文書與檔案管理基礎(第三版)5單元

1、美奇工作室制作美奇工作室制作任務三任務三 照片檔案管理照片檔案管理任務一任務一 電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理 任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理電子文件電子文件：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子檔案：電子檔案：就是經(jīng)過整理歸檔保存的電子文件。就是經(jīng)過整理歸檔保存的電子文件。電子文件生成途徑主要有兩種電子文件生成途徑主要有兩種：直接生成

2、和模數(shù)轉換。：直接生成和模數(shù)轉換。直接生成：直接生成：指文件是在各種數(shù)字技術環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通指文件是在各種數(shù)字技術環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過各種數(shù)字技術設備對聲音、圖像等多媒體信息直接接過各種數(shù)字技術設備對聲音、圖像等多媒體信息直接接收、采集而成。在日常工作中，辦公自動化（收、采集而成。在日常工作中，辦公自動化（OA系統(tǒng)）系統(tǒng)）是電子文件直接生成的主要渠道。是電子文件直接生成的主要渠道。模數(shù)轉換模數(shù)轉換是指將模擬信息轉換為數(shù)字信息，以利計算機是指將模擬信息轉換為數(shù)字信息，以利計算機處理的過程。處理的過程。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理1、手工與計算機輔助整

3、理比較手工與計算機輔助整理比較：所謂輔助的三個含義：所謂輔助的三個含義：第一、操作的對象是文件的數(shù)字化信息或目錄數(shù)據(jù)，第一、操作的對象是文件的數(shù)字化信息或目錄數(shù)據(jù)，包括文件的內容，即原文掃描或由文字處理軟件形成包括文件的內容，即原文掃描或由文字處理軟件形成的各種電子文件，而不是文件的實體。的各種電子文件，而不是文件的實體。第二、目錄數(shù)據(jù)、信息的形成要由文檔人員輸入分類第二、目錄數(shù)據(jù)、信息的形成要由文檔人員輸入分類信息，再由計算機根據(jù)這些信息，通過運行檔案管理信息，再由計算機根據(jù)這些信息，通過運行檔案管理軟件來完成。軟件來完成。第三、由計算機形成的目錄數(shù)據(jù)、信息，一般還要由第三、由計算機形成的目

4、錄數(shù)據(jù)、信息，一般還要由檔案管理人員進行審查和調整。檔案管理人員進行審查和調整。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理一、了解一、了解計算機輔助計算機輔助歸檔方法歸檔方法手工與計算機輔助整理手工與計算機輔助整理的區(qū)別的區(qū)別：文件分類方式不同文件分類方式不同文件排列方法不同文件排列方法不同檔案編目的過程不同檔案編目的過程不同任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理一、了解一、了解計算機輔助計算機輔助歸檔方法歸檔方法1、手工與、手工與計算機輔助計算機輔助整理的比較整理的比較計算機輔助整理歸檔操作計算機輔助整理歸檔操作：錄入檔案分類方案錄入檔案分類方案數(shù)據(jù)準備和擬歸

5、檔數(shù)據(jù)準備和擬歸檔歸檔審查與調整歸檔審查與調整執(zhí)行歸檔命令執(zhí)行歸檔命令打印目錄并整理上架打印目錄并整理上架任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理1、主要渠道、主要渠道一是辦公自動化系統(tǒng)（一是辦公自動化系統(tǒng)（OA），），二是計算機輔助設計系統(tǒng)（二是計算機輔助設計系統(tǒng)（CAD）和計算機輔）和計算機輔助制造系統(tǒng)（助制造系統(tǒng)（CAM）。）。2、收集方式、收集方式健全電子文件的歸檔制度健全電子文件的歸檔制度建立電子文件登記表建立電子文件登記表電子文件的收集渠道，可以離線收集（磁盤、電子文件的收集渠道，可以離線收集（磁盤、移動硬盤和光盤）和在線收集（網(wǎng)絡傳輸）。移動硬盤和光盤）和在線收集

6、（網(wǎng)絡傳輸）。不能忽視對紙質文件的收集。不能忽視對紙質文件的收集。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理二、了解電子文件歸檔方式二、了解電子文件歸檔方式2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求電子文件的收集工作應當即時進行，隨時對電子文件的收集工作應當即時進行，隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上；對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無體上；對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存施，集中存儲在符合安全要

