公司人力資源管理電子信息化計劃書

1、人力資源管理電子信息化EHR軟件項目上線實施計劃書北京電信發(fā)展有限公司人力資源部2012年3月7日目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc318964062 一、EHR定義 PAGEREF _Toc318964062 h 1 HYPERLINK l _Toc318964063 二、使用EHR的目的 PAGEREF _Toc318964063 h 1 HYPERLINK l _Toc318964064 三、HER項目成功實施的前提 PAGEREF _Toc318964064 h 1 HYPERLINK l _Toc318964065 四、HER項目實施關(guān)鍵控制點

2、PAGEREF _Toc318964065 h 1 HYPERLINK l _Toc318964066 五、實施EHR 系統(tǒng)的主要風(fēng)險 PAGEREF _Toc318964066 h 1 HYPERLINK l _Toc318964067 六、HER項目實施前公司內(nèi)部前期準(zhǔn)備工作 PAGEREF _Toc318964067 h 2 HYPERLINK l _Toc318964068 1.成立選型項目組 PAGEREF _Toc318964068 h 2 HYPERLINK l _Toc318964069 2.確定項目目標(biāo) PAGEREF _Toc318964069 h 2 HYPERLINK

3、l _Toc318964070 3.確定項目建設(shè)模式 PAGEREF _Toc318964070 h 2 HYPERLINK l _Toc318964071 4.前期需要解決的問題 PAGEREF _Toc318964071 h 2 HYPERLINK l _Toc318964072 5.確定項目預(yù)算 PAGEREF _Toc318964072 h 3 HYPERLINK l _Toc318964073 6.選型（供應(yīng)商招標(biāo)階段） PAGEREF _Toc318964073 h 3 HYPERLINK l _Toc318964074 七、HER實施計劃分解 PAGEREF _Toc318964

4、074 h 7北京電信發(fā)展有限公司人力資源管理電子信息化ERH項目上線實施計劃書一、EHR定義 指人力資源管理電子信息化，是指企業(yè)基于高速度、大容量的硬件和先進(jìn)的IT軟件的人力資源管理模式。通俗地說，就是人力資源管理信息化或自動化。二、使用EHR的目的 1.突破時間限制：隨時可執(zhí)行HR工作，隨時可提供HR服務(wù)，不分上班及下班。 2.突破空間限制：隨地可執(zhí)行HR工作，隨時可提供HR服務(wù)，不分國內(nèi)或國外。 3.突破人數(shù)時制：可多人同時操作系統(tǒng)，也可以多人同時取得系統(tǒng)的服務(wù)。 4.縮短作業(yè)時間：由于突破時間、空間、人數(shù)的限制，自然可以縮短作業(yè)時間。 5.降低作業(yè)成本：可以節(jié)省人力資源管理的直接成本與

5、間接成本。 6.提升作業(yè)品質(zhì)：電腦化、網(wǎng)路化提供方便、更正確的服務(wù)。三、HER項目成功實施的前提 1.取得高層管理者理解支持，包括預(yù)算、人力、時間、決策支持。2.確認(rèn)人力資源管理的發(fā)展方向和優(yōu)先次序，全局規(guī)劃，分步實施。3.了解現(xiàn)有HR制度完善和作業(yè)流程優(yōu)化，引入合適的管理模式。4.實施前向所有部門、人員進(jìn)行宣導(dǎo)，創(chuàng)造良好實施環(huán)境。5.向管理者、HR執(zhí)行者提供有針對性的培訓(xùn)。6.能與我們現(xiàn)有其他管理系統(tǒng)良好整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分享。7.有詳細(xì)實施計劃，并全程記錄。計劃能減少錯誤的發(fā)生，使整個項目朝既定目標(biāo)前進(jìn)。記錄則能隨時檢討問題所在并能及時調(diào)整。四、HER項目實施關(guān)鍵控制點對人力資源管理信息化進(jìn)行

