OA系統(tǒng)簡易操作指南

1、 OA系統(tǒng)簡易操作指南目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc531250437 一、在電腦上安裝軟件、登錄系統(tǒng) 一、在電腦上安裝軟件、登錄系統(tǒng)1電腦環(huán)境配置使用要求：IE8.0及以上版本，office2007及以上Office的非簡易版。如果使用360、搜狗、世界之窗、遨游等第三方瀏覽器，進(jìn)入OA登陸頁面后，請開啟“兼容模式”，如圖1-1所示。此處以360瀏覽器為例。圖1-1圖1-2不推薦使用谷歌（chrome）、火狐（Firefox）瀏覽器。瀏覽器插件安裝。在校園網(wǎng)上找到黨辦校辦網(wǎng)，在“資料下載”欄點(diǎn)擊“辦公自動化（OA）系統(tǒng)相關(guān)資料”，下載相關(guān)軟件。首先下

2、載“OA系統(tǒng)安裝軟件”，安裝軟件后，彈出如下提示則表示安裝完成，如圖1-2所示。2登錄系統(tǒng)打開學(xué)校網(wǎng)站,點(diǎn)擊“服務(wù)門戶/OA”，輸入用戶名、密碼（用戶名是員工工號），點(diǎn)擊“登錄”，在出現(xiàn)的界面上找到OA系統(tǒng)，點(diǎn)擊圖標(biāo)即進(jìn)入OA系統(tǒng)。二、校內(nèi)文件處理1擬稿發(fā)文（1）填寫發(fā)文稿紙在OA系統(tǒng)首頁“公文模板”（屏幕左下方的欄目）中，根據(jù)發(fā)文性質(zhì)選擇相應(yīng)的模板，點(diǎn)擊后出現(xiàn)發(fā)文稿紙，如圖2-1所示。發(fā)文稿紙中，黃色框為必填項。填寫的公文標(biāo)題要與文件正文中的公文標(biāo)題完全一致，否則易使后期處理人員無所適從。圖2-1稿紙中的“主送單位”，使用學(xué)校統(tǒng)一定義（系統(tǒng)中叫“機(jī)構(gòu)組”），如果統(tǒng)一定義中沒有，用戶再人工輸入

3、。點(diǎn)擊如圖2-2所示圖標(biāo)，在如圖2-3中選擇統(tǒng)一定義。圖2-2圖2-3（2）上傳文件正文在如圖2-1的稿紙界面上，點(diǎn)擊“正文”按鈕，稍等一會兒（系統(tǒng)啟動控件），出現(xiàn)如圖2-4所示界面，點(diǎn)擊左上角“文件”菜單中“打開文件”，選擇本機(jī)上的word文檔，稍等，文件正文就出現(xiàn)在屏幕上。完成正文編輯后，點(diǎn)擊該界面最右上方的叉“X”或者點(diǎn)擊工具欄中的，系統(tǒng)自動保存正文，回到如圖2-1的稿紙界面。圖2-4（3）上傳文件附件公文沒有附件，或者公文的附件已經(jīng)在正文中，則無需此步操作。在如圖2-1的稿紙界面上，點(diǎn)擊“插入”，選擇“本地文件”插入附件。（4）查看流程熟悉擬稿發(fā)文的用戶無需此步操作。在如圖2-1的稿紙

4、界面上，點(diǎn)擊“查看流程”，系統(tǒng)出現(xiàn)類似如圖2-5的界面。通過此步操作，查看下一環(huán)節(jié)、后面的其他處理環(huán)節(jié)的處理崗位，以此確認(rèn)選擇的公文模板是否正確，并在公文處理過程中，查看公文已經(jīng)流轉(zhuǎn)到哪一個環(huán)節(jié)，隨時掌握公文進(jìn)展。圖2-5（5）結(jié)束擬稿工作，發(fā)送公文在如圖2-1或者圖2-5界面，點(diǎn)擊左上方的按鈕，選擇下一步處理公文的對象，即完成擬稿工作。（6）撤銷自己擬稿的公文公文發(fā)送之后，在校領(lǐng)導(dǎo)（少數(shù)模板為非校級領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)之前，發(fā)起者可以隨時在OA首頁的菜單“公文管理-發(fā)文管理-已發(fā)”中撤銷自己擬稿的公文（注意：不能使用“公文管理-發(fā)文管理-刪除”），使公文變成草稿，然后在“公文管理-發(fā)文管理-待發(fā)”中刪

