DCC文件管理控制培訓(xùn)PPT(共43張)(PPT 43頁)

1、ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:2009DCC文件管理第1頁，共43頁。綱 要文控職責(zé)文控范圍文件級(jí)別受控文件類型文件編制、審批權(quán)限文件編號(hào)文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程文件分類整理、檢索、保存記錄的填寫、整理、檢索、保存第2頁，共43頁。文 控 職 責(zé) 對(duì)公司/部門文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過程進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。按規(guī)章辦事；按文件控制程序處理文件, 并按要求分發(fā)文件到每個(gè)部門；控制文件及編號(hào)；確保所有發(fā)出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章復(fù)印無效；確?，F(xiàn)場(chǎng)所使用的文件均為有效

2、版本，作廢文件撤出現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)部門文件進(jìn)行分類整理、檢索、保存；第3頁，共43頁。范圍APPLICATION申請(qǐng)/編制APPROVAL批準(zhǔn)ISSUANCE發(fā)行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK檢查/審核文件控制范圍第4頁，共43頁。文件級(jí)別1) 手冊(cè)(manual-MA)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康 主要功能是將管理層的方針及目標(biāo)以文件形式告訴全體員工或顧客2) 程序文件(procedure-PR)文件控制程序 是指導(dǎo)員工如何進(jìn)行及完成手冊(cè)內(nèi)容所表達(dá)的方針及目標(biāo)的文件3) 支持文件 (work instruction-WI)SOP，SIP，崗位要求 詳細(xì)說明特

3、定作業(yè)是如何運(yùn)作的關(guān)系4) 記錄表格(record-RE) 是用于證實(shí)產(chǎn)品或服務(wù)是如何依照所定要求運(yùn)作的文件第5頁，共43頁。受控文件類型手冊(cè)程序文件操作規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)APQPFMEA表格年度質(zhì)量目標(biāo)目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案年度培訓(xùn)計(jì)劃崗位職責(zé)要求工程/工藝更改書外部客戶文件年度內(nèi)外審資料年度管理評(píng)審第6頁，共43頁。文件編制、審批權(quán)限文件類型編制、修訂、廢止編號(hào)提供審核批準(zhǔn)備案部門文件分發(fā)、回收手冊(cè)文件手冊(cè)編寫小組企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部程序文件手冊(cè)編寫小組/各部門企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部標(biāo)準(zhǔn)類文件職責(zé)部門提出部門知識(shí)產(chǎn)權(quán)部技術(shù)部知識(shí)產(chǎn)權(quán)部總經(jīng)理知識(shí)產(chǎn)權(quán)部知識(shí)

4、產(chǎn)權(quán)部公司管理類文件企管部企管部分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)企管部企管部部門管理類文件編制部門企管部部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理企管部編制部門表單編制部門企管部部門負(fù)責(zé)人/企管部編制部門第7頁，共43頁。文件編號(hào)原則第一、二級(jí)文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼文件類型順序號(hào)例如/參考1方針、目標(biāo)、手冊(cè)文件TPMA001-999TP-MA-001質(zhì)量手冊(cè)2程序文件TPPR001-999TP-PR-001TP-EP-014文件控制程序化學(xué)品管理程序第8頁，共43頁。第三級(jí)文件編碼規(guī)則（公司級(jí)）NO.文件類型公司代碼文件類別順序號(hào)例如/參考1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)TP/OCQB001-999OC-QB-001/2009D1

5、01檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)2技術(shù)文件TP/OCTC001-999/3管理文件TP/OCWI001-999/文件編號(hào)原則第9頁，共43頁。文件編號(hào)原則第三階文件編碼規(guī)則（部門級(jí)）NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號(hào)例如/參考1技術(shù)類文件TP/OCQC/HR/MF等QB/TC001-999TP/QC-TC-028水分儀操作規(guī)程2管理類文件TP/OCQC/HR/MF等WI001-999TP/QC-WI-015廢水管理方案第四階文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號(hào)例如/參考1記錄表單TP/OCQC/HR/MF等RE001-999TP/HR-RE-001年度培訓(xùn)計(jì)劃TP/HR-RE-002

