Microsoft Word 應(yīng)用

1、Microsoft Word 應(yīng)用趙涵捷1概論Word 為目前 windows 使用最普遍之文書處理程式，其功能強(qiáng)大，遠(yuǎn)超過小作家，是全世界使用率最高的文書編輯利器。本次課程針對(duì)初次使用者介紹word的基本功能及一些簡(jiǎn)單的技巧，讓使用者能夠?qū)ord操控自如。2Word 97 基本畫面 3Word 畫面簡(jiǎn)介標(biāo)題列與功能表列 功能同程式管理員。 一般工具列 用滑鼠單點(diǎn)其上之圖示，即可執(zhí)行所代表的指令，而不必在功能表內(nèi)找尋。 格式工具列 顯示文句的樣式、字形、大小等屬性，對(duì)齊的方式，以及定位點(diǎn)的格式。 符號(hào)表列 插入常用之中文符號(hào)。 尺規(guī) 顯示及修改該段文字之左右邊界、避頭點(diǎn)、定位點(diǎn)位置等。 文字

2、區(qū)域 為編輯文件之區(qū)域。檔案內(nèi)容顯示於此區(qū)。 文字選取區(qū) 游標(biāo)變成箭頭，可以選取行或段落。 插入點(diǎn) 指示鍵入文字時(shí)插入之位置。 狀態(tài)列 顯示目前文件的有關(guān)資訊。 4功能表-檔案 開新檔案 開啟一空白文件檔，其所有預(yù)設(shè)值則跟據(jù)開啟時(shí)所選的樣板而定。 開啟舊檔 開啟磁碟上既有的文件檔。同時(shí)總共可開九個(gè)檔案。 關(guān)閉檔案 關(guān)閉使用中之文件檔。若該檔案已有變動(dòng)而尚未儲(chǔ)存，則 Word 會(huì)詢問是否存檔。 儲(chǔ)存檔案 將編輯中之文件存檔。若為初次存檔，則同另存新檔。 另存新檔 將文件檔更名儲(chǔ)存。 版本 在同一檔案內(nèi)建立與管理該文件的各個(gè)版本。 版面設(shè)定 設(shè)定文件列印時(shí)之邊界、紙張大小、來源、配置。 預(yù)覽列印

3、顯示文件列印出來的樣子。 列印 列印編輯中文件檔。 5功能表-檔案?jìng)魉偷?將文件透過網(wǎng)路，傳給傳遞名單上之使用者。 摘要資訊 顯示並修改目前編輯檔的摘要（標(biāo)題、主題、作者、關(guān)鍵字、說明）。 結(jié)束 結(jié)束 Word。若尚未存檔，則會(huì)提醒是否存檔。 6功能表-編輯復(fù)原 還原最後一個(gè)編輯或設(shè)定動(dòng)作。若無法還原，則變成無法復(fù)原。 重複 重複最後一個(gè)編輯或設(shè)定動(dòng)作。若無法重複，則變成無法重複。 剪下 將反白(highlight) 之字句消除並複製到剪貼簿。 複製 將反白之字句複製到剪貼簿。 貼上將剪貼簿的內(nèi)容複製到插入點(diǎn)。 選擇性貼上將剪貼簿內(nèi)容以指定的格式插到文件裡。另外用貼上連結(jié)選項(xiàng)建立動(dòng)態(tài)連結(jié)。 7

