中海物業(yè)管理有限公司制度規(guī)范

1、中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 辦公室職責(zé) 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 1 頁 一、負(fù)責(zé)安排公司的季度、年度工作會(huì)議及總經(jīng)理辦公會(huì)議，做好記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時(shí)了解和反饋有關(guān)信息。 二、負(fù)責(zé)公司相關(guān)文件的起草、印制和分發(fā)，做好公司各類文件的審核、編號(hào)、立卷、存檔工作，管理好公司的文書檔案。 三、負(fù)責(zé)上級(jí)和外部來文來電的簽收、登記和領(lǐng)導(dǎo)批示后的傳閱、催辦、回復(fù)。 四、搞好調(diào)查研究工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為基層工作提供借鑒。 五、注意收集合理化建議情況，會(huì)同有關(guān)部門提出推廣和獎(jiǎng)勵(lì)意見。 六、搞好業(yè)

2、內(nèi)工作情況交流，編發(fā)公司內(nèi)部簡(jiǎn)訊。 七、管理公司印信，制發(fā)基層單位印鑒。 八、負(fù)責(zé)保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對(duì)失泄密事件的調(diào)查處理。 九、完善公司行政管理制度，審查基層主要行政用品采購計(jì)劃；督察公司內(nèi)部通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；安排落實(shí)節(jié)假日值班；管理公司房產(chǎn)；具體做好機(jī)關(guān)行政用品和辦公用品的供應(yīng)工作。 十、負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛的調(diào)度、使用和維修保養(yǎng)工作。 十一、負(fù)責(zé)服務(wù)、督促、檢查、協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)工作，保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 5 頁 一、公司公文是指公司在行政管理過程中所形成的具有法定效力

3、和規(guī)范體式的公務(wù)文書。二、行文要堅(jiān)持少而精、注重效用的原則，有如下情況時(shí)可以以公司名義行文：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作。向不相隸屬的單位聯(lián)系工作、商洽問題。 3、向所屬單位下達(dá)指示、布置任務(wù)、頒布規(guī)章制度、答復(fù)重要請(qǐng)示、通報(bào)獎(jiǎng)懲事項(xiàng)和重大情況，以及轉(zhuǎn)發(fā)需要貫徹的上級(jí)或外部文件。 4、其它需要以公司名義行文的事項(xiàng)。三、行文要根據(jù)內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)奈姆N： 發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施用“命令”(令)；對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員或單位用“決定”；向公司內(nèi)外宣布重大事件用“公告”，在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)用“通告”；傳達(dá)上級(jí)指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和外部公文，傳達(dá)要求

4、下級(jí)周知、辦理或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免管理人員用“通知”； 交流工作情況，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況用“通報(bào)”；向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，以及回復(fù)詢問用“報(bào)告”； 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”；與平行或不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題用“函”；記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)用“會(huì)議紀(jì)要”。四、草擬公文由主辦部門負(fù)責(zé)，重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)筆或提出要求。草擬公文要做到： 1、符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策。 2、保持與公司以往工作思路的連貫性，如提出新的創(chuàng)意需另外加以說明。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 行 文 規(guī) 則

5、版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 5 頁 3、全面、真實(shí)地反映客觀實(shí)際情況。 4、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。5、觀點(diǎn)明確，重點(diǎn)突出，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字簡(jiǎn)練，符合語法、修辭、邏輯和文體要求，人名、地名、數(shù)字、引文無誤。6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)排列依次一、(一)、1、(1)。7、使用國家法定計(jì)量單位。8、盡量避免使用難懂的術(shù)語、行話、方言，必須使用時(shí)應(yīng)當(dāng)加注釋。9、使用簡(jiǎn)稱除已通用的簡(jiǎn)稱外，一般要先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱，公元紀(jì)年不得略稱。10、公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)

6、碼。 五、草擬公文的內(nèi)容涉及其他部門，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，如有分歧，主辦部門要將各方意見報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)研究解決。六、公文稿擬出，在首頁附上發(fā)文稿紙，依次由主辦部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核閱、修改、簽字，再送辦公室核稿，校核文稿的重點(diǎn)是：把行文關(guān)?？词欠翊_需行文，是否符合行文關(guān)系的有關(guān)要求。 2、把政策關(guān)?？磧?nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)文件相銜接，措施和辦法是否切實(shí)可行。 3、把文字關(guān)?？雌虏季质欠窈侠?，結(jié)構(gòu)層次是否嚴(yán)謹(jǐn)，語言文句是否通順、簡(jiǎn)練、貼切、得體。4、把格式關(guān)?？次募捏w式是否規(guī)范，版式是否符合本規(guī)則的要求。5、把手續(xù)關(guān)。看送核文稿

7、是否有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，涉及其他部門的問題是否已協(xié)商一致。七、核定的文稿由辦公室呈總經(jīng)理簽發(fā)，亦可由總經(jīng)理授權(quán)人簽發(fā)。簽發(fā)的文稿退辦公中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 3 頁 共 5 頁室編號(hào)登記，再交主辦部門印發(fā)。八、起草、審核、簽發(fā)公文文稿均不得使用鉛筆和原珠筆，筆跡不得超過左側(cè)裝訂線。九、公司行文采取標(biāo)印格式，標(biāo)印格式包括版式和文件體式的有關(guān)部分： 1、版頭。左側(cè)為紅色中海標(biāo)識(shí)及上下排列、用隸書中英文書寫的公司規(guī)范化簡(jiǎn)稱“中海物業(yè)管理(深圳)有限公司”，下端用一紅線將其銜接承托；右上方是上下排列用黑體中英文書寫的公司地址

8、及聯(lián)系電話、傳真等。 2、發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，機(jī)關(guān)代字為“中海物深”加主辦部門的第一個(gè)字，發(fā)文年度外加括號(hào)。發(fā)文字號(hào)貼近版頭下方，使用的字體應(yīng)小于正文。 3、秘密等級(jí)和緩急時(shí)限。需要標(biāo)注秘密等級(jí)和緩急時(shí)限時(shí)，秘密等級(jí)標(biāo)注在文件首頁左上角，緩急時(shí)限標(biāo)注在密級(jí)下方。字型均用與正文字號(hào)相等的宋體字。 4、標(biāo)題。標(biāo)題由公司名稱、公文內(nèi)容、文種三部分組成，其中公司名稱一般情況下可以省略。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題的字型一般選用二號(hào)黑體字。標(biāo)題在21個(gè)字以下時(shí)單行排列，超過21個(gè)字時(shí)用每行在10至21個(gè)字之間的多行排列，多行排列應(yīng)在保持語意完整的情

