maide機電公司檔案管理辦法(含常用表格流程)1

1、檔案管理方法XXXX機電工程有限公司目 錄前 言 . I 第一章 目的 . - 1 -其次章 適用范圍 . - 1 -第三章 規(guī)范性引用文件 . - 1 -第四章 術語和定義 . - 1 -第五章 職責 . - 2 -第六章 管理內容和要求 . - 2 -第七章 相關/支持性文件 . - 7 -第八章 附件 . - 8 -8.1 附件 1 文件資料交接單 . - 8 -8.2 附件 2 文件調卷申請單 . - 8 -8.3 附件 3 借（查）檔案授權書 . - 8 -8.4 附件 4 銷毀清冊 . - 8 -第九章 流程圖 . - 13 -前言檔案管理方法 本作業(yè)文件是依據 GB/T19001

2、-2008 質量管理體系 要求（idt ISO9001：2008）標準中 4.2.3 文件限制和 4.2.4 記錄限制的要求制定。本文件是公司文件限制程序和記錄限制程序的支持性文件，是對公司檔案管理的詳細要求。本文件編制人： 本文件會簽人： 本文件審核人： 本文件批準人： 本文件自頒布之日起實施。本文件由浙大網新機電工程有限公司行政中心負責說明。I第一章目的檔案管理方法為進一步加強公司檔案管理工作，規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本方法。其次章適用范圍2.1 本文件適用于XXXX機電工程有限公司檔案管理工作。關于檔案分類及標準要求，詳細參見檔案分類及標準規(guī)定。2.2 本文件規(guī)定了公司檔

3、案收集、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等管理職能。第三章規(guī)范性引用文件3.1 基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定國檔發(fā)19884 號3.2 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 283.3 建設工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T 5032820013.4 科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T 1182220003.5 電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表能源辦1991231 號3.6 電力工程竣工圖文件編制規(guī)定DL/T 5229-20053.7 GB/T 19001-2008 idt ISO 9001：2008 質量管理體系 要求第四章術語和定義4.1 檔案：國家機構、社會組織或個人在社會活動中干

4、脆形成的有價值的各種形式的歷史記錄。4.2 檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和供應利用等活動。4.3 收集：檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。4.4 移交：檔案室或檔案館等依據國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。4.5 歸檔：辦理完畢且具有保存價值的文件經系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。4.6 利用：利用者以閱覽、復制、摘錄等方式運用檔案的活動。- 1 -4.7 密級：檔案文件保密程度的等級。4.8 鑒定：判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。4.9 銷毀：經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。4.10 保管：維護檔案完整與平安的活動。第五章職責5.1 行政中心

5、全面負責公司檔案管理工作。5.2 各中心擔當本中心所產生文件資料歸檔的義務。第六章管理內容和要求6.1各部門職責檔案管理方法6.1.1 公司行政中心負責人是檔案部門的干脆上級，領導檔案管理工作。6.1.2 各中心總經理、部門經理、項目經理是分管部門（項目）檔案工作的領導，對本部門（項目）文件歸檔的完整、精確負領導責任，并應將檔案工作納入本中心的業(yè)務管理制度中。各中心中心秘書、各項目項目秘書是兼職檔案管理員，負責本中心、項目文件向檔案室歸檔移交。6.1.3 行政中心檔案室6.1.3.1 仔細貫徹執(zhí)行國家和專業(yè)主管部門有關檔案工作的方針、政策、法規(guī)；6.1.3.2 負責檔案管理制度的制訂及完善工作

6、； 指導幫助各職能部門做好文件的收集、整理、組卷、歸檔工作；6.1.3.3 檢查、驗收各部門歸檔資料是否完整、系統(tǒng)，是否符合檔案管理規(guī)定，對各職能部門的檔案工作檢查結果上報公司，對檔案工作有顯著成果的部門和個人提出嘉獎建議，對檔案工作中有違法行為的部門和個人提出懲罰建議。6.1.3.4 負責檔案文件的接收、催交、整理、分類、保管和供應利用。6.1.4 戰(zhàn)略發(fā)展中心6.1.4.1 負責市場開發(fā)調研報告、本公司或參加有關國內外專業(yè)技術調查、考察報告等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.4.2 負責海外項目招、投標文件、主合同談判紀要及審批文件的收集、整理，并由中心秘書歸檔。- 2 -6.1.5

7、 營銷中心檔案管理方法6.1.5.1 營銷中心投標主管負責項目招投標文件等的收集、整理、歸檔。6.1.5.2 營銷中心合約主管負責項目主合同、技術協(xié)議、談判紀要、工程任務書、項目結算文件等的收集、整理、歸檔。6.1.5.3 營銷中心秘書負責項目選購、工程分包合同、分包合同會簽單、分包合同技術協(xié)議書、分包合同變更文件、進口貨物運輸保險協(xié)議等的收集、整理、歸檔。6.1.6 運營管理中心6.1.6.1 負責各職能部門管理文件、技術文件等的收集、整理。6.1.6.2 負責項目 WBS、項目分包合同預編號、項目進度安排（一級、二級、三級）等的收集、整理。6.1.7 信息管理中心6.1.7.1 負責軟件開

