高效工作方法與時間管理ppt課件

1、任務(wù)方法與時間管理目 錄 第一章：任務(wù)迷思一成認(rèn)、志愿、改善 1.忙碌不已的人 2.任務(wù)的十大迷思第二章：為了擅優(yōu)點理任務(wù)應(yīng)有的作法 1.任務(wù)評價的著眼點應(yīng)明確 2.著手設(shè)定任務(wù)目的 3.明列任務(wù)方案與執(zhí)行步驟 4.按照既定的規(guī)范執(zhí)行任務(wù) 5.積極尋求任務(wù)方法的改善與創(chuàng)新第三章：時間管理1.時間的四種獨特之性質(zhì) 2.時間就是本錢 3.改動習(xí)慣是時間管理的成敗關(guān)鍵 4.時間管理的重要法那么 5.怎樣從事時間管理第四章：高效率任務(wù)的有效行動方案 1.不要一有問題就要開會 2.發(fā)明更多時間的方法 3.如何作正確的決議 4.由失敗的教訓(xùn)中學(xué)習(xí) 5.授權(quán)的藝術(shù) 6.建立良好的人際關(guān)系 前 言如何花較少的

2、時間與精神來完成更多的事？l 要追逐任務(wù),不要被任務(wù)追逐! - 富蘭克林 -l 不浪費時間的只需時間! - 路納雨 -A. 處理時間不夠支配姿態(tài)的獨一方法,便是盡能夠地提高辦事才干,把任務(wù)完成,也就是要好好地善用時間,從容不迫地完成應(yīng)該做的事。B. 想把煩瑣的任務(wù),愉快且迅速地完成, 在于內(nèi)在潛力的發(fā)揚、安康的身體、敏銳的察看力和盼望勝利的志愿。 第一章 任務(wù)迷思一成認(rèn)、志愿與改善1.忙碌不已的人，其類型如下： 1.1過度敏感的人 1.2喜歡開會的人1.3夢想型的人 1.4多管閑事型的人 1.5圖表迷 1.6被堆積如山的卷宗埋沒的人 1.7 天才型的人 1.8 門戶開發(fā)型的人2.任務(wù)的十大迷思

3、： 2.1流汗愈多，收獲愈多 2.2行動就是消費力 2.3開夜車 2.4本人動手是完成任務(wù)的最正確手段 2.5 投機取巧是最好的方法 2.6辛勤努力是美德 2.7任務(wù)沒有樂趣而言 2.8最理想的方法只需一種 2.9一切都公正 2.10壓力之下表現(xiàn)最好 第二章 為了擅優(yōu)點理任務(wù)應(yīng)有的做法 良好的任務(wù)方法應(yīng)該是： 定出一套正確的價值觀及一套有效的力行方法，而且對于外來的壓力與妨礙能洞燭機先，體察入微，進(jìn)而采取對策，以為因應(yīng)。而更簡單地說，就是要根據(jù)訂定的適當(dāng)規(guī)范去執(zhí)行并控制，然后將執(zhí)行結(jié)果詳做記錄與分析，對于異常應(yīng)即反映,并采取適當(dāng)?shù)奶幹么胧?，使任?wù)效率由Do things right提升到另一個

4、的境界Do the right thing境界。 1.任務(wù)評價的著眼點應(yīng)明確 良好而有效的任務(wù)方法，是由質(zhì)量、數(shù)量、交期、本錢、平安以及士氣等為其斷定的基準(zhǔn)，不但要明確而且須廣獲全員之了解與認(rèn)同,其主要內(nèi)容提綱契領(lǐng)如下表。分類 內(nèi) 容品質(zhì)減低不良，提高品質(zhì)，防止訴怨，減少異常，減少變異，管制狀態(tài)之維持，減少修整工作。 成本減低費用，減少工作，時間之活用，縮短時間，節(jié)省材料零件，購入價格之降低。 設(shè)備提高效率，預(yù)防故障，自動化，機械化，減少工費，改良模工具，布置改善，工費之合理化。 失誤減少失誤，減少疏忽，周全防策設(shè)計，零缺點活動，愚巧法、檢驗遺漏及情報錯誤等。 效率生產(chǎn)力，生產(chǎn)量，縮短時間，時