5、除該草稿。2審批（或核稿等）校內(nèi)文件在OA系統(tǒng)首頁【待辦事項】欄內(nèi)，某事項那行最后為“發(fā)文”2字，則此事項辦理的是校內(nèi)文件。在OA系統(tǒng)首頁，【待辦事項】里是需要處理的公文或者審批事項。用戶必須處理全部待辦事項，直到數(shù)字顯示成0。假設(shè)用戶待辦的是校內(nèi)公文，點(diǎn)擊該文件，出現(xiàn)類似如圖2-6所示界面。在此界面可以看見稿紙內(nèi)容，可以閱讀、修改（視用戶在此環(huán)節(jié)有無修改權(quán)限）公文正文和附件內(nèi)容，查看公文流轉(zhuǎn)的流程。圖2-6如圖2-6右上角的內(nèi)容如圖2-7所示，顯示的是在此環(huán)節(jié)上用戶的權(quán)限，如“部門審批”（也可能是核稿、會簽、簽發(fā)、套紅、蓋章、流轉(zhuǎn)等）。圖2-7（1）本環(huán)節(jié)處理權(quán)限為“閱讀”同單位的處級干部都

6、能收到相同的校內(nèi)發(fā)布的文件，彼此之間不要再發(fā)送給同單位的處級干部，但可以根據(jù)需要選擇“知會”下級人員（如辦公室主任、科級干部、與此相關(guān)的職工，甚至本單位的全部職工）閱讀，如果不需要“知會”他人閱讀，直接在如圖2-8上點(diǎn)擊“提交”即可。待辦文件處理權(quán)限為“閱讀”時，用戶不能修改正文、修改附件。圖2-8（2）本環(huán)節(jié)處理權(quán)限為“核稿”“部門審批”等在類似圖2-9的界面上，用戶可以直接修改正文、附件。如果用戶不同意發(fā)此公文，可以點(diǎn)擊“回退”按鈕，系統(tǒng)將回退至前一處理流程節(jié)點(diǎn)。在進(jìn)行回退操作之前，可以填寫意見。相關(guān)人員將會收到該意見。圖2-9對該公文無異議或者修改完成，在類似圖2-9的界面上，在“意見框

7、”中填寫處理意見，點(diǎn)擊“提交”，文件從OA系統(tǒng)首頁“待辦事項”中消失。用戶可以在OA系統(tǒng)首頁菜單“公文管理-收文管理-已辦”或“公文管理-發(fā)文管理-已辦”中再次查閱該公文。（3）查看公文、事務(wù)審批處理情況用戶自己處理過的公文、事務(wù)，可以在OA首頁“已辦事項”欄調(diào)閱查看，自己擬稿或發(fā)起的公文、辦事事項，OA首頁“跟蹤事項”欄里面也有。也可以在菜單“公文管理”的“發(fā)文管理”“收文管理”或者“公文督辦”（如果用戶有此權(quán)限）中查看公文，或者在“協(xié)同工作”的相關(guān)菜單中查看申請或?qū)徟氖马?。假設(shè)用戶是在類似如圖2-1、2-5、2-6、2-7、2-8、2-9的界面上，此時點(diǎn)擊“查看流程”或者“流程”，稍等片