8、發(fā)資料及開發(fā)成果等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.7.2 負責選購軟件介質及資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.7.3 負責公司固定資產設備招、投標書，訂購合同，設備資料的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.8 項目管理中心6.1.8.1 安排管理員負責項目工程分包選購招標、投標、評標、定標文件、合同談判紀要等的收集、整理，并由中心秘書歸檔。6.1.8.2 項目經理負責項目管理安排的編制，初驗證書、終驗證書、168 證書的收集；并由項目秘書歸檔。6.1.8.3 項目秘書負責項目過程中來往函件、會議紀要、工作聯(lián)系單的編號、收集、整理、歸檔。6.1.8.4 項目秘書負責設計施工圖

9、和竣工圖的整理、分發(fā)、歸檔；負責施工圖、竣工圖底圖的整理、歸檔。6.1.8.5 項目秘書負責幫助檔案室對現(xiàn)場文件（包括過程資料、工程資料、設備資料、照片）進行收集、催交、整理、組卷。6.1.8.6 安質部負責項目質量報告的編寫、歸檔；各項目現(xiàn)場平安員負責現(xiàn)場平安文件的編制、整理，建立電子書目表格。6.1.9 設計中心6.1.9.1 各項目設計經理負責工程搜資提綱及報告、項目施工圖設計安排大綱、專業(yè)- 3 -檔案管理方法間提資單、設計資料傳遞單、設計評審記錄表、設計成品驗證（校審）單、設計變更單（設計部分）等的編制、收集、整理；由項目秘書歸檔。6.1.9.2 各項目設計經理負責初步設計、司令圖設

10、計、運行維護手冊、施工圖、竣工圖、等的編制及電子版的收集；由項目秘書歸檔。6.1.9.3 設計中心設備室負責設備部分施工圖、竣工圖電子版的歸檔。6.1.9.4 設計中心研發(fā)室負責項目設計計算書電子版的歸檔，負責新技術開發(fā)和引進工作中形成的文件、研發(fā)資料、報告的收集、整理、歸檔。6.1.10 采供中心6.1.10.1 采供中心招標專員、選購經理負責項目設計、設備分包選購招標、投標、評標、定標文件、合同談判紀要等的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1.10.2 采供中心國際商務師負責進口報關單、信用證單據、進口免稅文件、國際貨物運費支付文件、對外付款、承兌通知書等的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1

11、.10.3 選購中心監(jiān)造工程師負責監(jiān)造報告（現(xiàn)場見證表、文件見證表）、產品合格證、檢測報告、材質證明書等監(jiān)造文件的收集、整理；由中心秘書歸檔。6.1.10.4 項目現(xiàn)場選購管理員負責對現(xiàn)場設備文件（包括設備商檢記錄、索賠文件、廠家現(xiàn)場服務記錄、設備驗收、設備出廠資料、設備消缺、修補或更換記錄）、備品備件、專用工具交接清單等的收集、整理、歸檔。6.1.11 工程中心6.1.11.1 現(xiàn)場項目經理為項目現(xiàn)場文件的管理者，負責文件的形成、積累、完整、質量，對項目現(xiàn)場文件責任到人。如項目部未設現(xiàn)場項目經理，此項工作由項目經理擔當。6.1.11.2 現(xiàn)場項目總工負責對項目現(xiàn)場文件進行原始性、精確性、完整

12、性的鑒別；不定時的抽查，監(jiān)督責任人做好文件管理工作；負責竣工之后向電廠及檔案室完整的移交檔案。如項目部未設現(xiàn)場項目總工，此項工作由現(xiàn)場項目經理擔當。6.1.11.3 各專業(yè)專工是各自專業(yè)內施工文件的責任人，負責施工文件收集、整理工作，建立電子書目表格。各專業(yè)工程資料收集范圍及整理規(guī)范詳見現(xiàn)場文件限制管理規(guī)定。6.1.12 行政中心6.1.12.1 負責行政管理中股權管理類、人事類、合同協(xié)議類、學問資源類、行政綜合類等文件的收集、整理、歸檔。（詳細內容詳見檔案分類及標準規(guī)定附件 1）6.1.13 財務中心- 4 -檔案管理方法6.1.13.1 負責賬冊、憑證、會計報表、稅務申報資料、審計報告、資

