機 關(guān) 公 文 寫 作 與 處 2

1、機關(guān)公文寫作(xizu)與處理周顯志共三十一頁內(nèi)容提要： 公文也稱為“文件”，是黨政機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位處理公務(wù)而形成的具有固定格式的文字材料。公文又分通用公文和專用(zhunyng)公文。本講座主要講通用公文。以2001年1月1日開始施行的國家行政機關(guān)公文處理辦法為準。公文處理是機關(guān)實現(xiàn)其管理職能的重要形式，公文寫作者必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉各種公文的寫作格式；要處理好公文必須熟悉處理程序。 共三十一頁一、公文寫作的意義和特點 1.公文寫作的意義 （1）公文寫作是國家管理水平的重要體現(xiàn)。 （2）公文寫作是機關(guān)干部的基本功。 2.公文寫作的特點 （1）鮮明的政治性和政策性

2、（2）法定(fdng)的權(quán)威性和行政約束力 （3）形式上程式化和規(guī)范化 （4）具有特定的作者和范圍時限 （5）文風(fēng)上的準確與莊重 共三十一頁二、公文行文方向和種類（一）公文的行文方向 （1）上行文 是指向所屬上級機關(guān)報送的公文，有請示、報告等。 （2）平行文 是指同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間有來往的公文，有函、意見等。 （3）下行文 是指向所屬下級機關(guān)發(fā)送的公文，有命令、意見、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)(p f)、會議紀要等。（二）公文的種類 行政機關(guān)常用公文種類有： 1，命令。2，決定。3，公告。四，通告。5，通知。6，通報。7，議案。8，、報告。9，請示。10，批復(fù)。11，意見。12

3、，函。13，會議紀要。 共三十一頁三、公文寫作格式1、公文用紙與排版(pi bn) 公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際確定。 排版規(guī)格：公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫排版）。 正文:用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。 圖文顏色：公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。 2、行政公文格式 公文的書面格式分為眉首、主體、版記三大部分。 （） 眉首寫作 ：眉首，包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期

4、限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。發(fā)文字號之下4mm處印一條紅色反線與主體隔開。共三十一頁公文份數(shù)序號 用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。編制份數(shù)序號至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”。秘密等級和保密期限 密級分為(fn wi)絕密、機密、秘密三級。其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應(yīng)當(dāng)標明份數(shù)序號。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，密級兩字中間空1字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“”隔開。緊急程度 對公文送達和辦理的時限要求。黨務(wù)公文的緊急程度分為“特急”、“加

5、急”兩種，行政公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 共三十一頁發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。其位置在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱。簽發(fā)人 上行文(xngwn)應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。這時，發(fā)文字號不要居中。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字

6、標識簽發(fā)人姓名。 聯(lián)合行文，主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，并使紅色反線與其距離為。共三十一頁 （）主體寫作 ：主體在紅色反線之下。主體部分由標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件組成。 標題 ：一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分構(gòu)成。一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。 主送機關(guān) ：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位置在標題下空1行，左側(cè)頂格，3號宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)后標全角冒號。 正

7、文 ：在主送機關(guān)名稱下1行，用3號仿宋體字。 附件說明 ：注明附件序號和名稱，在正文下空一行左空2字，3號仿宋體字標“附件”，后標全角冒號和名稱。 成文日期：公文生效的時間 。位置依印章而定。用漢字標全年、月、日，“零”寫為“”，不寫成“0”。不能將阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用。 公文生效標識：是證明公文效力的表現(xiàn)形式。包括發(fā)文機關(guān)印章或者簽署人姓名。 附注：對公文的發(fā)放(ffng)范圍、使用時需注意事項等情況的說明。用3號仿宋體字居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。共三十一頁 （3）版記：版記一般由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)、反線等要素組成。版記應(yīng)置于公文的最后一頁。主題詞 ：是