8、刻，系統(tǒng)就會出現(xiàn)類似如圖2-10的界面。某崗位或人員下方為綠色的勾，表示該崗位或人員已處理；紅色“眼睛”表示該人員尚未閱讀、處理；藍(lán)色“眼睛”表示該崗位或人員已閱讀但未處理；其他表示公文或事項尚未流轉(zhuǎn)至此處。圖2-10三、校外文件處理在OA系統(tǒng)首頁【待辦事項】欄內(nèi)，某事項那行最后為“收文”2字，則此事項辦理的是校外文件。特別說明：校外文件與校內(nèi)文件處理不同。校內(nèi)文件，1位二級單位處級領(lǐng)導(dǎo)收到，則意味著同單位其他處級領(lǐng)導(dǎo)都已收到（參見章節(jié)“二、2.（1）”），因此處級領(lǐng)導(dǎo)之間不需要相互傳閱、知會。校外文件，只有與此相關(guān)的二級單位某1位處級干部才能收到此校外公文。二級單位只有1位一把手領(lǐng)導(dǎo)的，校外

9、公文只會流轉(zhuǎn)給該領(lǐng)導(dǎo)；二級單位同時設(shè)有黨政一把手的，黨務(wù)文件只會流轉(zhuǎn)給二級單位黨組織一把手，行政文件只會流轉(zhuǎn)給二級單位行政一把手；校領(lǐng)導(dǎo)、兩辦主任也可指定或者協(xié)商校外文件發(fā)送到某位二級單位領(lǐng)導(dǎo)。因此，二級單位領(lǐng)導(dǎo)收到校外文件，要根據(jù)需要選擇下列一種方式進(jìn)行操作：a.自己處理完畢就提交；b.傳閱、知會給本單位其他處級干部、科級干部、職工后再提交；c.指定本單位某些人辦理后再提交。在OA系統(tǒng)首頁【待辦事項】欄，點(diǎn)擊某校外文件，出現(xiàn)如圖3-1所示界面。在類似圖3-1所示界面上，可以看見領(lǐng)導(dǎo)的批示、文件辦理時限等信息，可以點(diǎn)擊“正文”后閱讀正文，如果有附件，也可以閱讀附件，同樣可以點(diǎn)擊“流程”查看每一

10、環(huán)節(jié)的處理情況。1處理權(quán)限為“閱知”的操作在類似圖3-1的界面右上角，“節(jié)點(diǎn)權(quán)限”顯示“閱知”。此環(huán)節(jié)用戶一般是處級干部。圖3-1用戶根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示，在“閱知情況”欄輸入意見，點(diǎn)擊【提交】后，系統(tǒng)提示用戶選擇需要本單位其他人辦理還是用戶自己閱知。按照系統(tǒng)提示根據(jù)需要進(jìn)行選擇，完成后點(diǎn)擊【確定】。2處理權(quán)限為“閱辦”的操作在類似圖3-2的界面右上角，“節(jié)點(diǎn)權(quán)限”顯示“辦理”。此環(huán)節(jié)用戶可能是處級干部、科級干部、職工。處級干部：收到文件后，點(diǎn)擊正文、附件（如果有）閱讀，然后回到類似圖3-2界面?？紤]是否需要本單位不辦理此文件事宜的其他處級干部、科級干部、職工知曉此事，如果需要他們知曉此事，則點(diǎn)擊“

11、知會”，根據(jù)文件提示選擇本單位的知會人員。最后在“辦理情況”欄根據(jù)“常用語”選擇“已閱”，或者輸入自己意見點(diǎn)擊“提交”。只有需要用戶（用戶單位）辦理的才會到用戶賬號里，請不要再傳閱給其他二級單位知曉。圖3-2科級干部、職工：收到文件后直接在意見欄選擇常用語“已閱”或者輸入自己意見提交即可。四、事務(wù)辦理1發(fā)起申請辦事在OA首頁的“辦事流程”欄中，根據(jù)事件類型選擇相應(yīng)的辦事流程。以辦事流程“0224家具計劃申報（當(dāng)年應(yīng)急）”為例，如圖4-1所示。圖4-1首先填寫辦理此事項需要的相關(guān)信息（填報單位、填報人和填報日期系統(tǒng)自帶），接著，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，在新出現(xiàn)的界面上（如圖4-2所示）選擇人員進(jìn)行審批