6、較大規(guī)模投資時，決策層需要考慮的關(guān)鍵因素包括： 1.總體擁有收益 a) 對人力資源戰(zhàn)略的支持 b) 技術(shù)平臺對業(yè)務(wù)需求變化的適應(yīng)性 2.總體擁有成本 a) 采購成本 b) 實施成本 c) 應(yīng)用集成成本 d) 維護與使用成本 3.現(xiàn)實的實施與服務(wù)能力 a) 總體實施與服務(wù)資源 b) 針對本項目可調(diào)動的服務(wù)資源五、實施EHR 系統(tǒng)的主要風(fēng)險1.實施的范圍與邊界是否明確。這有賴于項目的前期基礎(chǔ)工作是否扎實，如果范圍與邊界不明確，就意味著需求不明確，HER工作很難收尾。 2.項目組成員，尤其是本公司內(nèi)部項目組成員的變動，對項目的推進(jìn)都會造成較大影響。 3.供應(yīng)商、人力資源部、IT 部門三方能否達(dá)成目標(biāo)

7、共識，決定了合作過程的順利與否。不能簡單地認(rèn)為整個項目的實施只是供應(yīng)商的工作，而是需要三方組成高效的項目組，一起分工配合完成 4.內(nèi)部人力資源管理政策、制度、流程是否有決心實行統(tǒng)一化管理，直接影響到系統(tǒng)實施與推廣的工作量。 5.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器性能如果出現(xiàn)瓶頸，將會影響系統(tǒng)的運行效率，從而直接影響系統(tǒng)的應(yīng)用，會造成使用者對系統(tǒng)的抵觸六、HER項目實施前公司內(nèi)部前期準(zhǔn)備工作1.成立選型項目組EHR選型是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而不是一次簡單地采購決策。首先應(yīng)成立一個選型項目組，該項目組應(yīng)至少包括主管HR領(lǐng)導(dǎo)、HR部門主管、IT部門主管等直接相關(guān)管理人員。成立項目組不僅增加了項目選型決策的準(zhǔn)確性、

8、科學(xué)性，而且有助于在選型過程中獲得各級管理人員及關(guān)鍵用戶的支持。2.確定項目目標(biāo)確定項目目標(biāo)，是項目組成立之后的首要任務(wù)。制定一個明確、務(wù)實的目標(biāo)是項目成敗的先決條件。在制定項目目標(biāo)時，項目組需要回答以下兩個問題：1)EHR系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有IT系統(tǒng)進(jìn)行整合？2)需要通過EHR系統(tǒng)實現(xiàn)哪些業(yè)務(wù)功能？ 3.確定項目建設(shè)模式EHR項目的建設(shè)模式主要有四種：1)自行開發(fā)，需要信息部門有強大的IT技術(shù)能力和對本公司HR業(yè)務(wù)的深刻理解能力。2)委托軟件廠商定制開發(fā)，這種模式最能符合公司的業(yè)務(wù)需求，但開發(fā)成本高，同時定制開發(fā)將會導(dǎo)致系統(tǒng)缺乏良好的開放性和可擴展性，對后期升級維護帶來極大困難。3)購買軟件廠

9、商的模塊化軟件，并進(jìn)行安裝應(yīng)用，這種模式的短期成本最低，但由于模塊化軟件的先天性缺陷，不利于根據(jù)自身需求進(jìn)行應(yīng)用擴展，若管理模式發(fā)生大的變革很可能需要重新更換系統(tǒng)，這將帶來更高的長期成本。4）購買軟件廠商的平臺化軟件，由軟件廠商的實施顧問根據(jù)客戶需求進(jìn)行客戶化配置。這種模式最大的好處是我們可以根據(jù)自身應(yīng)用需求，對平臺化軟件的各個應(yīng)用組件進(jìn)行靈活的配置，就像搭積木一樣。如果我們具備一定的開發(fā)能力，還可以很方便地在平臺上進(jìn)行二次開發(fā)。同時，平臺化軟件還提供了良好的開發(fā)性和可擴展性，大大降低了系統(tǒng)維護和升級成本。（客戶最普遍使用的） 4.前期需要解決的問題項目組訪談部門現(xiàn)狀及需求，并結(jié)合未來發(fā)展分析

10、需求的擴展性。主要的方式有以下三種：由內(nèi)部項目負(fù)責(zé)人、項目組和各部門流程相關(guān)人員分時段召開部門現(xiàn)狀討論會。雇傭第三方顧問公司進(jìn)行內(nèi)部調(diào)研，出具規(guī)范的需求報告。由內(nèi)部項目負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員聯(lián)合第三方顧問公司組織各部門現(xiàn)狀討論會，分經(jīng)理層、實際操作層展開。主要的問題有以下：1）那些人力資源管理系統(tǒng)必須e化？2）HR的架構(gòu)設(shè)計定稿？3）具體執(zhí)行流程？4）哪些軟體必須購置？5）哪些硬體必須購置？6）需要何種顧問服務(wù)？7）由誰(個人或團體)主導(dǎo)EHR的推動？8）哪些員工會受到EHR的影響(正面與負(fù)面)？9）由哪一家或那幾家廠商提供軟體？10）由哪一家或那幾家廠商提供硬體？11）由哪一家或那幾家廠商提供顧問

