公路建設項目檔案管理辦法1

1、河北省高速馬路建設項目檔案管理方法第一章 總則第一條 為規(guī)范我省高速馬路建設項目檔案管理工作, 確保工程檔案的完整、精確、系統(tǒng)和平安,充分發(fā)揮工程檔案在工程建設、管理、工程維護和改建和建中的作用, 依據國家檔案局、 發(fā)展和改革委員會 重大建設項目檔案驗收方法 (檔發(fā)20062號) ,交通運輸部馬路工程竣交工驗收方法實施i細則 (交馬路發(fā)201065號)、 馬路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法 (交辦發(fā)2001390號)、 交通檔案管理方法 (交辦發(fā)2005431 號) 、 交通建設項目檔案管理登記方法交通建設項目檔案專項驗收方法交通檔案進館方法 (交辦發(fā)(2007436號)、省檔案局、省發(fā)展和

2、改革委員會河北省重點建設項目檔案驗收管理方法 (真檔發(fā)2009) 40號) , 以及省交通運輸廳河北省交通檔案管理實施細則 (冀檔發(fā)200846號)等有關規(guī)定, 結合我省實際制定本方法。 其次條 本方法適用子全省高速馬路建設項目檔案管理工作 。高速馬路大、中修工程和其它等級馬路建設項目可參照執(zhí)行。第三條 高速馬路建設項目檔案管理, 是指對高速馬路工程建設項目獨立項到竣工驗收期問的文件材料進行全程收集、 整理、 歸檔、 保管和運用過程。第四條 本方法所稱高速馬路建設項目檔案是指高速馬路項目建設過程中,獨立項、工程可行性探討、評估、勘測、設計、施工、監(jiān)理、交工、試運行、 竣工等工作活動中形成的應當

3、歸檔, 并經系統(tǒng)整理歸檔的文字材料、 圖紙、圖表、 計算材料、 聲像資料、 電子文件以及其它不同載體形式的歷史記錄。第五條 本方法所稱項目法人, 指負責管理高速馬路建設項目的省高速馬路管理局(集團)和各設區(qū)市交通運輸局有關單位;.項目管理執(zhí)行機構,指代表項目法人實施高速馬路項目建設的管理部門 。 其次章 管理及職責第六條.高速馬路建設項目檔案遵循統(tǒng)一管理、分級負責的原則,實行項目法人負責制 。 省交通運輸廳負責高速馬路建設項目檔案管理的統(tǒng)一部署和組織領導 。 項目法人對所轄項目管理執(zhí)行機構和各參建單位的建設項目檔案進行監(jiān)督、指導、詢問和檢査,具有領導、監(jiān)督職能。項目管理執(zhí)行機構負責做好本高速馬

4、路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作,負責組織、協(xié)調和指導各參建單位的項目文件材料的收集、 整理、 歸檔工作。 建設項目發(fā)包給承包方時, 應當在有關合同中明確寫明高速馬路工程檔案材料的形成.、 整理及檔案數字化的要求, 與工程建設同步進行, 保證高速馬路建設項目文件材料收集、立卷、歸檔的剛好、精確、完整、系統(tǒng)。高速馬路建設項目檔案,接受省級以上檔案行政管理部門的檢査和指導。第七條 為提高我省高速馬路建設項.目檔案管理水平,提高管理效率,省交通運輸廳依照交通運輸部交通建設項目檔案管理登記方法,對高速馬路建設項目檔案管理工作實行初、中、末登記、抽査制度: (-)開工備案。 在高速馬路建設項目開

5、工六個月內, 由項目法人負責進行檔案人員培訓,對項目的檔案組織領導、人員配備、管理制度、平安保管條件等方面進行前期指導。填寫交通建設項目檔案管理登記表一(附件1) ,報省廳檔案管理部.門備案。 (二)施工中期檢査。 在各合同段交工驗收過程中, 由項目法人對項目管理執(zhí)行機構和項目各參建單位的檔案形成狀況進行檢査, 填寫交通建設項目檔案管理登記表二(附件2) ,報省廳備案,以保證工程建設項目文件材料的收集、 整理和歸檔工作與工程建設同步進行。.省廳對項目進行重點抽査。 (三)預驗收。檔案專項驗收前3個月,由省交通運輸廳組織項目檔案預驗收。 預驗收成員由省交通運輸廳和項目法人組成。 重點對建設項目檔

6、案的完整性、精確性、系統(tǒng)性和檔案質量狀況進行檢査(檢査內容及標準見附件3), 指出改進看法和建議, 對正式驗收的各項工作進行支配部署, 做好驗收打算 。第八條 各項日管理執(zhí)行機構和各參建単位應在項目建設一起先就建立項目檔案工作管理網絡, 確定檔案工作分管領導, 明確管理部門, 配備具有相關專業(yè)學問、能夠適應高速馬路建設項目檔案管理的專(兼)職人員,并保持其穩(wěn)定。第九條 項目法人単位及項目執(zhí)行機構需配備必要的計算機等設備, 建立和完善適合高速馬路建設項目檔案管理工作的檔案管理軟件和項目檔案登記系統(tǒng), 以實現高速馬路建設項目檔案管理和登記手段的現代化。 檔案管理軟件參照省廳檔案管理系統(tǒng), 由項目法