12、（一般是本人的上級，有些事項是直接提交到其他部門審批），點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)就流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。圖4-2此辦事流程全部審批環(huán)節(jié)還未處理結(jié)束時，發(fā)起者可以在OA首頁的“跟蹤事項”欄或者“協(xié)同工作-已發(fā)事項”欄中，隨時點(diǎn)擊自己發(fā)起的申請辦理事項，通過“流程”查看該事項辦理到哪一個環(huán)節(jié)了。如果此辦事流程全部審批環(huán)節(jié)已經(jīng)結(jié)束，發(fā)起者只能在“協(xié)同工作-已發(fā)事項”欄點(diǎn)擊自己發(fā)起的申請辦理事項查看每個辦理環(huán)節(jié)的信息，如審批意見、審批時間等。2撤銷自己申請的事項事項申請辦理的發(fā)起者發(fā)送之后，如果在審批者審批之前，發(fā)現(xiàn)情況不妥，不適合申請辦理該事項，發(fā)起者可以隨時在菜單“協(xié)同工作-已發(fā)事項”中選中申請辦理

13、的事項進(jìn)行“撤銷流程”操作（注意：不要在這里選擇“刪除”），使它成為待發(fā)狀態(tài)的草稿，然后在菜單“協(xié)同工作-待發(fā)事項”中，選擇它進(jìn)行刪除。3審批辦理事項以辦事流程“0224家具計劃申報（當(dāng)年應(yīng)急）”為例，在OA首頁的“辦事事項”欄中，點(diǎn)擊待辦的事項進(jìn)入審批處理界面（如圖4-3）。在如圖4-3界面的右上方（如圖4-4），選擇“同意”或“不同意”，把審批意見填寫在審批意見欄內(nèi)，點(diǎn)擊“提交”，即完成該事項的審批。圖4-3圖4-4五、發(fā)布通知公告通知公告分為：一般通知公告、招聘通知公告、招標(biāo)通知公告。一般通知公告：發(fā)起者起草后發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)審批，通過后系統(tǒng)自動把該通知公告推送到黨辦校辦信息管理科審批，

14、信息管理科審批通過后，該通知公告就會根據(jù)發(fā)起者的填寫選擇，在校園網(wǎng)“重要通知公告”（這個欄目可以選擇校內(nèi)或者校外范圍閱讀）或者“部門最新通知”欄目上發(fā)布。招標(biāo)通知公告：在發(fā)起者起草、本單位領(lǐng)導(dǎo)審批、信息管理科審批后會同時發(fā)布在辦公網(wǎng)的“部門最新通知”、校園網(wǎng)首頁“招聘招標(biāo)”的“招標(biāo)公告”欄和信息公開網(wǎng)的“最新信息”欄上。招聘通知公告：發(fā)起者起草后發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)審批，本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后系統(tǒng)自動推送到人事處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，如果人事處審批成“校內(nèi)”招聘，則該公告只出現(xiàn)在辦公網(wǎng)的“部門最新通知”，如審批成“校外”招聘，則該公告審批后會同時發(fā)布在辦公網(wǎng)的“部門最新通知”和校園網(wǎng)首頁“招聘招標(biāo)”的“招聘信息

