《企業(yè)檔案工作規(guī)范》培訓(xùn)課件

1、天津市檔案局崔 平企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范宣貫會宣貫會 企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的性質(zhì)和地位的性質(zhì)和地位 企業(yè)檔案工作規(guī)范是依據(jù)檔案法律、法規(guī)，總結(jié)我國企業(yè)檔案工作基本經(jīng)驗和規(guī)律，借鑒企業(yè)質(zhì)量管理體系理念和國際上相關(guān)最新國際標準，同時體現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度、現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度的基礎(chǔ)上制定的檔案行業(yè)標準 企業(yè)檔案工作規(guī)范是在檔案法與檔案法實施辦法之下，銜接企業(yè)檔案管理規(guī)定要求與企業(yè)檔案工作組織制度建設(shè)和具體檔案業(yè)務(wù)之間的橋梁 企業(yè)檔案工作規(guī)范標志著由行政文件規(guī)章為中心向以標準為中心、促進企業(yè)資料的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)了市場經(jīng)濟體制和企業(yè)改革發(fā)展的要求，是企業(yè)檔案管理的重要創(chuàng)新，是新時期企業(yè)檔案工作規(guī)范

2、化建設(shè)的主要制度文件和工作依據(jù) 企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的創(chuàng)新的創(chuàng)新企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范 20092009年年1111月月2 2日出臺日出臺20102010年年1 1月月1 1日實行日實行 第一次將企業(yè)檔案工作建設(shè)整體納入體系，形成框架性管理標準 第一次系統(tǒng)全面地提出我國企業(yè)建立和開展檔案工作的基本要求 第一次正式將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的主要組成部分” 第一次以行業(yè)標準的形式提出了文件材料歸檔范圍和保管期限參考表一一企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的適用范圍的適用范圍 企業(yè)檔案工作規(guī)范第1章 范圍 明確指出了 本標準適用于大中型工業(yè)企業(yè) 其它類企業(yè)及事業(yè)單

3、位可參照使用 無論是 大型企業(yè) 小型企業(yè) 國有企業(yè) 民營企業(yè) 私營企業(yè) 外資企業(yè) 只要參照企業(yè)檔案工作規(guī)范運作就能把企業(yè)檔案工作做好 貫徹實施貫徹實施企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的益處的益處 滿足企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理對企業(yè)核心信息資源的需要 滿足國際標準對企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生等管理對檔案記錄的要求 滿足國家對企業(yè)檔案管理在法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求 企業(yè)信息資源、知識資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)、企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益保障貫徹實施貫徹實施企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的益處的益處 保證企業(yè)在關(guān)鍵時刻及法律糾紛爭議中的正當(dāng)權(quán)益和證據(jù)需求 風(fēng)險及資產(chǎn)管理的災(zāi)備中確保企業(yè)檔案資源完整的終極手段 企業(yè)

4、信息化建設(shè)中企業(yè)核心信息資源的終極解決方案 企業(yè)傳承歷史和企業(yè)文化的有效保障二二企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容 第1章 范圍 第2章 規(guī)范性引用文件 第3章 術(shù)語和定義 第4章 檔案工作原則 第5章 檔案工作組織 第6章 檔案工作制度 第7章 檔案業(yè)務(wù)工作 第8章 檔案信息化建設(shè) 第9章 檔案工作設(shè)施設(shè)備 附錄A企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表 附錄B表格式樣 三三 企業(yè)檔案的概念企業(yè)檔案的概念 企業(yè)檔案工作規(guī)范3.1將企業(yè)檔案定義為 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件 （1）增加了“研發(fā)” （2）去掉了“有保

5、存價值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞 （3）將“文件材料”簡化為“文件”四四 企業(yè)檔案工作的概念企業(yè)檔案工作的概念 企業(yè)檔案工作規(guī)范3.2將企業(yè)檔案工作定義為 企業(yè)檔案工作是指企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動 企業(yè)檔案工作不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而且還包括文件的形成者和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，企業(yè)檔案工作是企業(yè)依照中華人民共和國檔案法及國家有關(guān)檔案工作的一系列法規(guī)、規(guī)章應(yīng)履行的職責(zé)和活動 企業(yè)檔案工作的主體是企業(yè)企業(yè), ,企業(yè)檔案工作是企業(yè)全體全體人員人員的職責(zé)五五 企業(yè)檔案與檔案工作的性質(zhì)和作用企業(yè)檔案與檔案工作的性質(zhì)和作用 企業(yè)檔案工作規(guī)范4.1明確了企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用

