盤點作業(yè)流程及其組織、規(guī)章制度確立

1、北京華聯綜合超市有限公司營運規(guī)范 盤點手冊 二零零二年八月內部資料 嚴禁外傳 編號：OPSM 10目 錄第一單元 前言第二單元 概述第三單元 盤點作業(yè)流程第四單元 盤點的組織及制度確立第五單元 盤點配置圖及其表格第六單元 盤點前的預備第七單元 盤點的具體操作第八單元 盤點結果的分析和處理第九單元 其它第一單元 前言適用范圍本手冊供參加盤點職員和治理人員學習使用，并作為北京華聯綜合超市有限公司盤點系統的參考指南。二、目的本手冊作為盤點的標準作業(yè)程序，全面介紹盤點系統、要求及流程，旨在提高盤點的精確度，增進工作效率。三、益處 使用本手冊可提供以下要緊益處：更短的培訓時刻更高的工作效率統一的專業(yè)術語

2、，便于溝通關于盤點系統的更好理解和有用操作了解盤點在商業(yè)體系中的重要性第二單元 概述一、什么是盤點所謂盤點確實是定期或不定期地對店內的商品進行全部或部分的清點，以確實掌握該期間內的經營業(yè)績，并因此加以改善，加強治理。二、什么緣故盤點 對每天林林總總、琳瑯滿目的商品，對摩肩接踵、川流不息、進進出出的顧客，職員忙里忙外，無非是令顧客中意、企業(yè)興盛昌盛。然而，要明白是盈或是虧，光靠每天的報表，每天的業(yè)績，是無法準確明白的，目前的唯一方法確實是盤點，且通過盤點能夠達到：確切掌握庫存量掌握損耗并加以改善加強治理，防微杜漸三、盤點要達成的目的 每次盤點皆需投入大量的人力、物力和時刻，同時也帶來一些負面阻礙

3、，但它卻是一種特不重要的工作，因為它能達到下列目的：了解商店在一定時期的虧盈狀況了解目前商品的存放位置，缺貨狀況了解商店的存貨水平，積壓商品的狀況及商品的周轉狀況發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品，整理環(huán)境、清除死角依照盤點情況，可加強治理、防微杜漸，同時遏阻不軌行為第三單元 盤點作業(yè)流程流程圖 盤點作業(yè)流程規(guī)劃的慎密與否，直接關系到盤點結果的真實性建立盤點制度及標準 進行組織落實 責任區(qū)域劃分盤點前的預備及培訓盤點作業(yè)盤點結果重盤 重大差異 是追查責任、對策改進進行調整和結算 否二、作業(yè)流程治理盤點制度由總部統一制定。包括：盤點方法、盤點周期、帳務處理、差異處理及獎懲規(guī)定；組織落實包括：全部盤點

4、的組織落實和部分盤點的組織落實、區(qū)域劃分；盤點作業(yè)要劃分區(qū)域，落實到人；盤點前預備：要緊有人員組織、工具、通告、商品和環(huán)境整理、工作分配與盤前培訓、各種資料整理；盤點作業(yè)：要緊有資料整理與分析、庫存調整、差異處理、獎懲實施。第四單元 盤點的組織及制度確立盤點制度的確立盤點方法列表如下：實物和帳面區(qū)域時刻段周期實物帳面全面盤點區(qū)域盤點營業(yè)中營業(yè)后定期不定期定義實際清點存貨數量的方法以書面記錄或電腦記錄進出帳的流淌狀況而得到期末存貨余額或估算成本將店內所有存貨區(qū)域進行盤點以類分區(qū)，依序盤點一定區(qū)域，如此周而復始盤點時商店仍對外營業(yè)商店在關門后盤點每次盤點間隔期一致的盤點盤點間隔期不一致的盤點有用范

5、圍及時刻間隔商店實物盤點由電腦部和財務部進行一年二次周期性庫存區(qū)盤點銷售區(qū)域盤點全面盤點大伙兒電、精品等，或突發(fā)事件、人事變動、經營異常等講明：由于商業(yè)行業(yè)自身的特點，我們采納相應交叉的盤點方法進行盤點。全面盤點由總部統一制定，區(qū)域盤點由店內列出半年盤點打算表，自行組織實施，并報總部營運總監(jiān)及財務部存查。如遇專門情況，如門店的人事變動、意外事件發(fā)生（如水災、火災）、經營異常等，必須另行組織盤點，至于全盤或區(qū)域盤點，則視情況而定。帳務處理 由財務部制定執(zhí)行三、差異處理盤點可能出現重大差異。所謂重大差異即指：盤損率大幅超過同行業(yè)標準或公司目標，以及毛利率遠低于同行業(yè)標準或公司目標。1盤損率是實際盤

