《秘書實務(wù)》第10章_會前籌備分析

1、本章學(xué)習(xí)要求本章學(xué)習(xí)要求會擬訂科學(xué)合理的會議籌備方案會擬訂科學(xué)合理的會議籌備方案 會制發(fā)各類會議通知會制發(fā)各類會議通知會根據(jù)實際需要選擇和布置會場會根據(jù)實際需要選擇和布置會場能夠做好會議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作能夠做好會議資料、用品、禮儀等準(zhǔn)備工作 第一節(jié)第一節(jié) 準(zhǔn)備會議方案準(zhǔn)備會議方案一、情景案例一、情景案例二、基本知識二、基本知識（一）擬訂會議籌備方案（一）擬訂會議籌備方案 1會議的主題會議的主題 2會議的名稱會議的名稱 3會議的時間會議的時間 4會議的地點會議的地點 5會議的議程、日程、程序會議的議程、日程、程序 6會議的出席范圍會議的出席范圍 7會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算（P141

2、） 8會議的籌備機(jī)構(gòu)會議的籌備機(jī)構(gòu) 9會議的食宿安排會議的食宿安排l2009中央經(jīng)濟(jì)工作會議l萊州市委常委擴(kuò)大會議l安廣院教學(xué)工作會議l第四次中日韓領(lǐng)導(dǎo)人會議l十一屆全國人大二次會議l安廣院11-37班第三次班會l遵義會議大中型會議的議程一般包括：l 開幕式；l 領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；l 領(lǐng)導(dǎo)作報告；l 分組討論；l 大會發(fā)言；l 參觀或其他活動；l 會議總結(jié)，宣讀決議；1. 閉幕式籌備機(jī)構(gòu)保衛(wèi)組宣傳組財務(wù)組秘書組會務(wù)組 （二）擬訂會議的應(yīng)急方案（二）擬訂會議的應(yīng)急方案 （1）人員問題）人員問題 （2）場地問題）場地問題 （3）設(shè)備問題）設(shè)備問題 （4）資料問題）資料問題 （5）健康與安全問題）健康

3、與安全問題 （6）行為問題）行為問題 三、技能訓(xùn)練三、技能訓(xùn)練 案例討論：遇到了這樣的場面，你會怎么辦？案例討論：遇到了這樣的場面，你會怎么辦？東南快報訊東南快報訊 8日下午，臺日下午，臺“立法院立法院”在在“三八三八”節(jié)爆發(fā)激烈沖節(jié)爆發(fā)激烈沖突。突?！傲⑽⑽痹趨f(xié)商高度爭議的在協(xié)商高度爭議的“中選會組織法中選會組織法”及及“政府總預(yù)政府總預(yù)算算”時，民進(jìn)黨女時，民進(jìn)黨女“立委立委”阻擋阻擋“立法院長立法院長”王金平進(jìn)入議場開王金平進(jìn)入議場開會，竟然現(xiàn)場就和護(hù)航的國民黨女會，竟然現(xiàn)場就和護(hù)航的國民黨女“立委立委”扭打在一起，很扭打在一起，很多人都掛彩！多人都掛彩！民進(jìn)黨不同意國親所提出的民進(jìn)

4、黨不同意國親所提出的“中選會中選會”依政黨比例組成，不依政黨比例組成，不但在但在“朝野朝野”協(xié)商后阻擋王金平進(jìn)議場宣布延會，更由女協(xié)商后阻擋王金平進(jìn)議場宣布延會，更由女“立立委委”王淑慧、謝欣霓、蔡啟芳等集體霸占主席臺，杯葛議事，王淑慧、謝欣霓、蔡啟芳等集體霸占主席臺，杯葛議事，造成藍(lán)綠雙方發(fā)生嚴(yán)重沖突，藍(lán)軍決定撤守，改用口號對造成藍(lán)綠雙方發(fā)生嚴(yán)重沖突，藍(lán)軍決定撤守，改用口號對陣，王金平雖然有陣，王金平雖然有“立委立委”顏清標(biāo)護(hù)駕，還是無法進(jìn)場。顏清標(biāo)護(hù)駕，還是無法進(jìn)場。王金平被民進(jìn)黨籍王金平被民進(jìn)黨籍“立委立委”林國慶等阻擋，無法進(jìn)入議場主持會議林國慶等阻擋，無法進(jìn)入議場主持會議l沖突中，沖