9、況下，排列成上梯型、下梯型和菱型。5、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)即行文對(duì)象。在上行文中，一般只有一個(gè)主送單位；在下行文中，主送垂直系統(tǒng)的諸個(gè)直接下級(jí)可以用并列或泛稱，批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示的主送單位只能是請(qǐng)示單位。主送機(jī)關(guān)一般標(biāo)在標(biāo)題之下，頂格，末尾加冒號(hào)；有時(shí)也可以在文件末的發(fā)放范圍內(nèi)標(biāo)注。6、正文。正文是公文的核心部分，印刷時(shí)一律從左向右編排。正文與標(biāo)題的距離為12毫米左右。7、附件。在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件的名稱和順序。8、成文日期。以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)。一般標(biāo)注在正文結(jié)束以下的5行處，中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM

10、第 4 頁 共 5 頁成文日期的最后一個(gè)字要比上文縮進(jìn)4至6個(gè)字。如果正文恰滿一頁，成文日期要在下頁打印時(shí)，必須首先在下頁的第一行打上“此頁無正文”字樣，并附括號(hào)。9、印鑒。成文日期上為加蓋印章的位置，要求上不壓正文，下騎年蓋月。10、發(fā)放范圍。除主送機(jī)關(guān)外，對(duì)其他需要了解文件內(nèi)容的上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)用“抄送”，下級(jí)機(jī)關(guān)用“抄發(fā)”。發(fā)放范圍標(biāo)注在文件末頁下端。11、字形。除以上另有規(guī)定外，均采用四號(hào)宋體字。篇幅較長的，內(nèi)文小標(biāo)題和重點(diǎn)段落亦可間用四號(hào)黑體字。字型均為標(biāo)準(zhǔn)字型。12、編排。一般情況下，每頁26行，每行27字。頁面安排原則上應(yīng)做到單字不占行、單字不占頁、標(biāo)

11、點(diǎn)符號(hào)不轉(zhuǎn)行。篇幅較多需標(biāo)注頁碼時(shí)，頁碼標(biāo)注在每頁的右下角。整頁布局要?jiǎng)蚍Q，空白處上端略寬于下端，左側(cè)略寬于右側(cè)。13、紙型。文件用紙的幅面規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297毫米210毫米)。14、裝訂。在左側(cè)用兩釘裝訂，裝訂線距紙邊約10毫米，兩裝訂各距上下紙邊100毫米左右。十、公文的繕印由主辦部門負(fù)責(zé)，繕印前要認(rèn)真校對(duì)無誤，一般采用三校制： 1、初校。由電腦操作人員對(duì)校，即在屏幕上對(duì)照原稿進(jìn)行校對(duì)。要求杜絕竄行、漏行、多字、漏字現(xiàn)象，保證條塊安排、字型選擇、內(nèi)文編排正確。 2、復(fù)校。由二人或多人讀校，即一人讀原稿，另一個(gè)或數(shù)人看校樣。要求消滅錯(cuò)字、別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用上的錯(cuò)誤，達(dá)到標(biāo)印格

12、式要求。校紅。由擬稿人看校，即先看復(fù)校標(biāo)出需要改正的地方是否已經(jīng)改好，然后通校一遍，要求一切無誤，并對(duì)文印的最終質(zhì)量負(fù)責(zé)。十一、加印時(shí)，辦公室要對(duì)文件作進(jìn)一步檢查，看格式是否妥當(dāng)、組成是否完備、版面是否整潔。對(duì)不符合要求以及超過規(guī)定份數(shù)的公文，不予蓋章。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 行 文 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 5 頁 共 5 頁十二、加印后，主辦部門應(yīng)當(dāng)立即將文稿并正式文件兩份交辦公室存檔。十三、公文的封發(fā)由主辦部門負(fù)責(zé)。封發(fā)前要首先檢查裝訂后的文件有無倒頁、錯(cuò)頁、重頁等現(xiàn)象，有則重新裝訂后再封發(fā)。要看清楚文件標(biāo)注的發(fā)放范圍和份數(shù)，以免漏發(fā)和發(fā)錯(cuò)

13、。信封上的地址要寫清楚，封口不得用訂書機(jī)釘。文件的分發(fā)情況要登記清楚。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 收文處理辦法 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁一、收文處理是指上級(jí)來文、下級(jí)來文和外單位來文的處理，它一般包括簽收、登記、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。二、來文統(tǒng)一由辦公室文員拆封、簽收。簽收文件要逐件清點(diǎn)，重要文件要逐頁查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施，急件要注明簽收的具體時(shí)間。標(biāo)注具體領(lǐng)導(dǎo)“親啟”、“親收”的信件，須送受件人親拆親閱后再作處理。三、所有來文都要登記。登記時(shí)機(jī)密件與普通件分開。登記文件須將順

14、序號(hào)、收文時(shí)間、來文單位、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緩急時(shí)限、標(biāo)題、件數(shù)等項(xiàng)登記清楚，以利查詢。對(duì)文件處理的運(yùn)轉(zhuǎn)事項(xiàng)也要登清，基本反映出文件流程。四、來文登記后，文員要在文件首頁附上公文處理單，送辦公室主任審閱后，按辦公室主任簽署的意見送有關(guān)部門辦理或送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。五、需要送領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室主任一般要在文件處理單上先提出擬辦意見。擬辦意見是對(duì)收文辦理中可能涉及的事項(xiàng)、問題以及應(yīng)由誰負(fù)責(zé)處理、如何處理等提出建議，可以簡(jiǎn)明扼要，也可以提出幾種方案。如果三言兩語難以表達(dá)清楚，就應(yīng)當(dāng)面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。必要時(shí)，還應(yīng)當(dāng)附有背景材料(如政策依據(jù)、機(jī)構(gòu)沿革等)，以供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。必須提出擬辦意見的來文有： 1、上

15、級(jí)機(jī)關(guān)主送本公司并需貫徹落實(shí)的文件。 2、下屬單位主送本機(jī)關(guān)需要回復(fù)和要求批轉(zhuǎn)的文件。 3、不相隸屬機(jī)關(guān)和單位主送本公司并需答復(fù)的商洽性文件等。六、文件送交領(lǐng)導(dǎo)后，辦公室文員要及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)盡快閱批，特別是對(duì)有處理時(shí)限要求的文件。 七、領(lǐng)導(dǎo)批辦的意見要明確、肯定。緊急公文，應(yīng)當(dāng)規(guī)定辦理時(shí)限，防止拖拉誤事；兩個(gè)以上部門承辦，應(yīng)當(dāng)批明主辦部門，以免承辦者互相推諉。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 收文處理辦法 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁八、承辦部門要認(rèn)真按照領(lǐng)導(dǎo)的批示辦事，同時(shí)遵循以下原則：凡本部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，應(yīng)直接答復(fù)呈文部門；凡涉及其

