時(shí)間管理(第二板)

1、時(shí)間(shjin)管理共五十六頁(yè)時(shí)間(shjin)的概念任何人都沒(méi)有無(wú)限多的時(shí)間(shjin)，同時(shí)每個(gè)人又擁有自己的全部時(shí)間。時(shí)間：一種被相等地分配給所有人的資源。共五十六頁(yè)平均(pngjn)80歲壽命我們(w men)只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們(w men)如何管理它？一寸光陰一寸金1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 5年為1節(jié)點(diǎn) 項(xiàng)目 每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5交通 1.5小時(shí) 2.5年 20電話 1小時(shí) 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡

2、1小時(shí) 1.7年 6.6休假、白日夢(mèng) 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 3.3共五十六頁(yè)1、為什么要進(jìn)行時(shí)間管理？2、什么是時(shí)間障礙 3、如何有效的控制(kngzh)時(shí)間 4、提高時(shí)間效力的7大法寶課程目標(biāo)共五十六頁(yè)認(rèn)識(shí)(rn shi)時(shí)間障礙共五十六頁(yè)時(shí)間管理只是常識(shí)，只要我把工作做好， 我的時(shí)間管理應(yīng)該(ynggi)還不錯(cuò)！時(shí)間(shjin)管理的錯(cuò)誤觀念我在壓力下表現(xiàn)較好，時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì)！我有使用記事本和行事歷，這還不夠嗎？共五十六頁(yè)這個(gè)(zh ge)課程帶給大家最重要的訊息是明白自己?jiǎn)栴}所在, 我們需要作出怎樣的決定, 及我可以(ky)做些什么和要做些什么共五十六頁(yè)下面用最

3、簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4 如果沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5 即使(jsh)沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？9 在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長(zhǎng)休了一

4、段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14 你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？ 測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排(npi)是否合理共五十六頁(yè) 總結(jié)(zngji)你的時(shí)間掌控1316 “yes” 救命！你在時(shí)間管理上急需(jx)改進(jìn)912“yes” 58 “yes”04“yes”當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法共五十六頁(yè)什么(shn me)是時(shí)間殺手?共五十六頁(yè)時(shí)間(shjin)殺手的分類共五十六頁(yè)時(shí)間殺手(sh shu)的分類共五十六頁(yè)時(shí)間管理的三大(sn

5、 d)原則一、能不能取消它？二、能不能與別的工作合并？三、能不能簡(jiǎn)便(jinbin)的東西替代它？共五十六頁(yè) 訂立(dngl)目標(biāo)完善計(jì)劃分配時(shí)間權(quán)衡輕重權(quán)力下放自我約束持之以恒如何(rh)有效的運(yùn)用時(shí)間共五十六頁(yè) 制訂長(zhǎng)期目標(biāo)、短期目標(biāo) 根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序 認(rèn)清個(gè)人的活力周期, 再根據(jù)最有效的工作時(shí)間, 勾勒出“ 理想工作時(shí)間表” 以目標(biāo), 優(yōu)先次序, 理想工作時(shí)間表這三塊積木為基礎(chǔ), 訂好一天(y tin)、一個(gè)月、全年的工作計(jì)劃計(jì)劃組成(z chn)的基礎(chǔ)共五十六頁(yè)成功就等于(dngy)目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。美國(guó)潛能大師伯恩崔西語(yǔ)為什么需要(xyo)目標(biāo)？共五十六

6、頁(yè)哈佛大學(xué)有一個(gè)非常(fichng)著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒(méi)有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)為什么需要(xyo)目標(biāo)？共五十六頁(yè)25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒(méi)有(mi yu)目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo) 社會(huì)(shhu)的最底層，抱怨整個(gè)世界社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士為什么需要目標(biāo)？共五十六頁(yè)1、個(gè)人目標(biāo)(mbio) 2、事業(yè)目標(biāo)長(zhǎng)期的目標(biāo)(mbio)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動(dòng)自己!長(zhǎng)期目標(biāo)共五十六頁(yè)項(xiàng)目計(jì)劃日常(r

