時(shí)間管理培訓(xùn)(華為內(nèi)部)精選

1、時(shí)間(shjin)管理中研秘書處培訓(xùn)(pixn)膠片共六十二頁目錄(ml)一、時(shí)間管理的概念(ginin)和誤區(qū).時(shí)間和“時(shí)間管理”？.時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的原則.時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則.目標(biāo)原則目標(biāo)刺激我們奮勇向上如何制定目標(biāo).20/80原則.時(shí)間管理四象限.有序原則.對(duì)象原則三、時(shí)間管理的方法和技巧.了解自己使用時(shí)間的方式和狀況.做好工作計(jì)劃.縮短別人干擾的時(shí)間.不要拖延.第一次就把事情做好.例外事務(wù)例行化，例行事務(wù)規(guī)范化.時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性共六十二頁如果銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款8.64萬元。你在這一天內(nèi)可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定(gudng)。條件只有一個(gè)

2、：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請(qǐng)問(qngwn)你如何花掉這些錢呢？案例共六十二頁234151261098117？無法蓄積(xj)無法取代不能再生(zishng)時(shí)間與時(shí)間管理一、時(shí)間的四個(gè)特性毫無彈性共六十二頁請(qǐng)算算你的小時(shí)價(jià)值(jizh)有幾何？時(shí)間(shjin)與時(shí)間(shjin)管理共六十二頁2、什么是時(shí)間(shjin)管理“時(shí)間(shjin)管理”所探索的是如何避免時(shí)間(shjin)浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。時(shí)間的浪費(fèi)，是指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗?！皶r(shí)間管理”不是指以時(shí)間為對(duì)象而進(jìn)行的管理；它是指

3、面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。如工作任務(wù)、工作習(xí)慣和生活習(xí)慣、生活方式等，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。時(shí)間與時(shí)間管理共六十二頁3、時(shí)間(shjin)管理的重要性“時(shí)間管理(gunl)”一直是個(gè)重要的問題，但從沒像今天這么重要過，為什么？* 尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要；* 信息爆炸、競(jìng)爭(zhēng)的壓力；* 消費(fèi)者你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求。時(shí)間與時(shí)間管理共六十二頁案例有人曾經(jīng)粗略統(tǒng)計(jì)過一個(gè)活到72歲的美國(mi u)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：睡覺工作個(gè)人衛(wèi)生吃飯旅行排隊(duì)學(xué)習(xí)(xux)開會(huì)打電話21年14年7年6年6年5年4年3年2年找東西其他1年3年人的一生時(shí)間與時(shí)間管理共六十二頁案

4、例(n l)：波特的故事時(shí)間(shjin)與時(shí)間(shjin)管理共六十二頁延誤原因1、沒有以第一時(shí)間把報(bào)告做好2、打算做報(bào)告的當(dāng)天下屬生病，代出席會(huì)議上司緊急命令一些電話3、下班回家4、看電視5、放棄(fngq)工作6、賴床7、沒有帶一些文件回家8、上班拖延，沒有界定(ji dn)緩急先后突發(fā)事件緊急事件被打擾交通堵塞不能自我約束不能自我約束不能自我約束善忘交通堵塞時(shí)間與時(shí)間管理波特的問題分析共六十二頁1、工作缺乏計(jì)劃2、組織工作不當(dāng)3、時(shí)間控制不夠4、整理整頓不足5、進(jìn)取(jnq)意識(shí)不強(qiáng)時(shí)間(shjin)管理的誤區(qū)共六十二頁1、先撿那些(nxi)有興趣的事做。2、先做容易(rngy)的事

5、再做困難的事3、先做緊急的事，再做重要的事。4、按事情發(fā)生的先后順序處理它們。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事。時(shí)間管理的誤區(qū)共六十二頁時(shí)間管理的誤區(qū)之一：工作(gngzu)缺乏計(jì)劃如果缺乏計(jì)劃(jhu)，將導(dǎo)致如下惡果：目標(biāo)不明確沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣缺乏做事輕重緩急的順序沒有時(shí)間分配的原則如何制定計(jì)劃？詳見計(jì)劃管理部分內(nèi)容共六十二頁時(shí)間管理的誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)主要(zhyo)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)怎么辦？天哪，究竟聽誰的？學(xué)會(huì)如何(rh)接受請(qǐng)托學(xué)會(huì)利用資源共六十二頁時(shí)間(shjin)管理的誤