13、產評估報告、貸款合同、擔保合同等會計檔案的收集、歸檔、保存。6.2 檔案的管理可分為收集歸檔、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計、保密、保管等工作。6.3 公司檔案工作流程詳見流程 1。6.4 收集歸檔6.4.1 收集范圍公司在各項目工程中形成的具有保存價值的，或者與公司關系很親密的文件材料都屬收集歸檔范圍（詳見檔案分類及標準規(guī)定中的附件 1、附件 2、附件 3）。工程檔案中未中標文件不作為公司歸檔文件，由文件形成部門自存。6.4.2 各部門在移交檔案時必需填寫文件資料交接單（附件 1），并由檔案室檢查其內容是否齊全、完整，是否經有關部門審核是有效文件，是否符合檔案要求，對不符合要求的檔案有權拒收，要求其整

14、改。6.5 檔案的利用6.5.1 檔案的利用分查閱、借閱二類。查閱檔案是指要在閱覽室內進行，不得外借或復印檔案。借閱檔案是指確因工作須要必需借出利用檔案。6.5.2 查閱檔案須填寫文件調卷申請單（附件 2），并由檔案室確認文件密級后提交領導審批。隱私級檔案請本中心負責人審批后查閱；機密級檔案常務副總裁審批后可查閱，絕密級檔案公司總裁審批后方可查閱。6.5.3 借閱檔案須依據不同密級、在借閱期內是否進行復印利用來填寫文件調卷申請單。隱私級檔案須本中心負責人批準后方能借閱或復??；機密級檔案須公司常務副總裁批準后進行借閱或復??；絕密級檔案原則上不準借出，只能在檔案室內查閱，如有特別須要，須經總裁領導

15、批準，方可借閱或復印。如遇借閱人員將檔案丟失，應剛好報告檔案部門，寫出書面材料，以利于剛好實行措施。6.5.4 對于常常性借閱同一性質檔案的崗位可以填寫借（查）檔案授權書（附件 3），干脆獲得最終借閱批準人的授權。授權后的部門或崗位借閱該類型的檔案只需本中心負責人批準。6.5.5 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，檔案產生部門中心負責人簽署看法后，進行各級審批借閱。6.5.6 借閱檔案應嚴格履行登記手續(xù)，辦理借閱登記，仔細審查審批權限是否符合規(guī)- 5 -定的要求，并當面點交清晰。檔案管理方法6.5.7 借出的檔案材料務必定期歸還。借出訪用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。歸還時嚴格檢查，并

16、在借用登記予以注銷。6.6 檔案鑒定、銷毀6.6.1 檔案鑒定工作由所屬檔案的產生部門領導或中心負責人和檔案管理員共同組成。6.6.2 各中心每年應對本中心檔案（非項目資料）進行一次匯總，從檔案的內容、來源、時間、牢靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限后移交檔案室。6.6.3 各中心每年應對本中心自存文件進行一次檢查，對超過保存期限、不具有保存價值的文件編制銷毀清冊（附件 4），提出銷毀申請。經中心負責人初審，檔案管理員核對后，報行政中心負責人簽字終審。方可銷毀。6.6.4 檔案室檔案銷毀的詳細工作由行政中心檔案室管理員承辦，對已失效的檔案，仔細鑒定，編制銷毀清冊。6.6.5 銷毀清

17、冊送檔案產生部門經理進行初審，本中心負責人簽字終審后，連同銷毀檔案的書面報告送公司常務副總裁簽字批準。6.6.6 銷毀檔案要留意平安保密，必須要有一人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明銷毀方式、日期。6.6.7 銷毀清冊須立卷歸檔，永久保存。6.7 檔案統(tǒng)計6.7.1 檔案統(tǒng)計工作是對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等狀況的基本統(tǒng)計。6.7.2 項目竣工檔案在移交檔案室后，檔案室對此項目竣工檔案進行統(tǒng)計，并撰寫項目歸檔結案報告，報常務副總裁批準。6.7.3 檔案的統(tǒng)計工作，必需把零星的個別的原始資料進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析

18、和探討，總結出典型性的閱歷教訓，以提高檔案的科學管理水平。6.7.4 按期統(tǒng)計，平常必需主動收集資料，做好單項統(tǒng)計；年終必需進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計工作。6.8 檔案保密6.8.1 檔案管理人員和借閱檔案人員必需嚴格遵守國家保密法及公司各項目保密制- 6 -度，仔細做好保密工作。檔案管理方法6.8.2 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節(jié)輕重，肅穆處理。6.8.3 檔案管理員向借閱檔案者供應、出具有關證明時，肯定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機密檔案材料，必需經公司主管領導同意再作確定，嚴防泄密。6.8.4 非檔案管理員，未經批準不準進入

19、。6.9 檔案保管6.9.1 檔案保管工作，是采納肯定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和愛護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案平安。6.9.2 堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體。）工作，確保檔案完整完全。6.9.3 庫房要保持溫度在 14-24 攝氏度，相對濕度在 45-60%之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6.9.4 檔案管理員下班必需對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。第七章相關/支持性文件7.1 文件限制程序7.2 記錄限制程序7.3 文件分類及標準規(guī)定7.4 文件管