行政辦公室管理制度(共34頁)

1、PAGE PAGE 36第一章 辦公室工作(gngzu)制度(zhd)（一）總則(zngz)第一條 為加強公司行政事務管理，明確公司內(nèi)部關系，使各項管理工作標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條 行政事務管理包括行政辦公室事務管理、人事勞資管理、員工行為規(guī)范、勞保用品管理制度、保密制度等。第三條 負責貫徹落實公司領導指示，做好上傳下達聯(lián)絡溝通工作，及時向領導反映情況和反饋信息；搞好各部門間相互配合，綜合協(xié)調(diào)各部門的工作；對各項工作和計劃進行督辦和檢查。第四條 負責行政后勤工作管理制度的制定、檢查、監(jiān)督、控制和執(zhí)行。 第五條 按時完成公司領導交辦的其它工作任務。（二）公司辦公室事務管

2、理制度1、文件傳閱制度及流程1.1 上級來文、函件的接收、審批、處理。由辦公室文書管理員登記、編號、附“文件傳閱卡”，經(jīng)辦公室主任提出擬辦意見后，及時送有關領導閱批。公司領導(ln do)簽閱一般不超過兩天，閱批后承辦部門按批示(p sh)要求傳遞(chund)、辦理。需要幾個部門共同處理的公文，應確定一個主辦部門。對于急件、急電，文書管理員可根據(jù)情況直接送總經(jīng)理批示或直接交有關單位處理，然后向主任匯報。有關人員外出帶回來的公文應及時交公司辦公室統(tǒng)一處理，不得擅自保存或處理。機、絕、密文件的簽閱批轉按文件要求范圍辦理，不得自行處理。機、絕、密文件要單獨造冊登記，安全存放，不得丟失。一般信件、電

3、報可由公司辦公室文書轉有關部門處理。1.2 業(yè)務往來的文件、函件處理對于業(yè)務往來的文件，由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容要求進行辦理，需要通過公司領導批示的應按接收、審批、處理要求進行辦理。需業(yè)務部門辦理的，由辦公室文書登記，轉業(yè)務部門處理。凡寫給本公司的函件，一律由辦公室文書拆封。具名負責人親啟的信件需送本人處理。寫給各部門的信箋由文書直接轉有關部門處理。1.3 閱文、辦文規(guī)定認真、準確、迅速地閱辦上級文件，任何人不得扣壓和帶走文件，若發(fā)生丟失、延誤傳閱等情況時，要對責任人進行批評，并追究其責任。急件和幾個部門傳閱的文件，應在通知的當日閱辦完畢。主辦部門應與協(xié)辦部門共同研究處理，意見不一致(yzh)時，

4、由主辦部門向主管領導請示。閱辦文件者必須履行(lxng)簽字手續(xù)。公文處理完畢，承辦人應在公文處理卡上簡要注明處理情況(qngkung)并簽字。屬于閱知的可注“閱”或“知”；已經(jīng)辦理的可注“辦完”、“報出”等字樣，有時間要求的還應注明辦完時間。1.4 公司公文的起草及注意事項凡以公司名義發(fā)出的公文，應由有關業(yè)務部門擬稿。公文標題，應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。請示的公文，一般應一文一事。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級單位，要走正式行文手續(xù)。請示或報告要注明主送主管部門和抄送主管部門。不得越級請示，因特殊情況，必須越級行文時，應抄報越過主管部門。

5、緊急會議應標明“特急”或“急”。會議決定需行文的，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。用詞要準確、規(guī)范。在使用簡稱時，應先用全稱，并加以說明，字體要規(guī)范，標點要清楚。公文中的數(shù)字，除統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語等必須用阿拉伯數(shù)字外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數(shù)字的使用應前后一致。人名、地名、數(shù)字、引文要準確，時間要寫明具體的年、月、日。計量單位書寫要規(guī)范，一定要采用法定計量單位，代號不能與阿拉伯數(shù)字隔行。公文(gngwn)如有附件，應在正文之后注明附件的名稱和順序。文題要準確，主題要明確，條理要清楚，層次要分明，文字(wnz)要精練，書寫(shxi)要工整，標點要準確，

6、篇幅要力求簡短。1.5 公文的核稿、審定和下發(fā)。凡以公司名義起草的文件必須經(jīng)辦公室秘書核稿，填寫發(fā)文稿后送公司主管領導審批，由辦公室主任安排打印。核稿的重點是要看有無必要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)、黨和政府的方針、政策及有關規(guī)定；書寫是否清楚，語言是否通順，情況是否屬實，要求、措施是否明確具體、切實可行。公文稿內(nèi)涉及到其它部門業(yè)務的，擬稿單位應主動與該部門商量，取得一致意見后會簽。主要經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事任免、機構設置以及其它重要公文由總經(jīng)理簽發(fā)。在文書上簽字不得潦草，不得寫“藝術”字，簽名應寫全稱，不應只寫名不寫姓或只寫姓不寫名。文件形成后，要由文書蓋章，填寫發(fā)文號，通訊員根據(jù)應收單