16、他部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，應(yīng)負(fù)責(zé)擬出請(qǐng)示文稿。九、重要的和限時(shí)的，承辦部門要及時(shí)同辦公室聯(lián)系，并說明辦理進(jìn)展情況。如確實(shí)需要延長辦理時(shí)間，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)向來文機(jī)關(guān)說明原因。文件辦結(jié)后應(yīng)立即報(bào)告，必要時(shí)還要有書面報(bào)告。十、公文領(lǐng)導(dǎo)批示交由有關(guān)部門辦理，辦公室負(fù)有催辦、查辦的責(zé)任。要做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。十一、只需要在一定范圍內(nèi)傳閱的文件，由辦公室文員按先主要領(lǐng)導(dǎo)再其他領(lǐng)導(dǎo)、先相關(guān)部門再其他部門的順序送閱，不能漏傳、誤傳。傳閱者閱后退回辦公室，一般不能橫傳，如橫傳要立即告知辦公

17、室。十二、翻印除絕密和不準(zhǔn)翻印以外的其他上級(jí)機(jī)關(guān)公文，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。翻印時(shí)，要注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)。翻印件視同原文件管理。十三、收文單位為公司而又沒有經(jīng)過辦公室文員簽收的文件，如參加有關(guān)會(huì)議帶回的文件等，收文者應(yīng)及時(shí)交由辦公室補(bǔ)辦登記手續(xù)，然后按以上規(guī)定進(jìn)行處理。十四、公司收文處理完畢后，由辦公室文員歸卷、保存、備查。每年年末按要求該造冊(cè)銷毀的造冊(cè)銷毀，該立卷歸檔的立卷歸檔。十五、經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的文件，不得亂扔亂放，不得作為廢品出售?？梢圆扇∮没馃苫覡a、用水浸成紙漿、用機(jī)器切成碎沬和交到有關(guān)部門指定的文件資料銷毀點(diǎn)等辦法進(jìn)行銷毀。無論采取哪種辦法，都必須實(shí)行二人監(jiān)銷制。銷毀完畢后，

18、二人要在銷毀文件清單上簽字，以示負(fù)責(zé)。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 印章管理制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 1 頁公司及所屬單位、部門的印章具有標(biāo)志作用、權(quán)威作用、憑證作用和法律作用，對(duì)其刻制、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)必須實(shí)行嚴(yán)格的管理和控制。 二、公司印章由公司的直接上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)，公司下屬單位和所屬部門的印章由公司制發(fā)。 三、刻制印章要先繪制出印章的圖樣。圖樣中，印章所刊組織的名稱一般用法定的、規(guī)范的全稱，全稱文字過多不易刻制清晰時(shí)，可適當(dāng)采用通用的簡(jiǎn)稱；印章的樣式和規(guī)格必須符合有關(guān)規(guī)定。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持公司信件和批準(zhǔn)圖樣，到公司機(jī)關(guān)所在地的公安部

19、門辦理登記手續(xù)，再到公安部門指定的刻制單位刻制。四、新刻制的印章啟用，由公司發(fā)啟用通知發(fā)送有關(guān)單位；啟用通知應(yīng)蓋有啟用公章的的印模。新印章啟用，舊印章隨即作廢。五、所有印章都必須指定政治上絕對(duì)可靠的人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管人不得擅自委托他人代管。存放印章的柜、桌必須加鎖。一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，馬上報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)查處。六、凡用印均需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。內(nèi)容無差別、用印頻率高的例行用印，可經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)，由被授權(quán)人掌握。不允許在空白信件或紙張上用印。七、要建立用印登記簿，堅(jiān)持用印登記制度。登記項(xiàng)目主要有用印時(shí)間、用印單位、用印事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。八、印章要在辦公室內(nèi)使用，一般不得拿出辦公

20、室。極特殊情況下必須拿出辦公室時(shí)，必須先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由持有者負(fù)責(zé)其安全。九、領(lǐng)導(dǎo)要帶頭模范遵守印章管理制度，不能不受監(jiān)督自行蓋印。十、因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱改變、印章?lián)p壞等原因需要停止使用舊印章時(shí)，要及時(shí)將舊印章送繳制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，自己不得擅自處理。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 文書檔案管理制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁 一、文書檔案是公司在社會(huì)活動(dòng)中形成的，能反映公司一定時(shí)期、一定方面重要情況的歷史記錄。 二、公司文書檔案的主管部門為辦公室，主管人員為辦公室文員。三、公司文書檔案的范圍為： 1、上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策性的文件材料。 2、

21、其他機(jī)關(guān)的與公司工作密切相關(guān)的文件材料。 3、公司經(jīng)理辦公會(huì)議及重要會(huì)議的記錄。 4、公司關(guān)于整體工作的或關(guān)于某項(xiàng)工作重要的規(guī)劃、計(jì)劃、安排、指示、決定、總結(jié)、匯報(bào)等文件資料。 5、公司關(guān)于機(jī)構(gòu)變更、印章使用、管理人員任免、員工獎(jiǎng)懲的有關(guān)文件資料。6、公司領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上的講話的文稿或記錄稿。7、新聞媒體刊載、播發(fā)的反映公司情況的報(bào)道材料。 8、其他有查考利用價(jià)值的各類資料。五、收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復(fù)印件供利用。六、對(duì)收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價(jià)值，保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。七、在充分占用檔案資料并經(jīng)過鑒定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行整理，即進(jìn)行基本的分類

22、、組合、排列和編目。八、公司文書檔案分類采取年度-組織保管期限分類法。九、卷內(nèi)文件先按作者劃分，再按文件的形成時(shí)間順序排列。卷內(nèi)目錄按預(yù)設(shè)項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，附于卷內(nèi)文件前面。十、卷內(nèi)文件經(jīng)有機(jī)組合和系統(tǒng)排列后，要按每份文件在卷內(nèi)排列的順序頁碼編寫張?zhí)?。其方法是卷?nèi)文件除空白紙外，凡載有圖文信息的正反面均每頁依次編一個(gè)張?zhí)?。左?cè)裝訂中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 文書檔案管理制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每頁的右上角；上部裝訂的案卷，張?zhí)枠?biāo)注在每頁的下方中間。十一、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除，以免銹蝕案卷。

