電子郵件禮儀專題教學(xué)課件

1、電子郵件禮儀Rev. 2021-10-102請問有哪位同事知道被稱為中國“史上最牛女秘書的是誰？答：原美國易安信公司(簡稱EMC)職員瑞貝卡(秘書的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲商，總部在美國。3職場故事：女秘書PK老板事件4職場故事：女秘書PK老板事件5職場故事：女秘書PK老板事件6職場故事：女秘書PK老板事件 本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。 瑞貝卡這種做法看上去十分過癮，其實相當(dāng)不職業(yè)。她今后找工作會很

2、難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒有其他方式 可以溝通嗎？這種方式對當(dāng)事人沒有任何好處，職場中也無人會接受。7大綱243331電子郵件禮儀的目的電子郵件的收件人和主題電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件電子郵件的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)8 你會很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當(dāng)今這個時代，一些管理者仍然沒有意識到電子郵件的交流是多么重要，許多管理者不及時地回復(fù)電子郵件或根本不回復(fù)，或者回復(fù)郵件的時候并不是答復(fù)那些問到的問題。非常專業(yè)地處理電子郵件會使你成為一個更好的管理者，會使你的公司很有競爭力。Phillip Hunsaker?管理技能與方法?附錄C9為什么需要電子郵件禮儀？電子郵件實施禮儀規(guī)那么重要性的原因有

3、如下3個：專業(yè)特性：通過使用適宜的郵件語言，你可以傳達出一個專業(yè)的形象，“我很專業(yè)！ 特別是對那些我們不認識的人，這是他們判斷我們的唯一方法。效率:郵件組織得當(dāng)、條理清晰，防止浪費他人時間嚴肅性商務(wù)電子郵件不同于私人郵件，它具備嚴肅性和商務(wù)標(biāo)準性本講義整理了最常見的24項電子郵件根本禮儀，學(xué)會應(yīng)用，必使您獲益良多10主送事件負責(zé)人，主要閱讀該郵件的人確定主送和抄送人員的方法： 發(fā)給其他部門的同事的郵件，應(yīng)該抄送給本部門的主管和對方部門的主管，如有必要應(yīng)該抄送給主管的主管。一般情況下，除非必要，不要抄送給主管的主管，可以由主管判斷是否需要上報。如果不清楚是否要抄送給某一個相關(guān)者，應(yīng)該向主管咨詢。

4、抄送事件相關(guān)人（如需求方、產(chǎn)品經(jīng)理、跟進助理、事件負責(zé)人的直接主管等）密送不希望TO/CC看到的收件名單，原則上不建議使用這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持的，一定CC，一是出現(xiàn)偏差時領(lǐng)導(dǎo)能及時指正你，二是做了很多事情，也應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道11主送事件發(fā)起人，即該郵件的發(fā)出者抄送原郵件的事件相關(guān)人新增需知曉該事件的人刪除不該CC的人密送不希望TO/CC看到的收件名單，原則上不建議使用注意：1、禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復(fù)在相應(yīng)的位置，并且包含原文。只回復(fù)一個人是不禮貌的；2、如果re：過多，請刪除重復(fù)的，防止郵件標(biāo)題過長。12主要閱讀該郵件的人一般轉(zhuǎn)發(fā)郵件只有主送人如果FW：過多，請刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)

5、題過長。主送需要轉(zhuǎn)發(fā)的情況：1、郵件內(nèi)容未到達應(yīng)收者2、郵件內(nèi)容值得共享注意： 無論主發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)，請慎用群發(fā)全體郵件防止成為“垃圾郵件。131. 收件人(To)、抄送(CC)與密送(BCC)收件人(To List)需要回復(fù)或采取行動的人 不要把僅需了解此郵件事項的人放入“收件人抄送( CC List)需要了解此郵件事項相關(guān)的人通常包含發(fā)件人的主管和收件人的主管，因為雙方主管都要了解你做的事密送BCC List)發(fā)件人想把此郵件發(fā)送給他她但又不想被TO&CC的人知道思考：你發(fā)出的郵件，數(shù)據(jù)或內(nèi)容有錯，收件人以為你的主管已經(jīng)審核過了，而實際上你的主管并不知情142. 收件人、抄送和密送本卷須知出部

6、門郵件，必須抄送給部門主管;出公司郵件，必須抄送給分管副總或總經(jīng)理公司內(nèi)部溝通郵件不可抄送給公司外部人員。思考：內(nèi)部討論定價問題被客戶知道了?郵件只發(fā)給該發(fā)的人，不要發(fā)給不必要接收此郵件的人，以節(jié)省大家的時間非特殊情況下，不建議使用密送BCC BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回復(fù)有可能讓TO&CC的人看到回復(fù)郵件時注意要根據(jù)郵件內(nèi)容修改“收件人和 “抄送名單，不要隨便就回復(fù)給所有人，通常不使用“回復(fù)全部15我曾經(jīng)收到客戶SQE的郵件，里面收件人欄里面可以看到所有的明文郵件地址，從里面我很容易的就知道了該工程所有的公司的名稱！163. 禁止使用“群發(fā)郵件因使用“群發(fā)郵件不當(dāng)而造成公司內(nèi)

