會(huì)議項(xiàng)目服務(wù)與管理

1、第九章 會(huì)議項(xiàng)目服務(wù)與管理案例導(dǎo)入分析 博鰲亞洲論壇2010年會(huì)會(huì)議服務(wù)信息一、現(xiàn)場報(bào)到和證件領(lǐng)取 十一、會(huì)議酒店二、交通安排 十二、酒店上網(wǎng)三、年會(huì)接待服務(wù)中心 十三、機(jī)票服務(wù)四、年會(huì)秘書處 十四、電話五、新聞中心 十五、啟程前往機(jī)場時(shí)間六、聯(lián)想網(wǎng)吧 十六、氣候七、星巴克咖啡吧 十七、貨幣八、餐飲安排 十八、電壓九、會(huì)議語言十、著裝（1）博鰲論壇的成功要素有哪些？（2）在會(huì)務(wù)服務(wù)中我們應(yīng)如何推進(jìn)服務(wù)的精細(xì)化？【分析】 博鰲，海南瓊海市海濱一個(gè)曾經(jīng)十分普通的漁村。十多年前，當(dāng)拉莫斯、霍克和細(xì)川護(hù)熙三位外國前政要一起來到博鰲，共同提出要在這里籌建亞洲論壇的時(shí)候，許多瓊海人還沒有意識(shí)到，這個(gè)質(zhì)樸寧

2、靜的小鎮(zhèn)從此將發(fā)生翻天覆地的變化。自博鰲亞洲論壇2001年正式成立至今，論壇每年年會(huì)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔次不斷提高。除了亞洲政商學(xué)界名流，歐洲、美洲、非洲一些國家的政商要人也紛紛與會(huì)。不言而喻，論壇的影響力正在不斷增強(qiáng)，國際地位日顯重要。博鰲，這個(gè)名不見經(jīng)傳的小城鎮(zhèn)也由此揚(yáng)名天下。會(huì)議前期組織管理會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)展危機(jī)管理目錄 一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議前期組織流程 會(huì)議后期服務(wù)階段會(huì)議現(xiàn)場進(jìn)行階段會(huì)議前期準(zhǔn)備階段1會(huì)議立項(xiàng) 會(huì)議立項(xiàng)是會(huì)議組織者的基本工作之一。通常政府型會(huì)議立項(xiàng)主要圍繞政府工作需求而展開；商業(yè)型會(huì)議立項(xiàng)主要以分析會(huì)議產(chǎn)品銷售的可行性為立項(xiàng)之本。會(huì)議項(xiàng)目通常時(shí)效性較強(qiáng)，首先根據(jù)市

3、場需求確定某一主題，還須考慮此主題是否違背國家的政策法令，然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡(luò)檢索等方式對主題進(jìn)行論證。目的是要全面掌握法令，然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡(luò)檢索等方式對主題進(jìn)行論證。目的是要全面掌握這個(gè)主題所在行業(yè)現(xiàn)狀以及學(xué)術(shù)發(fā)展情況，以及競爭對手的情況。對主題的論證最終要以“可行性研究報(bào)告”的形式體現(xiàn)。在進(jìn)行會(huì)議可行性分析后，則根據(jù)項(xiàng)目需求設(shè)定會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。一、會(huì)議前期組織管理2組織設(shè)定 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)通常設(shè)為會(huì)議組織委員會(huì)與會(huì)議執(zhí)行委員會(huì)，學(xué)術(shù)性會(huì)議則單獨(dú)設(shè)立學(xué)術(shù)監(jiān)督委員會(huì)。商業(yè)型會(huì)議執(zhí)行委員會(huì)通常設(shè)置：會(huì)議主任、財(cái)務(wù)經(jīng)理、人事經(jīng)理、銷售經(jīng)理、宣傳經(jīng)理、會(huì)務(wù)經(jīng)理、會(huì)議秘書、會(huì)務(wù)干事等。

