辦公室人員基本工作方法ppt課件

1、任務(wù)根本推進(jìn)方法. 一、開(kāi)展任務(wù)時(shí)應(yīng)具備的八種認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí).公司的等待；有效開(kāi)展、完成任務(wù)的前提；個(gè)人才干提升的必備條件。 為什么要具備這些認(rèn)識(shí)？1.八種認(rèn)識(shí).八種認(rèn)識(shí)之1目的認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí) 了解任務(wù)目的 了解任務(wù)內(nèi)容 掌握任務(wù)流程 明確職責(zé)分擔(dān) 為什么要做該項(xiàng)任務(wù)？ 該項(xiàng)任務(wù)包括哪些詳細(xì)義務(wù)？ 完成該項(xiàng)任務(wù)需經(jīng)過(guò)哪些環(huán)節(jié) 或步驟，先后順序如何？ 該項(xiàng)任務(wù)的分工情況如何？目的認(rèn)識(shí)是順利開(kāi)展任務(wù)的前提.八種認(rèn)識(shí)之2交貨期認(rèn)識(shí)交貨期認(rèn)識(shí)是任務(wù)效率的保證1.八種認(rèn)識(shí) 制定詳細(xì)任務(wù)日程 確保任務(wù)按期完成 延期的預(yù)見(jiàn)和對(duì)應(yīng) 提早制定合理詳細(xì)的任務(wù)推進(jìn)日程隨時(shí)確認(rèn)任務(wù)開(kāi)展進(jìn)度 與日程進(jìn)展核對(duì) 出現(xiàn)特

2、殊情況如接受暫時(shí)性任務(wù) 要立刻與上司溝通，調(diào)整原定任務(wù)日程 .1.八種認(rèn)識(shí)八種認(rèn)識(shí)之3本錢認(rèn)識(shí)本錢認(rèn)識(shí)是防止任務(wù)中出現(xiàn)浪費(fèi)的根本金錢、設(shè)備、耗材等有形本錢的控制易 人力、動(dòng)作、時(shí)間等無(wú)形本錢的控制難無(wú)形本錢的管理程度是衡量公司管理程度的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也制約著公司的生存與開(kāi)展.八種認(rèn)識(shí)之4改好心識(shí)1.八種認(rèn)識(shí)新課題程度時(shí)間軸確認(rèn)改善改善確認(rèn)新課題新課題改善確認(rèn)繼續(xù)上升改善是繼續(xù)的、永無(wú)盡頭的！在日常任務(wù)中培育問(wèn)題 認(rèn)識(shí)，多問(wèn)“為什么？ 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后， 勤于思索，找出對(duì)策。課題設(shè)定改好心識(shí)是不斷提升任務(wù)程度的途徑.八種認(rèn)識(shí)之5協(xié)調(diào)認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)認(rèn)識(shí)是順利開(kāi)展團(tuán)隊(duì)協(xié)作的根底內(nèi)部協(xié)調(diào)組內(nèi)外部協(xié)

3、調(diào)與其他部門(mén)協(xié)調(diào)目的工作協(xié)調(diào)A組工作A組B組C組良好的協(xié)調(diào)共同的目的團(tuán)隊(duì)協(xié)作更好地任務(wù)不斷提升的任務(wù)效果.八種認(rèn)識(shí)之6客戶認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí)客戶認(rèn)識(shí)是提升任務(wù)質(zhì)量的推進(jìn)力 牢記：后道工序是客戶目的:不給下一工序呵斥費(fèi)事保證：本崗位任務(wù)的質(zhì)量提升：整體任務(wù)程度一切我們提供效力的對(duì)象，都是我們的客戶！.八種認(rèn)識(shí)之7質(zhì)量認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí)質(zhì)量認(rèn)識(shí)是任務(wù)效果和成果的保證 我們手中的 任務(wù)我們制造的 產(chǎn)品任務(wù)完成的質(zhì)量任務(wù)產(chǎn)生的效果決議任務(wù)質(zhì)量的提升需求我們堅(jiān)持不懈的努力！.八種認(rèn)識(shí)之8人才培育認(rèn)識(shí)1.八種認(rèn)識(shí)人才培育認(rèn)識(shí)是新生力量產(chǎn)生的原動(dòng)力有效的指點(diǎn)做給對(duì)方看讓其說(shuō)說(shuō)看讓其做做看讓其寫(xiě)寫(xiě)看說(shuō)給對(duì)方聽(tīng)寫(xiě)給