6、區(qū)之三：時(shí)間(shjin)控制不夠在時(shí)間控制上容易陷入(xinr)的陷井：習(xí)慣性拖延時(shí)間不擅處理不速之客的打擾不擅處理無端電話的打擾泛濫的“會(huì)議病”困擾小測(cè)試共六十二頁時(shí)間(shjin)管理的誤區(qū)之四：整理整頓不足文件(wnjin)堆積定律：文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間小測(cè)試共六十二頁時(shí)間(shjin)管理的誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)主要(zhyo)表現(xiàn)：個(gè)人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢(mèng)工作中閑聊共六十二頁1、目標(biāo)(mbio)原則2、20/80原則3、時(shí)間管理四象限(xingxin)4、有序原則5、對(duì)象原則時(shí)間管理的基本原則共六十二頁1、目標(biāo)(mbio)原則正

7、確目標(biāo)(mbio)的價(jià)值A(chǔ)、目標(biāo)刺激我們奮勇向上B、有目標(biāo)才會(huì)有結(jié)果C、目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能時(shí)間管理的基本原則之一共六十二頁目標(biāo)(mbio)的金字塔人生(rnshng)終極目標(biāo)人生總體目標(biāo)長期目標(biāo)中期目標(biāo)短期目標(biāo)每日目標(biāo)時(shí)間管理的基本原則之一共六十二頁制訂目標(biāo)的SMART原則(yunz):S：具體的（Specific）指導(dǎo)計(jì)劃(jhu)的執(zhí)行，最好是明確的、固定的。M：可衡量的（Measurable）作為評(píng)價(jià)的依據(jù)，計(jì)劃的完成情況要進(jìn)行測(cè)評(píng)A：可達(dá)到的（Attainable）可達(dá)成性和挑戰(zhàn)性并存，跳一跳，夠得到。R：相關(guān)的（Relevant）本著現(xiàn)狀，跟組織的目標(biāo)一致，設(shè)立和理解目標(biāo)T：基于時(shí)

8、間的（Time-based）以時(shí)間為橫軸時(shí)間管理的基本原則之一共六十二頁例：以下(yxi)的目標(biāo)SMART化了嗎?1、提高下游環(huán)節(jié)客戶的滿意度；2、加強(qiáng)文檔的規(guī)范(gufn)建設(shè)；3、2000年的發(fā)貨投訴率要比98年改善20。時(shí)間管理的基本原則之一共六十二頁巴列特定律(dngl)（20/80法則）80%的財(cái)富(cif)掌握在20%的人手中80%的總產(chǎn)量來自于20%的產(chǎn)品80%的電話來源于20%的朋友2、“20/80”原則時(shí)間管理的基本原則之二共六十二頁穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時(shí)的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆

9、爾逐漸對(duì)工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購買量大小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中(qzhng)購買量最小的36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司（Kelly-Moore PaintCompany)的董事長。案例時(shí)間(shjin)管理的基本原則之二共六十二頁急迫(jp)不急迫(jp)重要不重要時(shí)

10、間管理的基本原則之三3、時(shí)間管理四象限共六十二頁*影響(yngxing)的范圍影響的層面時(shí)間管理的基本原則之三分清工作(gngzu)的輕重緩急輕重有非常重要的工作，也有相對(duì)不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要。共六十二頁緩辦不辦時(shí)間管理的基本原則之三分清工作的輕重緩急緩急有急待處理的工作，也有可以暫緩的工作，但是對(duì)于暫可以緩辦的工作，也必須有一個(gè)截止(jizh)的期限。共六十二頁急迫(jp)不急迫(jp)緊急狀況準(zhǔn)備工作重要不重要迫切的問題限期完成的會(huì)議或工作造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事預(yù)防措施 價(jià)值觀的澄清計(jì)劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造力增進(jìn)自己

11、的能力忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)時(shí)間管理的基本原則之三3、時(shí)間管理四象限共六十二頁表面(biomin)的重要性與真正的重要性時(shí)間管理(gunl)的基本原則之三共六十二頁時(shí)間管理的基本(jbn)原則之三一.改善(gishn)人際關(guān)系二.改善事先準(zhǔn)備工作三.更周詳?shù)匾?guī)劃與組織四.善待自己五.抓住機(jī)會(huì)六.充實(shí)自我七.增進(jìn)能力您的答案呢？共六十二頁排列訂整理計(jì)劃處理分類時(shí)間(shjin)管理的基本原則之四4、有序原則共六十二頁1、將有聯(lián)系(linx)的工作分類整理2、按20/80原則(yunz)對(duì)工作進(jìn)行排序3、必須最先解決需要對(duì)方答復(fù)的文件有組織、有計(jì)劃進(jìn)行工作時(shí)間管理的基本原則之四