11、服務(wù)以及協(xié)助導(dǎo)入？12）全面性導(dǎo)入或漸進(jìn)式導(dǎo)入？13）由哪一中心先行導(dǎo)入？14）導(dǎo)入的單位順序為何？15）先導(dǎo)入哪一或那些模組？16）導(dǎo)入的模組順序為何？17）何時間開始導(dǎo)入？18）導(dǎo)入每一模塊時間設(shè)定? 19）關(guān)鍵里程碑何時可以達(dá)到？20）如何選擇軟體廠商？21）如何選擇硬體廠商？22）如何選擇顧問公司？23）如何導(dǎo)入HER數(shù)據(jù)? 5.確定項目預(yù)算在確定建設(shè)模式之后，應(yīng)編制項目預(yù)算，并爭取獲得高層支持，以確定預(yù)算，這是項目成功的重要保障。在編制項目預(yù)算時，應(yīng)考慮本司以往IT系統(tǒng)投資的慣例，并參考市場上EHR項目建設(shè)的通行辦法，并對自身應(yīng)用范圍、應(yīng)用深度有大致的了解，這樣才能編制一個相對合理的

12、預(yù)算。我們假設(shè)決定采用購買軟件廠商成熟產(chǎn)品的建設(shè)模式，在編制預(yù)算時，業(yè)內(nèi)通行的做法是分為三部分預(yù)算：軟件許可費、實施及二次開發(fā)費、系統(tǒng)運行環(huán)境建設(shè)費。軟件許可費是EHR系統(tǒng)所必需支付的許可使用費；實施費主要是我們?yōu)橄到y(tǒng)的客戶化配置、系統(tǒng)培訓(xùn)所支付的費用，如果需要做二次開發(fā)的，還應(yīng)將二次開發(fā)費單獨列出；系統(tǒng)運行環(huán)境費是我們?yōu)檫\行EHR系統(tǒng)所必需建設(shè)的軟硬件環(huán)境的投資，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件及相應(yīng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及帶寬等投資。6.選型（供應(yīng)商招標(biāo)階段）1）預(yù)熱調(diào)研各類EHR軟件廠商資料的學(xué)習(xí)及相關(guān)訪問。通過提取相關(guān)資料和參加各類廠商舉辦的研討會等，最大程度的獲取軟件本身的結(jié)構(gòu)組織、適用行業(yè)

13、類別等一系列信息。而從實際使用方那里，除了清晰你對軟件的認(rèn)識，更加有意義的是通過訪談可以了解實施公司的水平，實施顧問公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度.2）制定需求說明書在明確項目建設(shè)目標(biāo)和預(yù)算之后，需要組織項目組成員編寫需求說明書。需求說明書是在正式招標(biāo)之前必需制定的，它是軟件廠商制定解決方案的重要依據(jù)，也是評判競標(biāo)供應(yīng)商是否符合企業(yè)要求的重要依據(jù)。主要包括三方面的需求：（1）業(yè)務(wù)需求，即在人力資源管理業(yè)務(wù)方面的需求，如人事、薪酬、招聘、培訓(xùn)、工資、績效等等，這部分需求，一般由人力資源部經(jīng)理組織各職能人員編寫；（2）IT需求，即對系統(tǒng)架構(gòu)、軟硬件環(huán)境及應(yīng)用集成等方面的需求

14、，這部分需求一般由信息部門主管編寫；（3）招標(biāo)商務(wù)需求，即對軟件廠商資質(zhì)、報價等方面的要求，這部分需求一般由采購部門主管編寫。主要包括以下內(nèi)容：（1）企業(yè)情況概述和HR管理現(xiàn)狀；（2）項目的建設(shè)目標(biāo)、實施范圍、需要支持的員工數(shù)量和需要支持的用戶數(shù)量；（3）功能需求描述和性能要求；（4）現(xiàn)有IT基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述和技術(shù)要求；（5）項目進(jìn)度要求；（6）對供應(yīng)商的報價要求（如軟件許可費、培訓(xùn)、實施、年度維護費、用戶數(shù)量及二次開發(fā)費等）；（7）供應(yīng)商已實施過的典型客戶名單及聯(lián)系方式（至少20家以上，其中需要包括一批與項目組要求的規(guī)模比較接近或業(yè)務(wù)背景類似的客戶。其中12家可供參觀）。（8）供應(yīng)商答復(fù)需求