4、功能表-編輯全選 將文件內(nèi)容全部反白。 尋找 在文件內(nèi)尋找指定字串。 取代 在文件內(nèi)尋找指定字串，並代之以新字串。 到 將插入點(diǎn)移到指定的頁或書籤 (bookmark)。 連結(jié) 顯示文件中所有的連結(jié)(link)。 物件 開啟物件 (object) 之應(yīng)用程式，以對(duì)該物件進(jìn)行編輯。8功能表-檢視標(biāo)準(zhǔn)模式 以標(biāo)準(zhǔn)模式（段落格式化，但無整頁排版）顯示文件內(nèi)容，以便於快速進(jìn)行編輯。 線上模式 以線上畫面（兩個(gè)窗格，左為文件大綱，右為標(biāo)準(zhǔn)模式）顯示文件內(nèi)容，以便於閱讀與編輯。 大綱模式 顯示文件的大綱結(jié)構(gòu)，標(biāo)題以外的文字則隱藏。 整頁模式 將文件內(nèi)容以整頁排版的形式顯示，以便於編輯時(shí)能確實(shí)掌握印出時(shí)的樣

5、子。 主控文件模式 僅顯示主控文件之子文件大綱，便於編輯長文件。 工具列 控制工具列之顯現(xiàn)內(nèi)容。 9功能表-檢視尺規(guī) 控制尺規(guī)之顯現(xiàn)與否。 顯示段落標(biāo)記 控制段落標(biāo)記之顯現(xiàn)與否。 格線 控制編輯區(qū)參考格線之顯現(xiàn)與否。 文件導(dǎo)引模式 開關(guān)文件對(duì)應(yīng)窗格（在本文左側(cè)之垂直窗格，顯示文件之大綱）。 頁首/頁尾 顯示及編輯頁首或頁尾部份。 註腳 顯示及編輯註腳 (footnote) 部份。 註解 顯示及編輯註解 (annotation) 部份。 全螢?zāi)?將編輯區(qū)放大到整個(gè)螢?zāi)?，便於編輯?顯示比例 更改文件在螢?zāi)簧系娘@示比例。 10功能表-插入分隔設(shè)定 在文件內(nèi)插入分頁號(hào)、分欄號(hào)、分節(jié)號(hào)。 頁碼 在頁首

6、或頁尾插入頁碼，及設(shè)定其位置、格式。 附註 在插入點(diǎn)插入一附註標(biāo)記，並開啟一視窗，以便輸入附註文字。 日期和時(shí)間 在插入點(diǎn)插入一 Date 的功能變數(shù)。此功能變數(shù)係以指定格式顯示日期及時(shí)間。 自動(dòng)圖文集 在插入點(diǎn)由 Schedule 通訊錄中將地址插入。 功能變數(shù) 在插入點(diǎn)插入一指定的功能變數(shù)。 符號(hào) 在插入點(diǎn)插入一中英文符號(hào)。 註解 在插入點(diǎn)插入註解。 數(shù)字 在插入點(diǎn)插入一 Autonum 的功能變數(shù)。此功能變數(shù)可將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)成指定的格式。 11功能表-插入註腳 在插入點(diǎn)插入註腳。 標(biāo)號(hào) 在圖表、方程式插入標(biāo)號(hào)。 交互參照 在插入點(diǎn)插入一交互參照。 索引及目錄 在插入點(diǎn)插入功能變數(shù)，以便製

7、作索引及目錄。 圖片 在插入點(diǎn)插入一圖形檔的內(nèi)容。 文字方塊 在插入點(diǎn)插入一文字方塊，以便在圖片或圖形中加入文字。 圖文框 將選取的範(fàn)圍變成圖文框。 檔案 在插入點(diǎn)插入一檔案之全部或部份內(nèi)容，並可與該檔案建立連結(jié)。 物件 在插入點(diǎn)插入一物件（由其他應(yīng)用程式製作成）。 書籤 在插入點(diǎn)建立書籤，以便於未來參考之用。 超連結(jié) 插入或編輯超連結(jié)。 12功能表-格式字元 控制字元的字形、大小、樣式（粗體、斜體、底線、隱藏等）、色彩、位置（上下標(biāo)）。 段落 控制段落之對(duì)齊方式、縮排、行距、段落間距、分頁方式。 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) 在所選取的段落，加上項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)。 框線及網(wǎng)底 在段落、表格、插圖的周圍加上框

