OA自動化泛微協(xié)同OA辦公系統(tǒng)方案

1、您可自由編輯】（OA自動化）泛微協(xié)同OA辦公系統(tǒng)方案2020年5月多年的企業(yè)咨詢顧問經(jīng)驗r經(jīng)泛微e-office協(xié)同OA應用方案目錄目錄2第一部分總體介紹 4一、企業(yè)需要什么樣的 OA? 4二、e-office 的解決方案 4三、e-office 的十大關(guān)鍵應用4第二部分e-office 的功能說明12一、功能應用架構(gòu)12二、各功能應用說明131、門戶應用13板塊綜述13多門戶信息展現(xiàn)13內(nèi)部信息發(fā)布15外部資訊抓取15擴展集成應用162、流程管理17板塊綜述17無紙化辦公和規(guī)范管理流程17自由流程18流程處理查詢19收發(fā)文管理20流程報表統(tǒng)計21表單智能設(shè)置22圖形化流程配置23快速復制、套

2、用流程表單模板243、知識管理24板塊綜述25建立企業(yè)知識管理體系 25輔助個人知識管理 26知識地圖-創(chuàng)建知識共享整合環(huán)境26知識討論回復26圖檔管理26企業(yè)知識目錄構(gòu)建 27豐富的自定義權(quán)限體系27建立知識推送通道 27快速調(diào)用知識模塊 27知識報表分析中心 274、溝通平臺27板塊綜述27事務協(xié)作中心 28新聞公告管理29內(nèi)外部郵件管理29內(nèi)外部短信管理30信息論壇討論中心 30網(wǎng)上投票調(diào)查305、綜合事務31板塊綜述31日程安排管理31工作計劃管理32工作日志管理 33會議管理33客戶管理34供應商管理35車輛管理35辦公用品管理36固定資產(chǎn)管理 36圖書管理376、系統(tǒng)管理37組織機

3、設(shè)置37角色與權(quán)限管理38印章管理38交流設(shè)置38界面設(shè)置38菜單設(shè)置38系統(tǒng)日志管理38系統(tǒng)資源管理38系統(tǒng)訪問控制38系統(tǒng)安全設(shè)置38數(shù)據(jù)備份和恢復39第三部分e-office的客戶價值39一、投資少，性價比高39二、快速應用，快速見效 39三、簡單易用，方便維護 39四、平穩(wěn)升級，適應企業(yè)發(fā)展 39五、服務體系完善，多種服務方式39附件：部分成功客戶名單 40第一部分總體介紹企業(yè)需要什么樣的OA ?企業(yè)急需一套實用、好用、入門快、見效快、價格實惠，充分貼合企業(yè)實際需求的辦公自動化系統(tǒng)：辦公管理需求：企業(yè)快速發(fā)展的過程中如何幫助快速擴張？怎么樣可以避免企業(yè)內(nèi)部溝通不暢和出現(xiàn)過多的重復性工作

4、？怎么樣幫助提高員工工作積極性？如何降低日常辦公紙張成本和減少內(nèi)耗？如何持續(xù)性的防止企業(yè)客戶或其他重要資料的流失？功能需求：解決企業(yè)的信息發(fā)布、 內(nèi)部通信、工作流程自動化、文檔管理自動化、企業(yè)管理（人 事、資產(chǎn)、會議、車輛、考勤）、與業(yè)務的集成（客戶、銷售、財務）、分布式辦公等核心需求； 使用需求：界面簡潔，操作方便，容易上手，短期內(nèi)有效提升企業(yè)的辦公效率和管理水平；安裝維護需求：無需專門技術(shù)即可以快速安裝，系統(tǒng)設(shè)置和后續(xù)維護簡單，對人員配備要求不高；安全需求：實現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)安全，保護信息的有效性和機密性，實現(xiàn)按企業(yè)實際管理層級劃分的操作權(quán)限；性能需求：性能穩(wěn)定，響應速度快，技術(shù)平臺先進，對硬

