自學(xué)考試公文寫作與處理第十二章解析課件

1、 公文寫作與處理課程代碼：00341授課教師：張群麗第1頁，共40頁。第十二章 公文的整理（立卷）與歸檔第一節(jié)歸檔文件整理工作概述第二節(jié)歸檔文件整理（立卷）工作的組織第三節(jié)歸檔文件整理的原則與要求第四節(jié)歸檔文件整理方法與歸檔第2頁，共40頁。第1節(jié)歸檔文件整理工作概述P3261.什么是歸檔文件整理工作2000年12月6日，國家檔案局頒布了歸檔文件整理規(guī)則指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！彼倪m用范圍是各級機關(guān)、團體和其他社會組織。第3頁，共40頁。從上世紀(jì)五十年代開始，我國機關(guān)、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“

2、立卷”，就是將已辦理完畢的具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組成案卷，將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而規(guī)則則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好 的條件。第4頁，共40頁。2.歸檔文件整理工作的意義：P327 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用。 歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管。 歸檔文件整理為檔案工作奠定了

3、基礎(chǔ)。第5頁，共40頁。3.以“件”為單位進行整理裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機聯(lián)系，然后進行分類、排列、編號、裝盒，使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失。4.文件的整理（立卷）是機關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。第6頁，共40頁。第2節(jié)歸檔文件整理（立卷）工作的組織一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度1.文書部門立卷制度，是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進行立卷的制度。具體地說，是指由機關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職

4、或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進行文件材料的整理（立卷）工作。第7頁，共40頁。2.實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性P331（1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。（2）可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。（3）文書部門就可以暫時保存當(dāng)年的文件材料。（4）按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進機關(guān)檔案工作，提高機關(guān)檔案管理水平，更好地為機關(guān)工作服務(wù)。第8頁，共40頁。二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇P3321.公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，即選擇立卷地點，是指機關(guān)的公文

5、整理（立卷）工作究竟放在機關(guān)的哪一層，或者機關(guān)的哪些機構(gòu)、單位，由誰來負(fù)責(zé)整理（立卷）問題。2.選擇機關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的因素有：（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。（3）確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。（4）還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。第9頁，共40頁。3.小機關(guān)或基層單位由于它們內(nèi)部的組織機構(gòu)比較簡單，工作人員也不多，辦公地點也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多，所以可以采用集中整理（立卷）的形式。4.對一些中等機關(guān)或者大機關(guān)來說，他

6、們一般都有兩層以上的組織機構(gòu)，可以根據(jù)機關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。P333第10頁，共40頁。5.對財會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行整理（立卷），以方便這些單位工作的進行。6.要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個組織機構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書工作人員為好。第11頁，共40頁。三、明確公文整理（立卷）的范圍P3341.公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用價

7、值的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。第12頁，共40頁。2.為什么要明確整理(立卷)的范圍?P334（1）是要弄清機關(guān)工作活動中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。（2）只有確定立卷范圍，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來。（3）便于以后的查找利用。第13頁，共40頁。3.公文整理(立卷)范圍確定的指導(dǎo)性文件均以國家檔案局頒發(fā)文件為主。即：P334（1）關(guān)于檔案保

8、管期限的規(guī)定；（2）文書檔案保管期限表（3）機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍等。4.掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機關(guān)工作活動和具有查考利用價值這兩個主要條件。第14頁，共40頁。5.公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關(guān)或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。6.上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的來文，由機關(guān)辦公秘書部門整理歸檔。本機關(guān)的文件，由機關(guān)秘書部門起草或承辦的，由機關(guān)部門整理歸檔。會議文件，以機關(guān)名義召開的會議所形成的文件材料，由機關(guān)秘書部門整理歸檔。第15頁，共40頁。第3節(jié)歸檔文件整理的原則與要求一、歸檔文件整理的幾個

9、基本概念P3381.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。可以從以下方面來理解：（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是癇單位在其職能活動中形成。（2）應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。第16頁，共40頁。（3）應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里明確了三點：一是能作為文書檔案保存的必定是有保存價值或者說是有查考利用價值的文件；二是只適用于文書檔案。三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。第17頁，共40頁。2.歸檔文件的整理P339 把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減

