OA基本名詞解釋

1、協(xié)達OA基本學(xué)習(xí)題一、名詞解釋1、待辦事宜：待辦事宜是本用戶查看自己有哪些未處理的事務(wù)。通過待辦事宜，用戶可以 一覽無余地看到自己所需要處理的事情，待辦事宜可對公文待處理人員進行處理公文消息提 醒，可對公文接收人員進行公文接收消息提醒，可對下級部門已上報的信息進行提醒。用戶 不必擔(dān)心遺漏工作，可以更直觀地進行辦公處理，極大提升辦公效率。用戶將待辦事宜里所 有的信息處理完后，意味著用戶已辦完7OA系統(tǒng)中所有的事情，如果您的OA系統(tǒng)是與即使 通相結(jié)合使用，那么在即使通中便可看到待辦事宜。2、已辦事宜：已經(jīng)處理好的事務(wù)，避免重復(fù)對已辦的事務(wù)進行記錄,方便以后查看3、流程績效：通過流程實際運行效率與標

2、準值之間的比較分析，對流程的績效進行分析， 以便對流程的績效管理進行全面管理。流程績效是通過建立科學(xué)合理的指標體系，運用一整套分析的方法和模版，展現(xiàn)實際工 作中出現(xiàn)問題的根本原因，并在以后的工作中實施改進。同時分析工作中的流程績效的表現(xiàn)， 解決工作中出現(xiàn)的問題。以此運用績效表現(xiàn)的結(jié)果，通過激勵的手段，促使當(dāng)事人改進自己 的績效，提高組織的績效4、簽報任務(wù)：普通公文、會議流轉(zhuǎn)管理，出差、報銷、外出、加班、合同、辦公品領(lǐng)用、 請假等各類申請簽報表單及圖形化工作流簽報任務(wù)，簡單的說就是需要領(lǐng)導(dǎo)簽字的報告。簽報是請示、報告的簡化，主要是為了 簡化流程，提高工作效率而產(chǎn)生的，事實上簽報的使用范圍是有限的

3、，對于一些不是太重要、 不太方便采用報告或請示形式的問題，為了盡快得到解決就可以采用簽報的形式。而簽報任務(wù)在一個完整的流程中，一般要提出問題，說明原因，同時提出建議解決方案 以供領(lǐng)導(dǎo)參考，這樣處理起來才快。簽報流程一般為下級單位工作人員擬文-核對-下級單 位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)-上報上級單位辦公室或相關(guān)部門一一領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。5、日程管理：編寫、共享、查看個人工作計劃、工作日志，提供圖形化日程視圖功能，輔 助時間管理。日程管理就是將每天的工作和事務(wù)安排在日期中，并做一個有效的記錄，方便管理日常 的工作和事務(wù)，達到工作備忘的目的。同時也具有對員工日常工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督的作用。 電子版的日程管理通常具有定時提醒

4、和共享等功能。6、信息共享：信息采集、數(shù)據(jù)采集、公共信息、規(guī)章制度、新聞管理、出行參考、郵政信 息。信息共享指不同層次、不同部門信息系統(tǒng)間，信息和信息產(chǎn)品的交流與共用，就是把信 息在OA里變成資源與其他人共同分享，以便更加合理地達到資源配置，節(jié)約辦公成本，創(chuàng) 造更多的財富。是提高信息資源利用率，避免在信息采集、存貯和管理上重復(fù)浪費的一個重 要手段。其基礎(chǔ)是信息標準化和規(guī)范化。信息共享的效率依賴于信息系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展和傳輸 技術(shù)的提高，必須嚴格在信息安全和保密的條件下實現(xiàn)。當(dāng)然，在OA中不同權(quán)限的信息共 享程度是不一樣的。7、業(yè)務(wù)協(xié)作：根據(jù)用戶定制的表單與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，可以發(fā)起流轉(zhuǎn)或提交審批，提

