集團(tuán)文件、資料、信息管理與保密制度

1、集團(tuán)文件、資料、信息管理與保密制度 第 PAGE 6 頁(yè) 共 NUMPAGES 6頁(yè)1目的為了加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部各類文件資料的管理, 使之既利于提高效率和質(zhì)量,又利于安全和保密,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。2范圍本制度適用于集團(tuán)各公司、各部門和個(gè)人內(nèi)部文件資料借閱、對(duì)外報(bào)送、新聞宣傳報(bào)道等事項(xiàng)中資料的使用、審查、審批和保密管理。3原則集團(tuán)各類文件資料的管理及保密工作實(shí)行“業(yè)務(wù)誰(shuí)主管，保密誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“自審與送審相結(jié)合”、“先審后用，先審后發(fā)”為主要原則。4集團(tuán)及各公司的文件資料管理及保密工作由集團(tuán)辦公室及各公司辦公室歸口管理。5資料的保密審查審批管理5.1集團(tuán)保密內(nèi)容是指：5.1.1集團(tuán)重大決策中的

2、秘密事項(xiàng)。5.1.2集團(tuán)尚未付諸實(shí)施或正在進(jìn)行研究的生產(chǎn)戰(zhàn)略、生產(chǎn)方向、生產(chǎn)規(guī)劃以及經(jīng)營(yíng)決策。5.1.3集團(tuán)內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書以及可行性報(bào)告，重要會(huì)議記錄。5.1.4集團(tuán)各子公司財(cái)務(wù)與結(jié)算報(bào)告以及各類財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.1.5集團(tuán)尚未公開(kāi)的各類信息和規(guī)章制度、計(jì)劃、報(bào)表及重要文件。5.1.6集團(tuán)內(nèi)員工人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入以及資料。5.1.7集團(tuán)各子公司主要裝置的重要技術(shù)參數(shù)、操作參數(shù)及指導(dǎo)生產(chǎn)技術(shù)性文件和資料。5.1.8集團(tuán)有關(guān)專利以及專有技術(shù)、先進(jìn)工藝。5.1.9集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人情況、電傳、傳真、書信。5.1.10集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、策劃方案及有損于集團(tuán)利益的其他事項(xiàng)。5.2集團(tuán)密

3、級(jí)的確定：5.2.1集團(tuán)的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。5.2.2集團(tuán)各子公司生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響集團(tuán)權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)。5.2.3集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、各類操作參數(shù)、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)。5.2.4集團(tuán)人事檔案、合同協(xié)議、職工工資等收入、尚未公開(kāi)的各類信息為秘密級(jí)。5.3內(nèi)部文件資料的印制、借閱、復(fù)制管理5.3.1文件印發(fā)前要根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確確定主送、報(bào)送和抄送范圍以及印制份數(shù); 凡涉及秘密事項(xiàng)的文件要準(zhǔn)確劃定秘密等級(jí)，公文的密級(jí)由公文制發(fā)部門根據(jù)公文內(nèi)容涉及集團(tuán)秘密的程度來(lái)劃定。5.3.2秘密文件一律由文件發(fā)出人或辦公室打印,裝訂,辦公室工作人

4、員應(yīng)嚴(yán)守機(jī)密。5.3.3秘密文件要嚴(yán)格按照核定的份數(shù)印制, 多余的要當(dāng)即撕毀待銷。5.3.4打印秘密文件時(shí), 要及時(shí)刪除或妥善保管電腦里的秘密文件，草紙、廢紙等要妥善保管,定期銷毀(并有監(jiān)銷)。5.3.5秘密文件必須在辦公室閱辦, 不得帶回家中,不準(zhǔn)攜帶出入公共場(chǎng)所；要控制文件閱讀范圍,按規(guī)定的閱讀級(jí)限閱文；若需擴(kuò)大閱讀或傳達(dá)范圍,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.3.6復(fù)印秘密文件,必須有嚴(yán)格的審批、登記制度, 并指定專人管理;復(fù)印的秘密文件要按正本一樣進(jìn)行登記和管理。5.3.7涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等方面核心數(shù)據(jù)的絕密級(jí)資料，須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理簽批后方可借閱、復(fù)制。5.3.8機(jī)密級(jí)資料須經(jīng)集