7、人組織實施。 第十條 項目管理執(zhí)行機構和各參建單位應設置與工作相適應的檔案庫房, 配置必要的檔案裝具和設各, 特殊是重點和寶貴檔案必需實行有效措施加以愛護。 紙質檔案和其它載體檔案編制數量一般不少于二套。 項目法人、 項目接管(養(yǎng))單位各一套。 . 第三章 業(yè)務管理 .第十一條 建立健全高速馬路建設項目文件材料平常收集歸檔制度和預立卷制度, 依據項目的不同階段文件材料產生的自然過程, 分別做好預立卷工作。 其中,合同段應按施工打算、単位(分部、分項)工程施工工序及交工驗收文件材料的自然形成過程, 分門別類, 做好-同步收集歸檔和預立卷工作 。第十二條 項目管理執(zhí)行機構組織各合同段項目交工驗收前

8、, 應組織各參建単位依據國家相關要求做好文件材料收集、 整理及歸檔工作, 經審核符合檔案整理規(guī)范要求后, 接收各合同段經系統(tǒng)化整理的工程檔案和案卷書目, 仔細填寫建設項目.檔案接收審核單(表樣見附件4) 。凡未完成項目檔案整理和移 交手續(xù)的,項目法人不得組織交工驗收。 第十三條 高速馬路建設項目立卷歸檔工作依據“誰形成誰負責”的原則, 由建設項目文件材料的形成 (利用) 單位或部門負責。 項目文件材料的收集、整理、歸檔工作,不得托付中介機構進行參加。第十四條 建設項目檔案整理應遵循高速馬路建設項日文件材料的自然形成過程和成套性原則,分類科學,收集系統(tǒng)編目規(guī)范,便于保管和利用。第十五條 項目設計

9、檔案的收集、整理、歸檔工作應嚴格依據項目設計文件材料的收集和歸檔范圍,做好相關文件的收集、整理、歸檔工作,保證設計檔案資料的齊全、完整。 第十六條 施工單位應負責本合同段施工過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作,將檔案編制工作納入施工管理職責范圍,并接受監(jiān)理單位、項目管理執(zhí)行機構的監(jiān)督、檢査。 第十七條 監(jiān)理単位在保證工程建設項目監(jiān)理檔案資料完整、精確、規(guī)范的同時,應剛好督促、檢査所負責施工単位的檔案資料形成、收集、整理、歸檔工作。 第十八條 各參建単位在向項目管理執(zhí)行機構移交紙質檔案及其它載體檔案的同時, 須同時移父經數字化加工的電子檔案 。 檔案數字化制作應符合國家有關數字化檔案的質

10、量規(guī)定要求。第十九條 項目管理執(zhí)行機構負責對移交的全部檔案依據工程進展的自然過1fi呈 , 對已經整理好的案巻進行系統(tǒng)化排列 。其中施工階段的檔案, 以各施工標段系統(tǒng)化排列為基礎,依路途進行方向,依據路基(含橋梁、隧道等)、路面及其它附屬設施進行排列, 編制檔號, 匯總、 打印案卷書目, 完成項目檔案的編制工作(檔案的編制符合國家標準) 。其次十條 項目管理執(zhí)行機構在接收各參建單位電子檔案時, 要檢査電子檔案的真實性與完整性,做到數據完整、內容精確、.清晰,與卷內書目和案卷書目一一對應。 其次十一條 項目法人應依據交通建設項目檔案管理登記方法和省重點建設項目檔案登記要求, 依照項目檔案登記工作

11、管理權限, 剛好填報“交通建設項目檔案管理登記表”和 “河北省重點建設項目檔案登記表” 向相關單位報送。第四章.驗收和移交其次十二條 高速馬路檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分, 未經檔案專項驗收或驗收不合格的項目, 不得進行項目竣工驗收。項目檔案專項驗收應在項目竣工驗收3個月別完成。 . 其次十三條 高速馬路建設項.目檔案依據項目管理權限組織建設項目檔案專項驗收。交通運輸部批準初步設計的工程建設項目, 依據交通建設項目檔案專項驗收方法,由父通運輸部檔案館組織項目檔案專項驗收。省發(fā)展和改革委員會審批初步設計的工程建設項目, 依據 河北省重點建設項目檔案驗收管理方法,由省檔案局、省交通運輸