7、位發(fā)文，并請收文單位在發(fā)文簿上簽名。公文發(fā)送范圍、份數(shù)應根據(jù)其內(nèi)容確定，需要的發(fā)，無關的不發(fā)。1.6 對文件辦理結果進行檢查。1.7 對文件(wnjin)進行收繳、整理、歸檔。每年(minin)年終要將一年來形成的文書按歸檔要求(yoqi)整理，分類立卷，并確定保管期限。已立案卷應按“文書檔案管理標準”填寫歸檔案卷清單，向檔案室辦理移交手續(xù)。除上級主管部門頒發(fā)的決議、決定、指示、批復、命令、條例、制度、規(guī)定、計劃等文件外，公司內(nèi)部文件在形成、發(fā)出時，應將原稿、處理卡和帶有紅頭的文件交辦公室和文書各留存一份，以便歸檔。需要銷毀的公文應登記造冊，寫明行文主管部門、文號和份數(shù)，經(jīng)公司領導批準后，方可

8、銷毀。2、公司行文制度及流程2.1 文件分類：公司文件分為內(nèi)部文件、外部文件兩種。內(nèi)部文件是指公司內(nèi)部下發(fā)的文件以及公司內(nèi)部各部門制定的文件、制度（包括公司下發(fā)的各類文件、制度等）。外部文件是指本公司以外其它部門往來的文件。公司內(nèi)部文件主要為下行文。外部文件按往來性質分為上行文和平行文。上行文是指對本公司的上級主管單位所呈報的文件，如 HYPERLINK /gw/List_206.html t _blank 請示、 HYPERLINK /gw/List_202.html t _blank 報告等。平行文是指本公司對公司內(nèi)各平級單位、部門所發(fā)的文件。公司內(nèi)部下行文和對外文件的上行文、平行文等均由

9、辦公室以紅頭文件的形式下發(fā)和上報。公司對下屬各部門下行文和對外文件的上行文以辦公室紅頭文件形式下發(fā)。2.2 文號(wn ho)管理：對外發(fā)出之文件(wnjin)編號按照國內(nèi)文書格式，采用驛誠萬客來字、“驛誠萬客來紀字”、“ 驛誠萬客來行字”；加年份(ninfn)及順序號組成（如：驛誠萬客來紀字2014第001號）。2.3 文件草擬：公司所有 HYPERLINK /hypx/List_271.html t _blank 人事、 HYPERLINK /hypx/List_191.html t _blank 行政類文件由辦公室負責起草、打印，并加文號。經(jīng)辦公室主管領導審核。涉及到部門專業(yè)性較強的文件

10、由各部門起草、分管領導審核、辦公室加文號打印成文。各部門起草的專業(yè)性較強、文件較為重要的平行文，由各部門分管領導直接提交公司董事長審核后，辦公室加文號打印成文，形成正式文件后發(fā)送。文稿必須中心明確、措施得力、言簡意賅、切實可行。堅決摒棄一切假話、大話、套話，所提內(nèi)容要界限明確、清楚，不得含糊不清，模棱兩可。2.4文稿(wngo)的審核根據(jù)下發(fā)文件的內(nèi)容、要求，各部門負責人對文稿的審核嚴格應從以下幾個(j )方面掌握：是否必須行文，以什么(shn me)形式發(fā)文為宜，應以什么部門發(fā)文。是否與公司曾作過的規(guī)定有沖突，文字意思要表達清楚，表述要確切，不能產(chǎn)生歧意。文件涉及部門是否協(xié)商一致，文中所提要

11、求和安排意見是否切合實際，切實可行。文件格式是否規(guī)范，密級、緩急程度是否適當。2.5文件的簽發(fā)涉及公司 HYPERLINK /hypx/List_271.html t _blank 人事、 HYPERLINK /hypx/List_191.html t _blank 行政類文件由辦公室主管領導審核、簽發(fā)。涉及到部門專業(yè)性較強的文件由各部門起草、分管領導審核、簽發(fā)。各部門起草的專業(yè)性較強、文件較為重要的，由各部門分管領導審核并直接提交公司董事長審核、簽發(fā)。2.6 文件上報、取回、留存、發(fā)送上報：公司所有文件經(jīng)公司總經(jīng)理審核后均由辦公室負責統(tǒng)一送呈主管領導及相關部門。取回(q hu)：公司上報的所

12、有文件由各部門負責收回批復件，各部門取回(q hu)批復件后的第一時間內(nèi)將批復件呈公司總經(jīng)理閱，并根據(jù)文件上相關部門進行送發(fā)。由辦公室將批復內(nèi)容轉告報告部門。留存(li cn)：批復文件取回后由辦公室負責留存原件，其他部門如無特殊需要可復印。如原始文件因部門工作需要必須拿走，需經(jīng)辦公室主任簽字后辦理文件交接手續(xù)并簽字備查。 發(fā)送：公司內(nèi)所有的請示以及行政、人事等文件送呈到平行部門以及公司內(nèi)的下發(fā)工作由辦公室負責，涉及到專業(yè)性較強的文件，如工程函、復函等，由相關部門發(fā)送，并采取簽收制度。原則上公司內(nèi)發(fā)文由各部門負責人進行簽收。2.7 文件接收：公司所有文件的接收工作均由辦公室負責簽收。辦公室在收