7、求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。存儲器中，以防散失。電子文件的收集積累工作應當由電子文件的電子文件的收集積累工作應當由電子文件的形成者或承辦者負責。形成者或承辦者負責。必須采取嚴格的安全措施，保證被收集的電必須采取嚴格的安全措施，保證被收集的電子文件不被非正常改動。子文件不被非正常改動。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求對用文字處理技術形成的文本電子文件，收對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。必要時同時保留

8、文字處理工具軟件。對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用電子文件，如不能轉換，收集時則轉換成通用電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。應連同專用軟件一并收集。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等處理過程中涉計算機系統(tǒng)運行和信息處理等處理過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。應與電子文件一同收集。任務一任務一電子文

9、件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。保存。每份電子文件均要填寫電子文件登記表，制每份電子文件均要填寫電子文件登記表，制成電子表格的電子文件登記表，應與電子文件成電子表格的電子文件登記表，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等備份并與相應的電子文件備份一

10、起保存。備份并與相應的電子文件備份一起保存。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理3、電子文件的歸檔范圍、電子文件的歸檔范圍概念概念 電子文件歸檔是將具有檔案價值的電子文電子文件歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標志著件由形成部門向檔案部門移交的過程，標志著電子文件管理責任由文件生成部門向檔案部門電子文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的正式移交。的正式移交。范圍范圍 電子文件的歸檔范圍小于其收集范圍，它電子文件的歸檔范圍小于其收集范圍，它總體上應參照國家關于紙質文件歸檔的有關規(guī)總體上應參照國家關于紙質文件歸檔的有關規(guī)定來確定，但有一點不同：所有歸

11、檔的電子文定來確定，但有一點不同：所有歸檔的電子文件必須與規(guī)范、齊全的元數(shù)據(jù)一并歸檔。件必須與規(guī)范、齊全的元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件類型電子文件類型圖像文件圖像文件圖形文件圖形文件數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件文本文件文本文件命令文件命令文件影像文件影像文件聲音軟件聲音軟件多媒體文件多媒體文件任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理3、選擇存儲載體、選擇存儲載體與紙質文件整理的最大區(qū)別，在于電子文件的整理與紙質文件整理的最大區(qū)別，在于電子文件的整理要選擇載體，以便進行記錄。要選擇載體，以便進行記錄。選擇載體選擇載體，就是根據(jù)不同載體保存電子文件的特點，就是根據(jù)不同載體保存電子文件的特點，在電子

12、文件形成、積累時，選擇電子文件載體。在電子文件形成、積累時，選擇電子文件載體。選擇要求選擇要求存儲容量大；存儲容量大；選擇性能穩(wěn)定，易長期保存；選擇性能穩(wěn)定，易長期保存；方便檢索使用；方便檢索使用；標準化程度高標準化程度高國家標準推薦使用的電子文件載體為光盤、磁帶、國家標準推薦使用的電子文件載體為光盤、磁帶、硬盤，軟磁盤禁止作為檔案的存儲載體。硬盤，軟磁盤禁止作為檔案的存儲載體。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理光盤的特點光盤的特點記錄密度高、信息存儲量大；記錄密度高、信息存儲量大；壽命長；壽命長；數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快。數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快。表面有保護層，易保存。

13、表面有保護層，易保存。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理4、整理刻錄、整理刻錄歸檔審查歸檔審查刻錄準備刻錄準備光盤刻錄光盤刻錄先要在硬盤的子目錄下，建立由說明文件、先要在硬盤的子目錄下，建立由說明文件、類目表、著錄文件和電子文件目錄等光盤的根類目表、著錄文件和電子文件目錄等光盤的根目錄，及其相應子目錄組成的樹形結構。目錄，及其相應子目錄組成的樹形結構。光盤瀏覽光盤瀏覽加封光盤標簽加封光盤標簽編制電子檔案目錄編制電子檔案目錄5、制作封面制作封面封面內容包括光盤名稱、項目編號、單位和封面內容包括光盤名稱、項目編號、單位和歸檔日期。歸檔日期。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電

