數(shù)點(diǎn)之間的數(shù)字位置不規(guī)范。例如：“財(cái)政XXXX專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)XX萬(wàn)元，其中專家評(píng)審和論證費(fèi)35. 8萬(wàn)元。”應(yīng)為：“財(cái)政XXXX專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)XX萬(wàn)元，其中專家評(píng)審和論證費(fèi)35. 8萬(wàn)元?！苯馕觯河捎陔娔X錄入漢字時(shí)是在全角狀態(tài)下進(jìn)行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認(rèn)為標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，后面自動(dòng)空了一格，使一個(gè)數(shù)字變成兩個(gè)數(shù)字。3.數(shù)字回行。例如：

13、“1，111，99萬(wàn)元”應(yīng)為：“1111.99萬(wàn)元”解析：公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。4.數(shù)字體例不一致。例如：“我校現(xiàn)有三十二個(gè)學(xué)院，26個(gè)機(jī)關(guān)處室?！睉?yīng)為：“我?，F(xiàn)有32學(xué)院，26個(gè)機(jī)關(guān)處室?！苯馕觯簺](méi)有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵循照顧上下文、保持全文體例一致的原則。（五）引文不規(guī)范引文中缺發(fā)文字號(hào)或只引發(fā)文字號(hào)而沒(méi)有標(biāo)題；引文發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤；引文標(biāo)題不全。例如：（1）國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知（2）國(guó)發(fā)201564號(hào)文件（第一次出現(xiàn)時(shí)）（3）國(guó)發(fā)201564號(hào)文件國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知應(yīng)為：國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進(jìn)

14、世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知（國(guó)發(fā)201564號(hào)，以下簡(jiǎn)稱通知）解析：辦法規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)”。（六）“以下簡(jiǎn)稱”（或“以下統(tǒng)稱”）用法有誤例如：河南科技大學(xué)XXXXX規(guī)定：或在一個(gè)文件中反復(fù)出現(xiàn)（出現(xiàn)3次以上）；或第一次交待過(guò)“（以下簡(jiǎn)稱XX規(guī)定）”，但下文又出現(xiàn)了河南科技大學(xué)XXXXX規(guī)定全稱；或在括號(hào)中將七條規(guī)定用雙引號(hào)“”括起來(lái)；或僅出現(xiàn)了兩次，使用簡(jiǎn)稱。應(yīng)為：需3次以上出現(xiàn)的條例、規(guī)定、通知等，第一次出現(xiàn)時(shí)使用“以下簡(jiǎn)稱”，之后皆用簡(jiǎn)稱代替。解析：例子中主要問(wèn)題是該用不用，造成啰嗦重復(fù)；不該用時(shí)濫用，造成不知所云；該用時(shí)用了，造成不規(guī)范。（七）姓名

15、排序不規(guī)范凡涉及姓名排序的問(wèn)題，應(yīng)按照學(xué)校公布的職能處室、學(xué)院、直附屬單位的排序進(jìn)行。如有特殊情況，按照筆畫或者拼音排序，應(yīng)注明。四、附件說(shuō)明附件說(shuō)明是公文附件的順序號(hào)和名稱。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）公文中帶有附件，卻漏標(biāo)附件說(shuō)明。（二）“附件”二字只標(biāo)了一個(gè)“附”字，或附件名稱未標(biāo)全稱。（三）格式編排錯(cuò)誤、不規(guī)范。例如：編排在正文下一行或與正文之間空隔多行；附件說(shuō)明編排在落款下空一行；或頂格編排；附件名稱沒(méi)有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行，有的附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；文字較長(zhǎng)的附件說(shuō)明回行后，頂格編排或是與附件順序號(hào)對(duì)齊。應(yīng)為：在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字編排“附件”二字，后標(biāo)全角

16、冒號(hào)和附件名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；回行須與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（4）多個(gè)附件時(shí)，順序號(hào)使用錯(cuò)誤。例如：“附件一、二、三”；“附件一、附件二、附件三”“附件1、附件2、附件3”應(yīng)為：附件：1. 2. 3. 五、發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，我校使用全稱。常見(jiàn)問(wèn)題：例如：河南科技大學(xué)XX處應(yīng)為：河南科技大學(xué)六、成文日期應(yīng)署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）成文日期中的年月日用漢字標(biāo)注。例如：二零一五年十二月二十日應(yīng)為：2015年12月20日解析：年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。一般右空四字編排。（二）成文日期距正文的行距過(guò)大或過(guò)小。（三）成文日期右側(cè)頂格或過(guò)于靠左側(cè)。應(yīng)為：右空四字編排。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期標(biāo)注的位置上下不對(duì)稱、不勻稱，相互之間錯(cuò)落太大。（五）成文日期錯(cuò)誤。例如：將擬稿日期作為成文日期；將打印日期作為成文日期。應(yīng)為：簽發(fā)日期為成為日期。七、附件公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考說(shuō)明。常見(jiàn)問(wèn)題：（一）格式不規(guī)范。附件應(yīng)當(dāng)另面（另起一頁(yè)）編排