全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義ppt課件

1、NVQ企業(yè)行政管理二級課程講義孔昭林2022/7/24第五單元：任務(wù)交流、個人效率和團(tuán)隊(duì)精神規(guī)范與大綱： 方案課時：14根據(jù)交流目的選擇不同的交流方式；會議以及遠(yuǎn)程會議的根本要求；任務(wù)日志管理以及安排事務(wù)性約會；撰寫簡單的書面交流信函；設(shè)計和填寫簡單的表格；運(yùn)用流程圖行動圖等輔助手段協(xié)助溝通；按照指定日期完成任務(wù)準(zhǔn)確無誤的到達(dá)預(yù)定要求的重要性。2022/7/24第五單元 : 任務(wù)交流、個人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個任務(wù)團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)任務(wù)精神；掌握必要的任務(wù)交流方法和技藝；提高任務(wù)效率，以實(shí)現(xiàn)個人和團(tuán)隊(duì)目的。2022/7/24主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法教材5.1二、各種會

2、議的組織教材5.2三、運(yùn)用日志管理任務(wù)時間教材5.3四、用書面方式進(jìn)展交流教材5.4、5.5五、辦公室中進(jìn)展溝通的輔助工具教材5.6六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目的教材5.7、5.8七、遵守單位規(guī)定及評價業(yè)績教材5.92022/7/24交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會議組織日志管理書面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評估2022/7/24一、選擇正確的交流方法教材5.1交流方法發(fā)送信息的方法及取決要素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會議開展交流 利用郵政效力開展交流 2022/7/24一、選擇正確的交流方法教材5.11、發(fā)送信息的方法及取決要素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：1傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)2運(yùn)用電信系統(tǒng)2022/7

3、/24通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下要素：1信息的緊急程度。假設(shè)是緊急信息，那么應(yīng)思索運(yùn)用電子郵件、或。2文件的大小及表現(xiàn)方式，假設(shè)一份文件由許多頁組成，那么應(yīng)思索運(yùn)用傳統(tǒng)的郵寄方法或運(yùn)用快遞效力。3收件人能否需求原件或書面文本。假設(shè)需求，那么應(yīng)運(yùn)用傳統(tǒng)的郵寄方法。2022/7/244信息的嚴(yán)密程度或能否內(nèi)附各種票據(jù)。假設(shè)收件人的設(shè)備有附加的平安功能，信息可以用電子郵件或發(fā)送，假設(shè)沒有，郵寄效力或快遞效力比較適宜，假設(shè)內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好運(yùn)用掛號郵寄或快遞效力。5信息的內(nèi)容能否需求商討，假設(shè)是，那么是最適宜的。6有多少人接納信息。假設(shè)是要發(fā)送給很多人，可以用或電子郵件。7費(fèi)用比較，在

4、兩種方法都可以發(fā)送信息時，那么選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2022/7/242、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進(jìn)展交流的優(yōu)缺陷：電子郵件是在計算機(jī)終端上編寫信息，并經(jīng)過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并經(jīng)過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前不斷儲存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲、刪除、打印信息，同時可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息能否已被收件人收到。 2022/7/24電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：1信息發(fā)送的速度快2費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)運(yùn)用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地費(fèi)用，同時減少紙的運(yùn)用量和發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營本錢。3信息能同時轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個

5、接納人同時接遭到信息，方便快捷。4運(yùn)用密碼等功能能保證信息平安。5能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。6正在游覽的任務(wù)人員可經(jīng)過筆記本電腦隨時接納和發(fā)送信息，到達(dá)過程辦公的目的。2022/7/24電子郵件的缺陷有：1收件人必需有兼容的設(shè)備2因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多渣滓郵件，浪費(fèi)收件人的時間。3人們需經(jīng)過一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，才干勝利熟練地運(yùn)用電子郵件。2022/7/24運(yùn)用電信工具進(jìn)展書面交流 除了電子郵件外，、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)展書面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的開展，很多新的設(shè)備已根本替代了電傳機(jī)的運(yùn)用，現(xiàn)代企業(yè)很少再運(yùn)用電傳機(jī)來交流信息。機(jī)