15、建議書及提交項目建議書的注意事項。3）篩選供應(yīng)商，并邀請投標(biāo)在正式招標(biāo)之前，需要對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，以確保邀請到盡可能符合我們需求的供應(yīng)商參加投標(biāo)。為了避免過度招標(biāo)、惡性價格戰(zhàn)等帶來的項目風(fēng)險，一般應(yīng)將邀請的供應(yīng)商控制在35家。確定邀請的供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式后，向入選供應(yīng)商發(fā)出項目參加邀請函，在供應(yīng)商對招標(biāo)邀請函做出正式應(yīng)答之后，項目組應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，發(fā)放項目需求說明書，并針對方案提交時間、開標(biāo)時間、評標(biāo)辦法等向供應(yīng)商提出明確要求，以確保供應(yīng)商能提供最適合企業(yè)實際需求的解決方案。選擇候選公司的可以參考下面的標(biāo)準(zhǔn)： 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)第1是穩(wěn)定第2是售后第3是功能第4是2次開發(fā)能力需要了解供應(yīng)

16、商的如下內(nèi)容（包含但不限于）：*公司的資質(zhì)，也就是咨詢公司過去的業(yè)績記錄； *公司的專業(yè)資質(zhì)，他們的背景、經(jīng)驗、行業(yè)知識等；*公司的資費標(biāo)準(zhǔn)、性能價格比、付款方式；*公司根據(jù)你的需要進(jìn)行定制開發(fā)的能力和水平； *公司的財務(wù)狀況，市場位置、人員穩(wěn)定性；*參考客戶。推薦的問題包括： *你們公司從事這個行業(yè)的多長時間了？ *你們公司最擅長哪種類型的項目或者擅長解決哪方面的問題？ *你們公司主要的客戶群是什么樣的企業(yè)？ *你們?nèi)绾魏饬宽椖康某晒?？有沒有具體的指標(biāo)？ *完成這個項目，你們有什么樣的資源（人員、子承包商等）可以利用？ *你們能按時完成嗎？有什么具體的措施保證能按時完成？ *你們用什么溝通方

17、式或工具通知客戶關(guān)于項目的狀態(tài)和進(jìn)展的情況？ *你們?nèi)绾问召M（按小時、按天還是按項目）？你們的收費規(guī)則是什么？ *哪些費用屬于違約賠償?shù)姆秶?*你們需要預(yù)付定金嗎？ *如果項目的范圍發(fā)生變化（增加或者減少），費用如何收??？ 要求供應(yīng)商提供（包含但不限于）：*工作的樣品 *項目的交付物清單 *項目進(jìn)度表 *費用和支付方式 *公司的財務(wù)報告 *將被派入項目的咨詢?nèi)藛T的簡歷和資質(zhì) *公司的資質(zhì)證明 *客戶清單，以及客戶的聯(lián)系人和聯(lián)系方式。 4）系統(tǒng)演示系統(tǒng)演示的目的在于讓項目組成員對供應(yīng)商所提供的系統(tǒng)進(jìn)行直觀的了解，并對其適用性進(jìn)行初步評估。在演示過程中，項目組成員可就不清楚的問題與供應(yīng)商代表進(jìn)行

18、直接溝通，但一般不用在這一階段過于關(guān)注每一個功能細(xì)節(jié)。同時，在演示和溝通過程中，項目組也可以對供應(yīng)商團隊的素質(zhì)、經(jīng)驗等進(jìn)行初步的了解和評估。5）項目方案建議書評估在正式開標(biāo)之前，需要制定一個針對參選供應(yīng)商項目方案建議書的評分表。該表針對前期項目需求說明書中的關(guān)鍵需求設(shè)定評估指標(biāo)，并根據(jù)各個指標(biāo)的重要程度分配不同的權(quán)重。在此階段，我們應(yīng)將系統(tǒng)架構(gòu)、功能適用性、可擴展性等進(jìn)行重點評估，而不是一味地強調(diào)價格。（有些企業(yè)認(rèn)為價格越低越好，將項目價格壓到很低，在這種情況下，供應(yīng)商考慮到自身成本的因素，往往派駐實施經(jīng)驗不夠、水平較低的實施顧問，在實施、服務(wù)質(zhì)量等方面也大打折扣，最終給項目帶來巨大風(fēng)險。）我