13、到本公司以外的文件后須及時填寫文件傳閱單，并由辦公室主任審閱并填寫“擬辦意見”后，呈送承辦部門分管領導審閱。 對需要翻印和傳閱的文件，按辦公室主任的指示進行翻印和傳閱，未經(jīng)批準，不得私自翻印和擴大傳閱范圍。對確需翻印的文件要嚴格控制份數(shù)，不得隨意增加或減少。辦公室要根據(jù)文件的密級管理進行分類，文件交接時必須履行簽字手續(xù)。2.8 文件的保管：公司內(nèi)所有文件(wnjin)的保管工作均由辦公室負責，辦公室在對文件進行一系列的處理以后進行回收或是備份，并進行分門別類的保存。3、文印室管理(gunl)制度(zhd)3.1文件的打印及有關規(guī)定以公司名義上報的計劃、公文、各類會議等材料，由公司辦公室有計劃地

14、安排打印。各部門打印紅頭文件，必須經(jīng)本部門領導簽字、公司分管領導批示、由公司辦公室主任審核、定稿、編號、簽字后方可安排打印。所需打印的文件定稿編號后，由公司辦公室給打字員下達“任務單”。任務單的內(nèi)容有：來稿時間、執(zhí)稿人、字數(shù)、打字人、要求完成時間、需印份數(shù)，并建立打字員的考核簿。所有打印的公文、材料、表格等文稿打印完后，擬稿人要認真校對簽字，校對后由打字員修改。打字員要嚴格依照原稿打字，不得擅自修改。各部門內(nèi)部業(yè)務所需的自制表格、稿件不屬于公司打印范圍的，由各單位自行解決。嚴格遵守保密制度，禁止與打印無關的人員進入室內(nèi)；禁止亂翻與自己無關的文稿。打字員必須保證所打印文稿的質量，嚴格按“文字處理

15、規(guī)定”打字，做到行距、間距、字體、字號安排得當，符合規(guī)定。文告打印后原稿由打字員收集交辦公室存檔備查。未經(jīng)公司辦公室下達任務單或批示的文稿，打字員不準私自承接(chngji)任務。文件打印(d yn)完畢由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)送。3.2 文件(wnjin)、材料的復印對于上級“絕密”文件沒經(jīng)辦公室主任批準不得翻印。對于一般文件資料的復印，要經(jīng)有關領導批準，由公司辦公室統(tǒng)一安排方可復印。凡批準復印的文件、資料、圖紙，由公司辦公室根據(jù)情況嚴格控制復印份數(shù)。嚴格履行復印登記手續(xù)。復印登記內(nèi)容有：時間、單位、姓名、原件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、紙質規(guī)格、批準人、經(jīng)手人。3.3 打印、復印設備的管理和物資消耗管理電

16、腦室操作人員要熟悉機器的性能、操作規(guī)程、保養(yǎng)維護，必須熟悉業(yè)務。設備工具嚴禁非操作人員上崗代勞或轉借他人使用。搞好設備的清潔和定期潤滑工作，注意用電用油的安全，保證設備完好，確保任務的按期完成。4、檔案管理制度、嚴格執(zhí)行中華人民共和國檔案法和企業(yè)檔案管理規(guī)定及相關的檔案管理法規(guī)。、公司對各種文案(wn n)、管理制度實行歸檔管理，由相關部門(bmn)整理(zhngl)并列出清單、經(jīng)部門負責人簽字確認后，交公司行政部統(tǒng)一管理。要求歸檔資料必須是原件，各部門可自留復印件用于日常使用。歸檔范圍：辦公室（含人事等部門）：負責各種合同、上報和接收的主要文件、公司主要會議內(nèi)容紀要、決議，企業(yè)經(jīng)營的主要證照

17、和與企業(yè)相關的各種協(xié)議；涉及企業(yè)歷史的資料、實物；企業(yè)各時期取得的各種榮譽；可收集整理到的公司歷屆管理團隊組成情況、法人情況、以及該階段的企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)規(guī)模、員工數(shù)量、主要業(yè)績等；公司人事檔案方面資料；社會捐贈等公益事業(yè)投入情況；與企業(yè)兼并重組方面相關的各種原始資料等歸檔工作。、嚴格對文件材料進行分類、立卷、編目等管理工作。、檔案室應具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠等安全預防措施。、檔案的借閱與索?。航栝啓n案必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定和檔案借閱管理制度，并認真填寫借閱檔案登記薄。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。一般內(nèi)部檔經(jīng)辦

18、公室主任批準方可摘錄和復制。對于涉及企業(yè)機密的各種資料，原則上不準復印。如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由分管領導批準報辦公室主任同意審批后方可摘錄和復制。非公司主要管理人員不得查閱、更不準帶出公司。歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)(fxin)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究其責任。、檔案(dng n)的銷毀：任何組織(zzh)或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制檔案銷毀清冊，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填