8、用于揭示公文內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范詞語。 主題詞用3號黑體字，居左項格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外其他需知曉(zhxio)公文內(nèi)容的上級、平級、下級或不相隸屬機關(guān) 公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字，用3號仿宋字標識“抄送”，后標全角冒號?；匦袝r與冒號后的抄送機關(guān)對齊,在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同“抄送”，同時“抄送”下移一行。 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于“抄送”之下，占一行位置；用3號仿宋字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)字標識年、月、

9、日全稱。 版記中各要素之下均應(yīng)加一條反線，寬度同版心。共三十一頁文件(wnjin)樣式1：共三十一頁文件(wnjin)樣式2:共三十一頁文件(wnjin)樣式3：共三十一頁 四、公文結(jié)構(gòu) 公文結(jié)構(gòu)方法：公文結(jié)構(gòu)的方法，主要有層次、段落、連接轉(zhuǎn)折、開頭和結(jié)尾這五個方面的方法。層次。公文正文的結(jié)構(gòu)即層次之間的關(guān)系有兩大類 1、并列式。即各部分間是并列關(guān)系。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為說明主旨(zhzh)服務(wù)。 2、遞進式。各部分層層遞進，逐層深入。一般來說每一部分不可缺少，前后順序也不能顛倒。開頭：公文開頭，簡明直接，大致有以下幾種 1、綜合說明式。行政公文的開頭即緣由常常是綜合式

10、的，也就是說包括了情況式、意義式、依據(jù)式、目的式等開頭方式 。 2、情況介紹式。開頭概述時間、單位、地點、人物和事件等情況。其特征是有“目前”和“年”之類時間狀語。如中共縣委、縣政府關(guān)于表彰年紀檢監(jiān)察工作先進集體、先進個人的決定的開頭： “年，全縣各級紀檢組織和廣大紀檢監(jiān)察干部” 共三十一頁 3、根據(jù)式。這種公文的開頭，常用“根據(jù)”、“據(jù)”類格式用語，或引用有關(guān)法規(guī)、規(guī)定。如撤銷市關(guān)于擅自改變上級機關(guān)對外商贈送物品的審批權(quán)限規(guī)定的決定的開頭： “關(guān)于外商贈送物品審批權(quán)限問題，外貿(mào)部19貿(mào)進管字第353號文件規(guī)定，外商贈送物品以及(yj)、接受外商贈送汽車十輛以下，由省人民政府批準，而且省府已發(fā)

11、出府辦19號文件明確了接受贈送物品報批手續(xù)”。 4、意義說明式。這種公文的開頭采用議論表達方式，常用“是”作謂語。如國務(wù)院關(guān)于提請審議中華人民共和國稅收征收管理法（草案）的議案的開頭： “稅收是國家財政收入的主要來源，宏觀調(diào)控的重要經(jīng)濟杠桿。在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，稅收擔(dān)負著十分繁重的任務(wù)”。 5、目的式。開頭常用介詞“為”、“為了”來說明目的。如關(guān)于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定的開頭： “為了懲治虛開、偽造和非法出售增值稅發(fā)票和其它發(fā)票進行偷稅、騙稅等犯罪活動，保障國家稅收，特作如下決定：”共三十一頁結(jié)尾。行政公文常見的結(jié)尾有： 1、專用語。一般行政公文都有，如“請予

12、批復(fù)”、“特此通知”等。 2、希望、號召類。通報、決定等行政公文常常使用這種結(jié)尾。 五、公文行文規(guī)則依據(jù)(yj)1、國家行政機關(guān)公文處理辦法第4章第13條至第23條2、中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例第4章第11條至第15條幾個重要的行文規(guī)則1、行文關(guān)系行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。黨政可以聯(lián)合行文，但不能互相行文。2、部門行文政府各部門依職權(quán)可相互行文政府各部門可向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文政府各部門一般不得向下一級政府正式行文部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文共三十一頁3、聯(lián)合行文同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文政府與同級黨

