辦公室用品、采購和設(shè)備管理

1、辦公用品的管理辦公用品的具體分類有： 一是紙簿類消耗品：A4、B5等辦公復印紙、信紙、信封、筆記本、直線紙、復寫紙、卷宗、標簽紙 二是筆尺類消耗品：鉛筆、刀片簽字筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳等。 三是裝訂類消耗品：大頭針、圖釘熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機. 四是辦公設(shè)備耗材：打印機墨盒、色帶、計算機磁盤、空白光盤等。辦公室用品、采購和設(shè)備管理辦公用品的采購與進貨 1.通常采購辦公用品的程序 （1）由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的“購買申請表”并簽字 . （2）由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求信息，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單或估價單，經(jīng)過

2、采購人員比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要授權(quán)人，即公司高級主管簽字批準，同時要復制一份給會計部門，表示開始購貨，準備付款。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 （3）當收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當符合要求，將簽收后的交貨單送會計部門。 （4）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。 （5）會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數(shù)字應(yīng)相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字批準，支付款額或支票。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理2.選擇

3、供應(yīng)商 選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時要在以下幾方面對其進行比較： （1）價格和費用 （2）質(zhì)量和交貨 （3）服務(wù)和位置 （4）安全和可靠性辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理3.辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式 辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種： （1）直接去商店購買公司所需要的辦公用品 （2） 訂購 （3） 訂購 （4）因特網(wǎng)服務(wù)辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理4.辦公設(shè)備及辦公用品的接收程序 （1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物； （2）發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商； （3）接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實數(shù)量支付貨款； （4）接收

4、的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項中； （5）接收后，要及時更新庫存余額； （6）將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好； （7）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理辦公用品的庫存保管與發(fā)放 1.庫存控制概述 （1）庫存控制卡的內(nèi)容 項目庫存項目應(yīng)準確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，例如A4白文件紙。 單位貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。 庫存參考號給每一庫存項編號，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系 。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 最大庫存量最大量庫存是以防物品超量存儲而保存的該項物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過

5、這個最大量。 再定貨量當庫存余額達到這個水平，必須訂購新的貨物來使余額達到最大庫存量，通過考慮多少物品需要能保證業(yè)務(wù)的運行、平均使用量、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)字。 辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 最小庫存量最小量庫存是以防物品全部被消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購買者在所有物品用完之前有充分的時間補充庫存量。 日期必須記錄所有行動的日期。 接收記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供應(yīng)商的名字。 發(fā)放記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人/部門。 余額在每一次處理后計算物品庫存余額。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（2）庫存控制的必要性（3

6、）庫存控制的作用 1）精確庫存數(shù)量并防止被盜。 2）確保所需物品的充分供應(yīng)。 3）將庫存物品所占的空間減到最小。 4）避免物品被破壞或因過期而作廢。 辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理2.登記庫存目錄 一個庫存目錄應(yīng)該包含以下信息： （1）庫存目錄系列序號； （2）財產(chǎn)描述； （3）財產(chǎn)消耗； （4）供應(yīng)商名稱； （5）接收日期； （6）存放位置。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理3.物品庫存保管中應(yīng)采取的措施 （1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。 （2）各類物品要清楚地貼上標簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。 （3）新物品置于舊

7、物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這保證物品不會因過時而不得不銷毀。 （4）體積大、分量重的放置在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。 （5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于找到和領(lǐng)取。 （6）儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。 （7）儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理4物品的發(fā)放 （1）制作申請單 （2）備案清單 （3）發(fā)放物品應(yīng)有下列手續(xù)： 1）指定人員發(fā)放；2）按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間；3）緊急需要物品時必須有相應(yīng)的處理程序；4）必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準；5）物品申請表包括下列細節(jié)：申請表編號

8、、申領(lǐng)部門、物品名稱（項目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準人簽字、日期；6）清點核實發(fā)放辦公用品；7）提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。 （4）監(jiān)視控制辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 5.節(jié)約使用辦公用品的措施 1）復印機。申請復印時必須填寫有細節(jié)要求的申請表，并在復印前由主管人員簽字批準。 2） 機。指定人員使用 機，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細節(jié)。 3）計算機、打印機、因特網(wǎng)。昂貴的設(shè)備要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部門獨立核算成本；監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。 4） 、移動 。減少私人 ；控制國內(nèi)國際長途 的使用；按

9、單位有關(guān)規(guī)定使用移動 ；定期檢查并核對 賬單以控制開銷。辦公用品的管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理辦公設(shè)備的使用和管理 本章主要討論最經(jīng)常使用的辦公設(shè)備，如復印機、 機、打印機、數(shù)碼照相機、數(shù)碼錄音筆、U盤等。 復印機使用和管理 1.復印機的基本原理 靜電復印機的基本原理是運用電光學、計算機和精密機械為一體的攝影技術(shù)，將原稿的文字、圖像轉(zhuǎn)換為靜電潛象，再由靜電潛象轉(zhuǎn)印成復印圖像的過程。 辦公室用品、采購和設(shè)備管理 2.復印機的分類 按復印介質(zhì)區(qū)分，可以分為特殊涂層紙復印機（又稱EF機或直接法復印機）和普通紙復印機（又稱PPC機或間接法復印機）。 按顯影狀態(tài)區(qū)分，可以分為濕法（液態(tài)）機和干法（固態(tài)

