公路建設(shè)項目檔案管理辦法1

1、河北省高速馬路建設(shè)項目檔案管理方法第一章 總則第一條 為規(guī)范我省高速馬路建設(shè)項目檔案管理工作, 確保工程檔案的完整、精確、系統(tǒng)和平安,充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、工程維護(hù)和改建和建中的作用, 依據(jù)國家檔案局、 發(fā)展和改革委員會 重大建設(shè)項目檔案驗收方法 (檔發(fā)20062號) ,交通運輸部馬路工程竣交工驗收方法實施i細(xì)則 (交馬路發(fā)201065號)、 馬路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法 (交辦發(fā)2001390號)、 交通檔案管理方法 (交辦發(fā)2005431 號) 、 交通建設(shè)項目檔案管理登記方法交通建設(shè)項目檔案專項驗收方法交通檔案進(jìn)館方法 (交辦發(fā)(2007436號)、省檔案局、省發(fā)展和

2、改革委員會河北省重點建設(shè)項目檔案驗收管理方法 (真檔發(fā)2009) 40號) , 以及省交通運輸廳河北省交通檔案管理實施細(xì)則 (冀檔發(fā)200846號)等有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合我省實際制定本方法。 其次條 本方法適用子全省高速馬路建設(shè)項目檔案管理工作 。高速馬路大、中修工程和其它等級馬路建設(shè)項目可參照執(zhí)行。第三條 高速馬路建設(shè)項目檔案管理, 是指對高速馬路工程建設(shè)項目獨立項到竣工驗收期問的文件材料進(jìn)行全程收集、 整理、 歸檔、 保管和運用過程。第四條 本方法所稱高速馬路建設(shè)項目檔案是指高速馬路項目建設(shè)過程中,獨立項、工程可行性探討、評估、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、交工、試運行、 竣工等工作活動中形成的應(yīng)當(dāng)

3、歸檔, 并經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔的文字材料、 圖紙、圖表、 計算材料、 聲像資料、 電子文件以及其它不同載體形式的歷史記錄。第五條 本方法所稱項目法人, 指負(fù)責(zé)管理高速馬路建設(shè)項目的省高速馬路管理局(集團(tuán))和各設(shè)區(qū)市交通運輸局有關(guān)單位;.項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu),指代表項目法人實施高速馬路項目建設(shè)的管理部門 。 其次章 管理及職責(zé)第六條.高速馬路建設(shè)項目檔案遵循統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則,實行項目法人負(fù)責(zé)制 。 省交通運輸廳負(fù)責(zé)高速馬路建設(shè)項目檔案管理的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導(dǎo) 。 項目法人對所轄項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建單位的建設(shè)項目檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、詢問和檢査,具有領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督職能。項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)做好本高速馬

4、路建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作,負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的項目文件材料的收集、 整理、 歸檔工作。 建設(shè)項目發(fā)包給承包方時, 應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中明確寫明高速馬路工程檔案材料的形成.、 整理及檔案數(shù)字化的要求, 與工程建設(shè)同步進(jìn)行, 保證高速馬路建設(shè)項目文件材料收集、立卷、歸檔的剛好、精確、完整、系統(tǒng)。高速馬路建設(shè)項目檔案,接受省級以上檔案行政管理部門的檢査和指導(dǎo)。第七條 為提高我省高速馬路建設(shè)項.目檔案管理水平,提高管理效率,省交通運輸廳依照交通運輸部交通建設(shè)項目檔案管理登記方法,對高速馬路建設(shè)項目檔案管理工作實行初、中、末登記、抽査制度: (-)開工備案。 在高速馬路建設(shè)項目開

5、工六個月內(nèi), 由項目法人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案人員培訓(xùn),對項目的檔案組織領(lǐng)導(dǎo)、人員配備、管理制度、平安保管條件等方面進(jìn)行前期指導(dǎo)。填寫交通建設(shè)項目檔案管理登記表一(附件1) ,報省廳檔案管理部.門備案。 (二)施工中期檢査。 在各合同段交工驗收過程中, 由項目法人對項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和項目各參建單位的檔案形成狀況進(jìn)行檢査, 填寫交通建設(shè)項目檔案管理登記表二(附件2) ,報省廳備案,以保證工程建設(shè)項目文件材料的收集、 整理和歸檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。.省廳對項目進(jìn)行重點抽査。 (三)預(yù)驗收。檔案專項驗收前3個月,由省交通運輸廳組織項目檔案預(yù)驗收。 預(yù)驗收成員由省交通運輸廳和項目法人組成。 重點對建設(shè)項目檔

