《紫光檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)白皮書》

1、紫光檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)白皮書 修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明2010-03-30A郭啟華A-添加，M-修改，D-刪除目錄 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc261376620 1.閱讀說明 PAGEREF _Toc261376620 h 3 HYPERLINK l _Toc261376621 2.系統(tǒng)特點(diǎn)概述 PAGEREF _Toc261376621 h 3 HYPERLINK l _Toc261376622 2.1.提供了遵從標(biāo)準(zhǔn)的電子文件永久平安存儲(chǔ)的平臺(tái) PAGEREF _Toc261376622 h 3 HYPERLINK l _Toc26137

2、6623 2.2.滿足企事業(yè)單位集約化管理的要求 PAGEREF _Toc261376623 h 4 HYPERLINK l _Toc261376624 2.3.先進(jìn)的管理理念使得檔案收集整理工作變得簡單高效 PAGEREF _Toc261376624 h 5 HYPERLINK l _Toc261376625 2.4.知識(shí)管理和效勞的表達(dá) PAGEREF _Toc261376625 h 5 HYPERLINK l _Toc261376626 2.5.解決了電子檔案的平安性問題 PAGEREF _Toc261376626 h 6 HYPERLINK l _Toc261376627 2.6.適應(yīng)

3、單位開展、業(yè)務(wù)變化的要求 PAGEREF _Toc261376627 h 6 HYPERLINK l _Toc261376628 2.7.為用戶量身定做滿足檔案業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng) PAGEREF _Toc261376628 h 7 HYPERLINK l _Toc261376629 3.面向檔案人員的系統(tǒng)功能介紹 PAGEREF _Toc261376629 h 8 HYPERLINK l _Toc261376630 3.1.設(shè)計(jì)思想 PAGEREF _Toc261376630 h 8 HYPERLINK l _Toc261376631 3.2.功能架構(gòu) PAGEREF _Toc261376631

4、h 9 HYPERLINK l _Toc261376632 3.3.信息收集 PAGEREF _Toc261376632 h 10 HYPERLINK l _Toc261376633 3.4.信息管理 PAGEREF _Toc261376633 h 15 HYPERLINK l _Toc261376634 3.5.借閱管理 PAGEREF _Toc261376634 h 16 HYPERLINK l _Toc261376635 3.6.綜合利用 PAGEREF _Toc261376635 h 17 HYPERLINK l _Toc261376636 3.7.系統(tǒng)設(shè)置 PAGEREF _Toc2

5、61376636 h 19 HYPERLINK l _Toc261376637 3.8.功能模塊示意圖及匯總表 PAGEREF _Toc261376637 h 20 HYPERLINK l _Toc261376638 4.面向信息人員的系統(tǒng)技術(shù)說明 PAGEREF _Toc261376638 h 24 HYPERLINK l _Toc261376639 4.1.系統(tǒng)架構(gòu) PAGEREF _Toc261376639 h 24 HYPERLINK l _Toc261376640 4.2.系統(tǒng)平安性 PAGEREF _Toc261376640 h 26 HYPERLINK l _Toc2613766

6、41 4.3.系統(tǒng)接口方案 PAGEREF _Toc261376641 h 30 HYPERLINK l _Toc261376642 4.4.相關(guān)技術(shù)的集成 PAGEREF _Toc261376642 h 33 HYPERLINK l _Toc261376643 4.5.系統(tǒng)技術(shù)性能指標(biāo) PAGEREF _Toc261376643 h 35閱讀說明本技術(shù)白皮書分別從檔案業(yè)務(wù)角度和信息技術(shù)角度對(duì)紫光檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了介紹，以使檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)功能及系統(tǒng)是否能滿足其業(yè)務(wù)需求能有清楚的了解和認(rèn)識(shí)，使信息技術(shù)人員從技術(shù)角度對(duì)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)、擴(kuò)展性、平安性、接口和可集成度、性能和技術(shù)水平有詳細(xì)的了

7、解，以確定系統(tǒng)是否符合自身需求，并為我們提出珍貴建議和意見。系統(tǒng)特點(diǎn)概述通過系統(tǒng)可建立一個(gè)覆蓋總部及下屬各級(jí)單位、滿足各級(jí)單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴(kuò)展的檔案管理信息平臺(tái)，使得各級(jí)單位的檔案信息資源能夠得到平安可靠的集中存儲(chǔ)和充分共享利用，各級(jí)單位間業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)工作上下貫穿；通過統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各單位檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、應(yīng)用界面和信息展示統(tǒng)一；實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)工作信息化、收集整理自動(dòng)化、檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限得到全安控制、檔案利用方式通過網(wǎng)絡(luò)更加簡單方便和多樣。最終開展成為一個(gè)管理內(nèi)容豐富、易于擴(kuò)展、電子文件真實(shí)、平安可靠的大型集團(tuán)企事業(yè)單位重要信息管理平臺(tái)

8、。系統(tǒng)在滿足通常檔案管理業(yè)務(wù)功能的根底上重點(diǎn)解決了以下問題。提供了遵從標(biāo)準(zhǔn)的電子文件永久平安存儲(chǔ)的平臺(tái)系統(tǒng)為企、事業(yè)單位解決了電子文件永久、平安的存儲(chǔ)問題，使得各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)中或日常工作中產(chǎn)生的具有價(jià)值的電子文件和紙介質(zhì)文件有了通過數(shù)字方式長期平安存儲(chǔ)的歸宿。首先系統(tǒng)在檔案元數(shù)據(jù)上遵循OAIS參考模型和歐盟MoReq關(guān)于文件元數(shù)據(jù)的通用要求，使得系統(tǒng)管理的電子文件元數(shù)據(jù)信息在符合用戶需求的前提下做到完整、標(biāo)準(zhǔn)；其次在電子文件管理上依據(jù)ISO15489國際標(biāo)準(zhǔn)，通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了各類電子文件格式轉(zhuǎn)換為國際標(biāo)準(zhǔn)的、適合檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行存儲(chǔ)，解決了數(shù)字檔案信息長期保存、利用、交換和平安控制等一

9、系列問題；系統(tǒng)通過內(nèi)置國家標(biāo)準(zhǔn)代碼表和強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制功能使得系統(tǒng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)和各類行業(yè)、企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；系統(tǒng)通過先進(jìn)、成熟的技術(shù)手段保障檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平安、可靠，不僅支持對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及各類歸檔文件形式如文字、語音、視頻、圖形、圖像、網(wǎng)頁、郵件等的管理，而且系統(tǒng)提供了200多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，并對(duì)原文的瀏覽、打印和下載權(quán)限進(jìn)行分開控制，為高水平的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間，可實(shí)現(xiàn)流媒體文件的在線播放。滿足企事業(yè)單位集約化管理的要求系統(tǒng)滿足多全宗、多層次、大集中方式的檔案信息管理要求，實(shí)現(xiàn)了上下級(jí)業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)貫穿和資源的共享，滿足大型集團(tuán)

