交流與協(xié)調(diào)的技巧PPT課件教材講義

1、 交流與協(xié)調(diào)的技巧1 第一單元協(xié)調(diào)自己與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系2 協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的原則 1、服從原則 2、尊重原則 3、請(qǐng)示原則 3 與領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧 要與領(lǐng)導(dǎo)成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視領(lǐng)導(dǎo) 體諒領(lǐng)導(dǎo)的勞苦，分擔(dān)他的壓力 不急于表功 不忙著提建議 不依靠領(lǐng)導(dǎo) 4如何恰到好處地贊美領(lǐng)導(dǎo) 贊美要快贊美要誠懇 贊美要具體贊美他比別人更好 背后說人的好話 5委婉地批評(píng)領(lǐng)導(dǎo) 領(lǐng)導(dǎo)如果有錯(cuò)誤就應(yīng)該批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)，不過應(yīng)該講究一下批評(píng)的策略問題。講究了策略，你的批評(píng)或者建議不但不會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)反感，而且你的建議、批評(píng)會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)很好地接受，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你還會(huì)刮目相看，對(duì)你的能力有了新的看法，對(duì)你會(huì)更加重視，你的大好前途不

2、是指日可待了嗎?6批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)的12條原則 1、能不批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)，盡量不批評(píng)。領(lǐng)導(dǎo)有了錯(cuò)誤，自己能夠彌補(bǔ)解決的，盡量自己解決 2、讓領(lǐng)導(dǎo)自己想出解決錯(cuò)誤的辦法，你只是旁敲側(cè)擊地提示 3、批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)要注意溝通 4、批評(píng)最重要的是一定要讓領(lǐng)導(dǎo)感到你的用心良苦 5、批評(píng)盡可能單獨(dú)進(jìn)行 6、以表揚(yáng)的話語作為批評(píng)的開場(chǎng)白7批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)的12條原則 7、批評(píng)的是行動(dòng)，而不是人 8、一個(gè)過錯(cuò)，一次批評(píng) 9、在友好地方式中結(jié)束批評(píng) 10、以提醒代替批評(píng) 11、以關(guān)心體諒代替批評(píng) 12、私下批評(píng)8 如何向領(lǐng)導(dǎo)申辯 申辯的問題應(yīng)具有價(jià)值 申辯的內(nèi)容應(yīng)切中實(shí)質(zhì) 申辯的時(shí)機(jī)應(yīng)當(dāng)恰當(dāng) 申辯的陳述應(yīng)巧妙得體 申辯態(tài)度應(yīng)謙和誠懇 申辯方

3、式應(yīng)據(jù)情求實(shí) 申辯表態(tài)應(yīng)容人慎重 申辯結(jié)果應(yīng)冷靜以對(duì) 9如果得罪了領(lǐng)導(dǎo) 反省原因不要表現(xiàn)出來不要寄希望于別人的理解 找個(gè)合適的機(jī)會(huì)溝通 找個(gè)合適的人充當(dāng)和平使者 利用一些輕松的場(chǎng)合表示對(duì)他的尊重 10善于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說不 秘書應(yīng)當(dāng)服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，但是常常有這樣的情況，領(lǐng)導(dǎo)叫你干一件事，但是這件事情或許是不該你做，或許超過了你的負(fù)荷，你無法完成的，或許是超出了你的能力，你不能做的，你應(yīng)該怎樣辦? 11協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系 秘書要同不同的領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系，首要的一點(diǎn)就是，你必須對(duì)每一個(gè)不同的領(lǐng)導(dǎo)同等對(duì)待12第二單元協(xié)調(diào)自己與同事之間的關(guān)系13 怎樣贏得同事的尊敬 不要和同事距離過近 不要給別人一個(gè)現(xiàn)成的托辭

4、提出合理要求時(shí)不要表示歉意不要過分寬限你分派的任務(wù)不要把你的責(zé)任推給別人 14怎樣回答同事的尷尬提問？ 如何答復(fù)同事關(guān)于你的薪水的問題 如何回答關(guān)于年齡的問題 如何回答關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)的問題 關(guān)于同事升遷、任免的問題 15了解同事的潛在語言 秘書要會(huì)察言觀色，這可不僅限于觀察領(lǐng)導(dǎo)，觀察同事也一樣很重要。因?yàn)閺男睦韺W(xué)上講，語言可能帶有欺騙性，會(huì)隱藏一些東西，但是一個(gè)人的真實(shí)態(tài)度在行動(dòng)中卻會(huì)明白地反映出來16重視同事的感受 人際交往中的情感體驗(yàn)，是一個(gè)程序化過程，即人與人的交往，尤其是初次交往有一個(gè)基本的程式首先表達(dá)對(duì)別人已付出的勞動(dòng)的尊重和理解，或?qū)o別人帶來不便表示歉疚，使其產(chǎn)生良好地感覺，再婉轉(zhuǎn)地提