14、子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔歸檔方式歸檔方式電子文件歸檔，包括電子文件邏輯歸檔和物理歸檔。電子文件歸檔，包括電子文件邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行的，不改變原來邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行的，不改變原來存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。的過程。物理歸檔是指把計算機及網(wǎng)絡中的電子文件，集中物理歸檔是指把計算機及網(wǎng)絡中的電子文件，集中傳輸至獨立的可脫機保存的載體上，向檔案部門移傳輸至獨立的可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。交的過程。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管

15、理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔歸檔制度歸檔制度1、歸檔范圍，可參照有關文件材料歸檔范圍的、歸檔范圍，可參照有關文件材料歸檔范圍的相關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的支持軟件和相相關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的支持軟件和相關數(shù)據(jù)。關數(shù)據(jù)。2、歸檔時間，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔、歸檔時間，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應當按照紙質檔案時間定期完成。應當按照紙質檔案時間定期完成。3、歸檔前檢測，就是在進行電子文件歸檔時，、歸檔前檢測，就是在進行電子文件歸檔時，應按其基本技術條件進行檢測，其內容包括：應按其基本技術條件進行檢測，其內容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有

16、效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。息記錄格式、有無病毒感染等。4、歸檔鑒定，由文件形成單位對電子文件的有、歸檔鑒定，由文件形成單位對電子文件的有效性、完整性和保管期限等進行審核，并由負效性、完整性和保管期限等進行審核，并由負責人簽署審核意見。責人簽署審核意見。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔注意事項注意事項一是接收審查環(huán)節(jié)一是接收審查環(huán)節(jié)二是履行手續(xù)環(huán)節(jié)。二是履行手續(xù)環(huán)節(jié)。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔（4）歸檔要求）歸檔要求在進行電子文件物理歸檔時，要按照一式在進行電子文件物理歸

17、檔時，要按照一式3套套的辦法；一套封存保管，一套供查閱使用，一的辦法；一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套異地保存。保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為：只保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。載體。存儲電子檔案的載體包裝盒上，應貼有標簽，存儲電子檔案的載體包裝盒上，應貼有標簽，標簽內填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬標簽內填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。件及軟件環(huán)境等。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理

18、電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔（4）歸檔要求）歸檔要求將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附電子文件歸檔登記表。他說明等一同歸檔，并附電子文件歸檔登記表。需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上，文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上，如果采用專用軟件，應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在如果采用專用軟件，應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。同一載體上。原電子文件載體完成電子文件歸檔后，其形原電子文件載體完成電子文件歸檔后，其形成部門保留時間至少成部門保留

19、時間至少1年。年。在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。應按上述歸檔過程完成物理歸檔。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質檔案、圖像照片、聲像是將傳統(tǒng)的紙質檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片通過掃描、攝錄、采集等手段轉化檔案和縮微膠片通過掃描、攝錄、采集等手段轉化為數(shù)字形式的計算機文件的過程。為數(shù)字形式的計算機文件的過程。1、檔案數(shù)字化的意義、檔案數(shù)字化的意義提高檔案信息的利用效率提高檔案信息的利用效率保護歷史檔案保護歷史檔案規(guī)避

20、安全風險規(guī)避安全風險緩解庫房空間的緊張緩解庫房空間的緊張任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術2、檔案數(shù)字化的基本要求、檔案數(shù)字化的基本要求規(guī)范化要求規(guī)范化要求安全性要求安全性要求第一，要確保檔案原件的安全。第一，要確保檔案原件的安全。第二，維護檔案信息的保密性。第二，維護檔案信息的保密性。真實性要求真實性要求任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3紙質檔案數(shù)字化紙質檔案數(shù)字化紙質檔案數(shù)字化紙質檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機對紙是采用掃描儀或數(shù)碼相機對紙質檔案進行數(shù)字化

21、加工，將其轉化為存儲在磁質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。像或數(shù)字文本的處理過程。（1）檔案整理）檔案整理檢查案卷文件及其目錄數(shù)據(jù)質量。檢查案卷文件及其目錄數(shù)據(jù)質量。拆除裝訂。拆除裝訂。區(qū)分掃描件和非掃描件。區(qū)分掃描件和非掃描件。頁面修整。頁面修整。檔案整理登記。檔案整理登記。裝訂。裝訂。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（2）檔案掃描）檔案掃描確定掃描方式。確定掃描方式。確定掃描色彩模