5、供處 理狀態(tài)跟蹤查看功能。業(yè)務(wù)協(xié)作是通過表單數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)自由定義，對表單的使用、表單的作用范圍及表單中各項 目的作用范圍都可以做嚴格的權(quán)限設(shè)定。任何組織的運營都包含了許多的業(yè)務(wù)流程。建設(shè)各 類信息系統(tǒng)的重要工作之一就是發(fā)現(xiàn)用戶的業(yè)務(wù)流程，進行分析、建模，并把它體現(xiàn)到信息 系統(tǒng)的設(shè)計中。這就是業(yè)務(wù)協(xié)作的特點。通過靈活、強大的動態(tài)表單定制及處理功能，用戶根據(jù)自己單位的特殊需求，進行一些 表單定制工作，并可結(jié)合業(yè)務(wù)流程進行定制表單的流轉(zhuǎn)。通過強大的管理內(nèi)容定制功能，協(xié) 同管理軟件可以進行復(fù)雜的個性化管理表單、分析報表的定制。8、資源預(yù)約：可以更加有效地共享單位的公共資源（如車輛、辦公設(shè)備、會議室、圖書等

6、）， 你可以查詢可預(yù)約的資源狀況，并可跟蹤預(yù)約的整個審批過程?？梢愿行У墓蚕砉镜墓操Y源（會議室、車輛、計算機設(shè)備等）。在一個集成化的 環(huán)境中，可以按日、按周查看資源的當(dāng)前預(yù)約狀態(tài)。每一個資源均可設(shè)置訪問團隊，使資源 共享局限于特定的團隊。9、電子考勤：電子簽到、簽退等功能，提供基于信息網(wǎng)絡(luò)的電子考勤應(yīng)用。OA系統(tǒng)規(guī)定（可以自己設(shè)置）要職員在公司規(guī)定時間進入（退出）辦公系統(tǒng)，點擊進入 登陸頁面（退出）按鈕，系統(tǒng)就記錄下這個時間，以此實現(xiàn)考勤。同時電子考勤提高工作效 率，杜絕代打卡現(xiàn)象，便于企業(yè)的管理和有效的規(guī)章考核的執(zhí)行。10、項目協(xié)作：將所有項目相關(guān)的數(shù)據(jù)信息、郵件、知識文檔、文件、流程

7、表單等內(nèi)容引入 到協(xié)作區(qū)進行集中管理，供相關(guān)人員交流項目相關(guān)的意見，幫助項目組成員更好地進行項目 協(xié)作。項目協(xié)作以項目監(jiān)控，降復(fù)雜的項目管理過程簡化為立項管理、過程管理以及結(jié)項管理。在系統(tǒng)設(shè)計中分別以“項目”、“人員”作為主線，讓項目成員能夠利用項目協(xié)作平臺高效協(xié) 作，合理分工，及時積累項目文檔，提升知識經(jīng)驗，讓項目管理人員隨時監(jiān)控項目進展，掌 握項目資源調(diào)配情況，合理評估項目績效。項目協(xié)作使團隊成員在檢查和完成項目工作中能夠更加輕松地進行協(xié)作和溝通，利用對 分配的任務(wù)，問題和可交付項目的全面可視性，團隊成員能夠更高效地協(xié)作，制定更有效的 決策，更快地創(chuàng)造出更卓越的業(yè)績。項目協(xié)作使各級相關(guān)人員

8、能夠隨時隨地共享信息，通過 團隊能夠協(xié)作創(chuàng)建和解決問題，以此來簡化工作任務(wù)的執(zhí)行。同時可以隨時了解項目工作解 決的性質(zhì)、范圍和需要采取的措施。11、知識共享：電子期刊、基礎(chǔ)檔案庫、公共文件庫、電子書庫、知識地圖。知識共享是指員工彼此之間相互交流的知識，使知識由個人的經(jīng)驗擴散到組織的層面。 這樣在組織內(nèi)部，員工可以通過查詢組織知識獲得解決問題的方法和工具。反過來，員工好 的方法和工具通過反饋系統(tǒng)可以擴散到組織知識里，讓更多的員工來使用，從而提高組織的 效率。員工完全可以通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程，創(chuàng)建一個完 善的知識共享的環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)搭建知識庫的同時與工作流

