項目范圍規(guī)劃和管理工具ppt課件

1、Project Scoping and Management Tools模組目的Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams 討論專案適切範圍的重要性介紹腦力激盪與資料整合之工具Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams2專案範圍定義欠佳的後果太廣泛:包含太多專案，導致失焦 花費時間太長專案小組需求太多規(guī)範其他?太狹隘:專案報酬不大，不值得去做無法解決多數已確認的問題其他?3從坐而言到起而行範圍訂定應自組織內的目標開始誰應該擁有資源？誰應該被分配到資源？組織當

2、中支持哪些事項?接著, 確認與目標有關的產出資訊Widget, 原料, 服務, 資訊下一步, 確認這些產出資訊的所屬流程最後, 找出與此流程相關的議題4定義範圍工具: Tree Diagrams樹狀圖Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams5樹形圖Tree Diagrams樹狀圖是一個多變化的、以具體圖形將想法組織起來的圖形工具主要議題由樹的主幹表達相關的因子，影響，或結果由樹枝結構表達它可以用來確認與組合一切與

3、達成目標有關的事件、流程、或障礙它以漸進的方式由大項開展或分層至細節(jié)6樹形圖: 建構步驟確認想要達成的主要目的建立由專家組成的團隊確定每一個人均認同此目標確認為達成目標能夠相關的主要要素任務, 產出, 部門, 功能對每一個“支幹持續(xù)地分類至細部要素，直到特定的流程與產品能夠被確認出來、並能由專案小組善加管理7樹形圖: 舉例說明主要目的:降低本錢原料行銷行政製造運送財務人事印刷工廠 B工廠 C工廠 A?What other features might be used for branches?8釋例: 約翰的高爾夫球賽約翰的 CTQ: Earn $5MM/yrPossible YsY = 廣告

4、代言收入?Y = 教學收入?Y = 服裝資助收入?Y = 拍電視廣告收入?Y = 巡迴賽獎金收入?Y = 約翰的高爾夫總桿數?Y = 約翰的競爭者總桿數?哪項要素對約翰的CTQ影響最大?哪些要素可以透過專案達到最大幅度的控制?哪些是我們可以著力的?我們如何決定?9CTQ 展開釋例 列出子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的benchmark分析機會集中方向 (下一 層)巡迴賽獎金$250K$0$0廣告代言收入教練$1.5M$3 - 40M$200KXXSomeGoodNone幫助有限最正確能夠 無幫助服飾贊助器材電視廣告10服飾贊助$0$0$0器材拍電視廣告$5 -7M$1 - 2

5、M$0.5MXXGoodSomeNone最正確能夠幫助有限無幫助籠統(tǒng)贏取四大賽明星球員認同CTQ 展開釋例 列出子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的benchmark分析機會集中方向 (下一 層)11籠統(tǒng)好從未贏過(Best=3rd)5% 贏取四大賽明星球員認同Classy1 - 3 min Household name 次佳最正確能夠 (Side work)降低約翰的桿數讓其他人的桿數添加公眾認知 贏得次數 得票數有幫助非作不可 贏球的結果贏球緣由持續(xù)開展此步驟直到大黑帶專案的適當範圍所需的Y或主要量化指標產生出來列出子項目 (Ys)我們如何衡量 YY值的基準線Y值的bench

6、mark分析機會集中方向 (下一 層)CTQ 展開釋例 12約翰高球獎金的展開圖彙總 (樹形圖)CTQ = Earn $5MM/yr贏得巡迴賽次數廣告代言教練服飾贊助器材贊助拍電視廣告籠統(tǒng)贏得四大賽明星球員認可降低約翰的桿數提高其他人桿數13樹狀圖釋例 製造本錢2H CTQCost Type Site levelManufacturing AreaWithin Manuf AreaReduce CostsVariable $88,434,800/yrFixed$53,320,00/yrDepreciation$7,494,000/yrEnvironmental$1,744,000/yrProc

7、ess b$8,893,800Process a$79,541,000Yield ImprovementRaw Material Cost ReductionOperations$33,770,000/yrMaintenance$5,402,000/yrTotal Utilities$1,013,000/yrOther$3,900,000/yrSalaries Benefits$3,341,000/yrLabor&Ben$17,752,000/yrSupt. Account$4,898,000/yrMTE$2,810,000/yrControl Lab$1,301,000/yrOperatin

8、g Materials$1,023,000/yrSite Services$706,000/yrSalar& Benefits$676,000/yrSiteUpkeep$638,000/yrOverheadAccnts $2,200,000/yrSafety&Securit$591,000/yrEmpl Relation $490,000/yrEnviron Contr $378,000/yrPurchasing$301,000/yrInt Healthcare$194,000/yrPROJECT FOCUS(new)PROJECT FOCUS(new)Process b$492,000/yr

