第二章辦公環(huán)境管理教學(xué)案例

1、案例一：秘書初萌每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿

2、灰塵，辦公桌上堆的滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。案例二：XX公司行政辦公規(guī)范管理制度第一條為規(guī)范公司辦公管理，特制訂如下規(guī)定。第二條辦公儀表規(guī)范著工裝，左胸適當(dāng)位置佩戴公司徽章，其他應(yīng)遵守員工守則第四、五、七條相關(guān)規(guī)定，違反規(guī)定的，除由綜合管理部通報(bào)批評外，每次罰款元；各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下員工遵守本規(guī)定。員工一個月累計(jì)違反規(guī)定超過人次，該負(fù)責(zé)人亦應(yīng)罰款元。第三條辦公室規(guī)范.辦公桌。案頭用品整齊放置，保證辦公桌整潔無雜物。.座椅?？勘?、坐椅一律不得放任何物品，人離開時椅子調(diào)正。.

3、電腦。桌機(jī)呈度貼墻放置，臥式主機(jī)置顯示器下，立式主機(jī)置桌下。.垃圾簍。罩塑料袋，置輔桌后或?qū)懽峙_下。.報(bào)刊。閱讀完后必須上報(bào)架或放入辦公桌。.外衣手袋。置掛于柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅或沙發(fā)上。.文件柜。保持文件放置整潔無雜物，柜頂不得堆置文件。第四條語言規(guī)范.交往語言。您好、早晨好、早、再見、請問、請您、勞駕、關(guān)照、謝謝。.電話語言。您好、請問、稍等、謝謝、再見。.接待語言。您好、請稍候、我通報(bào)一下、請坐、對不起、請登記、與我聯(lián)系、打擾一下、好的、行。第五條行為規(guī)范.堅(jiān)守工作崗位、不串崗。.上班時間不看報(bào)紙、玩游戲或做與工作無關(guān)的事。.辦公桌上應(yīng)保持整潔并保持辦公室安靜。.上班時間，不要在

4、辦公室化妝。.接待來訪和業(yè)務(wù)洽談在接待室或會議室進(jìn)行、會私客不超過分鐘。.不因私事打公司辦公電話，長話須登記長話記錄本。不用公司電腦上網(wǎng)聊天或做與工作無關(guān)的事，不要隨意使用其他部門電腦，私客不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許不準(zhǔn)用公司電腦。.未經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理批準(zhǔn)，不得索取、打印、復(fù)印其他部門資料。嚴(yán)格遵守考勤制度，遲到、早退扣元。不論任何原因，不得代人打卡。吸煙到吸煙區(qū)，否則罰款元。請假要有假條，特殊情況事后補(bǔ)假條，出差一天以上，應(yīng)填寫出差申請單并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須向綜合管理部通報(bào)。無工作需要，不得擅自進(jìn)入機(jī)房、檔案室、財(cái)務(wù)室、會議室、接待室。不得將煙缸、茶杯、文具等一

5、切公物帶回家私用。本規(guī)范由綜合管理部、人力資源部實(shí)施監(jiān)督與檢查。案例三：秘書王琳今天來得比往日都早，她準(zhǔn)備利用公司許總出差之際為許總歸來后創(chuàng)造一個舒適溫馨的工作環(huán)境。許總的辦公室在最里間，王琳的辦公室就在許總辦公室的外面，兩屋有一扇門相通。任何人要進(jìn)入許總辦公室都得從王琳的辦公室通過，王琳的辦公室就相當(dāng)于樞紐和窗口。其他的部門呈半環(huán)形分布在王琳和許總辦公室的對面。王琳先進(jìn)入了自己的辦公室，首先映入眼簾的是窗臺上的各式盆景和競相開放的各色鮮花。進(jìn)門，在右邊是棵高大的綠色灌木，很清新的感覺。不過可能因?yàn)樵S總不在，也暫時沒有秘書專門負(fù)責(zé)監(jiān)督的緣故，清潔公司并沒有把地上的落葉清掃干凈。王琳的辦公桌上有