10、單位檔案管理業(yè)務(wù)需求；系統(tǒng)既適應(yīng)“大集中的模式，又能適應(yīng)“區(qū)域中心適度集中或分布模式，從系統(tǒng)架構(gòu)到應(yīng)用軟件都可隨時(shí)從“區(qū)域中心適度集中或分布模式過渡到“大集中的模式；系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護(hù)局部、檔案管理局部、收集整編功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤發(fā)布功能等交互性處理要求較強(qiáng)的局部采用C/S方式實(shí)現(xiàn)，采用DELPHI語言開發(fā)。面向廣闊檔案利用用戶的檔案檢索功能、利用賦權(quán)申請(qǐng)、數(shù)據(jù)移交和收集整編功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)。模式通過WEB/中間件/效勞器的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。B/S系統(tǒng)基于J2EE的“WEB/中間件/效勞器技術(shù)架構(gòu)，公共效勞

11、部份采用WEB Service的方式提供，數(shù)據(jù)交換采用XML標(biāo)準(zhǔn)，基于SOAEAI的架構(gòu)方式設(shè)計(jì)開發(fā)與系統(tǒng)集成，使用開放總線，確保系統(tǒng)的擴(kuò)展、維護(hù)和升級(jí)方便可行。 通過電子文件歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集接口，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化；可與用戶單位門戶、機(jī)構(gòu)用戶、統(tǒng)一認(rèn)證等根底設(shè)施的集成，并提供標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息查詢接口；通過對(duì)用戶檔案業(yè)務(wù)的深入總結(jié)歸納，系統(tǒng)通過內(nèi)置、標(biāo)準(zhǔn)、全宗設(shè)置三級(jí)定制方式實(shí)現(xiàn)了由總部最后落實(shí)到基層單位的業(yè)務(wù)層層管理及標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行，使得各級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)在標(biāo)準(zhǔn)的根底上又能充分滿足本單位的業(yè)務(wù)需求，針對(duì)多全宗、多層次集團(tuán)用戶以簡單方便的方式實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜多樣的檔案權(quán)限管理

12、控制，不僅可以控制查詢利用權(quán)限，還可以控制錄入、整理和歸檔權(quán)限和流程；系統(tǒng)通過了嚴(yán)格的功能測試、性能測試和平安測試，并在大型集團(tuán)企業(yè)得到良好的應(yīng)用，完全滿足大型集團(tuán)企事業(yè)單位對(duì)業(yè)務(wù)功能和性能的要求，以及對(duì)系統(tǒng)平安、擴(kuò)展性和容災(zāi)備份的需求。先進(jìn)的管理理念使得檔案收集整理工作變得簡單高效首先，系統(tǒng)針對(duì)不同檔案類型既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式，通過部門移交和跨全宗單位的移交實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)審核和實(shí)體的移交管理；其次，在業(yè)務(wù)功能應(yīng)用上采用文件生命周期理論，通過前端控制的方式對(duì)歸檔文件在形成之初就進(jìn)行了控制和管理，系統(tǒng)通過對(duì)用戶歸檔業(yè)務(wù)流程的定制，控制各業(yè)務(wù)部門的歸檔范圍、統(tǒng)一整理規(guī)那么、控制管理

13、移交接收過程、明確歸檔責(zé)任，使得各業(yè)務(wù)部門和工程工程管理部門在文件的產(chǎn)生之前即可明確需要?dú)w檔的內(nèi)容和責(zé)任，真正實(shí)現(xiàn)同步建檔、隨辦隨歸、前端控制，工程工程可通過分類表和歸檔模板實(shí)現(xiàn)多個(gè)參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)控制管理；第三，在檔案的鑒定上吸收了“后保管模式理論中 “宏觀鑒定的理念，具體表達(dá)在系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)的分類表和歸檔模板實(shí)現(xiàn)保管期限的鑒定工作； 利用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了主題詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)組卷分盒、自動(dòng)編號(hào)、自定義多樣的錄入方式、列表狀態(tài)下編輯、通過托拽實(shí)現(xiàn)位置調(diào)整、批量修改、批量掛接電子文件等自動(dòng)化功能，大大提高了用戶的易用性和體驗(yàn)程度。知識(shí)管理和效勞的表達(dá)系統(tǒng)不僅可以管

14、理傳統(tǒng)的文書、科技、工程、設(shè)備、會(huì)計(jì)、實(shí)物、照片、音像等各類檔案類型，而且可以管理各單位所需要的各種文件、資料和數(shù)據(jù)，可以將檔案管理內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展；系統(tǒng)可將經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)嵌入或固化于系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)通過積累知識(shí)，系統(tǒng)內(nèi)置全文檢索技術(shù)，可自動(dòng)對(duì)電子文件識(shí)別建立全文檢索索引庫，也可集成其它成熟智能搜索系統(tǒng)，充分運(yùn)用其智能化功能實(shí)現(xiàn)信息資源構(gòu)造的知識(shí)化如分類、聚類、自動(dòng)摘要等技術(shù)，以及在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中充分考慮從信息資源的關(guān)聯(lián)性、知識(shí)性以及查詢利用的角度去構(gòu)造信息資源，不是事后從一堆無序資料中分析出知識(shí)；系統(tǒng)不僅可在網(wǎng)上通過預(yù)約實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的實(shí)體借閱管理，而且提供了跨年度、工程、檔案門類以及跨全宗檢索查

15、詢，可實(shí)現(xiàn)遞進(jìn)檢索、相關(guān)文件檢索，并可進(jìn)行全文檢索，照片檔案縮略圖現(xiàn)實(shí)、電子文件瀏覽下載、流媒體文件在線播放也是系統(tǒng)提供的功能；系統(tǒng)可通過自動(dòng)的動(dòng)態(tài)編研庫以及靜態(tài)編研庫實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時(shí)發(fā)布編研成果和開放檔案數(shù)據(jù)；系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了全宗內(nèi)自定義的統(tǒng)計(jì)，而且實(shí)現(xiàn)了跨全宗的匯總統(tǒng)計(jì)。解決了電子檔案的平安性問題系統(tǒng)在符合國家平安標(biāo)準(zhǔn)根底上，借鑒和采納國際公認(rèn)的法規(guī)，從系統(tǒng)架構(gòu)、管理和應(yīng)用三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的平安先進(jìn)。系統(tǒng)通過簡單方便的權(quán)限管理可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄、正文、附件、流轉(zhuǎn)記錄、辦文單、底稿的瀏覽、下載、打印的控制；系統(tǒng)對(duì)登錄、定制操作、業(yè)務(wù)功能操作和數(shù)據(jù)操作使用