6、培訓(xùn)執(zhí)行表第10頁，共43頁。文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程流程圖職責(zé)權(quán)限相關(guān)說明工作表單各部門各職責(zé)部門編制文件文件編制表格DCC管理類文件向企業(yè)辦索取編碼，技術(shù)類文件向知識(shí)產(chǎn)權(quán)部索取編碼/分管領(lǐng)導(dǎo)管理類文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，體系類文件提交管代審核，技術(shù)類文件提交技術(shù)部/知識(shí)產(chǎn)權(quán)部審核/分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理管理類文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)/總經(jīng)理批準(zhǔn)；體系類文件及技術(shù)類文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)；/DCC管理類、體系類文到企業(yè)辦備案；技術(shù)類文件到知識(shí)產(chǎn)權(quán)部備案；受控文件需蓋受控印章后下發(fā)；/編制部門文件備案后，編制部門將批準(zhǔn)后文件下發(fā)到相關(guān)聯(lián)部門；有作廢文件的，同時(shí)收回作廢文件；文件分發(fā)回收記錄關(guān)聯(lián)部門文件修

7、訂由文件中涉及到的關(guān)聯(lián)部門提出，并填寫文件更改申請(qǐng)通知單說明修訂原因；文件修訂原因得到編制部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行文件修訂；文件更改申請(qǐng)通知單編制部門2.1 當(dāng)出現(xiàn)文件需作廢時(shí)，編制部門提出文件/記錄銷毀申請(qǐng)表，說明原因，提交申請(qǐng)；文件/記錄銷毀申請(qǐng)表分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理2.2 文件/記錄銷毀申請(qǐng)表提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；文件/記錄銷毀申請(qǐng)表編制部門DCC2.3 各文件編制部門負(fù)責(zé)回收下發(fā)的作廢文件；技術(shù)類文件由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部回收；公司管理類文件及體系文件由企業(yè)辦回收；文件分發(fā)回收記錄企業(yè)辦知識(shí)產(chǎn)權(quán)2.4 對(duì)回收后的作廢文件，DCC要及時(shí)銷毀，并注銷相應(yīng)文件編號(hào)；文件/記錄銷毀申請(qǐng)表使用部門3

8、.1 文件使用部門當(dāng)出現(xiàn)文件遺失時(shí)，可說明原因，并提出申請(qǐng)；DCC3.2 企業(yè)辦/知識(shí)產(chǎn)權(quán)部審核提交申請(qǐng)；3.3根據(jù)申請(qǐng)重新發(fā)放文件，并做好發(fā)放登記； 文件分發(fā)回收記錄第11頁，共43頁。記錄填寫、整理、檢索記錄: 記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分. 所謂過程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程，而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。 根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。質(zhì)量記錄： 質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。質(zhì)量記錄是對(duì)產(chǎn)品達(dá)到所要求的質(zhì)量和質(zhì)量體系有運(yùn)行的證實(shí)。 對(duì)需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列

9、兩種類型： 1)與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，包括： “質(zhì)量體系審核報(bào)告；質(zhì)量成本報(bào)告； 設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告； 設(shè)計(jì)驗(yàn)證記錄； 設(shè)計(jì)更改記錄；工藝更改記錄；合同評(píng)審記錄；質(zhì)量培訓(xùn)、考核記錄等等。 2)與產(chǎn)品有關(guān)的記錄，包括： 產(chǎn)品鑒定報(bào)告； 產(chǎn)品審核報(bào)告： 產(chǎn)品驗(yàn)證報(bào)告； 質(zhì)量檢驗(yàn)記錄； 產(chǎn)品試驗(yàn)記錄； 不合格品處置報(bào)告； 產(chǎn)品讓步記錄，等等。 第12頁，共43頁。質(zhì)量記錄的作用 ： A.質(zhì)量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時(shí)、真實(shí)的質(zhì)量記錄，信息管 理就沒有實(shí)際義意。 B.質(zhì)量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件。 C.質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個(gè)組織質(zhì)量保證的證實(shí)文件。 D.質(zhì)量記錄為采取預(yù)防措施和