6、點庫存與電腦理論庫存的差異。一般而言盤損的緣故有下列幾種：錯盤、漏盤計算錯誤偷竊收貨錯誤，或空收貨，結果帳多物少報廢商品未進行庫存更正對一些清貨商品，未計算降價損失生鮮品失重等處理不當商品變價未登記和任意變價2若發(fā)生重大差異時，應立即采取下列措施：重新確認盤點區(qū)域，看是否漏盤；檢查收貨，有無大量異常進貨，同時未錄入電腦；檢查有無大量異常退貨，同時未錄入電腦；檢查庫存更正及清貨變價表；檢查是否有新來生鮮處理職員，技術不熟練；重新計算；3同時按規(guī)定程序進行庫存調整（第八單元有專門論述）商品盤損的多少，代表著治理人員的治理水平及責任感。只要結果在合理的范圍內，均視為正常。同時有必要獎優(yōu)懲差，降低損耗

7、。參照行業(yè)標準及華聯綜合超市的低成本損耗及責任落實到人的經營理念，公司目前規(guī)定的量販店盤點損耗標準為：門店盤損率應操縱在銷售總金額的4-6。在4以下予以獎勵。在6-8之間應視為低于標準水平，必須由店長負責查找緣故，提出整改措施。在8以上為不正常，須查找有關經營人員及職員的責任，并給予處罰。開店初期二個月的第一次盤點同意有較高的損耗率。盤點的組織 盤點作業(yè)人員組織，一般由各店自己負責落實，若為全面盤點，應由總部營運部、電腦部、財務部、采購部在各門店進行盤點時分頭指導和監(jiān)督盤點，并由營運部總監(jiān)統籌安排。由各店長負責并具體落實到各部門和人。盤點作業(yè)是商店人員投入最多的作業(yè)，因此要求全員參加盤點。一般

8、是每個部門為一個小組。全面盤點組織構架圖（如下圖）若為區(qū)域盤點，則由樓面各部門，依照盤點打算自己組織落實，同時由ALC配合操作第五單元 盤點配置圖及其表格一、盤點配置圖開業(yè)初的全店配置圖可做盤點配置圖之用。一般而言，盤點配置圖上除包括賣場的冷凍柜、冷藏柜、貨架、大陳列區(qū)之外，還應包括后場的倉庫區(qū)、冷庫等，只要是商品儲存、陳列之處均要標明。為便于掌握整體態(tài)勢及規(guī)劃，盤點圖必須將通道及陳列架標示編號，并將此編號作成貼紙，粘貼于陳列架右上角，如此既可周詳地分配責任區(qū)域，盤點者又可明了自己的工作范圍。同時，也可在此圖上掌握全局，合理調配，互相援助.。盤點配置圖如下：盤點配置圖：蔬菜庫I1冷藏庫I2BA

9、6A4A2AA11A9A5A7A3A1CDEFB8B6C7C5BC4BC3B4B29C3C1BD2BC1C8C6D7D5CD4CD3C4C2D3D1CD2CD1D8D6E7E5DF4DF3D4D2E3E1DF2DF1E8E6F7F5EF4EF3E4E2F3F1EF2EF1冷藏庫K1冷凍庫K2GH4H3H2H1G12G10G6G8G4G2F8F6G7G5FG4FG3F4F2G3G1FG2FG1庫 房 L盤點用表格（附后）盤點表盤點責任區(qū)分配表（小組用）小組盤點安排打算表支援盤點人員安排打算表盤點培訓打算表附1：填寫講明：按部門填寫設定編號設定編號清點日期，按年、月、日各兩位填寫本店名稱商品6位貨

10、號電腦確認的商品名稱按售賣單位清點的數量清點人簽字注：此表共三種，第一種黑色線（初點）、第二種藍色線（復點）、 第三種紅色線（抽點）附2：盤點責任區(qū)分配表（小組用）部門 日期 姓名盤點類不區(qū)域編號盤點單編號備注起迄張數填表人： 批準人： 附3： 組盤點安排打算表所屬部門： 主管姓名： 日期 職員姓名職位盤點時刻安排盤點內容參加盤點步驟加班時數初點復點抽點部門經理： 店長： 附4：支援組盤點人員安排打算表門店 時刻 姓名所屬部門職位盤點時刻安排盤點內容參加盤點步驟加班時數初點復點抽點制表： 店長批準： 附5：盤點培訓打算表 門店 日期 部門組不本部門參加培訓人員其它部門培訓人員培訓時刻指導人員生