6、案的完整性、精確性、系統(tǒng)性和檔案質(zhì)量狀況進(jìn)行檢査(檢査內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)見附件3), 指出改進(jìn)看法和建議, 對正式驗收的各項工作進(jìn)行支配部署, 做好驗收打算 。第八條 各項日管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建単位應(yīng)在項目建設(shè)一起先就建立項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò), 確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo), 明確管理部門, 配備具有相關(guān)專業(yè)學(xué)問、能夠適應(yīng)高速馬路建設(shè)項目檔案管理的專(兼)職人員,并保持其穩(wěn)定。第九條 項目法人単位及項目執(zhí)行機(jī)構(gòu)需配備必要的計算機(jī)等設(shè)備, 建立和完善適合高速馬路建設(shè)項目檔案管理工作的檔案管理軟件和項目檔案登記系統(tǒng), 以實現(xiàn)高速馬路建設(shè)項目檔案管理和登記手段的現(xiàn)代化。 檔案管理軟件參照省廳檔案管理系統(tǒng), 由項目法

7、人組織實施。 第十條 項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)和各參建單位應(yīng)設(shè)置與工作相適應(yīng)的檔案庫房, 配置必要的檔案裝具和設(shè)各, 特殊是重點和寶貴檔案必需實行有效措施加以愛護(hù)。 紙質(zhì)檔案和其它載體檔案編制數(shù)量一般不少于二套。 項目法人、 項目接管(養(yǎng))單位各一套。 . 第三章 業(yè)務(wù)管理 .第十一條 建立健全高速馬路建設(shè)項目文件材料平常收集歸檔制度和預(yù)立卷制度, 依據(jù)項目的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程, 分別做好預(yù)立卷工作。 其中,合同段應(yīng)按施工打算、単位(分部、分項)工程施工工序及交工驗收文件材料的自然形成過程, 分門別類, 做好-同步收集歸檔和預(yù)立卷工作 。第十二條 項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)組織各合同段項目交工驗收前

8、, 應(yīng)組織各參建単位依據(jù)國家相關(guān)要求做好文件材料收集、 整理及歸檔工作, 經(jīng)審核符合檔案整理規(guī)范要求后, 接收各合同段經(jīng)系統(tǒng)化整理的工程檔案和案卷書目, 仔細(xì)填寫建設(shè)項目.檔案接收審核單(表樣見附件4) 。凡未完成項目檔案整理和移 交手續(xù)的,項目法人不得組織交工驗收。 第十三條 高速馬路建設(shè)項目立卷歸檔工作依據(jù)“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則, 由建設(shè)項目文件材料的形成 (利用) 單位或部門負(fù)責(zé)。 項目文件材料的收集、整理、歸檔工作,不得托付中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行參加。第十四條 建設(shè)項目檔案整理應(yīng)遵循高速馬路建設(shè)項日文件材料的自然形成過程和成套性原則,分類科學(xué),收集系統(tǒng)編目規(guī)范,便于保管和利用。第十五條 項目設(shè)計

9、檔案的收集、整理、歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)項目設(shè)計文件材料的收集和歸檔范圍,做好相關(guān)文件的收集、整理、歸檔工作,保證設(shè)計檔案資料的齊全、完整。 第十六條 施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)本合同段施工過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作,將檔案編制工作納入施工管理職責(zé)范圍,并接受監(jiān)理單位、項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、檢査。 第十七條 監(jiān)理単位在保證工程建設(shè)項目監(jiān)理檔案資料完整、精確、規(guī)范的同時,應(yīng)剛好督促、檢査所負(fù)責(zé)施工単位的檔案資料形成、收集、整理、歸檔工作。 第十八條 各參建単位在向項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)移交紙質(zhì)檔案及其它載體檔案的同時, 須同時移父經(jīng)數(shù)字化加工的電子檔案 。 檔案數(shù)字化制作應(yīng)符合國家有關(guān)數(shù)字化檔案的質(zhì)