13、委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文4、抄送規(guī)則向下級機關(guān)或本系統(tǒng)(xtng)的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級機關(guān)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)寫明主送、抄送機關(guān)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)抄送其另一上級機關(guān)5、請示規(guī)則一文一事只寫一個主送機關(guān)共三十一頁不直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人報告中不得夾帶請示事項 此外，經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)表的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行。六、常用文體寫作（一）通知 是最常用的行政公文。根據(jù)其作用分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知和任免通知

14、。大多數(shù)是下行文，不能用于上行文。標題：靈活，可三要素齊全，也可省略。甚至只有“通知”這一部分。主送機關(guān)：一般是直接下級。知曉范圍較廣、類似布告的不寫主送機關(guān)。正文： 1、指示性通知正文：緣由（發(fā)布的目的、根據(jù)、意義和指導(dǎo)思想）事項（工作(gngzu)任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、基本措施、注意事項等）結(jié)語（一般為號召、督促、希望等內(nèi)容）。共三十一頁 2、批轉(zhuǎn)性通知的正文：對所批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件的意見、評價或作出的決定希望和要求。如：“現(xiàn)將辦法發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行?！边@類通知均有附件。 3、事項性通知：緣由（目的、依據(jù)、意義等）事項結(jié)語（特此通知） 4、會議通知：名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報道

15、時間和地點、需帶材料等 5、任免通知：格式固定：依據(jù)（作出任免決定的機關(guān)或會議名稱、日期）被任免人員的姓名與職務(wù)。 （二）通報 通報是黨政機關(guān)公文體系中共有的一種公文體裁，根據(jù)其作用分為三種：表揚性通報、批評性通報、情況性通報。屬普發(fā)性下行文。標題：一般由三要素構(gòu)成，但不少通報常常(chngchng)省略發(fā)文機關(guān)一項，由發(fā)文事由和文種兩部分構(gòu)成。共三十一頁 主送機關(guān)：下屬單位。 正文：主要有三種寫法。 表揚性通報： 表揚好人好事。正文一般包括三個方面：第一，事情的經(jīng)過情況。第二，事件(shjin)的意義。第三，作出的決定。 通報先進典型或經(jīng)驗。其內(nèi)容包括四個方面：一是情況介紹。二是做法（經(jīng)驗）

16、。三是存在的不足之處。四是希望和要求。批評性通報： 通報事故：正文分四部分：第一，事故發(fā)生的經(jīng)過情況。第二，事故發(fā)生的原因。第三，處理的決定。第四，今后防止類似事故發(fā)生的辦法。 通報反面典型。正文一般由情況介紹、原因分析、指示和要求三部分構(gòu)成。情況通報：一般是從情況的發(fā)現(xiàn)，到通過調(diào)查了解的情況現(xiàn)狀，分析情況的典型意義或指出其危害性，最后提出希望要求或處理意見 。共三十一頁 （三）批復(fù) 批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)的請示的公文文體，屬于領(lǐng)導(dǎo)指示性的下行文，具有批否功能，舊稱批答性公文，是上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對請求事項的答復(fù)。 寫法比較固定。標題：一般三要素齊全。由發(fā)文(f wn)機關(guān)事由（下級來文或

17、對下級來文的意見）文種（批復(fù)）。也可省略發(fā)文機關(guān)而簽署在正文后。 如：國務(wù)院關(guān)于同意將北海市列為全國農(nóng)村改革試驗區(qū)的批復(fù)，對請示的批復(fù)。主送機關(guān)：發(fā)請示的下級單位。正文：來文日期與主題內(nèi)容（或發(fā)文字號）批復(fù)意見結(jié)語 如：“月日關(guān)于問題的請示收悉，現(xiàn)批復(fù)如下”，或：“發(fā)號來文收悉，現(xiàn)批復(fù)如下”。制發(fā)機關(guān)與成文日期。共三十一頁 （四）請示 請示是向直接上級請求指示、批準的公文。必須事前行文，一事一文(y wn)。上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。標題：一般由發(fā)文機關(guān)事由文種三部分組成。如：學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦校園文學(xué)報的請示?？梢允∪グl(fā)文機關(guān)。如關(guān)于申請批準黃石市為科技體制改革試點城市的請示主送機關(guān)：接受請求的直

