01.文件控制程序【精選文檔】-☆精品word☆

1、6/6文件控制程序1、 目的 對文件進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效的版本。 2、 適用范圍 適用于與一體化管理體系有關(guān)的文件的控制（包括外部提供的有關(guān)文件）。 3、 職責(zé) 3.1 公司辦負(fù)責(zé)管理體系文件的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存及作好相關(guān)記錄。 3。2 開發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存及作好相關(guān)記錄。 3。3 管理者代表負(fù)責(zé)文件發(fā)放范圍及程序文件的批準(zhǔn)。 3。4 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和使用保管. 3。5 管理者代表負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 4、 工作程序 4.1 文件的分類與編號 4.1。1 文件的分類 a. 手冊、程序文件和支持性文件（相關(guān)的作業(yè)指

2、導(dǎo)書，技術(shù)文件、檢驗監(jiān)測和計 量文件)； b。 技術(shù)文件(包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等)和工藝文件(包括工藝、操作規(guī)程等)； c。 外來文件(包括國家標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)、顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)資料等)； d. 其他類(包括組織機(jī)構(gòu)圖、培訓(xùn)計劃、管理方案等）。 4。1。2 文件的編號 手冊、程序文件和支持性文件采用如下編號方法: a） 一體化管理手冊 公司名稱代號/EQM文件類別-年號 即FL/EQM01-2003；HACCP手冊采用獨立文本,編號為FL/WS01-2004,名稱為衛(wèi)生管理手冊。 b） 程序文件 公司名稱代號/ EQM 文件類別-文件順序號 如FL/EQM0201即文件控制程序；HACC程序文件與

3、一體化通用部分采用一致的版本和編號,獨有的程序編號為FL/WSM-序列號，如有害物控制程序,編號為FL/WSM01，程序總編號為:FL/WS022004 c)支持性文件 公司名稱代號/ EQM 文件類別-文件順序號，如FL/EQM03-01即各類人員職責(zé)與權(quán)限d)記錄公司名稱代號/ EQM 文件類別-文件順序號如FL/EQM04-01即受控文件清單；HACCP記錄與體系通用部分，采用一體化體系的記錄表樣，獨有部分編號為：FL/WS序號。 e）外來文件 公司名稱代號/文件類別文件順序號如FL/EQM05- f)其余文件相應(yīng)部門自行規(guī)定。 4.1.3 文件的編寫與審批 4。1。3.1 手冊由公司辦

4、編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4。1.3。2 程序文件由相關(guān)部門編寫,部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn). 4.1。3.3 技術(shù)文件、工藝和監(jiān)測文件由開發(fā)部編寫，開發(fā)部經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn). 4。1。3.4 檢測和計量文件由品質(zhì)部編寫,部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。 4.1。3。5 作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門編寫，其部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。 4.1。4 文件的發(fā)放 公司辦制定文件發(fā)放清單，交管理者代表批準(zhǔn)后,復(fù)印相應(yīng)份數(shù),加蓋紅色“受控”印章進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放,且在發(fā)放的文件上注明分發(fā)號，文件領(lǐng)用人應(yīng)在文件發(fā)放回收記錄表上簽收。 4.1。5 文件的更改 文件更改時,由更改申請者填寫文件更改申請單

5、,經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)后進(jìn)行更改(若其他部門人員要求更改時,需取得原審批部門相關(guān)背景資料)，將更改后的正稿及相應(yīng)的文件更改申請單交至公司辦，由公司辦按原發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，同時收回相應(yīng)作廢文件，在文件發(fā)放回收記錄表上作相應(yīng)記錄. 一般文件的更改采用整份換版的方式，如需采用換頁、局部修改、劃改、刮改等方式更改,需在文件更改申請單中特別注明具體的實施方法。 4。1.6 文件的領(lǐng)用 當(dāng)因文件被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等)而需申請領(lǐng)用時,由申請者填寫文件領(lǐng)用申請單，經(jīng)其部門經(jīng)理審核及管理者代表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;丟失補發(fā)的文

6、件應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明己丟失的文件的分發(fā)號失效；公司辦作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。提供給顧客的文件，不加蓋受控印章,不做更改（換)控制，但必須做好發(fā)放記錄；提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件，參照公司內(nèi)部受控文件處理. 4。1。7 文件的保存及銷毀 4。1.7。1 所有文件的原稿及其文件發(fā)放清單由公司辦統(tǒng)一保存.各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文件，文件應(yīng)有序的加以保存并編制部門文件清單以便存取和查閱. 4.1。7.2 作廢文件的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“作廢”印章，保存于公司辦,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。 4.1。8 外來文件的控制 4。1.8。1 各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，交公司辦統(tǒng)一編號，并

7、填寫到法律法規(guī)及其它要求一覽表，下發(fā)各部門，相關(guān)部門借用標(biāo)準(zhǔn)時需填寫文件借用申請單,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,憑申請單發(fā)放,并按時收回。 4.1.8。2 有關(guān)環(huán)境法律法規(guī)等外來文件的控制，詳見法律、法規(guī)與其他要求控制程序。 4.1.8.3 外來文件直接引用作為采購、生產(chǎn)、檢驗、校準(zhǔn)等的依據(jù)時,需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),交公司辦編號，留存一份備案，分發(fā)時加蓋藍(lán)色“外來文件印章并做好簽收記錄。 4。1.9 文件的管理 4。1.9.1本公司的文件以書面形式為準(zhǔn),存在于電子媒體中的文件，不作為執(zhí)行的依據(jù)。 4.1。9。2任何人不得在受控文件上亂涂亂畫改,不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。 4。1.9。3 公司辦每年對文件進(jìn)行一次全面檢查。檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 4。1。9.4公司內(nèi)部運作及外部法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)變更時，應(yīng)及時更改相應(yīng)的體系文件. 4.1.9。5 由管理者代表組織對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行定期評審，必要時予以修訂。 5、