10、量規(guī)定要求。第十九條 項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對移交的全部檔案依據(jù)工程進(jìn)展的自然過1fi呈 , 對已經(jīng)整理好的案巻進(jìn)行系統(tǒng)化排列 。其中施工階段的檔案, 以各施工標(biāo)段系統(tǒng)化排列為基礎(chǔ),依路途進(jìn)行方向,依據(jù)路基(含橋梁、隧道等)、路面及其它附屬設(shè)施進(jìn)行排列, 編制檔號, 匯總、 打印案卷書目, 完成項目檔案的編制工作(檔案的編制符合國家標(biāo)準(zhǔn)) 。其次十條 項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)在接收各參建單位電子檔案時, 要檢査電子檔案的真實性與完整性,做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容精確、.清晰,與卷內(nèi)書目和案卷書目一一對應(yīng)。 其次十一條 項目法人應(yīng)依據(jù)交通建設(shè)項目檔案管理登記方法和省重點建設(shè)項目檔案登記要求, 依照項目檔案登記工作

11、管理權(quán)限, 剛好填報“交通建設(shè)項目檔案管理登記表”和 “河北省重點建設(shè)項目檔案登記表” 向相關(guān)單位報送。第四章.驗收和移交其次十二條 高速馬路檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分, 未經(jīng)檔案專項驗收或驗收不合格的項目, 不得進(jìn)行項目竣工驗收。項目檔案專項驗收應(yīng)在項目竣工驗收3個月別完成。 . 其次十三條 高速馬路建設(shè)項.目檔案依據(jù)項目管理權(quán)限組織建設(shè)項目檔案專項驗收。交通運輸部批準(zhǔn)初步設(shè)計的工程建設(shè)項目, 依據(jù)交通建設(shè)項目檔案專項驗收方法,由父通運輸部檔案館組織項目檔案專項驗收。省發(fā)展和改革委員會審批初步設(shè)計的工程建設(shè)項目, 依據(jù) 河北省重點建設(shè)項目檔案驗收管理方法,由省檔案局、省交通運輸

12、廳負(fù)責(zé)組織項目檔案專項驗收。檔案驗收時,需同時供應(yīng)檔案管理備案登記表、施工中期檔案登記表、建設(shè)項目檔案接收審核單。 . 其次十四條 高速馬路建設(shè)項目通過竣工驗收三個月內(nèi),由項目法人監(jiān)督, 項目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)向相關(guān)単位辦理建設(shè)項目檔案移交手續(xù)。 項目法人保存項目檔案原件,接管(養(yǎng))単位保存復(fù)印件;向省交通運輸廳移交項目數(shù)字化檔案和電子書目。 .其次十五條 各級高速馬路建設(shè)項目,均依據(jù)交通運輸部交通檔案進(jìn)館方法 中 “馬路工程檔案進(jìn)館范圍”要求, 向省交通運輸廳移交復(fù)制的建設(shè)項目檔案。 凡列入國家馬路建設(shè)國道主干線的項目檔案, 需多復(fù)制一套, 交通運輸部、父通運輸廳各保存一套。 第五章 附則其次十六

13、條 本方法由省父通運輸廳、 省檔案局負(fù)責(zé)說明 。其次十七條 本方法自公布之日起執(zhí)行。 附件河北省高速馬路建設(shè)項日檔案預(yù)驗收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)附件 河北省高速馬路建設(shè)項日檔案預(yù)驗收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)一、建立了完善的項目檔案管理體制 ( - ) 建立了有單位領(lǐng)導(dǎo)分管、 部門領(lǐng)導(dǎo)主管的項目檔案管理工作機(jī)構(gòu), 配備了業(yè)務(wù)素養(yǎng)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的專兼職檔案工作人員; .(二)項目檔案工作納入了項目建設(shè)管理程序, 與項目建設(shè)實行同步管理, 實行了項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制, 并實行了有效的考核措施; (三) 依據(jù)國家檔案工作法律法規(guī), 結(jié)合單位實際建里健全了項目檔案工作的各項規(guī)章制度; (四)項目檔

