辦公自動化實(shí)用教材 (2)ppt課件

1、第5章 Excel 2000 .5.1 Excel 2000簡介5.2 表格的建立、編輯與格式化5.3 根本操作5.4 圖 表5.5 打 印5.6 數(shù) 據(jù) 庫.5.1 Excel 2000簡介5.1.1 Excel 2000的功能 1快捷的報(bào)表編輯才干 2分析才干 3圖表才干 4銜接和合并才干 5圖像嵌入和鏈接才干 6數(shù)據(jù)庫管理才干5.1.2 啟動和退出Excel 2000 1啟動Excel 2000 2退出Excel 2000的方法 .5.2 表格的建立、編輯與格式化5.2.1 Excel 2000的任務(wù)界面5.2.2 任務(wù)簿、任務(wù)表和單元格.圖5-1 Excel 2000窗口. 1任務(wù)簿

2、任務(wù)簿是Excel存儲數(shù)據(jù)的根本單位。一個(gè)任務(wù)簿中可以有多張不同類型的任務(wù)表。 一個(gè)任務(wù)簿最多可以有255個(gè)任務(wù)表。系統(tǒng)默許每翻開一個(gè)任務(wù)簿會同時(shí)翻開3個(gè)任務(wù)表，分別為Sheet、Sheet2和Sheet3。 . 2任務(wù)表 一張任務(wù)表是由65536個(gè)行行號由上到下，從1到65536編號、256個(gè)列列號由左到右采用字母編號，從A到IV組成的一個(gè)表格。行、列交叉位置稱為單元格。. 3單元格 單元格是Excel的根本操作單位。 每個(gè)單元格最多可存放32000個(gè)字符。一個(gè)任務(wù)表有65536256個(gè)單元格。每個(gè)單元格都有固定地址。. 4活動單元格 當(dāng)前正在操作的單元格稱活動單元格。改動活動單元格的方法如

3、下。 1鼠標(biāo)法 2定位法 3鍵盤法 5單元格內(nèi)容 .5.3 根本操作5.3.1 文件操作5.3.2 創(chuàng)建任務(wù)表5.3.3 運(yùn)用任務(wù)表5.3.4 編輯任務(wù)表5.3.5 復(fù)制、挪動和刪除數(shù)據(jù)5.3.6 格式化任務(wù)表5.3.7 模板和款式5.3.8 數(shù)據(jù)維護(hù)5.3.9 公式與函數(shù). 5.3.1 文件操作 1新建任務(wù)簿 其默許文件名為Book1.XLS。 2保管任務(wù)簿 3封鎖任務(wù)簿 4翻開任務(wù)簿 執(zhí)行“窗口菜單中的“重排窗口命令，選擇陳列方式，單擊“確定按鈕可實(shí)現(xiàn)多個(gè)任務(wù)簿以不同的方式陳列。 . 5.3.2 創(chuàng)建任務(wù)表 5.3.2.1 輸入文本 在單元格中，文本自動左對齊。 要將數(shù)字作為文本輸入，需求

4、在輸入的數(shù)字前加單引號。 . 5.3.2.2 輸入數(shù)字 輸入負(fù)數(shù)，應(yīng)在數(shù)字前面加上一個(gè)負(fù)號，數(shù)字自動右對齊。假設(shè)輸入數(shù)字超越當(dāng)前單元格寬度，Excel 2000會自動將其以科學(xué)計(jì)數(shù)法表示。假設(shè)科學(xué)計(jì)數(shù)法依然超出單元格的列寬時(shí)，屏幕上會出現(xiàn)“#的符號。 輸入真分?jǐn)?shù)時(shí)，先輸入0和空格再輸入分?jǐn)?shù)，；輸入帶分?jǐn)?shù)時(shí)，整數(shù)與分?jǐn)?shù)之間加一個(gè)空格；輸入負(fù)數(shù)時(shí)，也可以用括號將數(shù)字括起。 . 5.3.2.3 輸入日期和時(shí)間 在輸入日期時(shí)，用“或“/銜接年、月、日；在輸入時(shí)間時(shí)，用“：銜接時(shí)、分、秒。 假設(shè)要輸入當(dāng)前的日期，按Ctrl+；鍵；假設(shè)要輸入當(dāng)前的時(shí)間，按Ctrl+Shift+：鍵。. 5.3.2.4 快