6、 4.1:企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。兩方面的含義： 1.企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，建立檔案資產(chǎn)觀檔案資產(chǎn)觀對企業(yè)檔案工作尤為重要 。 2.將企業(yè)檔案工作定位在“是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作”，將企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用歸結(jié)于企業(yè)活動的基礎(chǔ)性管理工作。 總之，企業(yè)所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯、查證、確認責(zé)任等等都將無法實現(xiàn) 六六 企業(yè)檔案工作的管理體制企業(yè)檔案工作的管理體制n企業(yè)檔案工作規(guī)范4.2確定了企業(yè)檔案工作的管理體制

7、 n 4.2企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)所屬為紐帶，實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準 n 以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍n 企業(yè)資產(chǎn)管理到哪里，檔案管理就應(yīng)延伸到哪里的自然關(guān)系n 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：企業(yè)對所屬單位檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)n 統(tǒng)一管理：指統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案n 統(tǒng)一制度：制度的一致性n 統(tǒng)一標準：標準的統(tǒng)一性七七 企業(yè)檔案工作任務(wù)與目標企業(yè)檔案工作任務(wù)與目標 規(guī)范4.3提出了企業(yè)檔案工作的任務(wù)與目標 4.3企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持

8、續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù) 企業(yè)檔案工作的任務(wù)是 為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù) 企業(yè)檔案工作的目標是 滿足企業(yè)證據(jù)、法律責(zé)任和信息的要求 方法與途徑是 運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā) 八八 企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任要求企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任要求 企業(yè)檔案工作規(guī)范4.4 規(guī)定：企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全 檔案法第五條規(guī)定“維護檔案的完整與安全” 企業(yè)檔案管理規(guī)定第三條規(guī)定“企業(yè)應(yīng)遵守檔案法，依法管理本企業(yè)檔案，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)與安全” 確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全是企業(yè)的法律責(zé)任和依法管理檔案的總要求 檔案的完整 檔案的準確 檔案的系統(tǒng) 檔案的安全

9、 九九 企業(yè)檔案工作的組織建設(shè)企業(yè)檔案工作的組織建設(shè) 規(guī)范首次提出企業(yè)檔案工作組織體系建設(shè) 建立企業(yè)檔案工作組織體系,包括組織領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)設(shè)置、人員配置和工作網(wǎng)絡(luò) 規(guī)范5.1.1規(guī)定了企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責(zé)人 企業(yè)應(yīng)確定檔案部門的負責(zé)人企業(yè)檔案工作的組織建設(shè)企業(yè)檔案工作的組織建設(shè) 規(guī)范5.1.2明確了企業(yè)檔案機構(gòu)的設(shè)置 企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu) 大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館 規(guī)范 5.1.3規(guī)定了檔案人員配備 企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員 各部門、各項目應(yīng)

10、配備專職或兼職檔案人員 企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定 規(guī)范 5.1.4提出了企業(yè)檔案工作體系 企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目與兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式一企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式一 企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式二企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式二檔案管理的三種模式檔案管理的三種模式 目前存在的檔案管理的三種模式 第一種 集中統(tǒng)一管理模式 第二種 相對集中管理模式 第三種 委托寄存管理實體模式企業(yè)檔案工作管理職責(zé)企業(yè)檔案工作管理職責(zé) 企業(yè)檔案工作職責(zé)包括企業(yè)總體管理職責(zé)、各部門的職責(zé)、檔案部門的職責(zé)、檔案人員的崗位責(zé)任 核心意義是要為企業(yè)正常開展檔案工作提供支持和保障

11、規(guī)范5.2.1規(guī)定：企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障 規(guī)范5.2.2規(guī)定：企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位責(zé)任，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核企業(yè)檔案工作管理職責(zé)企業(yè)檔案工作管理職責(zé) 企業(yè)文件的形成、整理、歸檔工作是企業(yè)各職能部門（即文件形成部門）和項目及專項任務(wù)的本職工作，企業(yè)各職能部門和項目及專項工作負責(zé)人應(yīng)對本部門和項目文件的完整、準確和系統(tǒng)負責(zé) 檔案部門負責(zé)指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、