7、部騷亂的例子屢見不鮮除了通知通告類郵件外，其他人禁止使用全體群發(fā)郵件通知通告類郵件只有人事行政部門可以發(fā)，如果只是針對部門內(nèi)的通知，發(fā)給自己部門人員就好。03-7月-22174. 郵件主題主題一定要寫，不能為空主題必須具體，不模糊，且有意義例如：“20210813 生產(chǎn)部周工作例會會議記錄 當(dāng)回復(fù)郵件時，要修改主題以反映新的內(nèi)容 郵件回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)屢次后，主題前面會自動添加“回復(fù)、“Re、“Fw等，你要適當(dāng)刪除，保存最多兩個。這樣的例子就沒有意義，如：在資源管理器中使用快捷方式發(fā)送郵件時，請刪除主題中的“發(fā)送附件：，不要出現(xiàn)“發(fā)送附件：XXXXRe: Re: Re: Re: Re: 國慶節(jié)放假事宜

8、18不要使用“萬金油郵件主題主題的含義要具體且有意義以下的主題不夠具體，不方便收件人理解19匯報工作總結(jié)干了什么，因為你做了多少和別人覺得你做了多少某些時候不劃等號提綱挈領(lǐng)的說明白，如果需要事無巨細，請寫在附件里把輸出物一起發(fā)過去，不要忘了附件請求批示寫清楚是什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，請補充背景資料切忌只提問題不提解決方案，都把自己往manager的方向培養(yǎng)超過10分鐘才能匯報完畢的事情不要寫郵件，請電話或者面談轉(zhuǎn)發(fā)資料寫清主題20請求協(xié)助寫清楚是什么事情，需要誰處理，解決時限是何時如有附件，如截圖等，請附上，并注意將圖片做成最小格式的如有標(biāo)準模板，請?zhí)顚?，作為附件發(fā)送如屬于跨部門（中心

9、）要求協(xié)助的工作，請通過部門經(jīng)理或者接口人發(fā)起跟進處理事件描述要清晰，時間點要明確，跟進及解決人名單及聯(lián)系方式要齊全提醒：如果重要或者緊急時間，郵件發(fā)出后要電話跟進，時間點前未收到反饋結(jié)果要跟進，避免不能按時完成轉(zhuǎn)發(fā)資料原則上所有資料都需保密，尤其機密文檔不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)如部門外的同事索取文檔，需請其向部門經(jīng)理或者接口人提出請求如獲權(quán)對外發(fā)資料，請將資料轉(zhuǎn)成PDF等不可修改格式21225. 回復(fù)郵件時注意：主題與內(nèi)容相符主題要與郵件內(nèi)容相符，特別注意在回復(fù)郵件時或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要根據(jù)郵件內(nèi)容修改主題。以下例子不應(yīng)是回復(fù)郵件，而是要新建郵件236. 主題不是正文不要把郵件正文內(nèi)容寫在主題中, 除非只有

10、簡單的一句話以下是不恰當(dāng)?shù)泥]件主題03-7月-22247. 稱呼郵件要有稱呼稱呼要和收件人清單一致，不含抄送人當(dāng)收件人為多人時，稱呼可用：各位：各位領(lǐng)導(dǎo)：各位同事：Dear all,(如為英文郵件，要用逗號)258. 郵件正文正文要從“稱呼下另起一行，不要從“稱呼在同一行開始。按邏輯順序安排郵件內(nèi)容 首先：開門見山，點明問題其次：細節(jié)描述，背景說明 接著：提供支持性材料或附件 留意：原郵件先前的郵件加在回復(fù)內(nèi)容之后6W1H: Who, What, Where, When, Why, How人事地，時因法清楚表達你的觀點 每個工程都需要有一個責(zé)任人和截止日期 注意郵件正文也許很短，但不要寫在“主

11、題中269. 防止錯別字郵件中出現(xiàn)錯別字會被認為是做事不認真，客戶由此判斷一個團隊做事不認真。因此，一個有錯別字的郵件可能導(dǎo)致幾百萬上千萬訂單的損失如果使用outlook等寫英文郵件，那么每次使用“拼寫檢查。如果寫中文郵件，那么自己要會檢查。或者貼到word中進行中文語法檢查特別注意不要把人名寫錯。寫錯人名給人的感覺是極不尊重對方。2710. 使用正確的標(biāo)點符號正確的標(biāo)點符號給人的感覺是“你很專業(yè)。以下的標(biāo)點符號是不正確的，你知道嗎？(1)、會議時間：9：0010 ：00(2)、日期：2021、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出現(xiàn)錯別字；二、要注意標(biāo)點符號要正確。2810. 使用