6、是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 2022/7/24其優(yōu)點(diǎn)在于：1快速，信息能立刻收到。2作為一種書面文件，能作為現(xiàn)實(shí)和數(shù)字的證明，同時能進(jìn)展歸檔以備查詢，3相對于郵寄而言，費(fèi)用較低。4功能較全的機(jī)也可經(jīng)過計算機(jī)發(fā)送信息。運(yùn)用發(fā)送信息時其缺陷在于：1信息只能發(fā)送給有機(jī)的單位。2不易保證信息的嚴(yán)密和平安。3想相互商討信息比較因難。通常在發(fā)送完信息后，還需打進(jìn)展跟蹤確認(rèn) 2022/7/243、利用會議開展交流會議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：1參會人員相互交流各自的意見和思想2參會人員就某一主題相互商討信息3就某些艱苦問題和任務(wù)程序進(jìn)展決策4信息發(fā)布2022/7/24會議交流的優(yōu)點(diǎn)在于

7、：1面對面的交流，彼此能更好地了解對方的意圖2會議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時也給大家提供一個提出問題并對問題進(jìn)展討論，最后達(dá)成共識的時機(jī)。3現(xiàn)代會議能經(jīng)過投影儀等設(shè)備更籠統(tǒng)地進(jìn)展信息交流。4會議之后能構(gòu)成會議紀(jì)要或書面決議。5參與會議的人也可經(jīng)過會議紀(jì)要更深化地了解會議內(nèi)容。2022/7/24會議交流的缺陷在于：1浪費(fèi)時間。會議進(jìn)展中能夠會由于某些人的直言不諱影響會議進(jìn)程，也會因有些人說話羅嗦或議論不相關(guān)的問題而浪費(fèi)時間的情況。2浪費(fèi)金錢。有些大型的會議能夠會破費(fèi)大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 2022/7/244、郵件和快遞效力在交流中的優(yōu)缺陷是什么？答：雖然如今

8、有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞效力仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞效力的優(yōu)點(diǎn)在于：1收到的紙面信息能歸檔以備查詢。2嚴(yán)密信息能經(jīng)過掛號郵寄或快遞效力直接交付到收件人手中，因此比電子方法更平安3能獲得發(fā)送和接納憑證。2022/7/244能收到文檔的原件5當(dāng)大批量地郵寄信息時，郵費(fèi)可懇求特殊優(yōu)惠郵件和快遞效力的缺陷：1因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時間，需求資料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等2費(fèi)用較高，需求紙、信封、郵費(fèi)等支出，假設(shè)是航空郵寄大宗文件，那么價錢更加昂貴3相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢4郵件能夠會喪失或錯投2022/7/24二、各種會議的組織教材5.21、 會議的類型有哪些？答：會議的類型

9、主要有以下幾種：1正式會議，如董事會、股東大會等2非正式會議，如部門任務(wù)會議等3社團(tuán)會議，如俱樂部會議4定期會議，如年度大會、月總結(jié)會5非定期會議，如緊急會議、暫時會議2022/7/242、 會議議程及主持人的議程是什么？答：會議議程是會議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會議開場前發(fā)到參會人員手中，會議議程上的工程主要有：1會議者出勤情況引見2上次會議記錄的簡單回想3上次會議記錄中存在的問題4本次會議的主要議題從財務(wù)工程開場討論5本次會議議程未列出的其它議題6下次會議的日期和時間2022/7/242.行政管理人員組織會議的職責(zé)1、行政管理人員在會議之前，會議期間及會議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什