23、十二、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。具體要做到：防火、防光。保管檔案的器具要遠(yuǎn)離火源，附近要備有滅火設(shè)施，要避免陽光直射。 2、防潮、防霉。要采取措施，控制好檔案存放環(huán)境的溫度和濕度，保持通風(fēng)。 3、防塵、防蟲。檔案存放要相對(duì)密封，要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發(fā)育。十三、保管以錄音帶、錄像帶為載體的檔案還要注意防磁，只允許使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁帶。照片保管要防潮，要收集底片并附樣照。 十四、檔案案卷擺放采取年度排列前提，即以年度流水編號(hào)，按年度因素置前序次排列。 十五、辦公室積極提供文書檔案為公司的經(jīng)營管理和生存發(fā)展服務(wù)，提供利用的主要方式是： 1、查閱。即在保

24、管檔案的室內(nèi)閱讀需要利用的檔案，但不準(zhǔn)轉(zhuǎn)抄。2、借閱。將檔案借走要有嚴(yán)格的交接簽字手續(xù)，并限定歸還日期。 3、復(fù)制。復(fù)制檔案的副本或摘錄要在辦公室文員的監(jiān)督下進(jìn)行，對(duì)重要的復(fù)制件視同正本管理。咨詢。由辦公室文員查閱檔案后，回答利用者的詢問。十六、文書檔案屬于公司機(jī)密，無論采取何種方式利用文書檔案，都必須事先經(jīng)過辦公 室主任批準(zhǔn)。十七、積極推行文書檔案的電腦化管理，逐步增加文書檔案的機(jī)讀載體。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 督 辦 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁 一、辦公室根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示，對(duì)公司所轄各部門和各單位的職能活動(dòng)進(jìn)行督促并敦

25、請(qǐng)辦理、落實(shí)有關(guān)事項(xiàng)的過程稱督辦。 二、督辦屬于領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進(jìn)行的工作，它的要旨在于準(zhǔn)確把握督辦事項(xiàng)“是否在執(zhí)行、辦理”，“怎樣在執(zhí)行、辦理”，“執(zhí)行、辦理的情況如何”，“執(zhí)行、辦理的結(jié)果怎樣”，適時(shí)督導(dǎo)責(zé)任部門或單位提高辦理質(zhì)量、加快辦理進(jìn)程，并按要求將辦理情況反饋給上級(jí)機(jī)關(guān)、公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)方面。 三、需要督辦的是關(guān)系比較重大、影響比較深遠(yuǎn)、問題比較典型的各類事項(xiàng)，其基本內(nèi)容主要包括： 1、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的要求匯報(bào)執(zhí)行情況和辦理結(jié)果的事項(xiàng)。 2、公司領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議重要決定和公司重要文件的貫徹落實(shí)情況。 3、公司領(lǐng)導(dǎo)指定或交辦的督促檢查事項(xiàng)。 4、下級(jí)的請(qǐng)示和解決難題的求助的辦理情況。 5、辦公室從各種

26、信息渠道了解掌握到的需要進(jìn)一步核查的問題等。四、辦公室所有人員在實(shí)施督辦過程中，都必須嚴(yán)格遵守以下原則： 1、求實(shí)原則。堅(jiān)持實(shí)事求是，準(zhǔn)確了解和如實(shí)反映客觀情況，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。 2、時(shí)效原則。嚴(yán)格按照時(shí)限要求辦理辦結(jié)，不拖拉，不延誤。 3、職級(jí)原則。一般不直接處理問題，即使領(lǐng)導(dǎo)明確而又確有必要直接處理時(shí)，也不能超越自身的職權(quán)范圍。 五、督辦工作一般由確定項(xiàng)目、檢查催辦、情況審理和結(jié)果反饋四個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成： 1、確定項(xiàng)目。上級(jí)機(jī)關(guān)有明確指示、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有具體交待、下級(jí)單位有急迫要求和辦公室有必要掌握的都可以列為督辦項(xiàng)目，哪些列為督辦項(xiàng)目由辦公室主任確定，列為督辦項(xiàng)目的要定項(xiàng)目內(nèi)容、定承辦單位、定

27、完成時(shí)限、定負(fù)責(zé)人員。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 督 辦 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁 2、檢查催辦。檢查催辦的形式可以靈活多樣，因事、因時(shí)、因地制宜。主要形式有電話催辦、文字催辦、上門催辦、會(huì)議催辦等。 3、情況審理。承辦單位或承辦人將辦理結(jié)果報(bào)來后，要看事實(shí)是否準(zhǔn)確無誤，看處理是否中規(guī)中矩，看問題是否解決落實(shí)。必要時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)地實(shí)際核查。沒有達(dá)到要求的要推倒重來，確保督辦工作質(zhì)量。 4、結(jié)果反饋。一項(xiàng)具體督辦工作任務(wù)完成后，要按照事事有結(jié)果、件件有回音的原則，及時(shí)向有關(guān)方面反饋。反饋的方式主要有專題報(bào)告、情況簡(jiǎn)報(bào)、口頭匯報(bào)等。六、

28、具體的督辦工作，可以根據(jù)督辦事項(xiàng)的重要程度，選擇不同的督辦方法： 1、直接督辦與間接督辦。重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)?shù)匠修k單位或現(xiàn)場(chǎng)直接督辦，其他事項(xiàng)則可以間接督辦。 2、連續(xù)督辦與定期督辦。緊迫事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)始終跟蹤辦理過程連續(xù)督辦，一般事項(xiàng)則可以定期督辦。 3、專項(xiàng)督辦與綜合督辦。中心工作應(yīng)當(dāng)擺到突出位置進(jìn)行專項(xiàng)督辦，常規(guī)工作則可以綜合督辦。 4、抽樣督辦與普遍督辦。傾向問題應(yīng)當(dāng)選擇典型性的樣本抽樣督辦，常見問題則可以普遍督辦。 5、聯(lián)合督辦與單獨(dú)督辦。復(fù)雜情況應(yīng)當(dāng)協(xié)同公司其他部門聯(lián)合督辦，情況簡(jiǎn)單則可以單獨(dú)督辦。七、在督辦過程中，要積極主動(dòng)地搞好上下、左右、內(nèi)外的協(xié)調(diào)，為承辦單位提供有力的支持和具體的幫助。

29、如果發(fā)現(xiàn)有關(guān)方面依靠自身的力量很難完成督辦事項(xiàng)，而自己協(xié)調(diào)又不能奏效時(shí)，要迅速、客觀地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取新的措施。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 調(diào)查研究制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁 一、辦公室開展調(diào)查研究工作的主要任務(wù)，就是通過深入的調(diào)查了解和周密的分析研究，全面、系統(tǒng)、真實(shí)地掌握實(shí)際情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可資利用的意見和建議。 二、辦公室的調(diào)查研究既可以自己獨(dú)立進(jìn)行，又可以協(xié)同其他部門一道進(jìn)行，還可以組織和安排基層單位分別進(jìn)行。 三、辦公室的調(diào)查研究大致分為四種類型： 1、基礎(chǔ)性調(diào)查研究。即對(duì)公司運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)各基本要素(如人員狀況