4、 會(huì)議組織設(shè)定多種多樣，會(huì)議的組織設(shè)計(jì)也不盡相同，可繁可簡，可實(shí)可虛，依據(jù)會(huì)議的規(guī)模、重要程序和會(huì)議內(nèi)容而定。一、會(huì)議前期組織管理3會(huì)議審批 會(huì)議項(xiàng)目可行性分析報(bào)告、申辦單位相關(guān)證明材料提交對應(yīng)的國家主管部門進(jìn)行審批或備案。部分地區(qū)還需要到大型活動(dòng)管理辦公室進(jìn)行備案。為了簡化審批手續(xù)，目前國內(nèi)眾多會(huì)議組織機(jī)構(gòu)均采用與主管部門聯(lián)合辦會(huì)的方式，一方面降低了組會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也化解了申報(bào)的相關(guān)程序。主管機(jī)構(gòu)也可以在會(huì)議組織中承擔(dān)“主辦單位”的角色。4會(huì)議策劃 會(huì)議有多種類型，不同的會(huì)議目標(biāo)不相同。政府型會(huì)議通常策劃主要圍繞政府宏觀調(diào)控與決定需求進(jìn)行策劃設(shè)計(jì)，另一方面主要集中在會(huì)議地點(diǎn)選擇、會(huì)議主題

5、設(shè)定、會(huì)議現(xiàn)場控制方面；商業(yè)會(huì)議通常策劃首要考慮的問題是會(huì)議項(xiàng)目的出資者是誰，會(huì)議產(chǎn)品要銷售給誰。一、會(huì)議前期組織管理5會(huì)議宣傳 會(huì)議宣傳是會(huì)議成功銷售的重要環(huán)節(jié)，是指如何憑借媒介傳播會(huì)議相關(guān)內(nèi)容使會(huì)議成功召開。會(huì)議組織者需要聯(lián)絡(luò)相關(guān)媒體（電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、平面等），確定各種合作方式與宣傳具體表達(dá)形式。制定媒介宣傳計(jì)劃，并監(jiān)督媒體進(jìn)行廣告發(fā)布的實(shí)際情況。6會(huì)議營銷 會(huì)議營銷包括了銷售內(nèi)容設(shè)計(jì)、銷售戰(zhàn)略制度、銷售方法實(shí)施、會(huì)議席位銷售、會(huì)議廣告銷售等相關(guān)內(nèi)容。商業(yè)型會(huì)議在營銷中所使用的時(shí)間與消耗的成本較大。會(huì)議營銷是否成功直接決定了會(huì)議能否召開。一、會(huì)議前期組織管理7會(huì)議現(xiàn)場 會(huì)議現(xiàn)場是從參會(huì)者

6、開始注冊報(bào)到截止到參會(huì)人員返回出發(fā)地。此階段稱為會(huì)議現(xiàn)場工作期。會(huì)議現(xiàn)場工作流程因項(xiàng)目的大小而不同。大型會(huì)議現(xiàn)場操作流程相對復(fù)雜，尤其是在注冊接待時(shí)工作任務(wù)繁雜，需要科學(xué)的設(shè)計(jì)。目前國內(nèi)部分大型會(huì)議已開始使用科技產(chǎn)品提高參會(huì)群體注冊接待工作效率，對為會(huì)議現(xiàn)場操作產(chǎn)生了非凡的效果。小型會(huì)議現(xiàn)場操作流程相對較簡單。8會(huì)后服務(wù) 會(huì)后服務(wù)又稱為會(huì)議維護(hù)服務(wù)，主要包括：會(huì)議評(píng)估、參會(huì)人員會(huì)后旅游考察服務(wù)、會(huì)場清理、會(huì)議資料整理歸類、會(huì)議通訊錄與會(huì)議相關(guān)開支公告等。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議策劃的總體方案1會(huì)議的名稱2會(huì)議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想3會(huì)議的議題和議程4會(huì)議的對象和規(guī)模5會(huì)議的時(shí)間6會(huì)議的地點(diǎn)7會(huì)議組織

7、機(jī)構(gòu)8會(huì)議的舉行形式9會(huì)議接待及配套活動(dòng)10會(huì)議的宣傳方式11會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式12其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng) 一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議策劃的總體方案1會(huì)議的名稱2會(huì)議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想3會(huì)議的議題和議程4會(huì)議的對象和規(guī)模5會(huì)議的時(shí)間6會(huì)議的地點(diǎn)7會(huì)議組織機(jī)構(gòu)8會(huì)議的舉行形式9會(huì)議接待及配套活動(dòng)10會(huì)議的宣傳方式11會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式12其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng) 一、會(huì)議前期組織管理案例導(dǎo)入 XXX公司會(huì)議策劃方案 7月28日是XX公司的廠慶日，每年的這一天XX公司都將開展一系列的活動(dòng)。去年7月28日，XX公司隆重推出了XX等離子摩托車，在摩托車市場上刮起了一股XX等離