5、效性改善，待工閑余的減少，庫存量的縮減，日程進(jìn)度管制，交期改善，時間研究，動作研究，程序分析。 分類 內(nèi) 容管制標(biāo)準(zhǔn)之制訂，標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)之達(dá)成，行動的實施，管制點，操作監(jiān)督，徹底標(biāo)準(zhǔn)化，自動控制之改善。 努力品質(zhì)管制技術(shù)的教育訓(xùn)練，提高水準(zhǔn)。 安全安全、疲勞、環(huán)境整理。 環(huán)境環(huán)境的改善，人因工程，姿勢，布置，適性之檢討。 士氣人群關(guān)系，提高士氣，提案踴躍性，資料流通之改善，提高出勤率。 發(fā)展企業(yè)外部關(guān)系之強化，主管及幕僚干部之意見溝通，部門與部門間關(guān)系之改善，與他公司的互相發(fā)展。 其它方針，理想，切身的主題，事務(wù)流程及表格改善。 2.著手設(shè)定任務(wù)目的 要擬定一個有效的任務(wù)方案，首先就要設(shè)定目的

6、，而這個目的必需是想象周全，非常明確才行，否那么，只會毫無目的地耗費本人的時間與才干罷了。目的設(shè)定之原那么如下: 2.1設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目的 2.2 使他的目的明確而且適度 2.3檢查他的目的能否協(xié)調(diào) 2.4留意他的目的能否具有彈性 2.5設(shè)定目的的完成日期 3.明列任務(wù)方案與執(zhí)行步驟 3.1為擬訂任務(wù)方案活用5W、1H3.1.1 做什么What 對象3.1.2為什么 Why 理由、動機3.1.3在何處Where場所3.1.4在何時(When)時間、期間3.1.5誰(Who)主體、人物3.1.6如何做(How) 方法、手段 3.2 擬訂方案、步驟的檢點事項 3.2.1能否與目的有充分的一

7、致性及系統(tǒng)化 3.2.2能否漏列重要事項？ A.目的、目的、方針、手段 B.資金 C.時間 D.場所 E.等 3.2.3能否為本人稱心的內(nèi)容 3.2.4安排程序能否浪費時間 3.2.5能否能加以彈性的因應(yīng) 3.2.6能否階段性的達(dá)成目的3.3 設(shè)定每日任務(wù)方案一行事表 設(shè)定任務(wù)之優(yōu)先順序，將最重要的事擺在第一位，然后才逐一繼續(xù)不斷地去執(zhí)行。 4.按照即定的規(guī)范執(zhí)行任務(wù)4.1應(yīng)該了解作業(yè)的流程4.2應(yīng)該了解任務(wù)的程序4.3應(yīng)該了解達(dá)成的基準(zhǔn)質(zhì)量、本錢、數(shù)量4.4執(zhí)行與控制4.5矯正措施與資料回饋 5.積極尋求任務(wù)方法的改善與創(chuàng)新 一面任務(wù)一面思索研討。 從任務(wù)中運用智慧改善任務(wù)。 第三章 時 間

8、 管 理 時間管理的真正意圖、在善用時間。使我們能從容不迫地完成應(yīng)該做的事情，以提升時間的運用價值，充實本人的生活，并且珍惜本人的生命。 不注重時間管理，就會不知不覺地浪費本人的生命，貶低本人的成就，使本人無可奈何地生活在懊悔與抱憾之中。 1.時間的四種獨特之性質(zhì) 1.1供應(yīng)毫無彈性 1.2無法加以蓄積 1.3無法尋覓替代 1.4無法失而復(fù)得 2.時間就是本錢 就以加班為例，時間就是本錢。而普通人對于加班問題，僅停留在員工不情愿加班或者加班費必需從優(yōu)給付的層次，很少人去清查什么員工需求加班。能否任務(wù)安排不適當(dāng)？能否任務(wù)效率不能提升？假設(shè)是故意拖延，不講效率而呵斥加班，勢必對企業(yè)的運營，產(chǎn)生相當(dāng)