5、突中，“立法院長立法院長”王金平被夾在中間，一度王金平被夾在中間，一度 袖子還被扯起來，事后王金平驚魂未定。袖子還被扯起來，事后王金平驚魂未定。 l國民黨國民黨“立委立委”廖婉汝說：廖婉汝說：“民進(jìn)黨民進(jìn)黨立委立委莊和子偷莊和子偷襲我，從后面抓我的頭發(fā)，她最厲害的地方是，襲我，從后面抓我的頭發(fā)，她最厲害的地方是，整個人抱著我的頭，你看這邊破掉了，這邊也破整個人抱著我的頭，你看這邊破掉了，這邊也破掉了。掉了?！眑10多位女多位女“立委立委”在推擠中，有人臉部瘀青，有人在推擠中，有人臉部瘀青，有人脖子嚴(yán)重被抓，藍(lán)綠女脖子嚴(yán)重被抓，藍(lán)綠女“立委立委”都掛了彩。國民黨都掛了彩。國民黨“立委立委”郭素春

6、說：郭素春說：“民進(jìn)黨女民進(jìn)黨女立委立委綁架王金平，綁架王金平，軟禁他在軟禁他在院長院長室。室?！钡诙?jié)第二節(jié) 制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知一、情景案例一、情景案例二、基本知識二、基本知識（一）會議通知的擬寫（一）會議通知的擬寫1標(biāo)題標(biāo)題2通知對象通知對象3正文正文4落款落款5回執(zhí)回執(zhí)（1）會議時間）會議時間（2）會議地點）會議地點（3）會議內(nèi)容）會議內(nèi)容（4）參會對象）參會對象（5）其他事項）其他事項 （二）會議通知的發(fā)送（二）會議通知的發(fā)送1明確通知發(fā)送對象明確通知發(fā)送對象2選擇通知發(fā)送形式選擇通知發(fā)送形式3把握通知發(fā)送時間把握通知發(fā)送時間4準(zhǔn)確書寫通知封筒準(zhǔn)確書寫通知封筒5落實回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)落

7、實回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié) 三、技能訓(xùn)練三、技能訓(xùn)練 訓(xùn)練訓(xùn)練1 中達(dá)中達(dá)公司準(zhǔn)備在公司準(zhǔn)備在2012年年7月月5日至日至6日在日在安徽安徽省省合肥合肥市市明珠大明珠大酒店召開酒店召開2013年訂貨會議，于年訂貨會議，于2012年年6月月25發(fā)出發(fā)出會議通知。會期為會議通知。會期為2天，天，7月月4日報到。報到地點在日報到。報到地點在明珠大明珠大酒店酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)用自理。房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)用自理。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。訓(xùn)練訓(xùn)練2（P151） 請分析下面這份會議通知（邀請函）存在什么問題，請分析下面這份會議

8、通知（邀請函）存在什么問題，并做修改。并做修改。第三節(jié)第三節(jié) 布置會議場所布置會議場所 一、情景案例一、情景案例 二、基本知識二、基本知識（一）會場的布局（一）會場的布局 1相對式相對式 2全圍式全圍式 3半圍式半圍式 4分散式分散式 （二）座次的排列（二）座次的排列 1主席臺人員座次排列主席臺人員座次排列 2其他人員座次排列其他人員座次排列（1）橫排法）橫排法（2）豎排法）豎排法（3）左右排列法）左右排列法 3座次標(biāo)識座次標(biāo)識 （三）會場的裝飾（三）會場的裝飾1主席臺的裝飾主席臺的裝飾（1）會標(biāo)）會標(biāo)（2）會徽）會徽2會場背景的裝飾會場背景的裝飾3色調(diào)的選擇色調(diào)的選擇4.主席臺成員使用物品擺