5、件和網(wǎng)絡環(huán)境要求不高；服務需求：服務完善，響應迅速，服務方式多樣，可實現(xiàn)便捷的自助式服務；價格需求：價格實惠，性價比高，有效保護企業(yè)投資；e-office 的解決方案泛微協(xié)同辦公標準版 e-office本著簡單、適用、高效的原則，貼合企業(yè)實際需求，實行通用化的產(chǎn) 品設(shè)計，充分體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化 解決方案，以幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境，迅速提升企業(yè)的管理和信息化應用水平， 并降低投資成本：應用解決方案：輔助管理落地、提高執(zhí)行能力一幫助企業(yè)在快速發(fā)展的同時打造知識共享和協(xié)作溝通的氛圍、幫助企業(yè)管理制度清晰落地執(zhí)行；請見第三點十大關(guān)鍵

6、應用部分；功能強大：幾十個功能模塊，涵蓋個人辦公、企業(yè)管理、協(xié)作區(qū)、溝通交流、商務應用、實用工具等方面，設(shè)計靈活，可訂制程度高，最大程度的滿足企業(yè)的辦公需求；使用方便：人性化界面設(shè)計，多種操作導航方式，不需專門培訓即可迅速適應無紙化辦公環(huán)境；安裝維護簡單：獨有傻瓜型快速安裝和數(shù)據(jù)備份恢復工具，無需專門技術(shù)便可輕松搞定；安全可靠：數(shù)據(jù)可備份、可恢復，完善的權(quán)限控制，提供電子印章等特定功能，保證信息發(fā)布、傳輸?shù)谋Ｃ苄?；性能穩(wěn)定：B/S架構(gòu)，Http服務器采用Apache , MySQL數(shù)據(jù)庫，Windows操作系統(tǒng)平臺， 性能穩(wěn)定，速度快，容量大；服務完善：科學的服務體系；郵件、電話、即時通訊、用

7、戶服務專區(qū)、知識文檔等多種服務方式；性價比高：平民價格，很小的投入便可帶來效益的提升。e-office 的十大關(guān)鍵應用.建立統(tǒng)一的企業(yè)級、部門級和個人級信息門戶根據(jù)企業(yè)內(nèi)部不同分公司、不同部門的員工本身的工作范疇，為其提供有自身需求的工作信息 內(nèi)容和快速統(tǒng)一的獲取渠道，從而建立企業(yè)內(nèi)部的統(tǒng)一的不同級別的信息門戶，加強工作信息 的利用價值。同時，在關(guān)注企業(yè)內(nèi)部運作的同時，需快速了解企業(yè)相關(guān)行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的外圍信息, 系統(tǒng)可為不同崗位員工提供快速及時的獲取到外部信息的渠道，并在第一時間內(nèi)推送到相應人 員中。.有效貫徹企業(yè)內(nèi)部管控流程在軟性制度（即通常的文本型制度）的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化

8、的操作模式，為 所有員工提供更清晰的運作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運作，繼而 提高制度的執(zhí)行效果。.在已有規(guī)范制度之外的隨意自由流程隨著企業(yè)的快速發(fā)展，在已有的主要規(guī)章制度之外，仍會有部分不需規(guī)范沉淀的流程 .e-office 全 面支持此種模式，支持企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，落實已有內(nèi)控流程和提高工作效率的同時 ，幫助 逐漸沉淀新的規(guī)章制度流程.有效支撐跨部門跨人員的事件協(xié)作為了提升企業(yè)目標計劃的執(zhí)行效果，在工作具體事務的執(zhí)行上，需跨越不同分公司、不同部門、不同人員之間進行協(xié)作，及時交流事務的進展和安排，并實時反映正常進展下的信息，從而提高內(nèi)部工作的協(xié)作效率和沉淀工作中的

9、溝通信息。.企業(yè)知識管理，建立統(tǒng)一的、可共享的企業(yè)知識庫為企業(yè)打破員工獨立、 部門獨立的知識分割，基于整個企業(yè)的規(guī)劃，建立統(tǒng)一的知識管理平臺, 沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗的分享。.個人知識管理，為員工提供全面的個人辦公空間和工作包在企業(yè)統(tǒng)一管理的同時，為企業(yè)內(nèi)每位員工提供個人知識的獨立管理和工作所需組件工具的運 作，結(jié)合企業(yè)知識管理，充分把個人知識管理與企業(yè)知識管理融為一體，全力為企業(yè)目標共同 發(fā)展。個人工作包.為企業(yè)領(lǐng)導對各類數(shù)據(jù)的圖形統(tǒng)計分析實時為企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導統(tǒng)計分析日常運作中的數(shù)據(jù)報表，在企業(yè)個性化的工作流程定義后，系統(tǒng)自動形成報表，并以圖形化方式