19、寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。5、公司印章管理制度5.1 印章的管理、刻制、發(fā)放和保管各部門的公章和有關業(yè)務公章、合同章經(jīng)公司領導批準后，由公司辦公室報批刻制。印章刻好取回后，由辦公室備案，并登記行文，然后啟用。公章由辦公室主任專人保管，離開崗位時必須上鎖。辦公室主任若請假不能到崗時，印章應交辦公室副主任掌管，如需蓋章須請示主任后再行加蓋，并留檔備查。公章及專用章、合同章遺失后，要立即報告辦公室查找或聲明作廢。5.2 企業(yè)公章的使用范圍以公司的名義上報(shng bo)或下發(fā)的文件。以公司的名義向上級打報告(bogo)、請示。公司月、季、年等定期計劃(jhu)、報表。為公司員工出示的介紹信

20、、證明、信函。5.3企業(yè)公章的使用規(guī)定各部門以公司名義在上報、下發(fā)的文件材料上需加蓋公司公章時，必須由分管領導簽字后，方可使用。月、季、年等定期計劃、報表一律由單位負責人簽字，主管領導審批后，方可使用。在對外業(yè)務聯(lián)系中，單位之間要使用公章時，要經(jīng)主管領導簽字同意，方可使用。員工外出需開介紹信、證明、信函等，必須持有本部門的介紹證明，辦公室方可給其用印。員工外出學習，必須經(jīng)行政部同意后，方給加蓋。對不符合規(guī)定的函件、介紹信、證明材料及公司領導不予批發(fā)的材料等，一律不得加蓋。對文理不通等不符合規(guī)定的文件，辦公室有權不予加蓋印章，待修改后方可使用。6、辦公用品管理制度為規(guī)范公司辦公用品的使用，使之既

21、滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，經(jīng)研究決定，特制定本制度。6.1 辦公用品的使用各部門必須本著節(jié)約的原則領取(ln q)、使用辦公用品，并指定專人管理辦公用品。嚴禁(ynjn)員工將辦公用品帶出公司挪作私用。員工離職時應將所用物品一并(ybng)退回。辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。積極推廣無紙化辦公，充分利用網(wǎng)絡傳遞文件信息，盡快做到無紙化辦公。加強紙張、墨盒、信封、文件袋的管理，嚴格控制文件的印刷數(shù)量。除正式文件或有特殊要求的文件，其余文稿必須雙面使用；打印機、復印機的墨水、墨粉用后，要重新灌裝使用。制作文件、會議材料等能在公司內(nèi)印刷的一律不允許外印。6.2 辦公用品的管理行政辦

22、公室要設專人對辦公用品的入庫和發(fā)放及時記賬，做到“三清、兩齊、三一致”，即：材料清、賬目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。除專職管理人員外，其他任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。行政辦公室要對辦公設備每件物品要進行編號，每年進行一致普查。非消耗性辦公用品因使用時間過長報廢時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經(jīng)批準后方可重新購買。如屬非正常損壞或丟失，由使用部門負責賠償。6.3 辦公用品的領取與考核各部門領取辦公用品須持本部門領導簽字的材料領取單，并經(jīng)行政辦公室領導審核后，方可申領。行政辦公室人員根據(jù)材料領取單所列清單，逐一入帳、登記、簽字

23、后按數(shù)量(shling)給付。根據(jù)公司(n s)成本管理考核要求，辦公用品管理人員要對當月各部門材料領取情況進行匯總考核登記后在全公司范圍內(nèi)予以公示。7、公司(n s)公用電話管理制度要加強管理，節(jié)約開支，減少消耗。電話鈴響起三聲內(nèi)接起電話，如遲接應表示歉意。通話時使用禮貌用語，保證語言親切、簡練、清晰、確保通話質量。重要電話要做好記錄，并及時轉告有關領導和相關部門。工作時間不準接聽無關的電話、不得在上班時間電話聊天。通話時應簡明扼要, 一般電話通話時間盡量不要超過三分鐘。未經(jīng)部門領導同意，外來人員不得使用公司電話。員工不得利用公司電話辦理個人充值業(yè)務，一旦發(fā)現(xiàn)除追償經(jīng)濟損失外，還要視情節(jié)加倍

24、處罰。8、會議制度公司、各部門根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營管理的需要確定相應的會 議，會議定期、 定時、定人召開。（1）會議時間：公司每周五下午5：00召開業(yè)務例會。（2）參會人員：總經(jīng)理、店長、生鮮采購部經(jīng)理、財務總監(jiān)、企劃總監(jiān)、行政辦公室主任、辦公文員、營運(yn yn)部經(jīng)理、后勤（電工）工程部等。第二條 會議必須要有紀要(jyo)，重要會議必須會簽確認。會議結束后，由辦公文員打印出會議紀要，并下發(fā)到公司各部門。第三條 會議紀要應編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求(yoqi)分發(fā)、存檔、上報（條件許可可通過電子郵件傳遞）。第四條 與會者到會必須有準備，發(fā)言坦誠、有序、嚴肅、精煉。業(yè)務例會總結上周工作，下