8、子旋風(fēng)，引起了摩托車行業(yè)不小的震動(dòng)。一年來，XX等離子摩托雖然在市場上產(chǎn)生了一定的影響，但等離子摩托的銷量卻不甚理想。特別是2005年13月，等離子摩托的銷量持續(xù)下降，到3月份達(dá)到最低的909輛。雖然4月份以后，公司采取了一些獎(jiǎng)勵(lì)政策，加之常規(guī)車型停產(chǎn)，等離子摩托的銷量開始逐月回升，但仍未恢復(fù)到去年的最好水平，更無法達(dá)到支撐公司銷量的水平。除了行業(yè)的大環(huán)境外，經(jīng)銷環(huán)節(jié)推等離子摩托的積極性不高，是重要原因。加之今年公司廣宣政策的調(diào)整，上半年公司沒有組織全國性的等離子摩托的推廣活動(dòng)，而各片區(qū)開展的活動(dòng)也參差不齊，也是原因之一。當(dāng)然產(chǎn)品線的問題、產(chǎn)品質(zhì)量的問題也影響了等離子摩托銷量的提升。為此，公司

9、決定在下半年打出一系列組合拳，助推等離子摩托銷量的提升。在產(chǎn)品上將進(jìn)一步擴(kuò)大等離子摩托的產(chǎn)品線，并開展等離子摩托的全面質(zhì)量整頓，使等離子摩托的質(zhì)量得到全面的提升，產(chǎn)生一個(gè)質(zhì)的飛躍；在政策上將針對代理商和零售商出臺(tái)一系列獎(jiǎng)勵(lì)政策；在推廣上將組織開展12次全國性的等離子摩托的促銷活動(dòng)以及持續(xù)開展區(qū)域性的促銷活動(dòng)。并決定在7月28日拉開活動(dòng)的序幕，打響攻堅(jiān)戰(zhàn)的第一槍。案例導(dǎo)入 XXX公司會(huì)議策劃方案一、活動(dòng)目的（1）通過分析行業(yè)形勢，總結(jié)上半年的營銷工作，找出工作得失，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，明確下半年的工作方向。（2）通過展示和推介XX等離子摩托新車型以及進(jìn)行全面質(zhì)量整改的等離子摩托車型，使代理商對XX等離

10、子摩托車的產(chǎn)品線和產(chǎn)品品質(zhì)有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)代理商銷售等離子摩托車的信心和決。（3）通過宣布下半年等離子摩托車的相關(guān)政策和宣貫下半年等離子摩托的推廣方案，提高代理商推廣等離子摩托車的積極性，并了解和掌握推廣等離子摩托車的方法和手段。二、會(huì)議主題：冬天，讓我們感動(dòng)上帝XX摩托2005年半年?duì)I銷工作會(huì)議三、會(huì)議時(shí)間：2005年7月27日7月29日四、會(huì)議地點(diǎn)：君臨大酒店案例導(dǎo)入 XXX公司會(huì)議策劃方案五、參加人員（1）代理商總經(jīng)理或操盤手：55人（含XXXX代理商10人）。（2）代理商財(cái)務(wù)主管：20人。（3）公司高層領(lǐng)導(dǎo)：15人。（4）銷售公司：20人（含事務(wù)所總經(jīng)理）。（5）工作人員：10人。