5、速輸入數(shù)據(jù) 1填充復(fù)制 填充復(fù)制是指將曾經(jīng)有的數(shù)據(jù)復(fù)制到周圍的單元格中的方法。 2自動填充復(fù)制 1運(yùn)用自動填充復(fù)制 2自定義序列. 5.3.3 運(yùn)用任務(wù)表 1選擇任務(wù)表1選擇多個(gè)相鄰的任務(wù)表 2選擇多個(gè)不相鄰的任務(wù)表 2添加任務(wù)表 3刪除任務(wù)表. 4挪動和復(fù)制任務(wù)表1在任務(wù)簿內(nèi)移開任務(wù)表2在任務(wù)簿之間移開任務(wù)表3在任務(wù)簿中復(fù)制任務(wù)表 4將任務(wù)表復(fù)制到其他任務(wù)簿中去 5任務(wù)表重新命名 6分隔任務(wù)表. 5.3.4 編輯任務(wù)表 5.3.4.1 選取操作范圍 1選定行或列 2選取整個(gè)任務(wù)表 3選取一個(gè)區(qū)域1一個(gè)單元格2一個(gè)矩形區(qū)域3選取不延續(xù)區(qū)域4選取視圖外的范圍5條件選取.5.3.4.2 編輯數(shù)據(jù)5

6、.3.4.3 查找與交換1查找2交換. 5.3.5 復(fù)制、挪動和刪除數(shù)據(jù) 1復(fù)制數(shù)據(jù) 2有選擇地復(fù)制數(shù)據(jù) 3轉(zhuǎn)置復(fù)制 4挪動數(shù)據(jù) 5刪清除數(shù)據(jù) 6插入和刪除單元格、行和列1插入單元格2刪除單元格3插入行和列4刪除行或列.5.3.6 格式化任務(wù)表1改動行、列尺寸2取消網(wǎng)格3改動任務(wù)表的視圖1放大和減少任務(wù)表視圖2凍結(jié)列和行標(biāo)題4改動數(shù)據(jù)的顏色和圖案 5添加邊框6文本修飾7標(biāo)題居中. 8對齊單元格中的文本 9調(diào)整數(shù)字格式 1用菜單改動數(shù)字格式 2利用格式化工具按鈕改動格式 3利用“條件格式功能改動格式 10顏色的運(yùn)用 11日期及時(shí)間格式的設(shè)定 12運(yùn)用自動套用格式 Excel 2000提供了16種

7、預(yù)先設(shè)置的表格格式。 . 5.3.7 模板和款式 1運(yùn)用模板 模板是具有特定數(shù)據(jù)格式的任務(wù)簿文件，它的擴(kuò)展名為.XLT。 2建立款式 對于經(jīng)常運(yùn)用的格式，可以放在一同構(gòu)成一組款式，這樣可以節(jié)省編輯時(shí)間。.5.3.8 數(shù)據(jù)維護(hù)1隱藏行或列2隱藏任務(wù)表3維護(hù)任務(wù)表4維護(hù)單元格. 5.3.9 公式與函數(shù) 5.3.9.1 用公式進(jìn)展計(jì)算 1Excel的公式 公式由一個(gè)或多個(gè)單元格地址、數(shù)據(jù)、算術(shù)運(yùn)算符、函數(shù)及括號組成。必需以“開頭，然后是公式表達(dá)式。 2運(yùn)算順序.3輸入公式1直接輸入2經(jīng)過單元格援用來輸入公式4單元格地址的輸入1絕對地址的援用2相對地址的援用 5公式的顯示 6公式的編輯. 5.3.9.

8、2 函數(shù)計(jì)算 1Excel中常用的函數(shù)1ABS函數(shù)求絕對值函數(shù)2INT函數(shù)取整函數(shù)3MOD函數(shù)求模函數(shù)4ROUND函數(shù)四舍五入函數(shù)5SQRT函數(shù)求平方根函數(shù) 6SUM函數(shù)求和函數(shù).7LEN函數(shù)測試字符串長度函數(shù)8AVERAGE函數(shù)求平均值函數(shù)9COUNT函數(shù)計(jì)數(shù)函數(shù)10MAX函數(shù)求最大值函數(shù) 2函數(shù)的輸入1手工輸入函數(shù)2運(yùn)用粘貼函數(shù) 3運(yùn)用自動求和工具.5.4 圖 表5.4.1 Excel圖表5.4.2 創(chuàng)建圖表5.4.3 圖表的挪動和調(diào)整大小5.4.4 修飾圖表5.4.5 添加和刪除圖表數(shù)據(jù)5.4.6 改動圖表文字、顏色、圖案. 5.4.1 Excel圖表 Excel中主要的圖表類型如下。1