25、周工作計劃。 數(shù)字化，達成率各店銷售額，費用狀況庫存狀況，銷售狀況新品導入，下周改進第五條 實行各部門經(jīng)理、店長負責制，填寫一周工作計劃表，并交到辦公室。第六條 在公司例會上，把上周工作計劃完成情況匯報表，交到辦公室文員處備份。第七條 與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(lush)、有檢查；各部門可在周六上午晨會通知執(zhí)行。第八條 會議不得(bu de)無故缺席、遲到。遲到每次罰款100元。10、會務(hu w)制度及流程 10.1會議資料準備根據(jù)會議召開的形式、性質、內(nèi)容、規(guī)模組織通知有關單位草擬好會議材料、文件（包括參會人員名單、會議議程、日程、會議須知、編組名單、資料目錄、領

26、導的主持詞、講話稿、工作報告、典型經(jīng)驗、會議文件、責任書等）。必要時，有關材料、文件要按與會人數(shù)復印并裝袋。由其他部門承辦的會議有關部門應提前將會議議程、領導講話稿、主持詞和有關背景材料送領導審閱。日常性的工作會議由各部門負責召集，并作好會議紀要報領導審閱。10.2 會場布置會務組或相關部門根據(jù)會議的規(guī)模、性質、擬定會場及擺放方案報公司辦公室審定，經(jīng)批準后做好會場布置工作。包括會場的形式；規(guī)模；會議桌簽、條幅、宣傳版面的制作、懸掛；會標；簽到臺的設置；主席臺的擺設；音響設備及有關影音帶的準備，會場供水、供電和空調(diào)檢查保障等。10.3 會前策劃對一些表彰、簽約、授匾、贈旗等儀式的會議，會議承辦人

27、員要認真策劃好頒獎和簽約等儀式的有關細節(jié)，必要時要進行(jnxng)會前排練。10.4 會間服務(fw)會場檢查:工作人員要提前一小時到現(xiàn)場，負責現(xiàn)場安排和檢查會場是否按預先確定的方案放置，燈光、音響是否正常，席位(xwi)排列是否有誤，會場上需分發(fā)的文件是否準備好，擺放好。發(fā)現(xiàn)問題應立即采取補救措施。會議簽到：安排專人負責，檢查與會人員報到情況，并向會議主持人報告。會場照應：安排、引導與會有關人員進出會場，做好會場保衛(wèi)工作，防止無關人員擅自進入會場；處理領導臨時交辦事項；制止會議期間使用手機；傳遞緊急文件，傳達重要電話等。協(xié)助領導控制會議進程，注意整個會場情況，做好會場內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息的工

28、作。注意領導的暗示，領會其意圖，做好會場的有關工作。會議記錄指定專人負責會議記錄和錄音，會議記錄要盡量做到詳細、完整、準確，力求忠于原話。會后工作擬寫會議紀要。需要制發(fā)會議紀要的，記錄人員要在會議結束后，及時草擬出會議紀要，經(jīng)負責人審定(shndng)后簽發(fā)。落實會議(huy)決定事項。會議需要落實的重要決定事項，由行政(xngzhng)辦公室或相關部門負責跟蹤督查。會議通過的文件需下發(fā)的，會務組要及時協(xié)調(diào)印發(fā)。會議資料歸檔。會議承辦人應將會議的記錄、紀要、文件、材料妥善收集交相關部門保管。11、考勤管理制度 11.1 考勤時間： 人員考勤：每年的5月1日9月30日：上午8：0012：00，下

29、午14：3018：30；10月1日次年4月30日：上午7：3011：30，下午13：3018：00。時間調(diào)整由公司辦公室統(tǒng)一公布。11.2考勤方式11.2.1行政部門采用簽到制度，各店指紋打卡制度。要求必須本人親自簽名，不得代簽名，否則雙方均按曠工處理。11.2.2遲到與早退時間的界定：簽到時間15分鐘之內(nèi)算遲到，15分鐘后（不包括15分鐘）簽到的列為曠職（工）半天，過半天未到的為曠職（工）一天。特殊時間以公司通知為準。下班前無故離崗者或未簽退者或未打卡均為早退。 11.2.3因公需出差(ch chi)時，應填寫“出差(ch chi)單”，由所在主管部門領導批準的情況下，由辦公室登記(dngj

30、)考勤，否則視為曠工處理。 11.2.4員工因事、因病需請假：任何類別的請假都需填寫“請假條”，經(jīng)部門領導事前批準，并送交到辦公室登記備案。需請假2天內(nèi)由主管部門領導審批；37天，由主管部門簽字，并交由總經(jīng)理領導審批；一星期以上必須經(jīng)公司董事長審批。如有緊急情況，不能事先請假的，應在兩小時以內(nèi)電話通知本部門領導，在上班當日補辦手續(xù)，否則以曠工計。請假的申請、批準手續(xù)，嚴格執(zhí)行公司請銷假制度。11.2.5請假、遲到、早退和曠工的處理：請假未滿一天者，以工作時間計算，請假時間在半天內(nèi)的（包括半天）視為請假半天，超過半天的視為請假一天。遲到：以每5分鐘為計算單位，不足時視為5分鐘，按每計算單位10元