6、一臺電腦、傳真機(jī)、三部電話，一些文件格、文件夾和幾頁未裝進(jìn)文件夾的散開的文件，另有一些筆筒之類的必備用品；辦公桌的前面放著一些為客人準(zhǔn)備的椅子和沙發(fā)；辦公桌后面是自己的座椅，再后面則是靠墻的大型立柜，里面分格分層放著各類文件和書籍，但是卻有一些凌亂；大型立柜的旁邊緊挨墻的地方，有個齊腰的矮柜，上面放著飲水機(jī)，小柜里放著一些紙杯和咖啡、方糖之類的飲料和食品。許總的辦公室要比王琳的辦公室大一些，基本的擺設(shè)沒有很大的差異。寬大的辦公桌上也有一臺電腦，另外只簡單地?cái)[著電話和一些文件夾，有兩個并列的靠墻立式柜，在另一面靠墻的地方環(huán)形擺開的是沙發(fā)。整個辦公室體現(xiàn)的是一種簡約美，讓人心曠神怡。王琳打量完兩個

7、辦公室，對自己的工作應(yīng)該從哪里著手也基本了然于胸。她打開窗簾，打開空調(diào)，調(diào)節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺、辦公桌、電腦凡目光可及的地方都細(xì)細(xì)地擦過；飲水機(jī)里的水不多了，應(yīng)該和送水公司聯(lián)系一下；儲備的辦公日用品也應(yīng)該再補(bǔ)充；應(yīng)該再去買點(diǎn)書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來訪的公司內(nèi)外的客人一個良好的印象。清潔整理工作基本告一段落，現(xiàn)在正好是：。案例四：()天地公司秘書鐘苗下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，鐘苗是這樣處理的：立即向行政主管報(bào)告，得到馬上清理的指示，參加清理工作，確保接待區(qū)到門口的過道通暢。在周末的工作會上，行政經(jīng)理

8、表揚(yáng)了鐘苗，并告誡全體工作人員以此為鑒，做好工作環(huán)境的風(fēng)險防范。()華泰集團(tuán)秘書在董事會會后把廢棄的選票用碎紙機(jī)處理，就在她操作的過程中，一不小心戴在胸前的長絲巾卷入了碎紙機(jī)，雖然她立即關(guān)閉電源，毀掉一條絲巾，但不遵守設(shè)備安全規(guī)程操作的后果是極危險的。當(dāng)晚下班前，行政經(jīng)理以此事為例向所有員工再次強(qiáng)調(diào)一定要遵守設(shè)備安全操作規(guī)程。他說，如果今天卷進(jìn)去的不是絲巾而是披散的長發(fā)，那真是讓人后怕呀案例五：天地公司在本市經(jīng)營銷售電器產(chǎn)品已有一定規(guī)模，經(jīng)總經(jīng)理例會討論，決定將已有產(chǎn)品推廣銷售到市郊和邊遠(yuǎn)地區(qū)，同時著手開發(fā)設(shè)計(jì)種新型小家電產(chǎn)品。為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，公司準(zhǔn)備新錄用一批銷售人員和新產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員。總經(jīng)理希望行政助理高葉提出一個針對新錄用人員工作特點(diǎn)的工作模式。他要求一方面要考慮開源節(jié)流，另一方面還要發(fā)揮人員的最大能力，注重工作成果和質(zhì)量雙方面因素。幾天后，行政秘書高葉提交了一份建議報(bào)告，建議到市郊和邊遠(yuǎn)地區(qū)進(jìn)行銷售的人員采用彈性時間工作模式和遠(yuǎn)程工作模式，建議新產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員采用兼職工作模式或定期合同制工作模式，并詳細(xì)說明了理由。案例六：某公司準(zhǔn)備再開辦一個銷售分公司，租用了某