15、”欄。1起草并發(fā)起通知公告在OA首頁左下方的“公文模板”欄中，選擇“網(wǎng)上發(fā)布通知公告審批表”，點(diǎn)擊后出現(xiàn)類似如圖5-1所示界面。 圖5-1在如圖5-1所示界面中，在“標(biāo)題”欄輸入通知公告的標(biāo)題。在“是否發(fā)布到外網(wǎng)”欄（只有“重要通知公告”欄的通知公告才起作用），選擇本通知公告是否需要校園網(wǎng)外的用戶見到，系統(tǒng)默認(rèn)為“否”。點(diǎn)擊“正文”，出現(xiàn)如圖5-2所示界面，通過菜單“文件-打開文件”把事先用Word編輯好的通知公告內(nèi)容，上傳至系統(tǒng)，點(diǎn)擊該界面最右上方的叉“X”或者點(diǎn)擊工具欄中的，如圖5-3所示，系統(tǒng)自動保存正文，回到如圖5-1所示界面。如有附件，在如圖5-1所示界面上點(diǎn)擊“插入”中的“本地文件

16、”，把附件上傳至系統(tǒng)。最后點(diǎn)擊“發(fā)送”，在新出現(xiàn)的界面上選擇1位本單位負(fù)責(zé)人審批，如圖5-4所示，點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)即發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。圖5-2圖5-3圖5-42二級單位審批通知公告二級單位領(lǐng)導(dǎo)的審批操作與前述“二、2.”節(jié)中的處理方法相似，見“二、2審批（核稿等）校內(nèi)文件”。3撤銷自己擬稿的通知公告發(fā)起者把通知公告在OA中發(fā)送之后，在該通知公告發(fā)出之前，發(fā)起者可以隨時在OA首頁的菜單“公文管理-發(fā)文管理-已發(fā)”中撤銷自己擬稿的通知公告（注意：不能使用“公文管理-發(fā)文管理-刪除”），使通知公告變成草稿，然后在“公文管理-發(fā)文管理-待發(fā)”中刪除該草稿。六、手機(jī)端操作1安裝學(xué)校VPN具體操

17、作咨詢學(xué)校網(wǎng)信中心，或者參見網(wǎng)信中心網(wǎng)站“校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”欄中的“校園VPN”。安裝好VPN后，手機(jī)端會出現(xiàn)名稱為“EasyConnect”的圖標(biāo)。什么時候使用VPN：不管是電腦還是手機(jī)，通過電信光寬帶、廣電網(wǎng)絡(luò)、移動寬帶等或者這些方式的wifi，或者直接使用中國移動、中國電信、中國聯(lián)通的3G、4G、5G網(wǎng)絡(luò)等上網(wǎng)，如果要查看校園網(wǎng)內(nèi)不對外的信息，或者在校園網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行軟件操作等，必須先安裝學(xué)校VPN（使用時需要先登錄它，并保持連接）。用校園網(wǎng)上網(wǎng)或者使用校園網(wǎng)的Wifi上網(wǎng)（含手機(jī)），不需要使用VPN。2安裝APP平臺和手機(jī)移動協(xié)同（1）安裝APP平臺在網(wǎng)信中心網(wǎng)站“信息化推進(jìn)”欄中的“移動門戶”上掃描二維碼（如圖6-1所示），按照提示安裝“西南石油大學(xué)移動門戶APP”（學(xué)校統(tǒng)一APP平臺）。安裝好APP平臺后，手機(jī)端會出現(xiàn)名稱為“西南石油大學(xué)”的圖標(biāo)。圖6-1（2）安裝手機(jī)移動協(xié)同使用自己的工號，在手機(jī)上點(diǎn)擊圖標(biāo)“西南石油大學(xué)”登錄學(xué)校統(tǒng)一APP平臺，點(diǎn)擊“移動OA”，通過掃描下方二維碼或通過訪問網(wǎng)站下載安裝。按照提示安裝即可。第一次下載完成后，不要點(diǎn)擊“打開”，點(diǎn)擊“完成”（如圖6-2所示）。安裝好手機(jī)移動后，手機(jī)端會出現(xiàn)名稱為“移動協(xié)同”的圖標(biāo)。請保留此軟件在手機(jī)上，不要刪除。圖6-23手機(jī)端文件和申請事項的審批、閱讀操作使用之前，請考慮手機(jī)是否正在使用校園網(wǎng)上網(wǎng)，是