31、扣減工資；15分鐘后（不包括15分鐘）視為曠工處理。 早退：視為曠工一天處理。 曠工：按正常工資的兩倍核算扣曠工工資。 11.2.6加班：依照公司關于法定節(jié)假日期間工資標準的管理規(guī)定執(zhí)行。但員工加班須符合以下規(guī)定：加班人員提出申請，分管領導簽字同意其加班，并報考核部門核準的；或分管領導指定其加班的，方可加班。以下情況不以加班論處： 分管領導下達的在工作時間內(nèi)完成的任務需延長工作時間才能完成工作的。 公司在節(jié)假日舉行的培訓及公益活動。 未經(jīng)有關部門批準私自加班的。 11.3考勤統(tǒng)計每月考勤(koqn)時間：上月25日至本月(bn yu)24日?？记谟涗涋k法參照各部門(bmn)當月考核標準考核。存

32、在以下情況之一者，扣除當月全勤獎：全月累計遲到3次者（包括3次）；月度曠工1次者（包括1次）12、車輛管理制度為合理調(diào)配和使用好公司公務用車，保證行車安全，根據(jù)公司實際情況，特制定本制度。 12.1車輛使用 （1）所有車輛均由公司辦公室統(tǒng)一安排，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一調(diào)配。 （2）車輛只能用于公司業(yè)務工作，未經(jīng)批準不準用于辦私事，嚴禁利用公務用車外出旅游或學習駕駛技術。 （3）非公務不準在節(jié)假日和平時下班后使用車輛。確因特殊情況需用車的，應事先填寫用車申請表，經(jīng)報主管領導及辦公室主任審批同意后方可使用。 （4）每車應設置(shzh)“車輛(chling)行駛記錄表”，使用前應核對車輛里程表與記錄表上前

33、一次用車的記載是否相符(xingf)。由司機登記行車來往地點，使用車人員簽名核實，每月交由公司辦公室公布行車情況。（5）車輛油料管理采用一車一司機一卡制度，不得轉借。車輛需加油料時，該車輛專職司機需到辦公室填寫油料通知單，保管憑票所列油料品種、數(shù)量添加，專車專用。不得擅自更改油料數(shù)量或給別的車輛添加。辦公室設專人在月底匯總公布。、車輛管理 所有車輛在行車時應帶齊所有交通部門備查的證件。駕駛員駕車必須自覺遵守交通規(guī)則及公司的有關規(guī)章制度，服從交通民警的指揮和檢查，維護交通秩序，謙虛謹慎，文明駕車，確保行車安全。駕駛員應愛惜公司車輛，保持車況良好，車容整潔，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要

34、機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。法定節(jié)假日無出車任務時，車輛應按規(guī)定在指定地點停放。駕駛人員不得擅自私用，需要私用車輛時應提前填好“車輛使用申請單”，注明“私用”，經(jīng)主管領導核準后方可使用。 車輛的一切費用（修理費、油料費、路橋費、停車費、保險費等），必須先經(jīng)公司辦公室統(tǒng)一登記，再按程序辦理報銷手續(xù)。 、事故(shg)處理 凡因違章(wi zhn)被公安主管部門處理的，一切費用由當事人自行負擔，不準報銷。因路邊違章停放(tngfng)而造成車身損壞，有關修理等費用由當事人自行負責。特別是無照駕駛或未經(jīng)許可將車借予他人使用的，發(fā)現(xiàn)情況即免職處理。車輛如在公務中遇

35、不可抗拒的車禍發(fā)生，除向附近警察主管部門報案外，并須即刻與公司聯(lián)絡，公司主管領導除即刻前往處理外，并即通知保險公司辦理賠償手續(xù)。 車輛檢修機動車輛的檢修，注明檢修內(nèi)容及有關情況，經(jīng)核準后方得送到定點修理廠進行檢修。 車輛在執(zhí)行任務時發(fā)生故障，可視實際情況需要進行修理，但要電話請求主管領導，否則其維修費用不給予報銷。車輛維修費，由公司統(tǒng)一按季結算，登記入冊，年終隨車輛其他費用一道公布。14、因公外出人員出差補助管理辦法為保障出差人員的工作與生活需要，特對因公外出人員出差補助規(guī)定如下：、凡因公外出人員及隨行司機，享受此項待遇。、根據(jù)出差(ch chi)地點的差異性，出差補助費用不同。市區(qū)補助：10

36、元/人，出市補助(bzh)：20元/人。、公務結束后，出差(ch chi)人員應持分管領導簽字的出差單交考勤處備案。、出差期間的工資待遇按公司相關管理制度執(zhí)行。15、公務接待管理制度15.1 接待范圍上級部門來公司檢查、調(diào)查、考察、視察的接待。同行業(yè)或兄弟單位參觀學習人員的接待。外來辦事人員的接待。應邀來公司作報告、傳經(jīng)送寶及提供幫助人員的接待。15.2 接待工作規(guī)定對上級部門前來檢查、調(diào)查、視察的人員，要根據(jù)檢查內(nèi)容通知受檢部門分管領導安排有關領導會見、接洽，介紹其所要了解的情況和資料。需要深入現(xiàn)場考察的，要制定參觀內(nèi)容與路線、活動日程，要有專人陪同并當場介紹情況。需要接觸有關人員時，通知有

