449173--廣州賽意應付帳款與操作培訓--forevercolour(共86張)(PPT 86頁)

1、應付帳款管理系統(tǒng)廣州賽意企業(yè)管理咨詢有限公司第1頁，共86頁。 應付業(yè)務概述 供應商的管理 發(fā)票的管理 付款的管理 預付款的管理 員工費用報銷 創(chuàng)建日記帳分錄Oracle 應付帳款系統(tǒng)主要內(nèi)容第2頁，共86頁。 應付業(yè)務概述第3頁，共86頁。Oracle 產(chǎn)品和應付的集成Oracle 資 產(chǎn)Oracle 項目Oracle總 帳Oracle 人力資源Oracle 現(xiàn)金管理Oracle采 購Oracle 應付Oracle工作流Oracle EDI第4頁，共86頁。 Oracle 應付概述 輸入供應商創(chuàng)建PO 輸入發(fā)票 審批發(fā)票 付款 生成日記帳分錄和PO匹配 輸入請購單第5頁，共86頁。缺省值流程

2、財務選項應付選項供應商供應商地點發(fā) 票發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行第6頁，共86頁。 Unit 1: 供 應 商主要內(nèi)容：建立新供應商查詢供應商合并供應商第7頁，共86頁。 供應商: 概述 輸入供應商 創(chuàng)建PO輸入發(fā)票 發(fā)票審批 發(fā)票付款 創(chuàng)建日記帳分錄 和PO匹配 輸入請購單第8頁，共86頁。供應商: 集 成Oracle 資產(chǎn)Oracle 項目Oracle總帳Oracle 人力資源Oracle 現(xiàn)金管理Oracle采購Oracle 應付第9頁，共86頁。供應商設置 財務選項窗口供應商-應付款供應商分錄 應付選項窗口供應商區(qū)域第10頁，共86頁。Oracle 應付供應商信息信息 在供應商 在供應商

3、 類型 處輸入 地點輸入采購 Yes Yes應收 Yes No應付 Yes Yes控制 Yes Yes 銀行 Yes Yes帳戶 No Yes稅 Yes Yes分類 Yes No通用 Yes No預扣稅 Yes Yes地點 Yes No 供應商信息第11頁，共86頁。缺省值流程財務選項應付選項供應商供應商地點發(fā) 票發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行第12頁，共86頁。供應商和供應商地點設置聯(lián)系人聯(lián)系人付款地點 采購地點僅限于 RFQTokyoNew York采購地點付款地點聯(lián)系人 供應商Paris第13頁，共86頁。避免重復供應商 在供應商窗口設置一個新的供應商之前，要先確認系統(tǒng)中沒有該供應商存在.提交

4、以下報表以確認系統(tǒng)中沒有重復的供應商:供應商報表 供應商審計報表 定期審核供應商,以達到如下結果:為了防止生成重復發(fā)票為了提高系統(tǒng)執(zhí)行速度為了提供準確的供應商報表第14頁，共86頁。合并供應商運行供應商審計報表ABC CorpABC Corporation審核合并結果ABC Corporation合并供應商明確是否有重復的供應商保留審計痕跡第15頁，共86頁。合并供應商合并供應商時，發(fā)票和PO同時被更新。更新所有發(fā)票或者僅僅是未過帳發(fā)票?？截惻f供應商地點給新供應商或者閑置舊地點。系統(tǒng)自動提交報表來記錄合并信息。合并供應商第16頁，共86頁。保留報表作為審計線索 對于合并供應商記錄,Oracle

5、應付不保留在線的審計痕跡Oracle應付自動地打印采購訂單頁眉更新報表和供應商合并報表將這些報表作為審計線索第17頁，共86頁。設置供應商 財務選項窗口供應商-應付款供應商分錄 應付選項窗口供應商區(qū)域第18頁，共86頁。供應商報表Oracle 應付供應商報表報表名 說 明 供應商報表 查看供應商、供應商地點和供應商聯(lián)系信息 供應商審計報表 可以幫助查看潛在的名稱相似的重復供應商新供應商/新供應商 復核新供應商或新供應商地點地點報表供應商付款歷史報表 查看單個或一組供應商付款歷史，包括無效 付款 供應商已付發(fā)票 查看單個或一組供應商付款歷史，包括折扣歷史報表 和部分付款第19頁，共86頁。Uni

