時間管理教程--李娟7540

1、時 間 管 理 Time Management1 作業(yè)1 討論1 請用些成語或者字句來描寫時間。在過去的歲月里，對時間的看法，感覺！習慣真的很難改嗎？有什么方法？每天忙的要命！ 時間真是不夠用？2時間管理不是 管理時間而是管理自己3時間管理的關鍵關注結果而不是使自己忙碌計劃有效順序而不是優(yōu)先處理計劃表從鐘表轉變到羅盤物有本末，事有終結知所先后，則近道矣4 控制自己的時間與工作，而不是讓它 控制自己。 基本了解 方向重于努力，目標在于實現(xiàn)，理想必須具體化。 時間是絕對有限的資產，不能買賣、 堆積、儲存，更不能增加 。5意愿、能力意愿：愿意投入的態(tài)度能力：處理事物的才干有意愿 有能力無意愿 有能力

2、有意愿 無能力無意愿 無能力6效率、效果效果：達成預期目標有效率有效果有效率無效果無效率有效果無效率無效果產出投入效率：7黃先生時間管理案例分析延誤原因1.二十九天內沒有把報告做好沒有定目標和作計劃2.打算做報告的當天屬下生病， 代出席會議. 上司緊急命令 一些電話突發(fā)事件,處理失當緊急事件被打擾.下班回家交通擠塞4.看電視不能自我約束5.放棄工作,轉向睡覺.不能自我約束6.賴床不能自我約束7.沒有帶一些文件回家善忘8.上班交通擠塞8練習:知行合一檢視一下圍繞你身邊的時間殺手有哪些？哪些可以由你控制？哪些不可以（你感到身不由已的）？你可以做些什么去改善？9時間殺手(Time Waster)的分

3、類10設立和確定目標原則Specific：具體的Measurable：可衡量的Achievable：可達成的Result-orientated：以結果為導向的Time bound：有時限的 SMART原則11量化目標幸福成功英俊美麗自信積極12目 標 設 定 的 重 點挑選少數(shù)重要的避免太多或太少權數(shù)分配13工作計劃時間計劃全面計劃目標行動次序時間估計時間表靈活性14美鋼鐵大王Charles Schwab 的 To Do List15分配時間上要緊記定律梅菲定律（Murphys Law）16八二定律意大利經濟學家巴雷德Vilfredo Pareto80%20%20%80%80%20%20%80

4、%事情時間時間效果17周工作記實表星期時間18周工作記實分析19時間管理的象限緊急程度非常重要非常緊急重要但不緊急緊急但不重要不重要不緊急重要程度ABCD20時間管理-重要而緊急的事重要：影響深遠的。緊急：要立刻處理的?，F(xiàn)象：壓力大精疲力竭危機處理忙于救火21時間管理-重要而不緊急的事做事有品質有計劃善于運用資源現(xiàn)象：看似不忙碌井然有序22時間管理-緊急而不重要現(xiàn)象：疲于拼命在非重點事項缺乏自制力輕視目標猶豫不決但不偷賴23時間管理-既不緊急又不重要一些事情不重要又不緊急，但卻給我們一種忙忙碌碌的成就感，似乎表現(xiàn)出自己并沒偷懶?，F(xiàn)象：缺乏責任感工作效率低下24制訂時間管理計劃的前期準備評估現(xiàn)在

5、時間的運用設立目標計劃有效的利用時間注意優(yōu)先次序避免干擾工具25計劃應具備六個要素結果是什么目標？要達到怎樣的結果？行動要做些什么？次序哪些為先？哪些為后？時間估計每項行動需要多少時間？時間表什么時候處理什么事項？靈活性有無預留時間給不可估計的突 發(fā)事件？26制定時間管理計劃時間日志參考至少過去一周時間的使用流水記錄日常所需完成工作的列表本周/本月所需完成工作的列表每項工作任務的優(yōu)先及設定每項工作所需時間的設定每項工作所需資源的規(guī)劃考核標準的表現(xiàn)形式27作業(yè)2 討論2 在一天當中，花費時間最多地方在哪里？原因？影響時間最重要因素有哪些？（三個以上）目標怎么管理？工作過程中，有人打擾怎么辦？28

6、如何執(zhí)行時間管理計劃持之以恒，信任你的計劃，依賴你的計劃，使計劃本成為你不可缺少的隨身伴侶。及時修正你的計劃。建立確實可行的任務。使計劃中涉及的人員和部門及時了解你的計劃進展情況及他們所應負責的那部份工作。及時記錄執(zhí)行結果。29時間管理計劃執(zhí)行的評估階段性的量化分析已完成的工作有效時間與無效時間比例計劃內與計劃外時間比例重要任務與非重要任務所占用時間比例主動時間與被動時間比例日常工作與創(chuàng)造性工作所占時間比例階段性的與時間管理計劃涉及的相關人員進行溝通，獲取反饋意見。30管理循環(huán)方針策略目標實施計劃日程表標準化修正做法找出問題原因檢查結果執(zhí)行訓練工作分配Plan(計劃) Action(行動)AP