5、團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或本公司總經(jīng)理簽批后方可借閱、復(fù)制。5.3.9秘密級(jí)資料須經(jīng)集團(tuán)部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可借閱、復(fù)制。5.3.10有關(guān)公司財(cái)務(wù)資料管理，各主管會(huì)計(jì)在其職責(zé)范圍內(nèi)，按會(huì)計(jì)核算期準(zhǔn)確及時(shí)的填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬薄、編制并報(bào)送各種報(bào)表、編寫財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，定期將其整理裝訂成冊(cè)進(jìn)行臨時(shí)性保管。在臨時(shí)保管期間，財(cái)務(wù)中心主任有權(quán)現(xiàn)場(chǎng)查閱和審查憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。其他任何人不得在未經(jīng)財(cái)務(wù)中心主任或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下出借或復(fù)印會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。5.3.11公司財(cái)務(wù)部門需向外部報(bào)送的會(huì)計(jì)資料必須經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)中心主任和主管領(lǐng)導(dǎo)許可并由公司辦公室進(jìn)行相應(yīng)登記，加蓋公章后予以報(bào)出;公司

6、內(nèi)部其他職能部門需要查閱、審查、借閱、復(fù)印、拷貝會(huì)計(jì)資料的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)中心主任批準(zhǔn)許可后方能執(zhí)行。5.3.12其他資料須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后方可借閱、復(fù)制。5.3.13經(jīng)批準(zhǔn)翻印文件時(shí),要注明翻印單位,時(shí)間和份數(shù)。5.3.14秘密文件、資料和其他秘密信息應(yīng)通過(guò)集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞，禁止在無(wú)保密措施的通信設(shè)備上傳輸秘密信息。5.4對(duì)外提供資料的保密審查審批管理5.4.1凡對(duì)外提供公司系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等資料，一律以集團(tuán)管理部提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，其他任何單位、部門和個(gè)人不得提供和使用與其不一致的數(shù)據(jù)。5.4.2對(duì)外提供資料凡涉及應(yīng)屬于保密范圍的內(nèi)容一律不予提供，特殊情況下確需提供須集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或

7、本公司總經(jīng)理審查，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理審批后方可提供。5.4.3對(duì)外提供資料涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等方面數(shù)據(jù)須本部門負(fù)責(zé)人同意經(jīng)集團(tuán)管理部審查并到集團(tuán)辦公室備案后方可提供。5.4.4對(duì)外提供的其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批并到本公司辦公室備案后方可提供。5.5接待各級(jí)部門來(lái)訪的資料保密審查審批管理5.5.1集團(tuán)辦公室和各公司辦公室是接待各級(jí)部門來(lái)訪的歸口管理部門，縣（區(qū)）級(jí)以上含縣（區(qū)）級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)到訪須提前告知集團(tuán)辦公室備案，并由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)決定負(fù)責(zé)接待的人員，縣（區(qū)）級(jí)以下部門領(lǐng)導(dǎo)到訪由各公司自行安排接待事宜。5.5.2縣（區(qū)）級(jí)以上含縣（區(qū)）級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)到訪的接待資料準(zhǔn)備須本公司總經(jīng)理同意經(jīng)集團(tuán)管理部審

