家電賣場百貨商場運營資料 鵬潤—總辦003 印信管理辦法

1、 印 信 管 理 辦 法歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經營管理手冊總辦系統分冊文件編號：鵬潤總辦003撰寫單位：鵬潤投資總裁辦公室版 本： 第一版生效日期：2004年4月1日機密等級： 機密 一般合計頁數： 12 正文頁數：5附件個數： 3制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內容16、注意事項57、附件5總裁審批管理研究室審核撰寫人制度名稱印信管理辦法文件編號鵬潤總辦0031. 目的： 為保證公司印信使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本辦法。2. 范圍：2.1適用范圍：鵬潤投資各中心、各部門、各級子公司、

2、各門店。2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資各中心、各部門、各級子公司、各門店。3. 名詞解釋：3.1公章：刻有公司名稱的印章。用于公司對外行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務時使用；3.2介紹信：是用來介紹聯系接洽事宜的一種應用文體,具有介紹、證明的雙重作用。用于辦理公司公務或職員情況介紹時使用。 3.3對外印章：鵬潤集團總部、國美等二級公司、國美分部的公司公章、人力資源部章、財務（結算）專用章、合同專用章、法人人名章，以及國美門店公章。3.4內部專用章包括：經各級公司領導審批刻制的各中心、各部門、國美各門店印章及業(yè)務流程章等，僅限內部使用。3.5印信：本規(guī)定中的印信范疇指對外印章、內部專用章、介

3、紹信、證明信等。4. 職責4.1總部總裁辦負責公司印信刻制、保管、使用的審核和管理。4.2各分部總經辦負責本分部印信的保管、使用和管理。4.3 各級單位相應的授權人有印信使用的審批權。5.作業(yè)內容：5.1印章刻制5.1.1印章刻制的規(guī)定A、對外印章：由使用單位上報刻制申請后，報各級總辦審核并逐級報至總部總裁辦主任審批后，方可刻制。B、內部專用章：由使用單位上報刻制申請后，報各級總辦主任審批即可刻制。生效日期2004年4月1日頁次1/2附件數3制度名稱印信管理辦法文件編號鵬潤總辦003C、刻制：經總裁（經）辦主任審批同意的印章刻制審批單，統一報由各級總務部根據標準印模形狀進行刻制。5.1.2印章

4、形狀的規(guī)定：（詳見附件7.1：印章標準模型）A、對外印章：圓形、橢圓形（僅限于發(fā)票專用章）、方形（僅限于人名章）B、內部專用章：橢圓形、方形或菱形，同時刻制須有內部專用章字樣5.2印章啟用：印章由各級總務部刻制完畢后，通知相關部門辦理印章發(fā)放手續(xù)印章啟用、交接登記卡（詳見附件7.2），以公文形式下發(fā)啟用通知后，印章正式啟用。A、對外印章：各類公章的印模及印章啟用、交接登記卡同時報至總部總裁辦備案。B、內部專用章：印章啟用、交接登記卡報所屬級別總辦備案即可。5.3印章保管5.3.1保管部門：A、鵬潤（國美）總部公章及各中心內部專用章，由總裁辦指定專人進行保管；B、國美分部公章、分部所屬門店公章、

5、配送中心公章、分部各職能部門內部專用章，由分部總經辦指定專人進行保管；C、國美門店及配送中心財務專用章、內部專用章、業(yè)務流程章由門店及配送中心指定專人進行保管；5.3.2印章保管權歸屬：（詳見附件7.3）5.3.3保管要求：印章保管地點應設立安全裝置，必須保存在專用鐵柜或保險柜內，凡因保管不善丟失印章并造成損失的，公司將對責任人予以嚴厲處罰；給公司造成嚴重損失的予以賠償，直至追究法律責任。5.3.4保管人如有崗位變動或調離公司時，須交清所保管的印章和用印登記簿，方準辦理崗位變動或離職手續(xù)。印章交接要在第三者監(jiān)督下進行，并填寫印章交接單，由雙方當事人及監(jiān)交人簽字，原則上由本部門領導監(jiān)督交接。同時

6、，總辦須更新印章啟用、交接登記卡并逐級上報至總部總裁辦備案。5.3.5保管人由于各種原因不在工作崗位時，應將印章交由總裁（經）辦主任或由總裁（經）辦主任指定專人臨時保管，以保證工作需要。5.4印章的使用5.4.1使用范圍：A、公章：用于公司對外行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務時使用；公章用于簽訂合同或協議時，參照“合同專用章” 管理方法執(zhí)行； B、合同專用章：用于公司與外部機構簽訂合同、協議及意向書時使用；C、內部專用章：用于以各級公司、管理中心（部門）、門店、配送中心等名義印發(fā)的各類對內公文、函件上使用，嚴禁在對外文件上使用。5.4.2使用要求： A、所有印章一律不得外借或帶出辦公