10、糾正措施提供了依據(jù)。 E.質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。記錄填寫：記錄的填寫要求及時(shí),真實(shí),準(zhǔn)確,按規(guī)定進(jìn)行填寫.字跡清晰,不得涂改;若有填錯(cuò),用線或/線劃掉,在旁邊重新填寫上正確數(shù)值,并簽上修 改人名字,填寫修改日期.當(dāng)出顯記錄空白欄目無內(nèi)容可填寫時(shí),要求在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄已被關(guān)注,只是無內(nèi)容可填.如何是縱向幾行均無內(nèi)容可填寫,用一斜線代之.記錄的簽署(檢測(cè)人,審核人,批準(zhǔn)人)均應(yīng)簽署全名,盡可能清晰易辨不允許有姓無名或有名無姓存在.第13頁，共43頁。記錄整理、保存、檢索： 記錄是一種特殊類型的文件。故記錄的整理、保存、檢索可按照文件要求進(jìn)行分級(jí)整理保存，按照記錄控制程

11、序中規(guī)定的保存年限進(jìn)行保存。第14頁，共43頁。文件分類整理、檢索、保存第15頁，共43頁。第16頁，共43頁。整理（SEIRI）： 區(qū)分必需與非必需品，把非必需品處理，在崗位上只放必須品。6S 管理第17頁，共43頁。因缺乏整理造成的浪費(fèi)空間浪費(fèi)資金浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)人力資源浪費(fèi)如何進(jìn)行整理？區(qū)分必需品與非必需品。將必需品的適量降到最低程度；處理非必需品；第18頁，共43頁。整頓（SEITON）： 把區(qū)分好的東西分區(qū)作好標(biāo)識(shí)，必需品定置存放，在30秒內(nèi)找到要找的東西；第19頁，共43頁。整理不好造成的浪費(fèi)A.尋找時(shí)間的浪費(fèi)；B.停止和等待的浪費(fèi)；C.認(rèn)為本單位沒有而盲目購買所造成的浪費(fèi)；D.計(jì)劃變

12、更而產(chǎn)生的浪費(fèi)；E.交貨期延遲而產(chǎn)生的浪費(fèi)。第20頁，共43頁。尋找物料百態(tài)圖第21頁，共43頁。如何進(jìn)行整頓？徹底地進(jìn)行整理確定放置場(chǎng)所規(guī)定擺放方法進(jìn)行標(biāo)識(shí)色線的含義有以下幾種：黃線，它是屬于那種可移動(dòng)的設(shè)置，也是一種臨時(shí)的擺設(shè)；白線就是作業(yè)區(qū)；紅線就是不良區(qū)跟不良品。綠色：料區(qū)、成品區(qū)第22頁，共43頁。清掃（SEISO）：將崗位保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態(tài)；第23頁，共43頁。清潔（SEIKETSU）：將前3S進(jìn)行到底，并且制度化、管理透明化；素養(yǎng)（SHITSUKE）：對(duì)于規(guī)定的事，嚴(yán)格遵守、嚴(yán)格執(zhí)行；安全（SAFETY）：生產(chǎn)安全，人人有責(zé)；安全生產(chǎn)、預(yù)防為主。第24頁，共43

13、頁。文件的分類整理原則和方法一級(jí)分類： 按照各部門所產(chǎn)生的不同性質(zhì)的文件分部門來分類或以各部門的字母來代表（公司編號(hào)表） 二級(jí)分類： 按照文件類型來劃分；例如：通知，會(huì)議記錄，申請(qǐng)書，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)報(bào)告、培訓(xùn)計(jì)劃等等，按照不同的類目進(jìn)行分類；三級(jí)分類： 按照文件年份來劃分，分月進(jìn)行分類整理； 例如：2010年入庫記錄（1月份入庫記錄，2月份入庫記錄）；2010年原材料檢驗(yàn)報(bào)告（1月份檢驗(yàn)報(bào)告，2月份檢驗(yàn)報(bào)告或再細(xì)分：1月份油漆類檢驗(yàn)報(bào)告，1月份樹脂類檢驗(yàn)報(bào)告）第25頁，共43頁。實(shí)施6S前后文件柜第26頁，共43頁。實(shí)施6S前后辦公桌第27頁，共43頁。第28頁，共43頁。謝謝！第29頁，共4

