公司文件管理制度()

1、公司文件管理制度（）- - 作者:日期:河北源泰文化傳播有限公司文件文件編號our ref : HBYT-13-D001擬文日期date: 2013-12-17文件類別category:制度規(guī)范擬文人FROM ： 黃翠萍審核/日期VEREFED/DA TE ：田杰批準/日期APPROVED/DA TE ： 張發(fā)志收文人TO：源泰全體員工收文部門TO （DPT）： SIS抄送CC :附件ATTACHMENT :附件文頭格式說明傳閱 CIRCULAR閱后存檔 FILIG保密/期限 CONFIDENTIAL/TERM 其他 OTHERS 頁數(shù) NO.OF PAGES : 6河北源泰文化傳播有限公司文

2、件管理制度目的1、規(guī)范源泰公司文件管理流程。2、明確公司、部門及地區(qū)不同文件層級的規(guī)則。3、規(guī)范行文及編號規(guī)則。名詞解釋文件是指公司各機構(gòu)在經(jīng)營管理過程中形成的規(guī)范性文書。適用范圍適用于河北源泰公司。文件管理職責建立河北源泰公司文件管理體系，負責貫徹執(zhí)行、修訂，并對公司文件進行管理文件層級根據(jù)文件涉及范圍不同，文件分為：1、公司級文件：即源泰公司文件。2、部門級文件：即人力資源部文件、市場部文件、財務部文件等；3、地區(qū)級文件：即*地區(qū)文件（如：保定地區(qū)文件）”；4、聯(lián)合行文：即兩個及以上單位聯(lián)合文件。5、每一層級文件一經(jīng)發(fā)布，即產(chǎn)生效力。其內(nèi)容不得與上一層級文件有原則性 抵觸。文件格式根據(jù)文件

3、內(nèi)容不同，文件格式分為：1、請示/申請類文件格式2、普通文件格式（非請示/申請類文件格式）文件種類根據(jù)文件內(nèi)容不同，文件種類分為：1、決定（代碼A）: 一般是指傳達上級決定的事項，起決定的事項。2、通知（代碼Z）:指通告事情的文字或口信。3、通報（代碼B）:指上級機關(guān)把有關(guān)情況以書面形式通告下級機關(guān)。例如：通報批評。4、制度規(guī)范/管理流程（代碼D）:指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則5、請示/申請（代碼E）:指向上級或有關(guān)部門中述理由，請求批準。6、報告（代碼C）:指向上級或群眾就調(diào)查、觀察的結(jié)果提出詳細書面材料或作 口頭敘述。7、會議紀要（代碼G）:紀錄會議重點內(nèi)容及需要跟蹤解決的問題。

4、8、其他（代碼I ）:例如策劃案等活動相關(guān)文件。行文規(guī)則.公司級文件：源泰公司文件行文適用范圍：面向全體員工的重大戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、干部任命、通用管理制 度、獎罰通報、總經(jīng)理室決策內(nèi)容的通報、其他重要通知等使用公司級文 件格式。涉及公司職能管理的文件可使用公司級文件格式。簽字權(quán)人：公司級文件由總經(jīng)理或其授權(quán)人批準簽發(fā)。公司級文頭格式：分普通類、請示類。（見附件1、附件2）內(nèi)布署的文件（見附件3附件8）.部門級文件：各部門級文件行職責范圍簽字權(quán)人：部門負責人或其授權(quán)人分部級文頭格式：分普通類、請示類。.地區(qū)級文件：各地區(qū)級文件行文。適用范圍：涉及地區(qū)整體布署的文件。簽字權(quán)人：地區(qū)負責人或其授權(quán)人。

5、地區(qū)級文頭格式：分普通類、請示類。（見附件9、附件10）.聯(lián)合文件行文適用范圍：公司同級部門之間就同一問題需協(xié)作處理的，可協(xié)商一致后聯(lián) 合行文。聯(lián)合行文文件頭中應列出聯(lián)合行文部門，主辦部門名稱應排列在前。簽字權(quán)人：部門第一負責人或其授權(quán)人；聯(lián)合行文部門第一負責人或其授 權(quán)人共同批準簽發(fā)。聯(lián)合文頭格式：普通類。（見附件11）九、文件處理程序及規(guī)范.擬文擬文人是明確行文目的與要求，并具體起草文件的人。擬文人要遵循擬文三原則：簡潔：力求簡短、條理，倡導“一頁紙文章”；明白：易懂、不晦澀；準確：不模棱兩可。文頭三要點：明確標明收文部門，以公司發(fā)布的部門英文縮寫為準；明確收文人和抄送人姓名；標題應突出，

6、采用“事由+類型”形式（如“關(guān)于 XXXX的通知”），須明 確文件內(nèi)容的關(guān)鍵字。.審批（審核/批準）文件審批應遵循業(yè)務分管原則及效率原則。審核人是對文件內(nèi)容進行初步審查并簽字的人，審核人對擬文人的工作質(zhì)量負責，審核人姓名應手簽。批準人是對文件內(nèi)容全面負責并簽字的人，批準人姓名應手簽。審批人需以效率為原則，一般文件三個工作日內(nèi)給予明確答復，緊急文件 在一個工作日內(nèi)給予明確答復，審核/批準人需在簽字同時標明回復時間。文件內(nèi)容涉及相關(guān)部門業(yè)務時，需向該部門主管負責人征詢意見，經(jīng)同意 后方可正式發(fā)布。. 發(fā)文公司級正式文件須轉(zhuǎn)換為 PDF格式，通過公司郵箱發(fā)布。文件管理者審校格式、編號后進行發(fā)文，對不