22、式。確定掃描色彩模式。確定色彩位數(shù)。確定色彩位數(shù)。確定掃描分辨率。確定掃描分辨率。合理調節(jié)掃描亮度。合理調節(jié)掃描亮度。做好掃描登記。做好掃描登記。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（3）圖像處理）圖像處理對圖像數(shù)據(jù)進行質量檢查。對圖像數(shù)據(jù)進行質量檢查。糾偏。糾偏。去污。去污。圖像拼接。圖像拼接。裁邊。裁邊。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（4）圖像存儲）圖像存儲存儲格式的選擇。存儲格式的選擇。圖

23、像文件的命名。圖像文件的命名。（5）目錄建庫）目錄建庫目錄數(shù)據(jù)的質量關系到數(shù)字化資源的利用與管目錄數(shù)據(jù)的質量關系到數(shù)字化資源的利用與管理效率。因此，在數(shù)字化流程中目錄建庫及其理效率。因此，在數(shù)字化流程中目錄建庫及其質量核查被作為一個獨立環(huán)節(jié)，提出了嚴格要質量核查被作為一個獨立環(huán)節(jié)，提出了嚴格要求。求。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（6）數(shù)據(jù)掛接）數(shù)據(jù)掛接將經(jīng)過質檢環(huán)節(jié)確認合格的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像將經(jīng)過質檢環(huán)節(jié)確認合格的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總，通過數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡加載到數(shù)

24、據(jù)服務器端匯總，通過編制程序或借助相應軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫對編制程序或借助相應軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫對相關聯(lián)的數(shù)字圖像自動搜索、加入對應的電子相關聯(lián)的數(shù)字圖像自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（7）數(shù)據(jù)驗收）數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)驗收是檔案數(shù)字化質量控制的重要環(huán)數(shù)據(jù)驗收是檔案數(shù)字化質量控制的重要環(huán)節(jié)。要以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉換的節(jié)。要以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)所有數(shù)

25、據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質量。一個單位的檔案，數(shù)據(jù)庫驗掛接的總體質量。一個單位的檔案，數(shù)據(jù)庫驗收時抽檢的比率不低于收時抽檢的比率不低于5%。一個全宗的檔案數(shù)。一個全宗的檔案數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率必須達到字化轉換質量抽檢的合格率必須達到95%以上以上方為驗收通過。方為驗收通過。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術三、了解檔案數(shù)字化技術3、紙質檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化（8）數(shù)據(jù)備份）數(shù)據(jù)備份經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)要及時進行備份。為經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)要及時進行備份。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選

26、擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份，采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份，并異地保存。并異地保存。任務一任務一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光學性載體光學性載體是指用光學原理與技術記錄信息數(shù)據(jù)的載體，是指用光學原理與技術記錄信息數(shù)據(jù)的載體，目前主要是指光盤。目前主要是指光盤。光盤光盤是電子文件的主要儲存形式，電子文檔、數(shù)碼照片、是電子文件的主要儲存形式，電子文檔、數(shù)碼照片、數(shù)碼錄像、數(shù)據(jù)庫信息均可存入光盤中

27、。數(shù)碼錄像、數(shù)據(jù)庫信息均可存入光盤中。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤存取原理存取原理把激光束聚焦成小于把激光束聚焦成小于1微米的微小光點，能量高度集中，微米的微小光點，能量高度集中，使存儲載體上被照射點產(chǎn)生物理、化學變化，進行物理標使存儲載體上被照射點產(chǎn)生物理、化學變化，進行物理標記，從而用這種方式進行記錄。記，從而用這種方式進行記錄。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光盤的種類光盤的種類1、只讀式光盤、只讀式光盤2、一次寫、多次讀光盤、一次寫、多次讀光盤3、可擦

28、寫光盤、可擦寫光盤任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光盤的優(yōu)點光盤的優(yōu)點記錄密度高，存儲容量大；記錄密度高，存儲容量大；非接觸形式的寫入和讀取信息；非接觸形式的寫入和讀取信息；數(shù)據(jù)傳輸率高；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快；存取速度快；存儲費用低；存儲費用低；易保存。易保存。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理掌握光盤檔案的歸檔要求掌握光盤檔案的歸檔要求1、概念、概念光盤檔案是指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐光盤檔案是指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中形成的具有保存價值、以光盤為保存載體的