14、3頁。五. 文件控制程序1. 掌握體系文件總體分類方針、目標(biāo)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書類文件相關(guān)記錄2. 熟悉體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)規(guī)定手冊(cè)、程序文件-由管代組織編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書類文件-由各部門負(fù)責(zé)編制本部門相關(guān)的管理或作業(yè)指導(dǎo)文件，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、崗位操作法、工藝作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)計(jì)劃等技術(shù)文件的編制，部門負(fù)責(zé)人審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)。第30頁，共43頁。3. 文件的發(fā)放和回收蓋有紅色“受控”印章的受控文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自借閱、復(fù)??；技術(shù)類文件由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部統(tǒng)一發(fā)放和管理，其他體系運(yùn)行的相關(guān)文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放與管理；手冊(cè)、程序文

15、件由總經(jīng)理確定發(fā)放范圍，技術(shù)類文件由副總經(jīng)理確定，其它支持性文件由編制部門確定發(fā)文部門填制文件分發(fā)與回收記錄，由部門接收人簽收并負(fù)責(zé)文件去向；各部門受到文件資料后編制并及時(shí)更新部門受控文件記錄一覽表，檢查部門文件的有效性，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用有效版本的文件；當(dāng)各部門有人員離崗時(shí)需辦理交接手續(xù)，保證文件順利交接、流通順暢；若部門或個(gè)人需要受控文件，需提出書面申請(qǐng)，經(jīng)權(quán)限范圍批準(zhǔn)后再由發(fā)文部門發(fā)放并登記。第31頁，共43頁。4. 文件的更改當(dāng)文件需要修改時(shí)，提出人需先填寫文件更改申請(qǐng)/通知單，說明更改原因，由原文件審批人進(jìn)行審批；文件更改后，需提交原審核、批準(zhǔn)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)，并按原文件的文件分發(fā)與回

16、收記錄進(jìn)行發(fā)放。同時(shí)需收回作廢文件，并告知文件使用人更改處；5. 文件的管理各部門體系文件（新編或修訂）審核批準(zhǔn)后，原版文件交總經(jīng)辦存檔，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編制公司內(nèi)部質(zhì)量環(huán)境體系文件一覽表；各部門體系管理專員負(fù)責(zé)本部門文件資料的建檔、保管和收發(fā)工作，要防止文件受潮、損壞或丟失，確保文件整潔、完好和易于檢索查閱。第32頁，共43頁。六. 記錄控制程序1. 記錄的管理品管部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記公司體系質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表，各部門分別登記部門受控文件記錄一覽表。部門若有記錄表格需要增加、減少或修改時(shí)，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，需同時(shí)提交新的記錄表格到品管部備案并修訂質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表。品管部對(duì)各部門記錄進(jìn)行不定期抽

17、查，并填寫記錄檢查表2. 記錄的填寫為保證記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確和可追溯性，記錄一般不允許隨意涂改。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原始記錄有誤，需要修改記錄時(shí)應(yīng)按照程序規(guī)定執(zhí)行，即在錯(cuò)誤的內(nèi)容上平行劃兩條線（保證原始記錄可識(shí)別），并在其附近空白處填上正確的內(nèi)容并簽名，同時(shí)注明更改日期。第33頁，共43頁。3. 記錄的檢索、保存對(duì)入庫單、現(xiàn)場(chǎng)記錄表等發(fā)生頻次較多的原始記錄，部門可按月份整理匯總。其余發(fā)生頻次較少的記錄，各部門可安排每年進(jìn)行一次總的整理。對(duì)完善的記錄按時(shí)間先后順序裝訂成冊(cè)，并在其封面注明記錄全稱、部門別、記錄編號(hào)及發(fā)生時(shí)間段等。4. 記錄的保存期限和處理記錄保存期限的規(guī)定 內(nèi)審和管理評(píng)審記錄保存期限為