9、程緊密結(jié)合，將人員、 知識、信息、流程集成一體，形成完善的企業(yè)知識管理和協(xié)同運營體系。知識共享還可以與人力資源的結(jié)合，激勵員工分享和創(chuàng)新知識，并幫助快速找到有知識 專長的人員可創(chuàng)建自己的文檔目錄，并且不限層級，個人文檔滿足個性化需求，允許用戶 時隨地進行文檔創(chuàng)建和編輯。通過個人信息門戶獲取個性化信息，在系統(tǒng)構(gòu)建的知識環(huán)境中 充分利用和分享知識，知識文檔中搭建各種知識地圖的應(yīng)用為員工的自主培訓(xùn)提供了最便捷 高效的方式。12、文件中轉(zhuǎn)：擴展的一項儲藏文件的功能文件中轉(zhuǎn)主要用來應(yīng)對在多臺電腦間中轉(zhuǎn)文件，如在您的不同電腦間中轉(zhuǎn)文件；上傳大 的文件，從而讓郵件可以發(fā)送“超大臨時附件”，解決傳統(tǒng)郵件附件大

10、小受限的問題。13、發(fā)文委托：即將系統(tǒng)中發(fā)文(自由流轉(zhuǎn)和自動流轉(zhuǎn))涉及到自己處理的的發(fā)文事務(wù)囑托 指定他人代為處理。通過設(shè)置發(fā)文委托，將自己的全部發(fā)文工作由委托人全權(quán)處理。14、知識地圖：知識地圖是一種知識(既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識)導(dǎo) 航系統(tǒng)，并顯示不同的知識存儲之間重要的動態(tài)聯(lián)系。它是知識管理系統(tǒng)得輸出模塊，輸出 的內(nèi)容包括知識的來源，整合后的知識內(nèi)容，知識流和知識的匯聚。它的作用是協(xié)助組織機 構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價值，所有權(quán)，位置和使用方法；使組織機構(gòu)內(nèi)各種專家技能轉(zhuǎn)化為顯 性知識并進而內(nèi)化為組織的知識資源；鑒定并排除對知識流的限制因素；發(fā)揮機構(gòu)現(xiàn)有的知 識資產(chǎn)的杠桿作用

11、。知識地圖的概念最早是由布魯克斯(B. C. Brooks)提出的。他提出的知識地圖的概念主 要是指人類的客觀知識，他認為人類的知識結(jié)構(gòu)可以繪制成各個單元概念為節(jié)點的學(xué)科認識 圖。在企業(yè)知識管理中，知識地圖有它特定的含義，是一種知識庫管理系統(tǒng)技術(shù)(DBMS)與 因特網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合的新型知識管理技術(shù)。知識地圖的理解是這樣的：首先，知識地圖是一個向?qū)?，它本身并不是一個知識的集合。 這是知識地圖不同于以往信息工具的最突出的一點。對用戶來說，大部分的信息是在知識地 圖所指向的知識源中，而不是被包含在知識地圖本身。這是知識地圖和其他一些工具如 CASE，數(shù)據(jù)庫，群件和BPR等軟件的一個最大的不同之處。知識