30、、設(shè)備狀況、資金狀況等)的調(diào)查研究，主要以數(shù)據(jù)或圖表的形式反映。全局性調(diào)查研究。即選擇特定視角來揭示公司的整體面貌、基本走勢(shì)和客觀定位的調(diào)查研究，主要以總結(jié)、匯報(bào)等形式反映。專題性調(diào)查研究。即以工作進(jìn)程中的苗頭性、傾向性問題為課題的調(diào)查研究，主要以專題報(bào)告的形式反映。 四、開展調(diào)查研究的基本程序是：確定調(diào)查題目；明確調(diào)查目的；選擇調(diào)查對(duì)象；組織調(diào)查人員；擬定調(diào)查提綱；實(shí)施調(diào)查計(jì)劃；分析調(diào)查材料；起草調(diào)查報(bào)告。五、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指定的調(diào)研課題和影響重大的調(diào)研課題進(jìn)行調(diào)研，在開展調(diào)查研究工作的各個(gè)重要程序上，都要注意及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽取領(lǐng)導(dǎo)的指示，以確保達(dá)到較高的工作效率和獲取良好的調(diào)研成果。 六、進(jìn)行調(diào)

31、查研究應(yīng)根據(jù)調(diào)研課題的需要，采取不同的調(diào)查方法，如普遍調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、典型調(diào)查法、走訪調(diào)查法、實(shí)地調(diào)查法、閱讀調(diào)查法、會(huì)議調(diào)查法、統(tǒng)計(jì)調(diào)查法、對(duì)比調(diào)查法、跟蹤調(diào)查法、問卷調(diào)查法等。為了提高調(diào)研工作的質(zhì)量，最好多種調(diào)查方法結(jié)合運(yùn)用。七、提高調(diào)查研究工作水平的關(guān)鍵，是調(diào)研人員要端正工作作風(fēng)與態(tài)度：實(shí)事求是。一切從實(shí)際出發(fā)，深入客觀實(shí)際探求其本質(zhì)和規(guī)律。若發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 調(diào)查研究制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁 “上”、“書”不符，應(yīng)不屈從于任何壓力而坦誠直言。 2、謙虛謹(jǐn)慎。不擺架子、不裝樣子、不講面子，甘當(dāng)小學(xué)生

32、。會(huì)和不同身份的各種調(diào)查對(duì)象接觸并能夠贏得其信賴，使調(diào)查對(duì)象愿意敞開心扉。 3、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真。具有敏銳的觀察力和理解力，善于從各種渠道和蛛絲馬跡中捕捉有價(jià)值的信息。在充分占用調(diào)查材料的基礎(chǔ)上去粗取精，去偽存真。 4、博識(shí)思辨。借助豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，將大量的感性材料加以分析、鑒別、整理、概括和歸納，上升為理性認(rèn)識(shí)?！耙娙酥匆?，發(fā)人之所未發(fā)”。八、開展調(diào)查研究除情況發(fā)生變化而中途中止的以外，一般都要形成調(diào)查報(bào)告或其他文字材料。調(diào)查報(bào)告等文字材料應(yīng)盡量達(dá)到揭示了新思想、新事物，能反映新問題、新趨勢(shì)，讀后給人新啟示、新思路。九、所有調(diào)查研究工作的文字成果，一律先呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱。如有必要，可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，將

33、其上報(bào)下發(fā)。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 信息交流制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁 一、搞好公司內(nèi)部的信息交流，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、強(qiáng)化企業(yè)管理、保證政令暢通、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要前提，必須予以高度重視。 二、公司應(yīng)當(dāng)形成貫穿上下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、縱橫交錯(cuò)、通達(dá)靈便的內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)。辦公室作為公司的內(nèi)部信息交流中樞，要做好信息的接收和處理工作；各部門、各單位作為公司的內(nèi)部信息交流節(jié)點(diǎn)，要承擔(dān)信息的收集和傳遞任務(wù)。 三、辦公室與各部門、各單位之間要建立信息聯(lián)系制度，各部門、各單位都要指定一人兼做信息員，及時(shí)向辦公室反映各種有價(jià)值的信息。 四、各

34、部門、各單位需要及時(shí)向公司辦公室反映的內(nèi)部信息主要有： 1、政務(wù)信息。如貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策和上級(jí)指示的新舉措，員工隊(duì)伍建設(shè)的重要?jiǎng)討B(tài)等。 2、經(jīng)濟(jì)信息。如提高管理水平、提高服務(wù)質(zhì)量的新探索，培植新的效益增長點(diǎn)的試驗(yàn)嘗試等。 3、科技信息。如自行組織技術(shù)開發(fā)、技術(shù)改造的新成果，采用新技術(shù)、新材料、新設(shè)備、新工藝的實(shí)際效果等。 4、文化信息。如企業(yè)經(jīng)營理念宣傳滲透、企業(yè)形象塑造推介中的新情況，企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)的具體實(shí)踐等。 5、社區(qū)信息。如來自相關(guān)機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾、服務(wù)對(duì)象的對(duì)公司工作的新反映，以及他們當(dāng)前關(guān)注的熱點(diǎn)話題等。五、各部門、各單位向辦公室反映的信息要具有“五性”： 1、主題要具

35、有全局性。信息要盡量反映和透視重大問題，能夠“一滴水見大?！毙≈懈Q大。內(nèi)容要具有新穎性。信息應(yīng)具體可感并包含較多的獨(dú)特的創(chuàng)意，給人以新的知識(shí)、新中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 信息交流制度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁的感受。 3、表達(dá)要具有準(zhǔn)確性。信息要以文字材料為載體來傳遞，特別緊急時(shí)可以先電話溝通。已然狀態(tài)的事件表述時(shí)應(yīng)當(dāng)講清時(shí)間、地點(diǎn)、人物、原因、過程、結(jié)局，不允許虛構(gòu)。 4、傳遞要具有時(shí)效性。信息應(yīng)是近期發(fā)生的、正在發(fā)生的、即將發(fā)生的事物，傳遞應(yīng)有時(shí)限。特別重要的上報(bào)不逾時(shí)，比較重要的上報(bào)不過夜。 5、反映要具有系統(tǒng)性。信息要保持相對(duì)完