9、放主席臺成員使用物品擺放（四）會場的設(shè)備（四）會場的設(shè)備音響布置音響布置聲像布置聲像布置其他布置其他布置 三、技能訓(xùn)練三、技能訓(xùn)練 訓(xùn)練訓(xùn)練1 請根據(jù)基本知識中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，請根據(jù)基本知識中的介紹，在老師的指導(dǎo)下，分別畫出常見的會場布局示意圖，課下并將其制分別畫出常見的會場布局示意圖，課下并將其制成電子文檔形式。成電子文檔形式。 訓(xùn)練訓(xùn)練2 請通過實地觀察（如學(xué)校的會議）或間接觀察請通過實地觀察（如學(xué)校的會議）或間接觀察（如電視上的相關(guān)新聞）來感受不同的會場布局（如電視上的相關(guān)新聞）來感受不同的會場布局的區(qū)別。的區(qū)別。 訓(xùn)練訓(xùn)練3請?zhí)摂M一份某次會議的主席臺就座人員的名單，請?zhí)摂M一份某

10、次會議的主席臺就座人員的名單，然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不然后按照就座人數(shù)為奇數(shù)、偶數(shù)及前后雙排等不同情況，畫出主席臺示意圖。同情況，畫出主席臺示意圖。第四節(jié)第四節(jié) 其他準(zhǔn)備工作其他準(zhǔn)備工作一、情景案例一、情景案例二、基本知識二、基本知識（一）準(zhǔn)備會議資料（一）準(zhǔn)備會議資料1文件性資料文件性資料2服務(wù)性資料服務(wù)性資料（1）程序文件）程序文件（2）參考文件）參考文件（3）管理文件）管理文件（4）指導(dǎo)文件）指導(dǎo)文件（5）主題文件）主題文件 （二）準(zhǔn)備會議用品（二）準(zhǔn)備會議用品1必備用品必備用品2特殊用品特殊用品（三）制發(fā)會議證件（三）制發(fā)會議證件1會議證件的內(nèi)容會議證件的內(nèi)容2會議證

11、件的制作會議證件的制作（四）邀請會議嘉賓（四）邀請會議嘉賓（五）安排禮儀服務(wù)（五）安排禮儀服務(wù)1選擇禮儀服務(wù)人員選擇禮儀服務(wù)人員2分解工作程序分解工作程序3培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員4準(zhǔn)備服裝用具準(zhǔn)備服裝用具 （六）安排會議食宿（六）安排會議食宿 1安排會議餐飲安排會議餐飲 2安排會議住宿安排會議住宿（七）做好會前檢查（七）做好會前檢查l會議準(zhǔn)備是否充分；l會議期間能否排除各種干擾；l環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備；l文件材料的準(zhǔn)備情況；l會場布置情況的檢查；l會議保衛(wèi)工作的檢查；l特殊類型會議相關(guān)工作的檢查。 三、技能訓(xùn)練三、技能訓(xùn)練 訓(xùn)練訓(xùn)練請通過你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一請通過你的親朋好友、同學(xué)老師等，收集一些會議的證件實物，增強(qiáng)對會議證件制作的些會議的證件實物，增強(qiáng)對會議證件制作的感性認(rèn)識。感性認(rèn)識。 訓(xùn)練訓(xùn)練請利用請利用PPT做出某次會議的各種證件，如有做出某次會議的各種證件，如有條件再打印成書面形式條件再打印成書面形式 訓(xùn)練訓(xùn)練 請討論分析常見的會議證件都有哪些？請討論分析常見的會議證件都有哪些？本章綜合實訓(xùn)本章綜合實訓(xùn) 實訓(xùn)實訓(xùn) 項目情景：項目情景： “五四五四”青年節(jié)來臨之際，青年節(jié)來臨之際，XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院職業(yè)技術(shù)學(xué)院準(zhǔn)備舉行一次主題演講比賽，以豐富校園文化生活。準(zhǔn)備舉行一次主題演講比賽，以豐富校園文化生活。此活動由校團(tuán)委組織，學(xué)生會承辦。此活動