12、廳負責組織項目檔案專項驗收。檔案驗收時,需同時供應檔案管理備案登記表、施工中期檔案登記表、建設項目檔案接收審核單。 . 其次十四條 高速馬路建設項目通過竣工驗收三個月內,由項目法人監(jiān)督, 項目管理執(zhí)行機構向相關単位辦理建設項目檔案移交手續(xù)。 項目法人保存項目檔案原件,接管(養(yǎng))単位保存復印件;向省交通運輸廳移交項目數字化檔案和電子書目。 .其次十五條 各級高速馬路建設項目,均依據交通運輸部交通檔案進館方法 中 “馬路工程檔案進館范圍”要求, 向省交通運輸廳移交復制的建設項目檔案。 凡列入國家馬路建設國道主干線的項目檔案, 需多復制一套, 交通運輸部、父通運輸廳各保存一套。 第五章 附則其次十六

13、條 本方法由省父通運輸廳、 省檔案局負責說明 。其次十七條 本方法自公布之日起執(zhí)行。 附件河北省高速馬路建設項日檔案預驗收基本內容及標準附件 河北省高速馬路建設項日檔案預驗收基本內容及標準一、建立了完善的項目檔案管理體制 ( - ) 建立了有單位領導分管、 部門領導主管的項目檔案管理工作機構, 配備了業(yè)務素養(yǎng)好、工作責任心強的專兼職檔案工作人員; .(二)項目檔案工作納入了項目建設管理程序, 與項目建設實行同步管理, 實行了項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制, 并實行了有效的考核措施; (三) 依據國家檔案工作法律法規(guī), 結合單位實際建里健全了項目檔案工作的各項規(guī)章制度; (四)項目檔

14、案工作實行了統(tǒng)一管理, 對本単位各部門和各參建単位進行了有效的監(jiān)督、指導; (五)各參建單位項目文件材料的收集、整理和歸檔納入了合同管理,要求明確,標準統(tǒng)一,限制措施有力;(六)檔案工作經費足夠,設施完備,能保證正常工作須要。 二、項目文件材料的收集、整理、歸檔以及項目檔案的完整性、精確性、系統(tǒng)性符合國家標準和規(guī)范要求 依據國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)、交通運輸部馬路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法 (交辦發(fā).2001390 號)基本要求,在建設單位主動有效的統(tǒng)一管理下,各門類、各參建単位項目文件材料收集齊全, 整理規(guī)范, 歸檔剛好, 最大限度地保持了文

15、件材料的完整性、精確性和系統(tǒng)性。 (- )項目檔案的完整性。從項目申請立項,到項目交工驗收,各類文件材料齊全完整。 1.前期文件: 項目立項依據性文件、項目管理文件等; 2.設計文件:工程勘測資料;初步設計及審批文件;施工圖設計及審批文件等; 3.施工技本文件:工程打算定位測量、地質勘探資料;質保書、試驗報告; 隱藏工程驗收記錄,工程記錄及測試、沉降、位移、變形、.監(jiān)測記錄;圖紙會審、變更設計通知単、技術核定單位等修改依據; 工程質量事故報告及處理記錄;工程質量檢査、評定資料;設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、 質量評定、事故處理報告等; 4.竣工文件:工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢査簽

16、證、工程變更單、重要工程質量事故報告等; 5.監(jiān)理文件:監(jiān)理通知、備忘錄、報告、會議紀要;施工質量分析;監(jiān)理支配、監(jiān)理細則;合同管理文件、五限制文件、協(xié)調文件等;6.設備文f牛:設備、材料選購合同、出廠質量合格證明;設備、材料裝箱単、開箱記錄;設備圖紙運用說明書;設備安裝調試記錄等;7.驗收文件:各參建單位工作報告,質量監(jiān)督部門質量監(jiān)督報告;試運行記錄、檢測、觀測記錄及成果報告、缺陷整改文件材料;各相關專項驗收文件等;8.聲像檔案:施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱藏工程、領導視察等聲像材料; 9.項目建設過程中產生電子文件, 按電子文件歸檔與管理規(guī)范剛好進行了歸檔; 進行了數字化加工掃描, 掃描圖像清晰, 并有相應的紙制文件 。(二)項目檔案的精確性。 各門類檔案內容數據真實一樣, 手續(xù)完備; 卷內書目詳實; 案卷題名簡明、精確; 檔案書目與歸檔文件關系清晰; 竣工圖加蓋竣工圖章或全面反映審核簽署狀況,內容翔實,圖物相符,真實反映了項目竣工時的實際狀況。 (三)項目檔案的系統(tǒng)性。項目檔案分類科學,組卷規(guī)范、合理,各級類目設置清晰,能反映工程特征和工程實況;遵循文件材料形成規(guī)律,保持了卷內文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系;卷內文件編號條理,排列有序;案卷封面、卷內文件目.錄、備考表填寫規(guī)范、清晰。符合國家要求。 三、項目檔案的平安保管 (-)項目檔案庫房、辦公室、閱覽室實行了三分設