9、Process a$2,010,000/yrProcess b$800,000/yrProcess a$530,900/yrProcess b$2,400,000/yProcess a$3,002,000/yrProject Focus(new)Project Focus(Transitions)Project Focus(CA-14)Materials$825,800/yrOverhead$667,500/yrContract Maint$106,800/yrLabor&Ben$1,396,400/yrProject Focus(new)14樹形圖釋例- 行銷刊物本錢刊物本錢著作本錢印刷本錢

10、配送本錢廣告商仲介題材僱用杜邦人員本錢直接自印刷廠運送至客戶處倉儲行政/處理費用自印刷廠運送至倉庫GBS Fees印刷廣告商仲介裝訂/校對包裝資料紙張用色數量光面處理試印印刷前準備印刷時間自倉庫運送至客戶端15樹形圖/ CTQ 展開練習在一個邏輯化的組織中，自先前的練習中挑選一個專案的想法運用樹形圖將business level 的量化指標逐漸向下開展至幾個能夠的專案量化指標(Ys). 他將需求去挑選一個邏輯化的子項目藉以建立樹狀結構的低層 (舉例來說.工廠, 處所, 生產線, 地理位置, 產品, 辦公室, 客戶別區(qū)塊等等)用海報紙畫出他的樹狀圖、並準備與其他學員分享根據此樹狀圖他還需求何種型

11、態(tài)的資料以便完成專案選擇的任務?16Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams定義範圍工具: 關聯(lián)圖Affinity DiagramAffinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool17 關聯(lián)圖Affinity Diagrams Affinity Diagram 是一種對問題不受限地產生想法的工具. 這些集合的想法會被寫在卡片或自粘貼紙上，然後被陳列成

12、不斷線，並且加以組織以呈現(xiàn)出相互相影響或相互排斥的關係，即所謂它們之間的 “關聯(lián) topictopicAffinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool18關聯(lián)圖的優(yōu)點對大型或複雜的買賣性問題予以結構化解析複雜議題成為至易於了解的子分類中提供人們針對問題的本質表達意見的機會對議題或情況獲得共識在對問題的本質產生歧見的群體之間改進任務的關係19陳述必須解決的問題以問句方式提出問題的概念、將他們寫在卡片或自粘紙條上將卡片或自黏紙條依據相關屬性歸類為每一類取一標題建構關聯(lián)圖This tool is used to clarify the

13、 problem, not generate solutions20有關問題的概念至少需求經過五個人核準最少需求五個任務天承辦游覽社未經過核準搭配航空公司未經過核準上半年共有$300,000的差旅預算超支對於臨時出差未給予彈性要求需以極低本錢住宿，非常不便不論員工或公司雙方都對出差核準程序不甚滿意我為什麼一定要搭聯(lián)合航空的班機？ 從未獲得座艙昇級優(yōu)待公司政策規(guī)定租車需租小型車未必能租到最好的公司內負責差旅人員僅在正常上班時提供服務21關聯(lián)群組釋例政策員工顧客本錢上半年共有$300,000的差旅預算超支對於臨時出差未給予彈性要求需以極低本錢住宿，非常不便公司內負責差旅人員僅在正常上班時提供服務?

14、不論員工或公司雙方都對出差核準程序不甚滿意22關聯(lián)圖練習選取以下任一問題陳述，據此畫成一個關聯(lián)圖藉以廓清問題所在在競爭者提出類似產品或服務後我們的新產品才上市員工第一年離職率過高or23定義範圍工具: SIPOC DiagramsTree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams24對流程的定義一系列的步驟或活動、當中運用一種或一種以上的投入(INPUT)並將這些投入轉變成產出(OUTPUT) ，而此產出對客戶而言是有價值

15、的顧客投入產出流程是 .25流程圖的層級SIPOC細部流程圖收入銷售預測生產計劃雙方贊同交貨日期下訂單收到客戶的需求單 檢視產品能否有庫存找出可供改進的選擇方案雙方贊同交貨日期替顧客規(guī)劃S(ext.) Customers(int.) PlannersC企業(yè)流程(“戰(zhàn)略面的)企業(yè)流程26SIPOC: 總體流程 概論以單一簡明的圖表顯示跨功能的一系列活動提出一種可適用各種大小流程的架構幫助建立一種宏觀的角度與看法，依據此看法可逐漸加上細部想法27SIPOC model 連接了什麼?UTPUTSUSTOMERUPPLIERROCESSNPUTS係指人員或團體提供了重要的資訊, 原始資料或其他資源所提

16、供的項目轉換投入的一系列活動流程的最終產物收到產出的人員, 團體, 或流程28SIPOC:建構指南從流程圖開始將4 -10 個連續(xù)性high level的流程予以圖形化確認流程的產出確認接納產出的客戶確認流程所需的投入確認投入的供給者29流程描畫: 建構指南將流程圖形化決定流程的起點與終點以總體觀點, 將每一重要活動畫在簡單的方塊之中將此方式限定在 4-10 個方塊中30年度預算釋例: 流程描畫哪些主要活動是包含在預算流程的?StartEnd31產出與客戶: 建構指南產出與客戶決定那些主要的:Widgets,原料,服務,資訊,是由流程所提供出來的決定誰將會收到產出32年度預算釋例: 產出與客戶

