檔案的整理與保管培訓(xùn)講義

1、第八章檔案的整理與保管教學(xué)規(guī)劃教學(xué)目的 1、了解檔案整理的流程與方法 2、學(xué)會(huì)檔案保管教學(xué)重點(diǎn) 1、檔案的整理 2、檔案的保管教學(xué)難點(diǎn)：檔案的整理教學(xué)方法：采用講授式 教學(xué)手段：多媒體課時(shí)安排： 8課時(shí)教學(xué)內(nèi)容第一節(jié) 檔案的整理第二節(jié) 檔案的保管一、檔案的整理 檔案的整理就是按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。 （一）檔案整理工作的內(nèi)容 1、對(duì)文件進(jìn)行整理歸檔（文書或業(yè)務(wù)部門） 歸檔文件整理 歸檔文件系統(tǒng)整理方法 2、對(duì)檔案進(jìn)行整理：對(duì)文書或各業(yè)務(wù)部門移交的檔案進(jìn)行排列、編目，使之進(jìn)一步條理化，以符合檔案管理的需要；（檔案室） 3、全宗的劃分和排

2、列。（檔案館）（二）檔案整理工作的原則 1、保持檔案之間的歷史聯(lián)系； 1）來(lái)源 2）時(shí)間 3）內(nèi)容 4）形式 2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)； 3、便于保管和利用。 在實(shí)際工作中，對(duì)制成材料、機(jī)密等級(jí)和保存價(jià)值不同的檔案，應(yīng)分別整理、專門保管，充分考慮便于保管和利用。（三）檔案整理流程與方法 1、檔案分類 1）編制檔案分類方案（檔案分類大綱），建立全宗內(nèi)檔案分類體系； 2）全宗內(nèi)檔案分類 按時(shí)間：年度分類法運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng) 按來(lái)源：組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法。 按內(nèi)容：?jiǎn)栴}分類法、實(shí)物分類法、地理分類法。 常用的是按年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分類三種。 按檔案保管期限分類 2、檔

3、案的排架（排列）檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列。全宗內(nèi)檔案排列歸檔文件的排列與編號(hào) （溫故） 同一事由：按時(shí)間先后順序；不同事由：按辦結(jié)時(shí)間的先后順序；按事由的重要程度；按共同屬性分別集中排列：作者-時(shí)間；地區(qū)-時(shí)間案盒的排列與編號(hào) 案盒排列就是將各檔案盒按一定的順序排放，并將這種順序固定下來(lái)。檔案盒排列方法 保管期限-時(shí)間順序排列 保管期限-重要程度排列（組織機(jī)構(gòu)分類法下的類別順序排列P200）編號(hào)：統(tǒng)編大流水號(hào)；分編：按類別（年度、保管期限）從1號(hào)開(kāi)始分編。全宗內(nèi)檔案排列一般按進(jìn)館順序進(jìn)行3、（文件與）案盒目錄編制1）案盒目錄的作用（“財(cái)產(chǎn)總賬”） 固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案盒的排

4、列次序，體現(xiàn)檔案整理的結(jié)果； 反映案盒的內(nèi)容和成分，可作為基本的檢索工作，并為編制專門檢索工具或計(jì)算機(jī)檢索提供條件； 是檔案登記的基本形式，為檔案的統(tǒng)計(jì)、檢查、清點(diǎn)打下基礎(chǔ)。2）案盒目錄的編制 案盒目錄由封面、序言、目次、案盒目錄表和備考表五部分組成。其中封面的案盒目錄表是主體部分。 封面：全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制單位、編制時(shí)間、密級(jí)、保管期限等。 案盒目錄表：案盒號(hào)、年度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)。（見(jiàn)P205） 4、編制檔號(hào) 檔號(hào)是檔案館(檔案室)在整理和管理檔案過(guò)程中,對(duì)檔案的編號(hào). 檔號(hào)的三種結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)-案盒目錄號(hào)-案盒號(hào)-件、頁(yè)（張?zhí)枺┖袃?nèi)文件所在頁(yè)號(hào)或件號(hào) 全宗號(hào)-

5、類別號(hào)-案盒號(hào)-件、頁(yè)（張?zhí)枺?全宗號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案盒號(hào)-件、頁(yè)（張?zhí)枺?檔號(hào)具有唯一性，以上各要素不能重復(fù)編號(hào)。檔案整理圖示（檔案室） 編制檔案分類方案進(jìn)行檔案分類檔案盒排列與編號(hào)檔號(hào)編制案盒目錄編制二、檔案的保管 檔案保管是指對(duì)已整理好并排架入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常維護(hù)與保護(hù)的工作。檔案保管工作的兩個(gè)基本任務(wù)： 1、維護(hù)檔案的秩序，不散不亂 便于利用 2、保護(hù)檔案的實(shí)體，不丟不毀 價(jià)值保存（一）檔案保管的重要性 1、決定著檔案壽命的長(zhǎng)短 （決定著檔案價(jià)值的大?。?2、決定著檔案事業(yè)的興衰（二）檔案保管的物質(zhì)條件 1、檔案庫(kù)房 基本要求：專用；堅(jiān)固（必須考慮承重量）； 不能建在低洼處、不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu)