8、查并到集團(tuán)辦公室備案后方可提供，縣（區(qū)）級(jí)以下部門領(lǐng)導(dǎo)到訪的接待資料準(zhǔn)備須本公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意并到公司辦公室備案后方可提供。5.5.3其他接待情況由各公司辦公室根據(jù)具體情況自行安排接待事宜。5.6新聞報(bào)道資料的保密審查審批管理5.6.1集團(tuán)公司中文網(wǎng)站、英文網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、接待記者采訪等新聞報(bào)道資料歸口集團(tuán)辦公室統(tǒng)一管理，各公司網(wǎng)站由各公司歸口部門管理。5.6.2新聞報(bào)道資料的中文數(shù)據(jù)須經(jīng)集團(tuán)管理部審查后方可發(fā)布，英文資料須經(jīng)集團(tuán)CFO確認(rèn)后方可發(fā)布。5.6.3在新聞報(bào)道中凡涉及集團(tuán)公司改革與發(fā)展的重大問(wèn)題、熱點(diǎn)問(wèn)題，由集團(tuán)辦公室報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審查經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理審批后方可發(fā)布。5.6.4集團(tuán)公司的

9、新聞發(fā)布會(huì)由集團(tuán)辦公室組織，由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)公司新聞發(fā)言人及經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的部門負(fù)責(zé)人發(fā)布新聞。5.6.5以集團(tuán)公司名義舉辦的專題新聞發(fā)布會(huì)，須由有關(guān)公司、部門提出舉辦專題新聞發(fā)布會(huì)的申請(qǐng)，經(jīng)集團(tuán)辦公室審核并報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由集團(tuán)辦公室會(huì)同有關(guān)部門共同組織。5.6.6各公司舉辦新聞發(fā)布會(huì)，內(nèi)容涉及重大問(wèn)題，關(guān)系集團(tuán)公司形象的，須上報(bào)集團(tuán)辦公室審核批準(zhǔn)。5.6.7集團(tuán)公司對(duì)新聞和信息發(fā)布實(shí)行分級(jí)審核制度。集團(tuán)辦公室是聯(lián)系新聞媒體的歸口管理部門。集團(tuán)及各公司門需要聯(lián)系新聞媒體發(fā)布新聞、信息以及其他宣傳、理論文章時(shí)，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后報(bào)集團(tuán)辦公室審核確認(rèn)，由集團(tuán)辦公室歸口

10、對(duì)外發(fā)布。重要新聞、信息以及其他宣傳、理論文章須經(jīng)集團(tuán)辦公室報(bào)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可發(fā)布。5.6.8各公司、部門上報(bào)集團(tuán)公司或?qū)ν獍l(fā)布的新聞、信息以及其他宣傳、理論文章，該公司、部門負(fù)責(zé)人對(duì)其負(fù)終審責(zé)任。5.6.9在新聞媒體發(fā)布新聞和信息，凡屬下列情況者，必須上報(bào)集團(tuán)辦公室審核：以集團(tuán)公司名義發(fā)布的重要新聞及信息或涉及集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、講話的新聞及信息；對(duì)集團(tuán)公司有重要影響、涉及集團(tuán)公司重大舉措或社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題的新聞及信息。5.6.10凡對(duì)外發(fā)布、提供公司系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，一律以集團(tuán)管理部提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，其他任何單位、部門和個(gè)人不得提供和使用與其不一致的數(shù)據(jù)。5.6.11新聞及信息一經(jīng)發(fā)布，必

11、須同時(shí)以電子文件和紙質(zhì)文件備案，以便查詢。5.6.12有關(guān)企業(yè)在新聞媒體發(fā)布的新聞及信息中首次出現(xiàn)本企業(yè)名稱時(shí)，必須使用工商注冊(cè)登記的規(guī)范全稱。5.6.13各公司、部門要保持對(duì)輿論環(huán)境和新聞報(bào)道的準(zhǔn)確監(jiān)測(cè)，對(duì)重大負(fù)面新聞報(bào)道要正確應(yīng)對(duì)，并嚴(yán)格按照集團(tuán)公司重大事項(xiàng)報(bào)告制度，上報(bào)集團(tuán)辦公室。6.上市文件信息管理6.1本制度所指上市文件信息是指所有對(duì)公司股票交易價(jià)格可能產(chǎn)生影響的文件信息,包括但不限于定期報(bào)告、臨時(shí)公告、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及需報(bào)批的重大事項(xiàng)。6.2本制度所規(guī)定的上市文件信息適用于集團(tuán)本部及下屬全資子公司、控股子公司。6.3集團(tuán)董事會(huì)辦公室是上市文件信息對(duì)外報(bào)送和使用的統(tǒng)一管理部門。6