18、接上級機關(guān)，在標題下面一行頂格寫。正文： 1.請求緣由。是請求事項和要求的理由和依據(jù)。一寫情況依據(jù)，二寫目的說明。一般要在這部分的段尾強調(diào)主旨：“現(xiàn)請示如下” 2.請求事項。 3.結(jié)尾。只是一句祈使性的話：“當(dāng)否，請批復(fù)”或“以上如無不當(dāng)，請批準” ,“以上請示如無不妥，請批復(fù)”。 附件：可有可無。是隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。 印章、發(fā)文時間 共三十一頁 （五）報告 報告是向上級機關(guān)報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的公文，是一種陳述性的上行文。 報告種類繁多，為學(xué)習(xí)方便，根據(jù)性質(zhì)，大致分為兩種：綜合性報告： 正文： 1、開頭：情況簡述。交代報告的原因、目的等，有的還介紹基本內(nèi)容

19、。 2、主體：一般包括兩大部分。 成績做法。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。 經(jīng)驗教訓(xùn)：要有觀點、看法和規(guī)律，又要有具體(jt)的典型事例以及理論分析。 3、提出今后的工作設(shè)想和努力方向。共三十一頁專題性報告。著重匯報某項工作或某個問題，特點是專項、特殊，一事一報。 正文： 1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。 2.說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽兒徒?jīng)驗；或分析存在(cnzi)的問題及原因；或說明工作做法；或?qū)懗鋈罕姺从场?3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。 結(jié)尾：一般用“

20、特此報告”。如是建議性報告，則須用“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語。發(fā)文機關(guān)和發(fā)文時間。共三十一頁 （六）意見 意見是用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文文體。標題：由發(fā)文機關(guān)事由文種組成。如國家稅務(wù)總局關(guān)于調(diào)整國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局稅收征管范圍的意見。也可省略發(fā)文機關(guān)。如關(guān)于對各種基金進行清理登記的意見。 正文： 1、開頭：提出問題或依據(jù)。 2、主體：見解或辦法。如有說明或論證既可放在開頭，也可寫在主體部分與見解、辦法結(jié)合。 3、結(jié)尾：可寫注意事項、預(yù)測前景、補充說明、實施要求等，也可不寫。上報時要有結(jié)語，類似“報告”、“請示”，如“請審查批示”、“如無不妥請轉(zhuǎn)發(fā)(zhun

21、f)各地施行” 落款：上款，寫呈報的上級機關(guān)名；下款，寫“意見”的擬文單位。共三十一頁 （七）會議紀要會議紀要的概念 （略）會議紀要的分類：就性質(zhì)可分為兩種類型： 一是決議性會議紀要。 二是情況性會議紀要。 會議紀要的結(jié)構(gòu)： 標題：會議紀要的標題一般由會議名稱和文種兩項構(gòu)成。 如：全國農(nóng)村工作會議紀要 全國國有企業(yè)黨的建設(shè)工作座談會紀要成文日期：一般標注于標題的下方，居中，并用圓括號括注。 正文：包括前言、主體、結(jié)尾三項內(nèi)容。 前言：相當(dāng)于導(dǎo)語。敘述會議概貌。交代會議的名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期等組織情況，說明主要(zhyo)議題，主要收獲等，然后用“現(xiàn)將這次會議討論的主要問題綜述如下：” 主體：是會議紀要的核心內(nèi)容，主要反映會議情況和會議結(jié)果。一般常見的有三種寫法：共三十一頁 第一種是概述，把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，概括地敘述出來。 第二種是歸納出幾個問題來寫。適用于較大型會議。這種寫法要突出會議的中心和目的，把主要方面反映出來，特別是會議達成(dchng)的一致認識。