29、文件。中形成的具有保存價值、以光盤為保存載體的文件。2、歸檔范圍、歸檔范圍本單位形成的文書類電子文件、各種數(shù)據(jù)庫、數(shù)碼照片、音頻、本單位形成的文書類電子文件、各種數(shù)據(jù)庫、數(shù)碼照片、音頻、視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。3、歸檔時間、歸檔時間一般自形成后的第二年六月底前完成光盤檔案的整理歸檔工作。一般自形成后的第二年六月底前完成光盤檔案的整理歸檔工作。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理掌握光盤檔案的歸檔要求掌握光盤檔案的歸檔要求4、歸檔要求、歸檔要求各部門負責光盤內文件的整理及刻錄，由檔案部門統(tǒng)一編號

30、各部門負責光盤內文件的整理及刻錄，由檔案部門統(tǒng)一編號。歸檔光盤要檢測，包括載體外觀檢驗、病毒檢驗、數(shù)據(jù)可讀性歸檔光盤要檢測，包括載體外觀檢驗、病毒檢驗、數(shù)據(jù)可讀性檢驗檢驗。檢查光盤的完整性、準確性等檢查光盤的完整性、準確性等。歸檔光盤的性能質量，應符合長期保管的要求歸檔光盤的性能質量，應符合長期保管的要求。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法1、分類、分類機關：機關：一般單位光盤數(shù)量不多時，可只設到二級類目，也就是文書類電一般單位光盤數(shù)量不多時，可只設到二級類目，也就是文書類電子文件、數(shù)子文件、數(shù)據(jù)庫、數(shù)碼照片、錄像等光盤，作為

31、一個類來處理據(jù)庫、數(shù)碼照片、錄像等光盤，作為一個類來處理。企業(yè)企業(yè)：如在企業(yè)分類體系中不單獨設置類目，可按光盤內容對應大類進如在企業(yè)分類體系中不單獨設置類目，可按光盤內容對應大類進行分類編號行分類編號。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法2、組卷、組卷兩種形式：兩種形式：以單張光盤為一卷，光盤號就是案卷號以單張光盤為一卷，光盤號就是案卷號。將若干張光盤按時間放入光盤冊將若干張光盤按時間放入光盤冊。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目編檔號編檔號:在每

32、張光盤的非數(shù)據(jù)面上用黑色油性鉛筆填寫檔號，格式為：分在每張光盤的非數(shù)據(jù)面上用黑色油性鉛筆填寫檔號，格式為：分類號類號冊號冊號光盤號。光盤號。填寫每張光盤的說明：填寫每張光盤的說明：說明內容包括：進館號（全宗號）、目錄號、分類號、卷號、光說明內容包括：進館號（全宗號）、目錄號、分類號、卷號、光盤名稱、刻錄人、刻錄日期。盤名稱、刻錄人、刻錄日期。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目編制光盤檔案卷內目錄編制光盤檔案卷內目錄卷內目錄包括：序號、檔號、案卷題名、刻錄日期、刻錄人、密卷內目錄包括：序號、檔號、案卷題名、刻錄日期

33、、刻錄人、密級和備注。級和備注。填寫光盤檔案內封面填寫光盤檔案內封面封面內容包括：光盤名稱、光盤冊號、保管期限、起止時間、分封面內容包括：光盤名稱、光盤冊號、保管期限、起止時間、分類號和案卷號類號和案卷號任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目填寫本冊光盤檔案的說明填寫本冊光盤檔案的說明主要包括本冊內光盤的內容，文件格式及其他需要說明的情況。主要包括本冊內光盤的內容，文件格式及其他需要說明的情況。填寫本冊光盤盒脊標簽填寫本冊光盤盒脊標簽可按設置如實填寫，也可統(tǒng)一貼上四格標簽：全宗號、目錄號、可按設置如實填寫，也可統(tǒng)一貼