12、正確的標(biāo)點符號-錯在哪里正確的標(biāo)點符號給人的感覺是“你很專業(yè)。以下的標(biāo)點符號是不正確的，你知道嗎？(1)、會議時間：9：0010 ：00(2)、日期：2021、7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出現(xiàn)錯別字；二、要注意標(biāo)點符號要正確。2910. 使用正確的標(biāo)點符號-正確的標(biāo)點正確的標(biāo)點符號給人的感覺是“你很專業(yè)。以下是修改后正確的標(biāo)點符號，你知道嗎？(1) 會議時間：9:0010:00(2) 日期：一. 要注意不要出現(xiàn)錯別字；二. 要注意標(biāo)點符號要正確。30英文郵件中的標(biāo)點符號PunctuationPeriod (.), comma (,), colon (:), semicolon

13、 (;), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.)ParenthesesNo space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending pa

14、renthesis if followed by a punctuation.)3111. 特別注意不要使用感慨號除了“您好！、“謝謝！之外，都不要使用感慨號。在書面溝通和電子郵件溝通中，使用感慨號就表示拍桌子、大聲吼叫、揮舞拳頭、用中指指人有的人甚至用一個感慨號還覺得不夠，還用三個！，這是非常強烈的語氣。感慨號：主要用在感慨句的句末，表示強烈的感情。感慨句是以抒發(fā)感情為主的句子，它所抒發(fā)的感情有贊頌、喜悅、憤怒、嘆息、驚訝、傷悼等，句末都要用感慨號。?百度百科? 3212. 結(jié)尾Best Regards.祝 工作順利，身體健康！注意：盡量不要用花花綠綠的各種圖案做結(jié)尾，這顯得不嚴肅。如：33

15、13. 落款簽名讓別人知道您是誰或如何找到您 包括: 您的姓名、職稱或職務(wù)、部門、公司、辦公室 、 、 (緊急時別人可以聯(lián)系你)、電子郵件地址。對外聯(lián)系的人員，也可以加上公司地址。簽名，要進行公司標(biāo)準化，所有的人格式一致3413. 落款簽名發(fā)到國外的郵件 用英語寫: 您的姓名、職稱或職務(wù)、部門、公司、辦公室 、 、 、電子郵件地址、公司地址。注意： 、 前加86，且書寫要正確。 Alice LiuSales EngineerMarketing and Sales DepartmentShenzhen Deren Electronic Co., Ltd.Address: Deren Ind. P

16、ark, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming District, Shenzhen, GuangDong, China, 518107Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333,Email: Alice.liuderen 3513. 落款簽名思考：你發(fā)給對方一個郵件，但沒有署名。對方收到時，不知道是誰發(fā)的郵件，還要去猜“這是誰啊對方收到你的郵件，你卻沒有留聯(lián)系 ，對方想打 給你，還要去翻通訊錄，多麻煩啊。甚至還沒有你的通訊錄落款位置電子化郵件，落款簽名直接居左對齊，不必靠右特別

17、注意，當(dāng)你使用別人的郵箱時，要寫上發(fā)件人(你自己)的姓名，防止收件人誤會。3614. 日期和時間格式防止：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日呢) 美國、臺灣：2021年9月5日英國、香港：2021年5月9日防止：5/611, 5/611, 5/62021雖然說明是2021年，卻不清楚是5月6日還是6月5日防止：5/6, 6/5您誰能說清這是哪一天？正確的寫法：2021年4月7日，2021-03-25 或用英文：April 21st, 20212021、3、252011.3.2537日期和時間格式時間格式 12小時格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am，2:0

18、0pm 24小時格式: 9:00，14:00; 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午，所以不要寫：“會議時間：2/6, 11:00-12:00am2月6日 還是 6月2日？是半夜還是上午？(有時候與美國客戶開會，中國是晚上，對方正好是白天)3815. 語氣使用“請求的語氣以示尊重，不要用“命令的語氣。不好請各事業(yè)部將XX表于明天報上來，謝謝。（你認為很客氣？，其實存在著嚴重官僚）好請各事業(yè)部將XX表于明天發(fā)給我，謝謝。不好附件是XXX文件，請查收?。ǔ恕澳愫?！”“謝謝！”再不要用感嘆號）好附件是XXX文件，請查收，謝謝！3916. 字體、顏色、縮進商務(wù)郵件具有其嚴肅性 不要采用不