7、室。若確因工作需要外出使用者，用章人不能單獨攜帶印章前往，需由兩人同時對印章進行監(jiān)管，并在用印審批單上簽字，經相應級別領導批準，填寫印章外出使用登記表，并限定使用的范圍、時間、地點，專人保管、專人使用、按期歸還；B、嚴禁在各類空白合同、介紹信、證明等上蓋章；C、禁止任何無審批手續(xù)的蓋章行為，如：對外對帳單及費用支付說明之類的用印等。5.4.3使用流程： 5.4.3.1公章、合同章：A、由使用人填寫用印審批單，按照公司授權管理規(guī)定依次經部門經理、中心（部門）總經理/總監(jiān)簽字，報總經理/副總經理簽批后，由印信管理單位負責人審核后，由印信保管人蓋章。印章管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。

8、如遇特殊情況，相關責任人無法簽字，需在電話通知責任人認可的情況下蓋章，并由責任人補簽字方可；B、所有合同和協議超過一頁的文件應加蓋騎縫章，對合同內容有修改的地方應蓋章確認；C、各單位要建立印章使用審批登記簿，詳細載明印章使用時間、使用單位、文件內容、合同性質、對方單位名稱、加蓋份數、審批人、經手人等內容；D、公章保管人只有印章加蓋權，沒有審批權。印章使用審批人只有審批權，沒有使用權；E、公章保管人在加蓋印章時，要嚴格審查有關文件、合同、資料是否與審批內容相符；F、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規(guī)定經法律顧問審核簽字；G、存檔方法：印信管理人員及印章使用部門均應將加蓋印章文本的復印件備

9、存一份，并連同用印審批單一并歸檔，以月為單位按照時間順序將用印記錄存檔。公司內部蓋章公文原件由文件管理人員存檔，印章管理人員處可不存檔； H、財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內容自行使用財務印章（僅限于財務結算專用章、銀行預留人名章）無須經上述程序。（按財務相關制度執(zhí)行）5.4.3.2內部專用章：A、以各級公司名義印發(fā)的各類內部公文、公函必須經公司總經理或副總經理同意后方可加蓋；B、以各中心（職能部門/門店）名義的印發(fā)各類公文、公函加蓋印章前必須報各中心（職能部門/門店）第一負責人審查同意后方可使用；C、各級公司總經理或中心（職能部門/門店）總經理/總監(jiān)/第一負責人可根據工作需要對相關人員授權，

10、使其在專業(yè)領域內具有使用內部印章的權力，授權要有書面授權書，并明確期限和使用范圍，而且要經各級公司總經理簽字確認；經授權后，各公司總經理或中心（職能部門/門店）總經理/總監(jiān)/第一負責人仍作為印章使用審批權的第一責任人，對授權期間出現問題負主要責任，被授權人為第二責任人，負次要責任；D、內部專用章嚴禁在對外文件上使用，如發(fā)生此類使用事件，將追究相關人員責任，如給公司造成損失，視情節(jié)公司保留追究其法律責任的權力。5.5印章銷毀5.5.1對外印章：由使用單位上報銷毀申請及原因后，報各級總辦審核并逐級報至總部總裁辦審批后，以公文形式下發(fā)銷毀通知，各級總辦安排由兩人同時進行銷毀。5.5.2內部專用章：由

11、使用單位上報銷毀申請及原因后，報各級總經理審批后，各級總辦安排由兩人同時進行銷毀。 5.6介紹信的管理5.6.1要求：5.6.1.1本著”實事求是”的原則，嚴格按照實際情況填寫有關內容。5.6.1.2保證介紹信的內容與存根聯的一致性。5.6.1.3不得在空白的介紹信上加蓋公章。5.6.1.4在每年的三月份以前將上一年的介紹信存根和剩余介紹信歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。5.6.2印信的盤點：要求各級公司每月25日對本公司的所有證照及印信進行盤點，盤點人員為印信管理人員同一名審計（或指定）人員，盤點要求兩人共同進行盤點，并簽字確認。盤點結果要求于每月26日12：00前上報鵬潤投資總裁辦公室。

12、5.7對違反本辦法的處罰 違反本管理辦法，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以嚴厲處罰，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，將移送有關機關處理。6.注意事項：無7.附件7.1國美分部印章標準模型7.2印章管理登記卡7.3各級公司常規(guī)印章清單生效日期2004年4月1日頁次2/2附件數3附件7.1國美分部印章標準模型分 部門 店配送中心合同專用章節(jié) 內部專用章內部專用章*部內部專用章發(fā)票專用章*11發(fā)票專用章*11財務結算章 財務結算章 財務結算章 分 部門 店配送中心進貨審批章*國美電器有限公司配送中心收貨專用章電子商務內部專用章價格文件審批章轉帳收訖*國美電器有限公司網上購物貨款收訖章之*印*國美電器有限公司配送中心*貨專用章附件7.2 印章管理登記卡編號：*國美分部/門店/配送中心*印 章 名 稱印 章 性 質：對外 對內對外對內均可印 章 保 管 部 門：印章啟用日期： 年 月 日印章封存/銷毀日期： 年 月 日預留印模用印審批人：*被授權審批人：* 期限： 預留印模做為用印審批人，我保證，嚴格按公司印章管理辦法規(guī)定流程認真履行用印審批職責簽名：預留審批人簽字字樣：做為被授權用印審批人，我保證，嚴格按公司印章管理辦法規(guī)定流程