11、（6）合計(jì)：120人。六、會(huì)議內(nèi)容（一）經(jīng)銷商會(huì)議（1）董事長分析行業(yè)形勢，提出XX公司下半年工作思路，并介紹銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子（銷售公司新的領(lǐng)導(dǎo)班子亮相）。（2）銷售公司總經(jīng)理作下半年?duì)I銷工作規(guī)劃，并宣布下半年銷售政策（各種獎(jiǎng)勵(lì)政策）。（3）余X助理總結(jié)2005年上半年?duì)I銷工作及下半年?duì)I銷推廣大綱（含廣宣政策）。（4）繆XX宣貫2005年XX摩托上市營銷方案。（5）溫XX宣貫2005年下半年等離子推廣策劃方案。（6）奚X宣貫2005年下半年售后服務(wù)活動(dòng)方案（含售后服務(wù)政策）。（7）分組討論。案例導(dǎo)入 XXX公司會(huì)議策劃方案（二）等離子銷售表彰及等離子產(chǎn)品訂貨會(huì)（1）銷售公司總經(jīng)理宣布200

12、4年8月2005年7月等離子銷售先進(jìn)的表彰決定。（2）董事長給先進(jìn)頒獎(jiǎng)。（3）張X總工程師介紹等離子摩托車新車型和等離子摩托車全面質(zhì)量整改的情況通報(bào)。（4）余X助理宣布現(xiàn)場訂購等離子摩托車的獎(jiǎng)勵(lì)辦法和年終獎(jiǎng)勵(lì)政策。（5）代理商現(xiàn)場訂購等離子摩托車。（6）銷售公司總經(jīng)理公布代理商獲獎(jiǎng)結(jié)果。（三）參觀XX公司產(chǎn)品展（四）聯(lián)歡晚會(huì)七、日程及議程八、等離子銷售先進(jìn)表彰獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置及獎(jiǎng)勵(lì)金額九、現(xiàn)場訂購優(yōu)勝獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置及獎(jiǎng)勵(lì)金額十、會(huì)場布置十一、組織及分工十二、籌備工作計(jì)劃案例導(dǎo)入 XXX公司會(huì)議策劃方案十三、費(fèi)用預(yù)算（1）房費(fèi)：330元/間50間3天=49500元（2）餐費(fèi)：1200元/桌12桌5餐=7200

13、0元（3）煙、酒水：15000元（4）會(huì)議室：8000元（租賃費(fèi)含音響、話筒）（5）布置費(fèi)：15000元（包括等離子摩托車形象店樣板的搭建）（6）晚會(huì)費(fèi)用：5000元（7）代理商禮品及獎(jiǎng)牌：14600元（8）現(xiàn)場訂購獎(jiǎng)金：14440元（9）不可預(yù)計(jì)費(fèi)用：6460元費(fèi)用總計(jì)：200000元十四、注意事項(xiàng)（1）各組工作人員必須嚴(yán)格按籌備工作計(jì)劃的進(jìn)度要求推進(jìn)工作。（2）市場督查負(fù)責(zé)督促各工作組的工作按時(shí)完成。（3）會(huì)議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌。（4）會(huì)議期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。 編制：鄭XX 審核： 批準(zhǔn)：會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案會(huì)議開幕式策劃方案 開幕式是

14、宣布各種會(huì)議活動(dòng)正式開始的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會(huì)議開幕式方案是對開幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。（1）會(huì)議開幕式方案的基本內(nèi)容包括以下要素：1.開幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。2.主辦單位。3.參加范圍。4.主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。5.開幕式的形式。6.邀請方式。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案會(huì)議開幕式策劃方案7.現(xiàn)場布置和物品準(zhǔn)備。8.接待。9.開幕式程序。10.接待任務(wù)分工。11.經(jīng)費(fèi)安排。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案開幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法包括以下要素標(biāo)題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）。主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級(jí)審批的開幕式方案，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)。以

15、請示的附件上報(bào)的，不必寫主送機(jī)關(guān)。正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的、意義、指導(dǎo)思想，然后用列小標(biāo)題的方式逐項(xiàng)說明方案的各項(xiàng)內(nèi)容。全篇要突出主題，層次分明，每個(gè)創(chuàng)意點(diǎn)要說明意義和效果。直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。落款。寫提交方案的機(jī)構(gòu)名稱。成文時(shí)間。寫正式提交的日期。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案會(huì)議閉幕式策劃方案 會(huì)議閉幕式是宣布各種會(huì)議活動(dòng)結(jié)束的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會(huì)議閉幕式方案是對閉幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。（1）會(huì)議閉幕式方案的基本內(nèi)容包括以下要素：1.閉幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。2.主辦單位。3.參加范圍。4.主持人、致辭人的身份