7、CDDo(執(zhí)行)Check(檢查)31周工作計劃安排日期： 月 日至 月 日目標：1.2.3.32每日工作計劃表日期： 年 月 日33常見的時間浪費因素自我因素環(huán)境因素混亂訪客作事品質差電話無計劃會議拖延等候閑聊資源、工具不足34練習三 請問什么情況下我們傾向拖延？35拖延的原因不知如何下手不知為什么要做不喜歡去處理個人情緒或健康問題缺乏壓力沒有迫切性找借口過分優(yōu)慮忙碌過后36改善拖延的解決方法建立自信設立目標找出與自己相關之處改善情緒自我獎勵自設期限時刻提醒自己事情的重要性加強質量觀念時間就是金錢避免“最后期限癥”，設立一個中間目標，分階段完成。37自我因素時間浪費混亂解決：5S 整理、整頓

8、、清潔、清掃、修身 文件、物品各得其位，各得其所。 顏色管理 38自我因素時間浪費做事品質差：解決：把事情作“對”理清“好”的標準丟掉“馬馬虎虎”“差不多”“可以了”的觀念39自我因素時間浪費無計劃：解決：周工作計劃安排每日工作計劃表(將大任務分解成小任務)依優(yōu)先級別處理今日事今日畢40自我因素時間浪費閑聊：解決：強制自己不參與站著說41改善被打擾的方法談話前設定時限設定會談地點暗示“到此為止“忙碌的樣子“請勿打擾“掛牌沉默是金果斷地說“不“適當改變辦公桌位置42能夠站著說話就不要坐著能夠在桌邊解決就不要去會議室能夠寫便條就不要搞文件比爾.蓋茨43縮短必須要做的事所花時間電話找不到人留言的方式

9、電話前先寫要點若復雜，先送文件，待對方看過后再談。站著打電話遇短話長說者，果斷做結論。44縮短必須要做的事所花時間會議不偏主題會議通知亦說明預計結束時間站著開會處罰遲到者開會通知說明目的與希望收到的成效45增進溝通 避免延誤 邱漢來（Johari Window）窗口理論開放個人隱藏盲點未知數(shù)自己知道的自己不知道的別人知道的別人不知道的46我不是說我沒說過它，我說的是我沒有說我說過它，我希望你能明白我的意思。 -羅姆尼(G.Romney)47和主管溝通的時間管理重復主管交待事項，以免會錯意。將這件事與你現(xiàn)在正在進行的工作做一個優(yōu)先順序比較，詢問哪件事比較重要。若主管屬于忙碌型，而卻要等他決定時，

10、事先言明若某日某點前未得到答復，你將如何處理。48和屬下溝通的時間管理交待事情依5W1H原則事由何處來回到何處去要求下屬重覆一遍鼓勵及教會下屬如何工作及和別人協(xié)作授權49情境周會上，銷售部王經理關心著銷售額是否成長，王經理說：“小張，我們來看看你上個月的銷售成績，你跟我說會有顯著改善的，對吧？”小張說：“不過我還以為到這個季度結束時再來評估我的成果，不管怎樣我已經有了顯著改善?！蓖踅浝碚f：“是嗎？你總銷售量是上去了一點，但增長部份卻多來自于小客戶。”小張說：“我并不想忽略大客戶，但我認為提高銷售量最好的辦法是在一些中等的客戶上下功夫?！?0王經理說：“但是我還是希望每個人將精力放在大客戶上，這

11、樣才能將銷售額提高很多?！毙堈f：“哦!你是要我提高銷售額啊，我還以為要從增加銷售產品給客戶做為起步?！蓖踅浝碚f：“增加產品種類當然沒錯，但不能增加銷售額?！毙堈f：“那你認為我所做的這一切都是毫無價值的嗎？”請問錯在哪里？51黃金時間100%50%0%上午8:00中午下午17:00象限象限52增加效率人的體能珍惜上班的第一個小時中段休息積極的人生觀上午做思考的事，下午做行動，晚上是創(chuàng)意。53增加效率再造時間尋找先例略加修改避免重蹈覆轍娛樂時工作54增加效率權力下放解釋目標，表明要求。提供支援，定期檢討?？隙ǔ删?，提高士氣。55到目前為止，一直想改變的地方是什么？為什么沒改？最浪費時間在哪里？怎么辦？習慣真的很難改嗎？有什么方法？一天里面，什么時間，時段最有效，重要？原因？每天工作時間，排得滿滿的，覺得如何？ 作業(yè)3 討論3 56浪費時間的事