18、三年以上，其它記錄：原始記錄為一年以上、報(bào)告為二年以上、臺(tái)賬為三年以上，其它文件另有規(guī)定者按照規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限的記錄，由記錄保管人員填寫文件/銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理第34頁，共43頁。七. 內(nèi)部審核控制程序1. 目的：驗(yàn)證質(zhì)量環(huán)境管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，是否得到有效地保持、實(shí)施和改進(jìn)2. 審核前準(zhǔn)備：由總經(jīng)理制定審核組長。審核組長在審核前召開審核小組會(huì)議，編制本次內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃，并編制審核檢查表，交管理者代表批準(zhǔn)。內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃批準(zhǔn)后，至少提前一周發(fā)至審核員和審核部門，受審部門如有異議，應(yīng)在內(nèi)審前三天內(nèi)通知審核組長調(diào)整。落實(shí)管理評(píng)審報(bào)告中與本部門相關(guān)的

19、工作；制定本部門糾正與預(yù)防措施并組織實(shí)施。第35頁，共43頁。3. 首次會(huì)議參加會(huì)議人員：總經(jīng)理、管理者代表、內(nèi)審組長及成員、各部門負(fù)責(zé)人。會(huì)議內(nèi)容：由內(nèi)審組長闡明審核的目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和內(nèi)審日程安排，以及其它相關(guān)的事宜4. 現(xiàn)場(chǎng)審核內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃安排，通過看、問、查的方式，客觀公正的檢查質(zhì)量環(huán)境體系運(yùn)行的符合性、有效性、適宜性，將體系運(yùn)行效果及不符合項(xiàng)詳細(xì)記錄在審核檢查表中，針對(duì)不符合情況具體開具不符合項(xiàng)報(bào)告5. 末次會(huì)議內(nèi)審組長提交內(nèi)審報(bào)告，宣讀發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，并就審核實(shí)施情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，就體系存在的問題進(jìn)行解說，提出相關(guān)改進(jìn)的意見和建議。第36頁，共43頁。八. 管

20、理評(píng)審控制程序1. 目的：保證體系運(yùn)行的適宜性、充分性和有效性，并為體系持續(xù)改進(jìn)尋求機(jī)會(huì)。2. 形式管理評(píng)審以召開會(huì)議的形式進(jìn)行，由總經(jīng)理主持實(shí)施，管理者代表籌劃，各部門主要負(fù)責(zé)人參與匯報(bào)完成?？偨?jīng)理對(duì)各部門提出的問題提出解決方案，并明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等。會(huì)后由品管部根據(jù)會(huì)議精神發(fā)出管理評(píng)審跟進(jìn)措施表3. 各部門主要職責(zé)：準(zhǔn)備與本部門相關(guān)的管理評(píng)審資料，匯報(bào)本部門工作；落實(shí)管理評(píng)審報(bào)告中與本部門相關(guān)的工作；制定本部門糾正與預(yù)防措施并組織實(shí)施。第37頁，共43頁。九. 人力資源控制程序1. 目的：通過對(duì)從事影響質(zhì)量環(huán)境工作的人員實(shí)施有效管理并提供適宜培訓(xùn)，確保其能勝任本職工作2. 部

21、門職責(zé)：人力資源部負(fù)責(zé)編制、完善員工手冊(cè)，并監(jiān)督實(shí)施；人力資源部負(fù)責(zé)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，并組織或監(jiān)督實(shí)施，負(fù)責(zé)對(duì)各類培訓(xùn)記錄進(jìn)行存檔、管理；人力資源部根據(jù)公司組織架構(gòu)情況，協(xié)同各部門編制并及時(shí)更新崗位職責(zé)權(quán)限說明書；3. 需注意的問題：各部門針對(duì)各項(xiàng)培訓(xùn)，做好培訓(xùn)記錄及有效性評(píng)估后需及時(shí)反饋到人力資源部存檔管理；對(duì)于特殊工種人員需定期評(píng)定相關(guān)資質(zhì)，確保關(guān)鍵工序的控制管理第38頁，共43頁。十. 糾正與預(yù)防控制程序1. 目的：查明并消除質(zhì)量環(huán)境管理體系運(yùn)行和產(chǎn)品生產(chǎn)全過程中已發(fā)現(xiàn)或潛在的不合格原因，采取措施，防止不合格繼續(xù)發(fā)生，確保體系有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。2. 工作程序措施的制定與實(shí)施確定完成日期措施的制度化文件化措施有效性的驗(yàn)證、評(píng)審執(zhí)