16、和姓名。5.閉幕式的形式。6.邀請方式。7.現(xiàn)場布置和物品準(zhǔn)備。8.接待。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案會(huì)議閉幕式策劃方案9.閉幕式程序。10.閉幕式各項(xiàng)接待任務(wù)的分工。11.經(jīng)費(fèi)安排。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案閉幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法 會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案，屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會(huì)議總體方案的附件。（1）會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容包括以下要素：接待對象和接待緣由。接待方針。接待規(guī)格。接待內(nèi)容。接待日程。接待責(zé)任。接待經(jīng)費(fèi)。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃方案閉幕式方案

17、的結(jié)構(gòu)和寫法（2）會(huì)議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法包括以下要素：標(biāo)題。由會(huì)議活動(dòng)名稱以及“接待方案”組成。主送機(jī)關(guān)。接待方案直接上報(bào)上級(jí)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明上級(jí)機(jī)關(guān)的名稱。如以請示的附件上報(bào)，則不必寫主送機(jī)關(guān)。正文。逐項(xiàng)載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號(hào)加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責(zé)任和經(jīng)費(fèi)；直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。成文時(shí)間。寫明提交的具體日期。一、會(huì)議前期組織管理會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容 會(huì)議期間的組織工

18、作和接待工作是會(huì)議具體實(shí)施的體現(xiàn)，影響和決定會(huì)議的形象和質(zhì)量。會(huì)議期間的組織與接待具體工作有如下幾方面：1會(huì)議文件的準(zhǔn)備（1）代表證、選舉證、會(huì)議工作人員證和其他相關(guān)證件。（2）會(huì)議登記表和簽到表。（3）會(huì)議日程表和議程表。（4）會(huì)議手冊和會(huì)議指南。（5）會(huì)場分區(qū)表、主會(huì)場、主席臺(tái)、座次表等。（6）分組討論名單和討論地點(diǎn)。（7）會(huì)議主題報(bào)告。（8）演講者講話稿及其他發(fā)言材料。（9）開幕詞和閉幕詞，會(huì)議總結(jié)稿。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容（10）會(huì)議主持人主持稿。（11）其他需發(fā)放的資料。2會(huì)議布置的具體工作（1）制作并懸掛會(huì)標(biāo)。（2）布置會(huì)議主席臺(tái)背景或會(huì)場主題墻。（3）裝飾主席臺(tái)和配

19、置大會(huì)發(fā)言席。（4）配置話筒、音響、錄音錄像設(shè)備，選定大會(huì)音樂和音像資料。（5）制作并且擺放座位卡。（6）檢查會(huì)場和主席臺(tái)燈光。（7）檢查會(huì)場供電、暖氣或冷氣供應(yīng)情況。（8）考慮入場和退場的路線和方案。（9）考慮貴賓短暫休息的場所，貴賓入場和退場的線路和方案。（10）布置記者席、記者工作區(qū)域，為電視記者備好電源。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容（11）考慮各種突發(fā)事件的處理預(yù)案。3會(huì)議接待具體工作（1）發(fā)放會(huì)場手冊。（2）落實(shí)重點(diǎn)接待對象，要有專人負(fù)責(zé)接待。（3）安排好簽到并分發(fā)資料與禮品。特別要注意嘉賓的安排，使其出現(xiàn)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，以擴(kuò)大影響。（4）提示演講者準(zhǔn)備發(fā)言。（5）為會(huì)議主持人

20、配備助手，協(xié)助會(huì)議順利進(jìn)行。（6）設(shè)立信息中心。（7）維持會(huì)場秩序。（8）加強(qiáng)會(huì)議交流。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置1開（閉）幕式會(huì)場布置 背景臺(tái)上最主要的物件是會(huì)議的標(biāo)志，這個(gè)標(biāo)志過去通常采用橫幅的形式，而現(xiàn)在比較流行的是背景板。背景板主要由三部分內(nèi)容組成：會(huì)議的LOGO和相關(guān)組織的LOGO或者會(huì)徽；會(huì)議的中英文名稱、縮寫和會(huì)議的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)；會(huì)議的主辦方。橫幅設(shè)計(jì)和制作就相對簡單，我國的會(huì)議通常采用紅色的橫幅，橫幅上的字多采用白色。字的內(nèi)容也相對簡單，就是會(huì)議的中英文名稱，一般情況下采用中文在上，英文在下的方式。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置2主席臺(tái)布置 主席臺(tái)的布置根據(jù)不同會(huì)議的