4、對(duì)方看將本人擁有的知識(shí)和閱歷教授給他人的過(guò)程本身知識(shí)程度提升的過(guò)程.2.PDCA二、高效任務(wù)方法 PDCA.方針管理組內(nèi)日程預(yù)算育成方案PDCA任務(wù)委派任務(wù)協(xié)調(diào)、援助 (組內(nèi)、他組)團(tuán)隊(duì)協(xié)作任務(wù)指點(diǎn)2.PDCAPlanDoCheckAction任務(wù)確認(rèn)如何批判鼓勵(lì)下屬任務(wù)改善終了頁(yè).1. 根據(jù)部門(mén)的年度方針，設(shè)定任務(wù)課題。2. 根據(jù)任務(wù)目的、期限等5W2H信息，制定業(yè)務(wù)方案。3. 針對(duì)上司委派的任務(wù)，思索對(duì)策根據(jù)情況可與上司商量),并在方案中加以表達(dá)。 明確任務(wù)的目的，優(yōu)先順序，整理實(shí)施工程P (Plan)2.PDCA注： 合理的方案可以使D,C,A有效率地進(jìn)展。 日程要書(shū)面化、進(jìn)程要可視化

5、。返 回.D (Do)2.PDCA 1. 經(jīng)常有認(rèn)識(shí)地回想任務(wù)目的，并且推進(jìn)任務(wù)。 2. 隨時(shí)堅(jiān)持與相關(guān)部門(mén)的溝通。 3. 根據(jù)需求，中途向上司報(bào)告進(jìn)展情況。 4. 假設(shè)情況有變，應(yīng)重新討論方案。 按照方案確實(shí)執(zhí)行返 回.CCheckC (Check) 1. 以最初制定的方案為規(guī)范，進(jìn)展效果評(píng)價(jià)。 2. 檢查實(shí)施過(guò)程能否完全按照日程進(jìn)展。對(duì)實(shí)施的效果進(jìn)展評(píng)價(jià)及反省注：如經(jīng)評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)未到達(dá)預(yù)期方案， 一定要找出真正的緣由。 2.PDCA返 回.A (Action) 1. 報(bào)告給上司及相關(guān)人員。 2. 評(píng)價(jià)結(jié)果要反映到下次方案中，以期改善， 防止同樣錯(cuò)誤再次發(fā)生 。思索更好的應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略，并使之貫徹執(zhí)

6、行2.PDCA返 回.方 針 管 理運(yùn)營(yíng)環(huán)境年度方針部門(mén)年度方針?lè)纸饨M內(nèi)任務(wù)目的設(shè)定新課題分解公司部門(mén)各組2.PDCA-方針管理返 回.向組員解釋和引見(jiàn)公司、部門(mén)目的下屬自我設(shè)定目的與下屬進(jìn)展目的商討確認(rèn)、合成組內(nèi)日程如何制定組內(nèi)任務(wù)日程？2.PDCA-日程管理.日程管理中需思索的問(wèn)題 對(duì)曾經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，要分析緣由，明確處理對(duì)策，并使之反映到日程中。 發(fā)現(xiàn)組員間的任務(wù)日程遵守差距，并給予適當(dāng)提示 實(shí)施工程有無(wú)增減 實(shí)施期間有無(wú)延伸或縮短 能否需求添加或減少與上司、老員工進(jìn)展協(xié)商的時(shí)機(jī)2.PDCA-日程管理.制定任務(wù)日程時(shí)應(yīng)留意什么？制定方案日程時(shí)應(yīng)留意：利用5W2H任務(wù)的優(yōu)先順序突發(fā)事件的處置

7、程序任務(wù)日程的制定方法如何經(jīng)過(guò)匯報(bào)修訂任務(wù)方案案 例指 導(dǎo)B組組長(zhǎng)一天的任務(wù)：8:009:00 接待來(lái)訪客人9:009:30 吸煙 9:3010:30 質(zhì)量會(huì)議10:3010:45 私人10:4512:00 援助組員小王任務(wù)12:0012:30 與組員小李說(shuō)話13:1015:10 新人教育15:1015:25 吸煙、休憩15:2516:40 緊急任務(wù)對(duì)應(yīng)加 班 時(shí) 間： 開(kāi)場(chǎng)制造一份明天就要提交 的方案2.PDCA-日程管理返 回.突發(fā)事件的處置程序step1 把握問(wèn)題內(nèi)容Step2 討論暫時(shí)對(duì)應(yīng)、制定對(duì)策、指示下屬開(kāi)展對(duì)應(yīng)Step3 及時(shí)向上司匯報(bào)突發(fā)事件的內(nèi)容及對(duì)應(yīng)情況Step4 制定改善

8、方案Step5 監(jiān)視實(shí)施Step6 改善確認(rèn)2.PDCA-日程管理返 回.如何經(jīng)過(guò)匯報(bào)修訂任務(wù)日程將組內(nèi)任務(wù)日程向上司匯報(bào)、確認(rèn)。根據(jù)上司委派義務(wù)的重要度、緊急度，適當(dāng)調(diào)整組內(nèi)任務(wù)日程。防止任務(wù)日程中出現(xiàn)義務(wù)過(guò)于集中或過(guò)于空閑的情況。根據(jù)任務(wù)義務(wù)、育成方案、組員的任務(wù)日程，選取適宜的人選、調(diào)整組內(nèi)任務(wù)日程。調(diào)整后的任務(wù)日程及時(shí)與上司商量、確認(rèn)2.PDCA-日程管理返 回.為什么要進(jìn)展預(yù)算管理2.PDCA-預(yù)算管理重點(diǎn)工程本錢支出資源支持評(píng)價(jià)未來(lái)效益任務(wù)中節(jié)約本錢改善運(yùn)營(yíng)情況降低風(fēng)險(xiǎn)提高勝利率企業(yè)開(kāi)展全年的任務(wù)方案.預(yù)算管理的要點(diǎn)預(yù)算制造思索要點(diǎn)：全年任務(wù)方案公司預(yù)算接受才干預(yù)算準(zhǔn)確性任務(wù)完效果