36、整，來龍去脈清楚。為保證時(shí)效可分階段反映，但在短期內(nèi)應(yīng)當(dāng)連續(xù)反映后續(xù)情況。 六、辦公室對(duì)各部門、各單位反映上來的信息要做進(jìn)一步的加工整理：鑒別。要判斷原始信息的真實(shí)程度和準(zhǔn)確程度，核實(shí)重要的事實(shí)、數(shù)據(jù)。 2、提煉。要從不同角度、不同側(cè)面去挖掘信息的內(nèi)在價(jià)值，使其正確、鮮明、更具高度、更有深度地揭示現(xiàn)實(shí)。 3、整理。要用簡(jiǎn)潔的文字符號(hào)或最直觀的圖象圖表，將含量豐富的信息表達(dá)出來。 4、加工。要把相關(guān)、相似、相近、相反的信息匯集起來作為整體來研究，進(jìn)而推導(dǎo)出新的知識(shí)。七、辦公室對(duì)各部門、各單位反映的有較高價(jià)值的經(jīng)過加工整理的信息要進(jìn)行多向主動(dòng)傳遞： 1、對(duì)有良好社會(huì)影響、有助于提高企業(yè)社會(huì)美譽(yù)度的

37、，要積極推介給社會(huì)大眾新聞傳媒。 2、對(duì)有借鑒意義、有推廣價(jià)值的，要刊登在不定期編發(fā)的中海物業(yè)簡(jiǎn)報(bào)上上報(bào)下發(fā)。 3、對(duì)新鮮獨(dú)特、認(rèn)識(shí)不夠一致的， 可編寫成內(nèi)部參考材料在一定范圍內(nèi)交流。對(duì)消極落后的、可能產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)的，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后摘要交相關(guān)部門或單位處理。八、除了搞好內(nèi)部信息交流以外，內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)還應(yīng)當(dāng)注意收集、傳遞、處理其他一切對(duì)公司的生存發(fā)展有利害關(guān)系的各類信息。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 保 密 制 度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 4 頁 一、保密工作要貫徹突出重點(diǎn)、積極防范的方針，堅(jiān)持既便利工作又確保秘密的原則，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建

38、設(shè)和企業(yè)的生存發(fā)展服務(wù)。公司保密工作的職責(zé)是： 1、貫徹執(zhí)行黨和國家保密工作的方針、法令、條例和制度，結(jié)合實(shí)際制定本公司的具體規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。 2、開展經(jīng)常性的群眾性的保密宣傳教育，加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)保密和涉密人員的教育。 3、定期研究分析總結(jié)保密工作和組織保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。 4、認(rèn)真追查失泄密事件，嚴(yán)肅處理。 5、指導(dǎo)保密工作不斷深入。 三、根據(jù)國家和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，公司內(nèi)的保密事項(xiàng)劃定如下： 1、上級(jí)下發(fā)和本級(jí)形成的具有秘密內(nèi)容的各類文書、內(nèi)部刊物、音像制品。 2、組織人事部門對(duì)黨員、干部的考核材料、獎(jiǎng)懲意見、發(fā)展或任免安排。 3、具有專利性質(zhì)的技術(shù)訣竅、科研項(xiàng)目及成果。 4、不宜公開

39、的公司經(jīng)營活動(dòng)的具體的取向、策略和實(shí)施計(jì)劃及尚未公開的公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要的信息、數(shù)據(jù)。文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案。 6、銀行和電信密碼，電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、處理秘密信息的程序設(shè)計(jì)、應(yīng)用程序和檢索查詢口令。 7、省部以上領(lǐng)導(dǎo)和重要外賓的活動(dòng)計(jì)劃及不允許公開的活動(dòng)情況；8、其他需要保守秘密的事項(xiàng)。 四、保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隱患，杜絕一切失密泄密事件的發(fā)生。根據(jù)目前的現(xiàn)實(shí)情況，其中重點(diǎn)是抓好公文保密、會(huì)議保密、經(jīng)濟(jì)信息保密、中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 保 密 制 度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 4 頁電子計(jì)算機(jī)信息

40、保密。五、公文是秘密的一種主要存在形式，公文保密應(yīng)注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)： 1、印制。秘密文件印制前要規(guī)定發(fā)放范圍。印制時(shí)形成的廢頁要及時(shí)銷毀。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清樣視同正式文件妥為保管。 2、收發(fā)。秘密文件的收發(fā)必須指定專人負(fù)責(zé)，在收發(fā)、分送、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)都應(yīng)履行登記手續(xù)。傳閱不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，并只能在辦公室進(jìn)行且不得摘抄。遞送要有安全保障措施，不準(zhǔn)通過普通郵政郵寄。 3、保管。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內(nèi)，經(jīng)常檢查保管情況。平時(shí)工作使用的文件，用后隨手入柜加鎖。文件管理人員工作變動(dòng)要將文件清點(diǎn)、造冊(cè)，簽字移交。 4、處理。秘密文件每季度末進(jìn)行清點(diǎn)，節(jié)假日進(jìn)行清查

41、，年底進(jìn)行清理，該清退的造冊(cè)清退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。六、會(huì)議保密是保密工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，會(huì)議保密中要做到以下幾點(diǎn)： 1、依據(jù)會(huì)議的保密程度，確定出席會(huì)議人數(shù)，嚴(yán)格控制列席人員，并對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，規(guī)定會(huì)議內(nèi)容不得向外透露。 2、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議指定專人做好記錄，會(huì)議記錄要妥善保管，查閱會(huì)議記錄必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只可查閱有關(guān)部分。 3、具有秘密內(nèi)容的會(huì)議不準(zhǔn)使用無線電話筒，與會(huì)人員也不得擅自攜帶無線電設(shè)備擴(kuò)音、錄音。 4、會(huì)議傳達(dá)秘密文件、內(nèi)部講話允許記錄的，要用保密手冊(cè)記錄，按保密管理辦法處理。 七、經(jīng)濟(jì)信息保密對(duì)維護(hù)企業(yè)的利益至關(guān)重要，保守經(jīng)濟(jì)信息秘密要突出注意以下幾點(diǎn)

42、：建立經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)一口徑披露制度，注意企業(yè)內(nèi)外有別，向外界公布或提供尚未公開中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 保 密 制 度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 3 頁 共 4 頁的能夠反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、能夠反映企業(yè)經(jīng)營狀況變化的工作計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)措施、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等 ，必須事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 2、嚴(yán)格控制重要經(jīng)濟(jì)信息的擴(kuò)散，對(duì)進(jìn)行中的物業(yè)管理信息追蹤活動(dòng)、編制中的投標(biāo)標(biāo)書和報(bào)價(jià)單的核心部分以及其它一旦泄漏就會(huì)給企業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失的經(jīng)濟(jì)信息，應(yīng)當(dāng)采取特別保密措施，盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。 3、加強(qiáng)接觸經(jīng)濟(jì)信息秘密人員的管理。不允許其向包括本企業(yè)員工在內(nèi)的所有無關(guān)人員