34、上四格標簽：全宗號、目錄號、分類號、冊內光盤起止號。分類號、冊內光盤起止號。組卷：組卷：編制光盤檔案案卷目錄并裝訂成冊。編制光盤檔案案卷目錄并裝訂成冊。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法4、上架、上架光盤放入盒套、光盤檔案冊或光盤架中。注意上架豎放，不能相光盤放入盒套、光盤檔案冊或光盤架中。注意上架豎放，不能相疊平放。疊平放。任務二任務二 光學載體（光盤）的管理光學載體（光盤）的管理了解光盤的維護了解光盤的維護1、在通常環(huán)境中保存兩年的光盤使用效果保持穩(wěn)定、在通常環(huán)境中保存兩年的光盤使用效果保持穩(wěn)定2、光盤保存的環(huán)境溫度以、光

35、盤保存的環(huán)境溫度以20、濕度以、濕度以45%為好。為好。3、光盤保存信息的能力和使用壽命在、光盤保存信息的能力和使用壽命在20年以內。須在年以內。須在1020年年內對其進行轉錄。內對其進行轉錄。任務三任務三 照片檔案的整理照片檔案的整理照片檔案是指企業(yè)單位、社會組織、團體及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的，以感光材料為載體，以影像為主要信息記錄方式的一種專門檔案。一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范1、收集范圍、收集范圍領導和著名人物參加與本單位有關的重大公領導和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的照片。務活動的照片。本單位組織或參加的重要外事活動的照片。本單位組織或

36、參加的重要外事活動的照片。記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。情況和現(xiàn)象的照片。與本單位保存的其他載體檔案有密切關系的與本單位保存的其他載體檔案有密切關系的照片。照片。其他具有保存價值的照片檔案。其他具有保存價值的照片檔案。一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范1、收集范圍、收集范圍需要注意收集歸檔的照片有：需要注意收集歸檔的照片有：（1）本單位歷屆領導班子成員及全體職工的照片）本單位歷屆領導班子成員及全體職工的照片（2）本單位建設發(fā)展史的照片）本單位建設發(fā)展史的照片（3）本單位宣傳報道工作的照片）本單位宣傳報道工作的照片（4

37、）本單位獲得各種榮譽和紀念品、宣傳品的照片）本單位獲得各種榮譽和紀念品、宣傳品的照片（5）本單位黨、工青婦等各種組織或團體舉辦的活）本單位黨、工青婦等各種組織或團體舉辦的活動的照片動的照片一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范2、收集時間、收集時間對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦部對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦部門應及時整理，向檔案室歸檔（一般在門應及時整理，向檔案室歸檔（一般在3個個月內，盡量不跨年）月內，盡量不跨年）一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范3、收集要求、收集要求對屬于收集和歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定對屬于收集和歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定定期向本單

38、位檔案機構或檔案工作人員歸檔定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。底片、照片、文字說明齊全（事由、時間、底片、照片、文字說明齊全（事由、時間、地點、人物、背景和攝影者等六要素）。地點、人物、背景和攝影者等六要素）。底片和照片的影像相符。底片和照片的影像相符。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法1、整理原則、整理原則照片整理遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)照片整理遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務為系，有利于保管，便于為利用者提供服務為原則。原則。照片檔案的底片應單獨整理和

39、存放，照片和說照片檔案的底片應單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。明一同整理和存放。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法2、整理工作簡要流程、整理工作簡要流程挑選挑選分類排列分類排列編號入冊編號入冊編目編目擬寫說明擬寫說明 貼側標簽貼側標簽二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（1）挑選（鑒定價值）挑選（鑒定價值）區(qū)分歸檔的（劃分保管期限）和不歸檔的照片。區(qū)分歸檔的（劃分保管期限）和不歸檔的照片。歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。、未加修飾剪裁等特點。反映同一主題的若干張照片，應選主要的

40、、有代反映同一主題的若干張照片，應選主要的、有代表性的照片歸檔。表性的照片歸檔。對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。片應制作照片。保管期限的確定：永久、長期、短期。保管期限的確定：永久、長期、短期。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（2）分類排列）分類排列分類分類按按“保管期限保管期限年度年度問題問題”進行分類。即將照片分為永久進行分類。即將照片分為永久、長期、短期三類、長期、短期三類 跨年度且不可分的照片，可按跨年度且不可分的照片，可按“保管期限保管期限問題問題”進行區(qū)進行區(qū)分排列。分排列。如果年度不詳?shù)恼掌c能