14、案工作實行了統(tǒng)一管理, 對本単位各部門和各參建単位進(jìn)行了有效的監(jiān)督、指導(dǎo); (五)各參建單位項目文件材料的收集、整理和歸檔納入了合同管理,要求明確,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,限制措施有力;(六)檔案工作經(jīng)費足夠,設(shè)施完備,能保證正常工作須要。 二、項目文件材料的收集、整理、歸檔以及項目檔案的完整性、精確性、系統(tǒng)性符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求 依據(jù)國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)、交通運輸部馬路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法 (交辦發(fā).2001390 號)基本要求,在建設(shè)單位主動有效的統(tǒng)一管理下,各門類、各參建単位項目文件材料收集齊全, 整理規(guī)范, 歸檔剛好, 最大限度地保持了文

15、件材料的完整性、精確性和系統(tǒng)性。 (- )項目檔案的完整性。從項目申請立項,到項目交工驗收,各類文件材料齊全完整。 1.前期文件: 項目立項依據(jù)性文件、項目管理文件等; 2.設(shè)計文件:工程勘測資料;初步設(shè)計及審批文件;施工圖設(shè)計及審批文件等; 3.施工技本文件:工程打算定位測量、地質(zhì)勘探資料;質(zhì)保書、試驗報告; 隱藏工程驗收記錄,工程記錄及測試、沉降、位移、變形、.監(jiān)測記錄;圖紙會審、變更設(shè)計通知単、技術(shù)核定單位等修改依據(jù); 工程質(zhì)量事故報告及處理記錄;工程質(zhì)量檢査、評定資料;設(shè)備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、 質(zhì)量評定、事故處理報告等; 4.竣工文件:工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢査簽

16、證、工程變更單、重要工程質(zhì)量事故報告等; 5.監(jiān)理文件:監(jiān)理通知、備忘錄、報告、會議紀(jì)要;施工質(zhì)量分析;監(jiān)理支配、監(jiān)理細(xì)則;合同管理文件、五限制文件、協(xié)調(diào)文件等;6.設(shè)備文f牛:設(shè)備、材料選購合同、出廠質(zhì)量合格證明;設(shè)備、材料裝箱単、開箱記錄;設(shè)備圖紙運用說明書;設(shè)備安裝調(diào)試記錄等;7.驗收文件:各參建單位工作報告,質(zhì)量監(jiān)督部門質(zhì)量監(jiān)督報告;試運行記錄、檢測、觀測記錄及成果報告、缺陷整改文件材料;各相關(guān)專項驗收文件等;8.聲像檔案:施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱藏工程、領(lǐng)導(dǎo)視察等聲像材料; 9.項目建設(shè)過程中產(chǎn)生電子文件, 按電子文件歸檔與管理規(guī)范剛好進(jìn)行了歸檔; 進(jìn)行了數(shù)字化加工掃描, 掃描圖像清晰, 并有相應(yīng)的紙制文件 。(二)項目檔案的精確性。 各門類檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)真實一樣, 手續(xù)完備; 卷內(nèi)書目詳實; 案卷題名簡明、精確; 檔案書目與歸檔文件關(guān)系清晰; 竣工圖加蓋竣工圖章或全面反映審核簽署狀況,內(nèi)容翔實,圖物相符,真實反映了項目竣工時的實際狀況。 (三)項目檔案的系統(tǒng)性。項目檔案分類科學(xué),組卷規(guī)范、合理,各級類目設(shè)置清晰,能反映工程特征和工程實況;遵循文件材料形成規(guī)律,保持了卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系;卷內(nèi)文件編號條理,排列有序;案卷封面、卷內(nèi)文件目.錄、備考表填寫規(guī)范、清晰。符合國家要求。 三、項目檔案的平安保管 (-)項目檔案庫房、辦公室、閱覽室實行了三分設(shè)