12、.4公司的董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員及其他相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家信息披露相關(guān)法律、法規(guī)、制度的要求,對(duì)集團(tuán)定期報(bào)告、臨時(shí)報(bào)告及重大事項(xiàng)履行必要的傳遞、審核和披露流程。6.5公司的董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員及其他相關(guān)人員在定期報(bào)告編制、公司重大事項(xiàng)籌劃期間,負(fù)有保密義務(wù)。定期報(bào)告、臨時(shí)報(bào)告公布前,不得以任何形式、任何途徑向外界或特定人員泄漏定期報(bào)告、臨時(shí)報(bào)告的內(nèi)容,包括但不限于接受媒體采訪、業(yè)績(jī)說(shuō)明會(huì)、分析師會(huì)議、接受投資者調(diào)研座談等方式。6.6在集團(tuán)公開(kāi)披露年度報(bào)告前,在沒(méi)有法律法規(guī)依據(jù)的情況下,任何單位和人員不得向外部單位提前報(bào)送和上市有關(guān)的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。對(duì)于外部單位提出的報(bào)送關(guān)于上市公司年

13、度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等無(wú)法律法規(guī)依據(jù)的要求,集團(tuán)及各公司應(yīng)當(dāng)拒絕報(bào)送。6.7集團(tuán)及各公司依據(jù)法律法規(guī)的要求應(yīng)當(dāng)向外部單位報(bào)送年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等未公開(kāi)資料或者其他保密信息的,需要將報(bào)送的外部單位相關(guān)人員作為內(nèi)幕信息知情人登記在案?jìng)洳椤?.8集團(tuán)及各公司相關(guān)部門依據(jù)法律法規(guī)的要求對(duì)外報(bào)送上市信息前，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)送董事會(huì)秘書處，董事會(huì)秘書審核批準(zhǔn)后方可對(duì)外報(bào)送，董事會(huì)秘書認(rèn)為擬報(bào)送信息屬特別重大信息，還需經(jīng)集團(tuán)董事長(zhǎng)特別審核批準(zhǔn)的，待董事長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，方可對(duì)外報(bào)送。7.會(huì)議及文件保密管理7.1召開(kāi)秘密程度較高的會(huì)議，會(huì)前應(yīng)認(rèn)真研究安全保密措施，并對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，嚴(yán)明保密紀(jì)律。7.2出席、

14、列席會(huì)議人員名單，由主管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審定；嚴(yán)禁與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；會(huì)議印發(fā)的秘密以上文件，不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場(chǎng)所。7.3會(huì)議期間印發(fā)的秘密文件一律標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，登記分發(fā)，不得代轉(zhuǎn)。會(huì)議結(jié)束前，應(yīng)收回的文件全部收回。7.4與會(huì)人員不得以任何形式對(duì)外泄露會(huì)議秘密內(nèi)容；凡規(guī)定不準(zhǔn)記錄的會(huì)議內(nèi)容，一律不得記錄；需公開(kāi)報(bào)道的，稿件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查總經(jīng)理審批。7.5涉及集團(tuán)秘密的會(huì)議紀(jì)要,均須劃分密級(jí),妥善保管與傳閱。8措施8.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告并處以500元以上1000元以下扣款。8.1.1泄漏集團(tuán)秘密尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。8.1.2已泄漏集團(tuán)秘密但采取補(bǔ)救措施的。8.2出現(xiàn)下列情況之一的，給予辭退并賠償經(jīng)濟(jì)損失，直接追究法律責(zé)任。8.2.1故意或過(guò)失泄漏集團(tuán)秘密