12、如何制定計(jì)劃？共六十二頁P(yáng)ADC效管理的開端時(shí)間管理的基本(jbn)原則之四有共六十二頁制定目標(biāo)與計(jì)劃任務(wù)展開，組織實(shí)施對(duì)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查，設(shè)置控制點(diǎn)。糾正(jizhng)偏差，對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計(jì)劃PlanDoCheckAction時(shí)間(shjin)管理的基本原則之四共六十二頁時(shí)間管理(gunl)的基本原則之四事先(shxin)應(yīng)了解：所在部門的業(yè)務(wù)定位所在崗位的業(yè)務(wù)定位上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求與其他相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系共六十二頁5W2HWhat要做什么Why為什么要做When何時(shí)去做Where在何地做Who由誰來做How如何(r

13、h)做How much需多大代價(jià)SMARTSpecific具體(jt)的Measurable可衡量的Attainable可達(dá)到的Relevant相關(guān)的Time-based基于時(shí)間的SWOT自身資源：S：Superiority 優(yōu)勢(shì)W：Weakness 劣勢(shì)外部環(huán)境：O：Opportunity 機(jī)會(huì)T：Threat威脅自身資源WS外部環(huán)境OT策略如：工作要點(diǎn)注：有所為，有所不為。將資源花在“刀刃” 上計(jì)劃界定主要的任務(wù)明確任務(wù)的先后次序和相互關(guān)系分解任務(wù)安排每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、輸出結(jié)果、應(yīng)完成的時(shí)間注：任務(wù)具體、明確，目標(biāo)可衡量。責(zé)權(quán)到位時(shí)間管理的基本原則之四如何制定計(jì)劃？共六十二頁時(shí)間(shji

14、n)管理的基本原則之四WBS（Work Breakdown Structure）：某零件材料的更換確定侯選材料信息查詢(chxn) A聯(lián)系供應(yīng)商 B決定替代材料材料分析 I項(xiàng)目報(bào)告 L材料試驗(yàn)設(shè)計(jì)試驗(yàn)方案 C獲得材料訂購材料 D供應(yīng)商交付材料 E加工試驗(yàn)樣件 F安排設(shè)備/試驗(yàn)日程 G進(jìn)行試驗(yàn) H共六十二頁時(shí)間管理的基本原則之四WBS分解原則將主體(zht)目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人完成每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止WBS分解步驟：階段步驟任務(wù)活動(dòng)階段步 驟任活務(wù)動(dòng)共六十二頁實(shí)用(shyng)的計(jì)劃方法每日工作計(jì)劃(jhu)個(gè)人工作日志不要考驗(yàn)自己的記性。待辦計(jì)劃

15、表應(yīng)簡單明了定期檢查計(jì)劃表限制計(jì)劃表上的項(xiàng)目在計(jì)劃項(xiàng)目旁注明完成的時(shí)間時(shí)間管理的基本原則之四共六十二頁實(shí)用的計(jì)劃(jhu)方法滾動(dòng)(gndng)計(jì)劃計(jì)劃按一定的周期（如：月、周）有頻率地向前滾動(dòng)調(diào)整。將中、短期計(jì)劃緊密結(jié)合。使計(jì)劃更符合實(shí)際，提高計(jì)劃質(zhì)量。不斷檢查計(jì)劃，確保計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。時(shí)間管理的基本原則之四共六十二頁甘特圖(GANTT圖)GANTT圖又稱為“橫道圖”、“條形圖”。1、它直觀、簡單、明了、容易繪制、應(yīng)用方便，便于實(shí)施情況與計(jì)劃進(jìn)行比較等優(yōu)點(diǎn)。2、主要(zhyo)適用于簡單、小型計(jì)劃等項(xiàng)目中。時(shí)間(shjin)管理的基本原則之四實(shí)用的計(jì)劃方法共六十二頁1D任務(wù)(rn wu)名天數(shù)開

16、始(kish)日期結(jié)束日期負(fù)責(zé)人2345678910111211.11.2233.13.2中試準(zhǔn)備總體進(jìn)度中試計(jì)劃表轉(zhuǎn)中試試驗(yàn)和試生產(chǎn)試生產(chǎn)加工波形測(cè)試5d2d3d2d4d2d2d1月2日1月2日1月4日1月7日1月9日1月9日1月11日1月6日1月3日1月6日1月8日1月12日1月10日1月12日曹建輝曹建輝曹建輝盧東張志強(qiáng)張志強(qiáng)張志強(qiáng)時(shí)間管理的基本原則之四舉列：CC07MPU中試Gannt圖共六十二頁P(yáng)ERT圖（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審(pn shn)技術(shù)- ProgramEvaluation and Review Technique）1、識(shí)別完成項(xiàng)目(xingm)必須進(jìn)行的每一項(xiàng)重要活動(dòng)。2、決定這