9、餅圖2條形圖3柱形圖 4折線圖 . 5.4.2 創(chuàng)建圖表 1創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表 選擇用來制造圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“插入菜單中的“圖表命令，翻開圖表導(dǎo)游。 2創(chuàng)建獨(dú)立式圖表.5.4.3 圖表的挪動和調(diào)整大小1挪動圖表2調(diào)整圖表大小5.4.4 修飾圖表1激活圖表2為圖表加上標(biāo)題3插入數(shù)據(jù)標(biāo)志4在標(biāo)志旁顯示圖例標(biāo)示符.5.4.5 添加和刪除圖表數(shù)據(jù)1添加數(shù)據(jù)1向內(nèi)嵌圖表添加數(shù)據(jù)2向獨(dú)立圖表添加數(shù)據(jù)2去除圖表中的數(shù)據(jù). 5.4.6 改動圖表文字、顏色、圖案 執(zhí)行“格式菜單中的“圖表區(qū)命令，在“圖表區(qū)格式對話框中設(shè)置所需格式。.圖5-35 “圖表區(qū)格式對話框. 5.5 打 印 5.5.1 改動頁面設(shè)置 執(zhí)行

10、“文件菜單中的“頁面設(shè)置命令，在翻開的“頁面設(shè)置對話框中可以對頁面進(jìn)展各項(xiàng)設(shè)置。 5.5.2 預(yù)覽打印 5.5.3 打印任務(wù)簿.圖5-36 “頁面設(shè)置對話框. 5.6 數(shù) 據(jù) 庫 Excel 2000具有簡單的數(shù)據(jù)庫管理功能，如排序、檢索、數(shù)據(jù)挑選、分類匯總等。在Excel 2000中數(shù)據(jù)庫應(yīng)該滿足以下條件：任務(wù)表第一行為字段名行；同一列數(shù)據(jù)的類型應(yīng)該一致；任務(wù)表數(shù)據(jù)區(qū)域中不能有空白行列；一張任務(wù)表只建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫清單。.5.6.1 根本概念5.6.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫5.6.3 編輯數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)5.6.4 刪除記錄5.6.5 查找記錄5.6.6 記錄排序5.6.7 挑選數(shù)據(jù)5.6.8 分類匯總.

11、5.6.1 根本概念 Excel 2000數(shù)據(jù)庫是建立在關(guān)系模型之上，用二維表格的方式來表示實(shí)體與實(shí)體之間的關(guān)系。表格中的每一列稱為一個(gè)字段，每一列的取值范圍稱為域。每個(gè)字段占任務(wù)表的一列，且有一個(gè)字段名，字段名普通是字符型數(shù)據(jù)。表格中的第一行必需是字段名，字段與字段之間不能有空白列。一個(gè)或假設(shè)干個(gè)字段的集合稱為記錄類型。.圖5-39 數(shù)據(jù)庫表. 5.6.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，可分兩步完成。首先在第一行輸入字段名，其次，就是把數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)庫中。利用菜單輸入數(shù)據(jù)。 5.6.3 編輯數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù) 5.6.4 刪除記錄 1在任務(wù)表上直接刪除 2經(jīng)過編輯數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)刪除. 5.6.5 查找記錄 執(zhí)行“數(shù)據(jù)菜單中的“記錄單命令，在翻開的“記錄單對話框中單擊“條件按鈕。 5.6.6 記錄排序 執(zhí)行“數(shù)據(jù)菜單中的“排序命令，在“排序?qū)υ捒蛑邢冗x擇“主要關(guān)鍵字，再確定該關(guān)鍵字按什么方式進(jìn)展排序遞增或遞減。 . 5.6.7 挑選數(shù)據(jù) 作用在于只顯示滿足指定條件的數(shù)據(jù)行。 Excel 2000提供了兩種挑選數(shù)據(jù)的方法：自動挑選和高級挑選。 “自動挑選是一種快速挑選方式，是一種單列單條件的挑