16、都有詳細(xì)的日志記錄；系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的展示做了非常好的約束，各歸檔部門、工程參建單位及檔案管理員看到的數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄樹、分類表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門、各單位、個(gè)人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)；標(biāo)準(zhǔn)、開放的結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)可以與經(jīng)過國家認(rèn)證的加密系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)管理系統(tǒng)、各類數(shù)字簽名、水印和電子印章技術(shù)以及用戶已有的認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行集成，到達(dá)對(duì)用戶身份認(rèn)證、電子文件存儲(chǔ)、傳輸、瀏覽和使用平安的控制。適應(yīng)單位開展、業(yè)務(wù)變化的要求系統(tǒng)可適應(yīng)用戶單位開展帶來的機(jī)構(gòu)變化和業(yè)務(wù)變化的要求。通過系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)定制功能，充分保障系統(tǒng)對(duì)各類檔案業(yè)務(wù)的適應(yīng)性、對(duì)管理內(nèi)容的擴(kuò)展

17、性和對(duì)功能需求的可變性，系統(tǒng)從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、管理方式、整理規(guī)那么到歸檔流程等各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的可定制，可方便適應(yīng)檔案門類的增加、業(yè)務(wù)規(guī)那么的變化、卷/件管理方式的業(yè)務(wù)需求，是適應(yīng)力及生命力極強(qiáng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)；針對(duì)各單位機(jī)構(gòu)的變化、檔案業(yè)務(wù)上分類表及代碼表的變化，系統(tǒng)提供了機(jī)構(gòu)沿革及版本控制功能，使得系統(tǒng)可以適應(yīng)不斷變化的機(jī)構(gòu)和管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)使得各階段的檔案數(shù)據(jù)保存了當(dāng)時(shí)的機(jī)構(gòu)、分類及代碼；系統(tǒng)可通過更改標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)定制、對(duì)單位全宗的配置以及對(duì)年度工程的設(shè)置分層次、分階段適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)和用戶機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)變化。為用戶量身定做滿足檔案業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng)系統(tǒng)采用根底平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想實(shí)現(xiàn)，針對(duì)不同用戶的業(yè)務(wù)提供了功能強(qiáng)大的業(yè)務(wù)

18、定制功能，使得用戶的業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)低耦合，用戶可以將自己的管理理念和標(biāo)準(zhǔn)通過業(yè)務(wù)定制功能在平臺(tái)系統(tǒng)之上形成符合自身業(yè)務(wù)管理的應(yīng)用系統(tǒng)，其中系統(tǒng)所管理的檔案門類、分類、整理標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)代碼、信息展示、目錄表單、統(tǒng)計(jì)、歸檔流程及責(zé)任劃分都可以通過系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制和業(yè)務(wù)定制實(shí)現(xiàn)，使得系統(tǒng)具有極強(qiáng)的擴(kuò)展性和學(xué)習(xí)能力，能隨著用戶管理水平的提高而不斷自我完善。系統(tǒng)通過開發(fā)和集成先進(jìn)成熟的技術(shù)保障各項(xiàng)功能得到可靠實(shí)現(xiàn)、提高用戶的易用性和流程的自動(dòng)化程度，目前系統(tǒng)集成了：全文檢索技術(shù)、OCR技術(shù)、電子文件轉(zhuǎn)換處理技術(shù)、WEB報(bào)表技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)等多種先進(jìn)成熟的技術(shù)，同

19、時(shí)開放的架構(gòu)可與各類內(nèi)容管理平臺(tái)、智能搜索系統(tǒng)、IRM數(shù)字版權(quán)系統(tǒng)、數(shù)字印章和水印系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行替換和集成，可以與條碼系統(tǒng)、庫房智能文件柜系統(tǒng)進(jìn)行集成以方便實(shí)體管理，根據(jù)用戶的需要提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的技術(shù)和功能性能強(qiáng)大的產(chǎn)品選擇；系統(tǒng)提供配套的：工程檔案離線錄入軟件、電子文件批量掛接、光盤導(dǎo)出、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、分類表和模板編輯器、報(bào)表目錄編輯器、電子文件圖像處理軟件等工具使得系統(tǒng)的維護(hù)及使用更加方便快捷，并適應(yīng)了各種實(shí)際應(yīng)用環(huán)境。面向檔案人員的系統(tǒng)功能介紹設(shè)計(jì)思想平臺(tái)化設(shè)計(jì)思想系統(tǒng)創(chuàng)新性地采用了檔案業(yè)務(wù)定制平臺(tái)的設(shè)計(jì)理念，不僅需要考慮對(duì)各行業(yè)、各單位業(yè)務(wù)不同的適應(yīng)性，同時(shí)還需要兼顧了檔案管理模

20、式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等業(yè)務(wù)因素的變化，這種設(shè)計(jì)思想使得軟件系統(tǒng)和各使用單位實(shí)際檔案業(yè)務(wù)之間為松耦合，以適應(yīng)業(yè)務(wù)需求的不斷變化。軟件系統(tǒng)由以下三個(gè)局部組成：數(shù)字檔案管理平臺(tái)、檔案業(yè)務(wù)定制庫和面向用戶的檔案管理信息系統(tǒng)。其中“數(shù)字檔案管理平臺(tái)提供檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、業(yè)務(wù)定制工具和用戶使用平臺(tái)?！皺n案管理標(biāo)準(zhǔn)是保障數(shù)字檔案館應(yīng)用所必須的檔案業(yè)務(wù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，是面向使用單位的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系；“檔案業(yè)務(wù)定制庫實(shí)際上是“檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中的表達(dá)，是通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個(gè)性化應(yīng)用的關(guān)鍵；通過既有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的要求、又有個(gè)性化設(shè)置的“檔案業(yè)務(wù)定制庫最終形成面向用戶使用的、符合用戶業(yè)務(wù)需求的“檔案管理信息