12、整理和歸檔工作 企業(yè)應(yīng)將不同層級、不同崗位檔案工作職責(zé)和崗位任務(wù)的要求分解，逐項明確，并以制度形式固定下來，實施監(jiān)督企業(yè)檔案工作管理職責(zé)企業(yè)檔案工作管理職責(zé) 規(guī)范5.2.3規(guī)定 企業(yè)應(yīng)采取必要措施采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全 措施包括體制、機制和制度保障措施以及人才物保障措施等?！叭{入” “三參加” “四同時”的做法是實踐證明行之有效的重要措施 “三納入” （規(guī)范7.1.1） “三參加” （規(guī)范7.1.2） “四同時” （規(guī)范7.1.3）企業(yè)檔案工作管理職責(zé)企業(yè)檔案工作管理職責(zé) 規(guī)范5.2.4規(guī)定 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照國有企業(yè)資產(chǎn)與

13、產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法（檔發(fā)字19986號）文件的要求進行，其它企業(yè)可參照 該暫行辦法規(guī)定有違反規(guī)定擅自處理檔案和造成檔案損失或嚴重后果的，以及不接受應(yīng)由受讓方管理檔案的，對責(zé)任人及領(lǐng)導(dǎo)人給予行政處分 規(guī)范5.2.5規(guī)定 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)歸檔造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分十十 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 1.分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案工作，審批企業(yè)檔案工作規(guī)劃、規(guī)章制度，審批企業(yè)檔案的鑒定銷毀報告及名錄 將企業(yè)檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，定期研究解決檔案工作中存在的問題 監(jiān)督檔案工作崗位責(zé)任制的考核及獎懲 組織協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門檔案

14、工作的關(guān)系 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 2.辦公室主任（或行政部部長或總工辦主任） 貫徹落實檔案工作法規(guī)、規(guī)定及標準，組織、協(xié)調(diào)、完成檔案工作任務(wù) 審核企業(yè)檔案工作各項制度和年度檔案工作計劃、總結(jié)，檢查檔案工作任務(wù)落實情況 召開企業(yè)檔案工作會議，總結(jié)布置檔案工作任務(wù) 審查企業(yè)檔案工作任務(wù)落實情況 交流檔案工作經(jīng)驗，研討存在的問題和解決辦法 組織企業(yè)專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負責(zé)企業(yè)檔案工作責(zé)任制的考評工作 負責(zé)涉密檔案借閱和外單位檔案借閱的審批，負責(zé)組織對到期檔案的鑒定和銷毀工作 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 3.檔案部門負責(zé)人 貫徹執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)定及業(yè)務(wù)標準 擬定企業(yè)檔案工作的

15、各項管理制度，編制檔案工作規(guī)劃、計劃，并組織實施 組織落實各項檔案工作任務(wù) 落實企業(yè)專（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn) 組織企業(yè)檔案工作責(zé)任制考評的具體工作 建立健全檔案管理基礎(chǔ)性制度，做好檔案實體管理和信息管理工作，負責(zé)監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作 確保檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)、安全 負責(zé)涉密檔案借閱和外單位檔案借閱的請示，負責(zé)檔案監(jiān)督銷毀工作的組織實施 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 4.各職能部門（項目部門）分管檔案工作負責(zé)人 掌握企業(yè)檔案工作的有關(guān)制度規(guī)定的要求 將檔案工作列入本部門管理，做到檔案工作與本部門其它工作布置、檢查、總結(jié)同時、同步 對科研課題、基建工程等檔案必須按照有關(guān)規(guī)定做到“四同時”

16、，配備兼職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定，對本部門檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全負責(zé) 督促技術(shù)、業(yè)務(wù)人員、兼職檔案人員做好文件材料的平時立卷和整理歸檔工作 負責(zé)對本部門兼職檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員檔案工作責(zé)任制的考核工作 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 5.檔案部門專職檔案人員 認真貫徹執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)定及業(yè)務(wù)標準，維護檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全 監(jiān)督指導(dǎo)各職能部門及所屬單位做好文件材料的形成、積累、整理立卷及歸檔工作，保障檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng) 負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管及利用工作 參加新產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、建設(shè)項目竣工驗收和購進設(shè)備開箱等活動 做好檔案的保管和保密工