10、）機。 按潛像形成方法區(qū)分，可以分為放電成像法（Carlson法）、電容成像或逆充電成像法（NP法或KIP法）、充電成像法、持久內(nèi)極化成像法（PIP法）和電荷轉(zhuǎn)移成像法（TESI法）。 按光導體材料區(qū)分，可以分為硒（包括硒-碲合金）靜電復印機、ZnO靜電復印機、CdS靜電復印機和OPC（有機光導體）靜電復印機。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 按稿臺方式區(qū)分，可以分為稿臺移動式和稿臺固定式靜電復印機。如圖所示。 按主機體型區(qū)分，可以分為臺式復印機、落地式復印機和組合式復印機。 按復印幅面尺寸區(qū)分，可以分為大型（Al以上）復印機、中型（A3或A2）復印機和小型（154以下及袖珍式、

11、卡片式）復印機。 按色彩還原性能區(qū)分，可以分為黑白（即不論原稿圖像是何種顏色，只能表示為不同程度的黑色）、單彩色（不管原稿圖像是何種顏色，復印品均為黑色以外的一種顏色）和全彩色3種功能的復印機。 按特殊功能區(qū)分，可以分為具有信息存儲功能、自動編輯功能、模擬功能、對開分頁功能、自動進紙功能、自動雙面復印功能和人機對話等功能的靜電復印機。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理復印機辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理3.復印機的使用靜電復印機的使用步驟： （1）預熱 ；（2）放置原稿；（3)設(shè)定份數(shù)； （4）設(shè)定復印倍數(shù)；（5）選擇復印紙尺寸； （6）調(diào)節(jié)復印對比度； （7）當復

12、印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來。當復印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理送紙方式： 復印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動方式送紙。復印機的使用常識： 1）選擇合適的地方安裝復印機。 2） 應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15A。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理4.復印機管理 復印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。 為確保復印機的安全運轉(zhuǎn)每天下午下班時關(guān)機。 不得擅

13、自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。 關(guān)閉復印機電源開關(guān)，切斷電源。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 5.復印機的維護和保養(yǎng) 必須對復印機進行定期保養(yǎng)維護，也就是對靜電復印機的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學系統(tǒng)、供輸紙機構(gòu)等進行檢查、清潔、潤滑、調(diào)整或更換。 當對復印機進行維護保養(yǎng)操作時，應(yīng)首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時，一定要小心，決不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復印件留下與劃痕相對應(yīng)的污跡且很難修復。 辦公設(shè)備的使用和管理辦

14、公室用品、采購和設(shè)備管理 機使用和管理 1. 技術(shù)概述 問世于19世紀40年代，20世紀20年代 技術(shù)基本成熱，第二次世界大戰(zhàn)前后開始商用，進入20世紀90年代以來， 技術(shù)隨著世界新技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了光電技術(shù)及其器件的更新。光 機也應(yīng)運而生。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理新型數(shù)碼 機 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 2. 機的操作方法 （1） 準備 調(diào)整 機的工作狀態(tài) 裝紙 記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊； 記錄紙卷要卷緊后再安放到機內(nèi)，運輸 機前要將紙卷取出； 注意記錄紙的正反。紙的正面應(yīng)對著感熱記錄頭（沒有經(jīng)驗的操作者可在紙的兩面劃

15、幾下，有劃痕的一面為正面）。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理原稿 凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用： 大于技術(shù)規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿； 紙張厚度大于或小于的原稿； 紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。放置文件 一次放置的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)； 文件正反面按要求放置； 文件頂端要推進到能夠啟動自動輸紙機關(guān)的地方； 送多頁文件時，兩側(cè)要排列整齊，靠近導紙板，前端要摞成楔形。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（2）試運行 通常采用復?。–OPY）方式，檢查 機是否能夠正常工作。 復印的具體操作步驟如下： 接通電源開關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準備好”（READY）

16、，或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機器可以發(fā)送或接收。 將欲復印的原稿字面朝下放在引導板上。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細”級，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為線/mm。也可選擇“標準”級或“超精細”級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。 原稿灰度調(diào)整。當原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。 最后按復印（COPY）鍵。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（3）發(fā)送方式 發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下： 檢查機器是否處于“準備

17、好”（READY）狀態(tài)； 放置好發(fā)送原稿； 摘取話機手柄，撥對方號碼，并監(jiān)聽對方的應(yīng)答信號(長鳴聲) 按啟動鍵（START），這時發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機器開始送文件； 掛上話機，等待發(fā)送結(jié)束并收取對方記錄報告； 根據(jù)報告上的差錯情況，再進行重發(fā)，直至全部無誤為止。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下： 檢查機器是否處于“準備好”（READY）狀態(tài)； 放置好發(fā)送原稿； 選擇掃描線密度和對比度； 摘取話機手柄，撥對方號碼，并等待對方回答； 雙方通話； 通話結(jié)束后，由收方先按啟動鍵； 當聽到收方的應(yīng)答信號時，發(fā)方按啟動鍵，開始發(fā)送