10、輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。第18頁，共40頁。二、歸檔文件整理的基本原則P340歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這一原則的基本點是：（1）遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。文件在形成過程有其自身的規(guī)律，每一個機關(guān)，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機關(guān)的全部活動和全部歷史。同時任何一個機關(guān)的工作活動都不可能是孤立地進行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、下級機關(guān)以及其他有關(guān)機關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復(fù)雜的聯(lián)系

11、。第19頁，共40頁。（2）區(qū)分文件的不同保存價值。文件的保存價值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價值也就不同。（3）便于保管和利用。便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機關(guān)各項工作的開展，而且關(guān)系到機關(guān)檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎(chǔ)和保證。第20頁，共40頁。三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求P3431.歸檔文件整理的質(zhì)量要求（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，是歸檔的基本要求。已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、

12、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。 書寫材料指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁。不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。第21頁，共40頁。第4節(jié)歸檔文件整理的原則與要求一、歸檔文件整理方法與歸檔P3441.以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？（1）取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。（2）界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”。（3）分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。第22頁，共

13、40頁。（4）裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。（5）文件排列方法強調(diào)事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。（6）歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目。（7）取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。第23頁，共40頁。（8）無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。（9）歸檔文件直接裝盒保管。（10）無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。（11）檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項。第24頁，共40頁。二、歸檔文件整理方法的推行推行以“

14、件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好以下工作：（1）更新觀念，增強改革意見。（2）提高人員素質(zhì)。（3）加強硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。（4）注意新舊整理方法的銜接。第25頁，共40頁。三、歸檔文件整理方法的工作步驟P3461.歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。2.歸檔文件以“件”為單位裝訂時，件內(nèi)文件怎樣排列？“件”內(nèi)文件排列方法是，正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；

15、中文文本在前，外文文本在后。第26頁，共40頁。3.歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。4.歸檔文件的分類方法（1）按年度分類 ；（2）按保管期限分類；有（永久50年以上）、長期15-50年、短期15年以下三種。（3）按機構(gòu)（問題）分類；（4）幾種分類方法的結(jié)合運用。第27頁，共40頁。5.為什么要對歸檔文件進行分類？P348分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。6.歸檔

16、文件為什么要按保管期限進行分類？P349這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時，為庫房排架管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。第28頁，共40頁。7.排列P350規(guī)則指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列?！?.歸檔文件的排列方法。P351歸檔文件按事由結(jié)合時間，重要程度排列的具體方法有：（1）對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列。第29頁，共40頁。（2）對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時

17、間的先后排列和按事由的重要程度排列。（3）對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。第30頁，共40頁。9.會議文件可將會議通知、開幕詞、閉幕詞、工作報告、代表提案、大會決定等重要文件排在前面。10.歸檔文件編號定義及作用P351歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標(biāo)識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作以及日常管理和查找利用

18、工作提供便利。第31頁，共40頁。11.歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項。P352353填寫要求：（1）全宗號：全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編的代號；（2）年度：是指歸檔文件形成與處理的年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“1998”、“2003”，不得簡化。（3）保管期限：可直接標(biāo)明為“永久”、“長期”、“短期”或“永”、“長”、“短”，或“”、“”、“”。第32頁，共40頁。（4）件號：即歸檔文件的排列順序號。分為室編件號和館編件號兩種。館編件號是該歸檔文件移交進館，經(jīng)重新鑒定、整理、排列后由檔案館編制的順序號。（5）機構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范簡

19、稱。（6）問題：填寫分類方案類目的問題名稱，如“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”。第33頁，共40頁。12.歸檔文件目錄的主要項目及填寫要求：P357歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。歸檔文件目錄的具體填寫要求是：（1）件號：填寫室編件號。（2）責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄。第34頁，共40頁。（3）文號：是指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機關(guān)代字、年份和序號三個部分組成。（4）題名：指文件的標(biāo)題。文件標(biāo)題是歸檔文件內(nèi)容的起點，一般應(yīng)照實抄錄，不得省略或變更。（5）日期：指文件形成的時間，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。（6）頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。（7）備注：用于填寫歸檔文