7、chng)運(yùn)作計(jì)劃 ( 編寫(xiě)每月工作報(bào)告)每周的行事安排每日需要完成的工作短期(dun q)目標(biāo)短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!共五十六頁(yè)Specific - 明確的Measurable - 可以量度(lingd)的Achievable - 可以達(dá)成的Realistic - 實(shí)際可行的Time Bound - 有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)(mbio)的原則共五十六頁(yè)命中是偶然(u rn)的，打不中是必然的！如 果 沒(méi) 有 目 標(biāo)共五十六頁(yè)1、明 確 的 目 標(biāo)2、工 作 排 列 優(yōu) 先 次 序大石頭小沙子(sh zi)水杯子(bi zi)理論共五十六頁(yè)區(qū)分(qfn)優(yōu)先工作緊急(jnj) 重要 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)

8、能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng) 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng)不緊急 不重要共五十六頁(yè)緊急(jnj) 重要(zhngyo) 不重要 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局不緊急壓力人共五十六頁(yè) 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)(mbio)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急(jnj)重要不重要不緊急 無(wú)聊人共五十六頁(yè)緊急(jnj)重要(zhngyo)不重要不緊急偏重第四類

9、事務(wù)，結(jié)果 全無(wú)責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生無(wú)用人共五十六頁(yè)緊急(jnj)重要(zhngyo)不重要不緊急 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī)從容人共五十六頁(yè)如何制訂(zhdng)計(jì)劃共五十六頁(yè)將目標(biāo)寫(xiě)下來(lái) - 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動(dòng) 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/哪些為后? 訂下完成日期 及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì)(gj) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間? 靈活性 有沒(méi)有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？如何制定工作(gngzu)計(jì)劃共五十六頁(yè)幾點(diǎn)開(kāi)始工作? 能不能早點(diǎn)開(kāi)始? 有沒(méi)有任何讓你分心,以致無(wú)法完成目標(biāo)的

10、事情?, 能不能早點(diǎn)開(kāi)始? 你完全不受干擾的最長(zhǎng)時(shí)段有多久? ( 不要把午飯也放進(jìn)去)你最有效率和最沒(méi)有效率是什么時(shí)候(sh hou)? 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度? 你會(huì)照著優(yōu)先次序的書(shū)面計(jì)劃做事嗎? 你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠?你在怎么處理不應(yīng)該做的事? 可不可以授權(quán)? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡(jiǎn)化, 并減少細(xì)節(jié)? 你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱?看看你的工作日志(rzh), 然后問(wèn)自己:共五十六頁(yè)The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲學(xué)家 施格蘭最重要的是我們必須(

11、bx)常常把最重要的事列為最重要共五十六頁(yè) 你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此(ync)，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。請(qǐng)記著 : 巴雷德“80/20”定理(dngl)共五十六頁(yè)立 即 行 動(dòng) ! 1、改 變 你 的 習(xí) 慣 行為科學(xué)研究表明：一個(gè)人一天(y tin)的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。羅曼羅蘭名言：性情(xng qng)即命運(yùn) ! 共五十六頁(yè)立 即 行 動(dòng) ! 2、修 正 你 的 態(tài) 度 時(shí)光對(duì)有些人像張滿的風(fēng)帆，而對(duì)另一些人卻像爬行(pxng)的蝸牛。共五十六頁(yè)增加時(shí)間(shjin)效力的 “7大法

12、寶” 共五十六頁(yè)你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法能使你的辦公(bn gng)環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 1. 你的辦公桌共五十六頁(yè)將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時(shí)間表, 筆記本, 日歷(rl), 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓勵(lì)自己的金玉良言放在你抬頭可以看到的地方改善工作(gngzu)環(huán)境共五十六頁(yè)1、將一些(yxi)你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄 2、利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔改善工作(gngzu)環(huán)境共五十六頁(yè)所有的文件和書(shū)信應(yīng)只分成三類: 馬上處理只作參考(cnko)歸檔2. 歸檔(gudng)共五十六頁(yè)一些你需要今