21、系統(tǒng)。根據(jù)上述設(shè)計(jì)思想形成的紫光檔案管理信息平臺(tái)，將具有極強(qiáng)的擴(kuò)展性和生命力，通過檔案業(yè)務(wù)定制功能可以形成適合各類型企業(yè)業(yè)務(wù)需求的檔案管理系統(tǒng)，可滿足檔案門類、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類方案、整理規(guī)那么、機(jī)構(gòu)變革的種種變化，可隨時(shí)無限擴(kuò)大檔案管理的范圍，在系統(tǒng)不需任何開發(fā)投入的情況下就能輕易實(shí)現(xiàn)由檔案管理過渡到知識(shí)管理。這種檔案系統(tǒng)平臺(tái)化的提煉根底來源于對(duì)國內(nèi)各行業(yè)檔案業(yè)務(wù)、開展方向、理論根底、知識(shí)管理的充分掌握和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累，而這正是紫光檔案管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。功能強(qiáng)大卻使用簡便作為大型集團(tuán)單位統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)，要求功能強(qiáng)大，但針對(duì)每一個(gè)用戶，那么又需要使用簡單方便，因此系統(tǒng)通過以下方式實(shí)現(xiàn)功能與簡便的統(tǒng)一。

22、提供健壯而功能強(qiáng)大的后臺(tái)效勞，大量操作通過后臺(tái)效勞實(shí)現(xiàn)，例如建立索引、數(shù)據(jù)備份、電子文件格式轉(zhuǎn)換、平安加密等操作自動(dòng)在后臺(tái)完成，使得后臺(tái)效勞功能強(qiáng)大而完善，而用戶在前臺(tái)只是面對(duì)簡單的操作界面；提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)定制功能，將大量規(guī)那么、標(biāo)準(zhǔn)和知識(shí)積累定制到系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)：自動(dòng)轉(zhuǎn)換、自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)捕獲、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)整理、自動(dòng)裝盒、動(dòng)態(tài)編研等大量自動(dòng)化操作；將必須的大量功能集中在少數(shù)檔案管理員和高級(jí)檔案管理員角色上，盡量縮小操作人員范圍，使得普通用戶和部門兼職檔案管理員的功能和操作界面簡單明了。功能架構(gòu)系統(tǒng)功能架構(gòu)圖如下：紫光檔案管理信息功能主要分為以下四部份：序號(hào)功能名稱功能描述1信息收集

23、提供檔案管理業(yè)務(wù)在采集歸檔方面所需的各項(xiàng)功能，是檔案收集、管理和移交人員所需使用的功能模塊。2信息管理提供對(duì)已歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)、銷毀等功能，檔案管理員和部門檔案員所需使用的功能模塊3綜合利用對(duì)檔案進(jìn)行編研、庫房管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和回收站管理，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的光盤導(dǎo)入、導(dǎo)出，檔案管理員使用的功能模塊4借閱管理對(duì)檔案原文件進(jìn)行借閱管理和統(tǒng)計(jì)的模塊，檔案管理員使用5系統(tǒng)設(shè)置實(shí)現(xiàn)全宗設(shè)定、檔案類型定制、檔案標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的定制、各全宗單位檔案業(yè)務(wù)個(gè)性化定制以及各種系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定功能，系統(tǒng)管理員和檔案管理員所使用的功能模塊下面我們分別介紹這4部份功能。信息收集檔案業(yè)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)主要業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)提供的檔案

24、管理主要業(yè)務(wù)流程如下：檔案管理主要業(yè)務(wù)流程圖檔案管理主要業(yè)務(wù)如上圖所示：其中藍(lán)色方框?yàn)闄n案管理業(yè)務(wù)，主要包括：收集、整理、檔案管理、開發(fā)利用、借閱管理、鑒定銷毀和檢索查詢，方框之間的箭頭展示出主要業(yè)務(wù)工作的流程，我們可以看到主要流程就是從收集、整理到檔案管理的歸檔業(yè)務(wù)流程，其它業(yè)務(wù)工作都是對(duì)歸檔后資源的利用管理工作。上圖中綠色圓柱體為檔案數(shù)據(jù)的邏輯庫，主要包括：文件庫、中間庫、整編庫、檔案庫和編研庫，庫之間的箭頭說明了檔案數(shù)據(jù)的流向，其中從文件庫/中間庫整編庫檔案庫的歸檔數(shù)據(jù)流程為主要數(shù)據(jù)流。歸檔流程歸檔流程是系統(tǒng)的主流程，因此下面我們主要對(duì)系統(tǒng)提供的歸檔流程進(jìn)行說明。收集流程歸檔文件收集情況

25、復(fù)雜，涉及部門及業(yè)務(wù)系統(tǒng)也很多，主要包括以下三種情況：歸檔文件的錄入、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔文件的采集、數(shù)字化加工及歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。歸檔文件的收集分為目錄和電子文件，大多數(shù)情況下目錄信息和電子文件是一起收集得到的，這樣通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)錄入編輯功能可以輕松實(shí)現(xiàn)；但也存在分別收集的情況，例如數(shù)字化加工數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，因此系統(tǒng)提供了管理員針對(duì)分別收集的目錄信息和電子文件進(jìn)行批量掛接對(duì)應(yīng)的工具。我們通過下表可以使用戶明確歸檔文件的收集工作應(yīng)該怎樣通過系統(tǒng)進(jìn)行。說明項(xiàng)文件庫中間庫整編庫檔案庫文件錄入無法確定檔案類型的文件進(jìn)行錄入可以確定檔案類型，但無法確定年度/工程的文件和案卷進(jìn)行錄入對(duì)某一確定年度或工程下的案卷

26、、文件進(jìn)行錄入對(duì)已歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集接口無法區(qū)分檔案類型的業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件可以確定檔案類型，但無法確定年度/工程的業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件可以確定檔案類型、年度/工程的業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件具有檔案管理功能，已整理歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)不進(jìn)文件庫不進(jìn)中間庫不進(jìn)入整編庫直接導(dǎo)入檔案庫對(duì)應(yīng)功能模塊文件管理檔案收集收集整編數(shù)據(jù)管理根據(jù)上表，我們可以在進(jìn)行歸檔文件收集時(shí)根據(jù)數(shù)據(jù)情況確定應(yīng)進(jìn)入哪個(gè)模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入管理。整理歸檔流程各類歸檔文件的整理和歸檔工作一般都包含下表所列流程：序號(hào)流程對(duì)應(yīng)功能操作方式流程類型1確定歸檔部門文件庫管理、檔案收集、收集整編選擇分類2確定檔案類型文件管理選擇3確定年度/

