秘書管理第六章課件

1、檔案信息資源的開發(fā)與利用1.檔案信息資源開發(fā)利用的含義和內(nèi)容；開發(fā)利用的原則。2.檔案檢索的一般過程；常用的檔案檢索工具介紹。3.大事記、組織沿革、企業(yè)年鑒、員工手冊、會議簡介等檔案編研成果的編寫。4.檔案統(tǒng)計工作的基本內(nèi)容；檔案登記的方法。5.檔案提供利用服務工作的含義、意義與要求；檔案提供利用服務方式。檔案信息資源的開發(fā)與利用概述檔案檢索工作檔案編研工作檔案統(tǒng)計工作目錄 CONTENTS第一節(jié)第二節(jié)第三節(jié)第四節(jié)檔案利用服務工作第五節(jié)檔案信息資源的開發(fā)與利用檔案信息資源的開發(fā)與利用概述一、檔案信息資源的開發(fā)與利用的含義與意義（一）檔案信息資源的開發(fā)與利用的含義檔案信息資源的開發(fā)與利用是指對檔

2、案信息資源進行加工、整理并將蘊藏其中有價值的、適應社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度地被廣大利用者所利用，以提高檔案信息資源的利用效率的一種知識信息整序與傳遞的過程。檔案信息資源的開發(fā)與利用概述一、檔案信息資源的開發(fā)與利用的含義與意義（二）檔案信息資源開發(fā)的意義 第 一 第 二 第 三 第 四檔案信息資源的開發(fā)與利用是社會發(fā)展的需要。檔案信息資源的開發(fā)與利用是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。檔案信息資源的開發(fā)與利用是提高經(jīng)濟效益的直接途徑。檔案信息資源的開發(fā)與利用是加強社會主義精神文明建設的需要。檔案信息資源的開發(fā)與利用概述二、檔案信息資源的開發(fā)與利用的原則（四）全面效益的原則（一）特色優(yōu)勢原

3、則（三）充分利用原則（二）超整序開發(fā)原則檔案檢索工作一、檔案檢索工作概述（一）檔案檢索的概念檔案檢索是對檔案的內(nèi)容和形式進行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排出各種目錄，并根據(jù)利用者的利用需求運用檔案檢索工具準確檢索出檔案的過程。檔案檢索工作一、檔案檢索工作概述（二）檔案檢索的內(nèi)容（1）著錄標引。（2）編制檢索工具。（1）確定查找內(nèi)容。（2）查找操作。檔案檢索工作一、檔案檢索工作概述檔案檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準確性程度，它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個最基本指標。檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量和表示。查全率與查準率兩個指標之間存在著互逆關系。

4、（三）評價檔案檢索的指標檔案檢索工作二、檔案的著錄與標引（一）檔案的著錄檔案著錄，是指在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，即根據(jù)著錄規(guī)則，將檔案文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，構(gòu)成著錄條目的工作。檔案檢索工作二、檔案的著錄與標引根據(jù)國家檔案局頒布的行業(yè)標準檔案著錄規(guī)則的規(guī)定，檔案著錄的格式如圖6-1所示：檔案檢索工作二、檔案的著錄與標引檔案檢索工作二、檔案的著錄與標引（二）檔案的標引檔案的標引是對文件或案卷進行主題分析，把自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對主體分析的結(jié)果給予檢索標志的過程。檔案標引的目的是揭示檔案的主題內(nèi)容，為從內(nèi)容方面查找檔案提供檢索途徑。檔

5、案檢索工作三、常用檔案檢索工具介紹（一）手工檢索工具1.館藏性檔案檢索工具2.查檢性檔案檢索工具檔案檢索工作三、常用檔案檢索工具介紹計算機檢索包括檔案文獻信息的輸人和檔案文獻信息的輸出兩部分。具體流程如圖6-3所示。（二）計算機檔案文獻檢索系統(tǒng)1.計算機檢索流程檔案檢索工作三、常用檔案檢索工具介紹2.計算機檢索方式邏輯與關系（AND）12邏輯或關系（OR）3邏輯非關系（NOT）檔案檢索工作三、常用檔案檢索工具介紹3.計算機檢索級別（）案卷級檢索（）文件級檢索（）全文檢索（）多媒體檔案文獻檢索檔案編研工作一、檔案編研工作內(nèi)容及意義（一）檔案編研的內(nèi)容編寫各種檔案參考資料。編纂出版檔案匯編或在報刊