18、文件； 掛上話機，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則應(yīng)重發(fā)，直至收方正確接收為止。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理發(fā)送操作時的注意事項 若按下“停止”（STOP）鍵時，發(fā)送馬上停止，此時不能強行抽出卡在 機中的原稿，只能掀開蓋板取出； 在發(fā)送期間，也不允許強行抽出原稿，否則會損壞機器和原稿； 當出現(xiàn)原稿阻塞時，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機器的正常工作； 若聽到對方的回鈴音，而聽不到機器的應(yīng)答信號時，不要按啟動鍵，應(yīng)打 問明情況后再作處理。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（4）接收方式 自動接收

19、 具有自動接收功能的 機才能按此方式操作。自動接收時，無需操作人員在場。過程如下： 振鈴一次，機器自動啟動，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始； 接收結(jié)束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅； 機器自動回到“準備好”（READY）狀態(tài)。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理人工接收，操作步驟如下： 使機器處于“準備好”（READY）狀態(tài)； 當 振鈴后，拿起話機與對方通話； 通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動鍵（START），開始接收； 掛上話機； 若接收處現(xiàn)差錯或質(zhì)量不好時，可與對方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)

20、備管理（5）解決“卡紙”問題 定期保養(yǎng)。定期進行全面的清潔保養(yǎng)，可以減少“卡紙”率。 選好紙張。對于普通紙 來說，紙張的好壞對 機的“卡紙”率及其使用壽命都會產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。 不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的 紙。 不選用邊緣有毛茬 紙。 不選用紙毛太多 紙。在干凈的桌面上抖過后會留下一層白屑，說明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會影響機器內(nèi)部清潔，加速機件磨損等。 一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時只可扳動 機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理3.秘書如何收發(fā) （1）發(fā)出 發(fā)出 除了要熟悉其發(fā)送方法外，還要注意： 1）擬寫文稿 2）登記：

21、 管理，要建立收發(fā)登記制度。 3）歸檔：如果是重要的文件，應(yīng)加以編號并妥善保存，年底立卷歸檔。辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 （2）接收 1）登記 接收 有人工和自動兩種方法。 接收管理和發(fā)送一樣，也要建立登記制度。 2）處理 秘書收到 后，屬于自己職責范圍之內(nèi)的應(yīng)盡快處理；如果是他人 ，應(yīng)盡快通知收件人，并請領(lǐng)取人領(lǐng)取時簽字，尤其是有急度和密級要求的 ，更要認真對待，確保 能得到快速高效的處理。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理4. 機常見故障及處理 故障1：顯示“CHECK PAPER SIZE”，出現(xiàn)“卡紙” 分析處理： 故障2：復印或接收文件中有一條或數(shù)條

22、豎白線 分析處理： 故障3：不能自動進稿 分析處理： 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理 故障4：記錄紙輸送走斜 分析處理： 故障5： 機接通電源后，報警聲響個不停 分析處理： 故障6：開機后液晶顯示器無任何顯示，電源指示燈也不亮 分析處理： 故障7：復印、發(fā)送文件中有一條（或幾條）豎黑線 分析處理： 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理打印機使用和管理1.針式打印機 針打機購置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折騰”、能實現(xiàn)多層拷貝打印。 2.噴墨打印機 噴墨打印機是采用數(shù)字信號控制噴頭噴射細小墨滴到打印紙上形成打印點來完成打印輸出功能的。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、

23、采購和設(shè)備管理3.激光打印機 激光打印機是激光技術(shù)和電子照相技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。它由走紙機構(gòu)、激光掃描系統(tǒng)、電子照相部件和字形發(fā)生器與控制器等幾部分組成。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理數(shù)碼相機使用和管理1.什么是數(shù)碼相機？ 數(shù)碼相機中的照片可直接傳送到計算機中。數(shù)碼相機可以看作是普通照相機和掃描儀的結(jié)合體，按下快門，馬上就可以從液晶顯示屏上看到照片效果。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（1）數(shù)碼相機的工作原理 數(shù)碼相機是光、機、電一體化的產(chǎn)品。大多數(shù)的數(shù)碼相機都使用電荷耦合器件，它是數(shù)碼相機的心臟。它的前面有一個數(shù)字格柵，由快門控制。快門打開后光通過紅、綠、藍三色濾鏡，匯聚在電荷耦合器件上，引起電流的變化，這種變化的電流信號反映了拍攝的人像或物體的顏色和亮度信息。 辦公設(shè)備的使用和管理辦公室用品、采購和設(shè)備管理（2）數(shù)碼相機的結(jié)構(gòu) 數(shù)碼相機的核心部件是CCD（Charge Couple Dev