應用文寫作之行政公文課件

1、第二章 行政公文第一節(jié) 行政公文概述一、行政公文的概念 廣義的公文，外延十分廣闊，除通用文書外，還包括法律、商務、文教、外交、軍事等各種行業(yè)自己的專用文書。是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時使用的，具有法定效力、直接效用和規(guī)范體式的文書（文件）。狹義的公文，是指國務院辦公廳國家行政機關公文處理辦法中規(guī)定的13種行政公文和中共中央辦公廳中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例中規(guī)定的14種黨的主要公文。就是我們常說的法定黨政公文。二、行政公文的特點政策性、實用性時間性、規(guī)范性可靠性、定向性三、行政公文的種類從行文關系上劃分有三種。行文是指一個機關給另一機關的發(fā)文。上行文下級向它所屬

2、的上級領導機 關的行文，即 自下而上的行 文。如報告、請示。下行文平行文上級領導機關給其所屬的下 級機關的行 文，即自上而 下的行文。 如命令、決定、 指示、批復等。同級機關或者互不隸屬 機關之間的 行文。如函是最典型的平行文。下級向它所屬的上級領導機 關的行文，即 自下而上的行 文。如報告、請示。上級領導機關給其所屬的下 級機關的行 文，即自上而 下的行文。 如命令、決定、 指示、批復等。按涉密程度分：按保密級別有普通公文、秘密公文、機密公文、絕密公文等。根據(jù)閱讀范圍可分對外公開、國內(nèi)公開、內(nèi)部使用等。按處理時限要求分：如平急（黨）、急件、特急、加急（黨）等。電報有平急、加急、特急、特提等。

3、根據(jù)我公司的現(xiàn)行公文管理情況，目前涉及到的商務公文為九種：1、決定，適用于對重要事項和重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項等。2、意見，適用于對重要問題提出見解和處理方法。3、通知，適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事 項；任免人員。4、通報，適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息或者情況。5、報告，適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。6、請示，適用于向上級單位請求指示、批準的事項。7、批復，適用于答復下級單位請示事項。8、函，

4、不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題等。請求批準和答復審批事項。9、會議紀要，適用于記載和傳達會議情況和決定事項。習題：請評改下文：某人在人才市場上謀職，一家公司看中了他，公司人事部給他定了一個會晤的時間，不巧的是這一天他要參加一個重要的考試，不能如期赴約，于是他給這家公司人事部寫了一封信。信的內(nèi)容如下：人事部部長： 你好！由于學校畢業(yè)考試的安排突然變動，我可能無法按期到公司面試，我感到十分失望。 我對貴公司非常向往，一直期待能到公司與你面談。雖然再安排一次見面我覺得不方便，但仍希望能再訂一個約會。何時能重新安排請告知。 此致敬禮！評改：該信完全從“我”出發(fā)，而不是從讀者出發(fā)，只考慮自

5、己，很明顯他想有面試的機會，但效果卻可能不會很理想。如果我們站在讀者立場，強調(diào)對方的利益，可改寫為：尊敬的人事部部長： 您好！（改用“您”）由于學校畢業(yè)考試的安排突然變動，我可能無法于6月10日赴約。因為數(shù)學考試恰好在我們約定要會晤的那天。（提到具體考什么課，有時細節(jié)是非常有說服力的。）部長先生，我希望這個變化不會給您帶來許多不便，請您接受我的歉意。（具體的細節(jié)會讓別人相信你，有禮貌的道歉會得到諒解。）您能重新安排一下會晤時間嗎？（這里用一個疑問句，把安排時間的主動權(quán)和方便讓給對方，表示對別人的尊重和為別人著想。）畢業(yè)考試周在6月12日結(jié)束，請您選擇6月12日以后的任何時間。只要您覺得方便即可

