公司文件資料管理制度(2篇)（上墻規(guī)章制度）

1、編號:公司文件資料管理制度（2篇） 審 核:-_- 實施日期:一年一月日 等平安條件。2、所有歸檔文件要進行分類登記。3、文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料,了解使用者的需求。4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。具體銷 毀工作見文件銷毀流程圖。(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。(2)文檔性資料保管期為5年。(3)有明確規(guī)定保存期的文檔，從其規(guī)定。5、涉及行業(yè)標準，技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上受控文件章。將已 過期文件資料蓋上作廢文件章，報批予以銷毀。6、嚴格遵守文件平安保密制度，做好文件流失防護工作。7、文件管理人員要定時檢查文件專柜，核對件數(shù)，發(fā)現(xiàn)異?；虮?/p>

2、盜，喪失等情 況,及時向公司領(lǐng)導反映，妥善處理。8、根據(jù)公司的實際情況，新工程(例如健議書、投標書、合同等)要求工程完 成后應(yīng)及時歸檔,對于工程周期較長的，建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。八、文件保密級別文件級別分為兩級:機密和一般。文件保密級別由文件制作部門確定，技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。九、檔案借閱制度1、屬于公司機密檔案的，未經(jīng)許可不得外借、外傳。2、借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過兩周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。5、調(diào)閱或借閱檔

3、案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復印、不得 拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否那么，追究當事人責任。6、借出檔案資料，因保管不慎喪失時，要及時追查，并報告技術(shù)質(zhì)量部及時予 以處理。7、發(fā)生檔案損壞、喪失事件后,如系人為造成，公司將根據(jù)情況嚴重程度及所 帶來的后果,追究有關(guān)人員的責任，依據(jù)公司獎懲條例予以相應(yīng)的處分。z科技公司文件資料管理制度（2篇）【第1篇】z物業(yè)公司文件資料管理制度1、目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適 用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。2、適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及

4、資料保管和外來文件的管理。3、職責各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。4、相關(guān)文件文件控制程序質(zhì)量記錄控制程序5、工作程序和管理方法文件的產(chǎn)生各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件?？偨?jīng)理助理對文件進行審核。總經(jīng)理審批通過的文件由力公室打印和發(fā)放作為非受控文件生效。辦公室對生效的文件印制，必須使用印制文件登記S(qr-wd01-02-01)o文件、資料的類別受控文件a）內(nèi)業(yè)資料;b）圖紙資料；c）按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件；d）在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來

5、文件；e）與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議；f）業(yè)主檔案伎口:公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與 控制，具體執(zhí)行顧客財產(chǎn)控制程序q/ph-qp-7.5.4）。管理與控制具體執(zhí)行文件控制程序（q/ph-qp-423）。522非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其 進行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為：a）內(nèi)行文、外行文:1b）未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c）與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d）未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e）行業(yè)標準性文件:5f）照片、錄像帶：6g）電腦貯存：7文件、資料目錄的索引號* * * *文件

6、盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼文件、資料歸檔與管理各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦 公室統(tǒng)一管理。辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件 的資料均屬保密性文件。辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和 存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立存檔備案資料目 錄(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。 并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識 別和檢索，便于對文件資料的保管。文件、資料的發(fā)放文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由

7、辦公室制定文件分發(fā)登 記表(qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在文件分 發(fā)登記表上簽領(lǐng)，以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追 回,同時作好文件的補救工作。文件資料的調(diào)用、借閱與歸還借閱者應(yīng)在文件、資料借閱登記表(qr-wd01-02-04)上詳細注明文 件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)562借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。借閱的文件、資料歸還時，辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查，假設(shè)文 件、資料受損的，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在文件、資料借閱登記表的備注欄 上注明

8、，因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責任。機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a）a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會 決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。b）b級機密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專 項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。c）c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與 借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。d）行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。e）業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共 場所的文件。f）外來單位借閱、

9、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公安機關(guān)、檢察機 關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢 驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請示后 親自辦理。g）以上文件資料的調(diào)用與借閱按551、和條款執(zhí)行。文件的復制、破損和喪失未經(jīng)允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經(jīng) 力公室主任批準，并在文件復印登記表(qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名 稱，復印數(shù)量，并簽名。文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或喪失時，應(yīng) 填寫文件補發(fā)申請表(qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。

10、補發(fā) 新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā) 號。文件、資料的更新文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換，保證在使用處獲得有效版本。文件的作廢與銷毀內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后 給予作廢或銷毀處理。在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和喪失的, 應(yīng)向上級匯報，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩 個人進行，一人實施，一人監(jiān)督。辦公室對于作廢和銷毀的文件，應(yīng)在作廢、銷毀文件登記 表(qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向 各部門

11、書面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。6、使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1印制文件登記表qr-wd01-02-01辦公室一年2存檔備案資料目錄qr-wd010202辦公室長期3文件分發(fā)登記表qr-wd01-02-03辦公室一年4文件、資料借閱登記表qr-wd01-02-04辦公室一年5I本方法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進行了具體規(guī)定。一、文件歸檔范圍L以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理：Q)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方 面的文件資料。(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟合同、技術(shù)建議書、投標書、各種協(xié)議等。(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。2、以

12、下各類文件資料由綜合辦歸檔管理：公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件等。(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度，管理方法等。(3)外來文件的回復文件。(4)各部門工作中向公司領(lǐng)導提交的請示、報告、批件等。3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理：(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。(2)各部門提交的請示、報告及批示的復印件。4、對外簽訂的經(jīng)濟合同技術(shù)質(zhì)量部和財務(wù)部均留原件歸檔。二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負責,詳見文件收、發(fā)流程 圖及文件處理單。三、文件編號規(guī)定L綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進行編號、登記以便管理。2、編號格式為:z*字*第y號。*表示文件來源部門。開-技術(shù)開發(fā)部，支一技術(shù)支持部，市-市場部，工-工程 部，人-人力資源部，綜-綜合辦，質(zhì)-質(zhì)量部，企-企發(fā)部，財-財務(wù)部。y表示文件的編號，發(fā)文按發(fā)放的順序進行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件, 各部門按順序進行流水編號。*-表示年號，如;2022、2022。四、文件資料的移交各部門移交文件時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，交接均由專人負責，并填寫移交文件清 單，見附表。五、規(guī)章制度、管理方法的報批及下發(fā)各部門制定的規(guī)章制度和管理方法，經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通過后，填 寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理方法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交 至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理方法附上建議處理表后上報公司