10、展現(xiàn)，提高對數(shù)據(jù)分析的可視化視覺效果.全面支持移動和異地協(xié)同辦公集中式的部署，為企業(yè)使用人員提供更便捷的操作，為不同分公司或異地部門提供打破在地域 性上的限制，全面有效支持無空間限制、移動的辦公場所，從而為使用人員在第一時間能快速 了解到相應的辦公信息。.多元渠道消息精靈，為各種消息提供及時的發(fā)布和提醒通過貯存在系統(tǒng)的內(nèi)外部短信 ,IM,內(nèi)外部郵件，網(wǎng)絡傳真，網(wǎng)絡會議，語音視頻對話，新聞公告中心 等各種豐富的工具，及時發(fā)布企業(yè)內(nèi)相關(guān)信息到所有員工或其他有需要的人員 ，并及時通過貯存 的工具，及時提醒相關(guān)人員處理內(nèi)部事宜 .豐富的辦公組件，讓企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公不同的企業(yè)以及企業(yè)在成長發(fā)展的過程中

11、，所需要的內(nèi)部管理程度各有所不同。系統(tǒng)可根據(jù)不 同階段中的企業(yè)提供各取所需的辦公組件，快速運用到日常工作中，并跟隨企業(yè)的成長補充和 增強應用的深度，為企業(yè)在各個階段提供全面化的無紙化辦公平臺。第二部分e-office的功能說明功能應用架構(gòu)請見下圖，在應用上，主體分為門戶應用、流程管理、知識管理、溝通平臺、綜合事務五大板塊, 其中門戶應用中的數(shù)據(jù)可自動從后四板塊中獲取并統(tǒng)一展現(xiàn)出來；同時系統(tǒng)提供后臺的基礎(chǔ)配置, 供企業(yè)可根據(jù)本身的實際需求進行自行調(diào)整。各功能應用說明門戶應用門戶應用：及時準確的把所需要關(guān)注的信息內(nèi)容推送到企業(yè)不同層級的員工桌面上。板塊綜述在日常辦公管理過程中，以往均較為看重軟件功

12、能上的使用，但實質(zhì)上對于企業(yè)的管理者、中層干部、普通員工，應該更注重的是能夠及時獲取到能輔助日常辦公的相關(guān)信息，這樣可有更豐富的素材提供給不同的員工作相應的工作決策。e-office 不僅僅注重本身軟件所帶有的功能，同時可以把功能中所會承載的數(shù)據(jù)信息及時推送到各自員工的辦公桌面上。如及時推送工作流程待辦事項提醒員工盡快審批處理、可 主動獲取到企業(yè)內(nèi)部近期的新聞動向、可獲取到所需要了解外界如競爭對手或行業(yè)方面的 信息、還可根據(jù)專業(yè)崗位上所需要的知識信息點提供知識地圖門戶內(nèi)容等。同時，e-office 可根據(jù)不同企事業(yè)單位、各集團分支機構(gòu)、個職能部門、各業(yè)務部門在開 展各自工作的基礎(chǔ)上，分別推送有

13、針對性的信息到對應的人員桌面上。有關(guān)e-office 首要應用點即門戶的大體架構(gòu)如下圖：以下為此板塊涉及到的功能簡述：多門戶信息展現(xiàn)在了解本功能點即多門戶信息之前，首先可知道多門戶均可根據(jù)不同企業(yè)所關(guān)注的內(nèi)容不同，做分別部署，從而體現(xiàn)符合本單位的工作內(nèi)容。多門戶信息，可應用于不同企事業(yè)單位、各集團分支機構(gòu)、個職能部門、各業(yè)務部門上，如不同的部門制作不同的門戶，在每個部門門戶上展現(xiàn)的信息內(nèi)容只與本部門有關(guān)。多門戶信息，還可根據(jù)所獲取的信息來源分類，如集中關(guān)注的是工作流程相關(guān)的內(nèi)容-費用報銷申請審批、出差申請審批、外出記錄申請審批、收發(fā)文申請審批、用章申請審批、 請假申請審批等等；再如集中關(guān)注的是