9、果優(yōu)劣預(yù)算控制的思索要點(diǎn)：按方案及預(yù)算開(kāi)展任務(wù)節(jié)約開(kāi)支2.PDCA-預(yù)算管理返 回.1. 對(duì)部下的職責(zé)、才干、特性把握 2. 領(lǐng)會(huì)上司的育成方案 根據(jù)上司的育成方案 安排OJT任務(wù)義務(wù) 、推進(jìn)個(gè)人培育方案。育成方案OJT是什么？ OJTOn the Job Training 經(jīng)過(guò)任務(wù)來(lái)鍛煉、提高才干2.PDCA-育成方案.任務(wù)分析參考人材培育方案適宜的人選委派任務(wù)選擇時(shí)間目的緊急度難度任務(wù)目的、內(nèi)容交給他的緣由何時(shí)完成、匯報(bào)任務(wù)評(píng)價(jià)規(guī)范下屬制定任務(wù)日程日程確認(rèn)現(xiàn)狀把握、尋覓差別下屬2.PDCA-育成方案人才育成的流程返 回.廣義和狹義的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)狹義：本人擔(dān)任的組內(nèi)，班內(nèi)的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)；廣義：前后工

10、序及相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)。作為專門(mén)職2級(jí)，積極培育廣義的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)在開(kāi)展任務(wù)中是必不可少的。組內(nèi)、班內(nèi)的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)前后工序及相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)2.PDCA-團(tuán)隊(duì)協(xié)作.怎樣使1+12團(tuán)隊(duì)協(xié)作認(rèn)識(shí)表率的作用交流溝通相互依賴培育下屬團(tuán)隊(duì)協(xié)作認(rèn)識(shí)影響組員的思想、行為構(gòu)成共同的目的一致的想法防止沖突積極配合22.PDCA-團(tuán)隊(duì)協(xié)作返 回.如何找出差距與缺乏達(dá)成目的過(guò)程有問(wèn)題過(guò)程沒(méi)有問(wèn)題未達(dá)成目的2.PDCA-效果評(píng)價(jià)任務(wù)確認(rèn)日程未完成的對(duì)策任務(wù)方向不正確的對(duì)策確認(rèn)日程遵守情況任務(wù)開(kāi)展的確認(rèn)方法返 回.任務(wù)確認(rèn) 任務(wù)方向的正確性 能否按日程完成 客戶能否稱心 本錢 OJT學(xué)習(xí)情況 任務(wù)目的.任務(wù)日程.任務(wù)效果.

11、上司指令.進(jìn)展任務(wù)確認(rèn)確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)根據(jù)2.PDCA-效果評(píng)價(jià)返 回.日程未完成的對(duì)策2.PDCA-效果評(píng)價(jià) 努力程度缺乏 育成方向引導(dǎo)、督促 個(gè)人才干差距 OJT育成 任務(wù)量大、時(shí)間緊 組內(nèi)協(xié)力 任務(wù)難度大 指點(diǎn) 資源缺乏 緊急對(duì)應(yīng)、聯(lián)絡(luò) 他部門(mén) 聯(lián)絡(luò)、協(xié)商能否按日程完成調(diào)查延誤的緣由 對(duì)策返 回.任務(wù)方向不正確的對(duì)策 了解部門(mén)方針 現(xiàn)狀把握 確認(rèn)差別 調(diào)整任務(wù)目的理想基準(zhǔn)目的現(xiàn)狀差別 問(wèn)題現(xiàn)地現(xiàn)物把握現(xiàn)狀、確認(rèn)差別2.PDCA-效果評(píng)價(jià)返 回.確認(rèn)日程遵守情況難度大、最優(yōu)先的任務(wù)重點(diǎn)檢查閱歷少、有困難的下屬兩倍的檢查普通性任務(wù)定期檢查2.PDCA-效果評(píng)價(jià)返 回.任務(wù)開(kāi)展確實(shí)認(rèn)方法要求組員匯報(bào)：做了什么怎樣做的以前與如今的對(duì)比差別改善方案指點(diǎn)內(nèi)容：必需完成任務(wù)的期限到達(dá)要求的行動(dòng)方案任務(wù)中的優(yōu)點(diǎn)、缺乏鼓勵(lì)下屬繼續(xù)努力任務(wù)2.PDCA-效果評(píng)價(jià)返 回.