37、關人員，按安排日程、地點進行會見，并說明會議內(nèi)容與要求。需要就餐和接送的，要安排好客飯、車輛和陪同人員。15.3 接待工作的要求會客室要經(jīng)常(jngchng)保持整潔干凈，接待所需物品要齊全，保證隨時可以接待來客。接待人員接人待物要以誠相待、熱情迎送(yn sn)，要注意禮貌、禮節(jié)，做到說話和氣、口氣適度。接待要周密細致，工作要有秩序(zhx)、有效率、不拖拉、不扯皮。對來賓問話、提出的問題要給予解答，不清楚的，介紹有關人員進行回答，盡力做到使客人滿意。16、保密制度、認真貫徹保密法，凡注有密級的文件、參考資料、統(tǒng)計數(shù)字等，均以機密對待，其使用、保存、銷毀，嚴格按保密規(guī)定執(zhí)行。、由公司辦公室下

38、發(fā)的文件、材料、出版物、音像制品，其密級程度的劃分由辦公室及相關部門共同協(xié)商劃定，其打印制作必須由專人負責，廢棄頁要銷毀處理。、凡參加保密性會議的人員，未經(jīng)授權不得傳達會議內(nèi)容。有保密內(nèi)容的會議文件、記錄、資料等，未經(jīng)批準不得公開引用。密級文件、資料、記錄本不得個人保存，會后及時交辦公室統(tǒng)一處理。、不得將保密文件、資料帶回家中、公共場所或任意交給保密范圍規(guī)定的不該接觸人員，保密文件、資料不準擅自給他人傳看和向外傳播。不準私自復印。未經(jīng)批準，不許查閱，不許公開。、不得在電話或通信談論涉及保密文件、資料事宜，不得在非保密筆記本上記錄保密內(nèi)容。、保密文件、資料閱后要妥善保管(bogun)，嚴禁在辦公

39、室桌上亂堆亂放。、嚴格遵守保密(bo m)文件借閱手續(xù)，并登記備案。、工作(gngzu)人員調(diào)動工作必須將所經(jīng)管文件、資料一次性交清。、保密文件、資料、筆記丟失或泄密時，要及時報告辦公室，當事人要寫出檢查，視情節(jié)輕重，依據(jù)保密法有關條款處理。17、衛(wèi)生管理制度為美化公司環(huán)境，提升企業(yè)外部形象，為職工提供一個優(yōu)美、舒適、衛(wèi)生的工作生活環(huán)境，特制定本制度。、衛(wèi)生管理的范圍為公司各部門辦公地點、會議室、廁所、門窗等辦公場所及其設施的衛(wèi)生。、按照責任區(qū)區(qū)域劃分的工作原則，對各衛(wèi)生區(qū)段進行細化分解，要求責任到人。、衛(wèi)生清理實行部門責任制，部門負責人為第一責任人。各部門辦公室的衛(wèi)生，由各部門人員負責日常保

40、潔。（4）、衛(wèi)生清理的標準是：1、辦公場所衛(wèi)生。門窗(玻璃、窗臺、窗欞)上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵；照明燈、空調(diào)上無浮塵；書柜上無浮塵、污跡，書柜、檔案柜內(nèi)各類書籍資料排列整齊，無灰塵，柜頂無亂堆亂放現(xiàn)象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，煙灰缸無雜物，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；各種設備保養(yǎng)良好，無灰塵、浮土。2、各部門要認真對待衛(wèi)生清理和衛(wèi)生檢查評比工作，積極主動地搞好衛(wèi)生清理，不得(bu de)因衛(wèi)生清理不達標而影響公司質量標準化考核的整體評分。 3、嚴禁破壞(phui)公共設施，違者照價賠償，并視情節(jié)嚴重予以停工或開除。（三

41、）、辦公室人員(rnyun)崗位職責1、辦公室主任崗位職責在董事長的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責范圍內(nèi)的各項工作任務。貫徹落實本室崗位責任制和工作標準，密切各部門工作關系，加強協(xié)作配合，做好銜接協(xié)調(diào)工作。組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度工作總結、工作計劃和其他綜合性文稿，及時撰寫董事長發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴格按照行文程序辦理，保證文稿質量。組織收集和了解各部門的工作狀態(tài)，協(xié)助董事長及公司領導協(xié)調(diào)各部門之間有關業(yè)務工作，掌握公司主要活動情況，為公司領導決策提供意見和建議，負責編寫公司年度大事記。負責召集公司辦公會議，檢查督促辦公