21、需要會(huì)有所不同，但最常用的形式是在主席臺(tái)的中央擺放長條桌，桌子的長度根據(jù)就座主席臺(tái)的人數(shù)而定。長條桌上通常要擺放鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽、紙和筆、話筒等。會(huì)議主持人一般坐在長條桌的一側(cè)，面前擺放話筒。另外長條桌上對應(yīng)每把椅子還應(yīng)該擺放桌簽，就座主席臺(tái)用中英文，采取中文在上，英文在下的方式。主席臺(tái)右側(cè)擺放講臺(tái)一個(gè)，有時(shí)候兩側(cè)均有講臺(tái)，供主持人或翻譯以及演講者同時(shí)使用。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置3會(huì)議代表席布置 會(huì)議開幕式由于參加的人數(shù)較多，通常采用劇院式或教室式的會(huì)議室，代表區(qū)域主要分為貴賓席和記者席。貴賓席通常擺放在會(huì)場前幾排，有時(shí)會(huì)在貴賓席處加上長條桌，以擺放貴賓的銘牌、飲料、鮮花等，

22、并在入口處用醒目的標(biāo)示注明貴賓席的位置。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置4會(huì)場布置 現(xiàn)代會(huì)議一個(gè)重要的趨勢就是強(qiáng)調(diào)溝通，因此大型會(huì)議在開幕式全體會(huì)議結(jié)束以后都會(huì)舉行分組會(huì)議，以避免信息的單向流動(dòng)。由于各種分組會(huì)議的規(guī)格和要求相去甚遠(yuǎn)，會(huì)場布置就必須具備相當(dāng)大的靈活性，使其能滿足不同會(huì)議對空間、技術(shù)支持和現(xiàn)場服務(wù)的要求。以下是幾種主要的會(huì)場布置的優(yōu)缺點(diǎn)以及適應(yīng)的會(huì)議類型：二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置劇場型二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置教室型二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置公司會(huì)議型二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議現(xiàn)場布置宴會(huì)型二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略1會(huì)前貴賓室服務(wù)細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）根據(jù)任務(wù)

23、要求，將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。（2）室內(nèi)四周擺放花草、屏風(fēng)等裝飾物。（3）設(shè)專人領(lǐng)位崗，主動(dòng)禮貌迎賓、領(lǐng)位。（4）客人就座后，送上茶、毛巾或飲料。（5）在客人談話間歇時(shí)，添斟茶水飲料。（6）等候服務(wù)時(shí)勤觀察，不走動(dòng)，不交談。（7）貴賓進(jìn)入會(huì)場、宴會(huì)廳，按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略2商務(wù)會(huì)談 細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）會(huì)議氣氛莊嚴(yán)隆重，會(huì)場布置長會(huì)議桌或環(huán)形會(huì)議桌，桌上鋪設(shè)會(huì)議桌臺(tái)布，座椅用扶手椅，椅座與參加會(huì)議的人數(shù)相等，會(huì)場綠化高雅。（2）高規(guī)格的會(huì)議，要在會(huì)議桌中央安放會(huì)談兩國的國旗，東道主國國旗在左。（3）會(huì)談桌上必須準(zhǔn)備文具、用品，為了保持會(huì)場安靜，茶底盤上放一塊

24、折成四方形的小毛巾或茶墊底。（4）凡屬保密會(huì)談，應(yīng)按接待部門規(guī)定，嚴(yán)格遵守進(jìn)入會(huì)場的時(shí)間。（5）參加會(huì)談的服務(wù)員，必須嚴(yán)守國家機(jī)密。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略3重要會(huì)議 細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）按會(huì)議類型與規(guī)格，選擇合適的會(huì)議廳。（2）按會(huì)議形式與人數(shù)，擺放會(huì)議桌和座椅。（3）按客戶要求，布置會(huì)場，掛條幅，設(shè)簽到臺(tái)、主席臺(tái)、講臺(tái)、話筒等會(huì)議設(shè)施設(shè)備等，并適當(dāng)布置花草。（4）準(zhǔn)備會(huì)議所需的文具、用品、席位卡等。（5）準(zhǔn)備會(huì)議期間的茶水、咖啡、點(diǎn)心等。（6）服務(wù)員站在門口迎接客人。（7）客人入座后，要及時(shí)送上茶水、毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。（8）會(huì)議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至一旁，并隨時(shí)觀察客人對