11、鮮肉類、水產、蔬果熟食日配組干貨食品糧油、罐頭干貨煙酒飲料沖調飲品糖果餅干百貨電器日化家紡文化家居 精品合計制表 批準 店長 第六單元 盤點前的預備自古兵家 “不打無預備之仗”，事前預備愈周密愈詳細，盤點工作進展就能愈順利，盤點結果就會愈準確。人的安排1原則上，盤點當日，應停止任何休假，特不是全面盤點至少應于兩周前安排妥當，包括加班、延長時刻等，應由門店各部門寫出組盤點安排打算表（見前表3），并呈報店長批準。2責任區(qū)落實到人，明確范圍，采納“互換法”，即商品部的作業(yè)人員盤點商品部的作業(yè)區(qū)，防止“自盤自”造成不實情況發(fā)生。3支援各部門盤點的職員，由合理調配，同時填寫支援組盤點人員安排打算表（見附

12、表4），并呈報店長批準。告知通知顧客 若營業(yè)中盤點而阻礙顧客購物則通過廣播形式告知顧客，以取得諒解：“尊敬的顧客朋友，您好，我們的盤點給您購物造成了不便，請您諒解，順祝您購物愉快！” 若停業(yè)盤點則應提早三天，以廣播方式及公告方式，通知顧客，幸免顧客徒勞往返，公告形式如下（見下頁）：注意：華聯超市不做停業(yè)盤點，如有專門情況需停業(yè)盤點，必須有營運總監(jiān)的許可，并制定專門打算。停業(yè)盤點通知尊敬的會員朋友，您好！本店因業(yè)務需要，定于 年 月 日 點至 年 月 日 點，進行內部總盤點。盤點時刻內，恕不對外營業(yè)。若因此而造成您購物上的不便，敬希見諒。同時感謝您于盤點后，接著給予支持和惠顧。 量 販 店 店

13、長敬 上 年 月 日2、通知廠商 盤點前，由采購員在訂貨時注明，或以電話告知，或發(fā)函通知，幸免廠商于盤點時段送貨，并在收貨處提早一個星期貼出通知。三、盤點前培訓盤點前兩個星期內進行盤點模擬培訓，講解注意事項，務使失誤降至最低模擬培訓，按實際盤點步驟進行講解，具體由店長及樓面經理安排實施，并由填寫盤點培訓打算表（見前5），呈店長批準盤點人員進行逐一操作演習各部門主管須進行標準操作示范盤點工具盤點表（一式三聯黑、蘭、紅），小張自粘貼紙，紅藍圓珠筆等。四、工作分配初點工作由指定職員實施，抽點、復點工作由部門主管或后勤人員來執(zhí)行。五、商品整理，環(huán)境整理 實際盤點前兩天對商品進行整理，使盤點工作更有序、

14、有效，及早清除不良商品，其整理的重點是：檢查貨架或冷凍、冷藏價格卡是否與商品陳列位置一致，不一致時，要將其調整一致或更換新卡；將商品陳列整齊，以利于清點數量，象陳列端頭、陳列架、附壁陳列架、隨機陳列架、堆頭等；清除壞品、退貨商品，該報廢的報廢，該退貨的退到收貨區(qū)，包裝破損商品要及時處理；清除賣場及作業(yè)場死角，檢查維修檢測區(qū)、收貨區(qū)、結帳區(qū)等是否有滯留商品；將各項設備、備用品、工具存放整齊；庫存商品的整理要注意兩點：一是把小箱子放在大箱前；二是幸免商品數量不足整箱的當作整箱計算；盤點前最后整理： 一般在盤點前兩小時，對商品進行最后整理，要緊是陳列架上的商品。順序絕對不能改變，否則盤點時會對不上號