6、； 遠(yuǎn)離水源、火源、污染源（空氣清潔、通風(fēng)好；不宜設(shè)在頂層或底層，以防潮、防雨和高溫；不宜靠近鍋爐房或盥洗室） ； 門窗封閉性能好（門窗應(yīng)少而小，以保持良好的封閉性能） 2、資料庫(kù) 有條件的檔案館（室）應(yīng)設(shè)有資料庫(kù)，收集和保存與檔案有關(guān)的圖書資料，以補(bǔ)充檔案充分提供利用的需要。 1）檔案箱 便于移動(dòng)，防塵、防火、防盜；造價(jià)高、存取不便、占用面積大。不適合檔案庫(kù)房空間不大的單位。3、檔案裝具 2）檔案柜 密封性能好 存取方便 3）檔案架 防火、防塵 節(jié)省庫(kù)房空間 檔案盒的外形尺寸為：310mm220mm（長(zhǎng)寬），厚度分別為20mm、30mm、40mm三種。 案盒和其他包裝紙應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。4、

7、檔案盒 技術(shù)設(shè)備是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、儀器、儀表、器具等設(shè)備。如空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備、報(bào)警器、滅火器、電腦、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、縮微拍照及縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備、運(yùn)送檔案的工具等。5、技術(shù)設(shè)備（三）檔案的庫(kù)房管理 沒(méi)有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng) 新家檔案庫(kù)房沒(méi)有銷煙的戰(zhàn)爭(zhēng).doc 1、進(jìn)出庫(kù)制度和“八防”措施 進(jìn)出庫(kù)制度 一般只允許工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入； 非檔案工作人員原則上不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房； 檔案工作人員在庫(kù)房?jī)?nèi)不允許從事與管理工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，禁止吸煙、喝水、吃東西等； 離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門。 “八防”措施防火：消防

8、器材、消除一切可能的隱患防盜：門窗堅(jiān)固、防盜報(bào)警裝置防水：遠(yuǎn)離水源、有利于防洪防潮：溫度監(jiān)測(cè)防霉：防霉藥品、通風(fēng)防蟲：滅菌消毒、防蟲藥品防塵：密封性、清潔衛(wèi)生防光：無(wú)窗或小窗、磨砂或帶花紋的或有色的玻璃、窗簾、白熾燈 2、庫(kù)房的溫濕度控制 庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，管理人員需每天測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度的情況，確保其在一個(gè)適宜范圍。 適宜的溫濕度 溫度：14至20之間； 相對(duì)濕度：50%至65%之間。 控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法 對(duì)庫(kù)房進(jìn)行嚴(yán)格封閉； 使用增溫、增濕或降溫、減濕等機(jī)械設(shè)備； 通風(fēng)； 其他措施：如放置水盆、掛置濕紗巾以增濕；放置木炭、生石灰等降濕。 3、庫(kù)房編號(hào)與裝

9、具排列 4、檔案存放位置索引和檔案代理卡（P209） 5、全宗盒 在檔案管理過(guò)程中形成的對(duì)全宗狀況及歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料均應(yīng)歸入全宗盒中。 全宗盒應(yīng)單獨(dú)保存管理，全宗移交時(shí)，全宗盒也必須隨同移交。 我們的舞臺(tái):一分鐘教師 人或生而知之，或?qū)W而知之，或困而知之。 請(qǐng)說(shuō)出你任何途徑下的得知，時(shí)間：15分鐘。 主題參考：教你一招兒：秘書生活錦囊妙計(jì)（學(xué)習(xí)與工作）思悟行：職場(chǎng)啟示、生活啟示其他:你想分享的 實(shí)訓(xùn)任務(wù) 請(qǐng)各小組到學(xué)校圖書館收集相關(guān)信息，完成下列問(wèn)題，并以小組為單位進(jìn)行提交。 1、我校圖書館的圖書是如何整理上架的（分類、編號(hào)）？以此為依據(jù)比較圖書整理與檔案整理方法的異同。 2、例舉我校圖書館提供的所有圖書檢索工具？運(yùn)用年度分析法應(yīng)注意的事項(xiàng) 1、文件有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、發(fā)文和收文日期，分類時(shí)以哪個(gè)為準(zhǔn)？ 分類時(shí)一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 2、跨年度形成的文件，通常歸入辦結(jié)年度。 3、多份