41、區(qū)分年度的照片一起整理時，可如果年度不詳?shù)恼掌c能區(qū)分年度的照片一起整理時，可將難以區(qū)分年度的照片歸入正在整理的年度同時歸檔，并將難以區(qū)分年度的照片歸入正在整理的年度同時歸檔，并在照片冊備考表或整理說明中予以說明。在照片冊備考表或整理說明中予以說明。排列：排列：照片應在分類方案的最低一級的類目即照片應在分類方案的最低一級的類目即“問題問題”層次內，按層次內，按照部門序列、時間順序或重要程度的順序，進行排列。照部門序列、時間順序或重要程度的順序，進行排列。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（3）編號入冊）編號入冊照片的編號：照片的編號：照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排

42、列順序的一照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼。有兩種格式：組字符代碼。有兩種格式：格式一：進館號（即全宗號）格式一：進館號（即全宗號）保管期限代碼保管期限代碼冊號冊號張?zhí)枏執(zhí)柛袷蕉罕９芷谙薮a格式二：保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)柕灼木幪枺旱灼木幪枺旱灼柺枪潭ê头从吃谌趦扰帕许樞虻囊唤M字符代碼。底片號是固定和反映在全宗內排列順序的一組字符代碼。格式為：格式為： 進館號進館號保管期限代碼保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)栒掌雰裕赫掌雰裕菏侵赴凑掌幪枌⒄掌潭ㄔ谛卷撋辖M成照片冊的過程。是指按照片編號將照片固定在芯頁上組成照片冊的過程。按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯

43、頁上，組按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片冊。成照片冊。底片放入底片袋內保管，一張一袋。底片放入底片袋內保管，一張一袋。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（4）編目）編目填寫照片檔案卷內目錄填寫照片檔案卷內目錄包括照片包括照片/底片號、題名、拍攝時間和備注底片號、題名、拍攝時間和備注填寫照片檔案冊內備考表填寫照片檔案冊內備考表包括本冊情況說明、立卷人、檢查人、立冊時間包括本冊情況說明、立卷人、檢查人、立冊時間編制照片案卷目錄編制照片案卷目錄項目包括照片號、題名、年度、保管期限、備注等項目包括照片號、題名、年度、保管期限、備注等二、掌握照片檔案的整理方法

44、二、掌握照片檔案的整理方法（5）擬寫說明）擬寫說明照片說明就是概括地揭示和解釋照片的來源、內容照片說明就是概括地揭示和解釋照片的來源、內容、形式和整理情況等的一種文字材料。、形式和整理情況等的一種文字材料。符號說明：符號說明：包括照片號、底片號和參見號。包括照片號、底片號和參見號。文字說明：文字說明：包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。（不超過要素。（不超過200字，用阿拉伯數(shù)字表示）字，用阿拉伯數(shù)字表示）總說明和分說明?？傉f明和分說明。照片說明的書寫格式：照片說明的書寫格式：總說明放在上方，其他均在下、左、右。橫寫，不總說明放在上方，

45、其他均在下、左、右。橫寫，不小于小于50mm二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（6）貼側標簽）貼側標簽照片冊冊脊的項目包括：照片冊冊脊的項目包括：進館號（全宗號）、保管期限、冊號、起止張?zhí)?。進館號（全宗號）、保管期限、冊號、起止張?zhí)?。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法1、保管方法、保管方法（1）相片：）相片：相片應按照編號的順序排列上架，單獨保存。相片應按照編號的順序排列上架，單獨保存。相片入庫前要進行檢查，防止受污染的相片入庫。相片入庫前要進行檢查，防止受污染的相片入庫。保持庫房的清潔衛(wèi)生。保持庫房的清潔衛(wèi)生。定期檢查相片。定期檢查相片。三、了解照片檔案的

46、保管方法三、了解照片檔案的保管方法1、保管方法、保管方法（2）底片）底片底片放入袋內保管，并單獨存放。底片袋的右上方應底片放入袋內保管，并單獨存放。底片袋的右上方應標明底片號。標明底片號。接觸底片的人員應帶潔凈的手套操作，防止污染底片。接觸底片的人員應帶潔凈的手套操作，防止污染底片。底片應立放。底片應立放。根據(jù)具體情況定期檢查底片。根據(jù)具體情況定期檢查底片。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法2、溫濕度條件、溫濕度條件保存照片的適宜溫度：保存照片的適宜溫度：1424， 相對濕度：相對濕度：40%60%。保存底片的適宜溫度：保存底片的適宜溫度：1315， 相對濕度：相對濕度：35