27、工程文件管理、檔案收集選擇4確定分類號(hào)檔案收集選擇/錄入5確定保管期限檔案收集選擇鑒定6排序、調(diào)整收集整編手工整理編號(hào)目7組卷件為單位時(shí)沒有收集整編自動(dòng)/手工8編號(hào)文件檔號(hào)、案卷檔號(hào)收集整編自動(dòng)9裝盒卷為單位時(shí)沒有收集整編自動(dòng)/手工10歸檔收集整編手工歸檔上表中列出了歸檔文件整理工作的主要流程以及：流程所對(duì)應(yīng)的功能模塊、完成流程的操作方式、以及可操作流程的人員角色。其中7組卷和9裝盒一般根據(jù)檔案類型的不同只會(huì)單項(xiàng)選擇其一。如上表流程610所示，系統(tǒng)對(duì)歸檔文件的整理工作主要集中在收集整編功能模塊中，流程15主要通過文件庫管理和檔案收集完成歸檔文件的分類和鑒定工作。因此下面我們對(duì)收集整編過程進(jìn)行說

28、明。收集整編流程如上圖所示，檔案管理員先建立年度工程后，從左至右就是歸檔文件的收集、整編、歸檔的流程，其中移交管理是指整編庫中文件移交的小流程，因此收集整編是整個(gè)流程中的核心模塊。流程控制系統(tǒng)通過在年度工程管理模塊中對(duì)年度工程的配置實(shí)現(xiàn)不同年度/工程下對(duì)歸檔文件收集整編的流程的控制。年度工程的配置項(xiàng)主要包括：分類表版本及層次、整理規(guī)那么、整編的配置和權(quán)限、是否需要移交和代碼庫的啟用日期，最后建立類表/歸檔模板節(jié)點(diǎn)與歸檔部門/參建單位的對(duì)應(yīng)，以明確各歸檔部門和參建單位的歸檔范圍。針對(duì)一個(gè)年度或工程，要使得歸檔文件的收集整理工作順利開展，必須要明確以下內(nèi)容：確定年度或工程的歸檔范圍明確歸檔責(zé)任統(tǒng)一

29、整理規(guī)那么控制歸檔流程移交接收流程系統(tǒng)通過對(duì)歸檔文件狀態(tài)的改變實(shí)現(xiàn)對(duì)移交接收流程的控制。移交接收流程如上圖流程所示，系統(tǒng)中歸檔文件的狀態(tài)由：在整編、待審核、已打回、已通過、已接收五種組成，我們以一個(gè)歸檔責(zé)任部門兼職檔案管理員所錄入的數(shù)據(jù)為例，其控制方式如下表所示。角色在整編待審核已打回已通過已接收部門兼職管理員、參建單位管理員可瀏覽、可編輯可瀏覽可瀏覽、可編輯可瀏覽檔案管理員可瀏覽可瀏覽可瀏覽可瀏覽可瀏覽、可編輯信息采集信息采集包括：數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)導(dǎo)入和收集整編三部份。業(yè)務(wù)功能標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口序號(hào)功能名稱功能描述1數(shù)據(jù)歸檔接口提供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔文件數(shù)據(jù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)接口。2用戶管理及認(rèn)證接口提供統(tǒng)一機(jī)

30、構(gòu)和用戶管理及統(tǒng)一認(rèn)證的接口。3查詢接口提供檔案查詢的接口，以使檔案查詢可被其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用。數(shù)據(jù)導(dǎo)入序號(hào)效勞名稱功能描述1歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入提供各種數(shù)據(jù)庫德歷史數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入模塊2數(shù)字化數(shù)據(jù)導(dǎo)入提供對(duì)數(shù)字化的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入工具3離線數(shù)據(jù)導(dǎo)入提供對(duì)各個(gè)離線數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入工具收集整編收集整編是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入整理、組卷、移交、編號(hào)等，數(shù)據(jù)整理完成后進(jìn)行歸檔。系統(tǒng)在收集整編中涉及到大量歸檔文件整理的功能，例如：自動(dòng)組卷、案卷調(diào)整、拆卷、接收、打回、檢索、自動(dòng)排序、文件調(diào)整等。系統(tǒng)在開發(fā)的過程中完全依照國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，支持文書檔案的最新立卷規(guī)那么，用戶只需設(shè)定好組盒規(guī)那么，然后利用自動(dòng)組盒功能，就可

31、以輕松高效的進(jìn)行文件歸檔。信息管理信息管理包括：數(shù)據(jù)管理、庫房管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、堅(jiān)決銷毀和回收站管理。數(shù)據(jù)管理序號(hào)功能名稱功能說明1目錄樹的維護(hù)用戶根據(jù)實(shí)際需求對(duì)目錄樹進(jìn)行管理，添加、刪除、修改檔案類型及數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)。2信息數(shù)據(jù)的維護(hù)進(jìn)行必要的檔案數(shù)據(jù)的錄入、刪除或修改，并提供批量修改功能。3檔案目錄打印系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡便快捷。4顯示字段顯示維護(hù)用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息5數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出工具提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出功能，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出提供excel、dbf、xml，access格式。6電子原文維護(hù)

32、支持電子文件掛接、瀏覽、下載等功能，并提供批量掛接和掃描工具掛接。庫房管理序號(hào)功能名稱功能說明1庫房維護(hù)針對(duì)檔案各個(gè)庫房進(jìn)行記錄維護(hù)。2溫濕度統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案庫房溫濕度進(jìn)行記錄，并依據(jù)記錄統(tǒng)計(jì)出統(tǒng)計(jì)圖。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)序號(hào)功能名稱功能說明1統(tǒng)計(jì)項(xiàng)維護(hù)用戶可依據(jù)自己要統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容建立統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，并保存統(tǒng)計(jì)條件，方便用戶屢次統(tǒng)計(jì)。2生成統(tǒng)計(jì)圖依據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果生成統(tǒng)計(jì)圖，統(tǒng)計(jì)圖可為直方圖、餅圖、曲線圖等。銷毀管理借閱管理借閱管理主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對(duì)用戶的借閱進(jìn)行管理。借閱審批流程如下列圖所示：序號(hào)功能名稱功能說明1借閱登記對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行借閱登記，對(duì)預(yù)約信息進(jìn)行處理，可查詢文件的借閱去向2歸還管理歸還管理可