15、。六、資料單據整理為幸免出現虛假現象，有關盤點的資料要整理:聯營式自營商品的單據整理；報廢品單據匯總；贈品單據匯總；改包裝單位的商品單據匯總；收貨資料的匯總。注意事項盤點前各主管須核查前三日的退貨情況，看是否錄入電腦；主管核對報廢商品是否及時進行庫存更正；主管檢查破包商品是否整理；銷售區(qū)域的盤點必須在當天營業(yè)結束后進行；電腦部必須在營業(yè)結束以后，開始盤點以作庫存鎖庫；收貨部門在盤點當日：（可依實際情況而定），必須停止所有數據資料的錄入；未錄入的商品，必須貼上“未錄入不需盤點”的標記。第七單元 盤點的具體操作盤點作業(yè)流程圖 鎖庫 進行初點填寫盤點表填黑色聯，初點交表復點填寫盤點表蘭色聯 ALC錄

16、入電腦 ALC錄入 打印初點報表列印差異表第三次填紅色聯至盤點無差異 差 異 是 否 抽 點 是 差異 否店長簽核調整庫存 結束和電腦庫存對比 否是 差異 二、盤點的規(guī)定1初點規(guī)定先點倉庫（庫存區(qū)）、冷凍庫、冷藏庫，再點賣場盤點貨架或冷凍柜、冷藏柜時，依序由左而右，由上而下如圖示：每一貨架或冷凍柜、冷藏柜均視為獨立單位，使用單獨的盤點表。若盤點表不足，則接著使用下一張。初點盤點表為黑色；兩人一組，一人點，一人寫；將數量寫在自粘貼紙上，放置在商品的前方；盤點單上的數字填寫要清晰，不可潦草讓人混淆；數字寫錯，要涂改完全；清點時，一定要按最小單位清點，不夠一個單位的忽略不計，同時取出歸入待處理品堆放

17、處；盤點時，順便查看商品的有效期，過期商品應隨即取下歸入待處理品堆放處；店長要掌握盤點進度，調度機動人員支援，巡視各部門盤點區(qū)域，發(fā)掘死角及易漏盤區(qū)域；對無法查知商品編號或商品售價的商品，就立即取下，稍后追查歸屬；盤點注意大分類和小分類，注明該分類商品所在的貨架號碼。2復點作業(yè)規(guī)定復點時要先檢查盤點配置圖與實際現場是否一致，有否遺漏區(qū)域；巡視有無遺漏標示小粘紙的商品；復點在初點進行一段時刻后進行，用藍色一聯；復點無誤后將小粘紙拿下。抽點作業(yè)規(guī)定對整個區(qū)域的抽點視同復點；抽點商品要選擇賣場內的死角，或體積小、單價高、量多的商品；抽點用紅色盤點表，注明為抽點；抽點是對初點和復點無差異商品的抽驗。差

18、異處理此處講的差異是初點和復點不一樣及抽點與初點、復點的結果不一樣。（數據差異的調整，見第八單元庫存調整）初點和復點不一樣，應由主管或其指定的不同職員去第三次點，填寫紅色單，注明第三次盤點。若還有差異則由不同的人重復上述動作，并注明是第幾次盤點，直至正確、電腦沒有差異報表出現為止；抽點若發(fā)生與前述盤點有差異，按上述動作進行，直至正確；若無差異則須主管簽名，由進行“確認”動作。注意事項每份盤點報表必須由部門經理以上人員簽名；主管在簽核報表時，對其數量的總和應再核對一次，以確保無誤；主管必須檢視每位職員負責的盤點區(qū)域是否確實完整地盤點；在盤點前該盤點品項的銷售區(qū)域應維持適當的安全庫存量；主管須負責

19、對盤點過程中匯合的待處理品（如破損、變質商品、過保質期商品、無商標商品等做出相應處理（如報損、重新包裝等）。打印實際盤點報表 經主管核查無誤后，并由部門經理以上人員簽字后，由打印實際盤點報表。第八單元 盤點結果的分析和處理盤點作業(yè)結束后，實際庫存和電腦庫存相核對，若有差異要追查緣故，堵疏防漏。追查差異緣故（差異緣故如第四單元所述）二、 庫存調整1庫存更正流程圖主管填寫庫存更正表經本部門經理簽字核實交店長批準由ALC調整歸檔留底至下一期盤點現在產生的差異，經部門經理簽核后，以盤點實際庫存量作為正確數據；店長簽字后，方可作“確認”工作；總公司營運部于各品項盤點后將視情況予以抽查；報表保存至該品項下次盤點后，方可銷毀；帳務調整，由財務部完成；盤點電腦系統流程，參照電腦部相關程序。2資料整理店長要確認盤點單是否全部收回，同時要有簽名；復印留底，原件送財務