19、同的字體，除非很必要不要使用不同的顏色，除非你想用不同的顏色強調(diào)某些東西 電子郵件軟件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook例如“刪除線，在另一郵件系統(tǒng)中可能不顯示 在郵件中不要使用“縮進式和“制表符(Tab)，因為用另一軟件翻開它們可能導(dǎo)致文本不對齊發(fā)給公司外部的郵件，防止使用上述不兼容的格式4017. 附件-1在郵件的正文中要提及所加附件的名稱 殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件在郵件的正文中要強調(diào)附件中的重點節(jié)省收件人時間壓縮文檔，文檔通常不要大于5MB 加快傳輸速度附件大于5MB時要壓縮壓縮格式使用ZIP格式，Win7可以直接翻開發(fā)送郵件前應(yīng)翻開附件進行檢查 確保所加附件是正確的文

20、件和版本4117. 附件-2文件名稱 (Filename)文件名要易于理解，并且有唯一性，例如“2021wk40生產(chǎn)會議記錄.doc 不要把相同的文件名用在不同的版本中 遵循文件命名規(guī)那么 文件內(nèi)容 文件標(biāo)題(Title)要清楚 總是顯示作者姓名及日期(注:不要使用自動更新日期). 如果超過1頁，要設(shè)置“頁碼/總頁數(shù)預(yù)覽文檔，尤其是Excel文檔(有時所見非所得) 保存前，先將光標(biāo)移到想讓收件人閱讀的位置。4217. 附件-3如果附件是圖形文件： 不要使用bmp格式，要轉(zhuǎn)換成jpg或pdf格式，以減小空間長或?qū)挼姆直媛收{(diào)整到1200像素以下，除非要印成照片圖形文件要正向，不要讓閱讀者把腦袋橫過

21、來看或倒過來看。如果原圖是橫向或倒向，請先進行圖像旋轉(zhuǎn)后再加上附件。 如果Office文檔中包含圖形： 貼上圖形之前先把圖形另存為jpg文件后再插入。 不要直接貼上bmp文件你知道嗎？ 現(xiàn)在常見的數(shù)碼相機的像素為800萬，1000萬，1200萬。用這樣的相機拍的照片，每張照片文件的大小是多大？這樣的照片，一個郵件能發(fā)幾個？4318. 回復(fù)(Re)或轉(zhuǎn)發(fā)(Fw) “收件人 和 “抄送回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)時，檢查 “收件人、“抄送內(nèi)的名單，加上那些必須包括的，刪除那些不需要抄送的禮節(jié)性回復(fù) 如果你是主要的信息接收者(即說明你的名字在“收件人中)，收到郵件時總是答復(fù)“謝謝、“我明白以確認你收到郵件對于禮節(jié)性回

22、復(fù)，你可僅僅回復(fù)給發(fā)送者 (不要回復(fù)給所有人)刪除不必要的先前的郵件和/或附件4418. 回復(fù)(Re)或轉(zhuǎn)發(fā)(Fw) 刪除不必要的先前的郵件和/或附件部門助理或聯(lián)絡(luò)窗口轉(zhuǎn)發(fā)郵件及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。如不清楚，請示主管一定抄送給原發(fā)件人和自己的主管，以便跟進回復(fù)錯發(fā)的郵件由于郵箱地址類似等原因，發(fā)件人可能會錯發(fā)郵件。如果收到別人錯發(fā)的郵件，請回復(fù)發(fā)件人“我是XXX，你是否錯發(fā)郵件？當(dāng)然，附上原郵件。4519. 如何更新郵件(update)郵件發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有錯，或情況有變化，那么需更新郵件。用原郵件轉(zhuǎn)發(fā)，原主題后加update 或更新, 說明這是更新的郵件轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容中說明原郵件中哪里有錯，更新為

23、新的內(nèi)容4620. 郵件溝通原那么跟進對于緊急或重要的事情，應(yīng)打 給相關(guān)人員，以確定其已收到郵件并明白要做的事防止做郵遞員“我發(fā)郵件了，他沒看(把責(zé)任推給別人)“我收到他的郵件回執(zhí)，說明他收到郵件了要確認收件人收到郵件并了解要做什么事情，什么時候要完成，不要只做郵遞員4721. 縮略語 當(dāng)郵件是發(fā)給客戶時，請使用標(biāo)準的縮略語可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等.不要使用:pls pleaseref referAttn attentionqty quantity or qtyper as perBR, BstRdgs, Best RegardsThks thanks or thank

24、you4822. Confidentiality NoteConfidentiality note:The information in this email and any attachment may contain confidential and proprietary information of ABC Company and/or its affiliates may be privileged or otherwise protected from disclosure. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, reliance or distribution by others or forwarding without express permission is strictly prohibited and