7、符合規(guī)范的文件，須要求擬 文人修改或重新擬制，責任由擬文人自負。文件管理者發(fā)文時應遵照收文人為文件相關(guān)人。不應發(fā)給不相關(guān)的人，以 免造成垃圾郵件。.存檔文件管理者發(fā)文后將原件存檔，保留文件電子版，并對已存檔文件負責管 理。聯(lián)合行文由主辦部門將原件存檔，其他部門保存復印件。.監(jiān)督一級監(jiān)督：人力資源部負責公司文件管理的執(zhí)行情況監(jiān)督。二級監(jiān)督：部門經(jīng)理負責監(jiān)督部門內(nèi)文件管理的執(zhí)行情況。十、解釋權(quán)限：本規(guī)定最終解釋權(quán)在人力資源部。十一、生效時間：本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。附件：文件文頭格式（11個附件）附件1:公司級普通類文件文頭 附件2:公司級請示類文頭公司級文件普通類文件.doc公司級文件請示文頭.

8、doc附件3附件10:各部門普通類文件文頭及請示類文件文頭部門普通類文件文頭.doc部門請示類文件文頭.doc附件11:地區(qū)普通類文件文頭附件12:地區(qū)請示類文件文頭地區(qū)普通類文件文頭.doc地區(qū)請示類文件文頭.doc附件13:聯(lián)合行文普通類文件文頭（例如：HR&CC,文件文頭中用部門英文縮寫，文件編號只標明主辦部門的文件編號。）聯(lián)合行文文件文頭.doc附件14:會簽表源泰會簽表.doc附件15:附屬說明：編號規(guī)則 見例：河北源泰文化傳播有限公司RfNH皿叫:HBTT-13-政日皿文件類別cm蛻：話亍1A3EA FROM：推卷，日翱APPF的加HE：觸印就小五收交人TO：一憂t苗門TtHIfT

9、X -觸（E4：TL：r 冊wMw小六卜對號KTTACH陽江二，傳閱84山比口郎后存穩(wěn)由再口保密/蟒COHFTLfNTULEM 其他由的頁基而加注一延：魁網(wǎng)J加體六號熱 由出了工也不講將停答送二拜*畀曲日瓶徉/于上雅日內(nèi)嵐/一、文件頭部分.編號通用編號規(guī)則：公司英文簡寫一 部門/地區(qū)/英文簡寫年份（取后兩位）- 順序號（三位）。部門拼音首字母或者英文大寫縮寫：人力資源部（Human resources ）;簡寫：HR。財務部（）； 簡寫：ERH。市場部（； 簡寫：WRH。地區(qū)級英文規(guī)則：以所在城市漢語拼音第一個字母大寫。聯(lián)合行文文件編號只標明主辦部門的文件編號。各類文件舉例說明：公司級文件：H

10、BYT-13 D001部門級文件：HBYT-HR-13-I001聯(lián)合文件：HBYT-HR&CC-13-I001地區(qū)（如保定地區(qū)）：HBYT-BD-13-I001擬文日期由擬文人填寫，采用年-月-日的形式。文件類別根據(jù)文件內(nèi)容依據(jù)而定。申請類文件、源泰政策類文件（如關(guān)于激勵方案、操作性或流程類規(guī)范文 件）簽批前一般只能以一個收文人為主送對象，不能以文件或電子郵件形 式同時主送多位領(lǐng)導；由3人以上（含3人）簽批意見的申請類文件需附 加會簽表。見附件14源泰會簽表簽批后應將文件主送經(jīng)辦部門。審核人如沒有，則劃“ /”。收文人是對所收文件需承擔第一直接辦理、答復責任、參照執(zhí)行的上級或 相關(guān)部門人員；抄

11、送人指對所收文件無需承擔直接辦理、答復責任，只需了解文件內(nèi)容的上級或相關(guān)部門人員。收文部門的英文縮寫按收文人、抄送人的順序填寫。如有附件必須列出附件順序及標題，如無則劃“/”。擬文人必須注出文件是屬于傳閱或閱后存檔或保密，如是保密，必須標注 保密及期限。文件頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標注，如有附件則標注一個總頁數(shù)。二、正文內(nèi)容.字號：標題采用宋體3號粗體，正文采用宋體小4號字；.段落：采用單倍行距。.重點標示：對需強調(diào)的重要內(nèi)容可用加粗、下劃線或顏色字來突出，不改變 字體字號。.結(jié)構(gòu)層次順序：數(shù)字排序：第一層為“1”、第二層為“1.1”、第三層為“1.1.1”，以次類推。羅馬符號排序：第一層為“I”、分層級時用“ A”，B”以此類推。從 第五層開始為“ V”、“VI” “VII” “VIII ” “IX” X”以此類推。.制度規(guī)范類文件應在標題后注明制度版本號。制度版本號采用 V （Version） 十年度代碼（取最后二位）.發(fā)布月份的形式。如2006年12月發(fā)布的文件管 理規(guī)定標題應為：源泰公司文件管理規(guī)定 V06.12。.面向全員發(fā)送的關(guān)于向全員發(fā)送的郵件：.“授權(quán)通知”禁止以郵件形式向全員發(fā)送。發(fā)布公司主頁上。.“管理規(guī)定”可以放在主頁或公用文件夾數(shù)據(jù)庫中，通過郵件向全員發(fā)送一個文檔鏈接。.喜報、通報、離崗通知、活動報道”等，除公司重大消息由人力資