12、地圖不是具體的知識，而 是關(guān)于知識的來源的知識。其次，知識地圖指向的是知識源，而這些知識源不僅可以是已經(jīng)固化在一定的載體上的 各種形式的文獻、數(shù)據(jù)庫，也可以是大腦中存儲了豐富的隱性知識的專家或其他員工。第三，知識地圖不僅僅要揭示知識的存儲地，通常也要揭示知識之間的關(guān)系。很多學(xué)者 認為，知識地圖在試圖揭示知識之間的關(guān)系時，往往會發(fā)現(xiàn)以往所沒有發(fā)現(xiàn)的某些知識之間 的新的關(guān)系，從而產(chǎn)生新的知識。第四，知識地圖的最終目標是幫助企業(yè)員工實現(xiàn)知識的共享。知識地圖之所以要盡量完 整地揭示企業(yè)的知識源，就是要使使用者在需要知識時，能夠很有效地找到它們，不管這些 知識是以什么形式存在的，是顯性的還是隱性的。這樣

13、做的最終目的是使企業(yè)已有的知識能 夠被所需要的人找到，實現(xiàn)企業(yè)知識資源的充分共享，最大限度地發(fā)揮企業(yè)知識資本的作用。 知識地圖在協(xié)同管理平臺中的應(yīng)用：1、有助于新員工的培訓(xùn)2、有助于企業(yè)共享知識3、有助于有效利用企業(yè)中的隱性知識4、有助于制定教育研究計劃5、有助于企業(yè)知識創(chuàng)新6、有助于評估企業(yè)知識資產(chǎn)總結(jié)：知識地圖的含義做了一個簡要的介紹，并分析了知識地圖在企業(yè)知識管理中的功 能。在知識經(jīng)濟時代，知識管理已經(jīng)得到了越來越多的公司的認可。要使知識管理起到實質(zhì) 性的作用，就必須使用有效的工具。知識地圖就是實現(xiàn)知識管理的有效工具，各個企業(yè)可以 結(jié)合本企業(yè)的特點，應(yīng)用協(xié)同管理平臺編制知識地圖，配合其他

14、知識管理工具的使用，推動 本企業(yè)知識管理的發(fā)展，充分利用本企業(yè)的知識資源，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。15、知識報表：從范圍上分，OA中涉及報表的問題有兩類：一類是OA自身的報表，其數(shù)據(jù)全部來自于OA系統(tǒng)，而且報表也從屬于OA的功能。比 如，統(tǒng)計各部門收、發(fā)文的數(shù)量，統(tǒng)計員工的出勤日等等。另一類是其他業(yè)務(wù)的報表。其數(shù)據(jù)可能是來自于其他應(yīng)用系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，也可能是通過 OA系統(tǒng)的工作流等來輸入。第二類的報表應(yīng)用，越來越成為辦公自動化軟件的新關(guān)注點。這類報表往往與業(yè)務(wù)緊密 相關(guān)，而且可能涉及不同應(yīng)用的數(shù)據(jù)，對于企業(yè)及時掌握經(jīng)營情況、靈活分析、快速反應(yīng)有 著很重要的意義。相信隨著企業(yè)應(yīng)用的發(fā)展，O

15、A軟件中將越來越重視數(shù)據(jù)分析與利用，不僅僅形成對信 息與流程的管理，更實現(xiàn)對企業(yè)數(shù)據(jù)的有效管理與利用。因此，報表應(yīng)用已經(jīng)越來越成為企 業(yè)辦公自動化軟件（協(xié)同辦公軟件）的一個重要組成部分。從報表的生成方法看，典型的有三種情況：一類是產(chǎn)品中帶的報表。這類報表是預(yù)先做好的，基本上是固定的。第二類是由軟件廠商或服務(wù)商在實施時為用戶做的報表。用戶可能會提出要求，實施服 務(wù)商負責(zé)完成報表的開發(fā)。這種方式能比較好地滿足用戶的需求，但靈活性還不大夠，不能 針對業(yè)務(wù)的發(fā)展做到隨需而動。第三類是用戶自己隨時根據(jù)業(yè)務(wù)需要所做的報表。其優(yōu)點不言而喻。但需要注意的是， 這種方式對于所使用的報表工具要求很高，需要能夠靈活