17、作，確保檔案的安全，及時、準確地做好利用檔案的信息反饋工作 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 6.各部門兼職檔案人員 落實企業(yè)檔案管理各項制度和工作標準 熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導(dǎo)督促本部門有關(guān)人員做好文件材料的收集、積累、整理工作 做好平時立卷工作和文件材料提供利用工作及安全保管工作 嚴把案卷質(zhì)量，做好文件整理、歸檔工作 檔案工作的職責(zé)檔案工作的職責(zé) 7.有關(guān)專項技術(shù)人員、管理人員 對本部門在業(yè)務(wù)、行政、科研、管理等各項工作中形成的文件材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全負責(zé) 對辦理完畢的文件材料，及時交部門兼職檔案人員保管，不得將文件材料據(jù)為己有或延交 認真執(zhí)行檔案管理“三納入”、“四同

18、時”措施，在科研課題或建設(shè)項目結(jié)束或告一段落時，必須將文件材料收集齊全，及時歸檔 協(xié)助本部門兼職檔案人員做好文件保管期限和密級劃分工作 十一十一 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)企業(yè)檔案工作制度建設(shè) 規(guī)范首次提出企業(yè)檔案工作制度體系建設(shè) 包括三個方面 一、企業(yè)檔案工作規(guī)章：以企業(yè)名義制定，重在明確檔案工作在企業(yè)的地位和作用，是結(jié)合本企業(yè)實際對檔案工作基本的要求 二、企業(yè)檔案管理制度：以主管檔案工作的職能部門名義制定，重在約定共同遵守的企業(yè)檔案管理規(guī)定，是要求企業(yè)相應(yīng)的工作或環(huán)節(jié)應(yīng)遵守的有關(guān)檔案管理的規(guī)定 三、企業(yè)檔案規(guī)范：以檔案部門名義制定，重在企業(yè)檔案管理的具體操作要求，是企業(yè)檔案工作具體業(yè)務(wù)的規(guī)范性要

19、求 三方面可能有一些交叉，但側(cè)重點和要求不同建設(shè)企業(yè)檔案工作規(guī)章的規(guī)定建設(shè)企業(yè)檔案工作規(guī)章的規(guī)定 規(guī)范6.1.1明確要求企業(yè)要建立規(guī)章：明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任，企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標準和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求 規(guī)范6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，主要內(nèi)容包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成，積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等 規(guī)范6.1.3要求企業(yè)建立檔案工作責(zé)任追究制度：對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任

20、追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度 規(guī)范6.1.4要求企業(yè)建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案：對突發(fā)事件和自然災(zāi)害，制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護、防災(zāi)和恢復(fù)，制定應(yīng)急預(yù)案企業(yè)檔案管理制度建設(shè)企業(yè)檔案管理制度建設(shè) 規(guī)范6.2 管理制度 明確要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立8項基本制度 文件歸檔制度（6.2.1） 1、歸檔范圍和保管期限（7.7.4-5) 2、歸檔時間（7.3.3.1-2-3-4-5-6-7） 3、歸檔要求（7.3.4.1-2-3-4-5-6-7）跳轉(zhuǎn) 檔案保管制度（6.2.2）跳轉(zhuǎn) 檔案鑒定銷毀制度（6.2.3

21、）跳轉(zhuǎn) 檔案統(tǒng)計制度（6.2.4）跳轉(zhuǎn) 檔案利用制度（6.2.5）跳轉(zhuǎn) 檔案保密制度（6.2.6）跳轉(zhuǎn) 電子檔案管理制度（6.2.7）跳轉(zhuǎn) 檔案管理系統(tǒng)操作制度（6.2.8）跳轉(zhuǎn) 跳轉(zhuǎn)歸檔要求歸檔要求 規(guī)范7.3.4.1規(guī)定：企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制，各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔 規(guī)范7.3.4.2規(guī)定：歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標稱的質(zhì)量要求 規(guī)范7.3.4.3規(guī)定：歸檔的文件應(yīng)為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔 規(guī)范7.3.