43、透露企業(yè)的經(jīng)濟(jì)秘密；不允許其借助本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)從事為自己、為他人謀利的活動(dòng)；不允許其在工作變動(dòng)時(shí)將自己掌握的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料據(jù)為已有。 八、電子計(jì)算機(jī)信息保密是隨著科技進(jìn)步給保密工作提出的一個(gè)新課題，電子計(jì)算機(jī)信息保密要著力抓好以下幾點(diǎn)： 1、向計(jì)算機(jī)輸入或計(jì)算機(jī)處理有保密內(nèi)容的文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等，必須在程序設(shè)計(jì)、應(yīng)用程序及檢索、查詢上采取保密措施，并經(jīng)檢查確認(rèn)其正確可靠后方可實(shí)施。 2、聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)在傳輸秘密信息時(shí)，必須在信道上采取加密措施。 3、凡需送外檢修或請(qǐng)外人檢修計(jì)算機(jī)，要先將各種信息載體清理干凈，確認(rèn)無信息殘跡后才能允許檢修，檢修后經(jīng)保密檢查方可使用。 4、嚴(yán)禁將不需要計(jì)算

44、機(jī)處理的秘密文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等輸入計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)。 5、在試機(jī)和調(diào)試時(shí)打印出的有秘密內(nèi)容的紙頁等，要妥善保管，集中統(tǒng)一銷毀 ，嚴(yán)禁隨意丟棄。 九、經(jīng)常開展保密檢查，有助于保密工作的落實(shí)。檢查的方式有全面檢查、專項(xiàng)檢查和綜合性檢查。十、發(fā)生失密泄密事件要立即報(bào)告，公司迅速組織力量認(rèn)真進(jìn)行追查，盡量挽回或彌補(bǔ)損失。問題查清后，要寫出專題報(bào)告，并視情節(jié)依法嚴(yán)肅處理有關(guān)責(zé)任者。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 保 密 制 度 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 4 頁 共 4 頁 十一、公司員工尤其是保密涉密人員都要自覺遵守下列保密守則： 1、不該說的秘密，絕對(duì)不說。 2

45、、不該問的秘密，絕對(duì)不問。 3、不該看的秘密，絕對(duì)不看。 4、不該記錄的秘密，絕對(duì)不記錄。 5、不在私人通信中涉及秘密。不在非保密本上記載秘密。 7、不在公共場(chǎng)所和家屬、親友面前議論秘密。 8、不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料等。9、不用普通電話、明碼電報(bào)、普通郵件傳達(dá)秘密事項(xiàng)。 10、不攜帶秘密文件、資料游覽、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。11、不委托非機(jī)要人員帶轉(zhuǎn)秘密文件、資料。 12、不擅自翻印、復(fù)制秘密文件、資料。 13、不隱瞞失泄密過失，發(fā)現(xiàn)失泄密情況及時(shí)報(bào)告并積極采取補(bǔ)救措施。 14、向一切竊密行為作堅(jiān)決斗爭(zhēng)。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 電話收話規(guī)則

46、 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 1 頁 一、電話機(jī)鈴響三聲之內(nèi)，應(yīng)當(dāng)拿起話筒應(yīng)答收話，拿起話筒要先自報(bào)家門，應(yīng)答“您好，中海物業(yè)(部門或單位名稱)”。如果因事延誤到鈴響四聲以后才應(yīng)答，要再補(bǔ)充一名“對(duì)不起，讓您久等了”。 二、在通話過程中，要始終注意傾聽對(duì)方講話，一般不要直接追問對(duì)方姓名。 三、對(duì)方講話，輕易不要插言，可以不時(shí)使用一些“嗯、啊”等語氣詞，表示自己正在恭聽。如果有未聽清楚的地方，應(yīng)當(dāng)?shù)葘?duì)方說完一層意思之后再詢問。 四、對(duì)方詢問問題，當(dāng)時(shí)能夠答復(fù)的應(yīng)當(dāng)即時(shí)、準(zhǔn)確、負(fù)責(zé)地予以答復(fù)，需要請(qǐng)示、研究才能答復(fù)的應(yīng)當(dāng)約定來電或復(fù)電的時(shí)間。 五、對(duì)方講述的問題比較重要，在對(duì)方講

47、完后，應(yīng)當(dāng)復(fù)述一遍，讓對(duì)方確認(rèn)。同時(shí)做好記錄或之后補(bǔ)做記錄，記錄應(yīng)包括通話時(shí)間、授話人單位及姓名、通話內(nèi)容、收話人，然后按收文處理程序進(jìn)行處理。 六、在電話中對(duì)話，要態(tài)度和藹、語氣和緩、有熱情、有誠意，不能裝腔作勢(shì)、不能故弄玄虛。七、在通話過程中，因某種原因致使電話突然中斷，要在電話機(jī)旁守候5分鐘，等對(duì)方重新掛通，如恢復(fù)通話，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ郊右越忉?。八、通話結(jié)束，要等對(duì)方提出掛機(jī)，自己道完再見后，再放下話筒。 中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 接 待 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 2 頁 一、對(duì)預(yù)知將要登門的賓客，要通過恰當(dāng)?shù)耐緩?，盡可能多的掌握來賓情

48、況，包括人數(shù)、性別、身份、使命以及食宿要求等，在此基礎(chǔ)上提出接待意見，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后組織落實(shí)。 二、若賓客是來檢查工作、實(shí)地考察，需要停留較長時(shí)間、約見較多人員或輾轉(zhuǎn)較多地點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)事先擬出活動(dòng)日程，等賓客到達(dá)后供其參考或與之商定。 三、對(duì)遠(yuǎn)道而來的賓客，要根據(jù)其身份，組織適當(dāng)?shù)娜藛T和車輛前往迎接。到車站、機(jī)場(chǎng)、港口或預(yù)約上門迎接賓客，應(yīng)當(dāng)提前10分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)。如果不相識(shí)，要帶上書寫著“中海物業(yè)歡迎(單位或地域名稱)客人”的接應(yīng)牌，以防漏接。 四、賓客抵達(dá)后，要將賓客引導(dǎo)至辦公室、會(huì)客室等地點(diǎn)。在道路拐彎、樓梯拐角處，應(yīng)當(dāng)伸手示意，同時(shí)加以語言提示；在乘坐電梯時(shí)，應(yīng)當(dāng)先告知到何層，并讓賓客先