6、t 2: 發(fā) 票主要內(nèi)容： 發(fā)票處理流程、概念發(fā)票的輸入發(fā)票和PO匹配應用費用報表資產(chǎn)發(fā)票經(jīng)常性發(fā)票其他發(fā)票管理功能發(fā)票會計分錄第20頁，共86頁。發(fā)票的處理流程、概念第21頁，共86頁。 輸入發(fā)票: 概覽 輸入供應商 輸入請求創(chuàng)建PO輸入發(fā)票或發(fā)票批審批發(fā)票 付款創(chuàng)建日記帳分錄 調(diào)節(jié)付款和PO匹配第22頁，共86頁。 發(fā)票類型 發(fā)票總帳日期 發(fā)票稅金 發(fā)票分布集有關發(fā)票的幾個概念第23頁，共86頁。Oracle 應付發(fā)票類型類型 描 述標準發(fā)票 是指由于采購貨物或接受勞務從供應商處取得的發(fā)票（標準發(fā)票 既可以和訂單匹 配 ，也可以不匹配）貸項通知單 指對于已開發(fā)票的貨物或勞務而從供應商處取得

7、的紅沖發(fā)票借項通知單 對于已開具的發(fā)票供應商未開紅沖發(fā)票，而由自已錄入的紅沖發(fā)票費用報表 指對于雇員發(fā)生的相關費用的而開具的發(fā)票PO缺省 和采購訂單匹配的發(fā)票。（輸入PO號碼后， Oracle應付自動地提 供供應商信息。預付 支付給供應商或雇員的作為預付款的一種發(fā)票（視為發(fā)票）快速匹配 和采購訂單匹配的發(fā)票。（輸入PO號碼， Oracle應付自動地 提供供應商信息并且和采購定單的每一個裝運行匹配）混合發(fā)票 既可以和采購訂單又可以和發(fā)票匹配的發(fā)票（既可以輸入正數(shù)， 也可以輸入負數(shù)）。第24頁，共86頁。指定缺省的總帳日期應付選項(總帳日期)發(fā)票給每一個發(fā)票和發(fā)票批指定一個缺省的總帳日期 決定發(fā)票

8、日期、 系統(tǒng)日期、 或收到發(fā)票日期 缺省至總帳日期 發(fā)票分配 缺省至第25頁，共86頁。主要內(nèi)容： 設置系統(tǒng)選項 -請求輸入稅名稱（YES/NO） -稅收自動計算 （YES/NO）設置稅名稱 -稅類型 -稅名稱 -稅率 -稅核算會計科目發(fā)票稅金第26頁，共86頁。輸入增值稅（ VAT）收費稅收類型 稅 名 稅 率定義供應商賦予稅名 定義稅名輸入含增值稅發(fā)票檢查稅費第27頁，共86頁。發(fā)票分布集利用發(fā)票分布集可以快速建立發(fā)票分配行。 分布集行 50 012003000 50 031402600 分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000 發(fā)票分布行 0 01

9、1003000 0 012002600 0 022004000 發(fā)票分布行 50 012003000 50 031402600完整分布集架構分布集或供應商指定分布集給供應商發(fā)票1000完整分布集架構分布集只有會計科目信息，沒有具體的金額分配比例有會計科目信息和具體的金額分配比例第28頁，共86頁。發(fā) 票 輸 入第29頁，共86頁。使用工作臺模式發(fā)票批發(fā)票 (工作臺)發(fā)票查詢付款批付款(工作臺) 付款查詢付款發(fā)票付款工作臺發(fā)票工作臺第30頁，共86頁。輸入批: 概覽 發(fā)票批輸入一個發(fā)票批 批文件接收郵寄發(fā)票準備批控制形式復核批控制報告更新批控制形式第31頁，共86頁。批控制 形式 批控制形式批名

10、 : JS03041998 日期: 03/04/98控制發(fā)票數(shù)量: 20控制發(fā)票總額l: $2,600.78實際發(fā)票數(shù)量: 19實際發(fā)票總額l: $2,200.78計數(shù)差額: 1合計差額 : $ 400.00輸入人: John SmithEntry Time (elapsed): 15 minutesNotes: Invoice #300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate. 第32頁，共86頁。發(fā) 票 信 息 明細信息缺省信息 基本信息 信 息供應商信息發(fā)票信息付款計劃行發(fā)票分配行第33頁，共86頁。缺省值流程財務選項應付選項供應商

11、供應商地點發(fā) 票發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行第34頁，共86頁。 類 型 描 述 項目記錄向供應商購物或勞務收費金額 稅記錄購買商品或勞務而產(chǎn)生的稅額 運費 記錄供應商的運輸費用 雜項費用記錄一張發(fā)票的各項雜項費用 發(fā)票分配類型第35頁，共86頁。輸入發(fā)票運費您可以使用以下幾種方式記錄運輸費用:自動創(chuàng)建運費分配在發(fā)票分配行按比例分配運費手工輸入運費分配行第36頁，共86頁。復核和維護發(fā)票批提交批控制報表以審核處理的準確性和效率；查看職員輸入發(fā)票批的數(shù)量和批實際總額和控制總額之間的差異。第37頁，共86頁。將發(fā)票與采購訂單匹配第38頁，共86頁。 發(fā)票和采購訂單匹配: 概要發(fā)票批 輸入發(fā)票 審批發(fā)票