17、些活動(dòng)的先后次序。3、將活動(dòng)流程從開始到結(jié)束的過程描繪成圖形。4、估計(jì)和計(jì)算完成每項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間。5、利用網(wǎng)絡(luò)圖決定每項(xiàng)活動(dòng)的開始和結(jié)束日期以及制定整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。時(shí)間管理的基本原則之四實(shí)用的計(jì)劃方法：共六十二頁事件(shjin)描述A：審查設(shè)計(jì)和批準(zhǔn)動(dòng)工B：挖地基C：立屋架和砌墻D：建造樓板E：安裝窗戶F：搭屋頂G：室內(nèi)布線H：安裝電梯I：鋪地板和嵌墻板J：安裝門和內(nèi)部裝飾K：驗(yàn)收和交接期望(qwng)時(shí)間（周）1061463355431緊前事件-ABCCCD、E、FGDI、HJ開始ABGJDHDEF1061436C355545331KPERT網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)間管理的基本原則之四舉例：建筑辦公

18、樓的PERT網(wǎng)絡(luò)共六十二頁5、對(duì)象(duxing)原則時(shí)間管理(gunl)的基本原則之五共六十二頁1、了解自己使用(shyng)時(shí)間的方式和狀況2、做好工作計(jì)劃3、縮短別人干擾的時(shí)間4、不要(byo)拖延5、第一次就把事情做好6、例外事務(wù)例行化，例行事務(wù)規(guī)范化7、時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性時(shí)間管理的方法和技巧共六十二頁了解自己使用時(shí)間(shjin)的方法和狀況時(shí)間(shjin)使用清單一星期時(shí)間日志與簡略分析請(qǐng)寫下您以下列問題的答案：1、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交

19、給別人做？4、別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？共六十二頁1.今天有哪些(nxi)事情是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成的？2.今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么要在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成這些事情？3.今天在哪一段時(shí)間里著手進(jìn)行最重要的工作？為何(wih)在這段時(shí)間進(jìn)行這一種工作？這一種工作有無可能提早一些進(jìn)行？4.今天最具工作效率的是哪一段時(shí)間？為什么在這段時(shí)間最有工作效率？5.今天最不具工作效率的是哪一段時(shí)間？為

20、什么在這段時(shí)間里無工作效率？6.今天工作過程中最大的干擾是什么？7.今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么？以后有沒有可能克服這些誤區(qū)？如何克服它們？了解自己使用時(shí)間的方法和狀況共六十二頁了解自己使用(shyng)時(shí)間的方法和狀況8.今天(jntin)做了哪些不必要做的事？9.今天做了哪些不需要親自動(dòng)手的事？這些事可以授權(quán)給誰去做？10今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？11今天花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？12今天有哪些事情本來應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間去做？13今天有哪些事情本來可以花費(fèi)較少的時(shí)間去做？14從明天開始，應(yīng)該怎樣做才能改進(jìn)時(shí)間的使用？共六十二頁A：工作表上的重大(zhngd)問題B：做創(chuàng)造性的思考

21、C：討論并制訂重要(zhngyo)事情的工作計(jì)劃高效率狀態(tài)：了解自己使用時(shí)間的方法和狀況共六十二頁A：與同事或其它人員(rnyun)交換意見B：做處理回信及備忘錄事情C：做細(xì)部的工作(gngzu)計(jì)劃和行程安排中效率狀態(tài)：了解自己使用時(shí)間的方法和狀況共六十二頁A：基本的工作分類及研究來信B：接待訪客或例行性工作事務(wù)C：電話聯(lián)絡(luò)(linlu)一些事情低效率狀態(tài)(zhungti)：了解自己使用時(shí)間的方法和狀況共六十二頁期望(qwng)活動(dòng)時(shí)間的計(jì)算公式Te=(To+4Tm+Tp)6To：樂觀時(shí)間（理想(lxing)條件）Tm：最可能時(shí)間（正常情況）Tp：悲觀時(shí)間（最差條件）了解自己使用時(shí)間的方法和狀況共六十二頁3、縮短別人干擾(gnro)的時(shí)間打擾(dro)也是你的工作不要成為電話的犧牲品，在固定的時(shí)間打電話找出電話干擾的時(shí)間、干擾的規(guī)律每天或每周召開例會(huì)，減少干擾時(shí)間管理的方法和技巧共六十二頁4、不要(byo)拖延拖延(tuyn)的表現(xiàn)：當(dāng)你必須著手于一篇重要的報(bào)告時(shí)，你卻在不停地整理桌子上的東西。不替一位潛在的大客戶準(zhǔn)備簡報(bào)，反而打電話給