9、的不利影響，值得注重。 2.1計算時間本錢之三大原那么 2.1.1要倒過來計算 不要依 領(lǐng)多少錢做多少任務(wù)的通例，要用能做多少任務(wù)來換算本人可以領(lǐng)多少錢。提高本人的任務(wù)績效，用降低本人的時間本錢，來換取更高的任務(wù)報酬。 2.1.2要配合本人的實力 年輕時，識淺、閱歷缺乏，要多做才可以降低本錢。年長時，學(xué)閱歷具佳而膂力缺乏，應(yīng)該少做以完成重要義務(wù)來降低本錢。 2.1.3要成為時間的主宰 我們不應(yīng)該讓時間來管理本人，而必需力求本人去管理時間。不要老以時間不夠用 做為想做而沒有做的借口。 3.改動習(xí)慣是時間管理成敗關(guān)鍵： 時間管理的起點，在坦誠成認(rèn)本人在浪費時間，最終那么在把有限時間，拿來處置最為重

10、要的事情,以免浪費時間。不良習(xí)慣經(jīng)常是不求甚解的惡果。而所謂的不良習(xí)慣，是指不正當(dāng)?shù)挠^念和不正當(dāng)?shù)男袨?。養(yǎng)成良好的習(xí)慣，包括： 3.1珍惜時間的習(xí)慣3.2選擇事情的習(xí)慣3.3優(yōu)先順序的習(xí)慣3.4凡事方案的習(xí)慣3.5機動調(diào)整的習(xí)慣3.6講究方法的習(xí)慣3.7事后檢討的習(xí)慣3.8量力而為的習(xí)慣3.9不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣3.10輕松管理的習(xí)慣4.時間管理的重要法那么 4.1化整為零，聚零為整4.1.1隨機應(yīng)變，舉一反三4.1.2慎選時間處置特別事件4.1.3方案變動時間集中處置4.1.4時間分散化 時間分散化，就是化整為零的原那么：A.各個擊破法B.思想方式改動法C.防止過度追求真、善、美 4.2自我出發(fā)、

11、掌握如今 我們應(yīng)該充分了解：重要的不是過去，不是未來，而是如今。想勝利，不是依托他人，而是依托本人。 4.3提高效率，添加效能 效率是指一件事最好的方法，根本上是一種投入產(chǎn)出的觀念。以較少的投入，而獲得較多的產(chǎn)出時，就說是有效率。而效能是指適切的目的之設(shè)定，以及為達(dá)成目的所需適切手段的選擇。 效率的達(dá)成，就是：效率=任務(wù)的程序化+思索、判別和發(fā)明力。 5.怎樣從事時間管理5.1個人時間管理 個人的時間管理，需掌握柏金森定律：任務(wù)會延伸，以便填滿可供完成任務(wù)的時間。以防止養(yǎng)成拖延的壞習(xí)慣，而在任務(wù)中最重要的是要區(qū)分優(yōu)先順序，將經(jīng)常的任務(wù)，逐一按照應(yīng)遵守的原那么與要領(lǐng)，養(yǎng)成更有效率的習(xí)慣。 5.2

12、組織時間管理 組織時間管理，大致可分為作業(yè)現(xiàn)場、辦公室管理及任務(wù)關(guān)系三個方向。作業(yè)現(xiàn)場著重于規(guī)范時間的建立；辦公室那么偏于因應(yīng)時間管理的合理布置及檔案、資料的整理，而任務(wù)關(guān)系乃為使組織能面對未來的挑戰(zhàn)，及早建立其內(nèi)部的互動，以到達(dá)共同參與的目的。 5.3主管的時間管理 企業(yè)內(nèi)的主管，大致可分為：決策面或運營面的高階主管；管理面的中階主管及執(zhí)行面的基層主管。而各階段主管均因其任務(wù)性質(zhì)不同，時間分配比例亦不同。 例如：高階主管的時間，多半用于思索及決策，求變求新，并且有充分的彈性可以應(yīng)付突發(fā)的事件。中階主管必需將組織內(nèi)部各種規(guī)范及制度建立完好，承上啟下。而基層主管那么大部分時間在處置人的問題，溝通