12、發(fā)票和采購訂單匹配發(fā)票歸檔 過帳發(fā)票 復核發(fā)票 付款 第39頁，共86頁。 匹配設置選項二維匹配三維匹配四維匹配 發(fā) 票數(shù)量 4價格 150.00 訂 單數(shù)量 4價格 150.00二維匹配 訂 單數(shù)量 3價格 150.00 接 收數(shù)量 3價格 150.00三維匹配 發(fā) 票數(shù)量 3價格 150.00 訂 單數(shù)量 2價格 150.00 接 受數(shù)量 2價格 150.00四重匹配 發(fā) 票數(shù)量 2價格 150.00 接 收數(shù)量 2價格 150.00第40頁，共86頁。詳細內(nèi)容采購訂單結構采購訂單頁眉項目行項目行項目行裝運行裝運行 采購信息 供應商信息裝運行分配行分配行分配行第41頁，共86頁。匹配選項保

13、存發(fā)票選擇匹配輸入供應商信息輸入發(fā)票日期、編號、和金額完成完成完成 如果匹配采購分配, 選擇分配和輸入分配數(shù)量或匹配金額輸入發(fā)票數(shù)量和匹配金額輸入附加發(fā)票頭信息 輸入采購定單編號選擇采購定單選項 A 標準發(fā)票、 費用報表、混合發(fā)票選項 B采購定單缺省選項 C快速匹配第42頁，共86頁。應用費用報表第43頁，共86頁。費用報表處理輸入費用報表應用預付款通過提交應付發(fā)票引入建立發(fā)票支付員工款第44頁，共86頁。設置費用報表分錄定義費用報表模板輸入員工、地址 定義雇員作為供應商 第45頁，共86頁。資產(chǎn)類發(fā)票第46頁，共86頁。資產(chǎn)發(fā)票資產(chǎn)標識發(fā)票批準、過帳第47頁，共86頁。經(jīng)常性發(fā)票第48頁，共

14、86頁。經(jīng)常性發(fā)票: 概 覽 您可以為可能收不到發(fā)票的定期業(yè)務費用（如租金）輸入發(fā)票.輸入經(jīng)常性發(fā)票:定義特殊會計日歷定義經(jīng)常性發(fā)票模板生成基于模板的發(fā)票通過經(jīng)常性發(fā)票模板，您可以:指定經(jīng)常性發(fā)票生成的時間間隔.創(chuàng)建最多兩個非標準金額的一次性特殊發(fā)票額, 例如定金或飄浮式付款，定義隨著期間按固定百分比增加或減少的經(jīng)常性發(fā)票第49頁，共86頁。 其他發(fā)票管理功能（掛起、審批、調(diào)整、取消）第50頁，共86頁。帳戶掛起原因 No資金掛起原因 Mixed信息不足 No發(fā)票掛起原因 Yes匹配掛起原因 Mixed期間掛起原因 No采購請求掛起原因 No差異掛起原因 Mixed掛起類型查看在審批發(fā)票時系統(tǒng)

15、自動置于的掛起類型 預先定義 用戶定義手工釋放 掛起類型 第51頁，共86頁。帳戶釋放原因 資金釋放原因 足夠信息 發(fā)票釋放原因 匹配釋放原因 期間釋放原因 差異釋放原因 掛起快速釋放原因發(fā)票快速釋放原因 釋放掛起釋放類型 系 統(tǒng) 用戶定義 設 定 第52頁，共86頁。帳戶掛起原因 No資金掛起原因 Mixed信息不足 No發(fā)票掛起原因 Yes匹配掛起原因 Mixed期間掛起原因 No采購請求掛起原因 No差異掛起原因 Mixed手工釋放掛起 查看可手工釋入的起起類型. 系統(tǒng)設置用戶定義 手工釋放 掛起類型 第53頁，共86頁。審批發(fā)票 輸入發(fā)票 審批發(fā)票和采購定單匹配 發(fā)票文檔 付 款發(fā)票過