8、線。亦可在該範(fàn)圍內(nèi)加上網(wǎng)底。 欄 設(shè)定文件之全部或該節(jié)的欄數(shù)、欄間距，及隔開方式。 定位點(diǎn) 設(shè)定定位點(diǎn)位置、定位方式（左、右、中、小數(shù)點(diǎn)）、前置字元。 首字放大 將段落之第一個(gè)字母放大。 直書/橫書 設(shè)定文件列印時(shí)的編排方式（水平、垂直）。 大小寫轉(zhuǎn)換 將反白部分換成大寫或小寫。 13功能表-格式並列文字 在反白字串上，加上新的文字，例如注音符號(hào)。 組排文字 將反白之字串，排成上下排列。 文字均等分 將反白字串之文字的平均置於指定寬度內(nèi)。 自動(dòng)格式設(shè)定 根據(jù)文件之特定元件，用範(fàn)本之樣式設(shè)定段落之格式。 樣式庫 使用其他範(fàn)本的樣式。 樣式 顯示、編輯、選用段落樣示。 背景 設(shè)定文件之背景顏色。

9、物件 改變物件之色彩、大小等屬性。 14功能表-工具拼字及文法檢查 檢查文件中拼字及文法是否正確。目前僅限於英文。 語言 設(shè)定字典的語言，以便於檢查拼字。 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì) 統(tǒng)計(jì)文件之頁數(shù)、字?jǐn)?shù)、段落數(shù)、行數(shù)。 自動(dòng)摘要 自動(dòng)歸納文件之重點(diǎn)，建立該文件之摘要。 自動(dòng)校正 在鍵入時(shí)自動(dòng)檢查及校正文字及格式。 追蹤修訂 追蹤文件中所作的更改，並在文件更改的地方加上記號(hào)。 合併文件 將指定文件合併到編輯中文件。 保護(hù)文件 指定密碼，以避免文件內(nèi)容被更改。 合併列印 用來列印套印文件、郵遞標(biāo)籤等。 15功能表-工具信封及標(biāo)籤 在信封上列印收件人及寄件人的地址，或?qū)刂返亩温浼尤胄偶钠鹗继帯?巨集 執(zhí)行或

10、編輯巨集。 範(fàn)本與增益集 更改目前編輯檔的範(fàn)本，載入增益集程式。 自訂 設(shè)定工具列按鈕、功能表選項(xiàng)、快速鍵。 選項(xiàng) 在下列類別中指定選項(xiàng)：檢視、一般、編輯、列印、存檔、避頭尾方式、拼字檢查、文法檢查、批次自動(dòng)格式、即時(shí)自動(dòng)格式、修訂、使用者資料、相容、印刷式樣、檔案位置。 16功能表-表格手繪表格 顯示畫表工具列。 插入表格 插入所指定的列數(shù)和欄數(shù)的表格。 刪除儲(chǔ)存格 將選定的欄刪除。 合併儲(chǔ)存格 水平合併選定兩個(gè)以上鄰接儲(chǔ)存格的內(nèi)容。 分割儲(chǔ)存格 水平分割儲(chǔ)存格。 選取列 選取含有插入點(diǎn)的整個(gè)列。 選取欄 選取含有插入點(diǎn)的整個(gè)欄。 選取表格 選取含有插入點(diǎn)的整個(gè)表格。 表格自動(dòng)設(shè)定 迅速便捷