10、么？1行政管理人員在會議之前的職責(zé)2行政管理人員在會議期間的職責(zé)3行政管理人員在會議之后的職責(zé)2、做會議記錄之前應(yīng)做哪些預(yù)備以及會議記錄包括哪些內(nèi)容？1會議記錄是準(zhǔn)確地記錄會議進(jìn)展過程及所作決議的簡短報告。做會議記錄前，應(yīng)做如下預(yù)備任務(wù) 2會議記錄的內(nèi)容普通包括 2022/7/243安排會議地點(diǎn)應(yīng)思索哪些要素 有的會議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的那么在企業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安排外部會議時，會議地點(diǎn)的安排就顯得非常重要，通常在安排會議地點(diǎn)時應(yīng)思索以下要素 2022/7/243.會議的特點(diǎn)及優(yōu)缺陷會議的特點(diǎn)是：會議允許人們在相距很遠(yuǎn)的不同地方舉行會議/討論,經(jīng)過聲音聯(lián)絡(luò)。為了便于討論，會議應(yīng)提早向

11、國家效力機(jī)構(gòu)預(yù)訂，以確保參與會議各方電話線路暢通。 2022/7/244.視頻會議的特點(diǎn)，需求的設(shè)備及其優(yōu)缺陷 視頻會議是比會議昂貴的一種會議方式，由于視頻會議能使人們相互看到，所以身體言語能協(xié)助了解人們的觀念和心情。視頻會議需求以下設(shè)備：多臺攝像機(jī),以保證多角度拍攝一臺編程處置圖像的計算機(jī)經(jīng)過線銜接至少兩臺電視監(jiān)視器2022/7/24教學(xué)方法：課堂講授組織討論用各種適宜文件、紀(jì)錄等進(jìn)展會議模擬和演練2022/7/24三、運(yùn)用日志管理任務(wù)時間教材5.31課時1. 手填任務(wù)日志的運(yùn)用方法見思索題132電子任務(wù)日志的運(yùn)用方法及優(yōu)缺陷見思索題14、15教學(xué)方法：課堂講授討論學(xué)員填寫相應(yīng)的模擬日志20

12、22/7/24四、用書面方式進(jìn)展交流教材5。4、5。54.5課時1留言、短信、備忘錄的寫作方法見思索題16、17、182表格的制備方法見思索題19、20教學(xué)方法：講述與作要求學(xué)員要做各種簡單的書面交流練習(xí)教師給出表格樣本并組織討論學(xué)員要設(shè)計，填寫相應(yīng)的表格2022/7/24五、辦公室中進(jìn)展溝通的輔助工具教材5.61.5課時1. 如何運(yùn)用流程圖進(jìn)展辦公室溝通見思索題212. 如何運(yùn)用方案表進(jìn)展辦公室溝通見思索題223. 如何運(yùn)用行動表進(jìn)展辦公室溝通見思索題234. 如何運(yùn)用任務(wù)日志進(jìn)展辦公室溝通見思索題24、25教學(xué)方法：組織討論學(xué)員制造各種圖表總結(jié)講授2022/7/24六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目的教材5.7，5.82課時1. 要按時實(shí)現(xiàn)任務(wù)目的見思索題262. 要有團(tuán)隊(duì)任務(wù)精神見思索題27、283. 要爭取初次做對做好見思索題29、30、31教學(xué)方法：討論學(xué)員進(jìn)展案例研討學(xué)員進(jìn)展有關(guān)文字資料核對和練習(xí)總結(jié)講授2022/7/24七、遵守單位規(guī)定及評價業(yè)績教材5.91課時1. 要遵守本單位的任務(wù)規(guī)定及質(zhì)量要求見思索題32、332. 要嚴(yán)厲評價和監(jiān)視任務(wù)業(yè)績見思索題34、35、36、37教學(xué)方法，組織討論課堂講授2022/7/24單元復(fù)習(xí)：1課時用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集中單元5的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí)2022/7/24引薦戰(zhàn)略對當(dāng)前和未來的建議12022/7/24前景表達(dá)表達(dá)前景和