49、進(jìn)先出；在進(jìn)入公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，應(yīng)當(dāng)說明將見哪位領(lǐng)導(dǎo)；若門向里開，先推門進(jìn)入，再扶好門讓進(jìn)賓客，若門向外開，先拉開房門，把住門讓賓客先入。 五、賓客突然到辦公室造訪，要馬上暫停手頭的工作，起身招呼接待。如果有急事必須當(dāng)即處理，需要賓客稍候，應(yīng)當(dāng)向賓客說明并致歉，同時(shí)送上報(bào)刊雜志，讓賓客消閑。六、所有賓客進(jìn)門都要先讓座，后敬茶，再交談。七、向賓客敬茶，要先詢問賓客的飲茶喜好，茶斟到杯的2/3處；端送茶杯時(shí)，要用雙手，手不得觸及杯子上部1/3部分；茶杯從賓客左側(cè)送上，擺放在賓客的左前方；敬茶的順序是先客后主、先重要賓客后一般賓客；敬完茶后，先正面倒走兩步，再轉(zhuǎn)身退出。八、在公司領(lǐng)導(dǎo)與重要賓客會(huì)晤過

50、程中，盡量不要打擾。補(bǔ)充飲品等需要進(jìn)入會(huì)晤場(chǎng)所，要先敲門，得到允許后再進(jìn)入。有緊急事務(wù)需要告知領(lǐng)導(dǎo)，要簡(jiǎn)明扼要地寫在紙條上，交領(lǐng)導(dǎo)酌處。九、賓客要求或需要轉(zhuǎn)由公司部門或基層單位接待，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為其聯(lián)系、指路和介紹有關(guān)情況。在可能情況下，最好能夠當(dāng)面引見。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 接 待 規(guī) 則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 2 頁 共 2 頁 十、與賓客交談時(shí)，態(tài)度要和藹近人，表情要和顏悅色，語氣要和氣親切，語速要和緩適中。對(duì)方談話要善于聆聽，不輕易打斷；自己談話要留給別人發(fā)表意見的機(jī)會(huì)，不喋喋不休；互相交談要目視對(duì)方以示尊重，不得邊聽談話邊處理其他事情；談話繼

51、續(xù)過程中要精神專注，不得頻繁走動(dòng)和頻繁看表。十一、與賓客閑聊時(shí)，要掌握分寸、把握內(nèi)容： 1、不涉及疾病、死亡等不愉快的事情。 2、不談?wù)摶恼Q離奇、恐怖淫穢等不健康的話題。 3、不徑直詢問對(duì)方的年齡、婚否、履歷、工資收入、家庭財(cái)產(chǎn)、衣飾價(jià)格等個(gè)人生活方面的問題。 4、不隨便議論政治、宗教等敏感問題。十二、與賓客交換名片、文件、資料等，要微微點(diǎn)頭示意，雙手接納、雙手遞送。接過賓客的名片、文件、資料等，應(yīng)當(dāng)先略作瀏覽后，再放置一邊。十三、與賓客接觸，必須保持良好的形象。服飾要大方、整潔，儀容要美觀、鮮亮，舉止要文雅、得體。坐立要端莊，不要蹺腿搖蕩；站立要精神，不要歪靠在支撐物上；與賓客同行要注意姿態(tài)

52、、步幅和頻率，不要東搖西晃和過多的領(lǐng)先或落后于賓客。十四、有接待賓客任務(wù)，不要吃蔥、蒜、韭菜等能夠產(chǎn)生異味的食品，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)先清潔口腔。十五、賓客欲別時(shí)，可根據(jù)需要與可能組織話別送行。賓客告辭，要等賓客起立后再行起立。送別一般賓客，應(yīng)當(dāng)送到辦公室門外；送別重要賓客，應(yīng)當(dāng)?shù)溶囕v啟動(dòng)后再離去。十六、接送賓客，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)幫助賓客提拎行李、箱包等物品。但不要主動(dòng)接拿賓客的公文包和手提包。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 公共關(guān)系處理規(guī)則 版號(hào)/狀態(tài): A/1ZHPM 第 1 頁 共 3 頁 一、為了給公司的生存和發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)最佳的人際環(huán)境，要以樹立和保持公司良好的社會(huì)形象為出發(fā)點(diǎn)，

53、妥善處理好企業(yè)外部公眾關(guān)系。 二、處理好外部公眾關(guān)系，重點(diǎn)是要處理好與政府公眾的關(guān)系、與新聞媒介公眾的關(guān)系、與社區(qū)公眾的關(guān)系、與消費(fèi)公眾的關(guān)系(即與服務(wù)對(duì)象的關(guān)系)。 三、公司的成功離不開地方政府的理解和支持，處理與政府公眾的關(guān)系要做到： 1、以建設(shè)和保持中國物業(yè)管理的名牌企業(yè)為目標(biāo)，扎扎實(shí)實(shí)地做好自己的工作，靠實(shí)績贏得地方政府及主管部門、相關(guān)部門的信賴。 2、擺正自己的位置，經(jīng)常、主動(dòng)向地方政府和政府部門匯報(bào)自己的工作，認(rèn)真傾聽和落實(shí)其指示和教誨。 3、熟悉政府主管部門及政府與公司工作相關(guān)部門的內(nèi)部層次、工作范圍、辦事程序，并與其保持經(jīng)常聯(lián)系，在處理有關(guān)事宜過程中體現(xiàn)出中海物業(yè)員工良好的思想素質(zhì)、工作能力和精神風(fēng)貌。 4、積極參加地方政府和政府部門組織的各項(xiàng)活動(dòng)，保質(zhì)、保量、保時(shí)完成其交辦的事項(xiàng)。 四、新聞媒體對(duì)于溝通公司與社會(huì)公眾的聯(lián)系具有十分重要的作用。處理與新聞媒體公眾的關(guān)系要做到： 1、廣泛結(jié)交新聞界的朋友，經(jīng)常與他們進(jìn)行多種形式的思想、工作、感情諸方面的交流，積極主動(dòng)地為他們提供新聞線索，并盡可能為他們的采訪創(chuàng)造便利條件。 2、在公司內(nèi)部組織通訊員隊(duì)伍，盡力取得新聞界人士的幫助和指導(dǎo)，積極撰寫有價(jià)值的新聞稿件。 3、真誠地歡迎和接受新聞媒體對(duì)公司各方面工作的監(jiān)督，認(rèn)真、迅速地回復(fù)新聞單位的查詢。中海物業(yè)管理 編 號(hào)： WI/O001(深圳)有限公司 公共關(guān)系