11、地變換表格的框線、網(wǎng)底和顏色。 平均分配列高 將反白範(fàn)圍內(nèi)之儲(chǔ)存格設(shè)成同樣之高度。 平均分配欄寬 將反白範(fàn)圍內(nèi)之儲(chǔ)存格設(shè)成同樣之寬度。 儲(chǔ)存格高度及寬度 調(diào)整選定列的高度和格式設(shè)定。 17功能表-表格跨頁標(biāo)題重覆 調(diào)整欄寬和選定欄之間的距離。 文字轉(zhuǎn)換為表格 將選定的文字轉(zhuǎn)換為表格， 排序 將反白部分按照指定方式排序。 公式 執(zhí)行數(shù)值運(yùn)算（類似小算盤）。 分割表格 把段落記號(hào)插在含有插入點(diǎn)的列上，而將一個(gè)表格分為兩個(gè)個(gè)別的表格。 表格格線 顯示或隱藏表格格線（格線並不會(huì)被列印）。 18功能表-視窗開新視窗 開啟一個(gè)與使用中視窗具有相同內(nèi)容的新視窗。 並排顯示 在以不重疊的方式在 Word 螢?zāi)?/p>

12、上顯示開啟的文件。 分割 分割視窗，便於編輯文件中之不同部位。 19工具列 工具列圖示如下20修改工具列在功能表中，選取工具下的選項(xiàng)，在其對(duì)話方塊中的類別清單裡選取工具列圖示，即可進(jìn)行修改。 21功能圖示列22尺規(guī)尺規(guī)可用來設(shè)定縮排及定位點(diǎn)。左端為定位點(diǎn)符號(hào)，在該符號(hào)上點(diǎn)一下，可切換成其他格式之定位符號(hào)。其符號(hào)格式如下： 靠左定位 置中定位 靠右定位 小數(shù)點(diǎn)定位 分隔線 23縮排用滑鼠將縮排符號(hào)移動(dòng)，即可改變縮排設(shè)定。 24定位點(diǎn)在尺規(guī)上單點(diǎn)，即可在該處設(shè)定定位點(diǎn)。用滑鼠將該定位符號(hào)拖至尺規(guī)外，即可取消。 25製作 Word 文件 與文書編輯器之異同 Word 與常用的編輯器（如 pe2, H

13、e, 記事本.等）均為處理文書之工具。所不同處，在於 word 能產(chǎn)生一個(gè)所視即所得(WYSIWYG) 的文件，也就是說，螢?zāi)簧纤娕c印表機(jī)所得的文件差不多。而編輯器則需等到列印完成後才能知道文件之外觀，因此常需列印多次方能達(dá)到滿意的結(jié)果。 輸入文字中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在符號(hào)表選取即可。 字元格式粗調(diào)法：在功能圖示列上，設(shè)定反白或即將輸入的字元之字型、大小，以及粗體、斜體、底線。 微調(diào)法：選格式字元，在出現(xiàn)的對(duì)話方塊中鍵入適當(dāng)值。此時(shí)尚可設(shè)定字元的位置、色彩、間距，以及其他樣式（隱藏、大小寫、刪除線等）。 26上下標(biāo)粗調(diào)法：上標(biāo) Ctrl+Shift+=；下標(biāo) Ctrl+=。各向上下調(diào) 3 點(diǎn)。 微調(diào)

14、法：選格式字元，出現(xiàn)對(duì)話方塊，在字元間距標(biāo)籤之位置欄中選上移（或下移），其位移預(yù)設(shè)值為 3 點(diǎn)。若要其他值，則在點(diǎn)數(shù)設(shè)定欄輸入適當(dāng)值即可。 換行 在 word 中所輸入的文字，當(dāng)超過邊界時(shí)，會(huì)自動(dòng)捲繞 (wrap) 到下一行。而當(dāng)該行有增減字時(shí)，其捲繞位置也會(huì)自動(dòng)調(diào)整。這些是文書處理器之基本功能。因此，在進(jìn)行 word 輸入時(shí)，切記兩點(diǎn)原則： 不要按 Enter 來換行。在 word 中，Enter 是用來分段落的。Word 會(huì)自動(dòng)換行。 不要用空白來對(duì)齊。在 word 中，行首的空格是由縮排控制的。而在表格中的對(duì)齊，則運(yùn)用定位點(diǎn)來達(dá)成。若要文章兩邊切齊，用滑鼠點(diǎn)一下左右對(duì)齊圖示即可。27編輯