13、協(xié)調(diào)及執(zhí)行是其主要的課題。 第四章 高效率任務(wù)的有效行動方案 1.不要有問題就要開會 會而不議，議而不決，決而不行 1.1無效的會議為何開不完1.1.1沒有人去在意會議的本錢。1.1.2為了滿足發(fā)表欲。1.1.3為了社交活動。1.1.4為了躲避效益，替延遲找借口。1.1.5習(xí)以為常。1.1.6為了推卸責(zé)任。1.1.7愚弄他人，使人置信重要決議有他們的功績。1.2發(fā)揚會議的成效1.2.1會議的目的與類型1.2.2會議的方案和預(yù)備。 A.先決議能否要舉行會議。 B.擬訂議程方案。 C.會議資料要齊全，且要事先發(fā)給與 會人員。 D.會議之會場布置。1.2.3會議的程序 A.導(dǎo)入議程。 B.讓與會人員

14、發(fā)表意見。 C.導(dǎo)出結(jié)論。 D.總結(jié)。1.2.4會議后之反省檢討及執(zhí)行追蹤 A.與會人員的自我檢討及反省檢討表如附頁。 B.決議事項的執(zhí)行與追蹤。 指點者主席自我檢討表 月 日是否1.我準(zhǔn)備好有關(guān)會議推行的一切 2.我按規(guī)定時間宣布開會。3.我能征求全部與會者的意見，而在會議進(jìn)行過程中，每一個人都能參與。4.我能自然地將開會者引進(jìn)討論中，而絕無強求態(tài)度。5.我能經(jīng)常使討論不脫離主題而能順利進(jìn)行議程，更能向目標(biāo)步步前進(jìn)。6.我在會議中，從未說過個人的意見、說服式訓(xùn)詞，或強求語句。7.我領(lǐng)導(dǎo)大家能聆聽和了解別人的意見。8.我把公平立場堅持到底，并對與會者抱著一視同仁的能度。9.當(dāng)我聽到與會者發(fā)問時

15、，并不立即回答而使大家去想一會。10.我的語氣柔和且扼要。11.我常常注意到有關(guān)討論的整理事項。12.我能有效利用黑板和圖表。13.我能依照預(yù)定計劃對重要和其應(yīng)用盡量去研究。14.我請大家一同討論做個結(jié)論就宣布了會議結(jié)束。15.我能按照預(yù)定的時間結(jié)束會議。續(xù)前表:與會者自我檢討表 月 日是否1.我參加了所有的討論。2.我并沒有受到少數(shù)人的強求發(fā)言。3.我并沒有脫離中心議提而發(fā)言。4.我并沒有控制會議的意圖。5.我協(xié)助與會者遵守時間。6.我并不關(guān)注接著要說什么而聆聽別人的意見。7.我盡量使發(fā)言不流于太個人化或情感化。續(xù)前表: 月 日是否8.我站在客觀立場上,檢討自己的發(fā)言內(nèi)容。9.我積極協(xié)助與會

16、者的發(fā)言。10.我對其他與會者的發(fā)言非常注意。11.我的發(fā)言能度從不夸耀自己。12.我的發(fā)言和能度從未傷害過其他與會者的人格。2.發(fā)明更多時間的方法2.1早起十五分鐘。2.2培育速記的才干和速讀的技巧。2.3培育記錄的習(xí)慣和處理文件渣滓。2.4利用一切可以利用的東西。2.5擅于運用。2.6盡量防止雜談。2.7讓郵差去跑腿。 2.8盡量利用空間的時間。2.9要堅持良好的任務(wù)環(huán)境。2.10重要而且困難的任務(wù)要先做。2.11要適當(dāng)?shù)男蓓?，堅持安康?.12任務(wù)中不要胡思亂想。2.13強化學(xué)習(xí)與記憶的才干。2.14培育書寫、演義的技巧。3.如何作正確的決議3.1把握時間的關(guān)鍵。3.2盡量搜集資料。3.3找出處理方法。3.4仔細(xì)分析斟酌。3.5選出最好的方法。3.6照他所決議的付諸行動。4.由失敗的教訓(xùn)中學(xué)習(xí) 4.1為什么會失敗4.1.1判別錯誤4.1.2方案不完善4.1.3進(jìn)展的方式不正確 4.2從失敗中站起來4.2.1分析失敗的緣由4.2.2由各個角度討論緣由4.2.3先想益處置改善的方法4.2.4在失敗中學(xué)習(xí)如何立于不敗之地4.2.5重新開場5.授權(quán)藝術(shù) 5.1將任務(wù)交給能處置的最好的人5.2執(zhí)行任務(wù)務(wù)必有正確