6、上公布、發(fā)表檔案史料。編史修志、撰寫學術著作和文章。檔案編研工作一、檔案編研工作內(nèi)容及意義（二）檔案編研的意義檔案編研工作是高效、優(yōu)質(zhì)地滿足社會對檔案信息需求的有效方式。檔案編研工作是保護檔案原件永久保存的重要途徑。檔案編研工作是衡量檔案館（室）工作水平的重要標準。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫1.大事記的概念及種類大事記又稱為年表、年譜、大事紀年等，是以檔案記載為主要依據(jù)，按時間順序簡要記述一定歷史時期的重大事件和重要活動的史料型參考資料。大事記主要包括以下種類:（一）大事記（4）個人生平大事記。（3）專題大事記。（2）國家或地區(qū)大事記。（1）單位大事記。檔案編研工作二、常用檔案參考

7、資料的編寫 2.大事記的體例與結(jié)構(gòu)（1）大事記的體例。其編排方式有兩種：一是編年體編排方式，即完全按照時間順序記述大事。二是分類編年體編排方式，即先按照事件的性質(zhì)分類再按時間順序記述大事，如中華人民共和國大事記就是采用此種方法，先按性質(zhì)將事件分為政治、財政經(jīng)濟、軍事、文化教育、中外關系五大類，每類下再分為若干屬類，每個屬類下的大事按年、月、日排列。（2）大事記的結(jié)構(gòu)。具體包括以下內(nèi)容：題名；前言；目錄；正文。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫 3.大事記編寫的要求（4）材料來源要求。（1）選材要求。（3）大事記記述要求。（2）時間排列要求。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（二）組織沿

8、革組織沿革也稱為組織機構(gòu)沿革，是全面、系統(tǒng)地記述和反映某一地區(qū)、某一系統(tǒng)、某一單位組織機構(gòu)演變的參考材料，其主要作用是為人們查考、研究某一主體的組織變革情況和歷史發(fā)展提供客觀的基礎性信息。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫1.組織沿革的結(jié)構(gòu)與形式（1）組織沿革的結(jié)構(gòu)總題名總序目錄正文附圖檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（2）組織沿革的形式。文字敘述組織系統(tǒng)圖檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫組織系統(tǒng)表檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫 2.組織沿革的內(nèi)容與體例（1）組織沿革的內(nèi)容 編寫組織沿革要求內(nèi)容全面、系統(tǒng)、客觀，文字簡明，能夠直接反映機構(gòu)發(fā)展變化的歷程。其內(nèi)容主要包括：

9、 機構(gòu)的歷史發(fā)展概況、行政區(qū)劃、建制等情況； 機構(gòu)的性質(zhì)、任務、職權(quán)范圍和隸屬關系； 機構(gòu)內(nèi)部組織機構(gòu)的設置和人員編制的變化情況； 機構(gòu)主要負責人和相關責任人的任免情況； 機構(gòu)名稱變更、印信的啟用與廢止、機構(gòu)辦公地點的遷移等情況。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（2）組織沿革的體例年度（階段）內(nèi)容法。12部門年度法。3問題階段部門法。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（三）企業(yè)年鑒1.企業(yè)年鑒的概念及功能企業(yè)年鑒是記錄企業(yè)年度發(fā)展歷史的技術性編研產(chǎn)品，亦是一種新類型的年度企業(yè)史。企業(yè)年鑒具有以下功能：（1）企業(yè)年鑒是企業(yè)管理中不可缺少的一種獨特的系統(tǒng)的參考文獻。（2）企業(yè)年鑒是反映企

10、業(yè)歷史發(fā)展的權(quán)威性、資料性的工具書。（3）企業(yè)年鑒是企業(yè)文化建設的重要組成部分。（4）企業(yè)年鑒是企業(yè)對外宣傳、展示企業(yè)形象的有力載體。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫2.企業(yè)年鑒的編寫要求（1）企業(yè)年鑒的內(nèi)容的選擇要有特色，突出企業(yè)工作的亮點。（2）合理科學地安排年鑒的結(jié)構(gòu)。企業(yè)年鑒的結(jié)構(gòu)一般可以分為五個部分：前言；企業(yè)制發(fā)和接收的重要文件； 企業(yè)大事記；相關數(shù)據(jù)匯總；附錄。（3）年鑒內(nèi)容要緊跟企業(yè)發(fā)展。（4）圖文并茂，注重裝幀設計。（5）貼近企業(yè)員工生活。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（四）員工手冊（1）手冊前言。（2）公司簡介。（3）手冊總則。（4）行為準則。（5）政策規(guī)定。