13、天馬上完成的事情 - DO NOW一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - FILE一些你需要?dú)w檔(gudng)的文件 - FILE 有空才閱讀的書(shū)本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS歸檔(gudng)系統(tǒng)共五十六頁(yè)如果找不到要通話的對(duì)方 - 切記要留言, 并說(shuō)明事情(sh qing)的嚴(yán)重性, 以確保對(duì)方回電打電話之前, 要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對(duì)方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件自設(shè)時(shí)限3、如何(rh)處理電話共五十六頁(yè)每次召開(kāi)任何會(huì)議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定(ydng)要出席這個(gè)

14、會(huì)議 會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程 說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的 如果你是主席, 你應(yīng)鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有 物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以方便大家安排工作4. 處理(chl)會(huì)議共五十六頁(yè)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個(gè)向下級(jí)(xij)分配工作的過(guò)程, 它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)間的有力武器 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智 5. 授權(quán)(shuqun)共五十六頁(yè)委派授權(quán)(shuqun)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍(fnwi)及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)詢問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就, 提高士氣共五十六頁(yè) 如果你從來(lái)

15、不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出(choch)負(fù)荷時(shí)，你的工作品質(zhì)勢(shì)必會(huì)大受影響。NO！NO！NO！6. 要懂得(dng de)說(shuō)不共五十六頁(yè)說(shuō)“不”應(yīng)該是有禮貌(lmo) 要給對(duì)方的清晰的解釋 給對(duì)方另外的選擇和建議 要有技巧(jqio)的說(shuō)“不”共五十六頁(yè)為什么我們會(huì)拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問(wèn)題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有迫切性找借口過(guò)分憂慮忙碌(mngl)過(guò)后7. 處理拖延(tuyn)心態(tài)共五十六頁(yè)問(wèn)題文件(wnjin)洗牌著手工作時(shí)間行動(dòng)每次只處理一項(xiàng)工作(gngzu)- 即時(shí)去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時(shí)間改善拖延方法共五十

16、六頁(yè)建立自信 - 跟自己說(shuō) “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方- 對(duì)自己的好處儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎(jiǎng)勵(lì)立完工期限時(shí)刻提醒(t xng)自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備, 才會(huì)把事情做好時(shí)間就是金錢(qián)改善拖延(tuyn)方法共五十六頁(yè)總結(jié)(zngji)希望(xwng)你能夠: 看到自己的問(wèn)題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目標(biāo), 策略, 行動(dòng)去應(yīng)付每一個(gè)挑戰(zhàn) 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 在不能完全自己控制的情況下, 把負(fù)面的影響 減到最低共五十六頁(yè)在新的天地(tind)里, 你會(huì).有清晰的目標(biāo), 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后(xinhu)次序 知道自己是否

17、朝著目標(biāo)前進(jìn) 選擇做對(duì)的事, 而不是說(shuō)只念著把事情做對(duì) 講求效率, 以最少的資源追求最大的成效 計(jì)劃每天,每周, 每年要做的事情 估計(jì)需要完成時(shí)間, 并編排時(shí)間表行事共五十六頁(yè)懂得在適當(dāng)時(shí)候(sh hou)說(shuō) “ 不”建立一套方法和技巧減少打擾縮短必須要做的事所花的時(shí)間抗拒拖延求取生活和工作平衡共五十六頁(yè) 隨時(shí)檢視自己的時(shí)間管理狀況，如果覺(jué)得不滿意(mny)，可重新檢查自身的時(shí)間管理方法，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)后再做調(diào)整。隨時(shí)(sush)檢視共五十六頁(yè)謝謝(xi xie)大家的積極參與!共五十六頁(yè)內(nèi)容摘要時(shí)間管理。我們只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們?nèi)绾喂芾硭Ｎ以趬毫ο卤憩F(xiàn)較好，時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì)