社區(qū)檔案工作的培訓(xùn)講義

1、社區(qū)檔案工作的培訓(xùn)講義1、實(shí)現(xiàn)社區(qū)居委會(huì)檔案集中統(tǒng)一管理 2、配備了經(jīng)培訓(xùn)的檔案人員 3、建立、健全檔案管理制度 檔案歸檔、整理、保管、借閱、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、庫房管理制度一、組織管理崗位職責(zé)、網(wǎng)絡(luò)圖1、配備檔案專柜并能滿足需要2、檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 3、檔案保管平安 二、管理?xiàng)l件采用無酸卷皮,不銹鋼釘或線繩裝訂有八防設(shè)施, 防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵、防有害氣體鋼板厚度要求=0.8MM1、各類歸檔材料收集齊全、完整 2、案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn) 3、建立了各類檔案和查(借)閱檔案登記 三、業(yè)務(wù)建設(shè)歸檔范圍和保管期限表保管期限表(補(bǔ)充)、分類編號(hào)方案文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔

2、案、實(shí)物檔案建立登記薄1、編制了案卷目錄和歸檔文件目錄2、編寫了?社區(qū)居委會(huì)情況介紹?社區(qū)居委會(huì)檔案工作情況簡介?、?社區(qū)各種制度匯編? 3、編寫了?大事記?、?組織沿革?、?根底數(shù)字匯編? 四、開發(fā)利用檢索每本案卷的目錄和每件文件的目錄大事記（例子）、組織沿革（例子）、基礎(chǔ)數(shù)字匯編社區(qū)居委會(huì)檔案工作情況簡介二、應(yīng)注意的問題1、按照歸檔范圍收集好各項(xiàng)工作、各門類檔案。2、沒有保管期限表和分類編號(hào)方案的社區(qū)，要盡快制定，已經(jīng)制定的要同實(shí)際檔案目錄號(hào)一致。3、沒有獨(dú)立檔案室要按照“八防要求做好日常平安管理，隨時(shí)上鎖。安裝防盜門、窗、滅火器4、檔案裝具文書、會(huì)計(jì)要符合規(guī)定要求。5、要提高案卷質(zhì)量：歸

3、檔時(shí)按照六大類進(jìn)行歸檔；小于A4要托裱；備考表要求手簽；卷內(nèi)目錄填寫正確；卷皮案卷題名編寫標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)計(jì)檔案盒脊背需蓋章。二、應(yīng)注意的問題6、建立全宗卷盒。7、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、查借閱登記。8、建立各門類歸檔文件目錄、案卷目錄。9、加強(qiáng)照片、實(shí)物檔案的收集整理，編號(hào)正確，說明要擬寫齊全標(biāo)準(zhǔn)。10、編研材料要及時(shí)續(xù)寫、標(biāo)準(zhǔn)格式社區(qū)簡介、檔案工作簡介、制度匯編、大事記、組織沿革、根底數(shù)字匯編。11、社區(qū)合并，要做好檔案工作交接。歸檔整理制度 1.形成檔案的業(yè)務(wù)部門，要將本部門業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件包括：工作方案、總結(jié)、產(chǎn)品圖紙、合同、設(shè)備圖紙資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作考核獎(jiǎng)狀、檢測、驗(yàn)收、科研技改、各項(xiàng)活動(dòng)的領(lǐng)

4、導(dǎo)講話、會(huì)議記錄、照片等有關(guān)資料整理立卷歸檔。2.各部門形成的文件資料，年終整理成卷，在下一年度的第一季度內(nèi)向檔案室移交，并填寫移交表一式兩份。3.凡歸檔的文件、資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，字跡要清楚、工整、一律用打印件或鋼筆書寫，特別是永久保存的材料，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫、復(fù)印件歸檔，原那么不予接收。4.任何個(gè)人不得將工作中產(chǎn)生的檔案資料包括科研技改照片等檔案資料歸為己有，要按規(guī)定和要求整理成卷移交檔案室統(tǒng)一保存。 檔案保管制度 1.檔案室接收檔案，要認(rèn)真檢查核對，符合規(guī)定的可辦理移交手續(xù)，對不符合規(guī)定的退回整理不予接收。2.保管排列有序，符合檔案根本原那么。3.底圖除修改、曬圖外，一律不得外借。

5、4.定期清點(diǎn)藏檔數(shù)目。5.定期進(jìn)行期滿鑒定工作，及時(shí)剔出失去保存價(jià)值的檔案。6.對超期欲銷毀的檔案，由檔案人員提出報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批示后，有兩人鑒銷，防止檔案遺失和泄密。 檔案借閱制度1.借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，填寫登記表。2.借閱檔案者，要注意保管好檔案，不得私自拆卷、涂抹、抽換，注意保密，不得轉(zhuǎn)借他人。3.需要復(fù)制的檔案，必須持領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字的通知單，經(jīng)檔案工作負(fù)責(zé)人的同意，方可復(fù)制。4.檔案文件未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，一律不得借出或帶出本單位。5.經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案，閱后三日內(nèi)交回，如需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可繼續(xù)使用，但連續(xù)不得超過6天。 檔案保密制度 1.單位

6、檔案分絕密、機(jī)密、秘密三種。2.檔案歸檔后，對檔案的密級(jí)進(jìn)行鑒定，對機(jī)密以上的檔案，單獨(dú)登記。3.重要檔案另存。4.建立嚴(yán)格的借閱制度，不準(zhǔn)擅自將檔案帶出本單位。5.銷毀檔案時(shí)要有監(jiān)銷人，防止檔案遺失和泄密，到指地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。6.執(zhí)行保密檢查制度，發(fā)現(xiàn)喪失檔案要立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)和安保部門，追究有關(guān)人責(zé)任，并進(jìn)行嚴(yán)肅處理。檔案統(tǒng)計(jì)制度 一、檔案統(tǒng)計(jì)管理人員，根據(jù)區(qū)檔案部門有關(guān)規(guī)定和要求按時(shí)報(bào)送檔案情況統(tǒng)計(jì)表。二、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括：檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管檔案數(shù)量、檔案人員、檔案機(jī)構(gòu)等情況的統(tǒng)計(jì)和其它專門問題的統(tǒng)計(jì)情況，檔案利用情況以及檔案構(gòu)成。三、對收進(jìn)和移出的檔案應(yīng)按時(shí)間順序填寫流水登

7、記，做到帳物相符。四、按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)表、上報(bào)檔案主管部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要及時(shí)準(zhǔn)確。五、做好檔案平時(shí)利用效果的統(tǒng)計(jì)工作。六、做好銷毀檔案的登記造冊工作。 統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：分類賬和總賬檔案鑒定銷毀制度 一、檔案的鑒定工作要以?檔案保管期限表?為依據(jù)，定期對室藏超過保管期限的檔案，按照檔案鑒定原那么開展鑒定。二、鑒定檔案時(shí)，必須及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)取得同意，在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，組成由檔案部門、業(yè)務(wù)部門參加的鑒定小組，進(jìn)行鑒定工作。三、鑒定檔案必須嚴(yán)肅認(rèn)真，要逐個(gè)案卷，逐份材料進(jìn)行鑒定，從各方面衡量、判斷其價(jià)值，決定取舍。四、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定工作總結(jié)，對確已失去保存價(jià)值的檔案，要編制銷毀清冊，經(jīng)單

8、位主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可進(jìn)行銷毀。五、對已經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，如無特殊情況，一般可存放一段時(shí)間，經(jīng)實(shí)踐證明確無保存價(jià)值時(shí)再行銷毀。六、銷毀檔案，應(yīng)指派兩名以上人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要認(rèn)真履行職責(zé)，并在“檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀字樣和銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式。檔案庫房管理制度 一、積極采取切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)措施，科學(xué)系統(tǒng)地保管檔案，維護(hù)檔案的完整與平安，延長檔案壽命，保證檔案及時(shí)準(zhǔn)確提供利用。二、檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格遵守“八防要求：即防盜、防火、防蟲、防霉、防塵、防光、防潮、防高溫。三、保持庫房清潔，做好溫濕度記錄，使庫房相對溫度保持在1424，相對濕度保持在45%60%，并定期檢查，如有異常應(yīng)及時(shí)采

9、取改進(jìn)措施。四、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品和與檔案無關(guān)的物品。五、庫房照明應(yīng)使用白熾燈，停電時(shí)，必須使用手電照明，嚴(yán)禁使用蠟燭與明火器具。六、庫房設(shè)專人管理，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房，并注意隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案平安。七、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。八、非檔案人員未經(jīng)許可，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。 大事記 大事記就是按照時(shí)間順序，簡要地記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。一、主要內(nèi)容：1、機(jī)關(guān)的成立、撤銷、合并和體制變化情況；2、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱。職權(quán)變化及辦公地址遷移；3、機(jī)關(guān)上下隸屬關(guān)系的變化；4、機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)任免、獎(jiǎng)懲情況；5、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加黨代會(huì)、人代會(huì)等其它代表會(huì)議活動(dòng)情況；6、

10、機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)情況；7、機(jī)關(guān)召開的各種重要會(huì)議和工作會(huì)議；大事記、上級(jí)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)的重要指示及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來機(jī)關(guān)檢查工作重要活動(dòng)情況；、上級(jí)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)的批評(píng)、通報(bào)和重要批復(fù)；1、機(jī)關(guān)的重大事件和重大事故以及有影響的活動(dòng)；1、機(jī)關(guān)的重大工程工程；1、報(bào)刊發(fā)表本機(jī)關(guān)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、批評(píng)等有關(guān)報(bào)導(dǎo)及發(fā)表本機(jī)關(guān)的重要新聞；1、其它需要以大事記記載的事情等。大事記編寫大事記應(yīng)注意的幾個(gè)問題： 1、選材范圍要恰當(dāng)，既要總覽全局，又不能大小事一起羅列。 2、要立足于本單位的主要職能活動(dòng)。 3、大事內(nèi)容摘要抓住中心，揭示事物的本質(zhì)，事物的始末，前后因果和來龍去脈。?根底數(shù)字聚集? 根底數(shù)字聚集可分為兩種類

11、型，一是綜合性的聚集，一是專題性的聚集。綜合性的根底數(shù)字聚集是記載和反映有關(guān)一個(gè)地區(qū)、機(jī)關(guān)、單位全面情況的數(shù)字；專題性的根底數(shù)字聚集是記載和反映某一方面的根本情況的數(shù)字 1.歷年機(jī)構(gòu)編制人數(shù)、黨員、干部、職工等人員方面數(shù)字； 2.勞開工資方面的數(shù)字；組織沿革 一、?組織沿革?根本內(nèi)容：1、機(jī)關(guān)成立、撤銷、合并 及變化情況；2、機(jī)關(guān)內(nèi)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；3、機(jī)關(guān)名稱改變；4、機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系包括上層、下層；5、機(jī)關(guān)的性質(zhì)和任務(wù)；6、機(jī)關(guān)的主要職能；7、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)搬遷情況；8、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的組成和變動(dòng)；9、機(jī)關(guān)人員編制的擴(kuò)大和縮小。組織沿革的編寫形式一般有兩種，可根據(jù)單位大小來定哪一種方法。一種是“年代

12、內(nèi)容，即將材料按年代分開，然后在每一年代下面分別表達(dá)其內(nèi)容，逐年編寫下去。二種是“內(nèi)容年代，即按內(nèi)容分開，然后在每個(gè)內(nèi)容下面，再逐年表達(dá)。北辰區(qū)社區(qū)檔案文件歸檔范圍及保管期限表一、社區(qū)黨組織建設(shè)黨務(wù)工作1、本社區(qū)黨支部年度工作方案、總結(jié)； 短期2、本社區(qū)黨支部書記、委員任免批復(fù)； 長期3、本社區(qū)黨支部選舉工作文件； 長期 二、社區(qū)居民自治組織建設(shè)行政工作1、本社區(qū)居委會(huì)換屆選舉材料； 長期三、綜合治理綜治工作1、本社區(qū)司法、治安、綜合治理工作年度方案、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表； 短期2、本社區(qū)治保網(wǎng)絡(luò)、幫教人員、幫教對象、在押人員名單、“兩勞人員幫教、安置工作材料； 長期四、方案生育計(jì)生工作1、本社區(qū)方