11、（6）培封f!開發(fā)。（7）任職聘用。（8）考核晉升。（9）員工薪酬與（10）工作時間。（11）行政管理。（12）安全守則。（13）手冊附件。 1員工手冊的內(nèi)容檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫 2.員工手冊的編印要求（1）在語言與條款邏輯性方面 從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應該保證語言風格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應保證語言風格的客觀、嚴謹。從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免

12、過多的長句。從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內(nèi)容之間的條理性，以及各項內(nèi)容之間表述的邏輯性。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（2）在手冊內(nèi)容表述方面重點突出。企業(yè)文檔管理機構(gòu)、人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關部門的專業(yè)性，豐富員工手冊的內(nèi)容，并與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。前言中的致辭由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字。企業(yè)每年要組織人員修改一次員工手冊，以便與時俱進，每當國家新的法律法規(guī)出臺時更要及時修改。檔案編研工作二、常用檔案參考資料的編寫（3）在手冊外觀和合法性方面檔案編研工作

13、二、常用檔案參考資料的編寫（五）會議簡介1.會議簡介的內(nèi)容（1）標題。（2）前言。（3）正文。（4）附注。2.編寫要求（1）分類纂輯，連續(xù)不斷。（2）實事求是，不加評判。（3）結(jié)構(gòu)完整，有所側(cè)重。（4）文字簡練，層次分明。檔案編研工作三、現(xiàn)代信息技術在檔案編研中的應用（一）檔案信息編研電子化檔案編研工作三、現(xiàn)代信息技術在檔案編研中的應用（二）編研成果發(fā)布多樣化檔案統(tǒng)計工作一、檔案統(tǒng)計工作概述（一）檔案統(tǒng)計的含義與內(nèi)容檔案統(tǒng)計是指通過表冊、數(shù)字的形式，對檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關系進行調(diào)查、整理、分析和研究，從而揭示其發(fā)展過程、現(xiàn)象及其一般規(guī)律的工作。檔案統(tǒng)計的內(nèi)容大致可以分為兩大方面：一是對

14、檔案實體狀況及其管理活動的統(tǒng)計，如檔案的構(gòu)成，檔案的收進、移出、整理、保管的數(shù)量和狀況，檔案檢索、編研和利用等情況的統(tǒng)計；二是對檔案事業(yè)組織與管理狀況的統(tǒng)計，如對檔案機構(gòu)和人員以及檔案專業(yè)教育等情況的統(tǒng)計。概括來說，檔案統(tǒng)計工作主要是指檔案的基本信息登記與綜合統(tǒng)計兩個部分。檔案統(tǒng)計工作一、檔案統(tǒng)計工作概述（二）檔案統(tǒng)計工作的意義檔案統(tǒng)計工作一、檔案統(tǒng)計工作概述（三）檔案統(tǒng)計工作的基本步驟檔案統(tǒng)計調(diào)查12檔案統(tǒng)計資料的整理3檔案統(tǒng)計資料的分析檔案統(tǒng)計工作二 、檔案的登記工作（一）檔案狀況登記1.卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、案卷目錄和歸檔文件目錄。2.案卷目錄登記簿。3.總登記簿。4.檔案移交(接收)登記簿。5.全宗名冊。6.檔案成分和數(shù)量變化情況報道表。7.檔案室案卷統(tǒng)計表。檔案狀況登記一般可分解為檔案的數(shù)量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況三個基本方面。其登記方式主要有:檔案統(tǒng)計工作二 、檔案的登記工作（二）檔案工作狀況登記1.工作日記2.人員進入庫房登記3.檔案清點、檢查登記4.檔案出入庫登記5.檔案利用登記簿6.借閱檔案登記簿7.檔案利用效果登記8.檔案檢索工具登記表9.檔案編研成果登記表檔案利用服務工作一、檔素利用服務工作概述（一）檔案利用服務工作的含義檔案利用服務工作是將檔案館(室)收藏的檔案信息以不同的方式提供給利用者利