14、知識文檔相關(guān)的內(nèi)容一公司新聞動向、通知公告、管理制度發(fā)布、法律法規(guī)、企業(yè)文化、財務公開信息、經(jīng)驗總結(jié)、知識地圖等等。公司門戶：以下圖為企業(yè)公司整體層面的信息門戶，通過此門戶及時把公司的新聞通告、管理制度等內(nèi)容推送給每位員工：部門門戶：以下圖為企業(yè)某辦公室門戶，通過此門戶可及時把辦公室這個部門的相關(guān) 信息如辦公室公告、辦公新聞、辦公室文件、辦公室相關(guān)政策規(guī)定發(fā)布下去：個人門戶：在企業(yè)統(tǒng)一部署相對規(guī)范的公司門戶、部門門戶等后，由于每位員工還有 各自獨立關(guān)注的信息內(nèi)容，e-office還提供給員工個人自助門戶，即由員工自己把握 主動權(quán)，自行主動去獲取所需要了解的信息，可以統(tǒng)一把個人集中關(guān)注的如公司新

15、聞 公告、待辦事項、RSS資訊、企業(yè)知識庫、計劃日程、郵件短信等放置于個人門戶中。內(nèi)部信息發(fā)布在企業(yè)快速發(fā)展的過程中，怎么讓每位員工可以共同發(fā)展，首先一點就需要保證在企業(yè)內(nèi) 部動向上告知每位員工，讓員工能在第一時間了解到企業(yè)的發(fā)展情況，從而可幫助及時調(diào) 整日常工作內(nèi)容。通過內(nèi)部信息發(fā)布，e-office 就可快速的把企業(yè)的新聞公告推送到門戶中，并提醒員工及時查看了解。外部資訊抓取在關(guān)注企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的同時，作為管理者、中層干部、甚至每位員工，還需要高度關(guān)注企業(yè)外的動向，如競爭對手的發(fā)展情況、本行業(yè)的動向情況、甚至生活民生情況等，e-office 通過RSS外部資訊的抓取，可幫助達成這一目標，用戶

16、只需開始定義好 RSS信息獲取通道, 系統(tǒng)則會每天每時及時推送外部資訊過來。擴展集成應用e-office 提供相應的接口能力，通過集成啟用目前已有的信息化系統(tǒng)，可使用戶集中在e-office中處理工作。首先一點可自定義集成單點登陸和界面：?定義需集成單點登陸的 url地址? 用戶自行設(shè)置菜單以及登陸的賬號密碼，繼而可直接登陸到異構(gòu)信息系統(tǒng)；流程管理流程管理：幫助企業(yè)管理制度清晰的落地和貫徹，同時優(yōu)化企業(yè)管理流程。板塊綜述在企業(yè)的實際管理和運營過程中，采用手工處理工作任務經(jīng)常會遇到這些問題：為了簽發(fā) 一份合同而在各個部門奔波，并且經(jīng)常因為負責人不在而造成工作的延誤；工作流相關(guān)資 料不能有效和統(tǒng)一

17、的管理；工作流的審批意見不能完整地保存并歸檔。e-office 可幫助完整記錄每次審批中的意見并直接形成統(tǒng)計報表，同時可把企業(yè)規(guī)范的管 理制定，通過流程圖十表單的方式，很清晰的告知每位員工該怎么去執(zhí)行和跟蹤，從 而輔助管理制度的真正落地，并提高執(zhí)行效率，同時在此基礎(chǔ)上，提供對每個流程的執(zhí)行 效率進行統(tǒng)計分析，幫助流程管理者優(yōu)化企業(yè)管理流程。不過，在企業(yè)的快速發(fā)展過程中，不能要求所有的管理規(guī)章制度都很清晰，而應該會隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸完善內(nèi)部的管控體系，此時e-office同時提供自由流程，讓員工在一段時間內(nèi)使用自由流程及時提交申請，這樣在幫助員工快速工作的同時，還可以提供幫助逐漸 把應用的自由流程演變?yōu)楣芾硪?guī)章制度和規(guī)范的管理流程。以下為e-office中的流程管理大體應用架構(gòu)圖：以下為此板塊涉及到的功能簡述：無紙化辦公和規(guī)范管理流程為了可統(tǒng)一規(guī)范管理和工作流程，并把日常流程的工作由手動化轉(zhuǎn)為無紙化辦公，并提高 申請審批的效率。e-office 全面支持把所有可無紙化的流程全部電子化，并通過設(shè)定固定 規(guī)范的流程，讓員工在申請或?qū)徟櫟耐瑫r，就可以直接了解管理制度的指定原則。?可落實使用收發(fā)文方