13、案生育工作年度方案、總結(jié)； 短期2、本社區(qū)方案生育名冊、各種方案生育年度報(bào)表； 短期五、社區(qū)文教衛(wèi)生文教工作六、社區(qū)效勞社區(qū)效勞工作補(bǔ)充文書檔案整理規(guī)那么分類 分年度-分級(jí)別-分保管期限 -分問題(結(jié)合年度、作者、名稱等特征進(jìn)行組卷)2. 卷內(nèi)文件的排列 3. 編寫頁號(hào) 4. 填寫卷內(nèi)目錄和備考表 打印或書寫 5. 卷內(nèi)文件修復(fù)與案卷裝訂 6. 擬寫案卷標(biāo)題、封面、案卷排列 文書檔案組卷必須按年度進(jìn)行，不同年度的材料不能混合組卷，對于跨年度材料作如下處理： 1、一項(xiàng)工作跨兩年以上形成的文件材料放在結(jié)束一年立卷; 2、跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷; 3、跨年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)放在針對的最后一年

14、立卷； 4、方案同總結(jié)寫在一起的文件，如文件的中心內(nèi)容是總結(jié)應(yīng)放在總結(jié)的針對年，如中心內(nèi)容是方案那么應(yīng)放在方案的針對年立卷； 5、跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)一起放在批復(fù)一年立卷； 6、跨年度的表彰文件應(yīng)放在表彰的針對年立卷。分類分年度分級(jí)別把上級(jí)，本級(jí)適當(dāng)分級(jí)組卷應(yīng)注意兩點(diǎn):上級(jí)通報(bào)、批復(fù)本單位的文件應(yīng)與本單位的放在一起;本單位在上級(jí)召開會(huì)議上的發(fā)言也應(yīng)放在本單位的材料組卷。分保管期限長期、短期 根據(jù)保管期限表的規(guī)定，將不同價(jià)值的文件一般要分開組卷，但有關(guān)同一問題而保存價(jià)值不同的文件，應(yīng)保持文件之間的聯(lián)系，其保管期限可就高不就低。 分類卷內(nèi)文件的排列 密不可分的文件一般應(yīng)是批復(fù)在前，請示在后；正件在

15、前，附件在后；正本在前，底稿在后。案卷卷內(nèi)文件的排列，要求結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料(罪證、旁證)在后。由一個(gè)作者，一個(gè)問題，一個(gè)名稱組成的案卷，嚴(yán)格按時(shí)間排列。幾個(gè)問題組成的案卷，先排問題，再排時(shí)間。 幾個(gè)作者，一個(gè)問題組成的案卷，可先排作者，后排時(shí)間。幾個(gè)作者，幾個(gè)問題組成的案卷，可先排作者，然后在每個(gè)作者里再排時(shí)間找問題。 排列編寫頁號(hào) 卷內(nèi)文件要按照排列順序逐頁編號(hào)，固定其位置。凡有字跡和圖表的，一律編寫頁號(hào)，空白面不編號(hào)。頁號(hào)的位置正面編在右上角，反面編在左上角。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字使用打號(hào)機(jī)或鋼筆編，編號(hào)不能重、漏。 編號(hào)卷內(nèi)目錄(l)順序號(hào)：一個(gè)文件為一個(gè)序號(hào)，按文件排列

16、次序填寫，正件與附件，批轉(zhuǎn)件與原件作為一份計(jì)算，請示與批復(fù)應(yīng)作兩份計(jì)算。 (2)文號(hào)：填寫發(fā)文機(jī)關(guān)的文號(hào)。(3)責(zé)任者：一般填寫形成文件材料的機(jī)關(guān)(單位)名稱，可用簡稱。(4)題名：填寫文件標(biāo)題，不要隨意更改和簡化，標(biāo)題不清的可加括號(hào)，在括號(hào)內(nèi)補(bǔ)充。(5)日期：填寫文件形成的日期，如20070101。(6)頁號(hào):寫每份文件的起止頁號(hào)。 (7)備注：一般寫需要說明的問題，沒有就不填。(8)沒有作者、年月日的文件，應(yīng)盡量考證清楚。卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題 名日期頁號(hào)備注1津辰檔發(fā)20151號(hào)北辰區(qū)檔案局關(guān)于開展*的通知201502021-10備考表修復(fù)與裝訂 對破損文件要修裱，裝訂線外有字跡的