33、對(duì)用戶歸還的檔案進(jìn)行登記，同時(shí)更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。3催還管理由于用戶借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對(duì)過期未還的檔案或已借出假設(shè)干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和打印催還單?？梢园唇栝喨藖泶哌€、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。4借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。統(tǒng)計(jì)方式有：按借閱人查詢、按時(shí)間查詢、按檔案查詢、借閱頻率查詢、按操作者查詢。5借閱設(shè)置可以設(shè)置檔案的默認(rèn)借閱時(shí)間長度，借閱最大分?jǐn)?shù)等參數(shù)。綜合利用檔案編研可實(shí)現(xiàn)大事記、專題、組織延革等的編寫,并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率，并實(shí)現(xiàn)

34、與編輯軟件的無縫聯(lián)結(jié)。可以通過各種方式實(shí)現(xiàn)檔案庫中檔案編研規(guī)那么，提供情報(bào)功能，例如編寫金融或資本運(yùn)作專題匯報(bào)、組織延革、人事任免等專題。提供檔案記錄對(duì)接和內(nèi)容、目錄打印。數(shù)據(jù)檢索序號(hào)功能名稱功能說明1CS檢索輔助數(shù)據(jù)管理和收集整編中的檢索，提供跨庫檢索手段。2B/S檢索為全體用戶提供網(wǎng)頁檢索，原文瀏覽，申請(qǐng)賦權(quán)等功能。光盤制作光盤制作流程圖光盤制作模塊可以用于對(duì)外數(shù)據(jù)交換、檔案的脫機(jī)存儲(chǔ)等工作。由于采用了國家標(biāo)準(zhǔn)，即使用戶沒有綜合檔案資源管理系統(tǒng)軟件，也可以通過直接讀取光盤，查到檔案的目錄，對(duì)其進(jìn)行檢索查詢，并瀏覽利用其原件。年報(bào)統(tǒng)計(jì)年報(bào)系統(tǒng)可以提供本單位年報(bào)的生成登記、形成上報(bào)文件以及匯總

35、下屬檔案單位的年報(bào)。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成年報(bào)的格式，以及年報(bào)中的可統(tǒng)計(jì)字段，自動(dòng)進(jìn)行可統(tǒng)計(jì)字段的統(tǒng)計(jì)，其它需要手工錄入的字段需要管理員進(jìn)行錄入，最終可以打印并形成上報(bào)盤。利用系統(tǒng)提供的檔案年報(bào)編輯器，用戶可以方便自由的設(shè)計(jì)本單位的檔案年報(bào)。系統(tǒng)提供了標(biāo)準(zhǔn)的國家年報(bào)模版，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)各種檔案的數(shù)據(jù)，并生成檔案年報(bào)。支持檔案年報(bào)的導(dǎo)出、可以將下屬單位移交的年報(bào)進(jìn)行導(dǎo)入并匯總，生成國家大劇院的檔案年報(bào)。系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置主要包括以下功能：序號(hào)功能名稱功能描述1庫結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)提供平臺(tái)維護(hù)工具，以建立適合本單位應(yīng)用的檔案系統(tǒng)，維護(hù)模塊包括全宗維護(hù)、檔案結(jié)構(gòu)維護(hù)、主題詞維護(hù)、分類表維護(hù)、專題結(jié)構(gòu)維護(hù)、庫房結(jié)構(gòu)

36、維護(hù)、代碼表維護(hù)。2報(bào)表維護(hù)統(tǒng)提供功能強(qiáng)大的報(bào)表編輯器，可以滿足客戶在檔案管理中需要的各種類型報(bào)表如：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案脊背、檔案封皮；同時(shí),操作方便簡捷具有很強(qiáng)的易用性。系統(tǒng)內(nèi)提供了多種符合國家標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表模版，用戶可以直接利用報(bào)表模版設(shè)計(jì)新報(bào)表；用戶設(shè)計(jì)好的報(bào)表可以導(dǎo)成報(bào)表模版方便以后利用。支持報(bào)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出；支持報(bào)表模版的導(dǎo)入、導(dǎo)出3系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置主要針對(duì)檔案排序、字段對(duì)應(yīng)及系統(tǒng)參數(shù)配置，其中包括：排序設(shè)置、歸檔自增字段設(shè)置、字段對(duì)應(yīng)設(shè)置、檔號(hào)規(guī)那么設(shè)置、立卷設(shè)置，存儲(chǔ)配置、升級(jí)配置、登錄時(shí)間配置及特殊配置。4數(shù)據(jù)權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限管理可以設(shè)定單個(gè)或多個(gè)文件由哪些用戶可以利用，以及

37、如何利用如：是否可以瀏覽、下載、借閱；設(shè)定利用時(shí)間、利用次數(shù)等。同時(shí)，用戶還可以自定義規(guī)權(quán)限規(guī)那么來管理數(shù)據(jù)。永久權(quán)限：設(shè)定用戶對(duì)檔案具有永久性權(quán)限規(guī)那么權(quán)限： 通過定義規(guī)那么或檢索條件進(jìn)行設(shè)置，對(duì)歸檔前或歸檔后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行批量設(shè)置權(quán)限。默認(rèn)權(quán)限：調(diào)用默認(rèn)權(quán)限設(shè)置界面，進(jìn)行默認(rèn)權(quán)限設(shè)置。臨時(shí)賦權(quán)：對(duì)選中的案卷、文件調(diào)用臨時(shí)賦權(quán)界面，對(duì)某個(gè)用戶進(jìn)行臨時(shí)權(quán)限設(shè)置?？梢园磿r(shí)間段或者次數(shù)進(jìn)行設(shè)置。5機(jī)構(gòu)和用戶用戶戶可以根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需求進(jìn)行角色定義、分配角色權(quán)限；角色的功能權(quán)限用來控制用戶的模塊及功能使用權(quán)限，細(xì)化到每一個(gè)子系統(tǒng)、每一個(gè)具體的操作；角色的檔案權(quán)限用來控制用戶的檔案類型使用權(quán)限、細(xì)化到每

38、一個(gè)檔案類型及檔案類型內(nèi)每一個(gè)部門的檔案使用權(quán)限。用戶管理用來實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)定義檔案系統(tǒng)用戶體系，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)單位、部門建，根據(jù)應(yīng)用人員實(shí)際情況建立用戶檔案，并分配用戶角色來控制用戶對(duì)系統(tǒng)及檔案的使用權(quán)限。6網(wǎng)上賦權(quán)賦權(quán)審批功能檔案管理員可以處理來自網(wǎng)上的賦權(quán)申請(qǐng)信息如：原文瀏覽申請(qǐng)、原文下載申請(qǐng)、原文預(yù)約信息等。組織架構(gòu)管理：通過定義本單位產(chǎn)生資料的不同機(jī)構(gòu)、部門或工程工程的各參建單位的配置，為授權(quán)控制及資料檔案的移交提供控制規(guī)那么。通過權(quán)限管理能夠給產(chǎn)生資料的不同機(jī)構(gòu)、部門或工程工程的各參建單位的人員分配不同的權(quán)限。用戶對(duì)檔案的利用方式主要有：記錄瀏覽、原文瀏覽、原文下載、原文打印7日