25、茶水、飲料、酒等的需求量，一般半小時(shí)添加一次，遇到舉杯時(shí)，應(yīng)及時(shí)送上酒杯。（9）會(huì)議結(jié)束，在門口送客并道別感謝。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略4貿(mào)易洽談會(huì) 細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）貿(mào)易洽談會(huì)一般要選用一個(gè)餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé)，但餐廳要保證陳列品的安全。（2）還要根據(jù)要求，準(zhǔn)備若干小型會(huì)議室，供洽談業(yè)務(wù)使用。會(huì)議室要保持整潔衛(wèi)生。當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時(shí)，要及時(shí)供應(yīng)茶水、咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務(wù)，保持安靜。（3）一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡，對晚餐要求豐盛些，因此在一日三餐的供應(yīng)上，重點(diǎn)放在晚餐。（4）洽談會(huì)期間，一般都要舉行多次招待會(huì)或宴會(huì)，因此必須抓好宣傳推銷工作，

26、提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略5簽字儀式 細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）根據(jù)接待單位選定的會(huì)議室，經(jīng)全面清掃后，在廳的中央部位安放一長條形簽字臺(tái)，要求簽字臺(tái)背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風(fēng)，兩邊擺放綠化，并準(zhǔn)備好會(huì)議音響設(shè)備。（2）簽字臺(tái)鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺(tái)布，桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具，另備一個(gè)吸干墨水器，并在相應(yīng)部位安放兩把座椅，鮮花放在中間。（3）在距離座位約1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。（4）應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時(shí)送上舉杯共賀，如時(shí)間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用

27、托盤將空酒杯撤去。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議服務(wù)策略6茶話會(huì) 細(xì)節(jié)服務(wù)：（1）茶話會(huì)因其優(yōu)點(diǎn)眾多，故廣泛風(fēng)行，會(huì)議多設(shè)圓桌椅子，自由入座，不排席位。（2）茶話會(huì)應(yīng)根據(jù)接待單位規(guī)定準(zhǔn)備，一般只供應(yīng)咖啡、紅茶、綠茶、中西式點(diǎn)心、糖果、可樂。（3）客人邊吃邊談，要隨時(shí)觀察客人對飲料的需求量，一般半小時(shí)添加一次，過程添加23次為宜。（4）茶話會(huì)中期和臨近結(jié)束時(shí)，應(yīng)各分送毛巾一次。（5）茶話會(huì)的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。二、會(huì)議期間服務(wù)流程會(huì)議評(píng)估工作 會(huì)議評(píng)估是會(huì)議管理的一項(xiàng)基本工作。它是關(guān)系到會(huì)議組織者的會(huì)議組織管理水平能否不斷提高的大問題。1會(huì)議評(píng)估的意義（1）檢查會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)。

28、（2）看看與會(huì)者是否滿意。（3）明確會(huì)議的成功與不足之處。（4）為寫會(huì)議的總結(jié)報(bào)告準(zhǔn)備材料。2會(huì)議評(píng)估的參與者 會(huì)議評(píng)估的參與者包括：與會(huì)者、會(huì)務(wù)工作人員、參展商（如果有會(huì)議附設(shè)展覽的話）。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議評(píng)估工作3會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（1）會(huì)議議程及內(nèi)容，包括：會(huì)議主題、議題的恰當(dāng)性；會(huì)議議 程安排的合理性；會(huì)議發(fā)言人選擇的得當(dāng)性；會(huì)議張貼論 文，分組討論的充分性。（2）會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，包括：會(huì)議的歡迎宴會(huì)、歡送宴會(huì)是否得 當(dāng)；參觀、訪問、游覽活動(dòng)安排的合適性。（3）會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)，包括：展覽場地的合適性；展品裝卸、 存儲(chǔ)服務(wù)的質(zhì)量；展覽服務(wù)的質(zhì)量；參展效果。（4）會(huì)議場所設(shè)施、服務(wù)與環(huán)境，包