19、們應(yīng)組織項目成員對項目方案建議書進(jìn)行認(rèn)真評估，并在評估過程中與供應(yīng)商保持密切的溝通，遇到不清楚的問題及時聯(lián)系供應(yīng)商。項目組完成評估后，應(yīng)討論確定進(jìn)入下一輪的供應(yīng)商，并安排方案展示、典型客戶參觀的日程。6）按需求說明書演示及參觀確定演示時間，要求入選廠商按照內(nèi)部需求說明書內(nèi)容組織演示，講解軟件實現(xiàn)方法，并輔以實際系統(tǒng)功能界面的展示。要求入選廠商提供參觀條件，包括供應(yīng)商及其實施的項目。廠商提供的參觀機會，基本是他們完成的最好的項目之一，從中可以看到他們的水平并了解實施過程的一些用戶心得，為今后項目實施提供寶貴的經(jīng)驗；在參觀典型用戶之前，項目組應(yīng)事先準(zhǔn)備好需要了解的問題清單，以便做到確保參觀的有效性

20、。準(zhǔn)備的問題包括典型用戶的EHR系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實施階段、系統(tǒng)應(yīng)用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應(yīng)性、服務(wù)質(zhì)量，以及對該供應(yīng)商的綜合評價等。7）方案調(diào)整溝通及價格談判項目組通過一系列地選型工作，會對原來的項目需求進(jìn)行調(diào)整，有的甚至和當(dāng)初需求差異較大，這樣就要求供應(yīng)商對解決方案進(jìn)行針對性調(diào)整。最后，作為選擇供應(yīng)商的一個重要環(huán)節(jié)，價格談判也是這一階段的重點工作。對于價格，我們應(yīng)根據(jù)自身預(yù)算，并參考前期項目需求的變化，設(shè)定一個合理的價格區(qū)間。只要在此區(qū)間之內(nèi)的報價，都應(yīng)認(rèn)為是合理報價。過度降價必然會帶來項目風(fēng)險。8）最終確定供應(yīng)商給出最終報價時間，要求入選廠商給出最后報價；綜合上述因素權(quán)重制定一個

21、最后的選型打分表，從價格（分為硬件成本、二次開發(fā)、綜合年限使用成本、廣域?qū)拵У染唧w要求）、實施方面（幾個方面）進(jìn)行打分，各部門負(fù)責(zé)人充分發(fā)表意見，達(dá)成分?jǐn)?shù)共識，確定最后選型結(jié)果。不排除有分?jǐn)?shù)相當(dāng)，實力相當(dāng)?shù)慕Y(jié)果（注意！不突破預(yù)算上限是一個需要注意的地方，而過低的價格，也會直接影響日后實施顧問的水平和實施過程的質(zhì)量）。9）簽訂合同在確定供應(yīng)商之后，應(yīng)及時通知其并就合同條款進(jìn)行溝通，包括對系統(tǒng)上線時間、產(chǎn)品功能模塊、項目價格、付款條件及違約責(zé)任等方面的溝通。項目組應(yīng)對簽訂合同這一環(huán)節(jié)重點控制，因為這是對雙方權(quán)責(zé)的明確，也是雙方合作的最重要依據(jù)。收到供應(yīng)商的合同后，由項目組進(jìn)行仔細(xì)的斟酌，另外及時的把合同發(fā)給律師進(jìn)行法律語言上的推敲。這樣可以最大程度的保護甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同中要包括以下內(nèi)容： （1）一份可交付文件和物品清單 （2）項目完成日期 （3）費用和支付計劃 （4）評估項目進(jìn)展和解決任何出現(xiàn)問題的檢查點（或者叫里程碑） （5）在項目完成之前，任何一方可以終止合同的機制 （6）解決爭議的方法 （7）原始建議書 最后，公司還應(yīng)向未能最終中標(biāo)的供應(yīng)商解釋其落選原因，并對其在前期所做的大量