39、志管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行日志記錄，以便進(jìn)行檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。日志庫記錄的信息經(jīng)需求調(diào)研確定后，由系統(tǒng)固定生成日志庫結(jié)構(gòu)，不再提供管理員編輯修改功能。檔案管理員可以對(duì)日志進(jìn)行備份、刪除、導(dǎo)出及恢復(fù)功能。功能模塊示意圖及匯總表總體功能模塊圖上圖中通過顏色區(qū)分了模塊的使用角色，其中：顏色的模塊為提供所有用戶使用的功能模塊； 顏色的模塊為主要檔案業(yè)務(wù)管理部份，提供全宗檔案管理員和兼職檔案管理員使用的功能模塊； 顏色模塊為提供全宗檔案管理員使用的業(yè)務(wù)定制功能模塊； 顏色模塊為提供高級(jí)檔案管理員使用的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制功能模塊； 顏色的模塊為提供系統(tǒng)管理員使用的模塊。功能模塊匯總表一級(jí)功能二級(jí)功能三

40、級(jí)功能使用角色信息收集收集整編檔案管理員、兼職檔案管理員、錄入人員數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換檔案管理員、兼職檔案管理員單機(jī)版數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換檔案管理員信息管理數(shù)據(jù)管理檔案管理員庫房管理檔案統(tǒng)計(jì)鑒定銷毀回收站借閱管理借閱登記檔案管理員歸還管理借閱設(shè)定綜合利用檔案編研檔案管理員光盤制作年報(bào)管理數(shù)據(jù)檢索查詢?nèi)藛T系統(tǒng)維護(hù)庫結(jié)構(gòu)管理全宗維護(hù)檔案管理員、系統(tǒng)檔案管理員檔案結(jié)構(gòu)維護(hù)主題詞維護(hù)分類表維護(hù)專題結(jié)構(gòu)維護(hù)庫房結(jié)構(gòu)維護(hù)代碼表維護(hù)報(bào)表維護(hù)檔案管理員、系統(tǒng)檔案管理員設(shè)置管理排序設(shè)置檔案管理員歸檔自增字段設(shè)置字段對(duì)應(yīng)設(shè)置檔號(hào)規(guī)那么設(shè)置立卷設(shè)置存儲(chǔ)配置系統(tǒng)管理員升級(jí)配置登錄時(shí)間配置檔案管理員特殊配置數(shù)據(jù)權(quán)限檔案管理員機(jī)構(gòu)和用戶機(jī)構(gòu)檔案

41、管理員用戶角色賦權(quán)申請(qǐng)?zhí)幚頇n案管理員日志管理系統(tǒng)管理員面向信息人員的系統(tǒng)技術(shù)說明系統(tǒng)架構(gòu)集中存儲(chǔ)應(yīng)用架構(gòu)系統(tǒng)為集中應(yīng)用架構(gòu)模型，效勞器、存儲(chǔ)系統(tǒng)采用集中部署方式；下級(jí)各單位應(yīng)用系統(tǒng)都部署在集中的效勞器中，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也集中在統(tǒng)一的存儲(chǔ)系統(tǒng)中。該應(yīng)用架構(gòu)如下列圖所示：紫光檔案管理信息平臺(tái)應(yīng)用架構(gòu)圖由上圖看出，各單位的業(yè)務(wù)應(yīng)用通過紫光檔案管理信息實(shí)現(xiàn)，從而形成了一個(gè)大型的、集中的檔案資源庫，同時(shí)也在這樣一個(gè)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)檔案的上下級(jí)工作管理。系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)系統(tǒng)采用C/S和BS相結(jié)合方式，BS 采用“WEB/中間件/效勞器的J2EE技術(shù)架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)。其中系統(tǒng)設(shè)置維護(hù)、權(quán)限和數(shù)據(jù)平安、檔案數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、管理等

42、日常管理采用C/S模式，因?yàn)樯婕暗綑n案數(shù)據(jù)的管理，平安性要求較高，同時(shí)使用人員僅限于系統(tǒng)管理員、檔案管理人員、部門兼職檔案管理員；檔案的信息效勞那么采用B/S模式。平臺(tái)系統(tǒng)中的Web應(yīng)用局部，基于J2EE平臺(tái)開發(fā)，采用多層軟件結(jié)構(gòu)，通過Web表示層實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的用戶接口，采用業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)處理層實(shí)現(xiàn)根底效勞和應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯，通過數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。Web應(yīng)用系統(tǒng)通過以XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以Web Service 標(biāo)準(zhǔn)作為根底效勞描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。公共效勞局部主要使用Web Service的方式提供，Web Service 通過標(biāo)準(zhǔn)的 Web 協(xié)議向 W

43、eb 用戶提供功能，多數(shù)情況下采用 SOAP 協(xié)議。 應(yīng)用環(huán)境系統(tǒng)硬件部署如下列圖所示：應(yīng)用環(huán)境設(shè)計(jì)說明在總部建立檔案數(shù)據(jù)中心，采用效勞器組和集中的存儲(chǔ)設(shè)備為各所屬單位提供數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和應(yīng)用效勞。其中可通過效勞器集群和將電子文件存儲(chǔ)設(shè)備分散解決系統(tǒng)擴(kuò)展和網(wǎng)絡(luò)帶寬的問題。數(shù)據(jù)庫采用SQL Server或者ORACLE數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)用效勞器應(yīng)用效勞器可以采用Weblogic、WebSphere，也可以采用TOMCAT/JBOSS等免費(fèi)產(chǎn)品。系統(tǒng)平安性應(yīng)用系統(tǒng)平安主要從應(yīng)用系統(tǒng)平安控制、數(shù)據(jù)訪問控制兩個(gè)角度實(shí)現(xiàn)平安控制。具體內(nèi)容如下：1應(yīng)用系統(tǒng)平安控制a)登錄其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的平安訪問控制。當(dāng)通過