29、括：議場所的音響效果；會(huì) 議場所的溫度、濕度、照明度；會(huì)議場所的同聲翻譯設(shè)備的 質(zhì)量；會(huì)議場所指引系統(tǒng)的完美性；會(huì)議飲水服務(wù)的質(zhì)量； 會(huì)議的茶/咖啡服務(wù)質(zhì)量；會(huì)議的同聲翻譯質(zhì)量；會(huì)議的環(huán) 境質(zhì)量。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議評(píng)估工作3會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容（5）會(huì)議住宿、餐飲，包括：會(huì)議指定賓館的質(zhì)量；會(huì)議餐飲及其服務(wù)的質(zhì)量。（6）會(huì)議目的地的質(zhì)量，包括：會(huì)議目的地的環(huán)境質(zhì)量；會(huì)議目的地居民的好客程度；會(huì)議目的地旅游景點(diǎn)的吸引力；會(huì)議目的地的形象。（7）會(huì)議宣傳促銷與接待工作，包括：會(huì)議宣傳促銷工作的成效；會(huì)議接待工作的質(zhì)量。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議評(píng)估工作4會(huì)議評(píng)估的時(shí)機(jī) 對一個(gè)事件評(píng)估的最佳時(shí)機(jī)是在該事件剛剛

30、結(jié)束的時(shí)候。對小型的會(huì)議，這比較容易，會(huì)議工作全部結(jié)束時(shí)就可以進(jìn)行會(huì)議評(píng)估。但對于大型的會(huì)議來說，一次會(huì)議不僅有大會(huì)，還有多個(gè)分組會(huì)議，有會(huì)議附設(shè)展覽和各種參觀、訪問、瀏覽等活動(dòng)，可能有些與會(huì)者參加完大會(huì)或某個(gè)分會(huì)、活動(dòng)后就離開了，如果在會(huì)議全部結(jié)束后再進(jìn)行會(huì)議評(píng)估，很多與會(huì)者就無法參加會(huì)議評(píng)估了。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議評(píng)估工作5會(huì)議評(píng)估的方法（1）調(diào)查問卷，是最常用的會(huì)議評(píng)估的有效方法。調(diào)查問卷可以通過幾種方式進(jìn)行：現(xiàn)場手工填寫；現(xiàn)場電腦填寫；會(huì)后電腦填寫。（2）面談，會(huì)議結(jié)束時(shí)邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會(huì)議的意見和評(píng)價(jià)。這種方法只能對會(huì)議進(jìn)行定性評(píng)估。（3）電話調(diào)查。（4）現(xiàn)

31、場觀察。（5）述職報(bào)告。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)后聯(lián)系工作 正是在會(huì)后細(xì)節(jié)的操作方面，才能體現(xiàn)出會(huì)議運(yùn)營管理的高水平。會(huì)后工作做好了，會(huì)議才算圓滿地結(jié)束。一次會(huì)議的圓滿結(jié)束，預(yù)示著下次會(huì)議將會(huì)有一個(gè)良好的開端。1感謝方方面面對會(huì)議的幫助和支持（1）感謝與會(huì)者的參會(huì)。在會(huì)議閉幕時(shí)，就要集中對與會(huì)者表示感謝；在與會(huì)者離去后，還應(yīng)通過一定的方式再次對他們表示感謝，歡迎他們參加以后的會(huì)議（如果是系列會(huì)議的話）。（2）感謝會(huì)議嘉賓、主持人、發(fā)言人、演講者的與會(huì)。（3）感謝政府有關(guān)部門的支持。（4）感謝協(xié)辦單位、贊助單位的支持。（5）感謝其他單位或其他個(gè)人的支持。（6）感謝的方式，可以采用打電話、發(fā)E-mail、寄信、贈(zèng)送禮品、 紀(jì)念品等形式。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)后聯(lián)系工作2感謝會(huì)議工作人員的辛勤工作 在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該對會(huì)議工作人