47、%45%。庫房內晝夜溫度變化不大于庫房內晝夜溫度變化不大于2，晝夜?jié)穸龋瑫円節(jié)穸茸兓辉谟谧兓辉谟?%。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法3、庫房設施和裝具、庫房設施和裝具庫房門窗應密封良好，采用機械通風時應加防塵罩，并配庫房門窗應密封良好，采用機械通風時應加防塵罩，并配備濕度控制與調節(jié)的設施。備濕度控制與調節(jié)的設施。照片檔案的裝具應結實、密封，特別要注意防光、防塵、照片檔案的裝具應結實、密封，特別要注意防光、防塵、防蟲、防污染、防高溫和防潮等。裝具內應放置防蛀、防防蟲、防污染、防高溫和防潮等。裝具內應放置防蛀、防霉、防潮等藥具。霉、防潮等藥具。照片檔案的裝封要求很高，一般

48、應使用透氣性較好的紙制照片檔案的裝封要求很高，一般應使用透氣性較好的紙制卷皮或卷盒。底片袋應使用中性紙和中性膠粘劑制成的卷皮或卷盒。底片袋應使用中性紙和中性膠粘劑制成的80mm100mm或相應規(guī)格的紙袋。底片冊由或相應規(guī)格的紙袋。底片冊由297mm210mm的插袋式芯頁組成，用于保存單張底片。的插袋式芯頁組成，用于保存單張底片。底片盒使用底片盒使用95mm95mm的紙盒，用于貯存大張底片。的紙盒，用于貯存大張底片。四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法1、歸檔要求、歸檔要求凡屬歸檔的數(shù)碼照片，攝影者或形成部門應在年度內定期或凡屬歸檔的數(shù)碼照片，攝影者或形成部門應在年度內定期或活動結束

49、后一個月內，整理后向檔案部門移交歸檔，實行集活動結束后一個月內，整理后向檔案部門移交歸檔，實行集中統(tǒng)一管理。中統(tǒng)一管理。數(shù)碼照片的攝影者或形成部門向檔案部門移交歸檔的數(shù)碼照數(shù)碼照片的攝影者或形成部門向檔案部門移交歸檔的數(shù)碼照片，須附有文字說明（攝影六要素）。片，須附有文字說明（攝影六要素）。歸檔的數(shù)碼照片電子文件應為歸檔的數(shù)碼照片電子文件應為JPEG或或TIFF通用格式，并刻錄成通用格式，并刻錄成光盤一式三套保存。（封存保管、供查閱利用、異地保存）光盤一式三套保存。（封存保管、供查閱利用、異地保存）拍攝數(shù)碼照片的像素應在拍攝數(shù)碼照片的像素應在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應不低萬以上，掃描照片的

50、線數(shù)應不低于于600dpi分辨率。分辨率。屬永久保存的數(shù)碼照片，應制成紙質照片并按屬永久保存的數(shù)碼照片，應制成紙質照片并按照片檔案管照片檔案管理規(guī)范理規(guī)范整理，并于參見號處于注明對應數(shù)碼照片的檔號。整理，并于參見號處于注明對應數(shù)碼照片的檔號。對反映同內容的若干數(shù)碼照片，應選擇其主要照片歸檔。對反映同內容的若干數(shù)碼照片，應選擇其主要照片歸檔。四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法2、鑒定、鑒定沒有歸檔價值的或重復的照片要剔除，反映同一場景或同一沒有歸檔價值的或重復的照片要剔除，反映同一場景或同一角度鏡頭的數(shù)碼照片一般只收集一張。角度鏡頭的數(shù)碼照片一般只收集一張。對每張歸檔的數(shù)碼照片必須劃分其保管期限。（分為永久存對每張歸檔的數(shù)碼照片必須劃分其保管期限。（分為永久存和定期存和定期存30年、年、10年年）四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法3、分類、分