15、 按功能圖示列上之顯示非列印字元鈕，有助於編輯。 移動(dòng)插入點(diǎn) 用滑鼠在新位置單點(diǎn)，或按箭號(hào)移動(dòng)之。 反白 在要選擇的部位，可用滑鼠拖曳，或按 Shift 同時(shí)按箭號(hào)移動(dòng)之。 選取行 單點(diǎn)該行前的文字選取區(qū)。 選取段 雙點(diǎn)該段前的文字選取區(qū)。 選取區(qū)塊 用滑鼠右鍵拖曳欲選取區(qū)域，或按 Ctrl+Shift+F8，再按箭號(hào)移動(dòng)之。28取代反白區(qū) 直接輸入新內(nèi)容，即可取代反白區(qū)之內(nèi)容。 刪除 按 Backspace 刪除插入點(diǎn)前方內(nèi)容，按 Del 刪除插入點(diǎn)後方內(nèi)容。二者均可刪除反白。 搬移 用滑鼠拖曳反白區(qū)到新位置。若距離甚遠(yuǎn)，則按 Ctrl+X，再到新位置，按 Ctrl+V。亦可選編輯下之剪下貼

16、上，或按工具列之剪下及貼上鈕。 複製 在新位置按 Ctrl+Shift 及滑鼠右鍵?；虬?Ctrl+C，再到新位置，按 Ctrl+V。亦可選編輯下之複製貼上，或按工具列之複製及貼上鈕。29復(fù)原 按 Ctrl+Z 可恢復(fù)剛剛更改的內(nèi)容。亦可選編輯復(fù)原，或按工具列之復(fù)原鈕。 分割行 移動(dòng)插入點(diǎn)到要分割處，按 Enter。 合併行 移動(dòng)插入點(diǎn)到要合併的第一行尾，按 Del?；蛞频降诙惺祝?Backspace。 尋找字串 選編輯尋找。 取代字串 選編輯取代。 30排版設(shè)定頁 選檔案捨定列印格式，會(huì)出現(xiàn)其對(duì)話方塊。在此方塊內(nèi)可設(shè)定邊界 (margin)、紙張大小、紙張來源、配置。 設(shè)定縮排粗調(diào)法：

17、用滑鼠拖曳尺規(guī)上的縮排刻度即可改變反白區(qū)或插入點(diǎn)所在的段落之縮排設(shè)定。 Ctrl+M 左移左邊界，Ctrl+N 右移左邊界，Ctrl+T 左移首行縮排，Ctrl+G 右移首行縮排。 微調(diào)法：選格式段落，在出現(xiàn)的段落對(duì)話方塊中鍵入適當(dāng)值。此時(shí)尚可設(shè)定段落的、行距、行高、與前後段距離等。 31對(duì)齊方式單點(diǎn)功能圖示列上的適當(dāng)對(duì)齊按鈕即可。 Ctrl+L 靠左對(duì)齊，Ctrl+R 靠右對(duì)齊，Ctrl+E 置中對(duì)齊，Ctrl+J 左右對(duì)齊，Ctrl+D 分散對(duì)齊。 定位點(diǎn)粗調(diào)法：?jiǎn)吸c(diǎn)尺規(guī)下半部適當(dāng)處即可。若要改變定位點(diǎn)對(duì)齊方式，則需先單點(diǎn)功能圖示列上的適當(dāng)定位對(duì)齊按鈕。 微調(diào)法：選格式定位點(diǎn)，在出現(xiàn)的定位點(diǎn)對(duì)話方塊中鍵入適當(dāng)值。 設(shè)定行距粗調(diào)法：?jiǎn)涡芯?，?Ctrl+1；1.5 行距，按 Ctrl+5；雙行距，按 Ctrl+2。 微調(diào)法：