17、哪些是主要的產出?Widgets原料服務資訊誰接納產出?33供應者與投入: 建構指南供應者與投入決定分析將從哪裡開始決定何者提供流程所需的主要原料, 資訊, 或產品決定這其中何者對流程而言是絕對不可或缺的決定這其中何者實際上是在轉換過程中被耗費掉的決定誰提供了這些投入34供應者與投入釋例: 年度預算哪些主要widgets, 原料, 服務, 或資訊是提供給此流程的?對流程本身而言哪些部分是絕對不可或缺的?其中哪些實際上是在轉換過程中被耗費掉的？誰負責提供投入？35 SIPOC的格式SuppliersInputsProcessCustomersRequirements 步驟 1:Outputs步驟

18、2: 步驟3: 步驟4: See Below 步驟5: 36定義範圍工具: 魚骨圖Fishbone DiagramsTree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams37魚骨圖:一種系統(tǒng)性地確認一切潛在能夠對問題產生影響的緣由(結果)之方法.建構魚骨圖的方法:陳述問題，將問題置於右側的盒子中.畫一條主要程度線將箭頭指向問題盒.畫出主要緣由類別或次要緣由類別在線的上方及下方，將他們連接至主要程度線在每一個主要類別中，以腦力激

19、盪方式想出一切引起該問題的細部緣由.進一步修正: 在每一個細部緣由中列出一切能夠的 inputs.*6 ms - man, machine, method, measurement, materials, mother nature (environment) 魚骨圖A detailed process map is the primary input to the fishbone.38由費用會計處理為例解釋高階圖形對組織而言的重要議題是逐漸漸漸地矯正部門別費用報表費用出帳文件傳至財務部門財務人員將此費用鍵入系統(tǒng)財務部門發(fā)送部門別費用報表部門主管要求更改報表部門主管覆核報表從關鍵目的開始39

20、 魚骨圖Fishboneexample.mtw打開 Minitab.選擇STAT Quality Tools Cause-and-Effect40Minitab的魚骨圖在Minitab任務表中鍵入六列的表頭在適當的表頭下鍵入緣由41改進費用過帳處理會計從費用處理高階流程發(fā)展一個簡單的魚骨圖42練習選定一個流程建構一個魚骨圖自VA step中highlight 一個產出ID quality attribute and nonconformance熟記 6 Ms顯示出Minitab 下的圖形以小組進行準備在課堂上簡報43定義範圍工具: Force Field AnalysisTree Diagra

21、msAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams44發(fā)現(xiàn)障礙與促動因子Force Field Analysis (FFA)是一種援用被稱作為Free-Body Diagramming機械工程技術 的方法FFA被用來確認all the forces surrounding and acting on a body主要目的在於確認產生一種平衡狀態(tài)的力量畫出一個圖形或表格以進一步分析或表達在FFA之下, “平衡狀態(tài) 能夠是:需求的目標 維持現(xiàn)狀45

22、建構 FFA的步驟決定目標組成專家團隊用他最擅長的腦力激盪方式去確認:障礙: 哪些事物在過程中阻止我們達到目的促動因子: 哪些事物是在過程中協(xié)助我們達到目的做出一個 force-field diagram或是表格列出一切的障礙與促動因子46範例目標: 降低新產品之引進時間EnablersBarriers47定義範圍工具: 柏拉圖分析Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams48何謂柏拉圖原則?所謂 柏拉圖 表示母體

23、中的可歸納要素對事件的影響程度為： 80%的事件僅歸結於20%的緣由類別.母體的可歸納要素:部門別班別不良類別設施種類生產線49舉例說明: 追蹤文件 由六個部門處理流程發(fā)生瑕疵退回的情形在一切部門都會發(fā)生根據 柏拉圖 獲得的結論:部門別並不會影響處理流程之品質 開單收款的錯誤以八種不同的錯誤類型來覆核依歷史經驗, 75% 的開單錯誤歸結於2 種緣由根據 柏拉圖 獲得的結論:此結果證實了錯誤的分類何謂柏拉圖原則?50何謂柏拉圖分析?柏拉圖分析依緣由層級紀錄資料、數目或本錢自降冪方式將類別排序用條狀圖描畫結果51範例: 應付帳款組織的目標是在15之內付清一切的應付帳款延遲付款會給予一連續(xù)編號資料將

24、會進一步蒐集作深化分析52用Using Minitab執(zhí)行柏拉圖分析:Stat Quality Tools Pareto ChartPerform Pareto Analysis for all factorsPareto.mtw範例: 應付帳款53Pareto.mtw用Minitab執(zhí)行柏拉圖分析:範例: 應付帳款54應用:Right Category決定行動方案的優(yōu)先順序Right Factor決定影響 CTY的關鍵要素Why.Of Course!提供一個易於瞭解的示範以支撐先前的提議55階梯式柏拉圖分析FrequencyPareto APareto BPareto CProduct LineLocationOperato