42、會議和公司領導布置的主要工作任務的貫徹落實情況。負責監(jiān)督公司印章的使用。參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策事項的討論。負責(fz)組織公司通用管理標準及規(guī)章制度的擬訂(ndng)、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用管理標準及管理制度的擬訂和修改工作。負責公司(n s)礦長辦公會議、總結表彰會及其它各類非專業(yè)性工作會議的組織協(xié)調(diào)工作，開展年度總結評比和表彰工作。負責做好公司來賓的接待安排，統(tǒng)一負責對上級主管部門的聯(lián)系、有關法律咨詢等工作。負責公司公務車輛的管理、派發(fā)等工作。有權向直屬領導提議下屬人選，并對其工作考核評價。完成公司領導交辦的其他工作任務。2、辦公室副主任崗位職責協(xié)助主任做

43、好辦公室職責范圍內(nèi)的各項工作。協(xié)助主任負責辦公室文件及會議精神的上傳下達工作。協(xié)助主任負責黨總支、行政會議的會務工作以及公司重大活動的組織安排和協(xié)調(diào)工作。協(xié)助主任做好公務接待、參觀內(nèi)容的安排、及食宿地點、車輛安排等工作。協(xié)助主任負責文件的起草、撰寫、收發(fā)、登記、歸檔等工作，并做好會議紀要。 協(xié)助主任負責辦公環(huán)境的建設和管理工作。協(xié)助主任做好車輛使用的日常管理工作。承辦主任交辦的其它工作任務。完成公司交辦的其它臨時性工作任務。3、文書(wnsh)崗位職責負責(fz)辦公室電話的接聽、轉接(zhun ji)及傳真件的收發(fā)工作。負責來訪人員的服務接待，并及時通知相關領導。 負責做好辦公室檔案收集、整

44、理，并做好保密工作。 負責轄區(qū)內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作。負責辦公室倉庫保管工作，做好物品的出入庫登記。 負責協(xié)助領導做好公司宣傳資料的整理工作。 完成領導交辦的其它臨時性工作。4、文印員崗位職責負責公司辦公室及各部門的文件資料的打印、復印、油印工作，要求必須保證所打（復）印文稿的質量，做到行距、間距、字體、字號安排得當，符合規(guī)定。文印員要嚴格依照原稿打印，不得擅自修改，打印后原稿由打字員收集交辦公室存檔備查。嚴格遵守保密制度，禁止與打印無關的人員進入室內(nèi)；禁止亂翻與自己無關的文稿。未經(jīng)公司辦公室下達任務或批示的文稿，打字員不準私自承接任務。文件打印完畢負責做好對來稿時間、執(zhí)稿人、字數(shù)、打字人、要求完成

45、時間、需印份數(shù)等進行詳細登記。負責做好文印室及辦公室區(qū)域內(nèi)的衛(wèi)生清潔工作。負責配合文印員做好臨時性的服務接待工作。負責做好辦公用品的建賬(jin zhn)、維護及日常管理工作。完成好領導交辦(jio bn)的其他臨時性工作任務。5、辦公(bn gng)干事崗位職責負責文件的收發(fā)、登記、分送、整理、歸檔工作。負責草擬公司領導交辦的各類文字材料。負責做好會議記錄，整理會議紀要和簡報，了解會后的貫徹執(zhí)行情況。負責催辦上級領導布置安排的各項工作，了解工作動向及職工思想動態(tài)，及時向領導報告情況、提供資料。負責公司大事記和重要歷史資料的收集整理歸檔工作。負責做好來賓接待及信訪工作。協(xié)助辦公室領導做好其它工

46、作。6、收發(fā)員崗位職責負責收發(fā)傳遞郵局所送公私信件、報紙、雜志、期刊、資料匯款、包裹單、掛號、郵件等，發(fā)送公司各部門公文信件等。負責做好所轄區(qū)域內(nèi)的日?？记诒O(jiān)督工作，月終將考勤表交由辦公室主任審批后報生產(chǎn)科進行工資核算。熟悉所轄范圍內(nèi)員工的姓名、部門，對投遞部門不明和離職人員的信件，要積極查詢投遞，對無法投遞的電信要及時退辦。對信件、電報、報紙、雜志等郵件的分送、傳遞要做到手續(xù)完備，準確無誤。報紙和一般信件要在郵局分送的當天送給接收者。對各種緊急函件(hnjin)要隨到隨送，不可延誤。要增強服務(fw)意識，提高服務質量。對來訪人員(rnyun)做好登記記錄。完成領導交辦的其他臨時性工作任務。7、檔案員崗位職責做好文書、聲像檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、借閱工作。定期維護、清查，做好防鼠、防蟲、防潮、防水、防盜等措施，遵守保密制度。負責檔案的修復、復制工作。做好檔案交接工作，及時向科長通報文書檔案工作情況。督促、協(xié)助各部門檔案的收集、整理、歸檔工作。對應銷毀的檔案及時清理、造冊，按保密制度進行銷毀，做好善后工作。搞好檔案的開發(fā)、利用，并做好各項統(tǒng)計工作。完成領導交辦的其它任務。8、司機崗位職責 必須嚴格遵守中華人民共和國道路交通管理條例及相關交通安全管理的規(guī)章制度，安