17、應(yīng)加邊托裱，大于卷皮的應(yīng)折疊或切齊。 撤除書釘、大頭針、回型針等金屬物。 打三孔，用線繩裝訂，結(jié)頭打在反面，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊，不掉頁，不倒頁，不壓字。封面案卷標(biāo)題：要簡明確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般為：作者一一問題一一名稱三局部組成。文字要簡煉通順，概括要準(zhǔn)確，防止過于抽象籠統(tǒng)，標(biāo)點(diǎn)要正確，字?jǐn)?shù)要求在50字以內(nèi)。 封面：上面第一行填寫全宗名稱，如“北辰區(qū)新村街新華里居委會(huì)；第二行填寫二級(jí)類目，如“黨務(wù)類，“行政類，下面起止年月日填寫本卷文件形成的最早和最遲的年月日；填寫卷內(nèi)文件材料份數(shù)、總頁數(shù)；保管期限填寫：長期或短期，要求用毛筆或鋼筆粘碳素墨水書寫。案卷的排列：要系統(tǒng)化，采取按

18、長期、短期兩條邊排列。每條邊排列要從形成最早的案卷開始用流水號(hào)排列。 每年的案卷排列標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，不能一年一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，每年都先黨后政再其他進(jìn)行排列。全宗名稱社區(qū)服務(wù)案卷題名1二O一五50案卷目錄案 卷 目 錄案卷號(hào)責(zé)任者案 卷 題 名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1*居委會(huì)集賢里街XX社區(qū)2009年社區(qū)居委會(huì)換屆選舉章程、選票、結(jié)果等文件材料2009.1.22009.12.1356永久文書檔案案卷目錄會(huì)計(jì)檔案立檔單位：填寫名稱時(shí)必須用會(huì)計(jì)核算單位的全稱或通用簡稱。案卷題名：既案卷標(biāo)題，其擬寫要求簡練，結(jié)構(gòu)完整；一般應(yīng)由作者問題名稱三局部組成。 起止日期：要填寫記帳憑證的記帳起止日期 本卷共 張：記帳

19、憑證加原始憑證加記帳憑單匯總表之和數(shù) 天津市北辰區(qū)檔案局2006年1月份記賬憑證天津市北辰區(qū)檔案局憑證號(hào)：卷內(nèi)記帳憑證起止號(hào)目錄號(hào)：由各單位按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求自行編制，不得重復(fù)。 案卷號(hào)：某一個(gè)目錄號(hào)下的連續(xù)順序號(hào)。脊背的填制要用阿拉伯?dāng)?shù)字，其大小要按統(tǒng)一規(guī)格。使用區(qū)檔案局監(jiān)制的檔案專用章，用紅色印油蓋章 0631-1534-51-9天津市北辰區(qū)*帳封起止日期，要填寫記帳的起止日期。保管期限：在填制時(shí)要嚴(yán)格按照?會(huì)計(jì)檔案管理方法?保管期限表的規(guī)定進(jìn)行劃分。裝俱封面中“本卷共 件 頁項(xiàng)在填寫時(shí)，件數(shù)填寫會(huì)計(jì)核算材料的總份數(shù)，頁數(shù)填寫裝俱盒內(nèi)帳本的總頁數(shù)。 會(huì)計(jì)檔案的排列： 先按類別排列報(bào)表、帳

20、簿、憑證再按保管期限排列會(huì)計(jì)檔案的編目： 同類別、同保管期限里流水編號(hào)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案卷號(hào)類別案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備考1賬簿4525年照片檔案篩選原那么對一項(xiàng)活動(dòng)拍攝的全部照片首先選擇照片拍攝畫面清晰，人物、背景質(zhì)量好并有代表性的照片和底片。選擇假設(shè)干張一般35張能高度揭示活動(dòng)全過程的照片和底片。 如：例1，某鎮(zhèn)召開黨代會(huì)會(huì)議活動(dòng)共拍攝假設(shè)干張，去除畫面不清的照片。首先依據(jù)照片檔案的定義和篩選原那么應(yīng)從四個(gè)角度篩選照片，即：反映會(huì)議會(huì)場全景的照片12張反映參加開幕式、閉幕式重要或主要領(lǐng)導(dǎo)的照片13張有代表性人物發(fā)言、講話的近照12張會(huì)議局部會(huì)場照片12張篩選出的假設(shè)干張構(gòu)成反映這