5、出自己的想法，以求得到別人的配合和幫助。因而，為了確保交往的成效，就必須重視給人的感受，注意情感產(chǎn)生的程序化特點(diǎn)，尋找最恰當(dāng)?shù)姆绞?，來傳遞交際信息17辦公室之外的同事交往 哪些辦公室外的場(chǎng)合適合和同事交往 飯廳或者食堂 同事的生日聚會(huì) 集體旅游18辦公室里你要提防的幾種同事 泄露秘密者 功勞獨(dú)占者 飛短流長(zhǎng)者 牢騷滿腹者 巴結(jié)領(lǐng)導(dǎo)者 公私不分者19如何化解辦公室沖突 退卻回避法 安撫遷就法妥協(xié)法硬逼決戰(zhàn)法 解難協(xié)作法 20 第三單元協(xié)調(diào)部門、單位之間的關(guān)系21為什么部門協(xié)調(diào)有難度 職能部門未能將各自的目標(biāo)有效地整合在組織目標(biāo)之下，盡管各自制定的目標(biāo)似乎都無懈可擊 組織內(nèi)部資源的緊缺與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的

6、壓力，導(dǎo)致各部門之間溝通的代價(jià)日益增加 組織所倡導(dǎo)和形成的文化氛圍及職工的互動(dòng)方式，決定了溝通效率的差別。在公司里，職工和中級(jí)主管花在內(nèi)部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%-50%，而對(duì)于高層主管，這個(gè)比率會(huì)更高 22為什么跨單位協(xié)調(diào)有難度 這是因?yàn)閱挝恢g存在著利益的不同，加上不同單位屬于不同的系統(tǒng)，單位的工作方式、工作習(xí)慣和單位的工作文化都有不同，所以單位之間的協(xié)調(diào)往往存在難度。 23怎樣做好單位部門之間的協(xié)調(diào) 秘書的協(xié)調(diào)內(nèi)容 (1)計(jì)劃協(xié)調(diào) (2)政策協(xié)調(diào) (3)事務(wù)協(xié)調(diào)24怎樣做好單位部門之間的協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)工作的原則(1)從屬原則(2)調(diào)查研究的原則 (3)政策性原則 (4)靈活性原則

7、25怎樣做好單位部門之間的協(xié)調(diào) 秘書協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)(1)抓住時(shí)機(jī) (2)態(tài)度冷靜(3)利用非制度因素 (4)高超的語言藝術(shù)和靈活 的應(yīng)變能力 26第四單元協(xié)調(diào)中的說話技巧27三個(gè)不會(huì)講話的秘書 案例分析28抓住交際的最初三分鐘 人對(duì)陌生人的最有興趣的注意就在于前三分鐘，他會(huì)對(duì)你的外表、言談作出一個(gè)初步的判斷，而且人的直覺會(huì)告訴他，他是喜歡你還是不是。這就決定了，他是否會(huì)有興趣在以后繼續(xù)和你交往。也就是說這最初三分鐘的印象在交際活動(dòng)中至關(guān)重要29平時(shí)做好語言儲(chǔ)備 語言這個(gè)東西靠的是平時(shí)的積累，所以，秘書想要有很好地語言能力，一定要注意平時(shí)的積累工作。怎樣做到語言的積累呢?主要是多讀書，多看報(bào)，多

8、和人溝通交流。同時(shí)還可以養(yǎng)成記日記，寫隨感的方法，因?yàn)槲淖直磉_(dá)能力的提高，能夠幫助你提高口頭語言能力30選擇合適的話題 合適的話題主要有： 1、談話雙方都很感興趣的話題 2、無傷大雅的閑談話題 3、有建設(shè)性的話題不合適的話題主要有以下幾種類型： 1、有關(guān)談話者自己的話題 2、有關(guān)隱私的話題 3、空泛話題，假話題31學(xué)會(huì)挖掘話題 學(xué)會(huì)挖掘話題一是靠你平時(shí)的積累，到生活和書籍中去挖掘交談的內(nèi)容。二是靠你對(duì)對(duì)方的了解。如果你了解對(duì)方的興趣、愛好、目前關(guān)心的重點(diǎn)，你就可以依據(jù)這些線索來挖掘話題了32按照一定的順序交談 人們的交談是按照一定的順序進(jìn)行的，不是想說什么就說什么，想什么時(shí)候說就什么時(shí)候說。交談時(shí)談?wù)吆吐犝唠p方互相配合才能使談話順利進(jìn)行下去 33讓說話具有說服力 使用簡(jiǎn)單的詞匯和簡(jiǎn)短的句子避免使用不必要的詞匯和說一些沒有用的事 說話要直截了當(dāng)而且中肯 不要夸口 對(duì)待聽眾不可盛氣凌人 要為你的交談對(duì)象提出最好地建議，不要為你自己提出最好地建議要坦率而開誠布公地回答所有問題 34糾正不好的交談習(xí)慣 交談時(shí)左顧右盼，顯得注意力不集中 對(duì)交談另一方的話語不能很好地回應(yīng) 邊想邊