6、。既考慮到對方的情緒，也考慮了給對方帶來方便。這樣做就較容易使收信人可能重新定一個會晤時間?！笆朗露疵鹘詫W問，人情練達皆文章?！痹诠膶懽髦幸凶x者意識，注重讀者利益是讓公文達到目的的一個重要方面。公文的語言：公文語言則要規(guī)范嚴謹。周恩來總理1954年4月28日在日內(nèi)瓦會議上代表我國政府發(fā)表的講話，其中有一段被多種寫作教材引用，被認定為公文語言的楷模。通過這段文字可認識公文對語言的嚴格要求。 我們認為，美國這些侵略行動應該被制止，亞洲的和平應該得到保證，亞洲各國的獨立和主權(quán)應該得到尊重，亞洲人民的民族權(quán)利和自由應該得到保障，對亞洲各國內(nèi)政的干涉應該停止，在亞洲各國的外國軍事基地應該撤除，駐在亞

7、洲各國的軍隊應該撤退，日本軍國主義的復活應該防止，一切經(jīng)濟封鎖和限制應該取消。 這段話由于運用了排比的修辭格，顯得氣勢磅礴，很能顯示正義的力量。從措詞角度看，這段文字也堪稱典范。其中有三組意義相近的語詞：“制止、停止、防止”，“保證、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。這些詞語都運用得極其精確，以第一組為例：“制止”對應于侵略行動，“停止”對應于干涉內(nèi)政，“防止”對應于日本軍國主義的復活，搭配得非常恰當。如果相互交換一下位置，意義就會產(chǎn)生錯亂。 古人曾說：“一字入公文，九牛拔不出?！惫恼Z言一旦出現(xiàn)錯、漏、歧解，輕則敗壞機關的名譽，重則給工作帶來不可彌補的損失。當然，公文語言要達到爐火純青的地

8、步，不是容易的事情，需要長期的學習和磨煉。公文用語有直接性、模式性等特點，要求準確、簡明、質(zhì)樸、得體。直接性例析：壞、討厭、不要、煩、滾、春秋名落孫山心較比干多一竅，病如西子勝三分一旦春盡模式性。常見模式性語言有：起首語：為了、根據(jù)、按（遵/依）照、由于、茲因、茲有、茲定于、關于、對于等，多用于表示行文目的、原因、根據(jù)、時態(tài)、范圍、背景情況等；結(jié)尾語：特此報告（通知、函達、函告、函復）；請審核（閱）；此復；此令；現(xiàn)予公布；為盼；尚望函復；請予批準；請審批；請予支持；希（請）遵照執(zhí)行；請認真貫徹執(zhí)行；當否，請批示；可否，請批示；如無不妥，請予批準等。期請/期復/征詢用語：請、敬請、擬請、特請、希

9、、希望、當否、可否等。稱謂用語：第一人稱：我、本；第二人稱：貴、你；第三人稱：該銜接語：為此、鑒于、有鑒于此、因此、綜上所述、總之等，承上啟下，領起下文，起過渡作用；經(jīng)辦時態(tài)用語：經(jīng)、已經(jīng)、現(xiàn)將、已將、擬等，用于說明工作處理過程的時態(tài)。引述用語：近接、頃聞、欣悉、近悉等，用于引述來文，作為批答行文的依據(jù)。表態(tài)用語：同意、批準、擬同意、基本同意、原則同意、照辦、按此辦理、暫不執(zhí)行等。遞送用語：報、呈、頒發(fā)、印發(fā)、發(fā)布、送等，表示文件遞送方向。數(shù)字的運用：1.公文中的數(shù)字除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、（一）1.（1）2.對數(shù)據(jù)的表述要正確、科學：倍數(shù)、番數(shù)的使用：只能用于表增加數(shù)字增、減的表達：510，增加到（為、至）兩倍，增加（了）一倍；101，減少到十分之一，減少了十分之九。確數(shù)、約數(shù)（概數(shù)）的表達要準確。說明基本情況、基本動態(tài)，對某種趨勢作預測、估計時通常用約數(shù)。使用以上、以下時要說明是否包括本數(shù)。模糊語言的運用：絕大多數(shù)、少數(shù)第二節(jié) 公告 通告一、公告（一）公告的概念 公告是“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項”的公文（二）公告的特點（三）公告的種類法布性公告、告知性公告、關涉國內(nèi)外有關方面事項