16、帳 第54頁，共86頁。發(fā)票查詢: 概覽 發(fā)票批 輸入發(fā)票 審批發(fā)票和 PO 匹配發(fā)票文檔 查看發(fā)票 付 款 接收發(fā)票 發(fā)票過帳 第55頁，共86頁。 借 方 資產(chǎn)或費用 貸 方 負 債1，和PO匹配2，使用發(fā)票分布集3，手工輸入1，財務級缺省2，供應商級缺省3，供應商地點級缺省4，發(fā)票級缺省生成方法生成方法發(fā)票會計分錄利用選擇或缺省值來自動生成發(fā)票會計分錄第56頁，共86頁。 Unit 3: 付 款 主要內(nèi)容 ：付款概覽手工支付、執(zhí)行付款批預付款管理執(zhí)行停止、無效付款設置現(xiàn)金控制第57頁，共86頁。概 覽 輸入供應商生成PO 輸入發(fā)票 發(fā)票審批 付 款 生成日記帳分錄和PO匹配 輸入請購單付

17、款調(diào)節(jié)第58頁，共86頁。設置付款銀行主要內(nèi)容： 銀行名稱 分行名稱 銀行帳戶 會計信息 付款單據(jù)第59頁，共86頁。Oracle 應付支付方式支付方式支票Clearing電子資金轉(zhuǎn)帳 電匯手工遠期付款定 義遠期付款給供應商的付款票據(jù)公司內(nèi)部主體間付款，不用產(chǎn)生付款文檔要求銀行在指定未來日期付款的支付單據(jù)通過電子傳遞付款至供應商銀行聯(lián)系銀行將資金要求通過電匯付款至供應商銀行供應商指定要求銀行在將來指定未來日期付款的支付單據(jù)第60頁，共86頁。使用工作臺模式發(fā)票批發(fā)票 (工作臺)發(fā)票查詢付款批付款(工作臺) 付款查詢付 款發(fā) 票付款工作臺發(fā)票工作臺第61頁，共86頁。 手工付款、執(zhí)行付款批第62

18、頁，共86頁。手工付款手工付款是在系統(tǒng)外部創(chuàng)建付款，如以下兩種手工付款方式:支票電匯第63頁，共86頁。選擇發(fā)票-(建立付款)格式化付款確定付款打印支票付款批：概覽第64頁，共86頁。預 付 款 管 理第65頁，共86頁。預付款管理內(nèi)容預付款輸入確定預付款何時應用輸入預付款分配信息審批、支付預付款使用發(fā)票去核銷或取消核銷預付款應用費用報表核銷預付款第66頁，共86頁。預付款 步驟：概覽輸入預付款狀態(tài) = 未審批審批預付款狀態(tài) = 未付支付預付款發(fā)票狀態(tài) =可用選擇發(fā)票核銷一或多張預付款選擇預付款并應用于一或多張發(fā)票第67頁，共86頁。審批、支付預付款輸入預付款狀態(tài) =未審批審批預付款狀態(tài) =

19、未付支付預付款狀態(tài) = 可用的選擇發(fā)票核銷一或多張預付款選擇預付款并應用于一或多張發(fā)票第68頁，共86頁。使用預付款狀態(tài)報表去檢查未核銷預付款明細.復核供應商的未核銷預付款以及未付或部分支付發(fā)票.提交該預付款狀態(tài)報表僅得到未核銷預付款列表明細及余額使用供應商類型、唯一供應商、日期范圍去提交該報表.確定并檢查可用的預付款第69頁，共86頁。輸入一將來結算日期.將預付款掛起以防止付款.將預付款已計劃付款掛起.控制一可應用于發(fā)票的預付款第70頁，共86頁。在發(fā)票工作臺取消預付款.如果預付款已被支付，則只有當取消付款后才能取消預付款.除非預付款從未被核銷，否則對應的付款是不允許被取消的.在發(fā)票界面查看

20、預付款取消信息.取消預付款第71頁，共86頁。停止、無效付款第72頁，共86頁。停止和取消付款: 概覽在付款界面停止付款付款文檔被占用?付款文檔已被記錄？NoNo在設置銀行界面撤消未使用單據(jù)Yes在付款窗口取消付款Yes第73頁，共86頁。付款設置設置 Oracle 財務系統(tǒng)選項付款缺省值.設置 Oracle 應付系統(tǒng)選項付款默認值.設置 Oracle 應付供應商缺省值.設置銀行和銀行帳戶.定義付款組.定義付款期限.設置將來日期付款.設置Oracle 應付與 Oracle 現(xiàn)金管理集成.第74頁，共86頁。利用選擇或缺省值來自動生成付款會計分錄 借 方 負 債發(fā)票負債科目生成方法 貸 方 現(xiàn) 金 獲得折扣系統(tǒng)級設定科目銀行會計科目生成方法生成方法付款會計分錄的生成第75頁，共86頁。Unit 4：報表、會計、和審計主要內(nèi)容：報表、報告集完成AP會計周期第76頁，共86頁。報 表第77頁，共86頁。報表和報表集 報表請求集報表是特定 Oracle 應用產(chǎn)品信息的有組織的文稿. 你可以聯(lián)機查看報表或?qū)⑵浒l(fā)