44、企業(yè)的門戶系統(tǒng)或其它系統(tǒng)進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)中時(shí)需要進(jìn)行的平安控制。b)操作權(quán)限?？刂朴脩魧?duì)應(yīng)用系統(tǒng)各功能的操作。c)操作日志。用于記錄用戶在登錄到系統(tǒng)后的所有重要操作。2數(shù)據(jù)訪問平安控制a)結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)的訪問平安控制b)電子文件的訪問平安控制應(yīng)用系統(tǒng)平安控制登錄和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的平安訪問控制1登錄的平安控制任務(wù)平臺(tái)對(duì)外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和效勞，需要保證沒有權(quán)限的人不能獲取對(duì)應(yīng)的效勞，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對(duì)應(yīng)的接口。因此需要對(duì)平臺(tái)提供的接口和效勞進(jìn)行平安控制。2平臺(tái)登錄的平安控制過程平臺(tái)登錄的平安控制建立在用戶信息平臺(tái)上的統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有

45、統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關(guān)的接口和效勞。操作權(quán)限1功能操作的平安控制任務(wù)操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)的角色有系統(tǒng)管理員、高級(jí)檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶利用者等，并可以自定義使用角色。2平安控制的根本原理和過程定義角色的時(shí)候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)權(quán)限，其中對(duì)應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設(shè)置權(quán)限。操作日志1平安控制原理系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強(qiáng)系統(tǒng)的平安性，以便管理員可以對(duì)惡意破壞數(shù)據(jù)過程進(jìn)行

46、審計(jì)。2操作日志分類和內(nèi)容在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。1)用戶登錄日志用來記錄用戶成功登錄退出檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進(jìn)檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。2)用戶操作日志用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進(jìn)行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、效勞器配置管理、檔案類型管理等。3)數(shù)據(jù)訪問日志用來記錄用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對(duì)檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對(duì)電子文件的瀏覽、下載等。數(shù)據(jù)訪問平安控制結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)的訪問平安控制1結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)的訪問平安控制任務(wù)數(shù)據(jù)訪

47、問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息,并可以靈活設(shè)置權(quán)限。2數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的設(shè)置方式數(shù)據(jù)訪問權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限,根據(jù)設(shè)置方式分為臨時(shí)權(quán)限、規(guī)那么權(quán)限、默認(rèn)權(quán)限。3平安控制的根本過程臨時(shí)權(quán)限主要是針對(duì)網(wǎng)上利用者用戶設(shè)置，設(shè)定的時(shí)候可以申請(qǐng)次數(shù)、日期范圍等格式，涉及到的權(quán)限類型為瀏覽、下載等權(quán)限。檔案利用的時(shí)候會(huì)自動(dòng)判斷次數(shù)信息和日期范圍等，權(quán)限會(huì)隨檔案利用的時(shí)候自動(dòng)失效。規(guī)那么權(quán)限針對(duì)網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對(duì)條目權(quán)限和原文權(quán)限進(jìn)行判斷，可以設(shè)定對(duì)應(yīng)的查詢規(guī)那么來批量設(shè)置權(quán)限。默認(rèn)權(quán)限主要針對(duì)網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子

48、文件瀏覽、電子文件下載等。條目權(quán)限根據(jù)默認(rèn)權(quán)限和規(guī)那么權(quán)限組合得到對(duì)應(yīng)的用戶的權(quán)限。電子文件訪問平安控制主要任務(wù)有兩個(gè)：1)能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。2)保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無法閱讀加密的文檔。系統(tǒng)可引入數(shù)字版權(quán)管理DRM, Digital Rights Management技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文檔的整個(gè)生命周期提供完整的保護(hù)。閱讀文檔的權(quán)限由文檔效勞器集中管理，根據(jù)實(shí)際需要向用戶發(fā)放文檔授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)的用戶無法翻開文檔。授權(quán)只針對(duì)特定的用戶

49、或者特定的機(jī)器，可以有效的防止文檔的非法復(fù)制和擴(kuò)散。平安控制下的電子文件使用流程如下列圖所示。實(shí)現(xiàn)平安控制的根本原理圖上圖為一般的DRM技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用流程。該流程主要包括了：轉(zhuǎn)換、加蓋檔號(hào)章、加密、歸檔、授權(quán)、發(fā)送、使用這幾個(gè)環(huán)節(jié)，加密是系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)完成，在授權(quán)環(huán)節(jié)，也可以使用目錄功能在后臺(tái)自動(dòng)完成。本系統(tǒng)提供多種實(shí)現(xiàn)方式，用戶可根據(jù)實(shí)際需要，選擇適宜的方案。系統(tǒng)接口方案接口概述接口模型圖與紫光檔案管理信息系統(tǒng)的接口分為兩部份：一個(gè)是用戶登錄、認(rèn)證和信息管理的實(shí)現(xiàn)方案；一個(gè)是與其它應(yīng)用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口。下面我們就從這兩個(gè)方面進(jìn)行說明用戶信息管理和認(rèn)證接口方案各單位根據(jù)本單位用戶信息管理

50、的現(xiàn)有情況采用下面處理策略中的一種，指導(dǎo)檔案信息管理平臺(tái)用戶信息管理和認(rèn)證的實(shí)施。紫光檔案管理信息系統(tǒng)自行維護(hù)紫光檔案管理信息系統(tǒng)自行維護(hù)用戶信息，自行處理用戶登錄，不和現(xiàn)有系統(tǒng)的用戶信息以及登錄處理進(jìn)行協(xié)調(diào)。業(yè)主單位提供統(tǒng)一的用戶認(rèn)證效勞和用戶信息業(yè)主單位已有統(tǒng)一的用戶認(rèn)證效勞和信息管理系統(tǒng)，在檔案信息管理平臺(tái)的實(shí)施過程中，對(duì)用戶認(rèn)證效勞模塊和用戶信息管理模塊進(jìn)行個(gè)性化配置和開發(fā)。檔案信息管理平臺(tái)的有關(guān)用戶認(rèn)證模塊和信息管理模塊的處理策略請(qǐng)見檔案信息管理平臺(tái)的相關(guān)設(shè)計(jì)。將業(yè)主已有用戶信息和檔案信息管理平臺(tái)用戶信息同步業(yè)主單位已有用戶信息管理系統(tǒng)，但是不能提供相關(guān)認(rèn)證效勞和用戶信息接口，需要將已有用戶信息和檔案信息管理平臺(tái)的用戶信息進(jìn)行同步，并且根據(jù)具體情況，處理用戶認(rèn)證問題。業(yè)主各單位獨(dú)立維護(hù)用戶信息業(yè)主各單位獨(dú)立維護(hù)用戶信息，需要用戶信息管理系統(tǒng)將用戶信息集中起來，并且進(jìn)行同步維護(hù)。如果用戶驗(yàn)證方法不是開