16、地由用戶自行定義各種復(fù)雜報表。 毫無疑問，第三種方式代表了辦公自動化軟件中報表應(yīng)用的趨勢?，F(xiàn)如今企業(yè)，隨需而動已經(jīng)成為企業(yè)報表的發(fā)展趨勢。需要做到隨需而動，就要更清楚 地知道“需”是什么樣的。最基本的需求，是用戶的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中，由系統(tǒng)管理員隨時根據(jù)業(yè)務(wù)用戶的要求做出 報表。這些報表形式比較標準、結(jié)構(gòu)比較簡單，比如常見的數(shù)據(jù)列表、分組報表，以及簡單 的交叉報表等。同時，這些報表基本上是基于已有的數(shù)據(jù)，在表中也會有一些計算，但往往 很簡單，比如數(shù)據(jù)的總計、分組的求和、計數(shù)等等。但這種需求，只是最簡單的，實際業(yè)務(wù)中的需求從不同角度有不同的發(fā)展與變化，更復(fù) 雜、要求更高。OA中的報表需求，除了最基本

17、的，還有大量復(fù)雜的變化。這種變化，可能 體現(xiàn)在以下幾個方面：1、報表的格式2、報表中的計算3、數(shù)據(jù)的來源4、用戶制表的能力首先我們先看一下報表的格式。簡單的報表格式，是規(guī)整的，比如把數(shù)據(jù)簡單地列出來，可能再加個分組，或者是做成 標準的交叉表。但實際業(yè)務(wù)中，大量的表的格式是非常復(fù)雜的。比如，表頭不規(guī)則地分層， 表內(nèi)不同行顏色的變化，分頁時表頭在上面和左側(cè)自動的重復(fù)（左表頭的重復(fù)就比較復(fù)雜 了），等等。有人會說，不管表有多復(fù)雜，我只要有一個工具，靈活地畫出來就可以了。但事實上并 不這么簡單，因為報表是與數(shù)據(jù)有關(guān)聯(lián)的，在設(shè)計時，可能并不清楚是有多少行或者多少列。 要想很好地處理這種行、列的變化（實際

18、是數(shù)據(jù)的展開），就需要報表工具能有一個好的設(shè)計模型，不光能“畫”，還能定義數(shù)據(jù)的展開關(guān)系。16、智能分析：智能分析平臺是將數(shù)據(jù)庫中間件技術(shù)、統(tǒng)計分析技術(shù)、建模和動態(tài)模擬技術(shù) 相結(jié)合的綜合應(yīng)用平臺。它集成了數(shù)十種數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)分析工具，形成了強大的企業(yè)級應(yīng) 用解決方案?？蛻羯踔翢o需建立數(shù)據(jù)倉庫，即可在不同數(shù)據(jù)庫間切換，挖掘或組合成管理與 決策所需要的信息，并調(diào)用統(tǒng)計與管理模型直接分析和輔助決策；也可以運用工具自定義建 模，構(gòu)建自己的虛擬企業(yè)平臺。17、發(fā)文：本單位發(fā)出的公文。下達、下發(fā)文件的意思，簡稱發(fā)文，一般指國家機關(guān)或企事業(yè)單位的上下級關(guān)系。發(fā)文字號 是引用和查找公文時的重要依據(jù)，正規(guī)公文一般都要有發(fā)文字號。18、收文：主要處理來自上級或其它單位的一些文件，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、 承辦、傳閱、歸檔等系列工作。這些工作都可以在系統(tǒng)中處理，替代公司原來的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)， 減少紙張使用以及保管場所等行政費用的支出。各個環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人員不需見面，可以并行獨 立處理相關(guān)的業(yè)務(wù)，并讓公文自動流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)。系統(tǒng)管理代替人工流轉(zhuǎn)，大大節(jié)省了 人力，也節(jié)約了經(jīng)辦人員的時間成本。19、傳閱：即輪流閱讀，傳遞著看。OA里面的傳閱是以廣播的方式，將要傳閱的文件同時發(fā)至所有需要查看的人群；同時 也可以定向的將文件傳向一個指定的部門