22、4.4規(guī)定：非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔 歸檔要求歸檔要求 規(guī)范7.3.4.5規(guī)定：歸檔的文件一般一式一份，但特殊情況下，特別重要、利用頻繁和有專門需要的可以增加份數(shù) 規(guī)范7.3.4.6規(guī)定：兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保持全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件 規(guī)范7.3.4.7規(guī)定：文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接登記表（附錄B1）重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字 歸檔制度是保證企業(yè)各種文件材料能夠完整、準確、及時歸檔的一項重要

23、制度。制定好，執(zhí)行好文件歸檔制度，對企業(yè)檔案工作極其重要，是企業(yè)檔案各種制度中一項最基本制度 返回檔案保管制度檔案保管制度 檔案保管制度，應(yīng)明確各門類檔案保管條件，特殊載體檔案的保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé) 7.6.1：檔案庫房應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份 7.6.2：檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救，對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護 7.6.3.1：庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等保護功

24、能（見JGJ253） 7.6.3.2：庫房溫濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（見附錄B2） 7.6.3.3規(guī)定：庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患 7.6.3.4規(guī)定：庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明 返回檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定銷毀制度 6.2.3：檔案鑒定銷毀制度，應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求 7.7.1：企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定 7.7.2：檔案保管期限應(yīng)根據(jù)

25、文件對企業(yè)、國家和社會所具有的價值和今后工作參考、憑證作用，以及歷史研究價值確定 7.7.3：檔案保管期限一般分為永久和定期兩種，會計檔案的保管期限執(zhí)行會計檔案管理辦法 7.7.6：企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限，對保管期限滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊（見附錄B3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存 返回檔案統(tǒng)計制度檔案統(tǒng)計制度 檔案統(tǒng)計是檔案部門掌握庫藏，對檔案實行科學(xué)管理的重要手段 規(guī)范6.2.4規(guī)定：應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求 規(guī)范7.8.1規(guī)定：檔案部門應(yīng)及時、準確地

26、填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表 規(guī)范7.8.2規(guī)定：建立檔案工作統(tǒng)計臺賬 主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等 規(guī)范7.8.3規(guī)定：檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性 統(tǒng)計時間的連續(xù)性、統(tǒng)計方法的連續(xù)性 、統(tǒng)計內(nèi)容的連續(xù)性 返回檔案利用制度檔案利用制度 6.2.5應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求 7.9.1檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù) 7.9.2企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限，超越權(quán)

27、限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 7.9.3利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記（見附錄B4）利用效果突出的宜進行登記（見附錄B5） 7.9.4利用檔案的途徑和方式：直接、電話、網(wǎng)上等 7.9.5企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編 7.9.6企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料 7.9.7企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料 7.9.8企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽 返回檔案保密制度檔案保密制度 6.2.6應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任 國家檔案局、國家保密局聯(lián)合印發(fā)的各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分開展使用范圍的暫行規(guī)定的20條規(guī)定 這里特別指出的是商業(yè)秘密

28、 如何做好保密檔案工作，應(yīng)從三個方面入手 在思想上提高認識，牢固樹立檔案保密觀念 建立健全檔案保密制度，加強保密檔案的登記、存放、保管和銷毀工作，確保檔案的安全 正確處理好保密與利用的關(guān)系 這里特別強調(diào)電子檔案的泄密問題，要可防、可控！ 返回電子檔案管理制度電子檔案管理制度 6.2.7：電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求 當(dāng)前歸檔應(yīng)注意兩個方面： 1、雙套制 電子文件與紙質(zhì)檔案 2、雙歸檔 網(wǎng)絡(luò)歸檔與脫機載體電子文件歸檔 8.1.2：企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則 8.1.3：企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求 8.3.1企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化 返回檔案管理系統(tǒng)操作制度檔案管理系統(tǒng)操作制度 6.2.8：檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)，檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求 本條款是對建立健全檔案管理系統(tǒng)操作制度提出的要求，對于已經(jīng)開展檔案信息化管理和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的企業(yè)，要認真研究規(guī)范第8章的規(guī)定，并按照規(guī)范的要求，制定好檔案管理系統(tǒng)操作制度，做好檔案信息化工作 返回企業(yè)檔案分類的基本方法主要有十種企業(yè)檔案分類的基本方法主要有十種 規(guī)范7.5.2規(guī)定 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定